ISO sobre Gestión Documental y la norma técnica peruana

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1 Sistemas Administrativos C Sistema Nacional de Archivos ISO sobre Gestión Documental y la norma técnica peruana Aída Luz Mendoza Navarro (*) ÍNDICE Análisis I. Introducción. II. Qué es iso 15489? III. NTP ISO :2004 y NTP ISO-TR :2005, INDECOPI. IV. Conclusión. Bitácora informativa I. Cuadro explicativo de normas ISO. Resumen Ejecutivo ISO es la normatividad norteamericana sobre certificación de sistemas de gestión de documentos. En el Perú, el INDECOPI ha efectuado una adaptación de dicha norma de certificación a través de las siguientes normativas: 1) NTP-ISP (2004) y 2) NTP (2005); no obstante, la autora precisa algunas correcciones a estas normas expedidas por el INDECOPI, para que tengan coherencia con el texto original en idioma inglés. Es importante mencionar que la norma ISO se basa en la norma ISO 9001 y en principio se encuentra diseñada para los documentos de los archivos administrativos; por lo que esta norma se dirige tanto a los archiveros públicos como privados en la mejora de gestión de sus documentos. Al respecto, el presente artículo señala que una gestión de documentos comprende el área de gestión responsable del control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos información, prueba de actividades y operaciones de la organización. (*) Abogada por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Egresada de la Maestría en Gestión de Políticas y del Doctorado de la Universidad Nacional Federico Villareal. Consultora Internacional. Miembro del CLAID team, equipo para la difusión del Proyecto INTERPARES- International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems para el Caribe y América Latina (University of British Columbia, Vancouver-Canadá). Autora de libros y artículos publicados en ediciones especializadas nacionales y extranjeras. I. INTRODUCCIÓN La normalización de una serie de actividades ha llevado a ISO a formular diversos estándares y los archivos no están ausentes en ellos, porque existen varias normas que tienen vinculación con los documentos de archivo en soporte de papel o electrónico. ISO y 2 como norma orientada a la creación de sistemas de gestión de documentos en las organizaciones viene a soportar igualmente un sistema de gestión de calidad basado en ISO 9001, según sostiene Núñez Fernández, ISO está dirigida a orientar un sistema de gestión de documentos en cualquier organización que decida implantar o tenga implantada la norma ISO 9001 (1). Sea como fuere y si su aplicación depende de ISO 9001, lo cierto es que desde la aparición de ISO son innumerables los eventos archivísticos que en todo el mundo se han realizado sobre la norma en referencia y de la misma manera se han escrito múltiples trabajos a partir de diferentes puntos de vista abordados por los archiveros de todo el mundo. C1

2 C Sistemas Administrativos II. QUÉ ES ISO 15489? ISO en sus versiones 1 y 2 es una norma que tiene sus antecedentes en la norma australiana AS 4390 sobre gestión de documentos. ISO desarrolla el tema, indistintamente para documentos en soporte de papel o digital, siendo de aplicación internacional muchos países han analizado la norma e inclusive España trabajó la traducción al español, en tanto en el Perú se hizo la adaptación resultando NTP-ISP (2004) y NTP (2005) INDECOPI. La mayoría de especialistas coinciden en que la gestión de documentos comprende desde el diseño y creación de los documentos de archivo hasta su destino final, sea para su eliminación cuando el documento deja de ser útil a la administración o pasa a la fase de conservación permanente por ser valioso para la investigación, de acuerdo con su ciclo vital. A decir de Eduardo Núñez Fernández se trata de un gran conjunto de procesos y operaciones donde participan el personal encargado de realizar las actividades de la organización son los productores de los documentos como el personal del servicio de archivo encargado del diseño, planificación, supervisión y gestión del sistema de gestión de documentos. (2) Esta última referencia a la labor que vienen realizando los archiveros a nivel internacional donde su participación es cada vez más notoria y necesaria, tanto para la puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de documentos de archivo en soporte tradicional papel o electrónico, ha permitido desarrollar diversas investigaciones sobre el tema, con variados resultados. En cada una de las investigaciones emprendidas siempre ISO ha sido de consulta obligatoria. Habiendo sido trabajada la norma en idioma inglés, en la comunidad archivística de habla española surgió la necesidad de traducir la norma y a