ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

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1 GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015

2 PÁGINA: 2 de 15 VERSIÓN: 6 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DEFINICIONES GESTION DOCUMENTAL FASES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN PRODUCCIÓN Control de registros Recepción de documentos físicos o electrónicos GESTIÓN Y TRAMITE Envío de documentos a las dependencias Mecanismos de consulta ORGANIZACIÓN Creación del expediente virtual Conformación del expediente físico TRANSFERENCIA Transferencias Primarias Trasferencias Secundarias DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO VALORACIÓN Valor Primario Valor Secundario CONTROL DE CAMBIOS FORMATO F-GBIBA-09 Tabla de Retención Documental

3 PÁGINA: 3 de 15 VERSIÓN: 6 1 OBJETIVO Establecer los lineamientos de la Gestión Documental mediante la aplicación de la Tabla de Retención Documental 1 en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, los aplicativos y otros medios de conservación electrónica del Departamento Nacional de Planeación DNP. 2 ALCANCE Estos lineamientos deben ser aplicados por todas las Dependencias que hacen parte del Departamento Nacional de Planeación. Aplica para los documentos del SGC y de origen interno o externo, en medio físico, o cualquier soporte (magnético, electrónico y otros) generados o asociados a las funciones del DNP. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único. Artículo DEBERES. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 872 de Creación del sistema de gestión de la calidad. Ley 962 de Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Decreto 264 de Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la nación. Decreto 3666 de Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4110 de Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública: NTCGP 1000:2004. Decreto 19 de Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. 1 El Archivo General de la Nación las define como: el listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal 3

4 PÁGINA: 4 de 15 VERSIÓN: 6 Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establecimiento de la Red Nacional de Archivos administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de Programa de Gestión Documental PGD. Decreto 1515 de Transferencias secundarias y de documentos de valor histórico, archivos generales de los entes territoriales. Decreto 2758 de Por el cual se corrige el articulo 8 y los literales 5 y 6 del decreto 1515 de Resolución Interna 897 de Por la cual se implementa la Tabla de Retención Documental del Departamento Nacional de Planeación. Resolución Interna 1636 de Estructura y funciones del comité de archivo del Departamento Nacional de Planeación. Resolución Interna 1156 de Lineamientos para la gestión de la correspondencia en el Departamento Nacional de Planeación. Resolución Interna 1549 de Horario de trabajo para los servidores públicos que laboran en el Departamento Nacional de Planeación. Circular Interna 17 de 2013 DNP. Verificación gestión documental para finalización de contratos: depuración de documentos asignados por el sistema Orfeo. Circular Interna 07 de 2014 DNP. Conformación Expedientes Virtuales y Físicos. Circular Externa 07 de Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama del Orden Nacional. Circular Externa 04 de COINFO. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Circular Externa 02 de Adquisición de Herramientas tecnológicas de Gestión documental: recomendaciones de la AGN para el desarrollo de aplicativos de Gestion Documental. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades y Parte 2: Lineamientos. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO Sistema de gestión de registros: Fundamentos y vocabulario. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC Materiales para documentos de archivo con soporte papel, características de calidad en la producción, manipulación y almacenamiento de los documentos de archivo. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. NORMA ISO Requisitos sobre el diseño y la operación de un sistema de información para la conservación de la información electrónica. NORMA ISO Metadatos para la gestión de documentos. NORMA ISO TR Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. 4

5 PÁGINA: 5 de 15 VERSIÓN: 6 Acuerdo 07 de Reglamento general de archivos, organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos. Acuerdo 11 de Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 06 de Conservación de los documentos. Acuerdo 47 de Acceso a los Documentos de Archivo. Restricciones por razones de conservación. Acuerdo 48 de Reglamento sobre conservación preventiva y restauración documental. Acuerdo 49 de Condiciones de edificios y locales destinados a archivo. Acuerdo 50 de Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo 56 de Requisito para la Consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 60 de Administración de comunicaciones oficiales. Acuerdo 37 de Servicio de depósito, custodia, organización, reprografía de documentos de archivo. Acuerdo 38 de Responsabilidad de los servidores públicos frente a los archivos. Acuerdo 41 de Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen. Acuerdo 42 de Organización de Archivos en entidades públicas. Acuerdo 15 de Adición de parágrafo al artículo primero del Acuerdo 41 de Acuerdo 02 de Lineamientos básicos para la organización de los fondos acumulados. Acuerdo 03 de Comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación. Acuerdo 04 de Procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo 05 de Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 02 de Criterios para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. 5

