Código global de conducta

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1 Código global de conducta

2 Ethics Line Puede hacer una pregunta o plantear una cuestión en cualquier momento recurriendo a la Rolls Royce Ethics Line.

3 Mensaje del director general He decidido revisar y reeditar nuestro Código de conducta. Por qué? Porque resulta esencial para nuestra propia existencia. Todos hemos sido testigos de los fracasos de otros gigantes corporativos y, sin duda, tenemos nuestra opinión al respecto. Los comportamientos que proliferaban en el pasado ya no se toleran actualmente. No debemos pensar que le puede pasar a cualquiera menos a nosotros. Sin lugar a dudas, Rolls Royce constituye ahora el centro de atención. No somos inmunes. De hecho, con nuestra marca, yo diría que se espera más de nosotros que de la mayoría de fabricantes. Hemos acortado y simplificado el Código de conducta para facilitar su comprensión y su lectura. Ahora debe leerlo usted: entero. Y lo que es aún más importante, debe aplicarlo, puesto que no se tolerarán las infracciones del código o los actos ilegales, que pueden tener como consecuencia acciones disciplinarias, con independencia de la identidad del infractor y de la empresa en la que trabaje. Quien incumpla el código también habrá defraudado a las otras personas que trabajan en Rolls Royce, así como a nuestros clientes y a su propia familia. No voy a tolerar ninguna conducta empresarial indebida. Todos somos responsables de nuestros actos y es el deber de cada uno expresar nuestra opinión y resolver cualquier aspecto que sabemos que está mal y nos hace sentir incómodos. Me comprometo personalmente a crear una cultura en la que todos podamos hablar sin temor a sufrir represalias. Si hay algo que no entiende o tiene alguna duda, sin importar lo pequeña que sea, debe preguntarlo; puede hablar con su superior, con Recursos Humanos, con el Departamento Jurídico, con el responsable local encargado de asuntos éticos, con la Ethics Line o con el equipo central de ética. Tenemos una promesa de marca y unos valores simples: «trusted to deliver excellence» es nuestro lema. Mantengámonos todos a la altura de esa promesa en cualquier cosa que hagamos, de forma que podamos prosperar juntos. Gracias John Rishton Director general 01

4 1.0 Introducción 1.1 Nuestros valores y el modo en que desarrollamos nuestra actividad empresarial 1.2 Por qué tenemos este código A quién se aplica este código Su compromiso con este código Identificación y resolución de dilemas éticos Cómo hacer preguntas y plantear cuestiones Modelo TRUST para la toma de decisiones éticas Dirección de la empresa 3.1 Precisión e integridad de los registros comerciales Calidad y mejora continua Protección de nuestros activos Respeto por la información confidencial y registrada de otros 3.5 Privacidad y confidencialidad Medios de comunicación Trabajo en equipo 2.1 Diversidad e inclusión Rendimiento y recompensa Compromiso de los empleados Desempeño de nuestras actividades comerciales 4.1 Lucha contra la corrupción y el soborno Conflictos de intereses Controles de exportación y obligaciones de importación Competencia Colaboración con nuestros clientes, proveedores y socios 30 02

5 5.0 Nuestro lugar en el mundo 5.1 Salud, seguridad y medio ambiente Inversión en la comunidad Cabildeo y apoyo político 36 Ethics Line Puede hacer una pregunta o plantear una cuestión en cualquier momento recurriendo a la Rolls Royce Ethics Line. Rolls Royce Ethics Line Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 03

6 1.0 Introduction 1.1 Nuestros valores y el modo en que desarrollamos nuestra actividad empresarial Por qué tenemos este código A quién se aplica este código Su compromiso con este código Identificación y resolución de dilemas éticos Cómo hacer preguntas y plantear cuestiones Modelo TRUST para la toma de decisiones éticas 09 Ethics Line Puede hacer una pregunta o plantear una cuestión en cualquier momento recurriendo a la Rolls Royce Ethics Line. 04

7 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 05

8 1.1 Nuestros valores y el modo en que desarrollamos nuestra actividad empresarial Nuestra identidad y nuestro comportamiento revisten una gran importancia para las personas que trabajan con nosotros, así como para muchos particulares o entidades que albergan algún interés en la buena marcha de nuestra empresa. Tenemos una importante herencia, una de las marcas más poderosas del mundo y la responsabilidad de legar a las generaciones futuras un negocio fuerte y próspero. Ambicionamos convertirnos en líderes mundiales y vencer a nuestros competidores en las relaciones con nuestros clientes, a la vez que ofrecemos tecnología y servicios de máxima calidad. Para lograrlo, aplicamos procesos ajustados y rentables, operaciones simples y eficientes y un gran compromiso de trabajo con los estándares éticos más elevados. Debemos estar en todo momento a la altura de los valores que representa nuestro lema «trusted to deliver excellence»: Trust: nunca hay que dar por sentado que somos acreedores de la confianza de los demás; debemos ganárnosla todos los días. Hay que obtenerla de nuestros clientes y otras partes interesadas en nuestra actividad; es difícil de ganar y muy fácil de perder. No podemos construir relaciones duraderas entre nosotros o con nuestros clientes sin ella. Deliver: la buena imagen de nuestra marca debe renovarse constantemente. No basta con creer que somos buenos; nuestros clientes también tienen que compartir nuestra opinión. Los clientes deberían sacar partido de nuestros éxitos y saber que cumplimos con nuestra palabra. Excellence: la excelencia debe vertebrar todas nuestras acciones y los medios que nos permiten lograr nuestros propósitos. Consiste en creer que todo lo que hacemos puede mejorarse. Esto significa que nuestros clientes y otras personas interesadas confían en nosotros por nuestro comportamiento y por el modo en que desarrollamos nuestra actividad empresarial. Cada uno de nosotros tiene el deber personal de estar a la altura de nuestros valores y fomentar la confianza entre nosotros, nuestros clientes y las numerosas partes a las que interesa la buena marcha de nuestra empresa. 1.2 Por qué tenemos este código Los estándares exigentes de conducta ética y el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas resultan esenciales para proteger la reputación y el éxito a largo plazo de nuestras actividades comerciales. Tanto si nuestro trabajo consiste en construir motores, asegurar contratos, diseñar componentes como si nos dedicamos a la planificación y la gestión de proyectos, cada uno de nosotros tiene, a través de sus acciones y decisiones, la responsabilidad personal de forjar nuestra reputación y de estar a la altura de los valores que implica nuestro lema «trusted to deliver excellence». Este (referido como «el código») nos ayuda a establecer los principios éticos que sustentan nuestra declaración de principios y el modo en que desarrollamos nuestra actividad comercial. Este código proporciona directrices para aplicar estos principios en todo lo que hacemos. 06

