PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PÁGINA ELABORÓ REVISÓ APROBO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL

Transcripción

1 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO DE GESTION UNIDAD PARA LA ATENCIÒN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS GRUPO DE GESTIÒN ADMINISTRIVA Y VIGENCIA VERSION 1.

2 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4. DEFINICIONES 5. CONSIDERACIONES GENERALES 6. MARCO LEGAL 6.1 DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA EL DESARROLLO DEL PGD PRODUCCION DE DOCUEMNTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCCION DE DOCUMENTOS TRAMITE DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONSULTA DE DOCUEMNTOS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS PLAN DE EMERGENCIA 7. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 8. SUBPROCESO DE GESTION RECEPCIÓN TRAMITE ENVIO DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN CONSULTA Y PRESTAMO ADMNINISTRACIÓN TABLA DE RETENCIÓN -TRD 9. PLAN DE CONTIGENCIA 9.1 EQUIPO RESPONSABLE DE LA CONTINGENCIA 9.2 ESCENARIOS PARA LA ACTIVIDAD 10. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN 10.1 INFRAESTRUCTURA CARACTERISITICAS FISICAS: Inspección y Mantenimiento MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

3 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN LIMPIEZA DE AREAS DE ARCHIVO CONTROL DE PLAGAS PLAN DE EMERGENCIA 10.2 DOCUMENTOS DISPOSICIÓN FÍSICA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 11. FORMATOS Y REGISTROS 12. ACTUALIZACIÓN ANEXOS

4 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN 1. OBJETIVO La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas consciente de la necesidad de administrar eficazmente los archivos de gestión y archivo central de la Entidad, pone a disposición de los usuarios funcionarios y contratistas, el presente programa de gestión documental y administración de archivos con el que se busca unificar criterios y políticas generales que garanticen una eficaz administración y regulación de la gestión documental en todos los procesos de la entidad. Este programa hace referencia a la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y préstamo de los documentos, conservación y disposición final, dando así cumplimiento a la normativa vigente. 2. ALCANCE Se aplicará al manejo de toda la documentación y archivos físicos y virtuales en toda la Entidad. 3. RESPONSABLE: Grupo de Gestión Documental y servidores designados para la gestión documental de cada área. 4. CONCEPTOS BÁSICOS Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a las áreas y/o personal autorizado. Afuera o Testigo: Es una ficha o formato que queda en el lugar de un documento que ha sido Prestado. Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros. Archivar: Acción realizada a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO, por la persona que tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, resolución, memorando, salida o cualquier documento que tiene número de radicado y el cual ha terminado trámite. Con esta acción el documento pasa inmediatamente a un campo denominado DEPENDENCIA

5 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN DE SALIDA con código 999, el cual no es visible para los usuarios de ORFEO pero que queda registrado en el histórico del documento. Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de Archivo de gestión (administrativo, activo de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de 2000 Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados Archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Acuerdo 60 de 2001 Archivo histórico Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, Acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Art. 3 Ley 594. Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico).

6 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Cierre de Envío: Es la acción que permite marcar el radicado con los cuatro estados de la pestaña documento (anexado, radicado, impreso y enviado) y archivar de forma automática si no se requiere realizar nuevamente el envío, así finalizando el trámite. Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad Comité de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del servidor. No generan trámites para las instituciones. Custodia: Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la protección material de los documentos y su accesibilidad. Desarchivo: Acción realizada por la persona autorizada en cada dependencia, para que través del Sistema de Gestión Documental ORFEO, se extraiga de la dependencia de salida código 999 el radicado que fue archivado y se pase a la Bandeja de Entrada del Jefe de Dependencia quede el archivó. Devolución: Proceso que realiza el Grupo de Gestión Documental y Correspondencia o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales, en el momento que un documento no ha sido

7 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN entregado a su destinatario por parte de la empresa de correo argumentando los motivos de devolución tales como, Dirección incorrecta, cambio de domicilio, etc. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Disposición: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservación establecido para los registros. Por ejemplo: destrucción, transferencia al cliente, microfilmación, entre otros Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Conjunto constituido por un soporte y la información que contiene, utilizado como prueba o con fines de consulta. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido

8 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes Expediente: Conjunto de documentos constituido o bien orgánicamente por la administración de origen para la consecución o tratamiento de un asunto, o bien como agrupación lógica durante su clasificación en el archivo. Foliación: Acto de enumerar las hojas. Fondo documental: Es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional, formada por el mismo archivo. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Identificación: Acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada en el sistema integrado de gestión. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en Película. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de los documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. Producción documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

9 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Radicación de comunicaciones oficiales: Es la actividad por medio de la cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Radicación de documento como nuevo: Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningún antecedente en la Entidad. Radicación de documento como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vínculo que indica que el documento será anexo de otro. Radicación de documento como Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisión indicando varios expedientes. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas. Registro de Comunicaciones oficiales: Es la actividad por medio de la cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del servidor responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Resolución: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos mandos institucionales.

10 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes, órdenes de pago, proyectos, entre otros. Subseries: aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Se derivan de las series y reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos. Ejemplo: serie: contratos, subseries: contratos de prestación de servicios. Contrato de obra, etc. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Sticker: Pieza impresa en papel autoadhesivo en su cara o en su reverso. Tabla de retención documental (TRD): listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común. Diccionario Real Academia de la Lengua Española. Tipo documental: unidad documental simple.

