MUNICIPIO DE SAN ROQUE. INVITACION No 035 DE 2010

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1 MUNICIPIO DE SAN ROQUE No 035 DE 2010 PRESTAR LOS SERVICIOS PARA IMPLEMENTAR LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y APOYAR EL PROCESO DEL DISEÑO DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN L MUNICIPIO DE SAN ROQUE. Aplicación al Decreto 3576 de INFORMACIÓN GENERAL La información contenida en esta invitación de condiciones sustituye totalmente cualquier otra que el Municipio de SAN ROQUE o sus representantes pudieran haber suministrado en forma preliminar a los proponentes interesados en esta invitación En la propuesta no podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en esta invitación. En caso de hacerlo, se tendrán por no escritas y, por lo tanto, prevalecerán las disposiciones respectivas contenidas en este documento. 1.2 CRONOGRAMA DEL PROCESO CONTRACTUAL El cronograma previsto para el presente proceso contractual es el siguiente: CRONOGRAMA DEL PROCESO CONTRACTUAL ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR Elaboración de los estudios 15/01/2010 Planeación Municipal previos Acto que ordena la apertura 30/01/2010 Página Web del Municipio del proceso de invitación Publicación de las invitaciones 30/01/2010 Página Web del Municipio a presentar ofertas Recepción de las propuestas 01/02/2010 Página Web del Municipio Evaluación de las propuestas 01/02/2010 Página Web del Municipio Elaboración y legalización del 02/02/2010 Página Web del Municipio contrato 1.3 PUBLICACIÓN DE LA De conformidad con el Decreto 3576 de Septiembre de 2009; la invitación se publicará en la página Web del Municipio Sanroque-antioquia.gov.co Durante este término, los posibles oferentes y la ciudadanía en general, podrán participar y presentar propuestas, las cuales deberán enviarse por escrito a la oficina de Planeación, Palacio Municipal. De conformidad con el parágrafo 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el derecho de participación en la presente invitación es gratuito. 1.4 APERTURA El proceso de invitación se abre el día y hora estipulado en el cronograma. La apertura será ordenada por la Alcaldía Municipal, mediante Resolución motivada. El inicio del presente proceso se justifica mediante los estudios previos de análisis y conveniencia del proyecto, los cuales se publican en la página web del Municipio. 1

2 1.5 OBJETO DE LA Y ALCANCE DE LOS TRABAJOS El Municipio de SAN ROQUE está interesado en recibir propuestas a precios unitarios fijos no reajustables, para PRESTAR LOS SERVICIOS PARA IMPLEMENTAR LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y APOYAR EL PROCESO DE EL DISEÑO DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN EL MUNICIPIO DE SAN ROQUE. dé conformidad con las especificaciones técnicas contempladas en la presente invitación. 1.6 PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial será de: CUATRO MILLONES DE PESOS M/L($ ), el cual quedara así: DESCRIPCION UND CANT V.UNT V.TOTAL PRESTAR LOS SERVICIOS mes 5 $ PARA IMPLEMENTAR LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y APOYAR EL PROCESO DEL DISEÑO DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN EL MUNICIPIO DE SAN ROQUE TOTAL $ El valor total corregido de la propuesta no podrá exceder el presupuesto oficial ni ser inferior al noventa y cinco por ciento (95%) del mismo redondeado al peso, de lo contrario no se tendrá en cuenta en el proceso de evaluación. 1.7 PLAZO DE EJECUCIÓN El término de duración del presente contrato es de 5 meses vigencia La ejecución se iniciará previa legalización con el acta de inicio. 1.8 FORMA DE PAGO: EL MUNICIPIO DE SAN ROQUE realizará los pagos mensuales previa presentación de la certificación del supervisor donde especifica que el funcionario cumplió con las funciones a signadas dentro el objeto del contrato. Y revisadas por el jefe inmediato. 1.9 ENTREGA DE PROPUESTAS Y CIERRE DE LA Las propuestas podrán ser entregadas en el plazo indicado en el cronograma, en la oficina de Gobierno y servicios generales. El cierre de la o de las propuestas se realizará el día mostrado en el cronograma del proceso contractual, en el Palacio Municipal, De dicha diligencia se levantará un acta suscrita por la secretaria de Gobierno y por los demás funcionarios y proponentes que asistan a la misma. Las propuestas presentadas en forma extemporánea no serán tenidas en cuenta para la evaluación y posterior adjudicación FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El Municipio de SAN ROQUE, en virtud de los Principios de Eficiencia y Transparencia a que alude la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, Decreto 3576 de 2009 en desarrollo de la actividad contractual, requiere de la celebración de contratos, para el cabal desarrollo de sus funciones. 2