la vez asumir los conceptos dentro de lo que la teoría y práctica nuestra aconseja. La terminología archivística es, sin duda, un tema que puede ocasionar polémica e imposibilidad de consensos absolutos, sin embargo las aproximaciones o entendimiento conceptual que se pueda lograr nos indica la necesidad de abordarla desde la temática archivística de los últimos años, podemos decir que algo se ha avanzado. ISO viene a ser un instrumento valioso para los archiveros y para las organizaciones públicas o privadas al momento de implementar un sistema de gestión de documentos de archivo. (...) desde la aparición de ISO son innumerables los eventos archivísticos que en todo el mundo se han realizado sobre la norma en referencia y de la misma manera se han escrito múltiples trabajos a partir de diferentes puntos de vista abordados por los archiveros de todo el mundo. III. NTP ISO :2004 y NTP ISO-TR :2005, INDECOPI En el resumen de presentación de la primera norma se señala: Provee orientación en gestión de registros a organizaciones públicas o privadas, para clientes internos y externos. Todos los elementos descritos en esta NTP se recomiendan para garantizar que los registros adecuados sean creados, capturados y gestionados. En la segunda norma se dice: Esta Norma Técnica Peruana es una guía de implementación para la NTP-ISO que puede ser utilizada por profesionales en gestión de registros y por los encargados de gestionar los registros en sus organizaciones. Proporciona una metodología que facilita la implementación de la NTP-ISO en todas las organizaciones que tienen necesidad de gestionar sus registros. Da una visión general de los procesos y de los factores a considerar en las organizaciones que desean cumplir con la NTP ISO (3). El esfuerzo desarrollado por el Instituto de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) para la adaptación de la norma, es un trabajo que debemos destacar porque pocos países han asumido ese reto. INDECOPI en el año 2004 publica la primera parte de la norma en su versión adaptada para la realidad peruana y en el 2005 va la segunda parte. Ambos documentos, si bien, pretenden objetivos de estandarización en el tratamiento de los documentos adolecen de algunas imprecisiones, desde nuestro particular punto de vista, que sería necesario revisar para lograr coherencia con el contexto internacional archivístico de los últimos años que asumieron ISO como orientación para la implementación de los sistemas de gestión de documentos de archivo en organizaciones públicas y privadas. 3.1 Traducción española de ISO Si bien la traducción española (4) en su momento fue cuestionada por las fallas al momento de abordar los conceptos como el de archivo, documento de ar- C2

3 Sistemas Administrativos C chivo y otros, sin embargo es un referente para aproximarnos a la aplicación de ISO en nuestra realidad archivística. Si partimos de la práctica archivística anglosajona cuando se menciona record management se refiere a los documentos de archivos administrativos y record archives cuando se trata de los documentos de archivos históricos, precisado esto, entendemos que ISO no es aplicable a los documentos de archivos históricos aunque algunos especialistas señalan que no se descarta su aplicación no siendo determinante su exclusión en los archivos de la última etapa del ciclo vital de los documentos, pero en esencia ISO está diseñada para los documentos de los archivos administrativos. (...) que ISO no es aplicable a los documentos de archivos históricos aunque algunos especialistas señalan que no se descarta su aplicación no siendo determinante su exclusión en los archivos de la última etapa del ciclo vital de los documentos, pero en esencia ISO está diseñada para los documentos de los archivos administrativos. Al desarrollar el objeto y campo de aplicación la traducción española señala: En algunos países, la gestión de documentos no se distingue de la gestión de archivos históricos (archives management). La gestión de archivos históricos no se contempla en esta parte de la Norma ISO 15489, y respecto de su aplicación indica su utilidad como sigue: Gestión de documentos en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo. Proporciona la asignación de las responsabilidades de la organización respeto de los procedimientos, intereses y procesos relacionados con estos documentos. Como apoyo a sus sistema de calidad. No incluye la gestión de documentos históricos. Como podemos apreciar los documentos de archivos históricos quedan fuera de la norma. La definición de Gestión de documentos (records management) comprende al área de gestión responsable del control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, la forma