INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE GESTION PERIODO REPORTADO: PRIMER SEMESTRE DE 2012

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1 INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE GESTION PERIODO REPORTADO: PRIMER SEMESTRE DE 2012 FECHA: lunes, 30 de julio de 2012 Pág. 1 Página: 1 de 7

2 INFORME DE GESTION 2012 Una vez revisadas las metas propuestas en el Plan anual de gestión y de acuerdo a los objetivos planteados por el grupo de Gestión Documental y con los contratos suscritos en la vigencia 2011 y 2012, a continuación se muestra el desarrollo de cada una de las actividades formuladas, Actividad 01: Actualización de la historia institucional y asesoría en valoración secundaria : El proceso de actualización de la Historia Institucional se logro a través del contrato 564 de 2011, el cual ya culminó y su resultado se encuentra a disposición en dos tomos en el grupo de Gestión Documental. Actividad 02: Actualización parcial de las Tablas de Valoración Documental TVD. Actualización de las tablas de Retención Documenta TRD de la. A través del contrato de prestación de Servicios , el Grupo de Gestión Documental ha consolidado acciones para la administración de información, organización de Archivos, centros de documentación, presentación de proyectos, manejo de indicadores de gestión. Actualización parcial de las tablas de valoración documental y actualización de las tablas de retención documental de la Superintendencia de Notariado y Registro. Elaboración y socialización del acto Administrativo Circular No. 497 de 2012, enfocado a la Organización y disposición final de los documentos de la Serie Documental Registro de Matricula Inmobiliaria escaneados con aplicativos Iris, Folio, (Anita) o sir, y manual. Se elaboró, socializó y aprobó mediante la resolución No de 21 de Junio de 2012 para la eliminación de documentos de apoyo facilitativos. Actividad 03: Convocar a 4 (cuatro) reuniones de Comité de Administración de documentos para fijar políticas, directrices, procesos y procedimientos de Gestión Documental en la Superintendencia de Notariado y Registro SNR. Se programo con la Secretaria General realizar durante la presente vigencia cuatro reuniones de las cuales a la fecha ya se realizaron (2), Actividad 04: Elaboración de los Estudios Previos para "Adquisición de una bodega para depósitos de archivos del fondo documental de la SNR" Se agoto la etapa de estudio de mercado, se sometió para aprobación en la reunión de comité de contratación y esta en etapa de estudios previos para contratar el avalúo comercial. Actividad 05: Apoyar las actividades del Sistema de Gestión Documental SGD, por medio de la estructuración del procedimiento para la organización de documentos como respaldo a la ejecución del contrato 561/2011 para la digitalización de los archivos históricos misionales en 10 (diez) ORIP, como medio de conservación magnética. Pág. 2 Página: 2 de 7

3 Mediante la circular 497 del 18 de julio de 2012, se socializó el procedimiento para la organización de documento como respaldo a la ejecución del contrato 561, información que se encuentra publicada en la pagina Web. Actividad 06: Brindar capacitación para el cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y aplicación de la normatividad para la organización de archivos en 35 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos ORIP. En el proceso de implementación de IRIS-DOCUMENTAL, el cual se está ejecutando a través del contrato 712 de 2011, para el mes de junio se capacitó 14 oficinas de registro. Actividad 07: Apoyar la organización de archivos en 10 dependencias del Nivel Central y 3 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos certificadas en calidad. Para el primer semestre, se ha prestado apoyo en la organización de archivos a tres dependencias del nivel central y dos oficinas de registro de Instrumentos públicos. ACTIVIDADES REALIZADAS A TRAVÉS DE LOS CONTRATOS Almacenamiento, custodia, inventario, organización, conservación del fondo documental. Contrato Interadministrativo Custodia SNR suscrito con ARCHIVO GENERAL DE LA NACION A.G.N. con el Archivo General de La Nación AGN, los servicios de almacenamiento, custodia, inventario, organización, conservación del fondo documental de la SNR Nivel Central, y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Centro, Zona Norte, Zona Sur y Facatativá, Cundinamarca, y se capacitación 60 funcionarios para los funcionarios establecidos por la SNR. Contratación de personal: En este mes se ha presentado un aspecto coyuntural dada la finalización y suscripción de los diferentes contratos derivados de esta actividad. Equipo de Apoyo al Programa de Gestión Documental PGD Se han enfocado las actividades del Equipo de trabajo constituido por 19 personas de las cuales se hallan en ejecución por nuevos contrato ocho (8) contratistas para este proceso. Servicios profesionales en Archivística y Bibliotecología Prestación de Servicios Grupo de Gestión Documental GGD Asesora CLARA ISABEL SÁNCHEZ ALDANA. Por medio de los servicios profesionales en Archivística y Bibliotecología se han consolidado acciones para la administración de información, organización de Archivos, centros de documentación, presentación de proyectos, manejo de indicadores de gestión Elaboración y socialización del acto Administrativo Circular No 497 de 2012 enfocado a la depuración de los diferentes archivos del nivel central y las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Pág. 3 Página: 3 de 7

