BPO de Procesos de Gestión Documental. Consultoría y desarrollo de Soluciones TI. GRUPO EXCELTIA S.A.

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1 BPO de Procesos de Gestión Documental. Consultoría y desarrollo de Soluciones TI.

2 Quienes somos Introducción 2

3 01 Quienes somos Introducción Grupo Exceltia Grupo Exceltia es una empresa especializada en la prestación de servicios de Outsourcing, que tiene como objetivo contribuir a la mejora de productividad y los resultados de las empresas mediante la externalización y optimización de determinadas actividades, funciones y procesos (no core), la mejora del nivel de servicio así como la reducción de sus costes operativos mediante la especialización, sinergias y economías de escala. 3

4 01 Quienes somos Introducción Misión Desde sus orígenes, Grupo Exceltia se ha posicionado como un referente en el sector, a través de la búsqueda continuada de la excelencia, invirtiendo e integrando las mejores soluciones y metodologías para mejorar la productividad y competitividad de sus clientes. Nuestra misión como organización: Ser la mejor alternativa de Servicios de Outsourcing para mejorar la productividad y competitividad de las empresas 4

5 01 Quienes somos Introducción Valores Empresariales Los valores corporativos que han permitido este posicionamiento y que definen cada actuación de Grupo Exceltia, tanto interna como externamente, son los siguientes: Orientación a las personas Trabajo en equipo Excelencia en el servicio Innovación Rigor y transparencia Seguridad, Salud y Responsabilidad medioambiental 5

6 Porqué Grupo Exceltia 6

7 02 Porqué Grupo Exceltia Valores Empresariales Por qué Grupo Exceltia? ESPECIALIZACIÓN Y EXPERIENCIA Más de 15 años de experiencia en el sector de las Entidades Financieras. Servicio a todas las grandes Entidades Financieras (Grupo Santander, BBVA, Bankia, Banco Popular Español, La Caixa, etc.). Divisiones especializadas. Servicios basados en las mejores prácticas. 7

8 02 Porqué Grupo Exceltia Valores Empresariales Por qué Grupo Exceltia? CAPACIDAD Y FLEXIBILIDAD Más de profesionales a su servicio con capacidad para abordar procesos de forma parcial o completa (end to end). Capacidad para adaptarnos de forma rápida y efectiva a las necesidades de nuestros clientes. Alta capacidad tecnológica para prestar servicios bajo plataforma multicliente y multipaís. 8

9 02 Porqué Grupo Exceltia Valores Empresariales Por qué Grupo Exceltia? CALIDAD Y COMPROMISO Excelencia en el servicio. Actuamos bajo el cumplimiento del más estricto sentido de la ética profesional/empresarial. Compromiso de calidad en el servicio avalado por la confianza de nuestros clientes. 9

10 02 Porqué Grupo Exceltia Valores Empresariales Por qué Grupo Exceltia? Estándares de Calidad UNE-EN ISO 9001 UNE-EN ISO Pacto Mundial de Naciones Unidas Clasificación Empresarial Conciliación e Igualdad. 10

11 BPO de procesos de gestión documental 11

12 Qué Hacemos Consultoría y Gestión Documental - WORKFLOW Digitalización - Captura Automática - Validación. Edición Electrónica Catalogación documental Servicios de Archivo y Biblioteca. Consultoría y desarrollo de Soluciones TI Implantación y Mantenimiento de Sistemas. Diseño Web Búsqueda y Recuperación de Información Soluciones de Movilidad. Software Propietario Docufile CLOUD Sistema Gestor Documental en la NUBE BPO de procesos de gestión Docufile ENTERPRISE - Sistema Gestor Documental integrado Docufile e-sign Sistema de Firma Digitalizada. Docufile INVOC-e - Plataforma de Facturación Electrónica documental Docufile Captur-e - Sistema de captura Inteligente 12

13 03 BPO de procesos de gestión documental Servicios Servicios Gestión Documental Digitalización masiva Digitalización papel cualquier tamaño y formato. Libros, Planos, Documentación histórica, Microfilm, Fotografías etc. Digitalización Certificada. Servicios post-proceso Custodia Documental. Destrucción Confidencial. 13

14 03 BPO de procesos de gestión documental Servicios Servicios Gestión Documental Captura de Documentos Captura automática de documentos mediante motores de reconocimiento de caracteres OCR,ICR,OMR. Validación y Aprobación de los datos capturados mediante video-corrección por operadores de grabación. Validación contra base de datos existentes en cada cliente independientemente del gestor de base de datos utilizado. Diseño de flujos de captura a medida con motores virtuales personalizados por cliente aplicación. Exportación de los datos capturados al formato especificado para su posterior ingesta en el sistema del cliente. 14