11 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa Transferencia de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de gestión al central, sin alteración de sus propiedades, para su conservación cautelosa y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. Transferencia primaria: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, teniendo en cuenta las tablas de retención documental. Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos. Unidad documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. Valores primarios (administrativo, legal, contable, fiscal y técnico): es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

12 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN 5. CONSIDERACIONES GENERALES. La Gestión Documental se encuentra definida en la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000 como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Adicionalmente, en dicha Ley se establece que todas las entidades públicas deben elaborar un Programa de Gestión Documental, el cual se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. De acuerdo a lo anterior y a la necesidad de establecer los lineamientos al interior de la Unidad al igual que la regularización del flujo documental, se estructuró el presente Programa de Gestión Documental, el cual tiene como objetivos: 1. Cumplir con los principios archivísticos, normas y leyes emitidas que regulan la materia. 2. Generar acciones que permitan la racionalización y control en la producción de documentos al interior de la Entidad. 3. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. 4. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. 5. Lograr la normalización en las actividades propias para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

13 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN 6. Disponer la documentación de manera organizada de tal forma que la información institucional sea recuperable de manera rápida y oportuna para uso de la administración, en el servicio al ciudadano y como fuente para la historia. 7. Sensibilizar a los servidores de la Entidad sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo del mismo. 6. MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia: es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación, respetar el derecho que todas las personas tienen a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. (Artículos 8, 15 y 74) Ley 594 de Ley General de Archivos, Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas, dicho programa deberá elaborarse aplicando los principios y procesos archivísticos. Acuerdo 060 del 30 de Octubre de 2001 establece los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. El Archivo General de la Nación en el 6.1 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA NECESARIA PARA EL DESARROLLO DEL PGD PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS a. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

14 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN b. Ley 527 de Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. c. Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. d. Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. e. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. f. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables g. Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio. h. Decreto 2150 de 1995.Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. i. Acuerdo AGN 060 de Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones Públicas. j. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

15 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN k. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. l. NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. m. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas. n. NTC Elaboración documentos comerciales. o. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

16 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN TRÁMITE DE DOCUMENTOS a. Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. b. Ley 1437 de Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. c. Ley 58 de Reglamentación trámite peticiones. d. Decreto 2150 de 1995.Artículos 6, 16, 17, 22.Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de Servicios Postales Nacionales SA e. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno. f. Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo

17 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Ley 80 de Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta Ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. PROGRAMA DE GESTIÓN Decreto 1382 de Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D. Decreto 254 de Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Artículo 36. Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de Artículo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones. Acuerdo AGN 09 de Reglamenta la presentación de las TRD. Acuerdo AGN 12 de Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría

18 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Acuerdo AGN 09 de Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. Acuerdo AGN 16 de Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Acuerdo AGN 037 de Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo AGN 041 de Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de Acuerdo AGN 015 de Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos Acumulados. Circular AGN 07 de Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. Resolución AGN 147 de Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución AGN 081 de Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución AGN 183 de Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

19 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos CONSULTA DE DOCUMENTOS Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficial. Ley 57 de Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Ley 1437 de Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 2126 de Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

20 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Código Procedimiento Civil. Artículo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Ley 47 de Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación. Ley 63 de Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 6 DE Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio". Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

21 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 23. Valoración documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Acuerdo AGN 11 de Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

22 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Acuerdo AGN 050 de Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS a. Constitución Política de 1991 Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. b. Ley 47 de Protección del patrimonio documental y artístico. c. Ley 14 de Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. d. Ley 163 de Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. e. Ley 39 de Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de

23 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. f. Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. g. Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. h. Decreto 3354 de Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. i. Decreto 264 de Defensa y conservación patrimonio. j. Decreto 960 de Estatuto Notarial. k. Decreto 2620 de Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. l. Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden Los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros. m. Decreto 998 de Transferencias documentales secundarias. n. Decreto 1145 de Guarda y custodia hojas de vida.

24 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN o. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de Estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. Valoración documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. Eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. p. Acuerdo AGN 08 de Transferencias documentales secundarias. q. Circular AGN 03 de Transferencias documentales secundarias. r. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. s. NTC Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. t. NTC Micrografía microfilmación de series: Procedimientos de operación PLAN DE EMERGENCIA a. Ley 47 de Sobre protección del patrimonio documental y archivístico b. Ley 14 de Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio cultural c. Ley 80 de Crea el Archivo General de la Nación d. Ley 594 de Ley General de Archivos e. Decreto 264 de Reglamenta la Ley 163, sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

25 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN f. Decreto 043 de 2006 (Febrero 28). "Por el cual se dictan disposiciones para prevenir riesgos en los lugares donde se presenten aglomeraciones de público g. Acuerdo 037 de 2002; Sobre especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos. h. Acuerdo 047 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación i. Acuerdo 048 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artículo 59 del Capítulo VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. j. Acuerdo 049 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos k. Acuerdo 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. l. Resolución No. 089 de 2003 (Archivo General de la Nación AGN): Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico. Normatividad sobre la administración de riesgos y prevención de desastres Norma sismorresistente 98: Reglamenta la Ley 400/97 en lo que se refiere a la construcción sismorresistente de edificaciones. Ley 09 de Código sanitario nacional Resolución 2400 de Ministerio de Trabajo Por el cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en el trabajo.

26 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Ley 09 de 1979 artículo 491: Atención en salud para personas afectadas por catástrofes. Decreto 3989 de Conforma comités de emergencia en el ámbito nacional Ley 46 de Sistema Nacional de Prevención y Atención de Emergencias Decreto 919 de Dirección Nacional para la Prevención y Atención de Desastres Directiva Presidencial 33 de Responsabilidades de los organismos y entidades descentralizadas del orden nacional del sector público, en el desarrollo y operación del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres Ley 09 de Ley de Reforma urbana que define zonas de riesgo. Ley 99 de 1993: artículos 1, 5, 7, 9 y 12 Crea el Ministerio del Medio Ambiente y la estructura del Sistema Nacional Ambiental. Directamente relacionados con prevención de desastres. Decreto 1319 de Reglamenta la expedición de licencias de construcción, urbanización y parcelación. Cumplimiento de Ley 1400/84. Ley 115 de Artículo 5 Numeral 10 Ley general de educación, adquisición de conciencia para la conservación, protección y mejoramiento del medio ambiente y prevención de desastres. Decreto 1865 de Por el cual se regulan los planes regionales ambientales de las corporaciones Autónomas regionales. Decreto 969 de Crea la Red nacional de reservas para el caso de desastres.