de los documentos, la información y prueba de actividades y operaciones de la organización. En cuanto al modelo de Clasificación de las actividades de la organización, se menciona: Un sistema de clasificación basado en las funciones de la organización puede proporcionar un marco sistemático para la gestión de documentos, luego viene un modelo: 1. Gestión de recursos humanos 1.1. Determinación de prestaciones 1.2. Establecimiento de las condiciones laborales Nombramientos Período de formación Cuidado de los hijos Acuerdos sobre flexibilidad laboral 1.3. Permisos Regularización Indemnizaciones 1.4. Contratación de empleados 1.5. Retribuciones Deducciones Horas extraordinarias Como podemos apreciar en el ejemplo se trata de las series documentales identificadas durante el proceso técnico archivístico de organización de documentos. En cuanto a la traducción del término registro el trabajo español indica: Registro: En aquellos sistemas en los que se usa el registro, el objetivo del mismo consiste en dejar constancia de la creación o incorporación de un documento en un sistema de gestión de documentos. Por tanto se refiere a la señalización de la existencia del documento de archivo, mas no al documento mismo como más adelante veremos cuando analicemos la NTP. Luego se precisa: El registro es una manera de formalizar la incorporación de un documento en un sistema de gestión de documentos. Breve descripción sobre el documento registrado. Hasta aquí nos queda claro que una cosa es la acción de registrar y otra muy distinta es el documento de archivo como tal que viene a ser la materia que aborda ISO A mayor abundamiento José Ramón Cruz Mundet comenta que gestión de documentos (record management) es la traducción literal del término inglés norteamericano, que se refiere a documentos administrativos pues es tal la calidad a la que se refiere el record en algunas de sus acepciones. También se emplea para referirse a los históricos, donde se simultanea con la voz archive equivalente también a archivo. (5) Luego manifiesta que el término record en su acepción genérica puede traducirse como registro, textualmente dice: así se habla de registro fílmico, sonoro, informático, etc. Sin embargo sería imprecisa, habiendo otra que lo define como documento de gestión o administrativo (6) Siguiendo el análisis Lamentamos que en su momento el Archivo General de la Nación, que tiene la voz oficial en la política archivística peruana no haya realizado las observaciones pertinentes para clarificar la norma y hacerla más entendible dentro del ámbito de la comunidad archivística peruana. C3

4 C Sistemas Administrativos terminológico de Cruz Mundet convenimos en diferenciar, para el habla española, el término registro como queda establecido, del de gestión de documentos, siendo este último más apropiado a los fines de ISO Algunas precisiones a la Norma Técnica Peruana (NTP) La NTP según reza su presentación mantuvo un espacio de discusión pública (2004 y 2005 en fechas precisas), luego fue oficializada. Lamentamos que en su momento el Archivo General de la Nación, que tiene la voz oficial en la política archivística peruana no haya realizado las observaciones pertinentes para clarificar la norma y hacerla más entendible dentro del ámbito de la comunidad archivística peruana. De todos modos constituye un avance peruano en la normalización de la gestión documental de las organizaciones públicas y privadas, siempre que se entienda como lo venimos precisando desde el primer momento como gestión de documentos de archivo. La adaptación de la NTP-ISP (2004) INDECOPI fue trabajada a través de la Comisión de Reglamento Técnicos Comerciales NTP, participando entre otros: consultores, representantes de la Universidad de Lima y UNMSM, Colegio de Ingenieros, etc. En cuanto al objeto y campo de aplicación se indica que constituye una: Orientación para la gestión de registros y destaca que en algunos países la gestión de registros también se aplica a la gestión de archivos. (La gestión de archivos no está contemplada en esta parte) La traducción literal y sin conocimientos de Archivística, llevó a una adaptación alejada de la teoría y práctica archivística a diferencia del trato que a ISO se ha otorgado en otros países. Como señalamos líneas arriba no se trata de registros cuya traducción en su acepción genérica no se condice con el motivo de la norma, sino de gestión de documentos, entendiéndose los documentos que se encuentran en los archivos administrativos. Aun más la adaptación señala: Para garantizar que los registros adecuados sean creados, capturados y gestionados [Solo registros] luego prosigue: No incluye la gestión de archivos de registros, dentro de las instituciones