9 1.3 A quién se aplica este código 1.4 Su compromiso con este código Todos los empleados de Rolls Royce, sus filiales y las sociedades conjuntas que controla están obligados a cumplir este código. Vamos a solicitar a nuestros proveedores, subcontratistas, trabajadores temporales y terceros con los que trabajamos que apliquen los principios de este código o que se acojan a sus propios estándares equivalentes. Los empleados de Rolls Royce que ocupen puestos directivos en consejos de administración de empresas conjuntas no controladas deben fomentar la adopción de este código como modelo o el uso de otro equivalente en ellas. Este código sustituye al Código global de ética empresarial de junio de 2009 y se someterá a revisiones y actualizaciones periódicas. Su versión más reciente puede encontrarse en la intranet de ética empresarial. Apreciamos cualquier comentario que desee hacernos llegar sobre el contenido de este código y lo estudiaremos con atención. Para dejar un comentario, visite la intranet de ética empresarial. Todos estamos obligados a cumplir este código. Debe tomarse el tiempo que necesite para leer y entender los principios y reglas que en él se establecen. Si tiene alguna duda, hable con su superior o pida consejo a través de la Rolls Royce Ethics Line. Si ocupa un cargo de responsable, superior o supervisor, tiene el deber específico de: predicar con el ejemplo y promover y mostrar una conducta ética y empresarial correcta, así como cumplir las disposiciones legales y normativas; asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso a este código y entiendan su contenido; asegurarse de que los miembros de su equipo reciban formación sobre aspectos éticos y políticas relacionadas con este código; crear un entorno en el que los miembros de su equipo se sientan seguros y puedan plantear cuestiones éticas; asegurarse de que todas las cuestiones éticas planteadas se tomen en serio y se realice un seguimiento. El incumplimiento de este código no es aceptable y tendrá como consecuencia la adopción de medidas por parte de la empresa, que pueden comprender desde acciones disciplinarias hasta el despido. Resulta imposible dotar a este código de un carácter exhaustivo y exponer en él todos los requisitos legales o empresariales aplicables. En algún caso, será necesario utilizar el sentido común y el buen juicio para tomar decisiones éticas basadas en los principios que contiene. Si se enfrenta a un dilema y no está seguro de cómo resolverlo, debería pedir ayuda. Legislación y costumbres locales En nuestra calidad de empresa, actuamos de un modo socialmente responsable, cumplimos la legislación vigente y respetamos las sociedades en las que operamos. Nuestro respeto por los derechos humanos se ve reflejado en las políticas y estándares que hemos establecido en relación con la ética empresarial, la salud, la seguridad, el medio ambiente, los empleados y las inversiones en la comunidad. Esperamos que nuestra filosofía ayude a mejorar el bienestar de nuestros empleados y de las sociedades en las que viven. Las disposiciones legales pueden ser muy complejas y variar de una localidad a otra, por lo que, si tiene cualquier duda sobre su significado o ámbito de aplicación, no recurra a conjeturas y solicite ayuda al equipo jurídico de Rolls Royce. Este código establece las normas mínimas de conducta que se esperan de nuestra empresa, independientemente de su ubicación geográfica. Si cree que las directrices de esta guía entran en conflicto con la legislación local y no está seguro de cómo actuar o comportarse, debe seguir el estándar más exigente. En este caso, es posible que necesite pedir ayuda a su superior o al equipo jurídico de Rolls Royce. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Intranet de ética empresarial Contactos: su superior, el equipo jurídico o la Rolls Royce Ethics Line 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 07