27 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Ley 400 de Define la normatividad para construcciones sismos resistentes en Colombia. Ley 388 de 1997, Artículo 14 Formulación de planes para el ordenamiento territorial. Decreto 879 de 1998, Artículo 11 Reglamentación de planes de ordenamiento territorial Decreto 321 de Por el cual se adopta el plan nacional de contingencias contra derrame e hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas. 7. PRODUCCION DE DOCUMENTOS Los documentos que generan las diferentes dependencias de la UARIV se deben elaborar en las plantillas dispuestas para tal fin, las cuales se pueden encontrar en la intranet de la UARIV y seguidamente por la opción Documentos Al generar oficios de salida se debe verificar que estén correctos los siguientes datos: Datos del destinatario (Nombre completo, cargo, dirección y ciudad) Cantidad y descripción de anexos.

28 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Al imprimir las comunicaciones se debe revisar la calidad de la impresión, de forma que los documentos queden legibles. 8. SUBPROCESO DE GESTIÓN DE LA UARIV Teniendo en cuenta la definición de gestión documental, emitida por el Archivo General de Nación, mediante la Ley General de Archivos como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, el objetivo del presente subproceso es el de orientar en la realización de las actividades necesarias para la correcta administración y conservación de los documentos producidos y recibidos por la UARIV en sus diferentes procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. 8.1 ETAPAS DE LA GESTIÓN RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Comprende las actividades de recepción, radicación, direccionamiento y digitalización de las comunicaciones oficiales que ingresan a la UARIV, ya sea por ventanilla, agencias de correo, servicio de valijas, correo electrónico, kioscos y página web. Recepción por ventanilla: se reciben los documentos que ingresan por la ventanilla de la Unidad, revisando que sean de competencia y dirigidos a la UARIV, que estén legibles y que contengan la solicitud e información principal del solicitante (nombre, cédula, datos de correspondencia), si no la trae se solicita al ciudadano que la diligencie. Se debe verificar que la copia con la que se queda el ciudadano como constancia de recibido, sea identifica a la radicada, antes de pegar el sticker. Recepción de correo postal: se reciben los documentos del servicio postal (Servientrega, 4-72, Deprisa, Envía, etc.). Se debe verificar el destinatario de cada una de las guías identificando que éstas estén dirigidas a la Unidad; se sellan en original y copia haciendo entrega de esta última al funcionario de la empresa de servicio postal, que nos entrega la correspondencia.

29 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Recepción por correo electrónico: se reciben los oficios remitidos al correo PQR- ROC por parte de entes internos o externos a la entidad, descargándolos en la impresora virtual y asignándolos en imagen al funcionario competente para su radicación y direccionamiento. Estos correos son guardados en carpetas que se identifican con el año y mes de recepción. Recepción por página web: cualquier ciudadano puede ingresar a la página de la Unidad: e ingresar su PQR, diligenciando los datos solicitados. El sistema inmediatamente le informará el número de radicado que ha sido asignado, y lo direccionará a la dependencia de PQR de la UARIV. Recepción de correspondencia interna por servicio de valijas: se recibe la correspondencia que llega por el servicio de valijas; verificando y registrando los datos de número de valija, precinto y guía. Estos documentos deben ser consultados tanto en el correo electrónico como en el sistema de gestión documental, con el fin de escribir su número de radicado correspondiente (en caso de que haya sido radicado con anterioridad) ó se procede a su radicación y direccionamiento, si no ha sido previamente remitido.

30 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Horarios de Atención Atención al público en Gestión documental: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua. Horario de atención en puntos de atención: Oscila entre 6: a.m. y 6: p.m. en los diferentes puntos de atención y Direcciones Territoriales a nivel Nacional. Horario de atención en canal telefónico: 7 días a la semana, 24 horas al día Canales virtuales chat interactivo y video llamada: lunes a domingo de 6:00 a.m. a 6:00 p.m. Proceso de alistamiento de la documentación: consiste en sacar la documentación de los sobres o paquetes, separarla y poner sello a cada uno de los documentos en su primera página, con la fecha del día, nombre del auxiliar que realiza este proceso, y pegar la guía al documento, o escribirla a lápiz, en caso de que varios documentos sean remitidos con ésta. Clasificación de las comunicaciones: Se deben clasificar las comunicaciones de la siguiente manera: a) Fallos de acciones constitucionales (fallos de tutelas, desacatos, sanciones). b) Derechos de Petición; discriminando los remitidos por organismos de control y documentos que especifiquen términos, de los demás documentos, con el fin de direccionarlos a un grupo de PQR especial para estos trámites. c) Documentos administrativos (concernientes a procesos estratégicos y de apoyo a la gestión). d) Documentación perteneciente a la dependencia Subdirección de Valoración y Registro (FUD, recursos concernientes a la vía gubernativa (reposición, apelación, revocatorias), información complementaria, notificaciones y edictos de resoluciones de vía gubernativa). e) Notificaciones y edictos de actos administrativos de ayudas humanitarias

31 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Radicación de entrada y direccionamiento Consiste en registrar la información principal de los oficios de la siguiente manera: a) Fallos de tutelas: se ingresan por el aplicativo Astrea, el cual asigna directa y automáticamente a la dependencia de Oficina Asesora Jurídica. Estos documentos físicos son remitidos al área de archivo de la unidad, ya que la Oficina Asesora Jurídica, realiza el trámite con la información e imagen cargada en el aplicativo. b) Los derechos de petición se ingresan mediante el sistema de gestión documental de la entidad, direccionándolos a la dependencia de PQR, quien se encarga de realizar su trámite únicamente con la imagen. De esta manera los físicos son custodiados por el área de Gestión Documental desde su ingreso. c) Documentos administrativos: son ingresados mediante el sistema de gestión documental de la UARIV, direccionándolos virtual y físicamente a la dependencia competente para realizar su trámite. Estos son remitidos físicamente a las oficinas competentes, en el transcurso de 24 horas siguientes al recibido de la comunicación, teniendo en cuenta el desplazamiento que deben realizar los auxiliares motorizados que realizan esta función. d) La documentación perteneciente a la dependencia Subdirección de Valoración y Registro, es registrada en una carta remisoria y posteriormente remitida en físico a esta dependencia; quien se encarga de realizar el respectivo proceso de radicación y trámite. e) Las notificaciones y edictos de resoluciones mediante las cuales se otorgó la ayuda humanitaria, son radicadas y direccionadas a ésta dependencia, solo de forma virtual. Digitalización: La digitalización de cada uno de documentos es realizada inmediatamente se finaliza el ingreso de la información en cada uno de los aplicativos TRAMITE Cada dependencia recibe los radicados, por el sistema y en físico (si aplica), y se encarga de asignarlos internamente para realizar su trámite correspondiente.