4 Digitalización de Documentos Históricos. Actividad que se está desarrollando a través del contrato 561 de 2011, bajo la supervisión conjunta de la oficina de informática y el grupo de gestión documental, el cual ya se agotó la etapa de alistamiento y en estos momentos se encuentra en proceso de digitalización. Visitas de Gestión Documental ORIP. Contrato 712 de Como acciones encaminadas al seguimiento y adecuada aplicación del Programa de Gestión Documental se ha comisionado funcionarios idóneos para la difusión de la normatividad archivística en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de ARMENIA, CALARCA, EL CARMEN DE BOLIVAR, IBAGUE, MANIZALES, PEREIRA, PLATO, PUERTO LOPEZ, SANTA MARTA, SINCELEJO, TUNJA, VALLEDUPAR, VILLAVICENCIO y YARUMAL Jornadas de Actualización en Gestión Documental. Se realizó en las instalaciones del Archivo General de la Nación AGN en el marco del Contrato Interadministrativo 649 de 2011 una jornada de actualización en normatividad archivística y talleres prácticos como acciones de capacitación archivística impartido a Cincuenta (50) funcionarios de las Oficinas de Registro incluidas en la cobertura del contrato (Bogotá Sur, Norte Centro y Facatativa Cundinamarca) y el nivel Central. Tercerización de Servicio. A través del contrato 201 de 2012, con la empresa 4-72, se tercerizo el servicio in House para la Unidad de Correspondencia de la en cumplimiento de el acuerdo 060 de 2002 del Archivo General de la Nación. Logros: Organización preparación y traslado de fondos documentales de archivos dispersos en las diferentes dependencias del nivel central obteniendo una significativa liberación de espacios en las áreas de donde se han realizado traslados de documentos. Apoyo en tres dependencias del nivel central (Grupo de reconocimiento de pensiones y cartera de vivienda, Grupo Central de Cuentas y Grupo de Contratación Administrativa) y en 2 oficinas de Registro de instrumentos públicos (Bogota Zona Centro y Norte) a fin de promover el cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 y la aplicación de los procedimientos normativos y técnicos contenidos en el Programa de Gestión Documental PGD y las Tablas de Retención Documental TRD en archivos de Gestión (Adoptada por la SNR según Resolución SNR ). Con el desarrollo del contrato 201 (implementación IN HOUSE), se disminuyeron los tiempos de entrega de correspondencia en las diferentes áreas de la SNR. Se normalizo y disminuyo el margen de error en el direccionamiento y entrega de la correspondencia. El funcionamiento del área de recepción de documentos tiene proceso inmediato y se entrega con stiker de radicado al usuario, se entrega copia de la correspondencia enviada externa. Atención personalizada con la documentación enviada y recibida. Se esta Pág. 4 Página: 4 de 7

5 generando enrutamiento de las comunicaciones a través del servicio del motorizado urbano, dando mayor efectividad en la entrega. Co los contratistas que hacen parte del grupo de apoyo se culminó la II fase para la organización de los archivos. Con los contratistas que hacen parte del grupo de apoyo se culminó la II fase para la organización de los archivos Con los contratistas que hacen parte del grupo de apoyo se culminó la II fase para la organización de los archivos REGISTRO FOTOGRAFICO Se realizaron los traslados respectivos desde la ORIP Bogotá Zona Sur de los documentos misionales. Se obtuvo el acompañamiento y colaboración de la Empresa 4/72 SERVIPOSTALES en los procesos de traslado. Pág. 5 Página: 5 de 7

6 Fotografía 11 Fotografía 12 Se ha realizado ajuste, actualización y difusión de los procedimientos para las actividades de organización de archivo en las 14 ORIP que ingresan al SGD por medio del Contrato 712 de 2011 en etapa de ejecución Las actividades desarrolladas en el proyecto integran los funcionarios y contratistas en las acciones de organización de archivos conforme a la normatividad y metodología propuesta por el Archivo General de la Nación. GRUPO DE TRABAJO 4-72 Pág. 6 Página: 6 de 7

7 Cordialmente, GERMÁN FORERO ORTÍZ Coordinador Grupo Gestión Documental Pág. 7 Página: 7 de 7

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