de archivo. Con lo cual podemos entender que en el Perú no existen archivos administrativos sino registros administrativos lo que resulta incongruente con toda tradición, normas técnicas e inclusive legislación especializada en archivos, aunque una norma técnica no constituye un precepto jurídico (7), para su entendimiento, necesariamente, debemos concordarla con la teoría y práctica archivística de nuestro país y de otras realidades. De otro lado, la adaptación define las siguientes acepciones: Registro: Información creada, recibida y mantenida como evidencia e información de una organización o persona, en la ejecución de obligaciones legales o en la transacción del negocio. [Para la realidad peruana esto es documento de archivo, no registro propiamente]. Gestión de registros: Área de gestión, responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recibo, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluyendo los procesos para capturar y mantener evidencia de información sobre actividades y transacciones del negocio, en forma de registros. Sistema de registros: Sistema de información que captura, gestiona y provee el acceso a registros a través del tiempo. Los registros permiten, [entre otros]: documentar la formulación de políticas y la toma de decisiones. Proveer continuidad en caso de desastre. Proteger los intereses de la organización, los derechos de los empleados, clientes El término registro en su traducción literal no encaja en el motivo de ISO bajo ningún punto de vista, entendemos que se trata de documento de archivo. Como el término registro se repite en toda la norma, la gestión documental queda fuera de la Archivística, en tanto lo que sigue, como las políticas y responsabilidades se dirige a establecer, documentar, mantener y definir políticas, procedimientos y prácticas para la gestión de registros. En la misma línea las responsabilidades se señalan como sigue: a) Los profesionales de la gestión de registros son responsables de todos C4

5 Sistemas Administrativos C los aspectos de la misma, incluyendo: diseño, implementación, mantenimiento de sistemas de registros y sus operaciones. Al respecto, tendríamos que entender que en el Perú no tenemos archiveros (8), mas no conocemos de alguna formación como gestores de registros b) Los administradores del sistema son responsables de asegurar que toda la documentación sea fidedigna, disponible y legible para cuando la requiera el personal. Las actividades de archivo pueden estar involucradas en el proceso de planificación e implementación de las políticas y procedimientos de gestión de registros. En este literal nos preguntamos cuáles son las actividades de archivo que pueden estar involucradas en el proceso de planificación y demás a tenor de la NTP? dónde empieza la gestión de registros y dónde la de archivos? Luego se establece los requisitos de los registros: Las organizaciones deberían mantener registros auténticos, confiables y útiles, y proteger la integridad de tales registros por el tiempo que estos se requieran. Notamos que se refiere en esencia a los documentos de los archivos que se producen en el día a día como resultado de las funciones de las organizaciones públicas o privadas, entonces, estamos hablando de documentos de archivo como se desprende del contenido original de ISO y 2, y así lo han entendido en todos los países que han asumido la norma técnica. NTP INDECOPI (2005) Lima- Perú sigue la misma línea de la primera norma y está referida, de acuerdo con la versión original, a: Políticas y responsabilidades; Estrategias, diseños e implementación; Procesos de registro y controles; Seguimiento y auditoria; y Formación. De la misma manera, la adaptación fue sometida a discusión pública, siendo oficializada luego como NTP. Participaron, entre otros, en su elaboración: Quality Assurance Services S.A, CER- PER, UNMSM; auditores y consultores, etc. Debemos anotar que ambas normas son facultativas. En el objeto y campo de aplicación se vuelve a indicar: Puede ser utilizada por profesionales en gestión de registros y por los encargados de gestionar los registros en sus organizaciones. Insistimos en que los profesionales a los que se refiere la adaptación, en el Perú y en otros países, son los archiveros, no los gestores de registros sistema anglosajón de archivos administrativos, que en nuestra realidad no existen. En el modelo, tomado de la versión original, clasificación, observamos: 1.0 Gestión de recursos humanos 1.1 Determinando las remuneraciones 1.2 Estableciendo las condiciones del empleo Nombramientos Capacitación 1.3. Calculado las licencias Acumulación Nombramiento 1.4 Reclutando personal 1.5 Deducciones 1.6 Sobretiempo Si comparamos con