32 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN En caso de que la dependencia reciba un documento que no es de su competencia, lo reasignará y remitirá a la dependencia competente, o en su defecto lo remitirá al área de Gestión Documental para su correcta reasignación PROCESO DE RADICACIÓN DE SALIDA A PARTIR DE UN RADICADO DE ENTRADA Una vez que los oficios radicados son asignados directamente a los funcionarios competentes para realizar su trámite dentro de la dependencia correspondiente, éste revisará y posteriormente proyectará la respuesta descargando el formato respectivo, el cual se encuentra cargado en la intranet en la sección de plantilla, seguidamente realizará los siguientes pasos: a. Elaborar y guardar, en la plantilla establecida, el documento a radicar: b. Seleccionar la carpeta en la cual se encuentra el radicado al cual se le dará respuesta. Si el radicado no ha sido movido a una carpeta persona, se debe encontrar en la carpeta Entrada. Este módulo se encuentra al lado izquierdo del aplicativo. C. Se ingresa sobre el vínculo de Fecha de radicado del documento que se desea gestionar, para ingresar a la vista de información general del documento.

33 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Es necesario verificar los datos del remitente, bien sea persona natural, una entidad o una empresa: nombres, apellido, dirección, municipio y departamento. Se debe ingresar por la pestaña Documentos En esta pestaña se selecciona Anexar archivo

34 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN El sistema arroja el siguiente formato: a. En esta casilla se despliega la lista de los formatos de los archivos que se pueden cargar, es a título informativo, ya que el sistema toma el formato de forma automática al agregar el archivo

35 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN b. Se debe marcar el recuadro que indica que el documento requiere ser radicado. c. Se debe seleccionar el tipo de radicado que se desea generar. En este caso será de salida. d. Seleccionar el destinatario al cual va dirigido el radicado. e. Describir el asunto que lleva la comunicación f. Adjuntar el archivo que ha sido guardado en el equipo y que va a ser radicado. Luego de haber seleccionado el archivo, se debe dar clic sobre el botón naranja Actualizar, ubicado en la parte inferior del formulario. Con esta instrucción el archivo será anexado y saldrá una venta indicando que el archivo ha sido anexado correctamente. Por lo que se debe dar clic en Cerrar El sistema arrojará una pantalla donde se muestra que el documento ha sido anexado.

36 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN A la derecha de esta pantalla se muestra las acciones que puede realizar con el archivo anexo: Modificar: en caso de que haya seleccionado el archivo incorrecto, o que desee modificar su información Borrar: Borrará el archivo cargado. Radicar: Una vez estando seguros de que el archivo cargado es el correcto, se procede a dar clic sobre este Radicar. Antes de asignar el número de radicado, el sistema le mostrará un aviso para estar seguros de realizar la radicación. Al seleccionar la opción aceptar, el sistema arrojará un aviso indicando el número de radicado generado. Se debe dar clic sobre vínculo del número de radicado con el fin de poder visualizar la imagen, posteriormente imprimirla y remitirla para la firma correspondiente. En caso de requerir modificar el oficio, ésta solo se puede realizar antes de su digitalización y envío.

37 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN MODIFICACION La modificación se debe realizar en el formato que se tiene guardado en el equipo, y luego en Orfeo ingresar al radicado por la fecha de este, e ir a la pestaña Documentos y dar clic en modificar. Aquí el sistema desplegará la ventana en la cual podemos anexar nuevamente el archivo Se debe realizar el mismo procedimiento de Adjuntar archivo, descrito anteriormente: Selecciona el archivo Clic en botón naranja Actualizar Clic en botón naranja Cerrar De esta manera, el sistema lo ubicará en la siguiente ventana:

38 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN En ésta se debe dar clic en Asignar radicado o Regenerar y nos arrojará nuevamente esta pantalla: A partir de ésta, se continúa con el proceso de impresión y firma, descrito anteriormente. RADICACION DE SALIDA SIN PARTIR DE UN RADICADO DE ENTRADA Esta se utiliza en caso de remitir una comunicación directamente por la UARIV, y no como respuesta a una solicitud. Se debe ingresar por la sección de radicación, seleccionando el enlace Salida

39 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN El sistema despliega una ventana donde se puede realizar una verificación previa con el fin de asociar a otro radicado ya existente o en caso de querer copiar sus datos. Si no se requiere anexar a otro radicado, se debe seleccionar: El sistema arroja el siguiente formulario, en el lugar se da clic el Buscar

40 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN El sistema arroja una nueva pantalla en la que se podrá realizar la búsqueda del destinatario, desplegando la opción Buscar por Se debe seleccionar la opción requerida de acuerdo al tipo de destinatario a remitir. Posteriormente se podrá buscar por número de identificación o nombre de la persona, entidad o funcionario. Posteriormente se dará clic sobre el botón naranja Buscar El sistema arrojara los registros que coincidan con los datos consignados

41 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Si aparece más de un registro, se debe verificar el que coincida con todos los datos y seleccionarlo oprimiendo clic sobre opción destinatario. El registro seleccionado aparecerá en el siguiente módulo, en el cual se debe dar clic sobre la frase resaltada en azul Pasar datos a formulario de radicación En el evento en que no aparezcan registros en la base de datos, aparecerá el mensaje No se encontraron registros. De esta manera, se debe proceder a realizar la creación de éste en el módulo que aparece en esta misma pantalla en la parte inferior.

