Manual de Políticas y Procedimientos

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1 Manual de Políticas y (VP-UDN-39) Vicepresidencia de de Clínica Clínica U Dental Versión de mayo, 2013

2 I. REGISTRO DE ACTUALIZACIONES MOTIVO ÚLTIMA MODIFICACIÓN PÁGINAS AFECTADAS Creación del documento Todas las páginas ELABORADO REVISADO FECHA 27/05/ /05/2013 FIRMA Dra. Eva Cortés MBA Alejandra Quirós CARGO de Clínica Vicepresidencia de APROBADO FECHA 27/05/ /05/ /05/2013 FIRMA (Colocar firma y número de cédula del responsable) (Colocar firma y número de cédula del responsable) (Colocar firma y número de cédula del responsable) CARGO Directora Académica de Clínica Vicepresidencia de Unidades Especiales Consejo Universitario

3 II. INDICE Sección Página I. Registro de actualizaciones 2 II. Indice 3 III. Introducción 4 IV. Alcance 5 V. Responsables 6 VI. Marco Normativo 8 VII. Políticas y 9 1. Sección uno: Objetivo principal Politicas de operación Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Formatos e instructivos Listas de Distribución Glosario/definiciones 27 VIII. Anexos 28 IX. Control de cambios 32

4 III. Introducción Manual de las Políticas y Versión /04/2013 Página 4 La, como ente administrativo de la Clínica U Dental, suscrita a la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología (ULACIT), emite el presente documento con el propósito de contar con un instructivo que permita a la Dirección Académica y a los Docentes de la Clínica U Dental, estandarizar el control, la supervisión, la capacitación, la actualización y la comunicación de las políticas, procedimientos, procesos y actividades específicas que se ejecutan en sus áreas de trabajo, mediante la documentación de los mismos, con el fin de cumplir con las políticas y procedimientos relacionados con la inducción a clínicas. Este manual está conformado por un marco normativo de políticas y reglamentos internos, los responsables específicos de las actividades de trabajo, los objetivos del procedimiento, las políticas de operación, la descripción de actividades, los diagramas de flujo del proceso, los formatos e instructivos de llenado respectivos y un glosario de términos específicos. La Vicepresidencia de será responsable de la generación, modificación, aprobación y difusión de las políticas y procedimientos incluidos en este documento; coordinará con la Dirección Académica de Clínica y los docentes las actividades complementarias requeridas para generar y actualizar este documento. Cualquier contravención (desobediencia, desacato, falta) a las políticas y procedimientos definidos en este documento y que afecte a la prestación del servicio ofrecido por la Clínica U Dental se ajustará a lo dispuesto en los reglamentos de régimen disciplinario establecidos por la Presidencia y el Consejo Universitario de ULACIT, en los casos que corresponda.

5 Versión /04/2013 Página 5 IV. Alcance Este documento abarca los procesos, subprocesos y actividades administrativas, operativas, académicas y clínicas ejecutadas por el personal administrativo y docente de la Clínica U Dental, relacionado con las actividades programadas de inducción de los cursos clínicos de Odontología y del Posgrado de Ortodoncia de la Facultad de Ciencias de la Salud.

6 Versión /04/2013 Página 6 V. Responsables Vicepresidencia de : es responsable de emitir, evaluar, aprobar, actualizar, comunicar y colaborar en la ejecución de las políticas y procedimientos documentados; genera las recomendaciones y disposiciones finales relativas a la inducción a clínicas de los de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud, en plena coordinación con la de Clínica. Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud: es responsable de evaluar y aprobar las políticas y procedimientos documentados; genera las recomendaciones y disposiciones finales relativas a la inducción a clínicas de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad, en plena coordinación con la de Clínica. de Clínica: es responsable de generar, comunicar, aplicar, evaluar y actualizar las políticas y procedimientos documentados; genera las disposiciones y recomendaciones complementarias relativas a la inducción a clínicas de los estudiantes matriculados en los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud, en plena coordinación con la Vicepresidencia de, la Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud y el personal administrativo y académico de la Clínica U Dental. Supervisa y participa en todas las actividades relacionadas con la semana de inducción a clínicas: planificación, programación, ejecución, evaluación, retroalimentación y mejora continua del proceso. Docente Titular, Profesor: coordina con la la actualización, divulgación y aplicación apropiada de las políticas y procedimientos amparados por este manual. Ejecuta actividades específicas relativas a la programación de inducción establecida: charlas, talleres, conferencias, simulación clínica.