10 1.5 Identificación y resolución de dilemas éticos Puede que en su trabajo se enfrente a situaciones que no presenten una respuesta correcta obvia y no sepa cómo actuar al respecto. Esta sección, junto al modelo TRUST que figura en la sección 1.7, le ayudará a identificar los casos en los que puede existir un dilema ético y a encontrar la manera de resolver tales situaciones tomando decisiones éticas sensatas. Cómo identificar un comportamiento poco ético o un dilema ético Hágase algunas de estas preguntas: Son estas acciones legales, justas y honestas? Cómo me sentiré después? Cómo se vería este problema si apareciese en los medios de comunicación? Me sentiría cómodo si explicara esto en un tribunal? Cómo me sentiría si mi familia y mis amigos conocieran mi comportamiento? Escuche las conversaciones a su alrededor. Si escucha o se ve diciendo frases como las siguientes, puede que se esté enfrentando a un dilema ético: «Nadie lo sabrá nunca». «No importa la manera de hacerlo siempre que se haga». «Todo el mundo lo hace, por tanto debe estar bien hecho». «No te preocupes, aquí hacemos las cosas así». «No quiero saber nada del tema». 1.6 Cómo hacer preguntas y plantear cuestiones Estamos comprometidos a crear un ambiente en el que se puedan hacer preguntas y plantear cuestiones sobre ética empresarial sin miedo a represalias. Si ha sufrido un comportamiento poco ético o ha sido testigo de él en el lugar de trabajo, incluso si se trata de algo ilegal, debe informar de ello. No dude en pedir orientación sobre estos asuntos. Es preferible hacer una pregunta o plantear una cuestión a tiempo que ignorar un tema ético que podría tener consecuencias más serias a largo plazo. Preguntas y cuestiones Si tiene alguna pregunta o cuestión que formular, la primera persona con la que debe hablar es su superior. Tras haber hablado con él, cualquiera de los dos puede solicitar asesoramiento de un experto, p. ej., del personal de Recursos Humanos, jurídico, de cumplimiento, de Finanzas o de Salud, Seguridad y Medio Ambiente. Si se siente incapaz de hablar con su superior o no sabe dónde acudir para pedir ayuda, también puede ponerse en contacto con la Rolls Royce Ethics Line o con el responsable local encargado de asuntos éticos. Rolls Royce Ethics Line La Rolls Royce Ethics Line le permite: hacer una pregunta o solicitar orientación sobre cualquier problemaético; plantear una cuestión al equipo de ética para que puedan investigarla. Para ello, vaya a la dirección y accederá a un sitio web en varios idiomas que se gestiona de forma independiente y se encuentra disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Este sitio web le ofrece asesoramiento sobre cómo hacer una pregunta o plantear una cuestión rellenando un formulario a través de Internet o por teléfono. También encontrará los números de teléfono de cada país al final de este código. Sus preguntas y cuestiones pueden tramitarse de forma anónima, pero, si nos facilita su nombre, nos ayudará a darle una respuesta o a desarrollar el tema planteado. Todas las preguntas y cuestiones se transmitirán al equipo de ética para adoptar las medidas adecuadas. Si ha decidido no facilitar su nombre, el equipo de ética igualmente podrá comunicarse con usted a través del sitio web externo, respetando su anonimato. También puede ponerse en contacto directamente con un miembro del equipo de ética; encontrará nuestros datos de contacto en la intranet de ética empresarial. No se aceptará ningún tipo de represalia contra las personas que planteen cuestiones éticas de buena fe y, en caso de existir, se podrán tomar medidas disciplinarias. 08 Restricciones a la hora de plantear una cuestión Es posible que la legislación local de algunos países restrinja los tipos de cuestiones que pueden plantearse a través de la Rolls Royce Ethics Line y la capacidad para mantener su identidad en el anonimato. Si trabaja en uno de estos países, es posible que deba plantear la cuestión al personal de Recursos Humanos o al representante del comité de empresa, según convenga. La Rolls Royce Ethics Line contiene información detallada sobre cualquier restricción que pueda existir. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: intranet de ética empresarial Contactos: Rolls Royce Ethics Line, responsables locales encargados de asuntos éticos y equipo de ética

11 1.7 Modelo TRUST para la toma de decisiones éticas En la mayoría de las situaciones, resulta sencillo tomar la decisión correcta, pero a veces puede encontrarse ante un dilema ético de mayor dificultad que le obligará a decidir según su juicio. En estas situaciones, el modelo TRUST puede ayudarle a tomar decisiones éticas coherentes con nuestros valores, definidos por nuestro lema «trusted to deliver excellence». T R U S T THINK piense en el dilema ético Cuál es el dilema? Conoce todos los hechos relevantes? A quién afecta? READ lea la política o el procedimiento pertinentes Existe algún principio en el Código global de conducta que le oriente sobre el tema? Cuáles son las políticas, los procedimientos o la legislación pertinentes? UNDERSTAND comprenda las implicaciones que tendrá su decisión para todos los interesados Qué riesgo potencial implica para usted mismo, para nuestra actividad comercial y para otras partes interesadas (p. ej., clientes, proveedores y comunidades)? Qué impacto es probable que tenga en la empresa (p. ej., reputación, costes, calidad y entrega)? SPEAK hable con otras personas para obtener orientación Consulte a su superior, a sus compañeros o a un experto (p. ej., personal de Recursos Humanos, equipo jurídico, de Calidad, de Salud, Seguridad y Medio Ambiente), según crea necesario. Póngase en contacto con la Rolls Royce Ethics Line o con el responsable local encargado de asuntos éticos para obtener asesoramiento adicional. TAKE ACTION actúe para resolver el dilema ético Tome una decisión razonada: puede que se trate de una simple elección entre «bien» o «mal», o de un juicio más difícil entre dos posibilidades que están «bien». Evalúe el resultado de su decisión. Cuál ha sido el resultado y qué ha aprendido de la situación? 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 09

12 2.0 Trabajo en equipo 2.1 Diversidad e inclusión Rendimiento y recompensa Compromiso de los empleados 15 Ethics Line Puede hacer una pregunta o plantear una cuestión en cualquier momento recurriendo a la Rolls Royce Ethics Line. 10