42 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN En esta se deben consignar la información lo más completa posible y tener precaución de seleccionar el tipo de destinatario que se desea crear: Una vez seleccionado éste de manera correcta, se procede a Agregar el registro De esta manera, ya aparecerá en la base de datos y continuamos el proceso descrito anteriormente a partir de la sección:

43 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN En este momento se cierra esta ventana, y los datos escogidos anteriormente son ubicados en el primer módulo de la pantalla posterior con el fin de completar la información así: a. En caso de que el destinatario sea persona natural, irá en blanco; y si corresponde a una empresa, se debe consignar el nombre de la persona a la cual va dirigido dentro de la empresa o entidad. b. El asunto que lleva el oficio c. Se debe desplegar y seleccionar el medio de envío. d. Descripción de anexos e. Dependencia a la cual será direccionado el radicado

44 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Se da clic sobre la opción Radicar, y de esta manera el sistema arroja el número de radicado asignado. El radicado queda ubicado en la carpeta Salida Desde aquí se procede a Anexar archivo, ingresando por la fecha del radicado, a la pestaña Documentos y continuando con los pasos mencionados en punto de Radicación de salida a partir de radicado de entrada. Una vez impreso el documento, se debe pasar al responsable de la firma, y posteriormente realizar su digitalización. DIGITALIZACIÓN DE OFICIO RADICADO Una vez asociada la imagen ya firmada, se debe ingresar por la opción Asociar Imágenes

45 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Aparece la siguiente pantalla Se debe ingresar la información indicada en las flechas así: a) Digitar el radicado al cual se le va cargar la imagen digitalizada. b) Clic en Buscar c) Cuando el sistema haya arrojado en radicado, al final de éste aparecerá un pequeño recuadro en blanco, el cual se debe seleccionar con clic. d) Clic en Asociar Imagen del Radicado Aquí aparecerá otra pantalla en la cual debe ingresar el comentario: Asociación de Imagen al Radicado y clic en botón Realizar

46 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Si por algún motivo se requiere cargar nuevamente la imagen, se deben seguir las mismas indicaciones; salvo el comentario, en el que se debe aclarar que se vuelve a cargar la imagen con el respectivo motivo. Ej.: Se carga imagen nuevamente ya que hacía falta un folio. Una vez digitalizado el oficio, se remitirá al funcionario encargado de realizar su envío ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Corresponde a la empresa Servicios Postales Nacionales 4-72 brindar a la UARIV los servicios de correspondencia. Dentro de éstos se encuentran los siguientes servicios brindados: Correo Certificado: servicio de envío de objetos postales hasta 2 kg, con prueba y certificación de entrega, válida judicialmente con cubrimiento nacional. Correo Postexpress: servicio expreso de envío de documentos y objetos postales hasta 2 kg, entre las principales poblaciones del país, con prueba de entrega Paquetería: servicio para envíos de 2 a 50 kilos, entre las principales poblaciones del país, con prueba de entrega. Servicio corra: servicio de recolección y entrega a domicilio (intraempresarial), diseñado para empresas que necesitan intercambiar correspondencia con sus sucursales y/o dependencias de forma confidencial a nivel nacional.

47 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Las diferentes sedes de la UARIV que cuentan con el sistema SIPOST de 472, se encargan de realizar el proceso de envío directamente; y las dependencias que no cuentan con este servicio remiten su correspondencia a enviar a través de los motorizados internos con el fin de que sea el área de Gestión Documental quien realice el trámite de envío correspondiente. El auxiliar de GD de la UARIV recibe los documentos remitidos por las dependencias siguiendo los siguientes pasos: Clasificación de acuerdo a forma de notificación y lugar de destino, ya que existe documentación que debe ser remitida por correo certificado y otra que no lo requiere, sin embargo en este caso se revisa si se puede remitir por postexpress, aunque éste no cubre todo el territorio nacional, de lo contrario se remitiría por correo certificado. Posteriormente se debe relacionar en una planilla de Excel, en la cual se registran los datos de: Nombre de destinatario: Nombre de persona o entidad a la que se dirige la comunicación Dirección: dirección de destino Ciudad: Ciudad de destino Peso: Peso del sobre Observaciones: Lo que se considere conveniente Referencia: número de radicado o dependencia de origen. Se guarda esta plantilla en algún lugar de fácil recordación en el PC con el fin de extraerla en el sistema SIPOST posteriormente. Se debe ingresar al sistema SIPOST en el equipo en el cual se encuentra instalado y con el usuario y contraseña asignados. Estos datos los conserva el coordinador del proyecto de 472 en GD y la persona que encargada de realizar estas funciones. El sistema solicita aproximadamente cada mes el cambio de esta contraseña; y en caso de olvido se debe solicitar a la mesa de ayuda de SIPOST o soporte corporativo en 472; los cuales se conectan remotamente y de esta manera asignan una nueva contraseña. De igual manera esta contraseña puede ser cambiada en cualquier mediante el sistema.

48 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Al ingresar, se debe ingresar por la pestaña Cliente corporativo y orden de servicio ; seguidamente arrojara una ventana en la cual se agregan los datos. Ingresamos a la opción Nueva orden, que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla. Arroja ventana con los siguientes datos a diligenciar Contrato No.: Trae predeterminado los datos del contrato actual con la UARIV Servicio: seleccionar el tipo de servicio de los cuatro seleccionados, los cuales son los que se prestan en UARIV

49 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Forma de pago: Viene predeterminado: Se oprime sobre el botón AGREGAR Muestra otra pantalla llamada Cargue de envíos ; en la cual nos muestra en la sección Resumen el número de orden asignado automáticamente por el sistema. En esta misma pantalla nos permite importar la plantilla de excel guardada anteriormente, siguiente los pasos de: importar, cargue de envíos, seleccionar archivo, seleccionar hoja del archivo. Nos arroja la siguiente pantalla, en la cual damos clic sobre Validar

50 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Si el proceso se realizó de forma correcta: Luego se selecciona: Asignar còdigo postal y transmitir

51 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Siempre sale la pantalla; a la cual indicamos Si En este momento damos clic sobre la marcación de transmisión de orden servicio.