7 Versión /04/2013 Página 7 Asistente Administrativa: es responsable de coordinar con la y la, así como ejecutar las actividades de inducción de su competencia. Colabora con la actualización, difusión y ejecución de las políticas documentadas en este manual. Coordinadora de Atención al Paciente (CAP): es responsable de coordinar con la y la Vicepresidencia de, así como de ejecutar las actividades de inducción de su competencia. Colabora con la actualización, difusión y ejecución de las políticas documentadas en este manual. Coordinadora de área clínica: es responsable de coordinar con la Directora Académica y ejecutar las actividades de inducción de su competencia. Auxiliar de área clínica: colabora con la Coordinadora de área clínica en la ejecución de las actividades de inducción de su competencia. Estudiante: tiene la responsabilidad de cumplir con todas las actividades de inducción programadas y supervisadas por la de la Clínica U Dental.

8 VI. Marco Normativo Manual de las Políticas y Versión /04/2013 Página 8 Legislación nacional o Código de Ética del Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica. Manuales y Políticas de la Vicepresidencia de o Reglamento General de Clínica (VP-UDN-01) o Manual de Normas y Clínicos (VP-UDN-02) o Política y procedimiento que regulan los mecanismos de comunicación con los estudiantes de clínica (VP-UDN-04) o Normativa de presentaciones de caso. o Manual de uso de Digital Dental Manager. o Política y procedimiento que define los materiales disponibles en U Dental y su uso de acuerdo con el Manual y Clínicos (VP-UDN-05) Documentos de referencia institucionales o Manual de Blackboard para estudiantes

9 VII. Políticas y 1. Sección uno: Inducción a clínicas 1.1. Objetivo de la política y procedimiento Versión /04/2013 Página 9 Establecer los lineamientos para la gestión de las actividades de inducción a clínicas que deben realizar los estudiantes de todos los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud que requieran en sus cursos el componente clínico Políticas de operación Art. 1. El proceso de inducción a clínicas engloba las actividades de planeamiento y programación, ejecución, evaluación, así como de mejora continua y optimización del proceso, el cual es considerado como fundamental y obligatorio para todos los programas de la Facultad de Ciencias de la Salud que requieran en sus cursos el componente clínico. Art. 2. Las actividades planificadas y programadas de inducción a clínicas para los estudiantes, deben ejecutarse académico de ULACIT, denominada como en la semana (-1) del calendario Semana de Inducción, y comprenden todas las actividades administrativas y académicas cuyo propósito primordial está orientado a: a. Lograr que los estudiantes aprendan elementos clave administrativos, operativos, académicos y clínicos para uniformar (nivelar) su conocimiento con respecto al que poseen todos los demás estudiantes de la carrera respectiva. b. Transmitir a los estudiantes conceptos y aspectos académicos que les permitan desarrollar su aprendizaje y mejorar sus habilidades, aptitudes y actitudes, con el fin de optimizar el aprendizaje para su futuro profesional.