15 Consultoría y desarrollo de Soluciones TI 15

16 Desarrollo Ad Hoc Aplicaciones en entorno.net, modulares y escalables - Desarrollo portales WEB - Entornos móviles Desarrollos en capas en lenguajes VB.NET, C#, JAVA. Aplicativos para entornos de escritorio y WEB, especialidad en gestión documental, tratamiento y compresión de listados, soluciones departamentales. Desarrollos específicos Diseño y programación de Bases de Datos SQL SERVER,ORACLE. Desarrollo de aplicaciones de indexación y recuperación de datos - Migraciones de bases de datos BPO de procesos de gestión Aplicaciones de gestión en entornos Windows -Linux documental Integración de nuestras aplicaciones con los Sistemas de Gestión del cliente(db2, SAP.). Desarrollo de Aplicaciones de captura e indexación automática mediante motores. Aplicaciones de control presencia y accesos - Software para gestión de RFID Activo. 16

17 Soluciones para procesos documentales 17

18 05 Soluciones para procesos documentales. Gestión documental eficiente. Plataforma de Gestión Documental Descripción de la plataforma Docufil-e es un potente sistema de gestión documental totalmente personalizable intuitivo, ágil, e integrado que permite gestionar todo el ciclo de vida documental. Docufil-e es una plataforma modular y escalable que se ajusta a las necesidades reales de sus clientes aportando las siguientes funcionalidades: 18

19 05 Soluciones para procesos documentales. Gestión documental eficiente. Plataforma de Gestión Documental Funcionalidades Clasifica documentos en papel o formato electrónico. Captura toda clase de tipologías documentales. Recupera sus de documentos rápidamente - búsquedas inteligentes. Versiona documentos. Gestiona permisos de acceso y modificación de sus documentos. Flujos de trabajo personalizados. Integración con plataformas y herramientas de gestión de procesos de negocio. Entorno colaborativo donde compartir sus documentos. 19

20 05 Soluciones para procesos documentales. Gestión documental eficiente. Plataforma de Gestión Documental Características de la Plataforma Docufil-e es una plataforma desarrollada en entorno web que cuenta con un diseño: Modular. Escalable. Multiplataforma. Docufil-e es una plataforma robusta y segura que garantiza: Confidencialidad. Integridad. 20

21 05 Soluciones para procesos documentales. Gestión documental eficiente. Plataforma de Gestión Documental Ventajas de la plataforma Aumento de productividad. Reducción de costes operativos. Optimización procesos de negocio. Rápido retorno de la inversión. Integración con herramientas de gestión de flujo de trabajo, CRM, ERP Acceso desde dispositivos móviles. Personalización del look & feel de la plataforma para cada cliente. 21

22 05 Soluciones para procesos documentales. Gestión documental eficiente. Esquema Funcional de la plataforma: 22

23 05 Soluciones para procesos documentales. Gestión documental eficiente. Versiones de la plataforma: Es la solución para entornos corporativos integrándose en la plataforma de cliente. Solución completa de expediente electrónico. Es la solución en la nube que integra los costes de infraestructura hardware, mantenimiento, y actualización con total disponibilidad de forma totalmente segura. Módulos de la plataforma: Todos los módulos disponibles se comercializan para ambas versiones de la plataforma o de forma independiente. 23

24 Sistema Inteligente de Captura 24

25 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Sistema de Captura Inteligente Principales Características Docufile Captur-e permite gestionar de documentos en papel y electrónicos estructurados y semiestructurados. Indexación de documentos automática y precisa. Auto-aprendizaje aumentando la capacidad de reconocimiento. Integración con plataformas de otros fabricantes. Rápida puesta en marcha y mantenimiento mínimo. Importante ahorro y rápido retorno de la inversión. Disponibilidad en modalidad CLOUD 25

26 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Sistema de Captura Inteligente Principales Aplicaciones Contratos. Documentos administrativos. Facturas proveedores. Ordenes de compra pedidos. Albaranes. Mailroom digital. 26

27 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Administración del Módulo El modulo de administración de Docufile Captur-e permite definir plantillas para la posterior clasificación, captura y reconocimiento de los documentos mediante: Identificación de Regiones de Interes ROI. Definición de Reglas Lógicas. Identificación Valores Candidatos. Búsqueda de Palabras Clave. Expresiones Regulares. Definición de Mascaras. Validaciones contra Bases de Datos. Lectura de Códigos de Barras. 27