52 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Si el proceso se realizó exitosamente arrojara la siguiente pantalla: En la siguiente pantalla indicamos la opción Imprimir orden.

53 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN En esta arrojara el formato de Orden de servicio con los datos impresos de la cantidad de registros que se hayan importado del archivo de Excel y el formato de Detalle de la orden de servicio, en el cual trae relacionado los datos importados de Excel con el respectivo número de guía para cada registro. (Esta no tiene restricción de cantidad de envíos)

54 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Posteriormente indicamos Imprimir guías En esta nos arroja mensaje: Recuerde colocar papel para imprimir la guía. Al cual indicamos Aceptar Y Posteriormente nos muestra el siguiente mensaje:

55 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Al cual debemos indicar NO ya que de lo contrario, no dejaría los registros en el orden del archivo. De esta manera, nos arroja la cantidad de guías. (3 guías en cada hoja) Las diferentes sedes que cuenta con el sistema - SIPOST - de la empresa encargada de brindar a la UARIV los servicios de correspondencia Servicios Postales Nacionales 472, realiza el proceso directamente sin enviar la documentación a Gestión Documental ORGANIZACIÓN La organización documental se inicia desde el archivo de gestión para que los expedientes creados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental-TRD sean de fácil y rápido acceso para los funcionarios de la Unidad con el fin de que puedan ser más eficientes y eficaces en

56 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN sus trámites administrativos y misionales favoreciendo a las víctimas del conflicto interno armado. Adicionalmente a esto, la organización documental se realiza para dar cumplimiento a la normatividad archivística vigente, a leyes de acceso y transparencia a la información Creación de expedientes Virtuales La creación de expedientes es indispensable para la organización de los radicados ya generados por el Sistema de Gestión Documental, esto con el fin de asociarlos a una sola carpeta y poder encontrar el historial de toda la documentación que fue radicada y corresponde al mismo expediente. Los radicados que se generan y que corresponden al mismo proceso se deben incluir en el mismo expediente para que se reflejen en la misma ventana de consulta, esto con el fin de que el los expedientes virtuales queden iguales a los expedientes el físico. Pantallazo 1. Módulo de creación de expedientes.

57 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Para la creación de los expedientes virtuales es indispensable aplicar la Tabla de Retención Documental, teniendo en cuenta serie, subserie y el año, Cada expediente refleja cómo se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras, de acuerdo con el orden cronológico que se va generando el proceso. Cuando se genera el expediente este nos arroja un número de expediente el cual posee 14 dígitos, los cuales corresponden al año, el código de la dependencia, la serie, la subserie, el consecutivo el cual es a nivel nacional y la letra E. Los expedientes pueden estar conformados por radicados de salida (1), radicados de entrada (2) y memorandos (3), igualmente se pueden incluir documentos anexos los cuales no son radicados por el sistema, cuando un documento es asociado al sistema es necesario que estos documentos queden organizados cronológicamente, igualmente se deben incluir en las carpetas físicas Conformación de Expedientes Físicos Para la conformación de los expedientes físicos se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Ordenar cada una de las tipologías documentales de la serie y/o subserie a encarpetar teniendo en cuenta el respeto por el principio de orden original, en concordancia con lo referido en la TRD de cada dependencia. Según sea la serie y/o subserie, su ordenación se hará cronológica (a medida que se va dando el trámite). b) Eliminar todo material metálico (ganchos, clips) en el momento de encarpetar la documentación, teniendo en cuenta que se debe alinear el borde superior derecho de cada documento a tamaño oficio, sin excepción y se perfora en ese mismo tamaño. Adicionalmente a ello los documentos que se encuentran en soporte papel fax se debe sacar una fotocopia de este y dejarlo dentro del expediente debido a que el papel fax no contribuye a la conservación y prevención de la información. c) Cuando existe dentro del expediente documentos en un soporte diferente al papel tales como planos, fotografías entre otros, se debe diligenciar el formato de testigo documental, dejando este dentro del expediente referenciando donde se encuentra ubicado este físico.

58 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Formato 1. Testigo Documental d) Encarpetar en las carpetas desadificadas de dos tapas las tipologías documentales previamente ordenadas según la TRD de la serie y/o subserie correspondiente a la dependencia, teniendo en cuenta que se sebe hacer tipo libro: el gancho legajador plástico debe ir en la parte de atrás de la carpeta y los documentos se deben ingresar con el más reciente en la última posición y el más antiguo en primera posición, se debe diligenciar el rotulo de la carpeta.

59 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Formato 2. Rotulo de Carpeta e) Diligenciar la Hoja de Control acorde con las tipologías documentales presentes en la serie y/o subserie que se encuentra en la TRD. Cada vez que ingrese un nuevo documento a la carpeta, siempre se debe diligenciar la Hoja de Control La Hoja de Control se ingresa al final de cada carpeta.

60 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Formato 3. Hoja de Control f) Rotular la carpeta de acuerdo con la serie documental que aparezca en la TRD. Las carpetas se deben custodiar en cajas X200 que también se deben se rotular acorde con la TRD

61 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Formato 4. Rotulo para la Caja de archivo. g) Se deben foliar todas y cada una de los documentos que hacen parte del expediente, la cantidad de folios por carpeta debe ser de 200, si tal expediente se encuentra con más de 200 folios será dividido en una nueva carpeta y la foliación será continuación de la primera carpeta.

62 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta Entrega a Grupo Gestión Documental Para la entrega de archivo al Grupo de Gestión Documental es necesario elaborar el inventario correspondiente y diligenciar el formato de inventario documental, esto con el fin de que la dependencia entregue el archivo de los expedientes que con base a Tabla de Retención Documental fueron creados y organizados. Con propósito de que en el archivo central se controle y custodie la documentación de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD. Formato 5. Único de Inventario Documental.

63 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Organizaciòn de expedientes Contractuales Tabla 1. Foliación.

