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1 Recomendaciones para la gestión documental en los procesos de acreditación en salud Dra. Javiera Valdés Pizarro Unidad de Asesoría Técnica Subdepto. de Gestión de Calidad en Salud Intendencia de Prestadores Encuentro de Acreditación de Laboratorios Clínicos Santiago, 7 de mayo de 2015 Una buena gestión documental permite: Llevar a cabo de manera eficiente los procesos y actividades Cumplir con la normativa legal y reglamentaria, tanto de la institución como externa Obtener información consistente para la evaluación de las actividades 1

2 Gestión Documental 1. Análisis de la situación inicial de los documentos 2. Identificación de los requisitos documentales 3. Diseño del Sistema de Gestión de los documentos 4. Elaboración de los documentos 5. Circuito de un Sistema de Gestión documental Principales atributos a considerar para diagnóstico inicial 2

3 Tipos de documentos utilizados para la estandarización y descripción de procesos y procedimientos clínicos 3

4 Tipos de documentos utilizados para la estandarización y descripción de procesos y procedimientos clínicos 4

5 GENERAL Ámbito de Acción Ámbito de acción y ejemplos de tipos de documentos clínicos GUÍA CLÍNICA Qué se recomienda según la evidencia? PROTOCOLO qué hacer? Guía de Bioseguridad para Laboratorios Clínicos. ISP Protocolo de utilización de elementos de protección personal ESPECÍFICO PROCEDIMIENTO cómo hacer? Procedimiento de postura de elementos de protección personal Requisitos Legales de los documentos: Reglamento de Laboratorios Clínicos DS N 20 de 2012 Artículo 13.- Los Laboratorios Clínicos deberán tener sistemas de información, manuales o computacionales, de solicitudes, registro y resultados de exámenes que aseguren mediante mecanismos de encriptación, firma avanzada u otros, la debida confidencialidad, trazabilidad y resguardo de los datos sensibles que comprendan: a) Fecha y hora de recepción de la muestra o de su rechazo fundado, si fuere del caso; b) Nombre del paciente, RUN, fecha de nacimiento, sexo y procedencia; c) Nombre del profesional que solicitó el análisis y/o persona que lo requirió, si fuere necesario; d) Tipo de muestra y examen solicitado; e) Resultado del examen. Los sistemas de registro antes citados deberán mantenerse a disposición de la Autoridad Sanitaria por un plazo no inferior a cinco años, a contar de la fecha de realización del examen. Artículo 16.- Los informes de los exámenes realizados deberán entregarse en documentos en que conste: a) Identificación del examen y el método de medición. b) Identificación del laboratorio que emite el informe. c) Identificación única del paciente. d) Nombre u otro identificador único del solicitante. e) Fecha y hora de la toma de muestra y la hora de recepción en el laboratorio. f) Tipo demuestra. g) Intervalos de referencia biológica. h) Identificación del profesional que ejecuta el examen y emite el informe. i) Firma del Director Técnico responsable del laboratorio. 5

6 Documentos exigibles por el actual Sistema de Acreditación en Salud Documentos relacionados con la Gestión de Calidad Documentos relacionados con la Gestión Clínica/de Procesos Documentos relacionados con la Gestión Interna de la Organización Atributos exigibles por el actual Sistema de Acreditación en Salud Documentos Institucional: aprobado por la más alta autoridad de la Organización. Vigencia de 5 años de antigüedad desde la fecha del proceso de acreditación 6

7 Diseño sistema de gestión documental: Manual de gestión y elaboración de documentos: Clasificación de los documentos Designación de responsabilidades Formatos utilizados Calendario de conservación para los distintos registros Mecanismo por el cual se harán institucionales los documentos Listado maestro Ejemplo de listado maestro de documentos requeridos para el Estándar de Acreditación de Atención Cerrada 7

8 Elaboración de documentos: Protocolo Elaboración de documentos: Protocolo 8

9 Elaboración de documentos: Protocolo Simbología más frecuente utilizada en algoritmos 9

10 Sistema de Gestión Documental (Norma ISO 15489) y sus fases 10

11 Algunas reflexiones. 11

12 En Muchas Gracias 12

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