6 PÁGINA: 6 de 15 VERSIÓN: 6 4 DEFINICIONES Expedientes: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva 2. Expedientes Complejos: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto 3. Expedientes Simples: Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. Orfeo: Es la herramienta para la gestión documental adoptada por el DNP con el fin gestionar electrónicamente la organización, producción, trámite, almacenamiento digital y consulta de documentos. Registro: Control de todos los documentos que ingresan o salen de la Entidad. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas 4. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas 5. Tabla de Retención Documental: Es instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática 6. Transferencia: Proceso mediante el cual las Instituciones públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalados en las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental. Unidad Documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja) 7. 5 GESTION DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización, conservación, disponibilidad, integridad, confidencialidad y la legibilidad de los expedientes físicos y virtuales, de acuerdo con las funciones y/o procesos y/o subprocesos de las dependencias. 2 Acuerdo 002/ Acuerdo 027/ Ibíd. 5 Ibíd. 6 Acuerdo 027/ Acuerdo 002/2014 6

7 PÁGINA: 7 de 15 VERSIÓN: 6 La gestión documental en el DNP se realiza mediante las siguientes fases: Planeación Producción Gestión y tramite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración 6 FASES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 6.1 PLANEACIÓN La planeación de la información física y electrónica se realiza a partir del análisis del marco reglamentario (legal, funcional y técnico archivístico) que aplica al Departamento Nacional de Planeación, de forma tal, que se garantice el cumplimiento de los principios de la gestión documental establecidos en el marco normativo. Esta fase se realiza teniendo como parámetros el manual de funciones de la entidad y el modelo de operación por procesos del DNP, los cuales permiten identificar el flujo de información. De esta manera cada vez que se cree o actualice un proceso o subproceso en la entidad dentro del marco del Sistema de Gestión de Calidad - SGC, debe trabajarse en conjunto con el Grupo de Biblioteca y Archivo GBIBA y la mesa de ayuda de Orfeo el ajuste de la Tabla de Retención Documental TRD, si esto da lugar a cambios en las Series, Subseries y/o tipos documentales. Para esto, el Grupo de Planeación GP informará a GBIBA y Orfeo, los documentos en actualización para que las dependencias involucradas se reúnan con el fin de realizar los ajustes respectivos en el formato F-GBIBA-09 Tabla de Retención Documental. Así mismo se realizará revisiones periódicas a aquellas dependencias que no tienen documentación en el marco del SGC, así como las dependencias o grupos que se crean en la estructura organizacional de la entidad con el objetivo de asesorar la administración de la información que se esté generando. 6.2 PRODUCCIÓN La producción de información física y electrónica del Departamento Nacional de Planeación debe corresponder estrictamente a aquella que fue planeada y debe velar por el respeto de los principios de eficiencia, economía, protección del medio ambiente, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y la protección de la información y los datos de sensibles. 7