13 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 11

14 2.1 Diversidad e inclusión Nuestra posición competitiva se ve reforzada por la diversidad de nuestra fuerza de trabajo. Promovemos un lugar de trabajo integrador en el que cada individuo se sienta respetado y valorado. Preguntas y respuestas P. Necesito reunir un equipo de proyecto para un trabajo urgente y de gran importancia. Puedo incluir en él únicamente a miembros que sean jóvenes y trabajen a jornada completa, con el fin de conseguir una mayor flexibilidad para cumplir los plazos previstos? R. Si procede de este modo, estará excluyendo a las demás personas que pueden contribuir al proyecto con su motivación y sus habilidades. Es probable que resulte más eficaz un equipo heterogéneo en el que se combinen habilidades, perspectivas y experiencias distintas. P. Los miembros de mi equipo hacen comentarios sobre mi origen racial. Si se lo reprocho, me dicen que se trata de una broma y que no pretenden ofenderme. Debería ignorar tales comentarios? R. No. En primer lugar, debería hablar de ello con su superior o con Recursos Humanos. Todas las denuncias se tomarán en serio y se adoptarán las medidas oportunas. Si cree que su caso no se trata adecuadamente, también puede ponerse en contacto con la Rolls Royce Ethics Line. Nuestros principios Tratamos a los demás de un modo abierto, honesto y cortés. No toleramos ningún tipo de intimidación, acoso o discriminación ilegal y animamos a los empleados a actuar en caso de que sufran o sean testigos de cualquiera de estos comportamientos. Apreciamos la diversidad y promovemos la igualdad de oportunidades para todos los empleados en un lugar de trabajo sin ningún tipo de discriminación ilícita. Contratamos, seleccionamos y promocionamos a nuestros empleados basándonos en sus méritos, sin importar su raza, color, religión, sexo, edad, orientación sexual, estado civil, discapacidad o cualquier otra característica que ampare la legislación aplicable. Apreciamos los compromisos que asumen nuestros trabajadores fuera de su lugar de trabajo y les ayudamos a encontrar un equilibrio entre su vida laboral y familiar. Qué significa esto para usted Usted debe: tratar a cualquier persona que conozca en el transcurso de su actividad comercial con justicia, respeto y dignidad (p. ej., aspirantes a un puesto de trabajo, empleados, clientes y proveedores); no guardar silencio si es testigo o sabe de la existencia de cualquier conducta que, a su parecer, constituya algún tipo de intimidación, acoso o discriminación; no comportarse de manera irrespetuosa, intimidante, ofensiva o maliciosa, así como no hacer bromas que puedan resultar discriminatorias o inapropiadas; no adoptar conductas que puedan molestar sexualmente a otras personas, como el contacto físico, expresiones, gestos, comentarios o incitaciones; no excluir a otras personas de proyectos, discusiones y oportunidades por su raza, color, religión, sexo, edad, orientación sexual, estado civil, discapacidad o cualquier otra característica tal como establece la ley; si ocupa un puesto de superior, tomar decisiones sobre la contratación, selección y promoción de los empleados basándose en criterios objetivos, como sus calificaciones, habilidades y experiencia. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Políticas globales para la diversidad y la inclusión Contactos: equipo de Diversidad Global e Inclusión, Centro de Servicio Compartido de Recursos Humanos 12

15 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 13

16 2.2 Rendimiento y recompensa Recompensamos y reconocemos los casos de rendimiento alto y gestionamos de forma activa los de rendimiento bajo. Preguntas y respuestas P. Me preocupa que mi actividad comercial no alcance los objetivos establecidos para este trimestre, por lo que estoy sometiendo a mi equipo a una presión considerable. Hago bien en decirles claramente que deben mejorar su rendimiento? R. Una parte de su responsabilidad como superior consiste en establecer objetivos ambiciosos y mejorar el rendimiento de su equipo. No obstante, no apoyamos ningún estilo de gestión que implique la intimidación o el acoso. Debería tratar de analizar y discutir con su equipo todos los factores que pueden estar entorpeciendo su trabajo; si sus miembros no alcanzan el rendimiento que se espera de ellos, gestione cada caso conforme a lo dispuesto en las directrices de la empresa. Es esencial que nos comportemos de un modo éticamente correcto en todo lo que hacemos. Nuestros principios Intentamos recompensar a nuestros empleados de un modo justo y tener en cuenta las contribuciones de cada uno de ellos al rendimiento de nuestra actividad comercial. Evaluamos los objetivos de rendimiento de un modo justo y coherente. Revisamos regularmente el rendimiento de nuestros trabajadores y aportamos opiniones constructivas al respecto. Invertimos en formación, educación y desarrollo para mejorar las habilidades de nuestros empleados y la aptitud de nuestra actividad comercial. Animamos a nuestros empleados a que se conviertan en accionistas de la empresa. Qué significa esto para usted Usted debe: llevar a cabo su trabajo lo mejor que pueda, así como solicitar ayuda y opiniones si es necesario; tomar parte en el proceso de gestión del rendimiento de la empresa en la medida en que se requiera; si ocupa un puesto de superior, evaluar el rendimiento de su equipo de modo justo y coherente y ofrecer su opinión regularmente; si ocupa un puesto de superior, apoyar y promover la progresión de sus trabajadores; si ocupa un puesto de superior, gestionar de forma activa los casos en que exista un rendimiento bajo. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: portal global de gestión del rendimiento Contactos: Centro de Servicio Compartido de Recursos Humanos P. Hace ya 18 meses que ocupo este puesto de trabajo y no he tenido ninguna revisión de rendimiento en todo este tiempo. Cada vez que se lo comento a mi superior me dice que está demasiado ocupado. Qué debería hacer? R. Esa excusa no es aceptable. Su superior tiene el deber de evaluar y apoyar su progresión como trabajador. Debería volver a discutir el tema con él o ponerse en contacto con Recursos Humanos para asegurarse de que se lleva a cabo una revisión formal de su rendimiento como trabajador. 14

17 2.3 Compromiso de los empleados Nos comprometemos a crear un entorno de trabajo adecuado para que cualquier persona pueda rendir al máximo. Preguntas y respuestas P. Un miembro de mi equipo tiene una queja. Qué debo hacer? R. Las quejas y reclamaciones deben resolverse cuanto antes. A ser posible, debería hablar con su empleado para solucionar el problema. Si no son capaces de hallar una solución, se deberán seguir los procedimientos apropiados. Póngase en contacto con Recursos Humanos y le asesorarán sobre cómo proceder. Nuestros principios Promovemos la franqueza y la honestidad en todas nuestras relaciones. Operamos de forma global y esperamos que exista respeto y colaboración entre todas las personas que trabajan con nosotros. Hacemos que nuestros trabajadores se involucren y participen en la mejora de nuestra actividad comercial, y recibimos de buen grado sus comentarios y opiniones. Nos esforzamos por compartir información y discutir problemas comerciales y laborales con las personas con las que trabajamos y con sus representantes. Resolvemos las disputas de forma justa. La decisión sobre la conveniencia de afiliarse o no a un sindicato es una elección individual. Respetamos los procesos y la legislación pertinente en materia de representación y consulta colectiva en los países en los que operamos. Qué significa esto para usted Usted debe: dar su propia opinión, solicitar la de los demás y actuar en consecuencia; aceptar la responsabilidad de proporcionar los mejores resultados para nuestros clientes; ser sincero con las personas con las que trabaja; si ocupa un puesto de superior, involucre a su equipo, asegúrese de que sus miembros saben lo que se espera de ellos y recuérdeles regularmente la contribución que aportan a nuestro éxito; si ocupa un puesto de superior, sea consciente de cómo afectarán a su equipo las decisiones y medidas que tome y asegúrese de que sus integrantes dispongan de la ayuda y apoyo que necesiten. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Guía de comunicaciones y compromiso Contactos: equipo de compromiso, Centro de Servicio Compartido de Recursos Humanos 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 15