10 Versión /04/2013 Página 10 c. Comunicar a los estudiantes aspectos administrativos de la Clínica U Dental, tales como: reglamentos, normativas, manuales de políticas y procedimientos, que les faciliten un adecuado tránsito y desenvolvimiento ordenado, así como les permitan lograr un desempeño personal y profesional óptimo en la Clínica. d. Dar a conocer a los estudiantes, en forma ordenada y estandarizada, la normativa, los procedimientos y protocolos clínicos vigentes. e. Realizar la simulación de diferentes tratamientos dentales tomando en cuenta el Manual de normas y procedimientos de U Dental vigente. Art. 3. La es responsable en forma integral de planificar, elaborar y supervisar la programación y ejecución de la inducción a clínica para el cuatrimestre respectivo (ver formato en Anexo 1), según las siguientes condiciones y actividades: a) Planificar y designar los temas a ser desarrollados en la semana de inducción. b) Asignar el personal docente y administrativo a cargo de cada actividad o tema de inducción específico contenido en la programación de la inducción a clínica (conferencias, charlas, talleres, sesiones de capacitación, simulaciones clínicas, sesiones de evaluación de la inducción). c) Comunicar al personal docente y administrativo que participa en la planificación las actividades y responsabilidades designadas, según las siguientes condiciones: i. Enviar a los involucrados un recordatorio una semana antes de ii. iii. la semana de inducción, vía correo electrónico. Designar una semana antes los profesores aprobados en U Dental. Designar una semana antes, un miembro del personal administrativo de clínica que realice llamadas telefónicas a

11 Versión /04/2013 Página 11 estudiantes para recordar su asistencia a la semana de inducción, con base en la lista de matrícula generada por la, así como recordar los requisitos de ingreso que debe cumplir. d) Coordinar y asegurarse de la disponibilidad de los espacios físicos requeridos para las sesiones de inducción: salas de la Clínica, auditorio, sala de profesores, aulas, etc.) con las áreas involucradas (Vicerrectoría de Gestión Tecnológica, personal de clínica). e) Validar la programación con las diferentes jefaturas de la Clínica U Dental, antes de la semana (-1). El personal involucrado es: Asistente Administrativa, Coordinadora de Atención al Paciente (CAP), docentes titulares, coordinadoras de área clínica. f) Coordinar con la Vicepresidencia de todas las actividades requeridas, que sean de su competencia y solicitar su aprobación cuando sea necesario. g) Invitar en caso necesario, a agentes externos para incorporarse a las actividades y temas que den valor agregado a la semana de inducción, tales como representantes del Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica, personeros del Ministerio de Salud (MINSA); microbiólogos y otros profesionales del área de ciencias médicas. h) Definir los tratamientos y asignar el docente titular encargado de la simulación clínica en cada sesión programada. i) Comunicar al docente encargado, en la semana (15) del calendario académico del cuatrimestre anterior, el tratamiento que se le ha asignado en la simulación clínica. El docente a su vez, es responsable de seleccionar el paciente para realizar el tratamiento. j) Asegurarse de que la normativa a ser incluida en las actividades programados de inducción incluya prioritariamente al menos los siguientes documentos:

12 Versión /04/2013 Página 12 i. Reglamento General de Clínica. ii. iii. Manual de Normas y Clínicos. Manual de materiales dentales de U Dental. k) Verificar que el documento de programación de la inducción siempre incluya los siguientes elementos (ver formato de Programación de inducción a clínica, en Anexo 1): i. Los requisitos de ingreso a clínica: por ejemplo, la vacunación ii. contra la Hepatitis B o recuento de anticuerpos, la póliza de seguro estudiantil e ingreso de la totalidad del instrumental solicitado. Los nombres del cuerpo docente titular a cargo de la actividad respectiva. l) Comunicar a los estudiantes la programación respectiva y el temario a desarrollar en la semana (15) del cuatrimestre anterior (según el calendario académico), en una actividad académica (lección en clase) que permita reunir a todos los estudiantes requeridos. Los estudiantes podrán recibir la programación en forma impresa o acceder a esta en forma digital, mediante la plataforma Blackboard. m) Solicitar a los estudiantes a más tardar el viernes de la semana de inducción (semana -1), la entrega del comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, o en su defecto un examen clínico microbiológico de recuento de anticuerpos contra hepatitis B, para el cumplimiento de los requisitos de ingreso a la Clínica. n) Auditar el cumplimiento del programa de inducción durante la semana y realizar cualquier cambio que asegure el cumplimiento de la programación. o) Realizar la evaluación de la semana de inducción, acorde con lo siguiente:

13 Versión /04/2013 Página 13 i. Se debe entregar el formulario (Instrumento de evaluación de la inducción al estudiante (ver formato en Anexo 1), para que evalúe la actividad, antes de salir del recinto, el último día programado de la semana. ii. Analizar la evaluación para retroalimentar la planificación del proceso, así como al personal administrativo y académico involucrado. p) Entregar el certificado de participación a los estudiantes (ver formato en Anexo 1), el viernes después de la actividad de evaluación realizada por el estudiante. El documento indica el cumplimiento de la inducción a clínica, requisito indispensable para empezar los cursos clínicos en la semana (1) del calendario académico. La Asistente Administrativa es responsable de elaborar los certificados y hacerlos llegar a la. q) Crear una carpeta exclusiva para el curso respectivo, en la plataforma Blackboard, que incluya los documentos requeridos: el material y charlas utilizados en la semana de inducción para que sean consultados por los estudiantes en la semana (1). r) Verificar que el proceso de inducción se reinicie en forma oportuna y apropiada en el siguiente cuatrimestre. Art. 4. Los docentes titulares y profesores son responsables, según corresponda, de: a) Planificar y ejecutar la simulación clínica asignada, así como de seleccionar al paciente para el tratamiento designado. Abarca la práctica clínica guiada en la cual cada docente encargado realiza un tratamiento clínico y explica paso a paso las normas y procedimientos clínicos requeridos, durante la realización del tratamiento.

14 Versión /04/2013 Página 14 b) Elaborar el documento de la presentación asignada en formato Power Point, videos u otros y enviarlo a la, para que sea incorporado en la carpeta del curso en la plataforma Blackboard. c) Asignar tareas y lecturas adicionales a los estudiantes, en los temas necesarios. d) Orientar y evacuar las dudas de los estudiantes durante el proceso de simulación clínica. e) Asegurarse de que durante la simulación clínica se apliquen apropiadamente las normas y procedimientos clínicos. Art. 5. El personal administrativo de la Clínica (Asistente Administrativa, Coordinadora de Atención al Paciente y las Coordinadoras de cada área clínica son responsables, según corresponda, de: a) Planear los requerimientos para la sesión de inducción asignada (materiales, documentos). b) Generar y planificar la presentación de normas y procedimientos del área respectiva, según las siguientes condiciones: i. Elaborarse el documento en formato Power Point. ii. iii. Fundamentar la presentación en los manuales de políticas y procedimientos vigentes, correspondientes a su área. Enviar el documento a la, vía correo electrónico, quince (15) días antes de la semana de inducción, para ser revisado. Si la requiere cambios o mejoras en el documento, deben corregirlo de inmediato y enviar la versión final lo antes posible. c) Coordinar la disponibilidad de su personal auxiliar respectivo, que asegure la administración apropiada del puesto de trabajo cuando deba ausentarse para realizar la presentación en la semana de inducción. El personal auxiliar podrá sustituir o apoyar a la coordinadora en casos calificados o de fuerza mayor (enfermedad,

15 Versión /04/2013 Página 15 incapacidad, ausencia etc.), previa autorización de la Directora Académica. d) Designar gavetas, crear claves de acceso al sistema DDM e ingresar los estudiantes al sistema CODISA, para establecer el proceso de cobro (Asistente Administrativa). Art. 6. El estudiante es responsable de acatar las siguientes disposiciones y condiciones: a) Presentarse puntualmente a las sesiones de inducción durante toda la semana. b) Presentarse con el uniforme oficial de la clínica (scrub celeste), sin excepción. c) Participar en forma activa de las actividades planeadas en la semana de inducción. d) Ingresar el instrumental a la clínica, solicitar la asignación de gavetas y solicitar las claves en el sistema DDM, acorde con los requisitos y protocolos establecidos. e) Evaluar el proceso de inducción acorde con la normativa establecida. f) Entregar el carné de vacunación cuando le sea solicitado. g) Adquirir la póliza de seguro estudiantil de forma obligatoria en el proceso de matrícula establecido por la Universidad. h) Justificar las llegadas tardías o ausencias a las sesiones de inducción de acuerdo con el Reglamento de Régimen Estudiantil, Capítulo IX, de la Asistencia y Puntualidad a clase (versión ULACIT, 2000). Realizar el proceso de atención de apelaciones de acuerdo con la normativa de ULACIT (ambas pueden ser consultadas en la página web ULACIT).