8 PÁGINA: 8 de 15 VERSIÓN: Control de registros Los registros son un tipo especial de documento que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades ejecutadas, se caracterizan por ser fácilmente identificables, recuperables y legibles. Para efectuar el control de los registros en el Departamento Nacional de Planeación se han identificado dos tipos de registros: 1. Registros que se controlan con la Tabla de Retención Documental: Este grupo de registros constituyen la evidencia oficial de las actividades, se archivan y se conservan según la necesidad de la dependencia o requerimiento de ley. Estos documentos se producen como evidencia del desarrollo de las funciones asignadas a las áreas de la Entidad. En las dependencias que poseen procesos o subprocesos estos están identificados en los descriptores con una (R). Estos pueden estar asociados a los aplicativos y portales web, siendo evidencia de actividades que se realizan a través de herramientas tecnológicas, cuya información se conserva en medio electrónico, no se manejan en los discos privados, ni son impresos. Los aplicativos y portales web informáticos del Departamento Nacional de Planeación son los indicados en el inventario TIC Sistemas de Información. 2. Registros Transitorios: Son documentos que se emplean para soportar las actividades, pero no son evidencia oficial de ejecución (documentos de apoyo). Características: No tienen validez para demostrar que efectivamente se realizó una tarea. Sólo se conservan como de apoyo a la gestión y no se clasifican ni se trasladan al Grupo de Biblioteca y Archivo No se controlan en la Tablas de Retención Documental Recepción de documentos físicos o electrónicos Formas de recepcionar y radicar informes y/o productos entregados por los contratistas del DNP: a. El contratista diligencia el formato F-GTC-08 Entrega de Informes y/o Productos (Original y copia), lo hace firmar del supervisor y entrega junto con el informe al Grupo de Biblioteca y Archivo (GBIBA). En este caso, el GBIBA radica el informe, lo incluye en el expediente virtual e imprime el Stiker o etiqueta con el radicado, colocándolo en el formato, para continuar con el trámite de pagos ante el Grupo Central de Cuentas. b. El contratista y/o proveedor radica el informe en correspondencia, cuya dependencia direcciona al supervisor del contrato quien deberá solicitar el original en físico, diligenciar y firmar el formato F-GTC-08 Entrega de Informes y/o Productos y entregarlo nuevamente al Grupo de Biblioteca y Archivo, en donde se genera copia del sticker con el radicado inicial y se incorpora al expediente físico. Es responsabilidad del supervisor garantizar que el radicado quede incluido en el expediente virtual. c. Cuando el contratista envía el producto y/o Informe por medio electrónico, en este caso, el supervisor debe enviar al correo corporativo para su correspondiente radicación. El supervisor del contrato deberá diligenciar y firmar el formato F-GTC-08 Entrega de Informes y/o Productos y entregarlo posteriormente al Grupo de Biblioteca y Archivo, quien generará copia del sticker con el radicado inicial para la 8

9 PÁGINA: 9 de 15 VERSIÓN: 6 incorporación al expediente físico. Es responsabilidad del supervisor garantizar que el radicado quede incluido en el expediente virtual Requisitos de radicación de los correos electrónicos: Cuando los funcionarios y/o contratistas del DNP identifiquen correos electrónicos oficiales en los que se haga referencia a una solicitud formal de información, queja, reclamos o que a su juicio considere como evidencia de la realización de una actividad deberán ser radicados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, y realizará el siguiente procedimiento: 1. Para: 2. Asunto del correo: El tema que trate el correo 3. Nombre del Remitente: Persona que suscribe el correo electrónico inicial - (opcional) 4. Nombre Entidad o Dependencia remitente: Ej: Ministerio de Protección Social o Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible 5. Ubicación: País y Departamento 6. Dirección - Física: (Ej: Calle 26 No ) - (opcional) 7. Correo electrónico: persona o Entidad que suscribe el correo electrónico inicial (obligatorio) 8. Anexos: mencionarlos (obligatorio) 9. Dirigido a: Dependencia a la que se reasignará el correo radicado (obligatorio) 10. Formato: HTML (obligatorio) 6.3 GESTIÓN Y TRÁMITE Garantizar la oportuna realización de los trámites por parte de los responsables definidos (funcionarios, contratistas y/o pasantes) y la supervisión de las autoridades establecidas al interior del Departamento Nacional de Planeación en armonía con los principios de eficiencia, economía, transparencia, coordinación y acceso, orientación al ciudadano y protección de la información sensible. 9