18 3.0 Dirección de la empresa 3.1 Precisión e integridad de los registros comerciales Calidad y mejora continua Protección de nuestros activos Respeto por la información confidencial y registrada de otros Privacidad y confidencialidad Medios de comunicación 23 Ethics Line Puede hacer una pregunta o plantear una cuestión en cualquier momento recurriendo a la Rolls Royce Ethics Line. 16

19 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 17

20 3.1 Precisión e integridad de los registros comerciales Nos comprometemos a que nuestros registros comerciales se ajusten a estándares de precisión e integridad exigentes. Preguntas y respuestas P. Mi supervisor me ha pedido que traslade ciertos costes a otro departamento que ha tenido menos gastos de los previstos, de forma que no se note que el nuestro ha superado el presupuesto. Es correcta esa conducta? R. No, pues estaría manipulando deliberadamente los resultados. Solo se deben trasladar costes entre departamentos o empresas si existe una razón válida, como podría ser la prestación de un servicio. P. Existe un conflicto entre lo que debería incluir en los registros contables y lo que sería beneficioso para el baremo de bonificación. Qué información debería incluir? R. Sin lugar a dudas, su deber es mantener los registros con precisión. Nuestros principios Llevamos un registro preciso y completo de nuestras actividades comerciales, que incluye todas las transacciones realizadas entre nuestra empresa y personas u organizaciones externas a ella, así como todos los gastos y el coste de la mano de obra. Actuamos de acuerdo con la legislación vigente y con los estándares profesionales y técnicos aplicables. Preparamos nuestros registros financieros puntualmente e incluimos en ellos todos los datos de forma completa y precisa. Aplicamos un riguroso sistema de controles financieros, operativos y de cumplimiento, así como un sistema efectivo de gestión de riesgos. Estamos comprometidos con la prevención y detección de fraudes e investigaremos cualquier sospecha que tengamos de que se cometen actividades fraudulentas. El fraude es un delito que no toleraremos. Qué significa esto para usted Usted debe: llevar un registro puntual, preciso y conforme a los procedimientos locales de todos los gastos, horas de trabajo, transacciones y cualquier otro aspecto de la actividad comercial de la empresa; conservar los documentos y registros de conformidad con los requisitos legales aplicables; respetar los niveles de autoridad delegada a la hora de aprobar decisiones financieras y empresariales; atenerse a las políticas fiscales del grupo en relación con todos los asuntos de este tipo y en las relaciones con las administraciones fiscales; informar inmediatamente de cualquier sospecha de fraude al Departamento de Seguridad Corporativa, de Auditoría Interna o a la Rolls Royce Ethics Line; llevar a cabo la inspección del producto y completar la documentación de las pruebas realizadas con precisión y veracidad; no dejarse influenciar por los demás ni influir en ellos para hacer algo que pueda comprometer la integridad de nuestros registros comerciales, informes, productos o servicios; no crear entradas falsas o deliberadamente confusas en un informe, registro o reclamación de gastos, ni falsificar los registros de la empresa (p. ej., resultados financieros, medioambientales, de seguridad o de calidad). Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Manual de finanzas, niveles de autoridad delegada, políticas fiscales del grupo Contactos: Finanzas del Grupo, Fiscalidad del Grupo, Seguridad Corporativa, Auditoría Interna (fraude) 18

21 3.2 Calidad y mejora continua Nos aseguramos de que la calidad sea esencial en cualquier cosa que hacemos. Preguntas y respuestas P. Sospecho que no se están cumpliendo los procesos de calidad en mi área. Qué debería hacer? R. Los procedimientos de calidad no se deben incumplir nunca. Antes que nada, debería hablar con su superior. Si no se siente capaz de hacerlo, diríjase al siguiente nivel de gestión o a su punto de contacto en el Departamento de Calidad. P. Soy nuevo en esta área y no estoy seguro de qué procedimientos se encuentran bajo mi responsabilidad. Cómo puedo saberlo? A. Hable con su superior. Todos los empleados deberían recibir información sobre los procedimientos que rigen su trabajo. Nuestros principios Sabemos que la calidad constituye una pieza fundamental de la seguridad; por ello mejoramos continuamente la calidad y la eficiencia de nuestros productos y servicios. Aplicamos nuestro sistema de gestión de la calidad en todas nuestras actividades comerciales. Estamos comprometidos a mejorar continuamente mediante el trabajo conjunto y el cumplimiento de los procesos que acordamos entre empresas, actividades y territorios. Qué significa esto para usted Usted debe: asumir la responsabilidad que le corresponde a la hora de ofrecer una experiencia de alta calidad que satisfaga las expectativas de nuestros clientes; seguir nuestros procedimientos globales de gestión de la calidad a fin de garantizar la integridad de nuestros productos y servicios; actuar y responder con prontitud ante las cuestiones relacionadas con posibles problemas de calidad; identificar de forma activa formas de mejorar continuamente nuestro modo de trabajar para contribuir a nuestra búsqueda de excelencia en los procesos. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Política de calidad, sistema de gestión de la calidad de Rolls Royce Contactos: intranet de calidad, equipo de calidad de grupo/local 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 19