3 En la actualidad, se requiere celebrar un contrato cuyo objeto es PRESTAR LOS SERVICIOS PARA IMPLEMENTAR LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y APOYAR EL PROCESO DE EL DISEÑO DE LAS TABLAS DE RTENCION DOCUEMENTAL EN L MUNICIPIO DE SAN ROQUE..De acuerdo con lo anterior, jurídicamente se concluye que el procedimiento para la selección del contratista se podrá hacer mediante invitación pública y la respectiva presentación de ofertas 2. ESPECIFICACIONES TECNICAS: La oficina de Gobierno Municipio de SAN ROQUE suministrara las especificaciones técnicas que debe cumplir el contratista para que el servicio sea bien prestado y s e preste un excelente servicio, los cuales forman parte integrante de la presente. 2 CAPÍTULO II 2.1 REQUISITOS HABILITANTES En la presente Invitación podrán participar todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, individualmente, consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, que no se encuentren incursas en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. El Municipio de SAN ROQUE se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados en la propuesta, y el proponente autoriza a todas las entidades, personas o empresas que de una u otra forma se mencionen en los documentos presentados, a suministrar la información que se requiera, a visitar sus instalaciones o a solicitar información de cualquiera de sus empleados, en caso de considerarlo necesario. LOS PROPONENTES DEBERÁN CUMPLIR CON TODOS LOS REQUISITOS HABILITANTES, QUE APLIQUE DE ACUERDO A SU NATURALEZA, PARA QUE SU PROPUESTA SEA HABILITABLE Y CONTINUAR EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN Personas naturales Podrán participar todas aquellas personas naturales, consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes que no tengan incompatibilidades o inhabilidades para contratar, de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes Carta de presentación de la propuesta De acuerdo con el modelo suministrado en este firmada por el proponente, si es persona natural, o por el representante legal si es persona jurídica OTROS DOCUMENTOS: SE DEBE ANEXAR: 1. Certificado del DAS Vigente. 2. Seguridad Social. 3. Procuraduría. 4. Contraloría. 5. PAZ Y SALVO del Municipio. 6. R.U.T 6. Certificado de Cámara y Comercio, si es persona jurídica Inhabilidades e incompatibilidades En el contrato que se derive de la presente, el Municipio de SAN ROQUE aplicará las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades previstas en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o adicionen, en cuanto sean pertinentes Pago de aportes al sistema de seguridad social Según lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2004, la Ley 797 de 2003, y el Decreto 510 de 2003, el proponente deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, cuando a ello haya lugar. 3

4 2.1.5 Registro Único Tributario Copia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. Esta exigencia es aplicable a cada uno de los miembros de un Consorcio o una Unión Temporal Boletín de responsables fiscales. Los proponentes no deben estar incluidos en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la Nación. Tal situación se entiende manifiesta bajo la gravedad del juramento con la presentación de la oferta. En todo caso, ANTES de adjudicarse al proponente seleccionado el contrato, la entidad deberá consultar directamente la página web de la Contraloría, y expedir el correspondiente documento 3 CAPITULO III 3.1 PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser escritas a máquina o en letra legible, en idioma español, en original y una (1) copia. Si se presentare alguna diferencia entre el original y la copia, prevalecerá la información consignada en el original impreso. Tanto el original como la copia, deberá entregarse debidamente FOLIADAS Y LEGAJADAS, serán colocados dentro de un sobre o paquete separados, debidamente cerrados y rotulados en su parte exterior respectivamente como original y copia. Todas las hojas de la propuesta deben presentarse numeradas y firmadas por el proponente o representante legal, según el caso. 3.2 RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Si un proponente desea retirar su propuesta antes del cierre de la Contratación, deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona que firmó la carta de presentación de la propuesta. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura, previa expedición de un recibo firmado por el solicitante. Si el proponente quiere adicionar documentos a su oferta, podrá hacerlo en original y una copia, depositándolos debidamente firmados, antes de la hora límite de cierre de la contratación y el Municipio le expedirá una constancia de este hecho. No será permitido que ningún proponente modifique o adicione su oferta después de que la contratación se haya cerrado. 3.3 COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA Todos los costos asociados a la preparación y presentación de la propuesta estarán a cargo del Proponente, y el Municipio de SAN ROQUE, en ningún caso, será responsable de los mismos. 3.4 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que se genere con ocasión de la presente podrá ser entregada de una de las siguientes maneras: En la Alcaldía Municipal, oficina de Gobierno, ubicado en el Palacio Municipal. Remitida al fax ext 102; en todo caso, el Municipio no asumirá responsabilidad alguna por las fallas que pueda presentar el medio tecnológico utilizado. 3.5 ENTREGA DE LA PROPUESTA Dentro del plazo de la Invitación pública, la propuesta deberá ser entregada en la siguiente dirección: Municipio de SAN ROQUE, planeación municipal, Palacio Municipal. 4