10 PÁGINA: 10 de 15 VERSIÓN: Envío de documentos a las dependencias Para los documentos que se generan en el sistema y se envíen a otras dependencias que correspondan a temas de la TRD de su dependencia, es requisito que dichos documentos se encuentren asociados al expediente del trámite respectivo; de tal manera que las dependencias puedan archivar los documentos recibidos, una vez se informen o den respuesta, esto con la finalidad de evitar la creación o inclusión en expedientes que no apliquen Mecanismos de consulta Consulta Virtual En el manual del Sistema de Gestión Documental Orfeo, en el módulo de Consulta permite ubicar de acuerdo a los parámetros seleccionados documentos radicados y/o expedientes que concuerden con dicha solicitud de búsqueda (Ver- Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO, numeral II Consulta ). Existen algunos documentos restringidos en Orfeo para la visualización inmediata de los clientes internos, por solicitud de dependencias, restricciones legales y/o nivel de usuario; por tal motivo se debe realizar la solicitud a la dependencia que tiene asignado el documento de interés mediante correo electrónico, quien analizará la pertinencia de suministrar la información, de acuerdo a la naturaleza de la misma (reservado, sensible, privado, etc) y remitirá el documento solicitado por correo electrónico o por la opción de Informado en el sistema Orfeo Consulta y préstamo documentos en físico radicados en el sistema Cuando la dependencia destinataria requiera los documentos físicos, el funcionario o contratista al cual le fue asignado el documento por el Jefe de dependencia, realiza la solicitud a través de ORFEO (Ver Instructivo de préstamos) y con el registro o número de radicado lo reclama en el Grupo de Biblioteca y Archivo. Nota: Si el documento fue radicado el mismo día de la solicitud se reclamará en el Grupo de Correspondencia, siguiendo las indicaciones del instructivo, anteriormente mencionadas. Cuando se solicitan documentos de forma provisional, se deben devolver conforme a los tiempos indicados en el instructivo de préstamos Consulta y préstamo documentos físicos del Archivo Central Esta consulta se realiza a través de correo electrónico al archivo central 6.4 ORGANIZACIÓN Las dependencias deben organizar la información física y electrónica, atendiendo lo establecido en los instrumentos archivísticos (TRD) y los lineamientos internos, y en el marco del respeto de los principios de eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación y vínculo archivístico, de tal forma que se garantice que se encuentra disponible para consulta. La aplicación de las TRD Formato F-GBIBA-09 Tabla de retención documental diligenciado por dependencia está publicado en el disco público de la entidad (O:\Tablas de Retención Documenta) y reflejada en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, esta es la directriz para que las dependencias identifiquen, clasifiquen, creen y organicen sus expedientes virtuales, manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen. 10

11 PÁGINA: 11 de 15 VERSIÓN: Creación del expediente virtual Ubique cada uno de los documentos que componen un expediente (tipos documentales), respetando el orden en que se produjeron. Inclúyalos en el expediente virtual aplicando la TRD Identifique si el tipo documental alimenta un expediente de su dependencia y/o expedientes de otras dependencias Los tipos documentales que alimentan expedientes de otras dependencias son considerados EXPEDIENTES TRANSVERSALES, estos son aquellos en que interviene más de una dependencia en su gestión y alimentación, tienen en cuenta la vinculación de la información al o a los expedientes de acuerdo a la función y/o procesos relacionados. Estos pueden presentarse de dos formas: 1. Documentos que genera la dependencia, no hacen parte de su TRD y alimentan expedientes de una dependencia específica. Ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo, Documentos Conpes, Contratos, etc. Para este caso la dependencia responsable del proceso comunicará a las dependencias involucradas cuáles son los tipos documentales que deben incluir en los expedientes respectivos, y en paralelo informará al Grupo de Orfeo la situación, para que éste tenga conocimiento y pueda coordinar la creación de expedientes. 2. Documentos que genera la dependencia, hacen parte de su TRD y también alimentan expedientes de otra dependencia. Ejemplo: tipo documental Comprobante de pago pertenece al expediente del Grupo de Tesorería, también alimenta expedientes de Contratos, Historias Pensionales y/o Procesos de Cobro Coactivo. Cuando se identifican expedientes transversales de este tipo, las dependencias involucradas deberán reunirse para definir los responsables de alimentar los expedientes y realizar los ajustes necesarios de la TRD si se requieren, a esta reunión asistirá el Grupo de Biblioteca y Archivo y la mesa de ayuda de Orfeo, con la finalidad de coordinar la creación y conformación de expedientes. Para la clasificación de la TRD de documentos que pertenecen a otras dependencias, la dependencia que genera el documento lo tipifica temporalmente y la dependencia responsable debe retipificar el tipo documental según la TRD de su expediente. Ejemplo: Para la solicitud de contratación que generan todas las dependencias, al reasignar el memorando a Secretaría General lo tipifican como envío de información por Correspondencia Informativa; cuando se realiza el trámite en el Grupo de Contratación, se crea el expediente para lo cual deben retipificar (cambio TRD) este documento como solicitud de contratación e incluirlo en expediente del Contrato. El Grupo de Biblioteca y Archivo y la Mesa de ayuda del Sistema de Gestión Documental (ORFEO), realizarán seguimiento anual a la aplicación de la TRD y prestará permanentemente asesoría a las diferentes áreas de trabajo en lo relacionado con la conformación de expedientes virtuales y procesos de gestión documental. 11