22 3.3 Protección de nuestros activos Utilizamos nuestros recursos humanos, financieros, físicos e intelectuales para hacer crecer nuestro negocio. Preguntas y respuestas P. He inventado algo durante mi trabajo que me parece novedoso y podría beneficiar a nuestra empresa. Qué debería hacer al respecto? R. Debería hablar de ello con el equipo de propiedad intelectual, que le informará de si es pertinente solicitar una patente. Recuerde que la divulgación previa de la invención a otras personas podría dar lugar a la imposibilidad de obtener dicho documento. P. Tengo un portátil de empresa. Existe alguna restricción que me impida usarlo en casa para acceder a Internet durante mi tiempo libre? R. El fin de nuestros sistemas de información es exclusivamente comercial. Se acepta que una mínima parte de su uso sea personal, siempre que este no interfiera ni entre en conflicto con su utilización comercial. No obstante, no se permite acceder a contenido que pueda considerarse ilegal, ofensivo o inapropiado. Revise con su superior las directrices sobre el uso aceptable para el equipo. Nuestros principios Nuestra tecnología, nuestra propiedad intelectual y la información comercial delicada son recursos vitales de nuestro negocio y los protegemos del uso o divulgación no autorizados. Aceptamos el deber individual de utilizar adecuadamente los bienes de nuestra empresa y de nuestros clientes, incluidos los sistemas informáticos, el material, las instalaciones y el equipamiento. No toleramos el uso de los sistemas de información de nuestra empresa para acceder, copiar, almacenar o transmitir cualquier información que pueda considerarse ofensiva, obscena o inapropiada. Qué significa esto para usted Usted debe: utilizar nuestros recursos únicamente con fines comerciales, a menos que disponga de autorización para otros usos distintos, y conservarlos con celo, evitando desperdiciarlos o hacer un mal uso de ellos; no utilizarlos, venderlos, transferirlos o cederlos de cualquier otra forma sin autorización, con el fin de obtener beneficio propio; valorar el tiempo de la empresa y trabajar de forma diligente para cumplir las responsabilidades que implica su puesto; no tratar de eludir los controles de seguridad informáticos; mantener todos sus documentos protegidos y seguros; no divulgar información confidencial a terceros, como proveedores, clientes o empresas conjuntas sin antes confirmar que exista un acuerdo apropiado con ellos para proteger los derechos de propiedad intelectual; pedir siempre asesoramiento al equipo de propiedad intelectual antes de expresar su opinión o su punto de vista sobre asuntos relacionados con este tema. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Políticas informáticas del grupo, procedimiento del grupo: gestión de la propiedad intelectual, políticas de seguridad del grupo, política de inteligencia competitiva Contactos: seguridad Informática, propiedad intelectual 20

23 3.4 Respeto por la información confidencial y registrada de otros Nos comprometemos a tratar la información confidencial, registrada o sujeta al secreto comercial de terceros con integridad y conforme a las disposiciones legales y normativas pertinentes. Preguntas y respuestas P. Durante una reciente visita comercial, un cliente me ha entregado una copia de la lista de precios de una empresa de la competencia para justificar su demanda de reducción de nuestros precios. Puedo consultar esa lista? R. No. Si un cliente le entrega información sobre los precios de la competencia que no tenga carácter público, no haga uso de ella y solicite asesoramiento al equipo jurídico. P. Durante una reunión con un cliente, este coloca delante de mí un archivador que puede contener información de una empresa de la competencia y se marcha de la sala. Puedo abrir este archivador y leer la información que contiene? R. No abra el archivador ni lea la información que contiene. Cuando vuelva el cliente, debería informarle de que no ha mirado el archivador. Nuestros principios Actuaremos con integridad y protegeremos la información que obre en nuestro poder y sea confidencial o esté registrada por terceros, incluidos nuestros clientes, proveedores, empresas conjuntas y otros socios. No obtenemos inteligencia competitiva por medios ilegales o poco éticos ni leemos o utilizamos la información de nuestros competidores a la que no deberíamos tener acceso. No solicitamos, adquirimos, leemos o utilizamos la información confidencial o registrada de terceros si sabemos que es privada o se ha limitado su divulgación. Al trabajar con clientes como instituciones públicas y empresas de defensa, cuyos proyectos pueden plantear cuestiones de seguridad nacional, no accederemos a los materiales que no necesitemos o para los que no dispongamos de autorización y trataremos la información clasificada o registrada del cliente conforme a los procesos, las políticas y la legislación aplicables. Qué significa esto para usted Usted debe: no aceptar, para la empresa o para usted mismo, información confidencial registrada o secreta (incluidos los programas informáticos) de terceros, a no ser que cuente con autorización para ello. Si tiene dudas, debería consultar al equipo jurídico o al de propiedad intelectual; no recibir o copiar documentos y materiales (incluidos los programas informáticos) a menos que cuente con autorización especial para ello, y siempre después de haber solicitado permiso al equipo jurídico o de propiedad intelectual en caso de que tenga dudas; no intentar acceder a material clasificado si no es necesario para fines comerciales legítimos o si no cuenta con autorización para ello; conservar, proteger y garantizar la seguridad de todos los documentos que reciba de terceros de forma confidencial. Es de especial importancia que nuestros trabajadores con acceso a información gubernamental clasificada o a documentos protegidos los traten de conformidad con los procedimientos comerciales, así como con los procesos, las políticas y la legislación pertinentes; no divulgar, interna o externamente, información comercialmente delicada sobre un cliente, proveedor, empresa conjunta u otras empresas asociadas si no se dispone de autorización para ello; si tiene dudas, pida asesoramiento al equipo jurídico. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Política de inteligencia competitiva, intranet de propiedad intelectual Contactos: equipo jurídico, propiedad intelectual, Rolls Royce Ethics Line 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 21