64 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN ACTIVIDADES CONSIDERACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Se debe foliar el documento en la parte superior derecha en la forma que en que se visualiza la información tal cual lo muestra figura No. 1, lo cual quiere decir que si la información de un documento se encuentra en forma horizontal se debe realizar tal cual lo muestra la figura No. 2. Figura No. 1 Figura No.2 Foliación 2. Rótulos Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los documentos. Deben quedar 200 folios por carpeta. En el caso de series documentales complejas como contratos, cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. No se debe foliar la lista de chequeo ni la hoja de control, ya que estos son instrumentos de descripción para el control, recuperación y consulta de los expedientes. No se debe foliar los duplicados y además de esto se deben sacar de los expedientes. Nota: Leer anexo 1 (Guía de Foliación del Archivo General de la Nación). Tabla

65 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN ACTIVIDADES CONSIDERACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Los rótulos a utilizar son los establecidos en gestión Documental que son los siguientes: Rotulo de carpeta Rotulo de Caja Hoja de Control Inventario Documental Testigo Documental El tamaño del Rotulo debe ser igual al establecido por Gestión Documental y se debe pegar a la carpeta en parte inferior derecha y de forma horizontal tal como se muestra en la siguiente imagen: Rotular Figura No. 3 Nota: Ver anexo 2 (Rótulos y/o formatos) Los códigos de dependencia, serie y subserie es de acuerdo a la Tabla de Retención Documental que tiene actualmente el Grupo de Gestión Contractual. Tabla. No 3. Ordenación de los documentos.

66 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN ACTIVIDADES CONSIDERACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Se deben ordenar los documentos de acuerdo al trámite que se va dando en el proceso de contratación, ejecución y finalización (Orden cronológico), tal cual como lo muestra la siguiente imagen: 3 Doc. Producido en mayo 2 Doc. Producido en abril 1 Doc. Producido en febrero Ordenación De acuerdo a lo anteriormente mencionado, quiere decir que el primer documento que debe estar dentro del expediente es el que contenga la fecha más antigua y el último documento es el que contenga la fecha más reciente. Figura No. 4 La perforación de los documentos se deben hacer todos a tamaño oficio, de tal forma que queden alineados dentro de la carpeta. Adicionalmente a esto, se requiere que se perforen los documentos que se encuentren con información horizontal en la parte de superior, tal cual lo muestra la siguiente imagen.

67 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Figura No. 5 El formato aprobado de la lista de chequeo va incluido en la carpeta de primeras sin foliar, se empieza a foliar desde el memorando de solicitud de contratación. Esta lista de chequeo debe estar diligenciada y firmada por el abogado. Consulta. La hoja de Control de Ingreso debe ir grapada al final de la carpeta con los folios. Tabla 3. ACTIVIDADES CONSIDERACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Consulta Los expedientes de contratos no se prestarán a menos de que sea solicitado a través de un funcionario y contratista del Grupo de Gestión Contractual. Adicionalmente a esto, la persona a quien se le entrega el contrato dejar sus datos registrados y su respectiva firma en la planilla de control de préstamos que se maneja en Gestión Documental CONSULTA Y PRÉSTAMO La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia o persona natural) de acceder a la información contenida en los archivos. El propósito del archivo es facilitar a tiempo la documentación que los usuarios requieran. Es necesario determinar la necesidad y precisión de la consulta y establecer sistemas de registro y control de préstamos, mediante sistemas manuales. Es necesario que el Archivo este en organizado debidamente para que la información sea consultada eficientemente.

68 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Cuando el usuario requiera un préstamo y lo solicite telefónicamente, por escrito o personalmente es necesario diligenciar el formato de préstamos en que se registra nombre del expediente/ número de radicado, numero de carpetas, numero de folios, funcionario que lo solicita, dependencia, fecha de retiro, firma del funcionario, fecha de devolución, esto con el fin de llevar el control de los préstamos. Formato 6. Control de préstamo de documentos Consulta de documentación del archivo central. La consulta de documentos del archivo central (lugar que por el momento se tiene solo en custodia la información que Acción Social traslado a la Unidad debido a que se suprimió) sin embargo como son documentos que son documentos de soporte para la respuesta de solicitudes de información por parte de los usuarios externos e internos son documentos que son consultados para dar trámite de las mismas y para la consulta de los documentos de archivo central se realizan las siguientes tareas. a) Las dependencias deben enviar por medio de correo electrónico la solicitud los documentos y/o expedientes que desean consultar, anexando el formato de consulta de documentos del archivo central, diligenciado.

69 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN b) Una vez la persona encargada del préstamo de los documentos y/o expedientes reciba el formato por medio de correo electrónico debe enviar el documento y/o expediente por medio de mensajería. c) Después se imprime el formato para la firma y queda como comprobante de que el documento se encuentra en otra dependencia. Formato 7. Formato de préstamo de documentos del archivo central.

70 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN

71 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRACIÒN DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN TRD. Las Tablas de Retención Documental han sido aprobadas por el Comité de Archivo mediante Acta 001 de julio de 2013, sin embargo de acuerdo a la designación de nuevas funciones o cambios en los procedimientos hacen que se generen nuevas series, subserie o nuevos tipos documentales. A continuación se presenta los diferentes procedimientos correspondientes al instrumento de gestión documental fundamental para la gestión administrativa y misional para la organización y conservación de archivo de la entidad Elaboración de TRD. Para la etapa de la elaboración se procede a realizar las siguientes actividades, teniendo en cuenta la normatividad archivística establecida por el Archivo General de la Nación. a) Recopilar información institucional contenida en actos administrativos (Leyes, normas, decretos, circulares, resoluciones) y procedimientos asociados a cada área. b) Analizar las funciones asignadas a las dependencias y los procedimientos de los mismos. c) Entrevistar a la dependencia a la cual se le va a crear la TRD y con base a las funciones y procedimientos para identificar y generar las series y tipos documentales. d) Analizar y articular toda la información recolectada y determinar la necesidad de crear series y subseries. e) Crear serie y/o subserie documental con sus correspondientes tipos documentales. f) Realizar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción y definir su forma de almacenamiento y de recuperación en caso de ser necesario. g) Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico, así como su disposición final de acuerdo a las normas vigentes. h) Crear la propuesta de TRD