5 Si el proponente desea enviar la propuesta por correo, deberá remitirla con suficiente antelación para que pueda ser recibida en la dirección anotada antes de la fecha y hora fijadas para el cierre de la invitación. En todo caso, el Municipio de SAN ROQUE no será responsable del retardo o extravío que pueda derivarse de esta forma de entrega. 3.6 IMPUESTOS Y DERECHOS El contratista deberá pagar por su cuenta todos los derechos, impuestos y gastos legales en que incurra para la realización de los trabajos contratados y para dar cumplimiento a las leyes, ordenanzas, acuerdos y demás normas legales aplicables que existan sobre el particular. 3.7 DIRECCION DEL CONTRATISTA Los proponentes deberán informar en su propuesta la dirección exacta y el número telefónico de su oficina o residencia formal, especificando los recursos técnicos y humanos disponibles para la ejecución del contrato, datos que serán verificados por el Municipio de SAN ROQUE. 3.8 PROPONENTE ÚNICO Cuando se presente sólo una propuesta, o cuando sólo una de las propuestas presentadas reúna los requisitos para considerarla hábil, el proceso continuará con este único proponente y podrá adjudicársele el contrato si su oferta fuere favorable para el Municipio de SAN ROQUE. 3.9 RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS El Municipio de SAN ROQUE rechazará las propuestas, entre otros, en cualquiera de los siguientes casos: Cuando sean presentadas extemporáneamente. Cuando la carta de presentación de la propuesta no fuere firmada, o aún siendo firmada las rubricas entre la propuesta original y las copias no coincidan entre sí. Cuando el valor de la propuesta corregido supere el presupuesto oficial o esté por debajo del 95% del mismo, redondeado al peso. Cuando no se cotice uno o varios ítem del formulario de cantidades de obra, o cuando se modifique una cantidad o unidad del formulario oficial de cantidades de obra. Cuando el plazo ofrecido supere el plazo oficial establecido Cuando el contratista no responda dentro de los tres días siguientes a cualquier requerimiento que le haga el Municipio EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas serán puestas a consideración para la evaluación solo si dan cumplimiento a todos y cada uno de los requisitos habilitantes definidos. Después de la apertura de las propuestas, el Municipio de SAN ROQUE realizará el análisis jurídico y técnico de las mismas, con el fin de determinar cuáles se encuentran ajustadas a la Ley y a los requisitos, solicitando las aclaraciones que considere pertinentes, las cuales serán resueltas por el proponente dentro del término que para el efecto se le fije; de lo contrario, dicha información se tendrá por no presentada. Posteriormente, efectuará la calificación técnica y económica, y conformará una lista de elegibles según los puntajes obtenidos por cada uno de los proponentes en los criterios de evaluación que se establecen a continuación, otorgando el primer lugar a aquel que haya obtenido la mayor cantidad de puntos, y sucesivamente a los demás, en forma descendente. En el evento en que dos o más proponentes aporten una misma información y ésta presente inconsistencias, se solicitará la aclaración respectiva a cada uno de ellos y sólo se tendrá en cuenta para la calificación aquella que esté demostrada CRITERIOS DE EVALUACIÓN El puntaje se determinará con el siguiente criterio 5