12 PÁGINA: 12 de 15 VERSIÓN: Conformación del expediente físico El Grupo de Biblioteca y Archivo con base en los expedientes virtuales creados en cada dependencia, conformarán los expedientes físicos, realizando verificación de la correcta conformación según la TRD, informando posibles errores de clasificación por parte de la dependencia; para lo cual a través de la mesa de ayuda se informa a la dependencia responsable sobre la exclusión e inclusión en el expediente respectivo. Para las dependencias que conforman los expedientes físicos y las que no entreguen la documentación física al Grupo de Biblioteca y Archivo, serán responsables de su conformación archivística, teniendo en cuenta: Identificar los documentos (tipos documentales) que se incluirán en la carpeta, los cuales deben corresponder a los identificados en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo a las series y subseries. Los documentos se deben organizar en orden cronológico dentro de la carpeta, de acuerdo al expediente virtual. Realizar foliación de los documentos, con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto del documento. Efectuar el retiro de material metálico, ganchos de cosedora, clips, legajadores, post-it, etc. Ordenar las carpetas de acuerdo al sistema de ordenación (alfabético, numérico) Enumerar las carpetas y almacenar de izquierda a derecha dentro de las cajas. Marcar las carpetas de acuerdo al formato F-GBIBA-10 Rotulo carpeta archivo en la esquina inferior derecha, diligenciando la información básica del formato. Registrar los datos completos en el Formato Único de Inventario Documental F-GBIBA-02. Nota: En los expedientes compuestos es obligación de los responsables de las diferentes dependencias garantizar la elaboración y diligenciamiento de la HOJA DE CONTROL durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman. Para dar cumplimiento al PARAGRAFO del ARTICULO 15 CAPITULO IV DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL - Acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación. El jefe de la respectiva dependencia y/o supervisores deberán garantizar que los funcionarios, contratistas y pasantes del DNP al ser trasladados del área de trabajo o al desvincularse de la Entidad hagan entrega de la documentación e información soporte de su gestión, debidamente organizada e inventariada de acuerdo con las lo establecido en la Guía para el Retiro de Funcionarios RP-G01 y el Manual de Contratación numeral en la etapa poscontractual. 6.5 TRANSFERENCIA Las transferencias documentales primarias y secundarias de información física, se llevarán a cabo atendiendo lo establecido en las tablas de retención y en las tablas de valoración documental actualizadas, aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y convalidadas por el Archivo General de la Nación - AGN Transferencias Primarias Es el traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, el DNP inicia el proceso de transferencia en el segundo semestre del año. Procedimiento: a. El GBIBA realiza cronograma de transferencia y tramita la aprobación por la Secretaria General y se socializa con las dependencias. b. Se reciben los Formato Único de Inventario Documental FUID diligenciados. 12

