CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

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1 A CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

2 A VALOR HISTÓRICO Y La lucha del hombre contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido M. Kundera (1996) pág. 10, El Libro de la Risa y el Olvido. MEMORIA COLECTIVA PATRIMONIO DOCUMENTAL

3 OBJETIVOS: Con la presente cartilla, se busca: Sensibilizar y concretizar a los funcionarios de la Alcaldía Local de Suba sobre el manejo y administración de los archivos, enmarcado en el marco de los procesos que se están adelantando de gestión documental. Establecer los lineamientos elementales para la organización y actualización de los documentos que conforman los archivos de gestión, centrales e históricos de la Alcaldía Local de Suba. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. QUÉ ES LA GESTIÓN Norma Técnica De Calidad En La Gestión Publica NTCGP 1000:2004 ; pág. 9.

4 Por qué la necesidad de implementar la Gestión Documental en la Alcaldía a Local? El 20 de diciembre se 2006, se expide el Decreto 514 de 2006, en el cual obliga a que cada Entidad Pública ha de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. A partir de este Acto Administrativo el Archivo de Bogotá, conjuntamente con la Secretaria de Gobierno de la Alcaldía de Bogotá, han unido esfuerzos para apoyar a las administraciones locales, en la Gestión Documental. Dicha voluntad se ha materializado en el proyecto 362 Fortalecimiento a la Gobernabilidad Local, ( ) cuyo objetivo es corregir las debilidades en la administración de documentos que han sido detectadas en las administraciones locales, ( ) [1] [1] Informe sobre el Estado de la Gestión Documental en la Localidad de Suba, Archivo de Bogotá noviembre 30 de 2006, pág 3. Qué importancia tiene la Gestión n Documental? Es importante para los procesos administrativos, ya que proporciona información para las actuaciones administrativas en la Alcaldía Local de Suba. De acuerdo al manejo que se le dé a la información documental, dependerá enormemente el éxito de la administración en resolver los problemas socialmente relevantes de la comunidad.

5 Es conveniente realizar una ubicación normativa, acerca de la gestión documental y de cómo se esta llevando el proceso desde el nivel nacional hasta el subnacional, para este caso es menester enfocarse en el nivel distrital. Se tiene Cuál l es el como precedente que la Ley General de Cultura (Ley 397 de 1997), establece la importancia de la Documentación como patrimonio cultural de la Nación. Marco Legal de la Gestión De tal modo que los bienes y patrimonios culturales, en cuanto a su manejo son responsables los entes territoriales; a su vez se establece que las bibliotecas departamentales, regionales, distritales y municipales, se encuentran autorizadas para ser depositarias del patrimonio Documental? bibliográfico, hemerográfico y documental (ver Ley 397 de 1997, artcs, 8 y 12). Sin embargo tres años antes, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, expide mediante el Acuerdo 07 de 1994, el Reglamento General de Archivos. Que ante necesidad de controlar, estos patrimonios documentales, se requirió homogenizar la normatividad y demás disposiciones al respecto. En consecuencia con la Ley General de Archivos, 594 de 2000 se procedió a conformar el Sistema Nacional de Archivo, en donde entran todos los archivos de las entidades territoriales. La asistencia técnica para estos archivos estará a cargo de los Consejos Territoriales de Archivos. Estos consejos tomarán medidas administrativas, en torno a su correcto manejo y sancionar en los casos en los cuales no se apliquen las medidas concernientes a la gestión documental (ver Ley General de Archivos, 594 de 2000,

6 Posteriormente con el Acuerdo 39 de 2002, se establece una regulación al procedimiento de elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en consecuencia con el artículo 24 de la Ley General de Archivos. Para el año de 2003, el gobierno distrital adopta la estructura interna de la Secretaria de Gobierno Distrital; mediante el Decreto Distrital 331. Con base en este, se crea la Dirección del Archivo Distrital de Bogotá, la cuál establecerá las políticas y reglas en lo que se refiere a la función archivística en el Distrito, en otras palabras se consolida como un ente rector. Cuál l es el Marco Legal de la Gestión n Documental? Luego con el Decreto Presidencial, 4124 de 2004 se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. A su vez en el mismo año se expide el Decreto 173 distrital, en el que se reglamenta la conservación del patrimonio hemerográfico, bibliográfico y documental de Bogotá D.C. En el año de 2006 se crea entonces el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, como órgano asesor, mediante el Decreto 475 de Y en el Decreto 516 del mismo año, el distrito requiere que cada Entidad Pública a nivel distrital, conforme un Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivos, denominado SIGA. De acuerdo a lo anteriormente expuesto, es notable que la normatividad al respecto es recient

