Catálogo de documentos: Colección de todos los documentos que se generan en cada procedimiento de la SDIS

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1 Página: 1 de 6 1. Objetivo del instructivo: Implementar los estándares para la gestión y archivo de los documentos producidos por los procesos, procedimientos y protocolos en la de Integración social y monitorear su aplicación. 2. Glosario: Catálogo de documentos: Colección de todos los documentos que se generan en cada procedimiento de la SDIS Tabla de retención documental: Listado de documentos específicos para cada proceso y procedimiento de la SDIS, asociado a cada actividad Líder del proceso: Persona encargada de cierto proceso administrativo, misional, directivo o de control de la Distrital de Estándar de Gestión Documental: Lineamientos específicos SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos Catálogo de Documentos (cuadro de composición documental): herramienta de trabajo archivística en la que se describe, caracteriza y codifican todos los formatos de los documentos producidos y requeridos durante la operación de la entidad. Cuadro de Clasificación: herramienta archivística en la cual se presentan agrupados en series y subseries los documentos producidos por una entidad. Representa desde el punto de vista documental los procesos y procedimientos que desarrollan los diferentes órganos o dependencias.

2 Página: 2 de 6 Valores primarios: son los valores administrativos, jurídicos, financieros, entre otros, que tiene un documento. Estos valores en muchas ocasiones están definidos por la normatividad que regula la función, el cargo o el documento mismo. Se relaciona con la figura de la prescripción. Dependencias productoras: se refiere a las unidades administrativas responsables de las funciones, procesos y procedimientos, tramites y actividades, origen de los documentos de archivo. Documentos de archivo: son el registro y testimonio material del ejercicio de las funciones, por instituciones o personas naturales, jurídicas, públicas o privadas. Información: En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno Origen de los documentos de archivo: el documento de archivo tiene su origen en la acción administrativa. Acción administrativa y documento son un binomio indisoluble: la acción no existe, a menos que se la registre con las características formales, tipo de soporte y técnica que garantice la validez y duración requeridas. Y el documento no existe o no tiene validez al menos que se lo produzca a raíz de una acción administrativa válida. Manual para la gestión documental: documento mediante el cual se hacen las indicaciones precisas sobre cuáles son las reglas para la administración de los documentos, y cuáles las maneras de implementarlas. Producción de documentos: hace referencia a los documentos que nacen a partir del ejercicio administrativo de una entidad o dependencia, tanto porque los elaboran, como porque los reciben en razón de sus competencias, funciones, procesos y procedimientos. Valores secundarios: se refiere a los valores informativos o estéticos que, eventualmente, adquieren ciertos documentos, una vez han perdido su valor primario y que los convierte en patrimonio documental y en fuentes para la investigación y el conocimiento. Subsistema interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA: conjunto de reglas, recursos y tecnología cuyo objetivo es garantizar la administración homogénea del recurso de información representada en los documentos.

3 Página: 3 de 6 3. Condiciones Generales Los insumos básicos para la implementación son el cuadro de clasificación, la tabla de retención, el catálogo de documentos, el Manual para la gestión normalizada de documentos, las Reglas generales de gestión documental, y los protocolos. El primer monitoreo debe hacerse un mes después de la capacitación. En caso de encontrar incumplimientos se repite el monitoreo al mes siguiente. De lo contrario los monitoreos se deben hacer semestralmente o ligados a las auditorias internas. Para la realización de las capacitaciones del plan de implementación el grupo encargado, de contar con un Modulo de Capacitación. Deben tenerse como referencia jurídica del instructivo los siguientes documentos: Decreto 514 de 2006 por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. Decreto 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP Numeral 4.2. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Directivas que adoptan los estándares para la gestión de los documentos producidos por los procesos misionales de la. 4. Ubicación del instructivo en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos: Gestión Documental Estándares de Gestión Documental IMPLEMENTAR Y MONITOREAR POLITICAS Y REGLAS DE GESTION DOCUMENTAL Documentos administrados, conservados y puestos al servicio de manera tecnica y normalizada. Procesos de la Secretaria Distrital de Integración social

4 Página: 4 de 6 5. Diagrama de flujo de las actividades del instructivo

5 Página: 5 de 6

6 Página: 6 de 6 6. Posible producto o servicio no conforme 6 No PRODUCTO/ SERVICIO Estándar de gestión documental monitoreado CRITERIO DE ACEPTACIÓN Coherencia: La aplicación del estándar de Gestión documental debe ser coherente con la definición de este estándar RESPONSABLE Subdirección Administrativa Financiera y POSIBLE NO CONFORMIDAD La aplicación del estándar no corresponda con lo definido en el estándar. TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD Ajustar lo realizado con lo establecido en el estándar RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Subdirección Administrativa y Financiera VERIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO Revisar la implementación del estándar REGISTRO Y /O DOCUMENTO Informe de monitoreo ELABORO REVISO APROBÓ NOMBRE Deyanira Perdomo Cuéllar- Gloria Rendón Javier Medina Javier Medina CARGO Consultora Rediseño de procesos de Dirección de Gestión Corporativa (contrato 2311/09) Consultora para la Gestión Documental Subdirector Administrativo y Financiero Director de Gestión Corporativa (E )

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