TÉRMINOS DE REFERENCIA PASANTE. ESCUELA VIRTUAL - PNUD Dirección Regional para América Latina y el Caribe

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PASANTE ESCUELA VIRTUAL - PNUD Dirección Regional para América Latina y el Caribe 1. TÍTULO: Practicante Técnico de Gestión Documental 2. UNIDAD: Escuela Virtual para América Latina y el Caribe Dirección Regional del PNUD para América Latina y el Caribe 3. LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia 4. NÚMERO DE VACANTES: Una (1) 5. JUSTIFICACION La Escuela Virtual para América Latina y el Caribe (EV) del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, brinda capacitación en ciencias aplicadas para la transformación social, orientada en tres áreas académicas, que son a su vez, los paradigmas básicos del PNUD: Desarrollo Humano (DH) y Gobernabilidad Democrática (GD) y Prevención y Recuperación de Crisis (CPR). La EV tiene como misión potenciar las capacidades y facilitar el desarrollo de saberes y destrezas de las y los actores estratégicos de la región, con el fin de fortalecer la Gobernabilidad Democrática y contribuir al Desarrollo Humano en América Latina y el Caribe. El propósito de la Escuela es propiciar el desarrollo de la gente, por la gente y para la gente, fortaleciendo sus capacidades y utilizando las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) para constituir redes y contribuir a la formación de nuevos y nuevas dirigentes. La EV hace uso de las TIC como herramienta para fomentar e impulsar el desarrollo humano en la región; de esta manera es una apuesta de Naciones Unidas para reducir la brecha digital basada en la desigualdad de acceso que caracteriza a la región. La EV ofrece cursos que son incorporados como componentes de capacitación de los proyectos que implementan las oficinas PNUD de América Latina. En la reunión anual de la red Latinoamericana de 2009, el Cluster de Pobreza, Desarrollo Humano y Objetivos de Desarrollo del Milenio, identificó la necesidad de contar con una herramienta que permita a los equipos nacionales de PNUD acceder a información de los Informes Nacionales, Locales y Regionales de Desarrollo Humano de América Latina y el Caribe, Background papers e información estadística, bajo unas categorías que permitan una búsqueda clasificada y ordenada. Para este fin, la Escuela Virtual para América Latina, se encuentra consolidando su matriz de proceso de Gestión de información con el fin de asegurar la correcta creación, mantenimiento, uso, preservación y autenticidad de los documentos electrónicos, su integridad y la seguridad de los sistemas de almacenamiento y acceso.

2 Para lo cual se requiere: un técnico en gestión documental para proporcionar de forma directa asistencia en la formulación del programa de Gestión de Documentos Electronicos para la Escuela Virtual. 6. OBJETIVO GENERAL Apoyar y promover la formulación, coordinación y ejecución de políticas, planes y programas relacionados con la Gestión de Documentos Electrónicos en la Escuela Virtual. 7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y TAREAS El Técnico en Gestión Documental deberá Apoyar la diseño de un programa de gestión de documentos electrónicos. Apoyar el proceso de valoración documental. Apoyar la formulación de lineamientos en materia de gestión de documentos electrónicos (Creación, mantenimiento uso y preservación a largo plazo y estándares). Realizar entrevistas con los productores de los documentos para determinar tipologías, formatos, periodicidad y elaborar los correspondientes flujos documentales. Identificar y definir de unidades documentales lideres de los procesos de la Escuela virtual Elaborar el Cuadro de clasificación de documentos electrónicos y fiscos de la Escuela Virtual (Formatos y soportes). Realizar la propuesta de conformación de series/subseries: Expedientes para cada proceso y subprocesos Apoyar la elaboración de las Tablas de retención por procesos Apoyar la documentación del Programa de Gestión Documentos Electrónicos Apoyo elaboración de material de capacitación en materia de gestión documentan y uso de herramientas tecnológicas (Slides, manuales, guías, tutoriales) Realizar el conteo e inventario de todo el material archivistico físico y electrónico por procesos y subprocesos. Realizar las labores operativas de apoyo que impliquen por parte las unidades productoras la correcta organización de la documentación técnica y administrativa de los procesos de la Escuela Virtual Supervisar y/o preparar físicamente los documentos físicos y electrónicos de archivo: Clasificación, organización, nombrado, descripción, señalización y metadatos. Apoyar al comité de innovación mediante la presentación de propuestas para consolidar la estrategia de gestión de documentos electrónicos Apoyar el diseño, planificación y desarrollo de servicios de información archivísticos 2