el modelo de la traducción española, ut supra, notaremos que, igualmente, se refleja las series documentales, aunque percibimos que esto no se entendió archivísticamente porque las denominaciones empleadas muestran acciones, lo que en ningún caso define una serie documental (proceso técnico de organización de documentos, donde se determinan las series documentales) que en la versión española están bien precisadas. Un cuadro de organización funcional como sugiere ISO tiene otras características, a manera de ilustración desde la experiencia mejicana, mostramos el siguiente: Cuadro Nº 01 Cuadro Básico de clasificación de las funciones comunes en dependencias del Poder Ejecutivo Federal(8) 01 LEGISLACIÓN 02 ASUNTOS JURÍDICOS 03 PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESU- PUESTACIÓN 04 RECURSOS HUMANOS 05 RECURSOS FINANCIEROS 06 RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA 07 SERVICIOS GENERALES 08 TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFOR- MACIÓN 09 COMUNICACIÓN SOCIAL 10 CONTROL Y AUDITROIA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 11 PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS Insistimos en que los profesionales a los que se refiere la adaptación, en el Perú y en otros países, son los archiveros, no los gestores de registros sistema anglosajón de archivos administrativos, que en nuestra realidad no existen. La confusión surge cuando el término registro explicado por Cruz Mundet en su acepción genérica, es tomado en la adaptación de la NTP, literalmente, en consecuencia, la norma se dirige a orientar la gestión de registros en las organizaciones públicas o privadas y se recomienda para garantizar que los registros adecuados sean creados, capturados y gestionados. Por tanto la NTP adolece de problemas conceptuales, advierte que en algunos países la gestión de registros no se distingue de la gestión de archivos. Entonces, nos preguntamos qué es lo que norma? además señala que la gestión de archivos no está contemplada en esta parte. Lo que ISO quiso decir es que la norma está concebida para los archivos administrativos, pero no para los archivos históricos. La NTP al referirse en su integridad a los registros, los define como: Es la información creada, recibida y mantenida como evidencia e información de una organización o persona, en la ejecución de obligaciones legales o en la transacción del negocio. (10) En nuestra opinión, la exclusión de los archivos históricos de ISO llevó a entender que estos son archivos, mientras que los administrativos son registros. De donde deducimos a tenor de la NTP ISO que en el Perú no tendríamos archivos administrativos, sino registros administrativos, lo cual no se condice con la teoría y práctica archivística peruana. IV. CONCLUSIÓN Debemos destacar el esfuerzo de IN- DECOPI en la adaptación de ISO 15489, pero convenimos que esta debió ser tra- C5

6 C Sistemas Administrativos bajada con la concurrencia de los archiveros tal como ha ocurrido en otras realidades. Las NTP fueron aprobadas entre el año 2004 y 2005, a la luz de los comentarios vertidos en el presente trabajo, en nuestra opinión, convendría su revisión en tanto toda norma es susceptible de revisión, modificaciones o perfeccionamiento. NOTAS (1) NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo (2007) Archivos y normas ISO, Ediciones Trea, España, p. 88. (2) Ibídem p.87. (3) exe?cod_user=wwwcircu&key_user=www circu&base=02&periodo=1&fmt=01&nreg =20&idioma=all&boolexp=DOCUMENTACI ON&trunca=%24%2F(76%2C77) [Consulta: ]. (4) AENOR, Asociación Española de Normalización y Certificación, Madrid. (5) CRUZ MUNDET, José Ramón, La gestión de documentos en las organizaciones, (2006) Ediciones Pirámide, Madrid, p. 21. (6) Ibídem, p. 22. (7) Consideramos que una norma técnica podría entrar en el ámbito jurídico si es aprobada para su cumplimiento obligatorio, sin embargo en la práctica todo estándar como ISO requiere su adaptación a cada realidad nacional, local e institucional lo que la convierte en una norma facultativa. (8) En el Perú los archiveros se forman en la Escuela Nacional de Archiveros, al menos hasta el momento que esto escribimos. (9) BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia (2002) Guía para la organización del expediente de archivo. AGN, México, p. 45. El cuadro comprende el desagregado de cada uno de los numerales que mostramos a manera de ejemplo, que por razones de espacio no reproducimos en su totalidad. (10) INDECOPI, NTP ISO (2004) Lima-Perú. I. Cuadro explicativo de normas ISO Bitácora Informativa Cuadro Nº 2 Consultores en Información y Documentación Nuñez de Balboa 118, 1º D, Madrid. Tel C6

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