28 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Procesos del Módulo Clasificación automática Clasificación de documentos físicos y electrónicos. Configuración de alertas para emisor y receptor. Distribución automática de documentos a sus departamentos correspondientes. 28

29 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Procesos del Módulo Reconocimiento Reconocimiento de grandes volúmenes de documentos evitando cuellos de botella. Reconocimiento OCR, ICR,OMR.. 29

30 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Procesos del Módulo Captura e indexación automática Captura de diversos contenidos entrantes. Definición de distintos flujos definidos para cada proceso de negocio. Extracción de datos inteligente. Validación contra ficheros maestros de cliente.. 30

31 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Procesos del Módulo Video-corrección por operador Terminados los procesos automáticos anteriormente descritos que ocurre si el sistema tiene dudas en algún índice????? Docufile Captur e Cuenta con interfaz de corrección manual vía web y dispositivo móvil para completar y validar manualmente aquellos índices que sean necesarios Que ocurre si la validación contra base de datos nos devuelve distintos valores???? Además se pueden definir módulos de excepciones para aquellos índices que necesiten de su revisión por un usuario con mayor cualificación y/o experiencia. 31

32 06 Sistema Inteligente de Captura. Modulo Docufile para Captura inteligente Procesos del Módulo Video-corrección por operador Índices para captura manual y validación específicos para cada aplicación OCR al vuelo para captura fácil de textos permitiendo copiar y pegar. Búsqueda de datos en ficheros maestros para índices repetitivos. Visualización en entorno Web y dispositivos móviles. 32

33 Soluciones para gestión de facturas 33

34 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Digitalización Certificada Principales Características La digitalización certificada permite suprimir copia en papel de facturas recibidas de proveedores. La digitalización debe ajustarse a los requerimientos AEAT para que el fichero electrónico tenga validez legal. Contamos con Software homologado por AEAT para la digitalización certificada, captura automática de facturas y repositorio web de consulta 34

35 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Captura de Facturas en la nube Principales Características Captura automática de datos de facturas de proveedores en entorno web. Permite corregir, validar y aprobar desde cualquier ubicación y dispositivo con acceso seguro desde internet. IntegraciónconsistemaERPclientey flujode aprobación propio. 35

36 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Gestión facturas de proveedores Ventajas de la solución Incrementar la transparencia del proceso. Disminuir el tiempo de gestión. Eliminación de trabajos y tiempo de transporte, fotocopias, archivo, etc. Disminución de costes de procesado. Ahorro de dinero por pagos duplicados o erróneos. Descuentos por pronto pago.cierre a tiempo. Contabilización automática para facturas con pedido. Incrementar la transparencia del proceso. 36

37 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Gestión facturas de proveedores Ventajas de la solución Ahorros en los costes de proceso del 40%. Promedio de intervención manual por factura e <= 1 min Total reconocimiento automático de algunas facturas (25-60%) Reconocimiento de campos > 80% Casado automático contra pedidos Contabilización automática de algunas facturas MM (con pedido) Contabilidad se concentra en sus cometidos 37

38 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Digitalización y captura certificada facturas de proveedores 38

39 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Gestión de facturas en la nube 39

40 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Plataforma de emisión de facturas Características Nuestra plataforma de Facturación electrónica esta basada en la experiencia de más de 25 años en el desarrollo propio de nuestro sistema de Gestión documental DOCUFILE. Docufile invoic-e es una plataforma centralizada integrada con su sistema SAP permitiendo: Generar todas sus facturas en formato electrónico (EDIFACT INVOIC D93A y Factura-E versión 3.2). Automatizar todos los procesos de envío de sus facturas. Garantizar la emisión y entrega de sus facturas, y la trazabilidad de las mismas. 40

41 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Plataforma de emisión de facturas ventajas Externalización de los recursos tecnológicos (software, hardware). Personalización de la plataforma para cada cliente Conectividad B2B con todos sus clientes. Reducción de costes y rápido retorno de su inversión. Integración y automatización de procesos con su sistema de gestión interna (ERP). Docufile invoic-e permite la gestión de su plataforma de comunicaciones B2B para la emisión de facturas a clientes administrando de los recursos tecnológicos para la prestación del servicio. Servidores, bases de datos, copias de seguridad, comunicaciones, mantenimiento, actualizaciones están incluidos 41