24 3.5 Privacidad y confidencialidad Nos comprometemos a proteger la intimidad de nuestros empleados y la confidencialidad de sus datos personales. Preguntas y respuestas P. Tengo un amigo que trabajaba anteriormente en la empresa y ahora se ha establecido por cuenta propia. Me ha pedido los nombres y la dirección postal de todos los trabajadores de mi área para poder enviarles folletos publicitarios. Es correcta esta conducta? R. No. No debería enviarle esa información a su amigo. De lo contrario, estaría actuando en contra de los principios de este código, y podría estar infringiendo las disposiciones legales nacionales y provocar que se emprendieran acciones legales contra la empresa o contra usted mismo. P. Deseo transferir cierta información que puede incluir información personal desde nuestra unidad de disco compartida a un lápiz de memoria para poder trabajar con ella cuando me encuentre fuera de la oficina. Puedo hacerlo? R. La información personal debe tratarse de forma segura en todo momento. El transporte de información personal en medios de almacenamiento extraíbles implica riesgos especiales y solo debería llevarse a cabo si no existe otra alternativa. Por esta razón, cualquier solicitud para almacenar información personal en medios extraíbles debe contar con la autorización de un mando superior o director. Si se la conceden, la información deberá almacenarse únicamente en dispositivos extraíbles encriptados, tal como se describe en las políticas de seguridad informática, y eliminarse inmediatamente una vez se haya completado el trabajo. Nuestros principios Respetamos la intimidad personal de nuestros empleados de conformidad con las políticas de empresa y la legislación aplicables. Únicamente recopilamos y procesamos la información personal de conformidad con nuestras políticas de empresa en los países en que operamos y con el fin de satisfacer las necesidades comerciales y requisitos legales pertinentes. Todos nosotros tenemos el deber de poner a buen recaudo la información personal y de respetar la intimidad de las personas. Podemos revisar y supervisar periódicamente los mensajes y registros de llamadas por seguridad o para otros fines comerciales, de conformidad con la legislación aplicable. Qué significa esto para usted Usted debe: respetar los derechos de las personas cuya información deba procesar; únicamente crear, guardar, procesar, conservar, divulgar y transmitir información personal conforme a lo que establezca la legislación aplicable; informar a su superior si tiene alguna preocupación sobre cómo se almacena, se procesa y se comparte la información personal en el área de la empresa en la que trabaja; no acceder a la información personal ni revelarla a otras personas de la empresa o ajenas a ella, a menos que lo haga conforme a lo dispuesto en la legislación aplicable y a nuestras políticas de empresa; hablar con el equipo jurídico o con un miembro del Área de Privacidad Global de Datos si tiene dudas (la legislación sobre el derecho a la intimidad varía entre los países en los que operamos). Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Políticas informáticas del grupo, información de privacidad global de datos Contactos: seguridad informática, equipo jurídico, Área de Privacidad Global de Datos 22

25 3.6 Medios de comunicación Nos comprometemos a proteger nuestra marca y nuestra reputación. Preguntas y respuestas P. Qué debo hacer si recibo una llamada telefónica de un periodista que me hace preguntas sobre nuestra posición en un asunto concreto? R. Todas las llamadas de periodistas deben remitirse al Departamento de Asuntos Corporativos sin hacer declaraciones. Si es usted la persona adecuada para responder a las preguntas del periodista, el Departamento de Asuntos Corporativos mediará en la discusión y establecerá las normas que regirán la conversación. P. Qué debo hacer si uno de mis clientes o proveedores desea hacer uso del logotipo de Rolls Royce? R. Existen directrices de la marca que tratan ese tema en particular; todas las solicitudes de este tipo deben dirigirse al Departamento de Asuntos Corporativos. Nuestros principios Nuestra reputación es un recurso esencial y nos comportamos de forma adecuada para preservarla y que se vea reflejada en nuestra marca en todo momento. Patrocinamos actividades que nos permitan alcanzar nuestros objetivos comerciales y que tengan un efecto positivo tanto en la reputación de nuestra empresa como en la de las personas que albergan algún interés en ella. Colaboramos con los medios de comunicación para ayudarles a entender nuestras actividades comerciales y nos aseguramos de que la información que les proporcionamos sea precisa y no pueda malinterpretarse. Mantenemos bien informados a nuestros accionistas proporcionándoles información a la que puedan acceder con facilidad. El Departamento de Asuntos Corporativos es el responsable de gestionar cualquier aparición comercial o comentario de la empresa en los medios sociales que revista carácter oficial. Qué significa esto para usted Usted debe: actuar en todo momento en pro de la protección y mejora de nuestra reputación y de nuestra marca; ser cuidadoso y utilizar el sentido común al hablar de nuestra empresa o de nuestros trabajadores, incluso si no se encuentra en el lugar de trabajo; no hacer declaraciones en los medios de comunicación o hablar de nuestras actividades comerciales con los miembros de la comunidad de inversores sin contar con autorización previa; no hacer uso de los medios sociales para publicar o mostrar información sobre la empresa u otras partes interesadas que pueda considerarse vulgar, obscena, amenazante, intimidante, molesta, difamatoria o discriminatoria; no participar en foros de los medios sociales con fines comerciales siempre que lo haga en representación de la empresa con carácter oficial, a no ser que cuente con autorización previa por escrito del Departamento de Asuntos Corporativos. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Procedimiento y política global de patrocinios corporativos Contactos: Asuntos Corporativos 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 23

26 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 4.1 Lucha contra la corrupción y el soborno Conflictos de intereses Controles de exportación y obligaciones de importación Competencia Colaboración con nuestros clientes, proveedores y socios 30 Ethics Line Puede hacer una pregunta o plantear una cuestión en cualquier momento recurriendo a la Rolls Royce Ethics Line. 24