16 Versión /04/2013 Página 16 Art. 7. La asistencia durante la semana de inducción es obligatoria por lo que el personal administrativo o académico debe pasar lista para que el estudiante firme en la entrada del recinto, al inicio de las sesiones asignadas. Art. 8. La tarde del día viernes (último día de la semana de inducción) se designa para que los estudiantes realicen el proceso de ingreso del instrumental a la clínica y el de asignación de gavetas, acorde con los protocolos establecidos.

17 1.3. Descripción del procedimiento (1/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Versión /04/2013 Página 17 Código: VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013 Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados Subproceso: Planificación y programación de la inducción 1 Planificar y programar el proceso de inducción del cuatrimestre actual, revisar la programación de cuatrimestres anteriores, así como los resultados documentados de evaluaciones. Programación de la Inducción 2 Determinar los temas a exponer y establecer el tipo de actividad requerida: charla, conferencia, taller, simulación clínica. Programación de la Inducción 3 Comunicar al personal el tema específico a exponer y la actividad asignada (tratamientos, simulación clínica). 4 Invitar a agentes externos en caso necesario. 5 Proponer el día específico de cada actividad y el tema correspondiente. Programación de la Inducción 6 Coordinar la disponibilidad de los espacios físicos requeridos para las sesiones de inducción. Programación de la Inducción 7 Validar con el personal administrativo y académico la programación de la semana de inducción. (Continúa subproceso ) Programación de la Inducción

18 Versión /04/2013 Página 18 Descripción del procedimiento (Continuación, 2/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Código: VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013 Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados Se aprueba la programación? 8 No Ajustar la programación de acuerdo con la disponibilidad de los participantes (día, hora, tema, actividad) y espacio físico disponible. Programación de la Inducción 9 Sí Generar la versión final del documento de programación de la inducción. Programación de la Inducción 10 Comunicar al personal participante la programación definitiva. Programación de la Inducción 11 Preparar presentación y material de actividad de inducción asignada. Presentación de actividad de inducción (Power Point) 12 Docente Asistente Administrativa Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Preparar presentación y material de actividad de inducción asignada y enviarla a la para su revisión. Presentación de actividad de inducción (Power Point) 13 Revisar presentación y material adicional (vídeos, etc.) Presentación de actividad de inducción (Power Point) (Continúa subproceso )

19 Versión /04/2013 Página 19 Descripción del procedimiento (Continuación, 3/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Código: VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013 Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados Se aprueba presentación/material? 14 No Informar al personal académico y/o administrativo las correcciones o mejoras requeridas en presentación/material. Presentación de actividad de inducción (Power Point) 15 Docente Asistente Administrativa Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Modificar presentación/material y enviar versión final a Directora Académica. Presentación de actividad de inducción (Power Point) 16 Ir al paso Sí Informar al personal respectivo la aprobación final de la presentación y el material adicional (vídeos, etc.). 18 Asistente Administrativa Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Coordinar con personal auxiliar la administración del área de trabajo y prepararse para la actividad. Presentación de actividad de inducción (Power Point) 19 Docente Titular Seleccionar el simulación clínica. paciente para la 20 Comunicar y entregar a los estudiantes la programación de la inducción. Subir a plataforma Blackboard la programación vigente. Programación de la Inducción (Continúa subproceso )

20 Versión /04/2013 Página 20 Descripción del procedimiento (Continuación, 4/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Código: VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013 Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados 21 Estudiante Acceder a la programación en plataforma Blackboard. Programación de la Inducción 22 Generar lista de matrícula vigente y entregarla a personal administrativo para generar recordatorio a estudiantes. Lista de matrícula 23 Personal Administrativo Contactar a estudiantes y recordar su asistencia a semana de inducción y el cumplimiento de requisitos de ingreso. Lista de matrícula 24 Enviar a los involucrados un recordatorio una semana antes de la semana de inducción. Fin del subproceso Planificación y programación de la inducción Subproceso: Ejecución de la inducción 25 Docente Titular Personal Administrativo Ejecutar las actividades de inducción según la programación establecida. Presentación de actividad de inducción (Power Point) Programación de la Inducción 26 Docente Titular Personal Administrativo Pasar lista al inicio de cada día de actividad de inducción. Lista de asistencia 27 Estudiante Firmar la lista de asistencia. Lista de asistencia 28 Supervisar las actividades de inducción programadas. (Continúa subproceso ) Programación de la Inducción