6 PRECIO 100 PUNTOS PRECIO (100 PUNTOS) La propuesta económica debe cumplir las siguientes reglas: Que el valor total corregido de la propuesta no exceda el del presupuesto oficial establecido en el presente pliego de condiciones, ni se encuentre por debajo del 95% del mismo, redondeado al peso. Los proponentes deberán dar precios unitarios y valores totales para cada ítem, de acuerdo con las cantidades estimadas que aparecen en el formulario de propuesta. Se admitirán errores aritméticos en el valor total de la propuesta, siempre y cuando no superen en el 1% del valor estipulado inicialmente y que servirán además para el estudio y comparación de las propuestas y serán los que quedarán considerados en el contrato que se celebre con el proponente favorecido. Es entendido que los precios que ofrezcan los proponentes, se refieren al pago de los horas laboradas y trabajos debidamente terminados de acuerdo con las especificaciones que deben comprender todos los gastos necesarios en equipo, transportes, personal y prestaciones sociales, los factores de dificultad (topográficos, hidrológicos y sociales) que influyen en los sitios de trabajo, impuestos de cualquier naturaleza y orden, imprevistos, utilidad del proponente y todos los demás que puedan afectar el costo de la obra. El proponente deberá presentar el Análisis de Precios Unitarios que justifica el precio ofertado. El Proponente acepta que las cantidades del formulario de la propuesta son aproximadas y por lo tanto pueden aumentar o disminuir durante el desarrollo del contrato PROPONENTES ELEGIBLES Agotado el análisis comparativo de las ofertas, se establecerá un orden de elegibilidad de la siguiente manera: Se considerarán elegibles aquellos proponentes que hayan obtenido un puntaje acumulado mínimo de setenta (70) puntos en la calificación de los diferentes criterios de evaluación de las propuestas. Se conformará una lista de proponentes elegibles, ordenada en función del puntaje total, asignando el primer lugar al proponente que haya obtenido el máximo puntaje, y así sucesivamente INFORME DE EVALUACION La entidad evaluará las propuestas en el término establecido en el cronograma TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION Una vez evaluadas las propuestas serán publicadas el día indicado en el cronograma, en LA PAGINA WEB D EL MUNICIPIO. Las personas interesadas podrán consultar también la evaluación directamente en las oficinas de planeación municipal durante el plazo señalado, dentro del cual podrán formular sus observaciones por escrito. 4 CAPÍTULO V 4.1 PROHIBICIÓN DE CEDER EL CONTRATO Este contrato no tendrá adiciones y no podrá cederse sino con autorización previa y escrita del alcalde mediante resolución motivada. 4.2 INTERVENTORÍA DE LA OBRA La Interventoría de los trabajos objeto de esta Invitación, será Supervisada secretaria de Gobierno por un funcionario De la Las funciones y atribuciones principales del Interventor serán las siguientes: 6

7 Exigir y observar la buena calidad del objeto contratado. Informar oportunamente al Municipio sobre situaciones que afecten la ejecución del contrato. Responder oportunamente inquietudes planteadas por la veeduría ciudadana relacionadas con la calidad y ejecución del contrato. Establecer parámetros que permitan al Municipio determinar el incumplimiento o cumplimiento del programa de ejecución vigente. Observar, sugerir, recomendar, sin Coad ministrar la ejecución del objeto contractual. Vigilar el cumplimiento de la obligación del contratista de afiliar a la seguridad social a los trabajadores que intervienen en la ejecución del objeto contractual. Inspeccionar u observar el correcto funcionamiento de los equipos que se utilicen para la ejecución de la obra que puedan causar perjuicios a sus operadores o terceros. Exigir y requerir al diseñador en las actividades que deba realizar como responsable de la supervigilancia técnica. Requerir el documento en medio magnético que con ocasión de la ejecución del contrato deba entregar el contratista. Presentar los informes periódicamente y en medio magnéticos e impresos. 7

8 Carta de presentación de la propuesta SAN ROQUE, de de Señores Municipio de San Roque Municipio de SAN ROQUE Referencia:. El suscrito, en calidad de representante legal de de acuerdo con las condiciones generales de la invitación, cuyo objeto es - MUNICIPIO DE SAN ROQUE, por el sistema de precios unitarios fijos, presento la siguiente oferta. En caso de resultar favorecido y ser aceptada nuestra oferta, me comprometo a firmar el contrato correspondiente. Declaro así mismo que: 1. Tengo facultad legal para firmar y presentar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegase a celebrarse solo compromete a la sociedad que legalmente represento. 3. Conozco la información general y específica y demás documentos de la invitación de 2009 y acepto los requisitos en ellos contenidos. 4. Tengo en mi poder los documentos que integran las condiciones de contratación y adendas que son: (indicar fecha y número de cada una). 5. Realizare los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato en el plazo señalado en las condiciones del pliego. 6. La sociedad que legalmente represento no se encuentra incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señalada por la constitución política, por la ley 80 de 1993 y demás normas que rigen. 7. Me comprometo a ejecutar la obra en un plazo de meses ( días). 8. El valor de la oferta es VALOR COSTO DIRECTO $ VALOR TOTAL PROPUESTA $ Me comprometo a informar al Municipio, todo cambio de residencia o domicilio que ocurra durante el desarrollo del contrato que se suscriba como consecuencia de esta invitación y hasta su liquidación final. Nombre del proponente NIT Nombre del representante legal (o apoderado) Cédula o documento de identidad Firma del representante legal (oapoderado). Dirección completa del proponente Teléfono No. Fax No. Correo electrónico Anexar copia de la cedula de ciudadanía. 8

9 Firma Oferente 9

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