27 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 25

28 4.1 Lucha contra la corrupción y el soborno No ofrecemos, pagamos o aceptamos sobornos o comisiones ilegales de ningún tipo, ya sea directamente o a través de terceros. Preguntas y respuestas P. Necesito hacer uso de un intermediario pero no tengo tiempo de conseguir la aprobación a través del proceso de Rolls Royce. Qué debo hacer? R. No puede hacer uso de un intermediario que no se encuentre aprobado o no haya firmado un contrato válido y autorizado. Debe asegurarse de que el intermediario no actúe en representación de Rolls Royce y ponerse en contacto con el responsable de cumplimiento para obtener asesoramiento. Si conoce algún intermediario que esté actuando para la empresa y no cuente con la debida aprobación, es necesario que informe de ello inmediatamente al responsable o al jefe de cumplimiento. Nuestros principios Adoptamos una política de «tolerancia cero» con la corrupción y los sobornos. No ofrecemos, regalamos o aceptamos ningún bien de valor que pueda considerarse o suponer una influencia inapropiada para las decisiones comerciales. Uno de los principios de nuestra empresa consiste en llevar a cabo nuestra actividad comercial a través de nuestros empleados. No obstante, en ocasiones nos servimos de intermediarios como asesores y distribuidores para que nos ayuden en la comercialización y distribución de nuestros productos y servicios. Únicamente contratamos intermediarios de probada integridad y les exigimos que su comportamiento se encuentre a la altura de nuestros estándares en todo momento. No realizamos pagos para facilitar el establecimiento de acuerdos comerciales ni permitimos que otros lo hagan en nuestro nombre. Cumplimos las disposiciones legales en materia de corrupción y sobornos, así como los procedimientos y políticas de Rolls Royce destinados a prevenir este tipo de delitos. Qué significa esto para usted Usted debe: ofrecer o aceptar únicamente los obsequios y las muestras de hospitalidad que autorice la política global de hospitalidad y obsequios; asegurarse de que todos los intermediarios figuren como aprobados en la política global de intermediarios tras haber aceptado la diligencia debida y que trabajen para Rolls Royce con un contrato válido y autorizado; no realizar pagos para facilitar el establecimiento de acuerdos comerciales; no correr ningún riesgo si existe una amenaza fundada para su bienestar personal, su salud o su seguridad en caso de que no efectúe el pago requerido. De encontrarse en esta situación, debería realizar el pago e informar inmediatamente al director de seguridad y al responsable de cumplimiento; asegurarse de que todos los patrocinios y donaciones cuenten con la correspondiente aprobación; no utilizar los fondos o los recursos de la empresa para realizar donaciones políticas. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Política global de hospitalidad y obsequios, política global de intermediarios, directrices sobre pagos para facilitar el establecimiento de acuerdos comerciales, directrices de acción ante exigencias de soborno Contactos: el responsable de cumplimiento 26

29 4.2 Conflictos de intereses Evitamos los conflictos de intereses en nuestras operaciones comerciales pero, en caso de que existan, tratamos de solucionarlos. Preguntas y respuestas P. Mi marido trabaja para una empresa que nos suministra equipamiento. En ocasiones, soy yo quien se encarga de comprarles suministros. Qué debería hacer? R. Esta situación podría representar un conflicto de intereses, dependiendo del puesto que ocupe su marido en la empresa. Informe de ello a su superior o póngase en contacto con la Rolls Royce Ethics Line para obtener asesoramiento. P. He tratado a menudo con clientes que pertenecen al ejército para proporcionarles equipamiento. Uno de ellos me ha preguntado si existe la posibilidad de obtener un puesto de trabajo en la empresa cuando deje el ejército. Qué debería hacer? R. No debería proporcionar detalles sobre ningún puesto de trabajo vacante. Debería hablar con su superior y con la Rolls Royce Ethics Line antes de involucrarse en discusiones sobre oportunidades de empleo. Existen normas sobre conflictos de intereses que abordan la contratación de personas que hayan trabajado en el ejército y que deben tenerse en cuenta. Nuestros principios Evitamos cualquier relación, influencia o actividad que pueda afectar a nuestra capacidad de tomar decisiones justas y objetivas en el desempeño de nuestro trabajo. Si consideramos que existe o podría existir un conflicto de intereses, lo comunicamos al superior responsable. Cumplimos las disposiciones legales y normativas aplicables sobre la contratación de personas que trabajan o han trabajado para el ejército o para el sector público. No alentamos, favorecemos ni participamos en la explotación ilícita de información privilegiada. No utilizamos información privada de nuestra empresa o de otras sociedades para comprar o vender acciones, otros valores o instrumentos financieros con el fin de obtener beneficio personal, ni facilitamos dicha información a nadie. Qué significa esto para usted Usted debe: asegurarse de que se divulguen, gestionen y registren los conflictos de intereses que puedan existir; informar a su superior de cualquier relación personal o profesional que pudiera dar lugar a un conflicto de intereses; no proporcionar ningún servicio a nuestros competidores reales o potenciales; no establecer relaciones comerciales con ninguna empresa que posea o controle un empleado de Rolls Royce o alguno de sus familiares, a menos que cuente con autorización previa; no ser el propietario ni tener un interés sustancial en empresas que sean o puedan llegar a ser clientes, proveedores o competidores de Rolls Royce, a menos que disponga de autorización previa; no usar información que no tenga carácter público en beneficio personal propio ni transmitir dicha información a otras personas (tanto si pertenecen a la empresa como si no) que no necesiten acceder a ella lícitamente; no aceptar la responsabilidad de contratar o supervisar a un miembro de su propia familia, a un amigo personal cercano o a cualquier persona con la que mantenga una relación sentimental; si ocupa un puesto de superior, asegurarse de que su equipo conozca las reglas que rigen la compra y venta de nuestras acciones, así como cualquier norma de aplicación a corto plazo que sea pertinente. Dónde dirigirse para obtener ayuda Políticas pertinentes/directrices adicionales: Política global sobre conflictos de intereses Contactos: Rolls Royce Ethics Line, secretaría de la empresa 1.0 Introducción 2.0 Trabajo en equipo 3.0 Dirección de la empresa 4.0 Desempeño de nuestras actividades comerciales 5.0 Nuestro lugar en el mundo 27

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