3 Apoyar en la construcción de las políticas de gestión de conocimiento de la escuela virtual Apoyar la formulación de indicadores de gestión de gestión documental Apoyar la formulación de plan de eficiencia administrativa y oficina verde Apoyar la documentación de actividades, procesos y procedimientos del proceso Gestión de información Apoyo en la formulación, implementación y difusión del programa de gestión documental en la Escuela Virtual Apoyar la elaborar la propuesta de lineamientos para la gestión de documentos electrónicos de la Escuela virtual. Orientar usuarios en el uso de las fuentes de información y demás materiales y recursos disponibles en materia de gestión de documentos electrónicos. Participar en la documentación de lo procedimientos: de Gestión de inventarios de activos de información. Apoyar el proceso de análisis, diseño e implementación de herramientas tecnológicas para la gestión de documentos electronicos (ECM, Intranet) acuerdo con las demandas del equipo y el plan de trabajo y manual de procesamiento técnico de la biblioteca y centro de documentación. 8. PERFIL Estudiante Estudiante de 8vo o 9no semestres en el área de ciencia de la información, bibliotecología, archivística. Aprobación sobresaliente de las materias: Diseño de programas de gestión documental, bases de datos, descripción de archivos, Análisis de información, Gestión de Documentos Electrónicos y Gestión de archivos. Se valorará el manejo oral y escrito de la lengua inglesa. Se valorará el buen manejo de herramientas tecnológicas, repositorios digitales, particularmente Dspace y y/o administradores de contenidos: Wordpress, Joomla y Enterprise Content Manager Se valorará experiencia en elaboración de cuadros de clasificación, tablas de retención y gestión de documentos electrónicos 9. DURACIÓN DE LA PASANTÍA La pasantía tendrá una duración mínima de cuatro meses (4) y máxima de seis (6) meses. Sin embargo, al cabo de la primera mitad de la pasantía, se hará una revisión y evaluación de las tareas asignadas y el desempeño respectivo, con el propósito de ajustar, si así fuese necesario, el alcance y tareas de la pasantía. 3

4 El propósito del programa de pasantías del PNUD no debe ser entendido como una contratación del pasante. No debe haber expectativa de contratación al finalizar el período de la pasantía. De igual manera los pasantes no podrán presentarse a ninguna convocatoria del Sistema de Naciones Unidas durante el período que dure la pasantía. 10. REMUNERACIÓN El programa de pasantía del PNUD no contempla ninguna remuneración económica para el/la pasante seleccionado/a. 11. SUPERVISION La pasantía será supervisada por el líder del proceso de Gestión de Información 12. DOCUMENTOS REQUERIDOS Las y los estudiantes interesados en aplicar a la pasantía descrita en los presentes Términos de Referencia deben reunir los siguientes documentos y enviar una copia escaneada 1 de los mismos a Jhon Gonzalez al correo electrónico jhon.gonzalez@undp.org, indicando en el asunto Aplicación Pasantía : i. Formato de aplicación al programa de pasantías del PNUD diligenciado (Ver Anexo). ii. Una hoja de vida actualizada y completa. iii. Una copia del certificado de calificaciones iv. Carta de exposición de motivos: Consiste en un breve documento en el que la/el estudiante exponga las razones por las cuales desea ser seleccionado/a para la pasantía, y señale lo que espera de esta experiencia. 1 Es importante que la/el estudiante conserve los originales de estos documentos. Los mismos se le podrán solicitar en algún momento del proceso de selección. 4

5 ANEXOS Application for UNDP internship programme 1. Name of Applicant: 2. Present University or Institutional affiliation: 3. Area of study: 4. Degree expected: Masters Doctorate Other 5. Date degree will be granted (Day/Month/Year) 6. Briefly explain your reasons for applying to the UNDP Internship Programme. Please include specific objectives and expected benefits of the internship 7. Requested dates for Internship (UNDP only accepts interns for a minimum of 6 weeks and a maximum of 6 months) From: To: 8. Preferred hours for Internship (please check one) Full-time (40 hours per week) Part-time (please specify the hours requested and why below):

6 9. Statement of understanding of the conditions of the Internship I understand that, should I be accepted as an intern in UNDP, the following conditions will apply: a) Status: Although not considered a staff member of UNDP, I shall be subject to the authority of the Administrator and the authority delegated by him to the Heads of Bureaux and Offices. I understand that I am not entitled to the privileges and immunities accorded by member states to UNDP, its officials and staff members. b) Financial Support: I shall not be paid by UNDP and must make my own arrangements for living expenses. Travel costs to and from the duty station and living accommodation are also my own responsibility or those of the sponsoring institution. c) Medial Health and Life Coverage: UNDP accepts no responsibility for costs or fatality arising from illness or accidents incurred during the internship; therefore, I must carry adequate and regular medical and life insurance. I will be covered by the following health and life insurance during the internship period (your application will not be processed unless you provide this information!). Medical: Life: d) Passports and Visas: I am responsible for obtaining necessary passport and visas when required. UNDP will issue only a letter stating acceptance of an individual as an intern and the conditions governing the internship. e) Confidentiality and Publication of Information: As an intern, I will respect the confidentiality of information that I collect or am exposed to at UNDP. No reports or papers may be published based on information obtained from UNDP without the explicit written authorization of the Head of Bureaux or Office. f) Employment Prospects: The UNDP Internship Programme is not connected with employment and there is no expectancy of such. Interns cannot apply for posts advertised internally to UNDP staff during the period of internship. Signed: Date: 6