42 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Plataforma de emisión de facturas Modulos CLIENTES CON PLATAFORMA DE RECEPCIÓN (EDI). Docufile invoic-e se encuentra integrada con la solución de EDICOM para poder enganchar facturas con clientes que poseen plataformas EDI (Gran distribución, sanidad, logística, etc. Alcance internacional.) Este módulo EDI consta de un interface común, basado en XML que recoge los datos de factura de los principales concentradores EDI. (El Corte Inglés, Alcampo, Carrefour, Mercadona, DIA, Fnac, Media Markt, etc.). 42

43 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Plataforma de emisión de facturas Modulos CLIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (NET HUB). Este módulo NET HUB permite la conectividad a través del "hub" de administraciones públicas. Este HUB conecta con todas las administraciones públicas que hasta la fecha tienen métodos de entrada automatizadas de facturas. Conforme se van sumando administraciones con distintos tipos de conectividad el HUB lo va incorporando a sus funcionalidades y protocolos. 43

44 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Plataforma de emisión de facturas Modulos CLIENTES SIN PLATAFORMA DE RECEPCIÓN (PORTAL WEB). Este módulo que integra a todos clientes que no disponen de soluciones de recepción de facturas EDI. Se trata de una plataforma CLOUD muy intuitiva para sus clientes sin solución EDI donde pueden recibir sus facturas electrónicas. 44

45 07 Soluciones para gestión de facturas. Ahorre costes en el procesado de sus facturas Arquitectura Plataforma de emisión de facturas e 45

46 Plataforma para firma de documentos electrónicos 46

47 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Características de la Plataforma Plataforma completa y modular de firma electrónica de documentos electrónicos mediante certificados digitales y sistemas biométricos. Firma de múltiples tipos de documentos PDF, XML, binarios, Office Generación de formatos avanzados de firma CAdES, XAdES, PAdES. Fácilmente integrable de mediante servicios web en las aplicaciones de negocio. Firma en dispositivos móviles Smartphones y Tablets Compatible con de sellado de tiempo (time stamping). 47

48 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Características de la Plataforma Aumento la seguridad de los sistemas de información. Reducción de costes operativos. Servidor de alto rendimiento. Aumento de la productividad y la eficiencia en los procesos de negocio. Oficina sin papeles, aumenta la satisfacción de los clientes y reduce los costes asociados a la impresión, gestión y archivado del papel. Evita el desplazamiento de documentos y personas. Permite generar firmas válidas a largo plazo. Firma de documentos en un navegador web mediante cliente ligero. Firma de documentos en dispositivos móviles. 48

49 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Seguridad de la Plataforma Soporte para SSL. Seguridad en servicios WEB. Protocolo de comiunicación: WS-Security. Certificados Digitales: X.509. Almacén de Claves: JKS, GnuPG. Cifrado y firma de transmisión por red. Encriptación de datos en baso de datos Algoritmos de cifrado y firma: RSA,AES,3DES,MD5,SHA1 49

50 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Firma biométrica de documentos con validez legal Sistema basado en la firma manuscrita de una persona realizada sobre un dispositivo de captura con pantalla táctil. El dispositivo de captura registra parámetros como la velocidad y presión durante la firma y genera un patrón caligráfico de la firma. Principales ventajas: Método ampliamente aceptado socialmente. Total validez legal - Garantía de integridad, Autoría y no repudio del documento. 50

51 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Firma Biométrica mediante huella dactilar La captura de huella dactilar es un sistema de identificación y verificación mediante el cual podemos firmar documentos electrónicos con plena validez legal. La firma de documentos mediante la captura de huella dactilar inhabilita la suplantación de identidad de los firmantes. Los documentos electrónicos pueden ser firmados y certificados con validez legal, de manera rápida, segura y confidencial, lo que se traduce en procesos más seguros, ágiles y un ahorro de costes en papel, trámites y almacenaje físico.. 51

52 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Firma Biométrica mediante huella dactilar Docufile e-sign es totalmente compatible con los principales fabricantes de dispositivos de captura huella del mercado e incorpora los últimos motores para la identificación y verificación: Servidor escalable para implementaciones grandes, multi-hilo y multiprocesador. Nocerradoaunsólotipodedispositivosy/ounsólo modo biométrico. Independiente de los fabricantes de dispositivos biométricos y algoritmos.. 52

53 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Arquitectura Plataforma Firma documentos electrónicos e 53

54 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Firma biométrica de documentos en 3 sencillos pasos e 54

55 08 Firma de documentos electrónicos. Tecnologías biométricas para procesos de firma. Verificación de Firma biométrica de documentos en 3 sencillos pasos e 55

56 Confían en nuestras soluciones e 56

57 Confían en nuestras soluciones e 57

58 . 58

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