72 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN i) Enviar propuesta de TRD al jefe de la dependencia para visto bueno. j) El jefe de la dependencia revisa la propuesta de TRD k) Recibir visto bueno del jefe de la dependencia. l) Actualizar Cuadro de Clasificación documental. m) Firmar la TRD por el jefe del área, jefe de archivo y Secretaria(o) General para presentarlas ante el Comité de Archivo. n) Aprobar las Tablas de Retención Documental - TRD por la instancia competente. o) El Secretario General legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. Formato 8. Tabla Retención Documental El siguiente formato sigue el modelo por el AGN, sin embargo se adiciono el campo de versión y fecha con el fin de que se tenga un control sobre esta herramienta y tener toda la trazabilidad de los cambios que ha tenido la dependencia debido a sus funciones, procesos y procedimientos.

73 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Actualización Cuando existen cambios en tipos documentales la dependencias envían un correo electrónico al correo gestión documental relacionando el nombre de los tipos documentales especificando a la serie y/o subserie que corresponde, aunque si se tienen dudas al respecto se solicitará aclaración a la dependencia para que a los tipos documentales queden bien denominados para la recuperación y consulta de la información. Adicionalmente a esto, cuando existen cambios en series y subseries documentales se procede a realizar una reunión con la persona quien solicita la creación de la serie y/o subserie, con el fin de que se establezca lo mejor posible. Dentro del desarrollo de la reunión y/o entrevista al funcionario asignado para esta labor dentro de la dependencia solicitante se procede a realizar las siguientes tareas: a) Recopilar la norma que establece función y que obliga a generar documentación.

74 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN b) Identificar los nombres que la dependencia propone sean los de la serie documental y/o subserie (si tiene propuesta o si no se apoya en su identificación), y listar los tipos documentales que integrarían esa serie y/o subserie. c) Se relaciona la tradición documental de cada tipo documental (copia, original, digital o electrónico) d) Se relaciona el tipo de soporte de cada tipo documental (papel, electrónico, digital, Libro, excel, entre otros,). e) Se realiza la valoración identificando lo criterios administrativos, Fiscales, Históricos, Jurídicos o Legales, etc., que pueda tener la serie y/o subserie y se proponer el tiempo en años que se debe conservar en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central. Así mismo proponer la disposición final, una vez se cumplan estos tiempos, si se elimina la documentación o si se conserva totalmente. Posteriormente la persona encargada de la creación y actualización de TRD procede a presentar el proyecto de TRD y se envía al jefe de la dependencia para su validación y o sugerencias al respecto. Si no requiere de ajustes el jefe de la dependencia enviara por correo electrónico el visto bueno y posteriormente Gestión Documental enviara la TRD física para la respectiva firma del jefe de la dependencia a la cual se le realizó el ajuste, la firma del jefe del área de gestión documental y la firma de Secretaría General. Una vez la persona de Gestión Documental encargada de la actualización de TRD reciba el visto bueno también procederá a actualizar en el Sistema de Gestión Documental para que la dependencias puedan tipificar cada documento que reciban o generen de acuerdo al cumplimiento de sus funciones tanto administrativas como misionales Aplicación. La aplicación de las Tablas de Retención Documental se inició con las capacitaciones desarrolladas de acuerdo al cronograma divulgado mediante Circular interna 011 del 30 de julio de 2013 y circular interna 01 del 14 de febrero de Las dependencias en el ejercicio de sus actividades deben aplicar la TRD desde el momento en que ellos reciben, generan y/o tramitan la documentación, y junto a esto deben realizar las siguientes tareas:

75 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN a) Identificar series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental, para iniciar con la clasificación y conformación de expedientes físicos y virtuales. b) Identificar el asunto de los documentos que ingresan y se generan de acuerdo a la competencia de la dependencia. c) Deben crear el expediente de acuerdo a la TRD. d) Ubicar los documentos en orden cronológico (orden en el que se va dando el trámite) dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. e) Aplicar los formatos de organización (rotulo de caja y carpeta y hoja de control) establecidos por Gestión Documental, relacionando los códigos y nombres de las series y subseries. f) Aplicar los tiempos de retención documental establecida en la TRD, para que en primera instancia se conserven las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida. g) Conservar los expedientes organizados de acuerdo a la TRD hasta que cumplan su tiempo de archivos de gestión. h) Remitir la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias para que sea custodiado en el archivo central. i) Verificar la disposición final de los documentos establecidos de la TRD retención documental. Si la disposición final es eliminar se debe realizar la eliminación de la documentación y dejar constancia por medio de acta y si la disposición final es conservar la información se debe custodiar la documentación por el tiempo establecido en la TRD en el archivo central. El Grupo de Gestión Documental realiza seguimiento al cumplimiento de la aplicación de TRD y si la dependencia en el ejercicio de la aplicación de la TRD identifica que hacen falta por incluir documentación debe solicitar la actualización de este instrumento al Grupo de Administrativa y Gestión Documental y a su vez la persona encargada del procedimiento de TRD debe aplicar las actividades del procedimiento de la actualización.

76 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Eliminación documental La eliminación aún no se ha aplicado en la unidad debido a que todavía sus archivos se encuentran en Gestión por ser una entidad que se creó a través de la ley 1448 de 2011 y mediante el Decreto 4802 de Sin embargo cuando se cumplan los tiempos de retención documental de las TRD aprobadas y que tengan como disposición final eliminación se procederá a realizar esta operación por medio de picado y se dejará como constancia el acta de eliminación en donde se relacione los documentos a eliminar. Las personas que estarán en esta labor será un funcionario de Gestión Documental, un funcionario de la dependencia a la cual se le va a eliminar información y un funcionario de la oficina de Control Interno.

77 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO GESTIÓN Formato 9. Acta de eliminación.