7 SISTEMA DE INFORMACIÓN N DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA Cuál es el Marco NACIÓN Legal de DE LA ADMINISTRACI la Gestión Documental? CONSEJO DISTRITAL DE ARCHIVOS DE BOGOTÁ SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN N DISTRITAL (SAAD) DIRECCIÓN DEL ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTÁ SECTOR CENTRAL SECTOR DESCENTRALIZADO SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS (SIGA) SECTOR LOCALIDADES SECTOREMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS PÚBLICAS O MIXTAS PERSONAS DE DERECHO PRIVADO QUE CUMPLEN

8 Facilita el Manejo Integral de los documentos PROCESOS ARCHIVÍSTICOS BLAS DE RETENCIÓN OCUMENTAL (TRD) Los procesos archivisticos se resumen en tres: Actualización de la Tabla de Retención Documental, Organización física del archivo, la aplicación de las Tablas de Retención Documental y la transferencia de los archivos. Es una herramienta de tipo archivístico que facilita en nuestras oficinas la organización de los archivos, determinar un tiempo de permanencia de los documentos en el archivo de gestión, en el archivo satélite y por último darle un destino final a nuestros documentos, en esta herramienta se registran las series, subseries y sus tipos documentales. VENTAJAS DE LA APLICACIÓN N DE Responsabilizar el manejo de documentos Racionalizar la producción documental Facilitar el control y acceso a los documentos Facilita la selección y conservación de los documentos históricos Facilita la transferencia de los documentos al arch central (TRD) Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos

9 TIPO DOCUMENTAL Tipos documentales: es la unidad mínima donde se registra información la cual hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia. ORGANIZACIÓN N FÍSICA F Consiste en separar los documentos que corresponden a las series y/o subseries que se encuentran reflejadas en las TRD de la dependencia correspondiente. DEL ARCHIVO Las que no están reflejadas se deben incluir. Es importante tener en cuenta que en el Archivo de Gestión deben quedar las SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES reflejadas en las TRD y codificadas de acuerdo al Sistema de Series y Subseries aprobadas en la Alcaldìa. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos de tipo homogéneo que hacen referencia a un mismo asunto o tema los cuales son reunidos y mantenido por las dependencias las cuales tienen como responsabilidad su custodia SUBSERIE DOCUMENTAL Es una división hecha a algunas series por razones de funcionalidad, volumen de documentos y por tener tipos documentales con contenidos diferentes a su estructura original.

10 ORGANIZACIÓN N FÍSICA F DEL En este sistema las unidades archivísticas están conformadas por una carpeta yute, tamaño carta, en donde son legajados los tipos documentales con ganchos plásticos, el cual permite adicionar documentos, con pliegues adicionales o dobleces que permiten ampliar su capacidad. Las unidades de conservación no pueden exceder de 150 folios ARCHIVO Recuerde que debe archivar todos los documentos de un mismo asunto o tema en el orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No lleve o archive folios o documentos de temas diferentes, recuerde que la correspondencia pertenece al asunto específico, no genere carpetas de solo correspondencia, ni interna ni externa. Al abrir las carpetas en su oficina tenga e cuenta el nombre y código de la seri documental que se encuentra en el Sistem de Clasificación aprobado en la Alcaldía sus TRD Recuerde que para ciertos grupos documentales debe conservar lo antecedentes y sus soportes que estén firmados y correspondan decisiones consolidadas. No guarde borradores o documentos d

11 Ejemplo: Organización Interna de un expediente Serie: ACUERDOS DE SERVICIOS Solicitud de servicio Plan de servicio requerido Tenga En Cuenta Que Debe Introducir El Gancho De Arriba Hacia Abajo, Los Documentos Deben Estar Alineados En La Parte Superior, No En El Centro, Por Lo Que Debe Tomar Como Base Una Hoja De Tamaño Oficio. Orden de servicio Plan de servicio requerido Solicitud de servicio Orden de servicio ORGANIZACIÓN N FÍSICA F

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