21 Versión /04/2013 Página 21 Descripción del procedimiento (Continuación, 5/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Código: VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013 Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados Programación se desarrolla acorde con lo programado? 29 No Realizar los ajustes en la programación de la inducción e informar a los estudiantes y personal involucrado. Programación de la Inducción 30 Sí Solicitar al estudiante los requisitos de ingreso a los cursos clínicos. Comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, examen clínico microbiológico. Estudiante presenta requisitos de ingreso? 31 No Comunicar al estudiante la restricción para ingresar a clínicas. 32 Sí Recibir, revisar y aceptar los requisitos de ingreso. Comprobante de vacunación contra la Hepatitis B, examen clínico microbiológico. 33 Fin del subproceso: Ejecución de la inducción Supervisar la evaluación de la inducción: entregar el formulario de evaluación a los estudiantes. Formulario de evaluación de la inducción. 34 Estudiante Calificar el proceso de inducción. Formulario de evaluación de la inducción. 35 Recolectar los formularios de evaluación de la inducción. Formulario de evaluación de la inducción. (Continúa )

22 Versión /04/2013 Página 22 Descripción del procedimiento (Continuación, 6/6) Procedimiento: Inducción a clínicas Código: VP-UDN-39 Última revisión: 27/05/2013 Paso Unidad responsable Actividad Documentos involucrados 36 Estudiante Ingresar el instrumental a la clínica, solicitar la asignación de gaveta y solicitar la clave en el sistema DDM, acorde con los requisitos y protocolos establecidos. 37 Coordinadora de Área Recibir el instrumental y asignar la gaveta al estudiante. 38 Asistente Administrativa Asignar clave al estudiante en sistema DDM y CODISA. 39 Subir a la plataforma Blackboard las presentaciones, vídeos y materiales adicionales para que el estudiante los consulte en el curso respectivo, a partir de la semana (1) del calendario académico. Presentación de actividad de inducción (Power Point). 40 Analizar los resultados de la evaluación de la inducción y realizar los ajustes en la planificación de la inducción del cuatrimestre siguiente. Coordinar las actividades con la Vicepresidencia de Unidades Especiales, personal administrativo y académico. Formulario de evaluación de la inducción Programación de la Inducción Documentado por: Vicepresidencia de Unidades Especiales Fin del Procedimiento Aprobado por: Vicepresidencia de Unidades Especiales Fecha de emisión: 27/05/2013

23 1.4. Diagramas de flujo (1/4) Manual de las Políticas y Versión /04/2013 Página 23 Inicio Programación de la inducción Programación de la inducción Planificar/programar proceso de inducción del cuatrimestre actual Revisar programaciones y evaluaciones anteriores 2 Determinar temas a exponer y actividad requerida Comunicar tema y actividad asignadas al personal designado 1 3 Invitar a agentes externos en caso necesario Programación de la inducción Proponer fechas específicas de actividades y temas Coordinar disponibilidad de espacios físicos 4 5 Programación de la inducción Validar programación de semana de inducción con personal académico y administrativo Se aprueba programación? NO Ajustar programación según disponibilidad de participantes y espacio físico 6 Programación de la inducción SÍ Generar versión final de programación de inducción Comunicar programación al personal involucrado 7 Programación de la inducción A Subproceso: Planificación y programación de la inducción (1 de 2) 27/05/2013 VP-UDN-39-01