13 PÁGINA: 13 de 15 VERSIÓN: 6 c. Verificar los expedientes a transferir según la Tabla de Retención Documental y el cumplimiento de los tiempos de retención en el Archivo de Gestión d. Si presenta inconsistencias informar los ajustes a realizar y volver al paso 2. e. Remisión de la transferencia a la bodega de almacenamiento y custodia en el Archivo Central, mediante acta. f. Codificar las cajas e incluir la información en el inventario del archivo central Trasferencias Secundarias Es el traslado de documentos del archivo central al histórico (o permanente), con el fin de garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico). El DNP realizará cada 10 años las transferencias de documentos de conservación total o permanente. Procedimiento: a. Tramitar la aprobación de la transferencia secundaria por Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo. b. Solicitar al AGN una visita de diagnóstico para evaluar los documentos del DNP que serán objeto de transferencia, con el fin de recibir las recomendaciones pertinentes. c. Acordar un plan de trabajo y cronograma de actividades con el AGN para efectuar la transferencia documental. d. Recibir asesoría por parte del AGN en aspectos relacionados con embalaje y condiciones de traslados de los documentos. e. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se transferirá al AGN de acuerdo con los parámetros establecidos. f. Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por el DNP y el AGN, para formalizar y legalizar la transferencia documental junto con sus respectivos soportes (TRD, TVD, Inventario). 6.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Se entiende como la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. La disposición final de la información física o electrónica se deberá llevar a cabo atendiendo lo identificado en los campos de las TRD Y TVD relacionados a continuación: a. Conservación total (CT): se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. b. Eliminación (E): Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. c. Selección (S): Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. d. Medio Técnico (MT): Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. 13

14 PÁGINA: 14 de 15 VERSIÓN: PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su permanencia o su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental. Preservando en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los documentos cuyo tiempo de conservación son extensos y/o su disposición final corresponde a conservación total. 6.8 VALORACIÓN Es un proceso permanente y continuo que busca garantizar el cumplimiento de los requisitos de los documentos desde la planificación hasta la disposición final, tomando como referente primario el marco legal, el contexto histórico y las necesidades informativas internas y externas, para la administración y/o la investigación. Se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital Valor Primario Cualidad inmediata que adquieren los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del ciclo vital, es decir, desde que se producen o reciben hasta que cumple con sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Los valores primarios son: Valor Administrativo: Es aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una entidad y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades en el trámite o asunto que motivó su creación. Valor Jurídico: Deriva derechos u obligaciones. Valor Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones, sirven de testimonio ante la Ley. Valor Fiscal: Es el que tienen aquellos documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias Valor Secundario Son los que tienen los documentos para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente. Los valores secundarios son: Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una entidad. Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de una institución. Valor Cultural: Calidad del documento que por su contenido, testimonio entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, desarrollo económico, social, político, religioso, son útiles para el conocimiento de una entidad. Es el valor que refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes) Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber, estos documentos van ligados con la investigación. 14

15 PÁGINA: 15 de 15 VERSIÓN: 6 7 CONTROL DE CAMBIOS FORMATO F-GBIBA-09 Tabla de Retención Documental La TRD de la entidad se actualizará en los siguientes casos: a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad, b) Cuando existan cambios en las funciones, c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales, g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afectan la producción de documentos. Cuando uno de los anteriores casos se presenta, se realiza la actualización de la TRD en el formato F-GBIBA-09 de la respectiva dependencia, dando esto origen al cambio de versión del documento, dichos cambios se registran en la matriz de control de cambios para dejar evidencia de la trazabilidad de la TRD. Fecha aprobación: Mayo 29 de 2015 Revisó: Darío Gutiérrez Godoy Coordinador Grupo de Correspondencia Sandra Patricia Arango Daza Profesional Grupo de Biblioteca y Archivo Maria Amparo Hernandez Veloza Sistema de Gestión Documental ORFEO Aprobó: ADRIANA JIMENEZ GIRALDO Subdirectora Administrativa ( E ) 15

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