24 Diagramas de flujo (Continuación, 2/4) Versión /04/2013 Página 24 A Presentación de actividad de inducción Preparar presentación y material de actividad asignada Enviar presentación a 8 9 Presentación de actividad de inducción Revisar presentación y material de actividad asignada 10 Se aprueba presentación/ material? NO Modificar presentación/ material y enviarlos a la Presentación de actividad de inducción Programación de la inducción Lista de matrícula SÍ 11 Informar al personal respectivo la aprobación de la presentación y material de actividad asignada 12 Coordinar la administración del área de trabajo y prepararse para la actividad Seleccionar paciente para simulación clínica 13 Comunicar y/o entregar programación de la inducción a estudiantes Subir programación a plataforma blackboard 14 Generar lista de matrícula y entregarla a personal administrativo Recordar actividad a estudiantes y cumplimiento de requisitos de ingreso Presentación de actividad de inducción Recordar al personal académico y administrativo su participación en semana de inducción 15 Fin del subproceso A Subproceso: Planificación y programación de la inducción (2 de 2) 27/05/2013 VP-UDN-39-01

25 Diagramas de flujo (Continuación, 3/4) Versión /04/2013 Página 25 A Presentación de actividad de inducción Programación de la inducción Ejecutar actividades de inducción acorde con programación establecida 16 Lista de asistencia Programación de la inducción 17 Pasar lista al inicio de cada día de actividad de inducción Supervisar actividades programadas 18 Programación se desarrolla según lo programado? NO Realizar y comunicar ajustes en la programación Comprobante de vacunación contra hepatitis B Examen clínico microbiológico SÍ Solicitar requisitos de ingreso al estudiante 19 Programación de la inducción 20 Estudiante presenta requisitos de ingreso? NO Comunicar al estudiante la restricción para el ingreso a clínicas Comprobante de vacunación contra hepatitis B Examen clínico microbiológico SÍ 21 Recibir, revisar y aceptar los requisitos de ingreso a cursos clínicos B Subproceso: Ejecución de la inducción 27/05/2013 VP-UDN-39-02

26 Diagramas de flujo (Continuación, 4/4) Versión /04/2013 Página 26 B 22 Formulario de evaluación de la inducción Supervisar la evaluación de la inducción Entregar formulario a los estudiantes 23 Formulario de evaluación de la inducción Calificar el proceso de inducción 24 Formulario de evaluación de la inducción Recolectar formularios de evaluación de la inducción Gestionar con estudiante el ingreso de instrumental a clínica Asignar clave al estudiante en sistemas DDM y CODISA Presentación de actividad de inducción Subir a plataforma Blackboard presentaciones y material adicional Formulario de evaluación de la inducción Programación de la inducción Analizar resultados de la evaluación de la inducción Ajustar planificación del siguiente cuatrimestre Fin del procedimiento 27 Subproceso: Calificación, cierre y evaluación de la inducción 27/05/2013 VP-UDN-39-03

27 1.5. Formatos e instructivos Manual de las Políticas y Versión /04/2013 Página 27 Programación de la Inducción a Clínica Lista de matrícula vigente Lista de asistencia Formulario de evaluación de la inducción (Instrumento de evaluación de la inducción). Título de participación en la semana de inducción 1.6. Listas de Distribución Decanatura de Facultad de Ciencias de la Salud Dirección Académica de Clínica Docentes Titulares, Profesores Asistente Administrativa de U Dental Coordinadora de Atención al Paciente Coordinadora de área clínica Auxiliar de área clínica Estudiantes 1.7. Glosario/Definiciones No aplican definiciones técnicas

28 Versión /04/2013 Página 28 VIII. Anexos Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Programación de la

29 Versión /04/2013 Página 29 Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Formulario de evaluación de la inducción (1/2)

30 Versión /04/2013 Página 30 Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Formulario de evaluación de la inducción (2/2)

31 Versión /04/2013 Página 31 Anexo 1. Formatos de formularios y registros por sección Sección uno: Certificado (Título) de participación en la Semana de Inducción

32 IX. Control de Cambios Manual de las Políticas y Versión /04/2013 Página 32 Nombre del Manual Manual de las Políticas y Fecha de modificación Fecha de implementación Justificación de cambios Actualización de las Políticas y procedimientos institucionales

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