PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDIA DE MITÚ. Versión No. 001 de 2011 Mitú, Vaupés Agosto de 2011

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1 .. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDIA DE MITÚ Versión No. 001 de 2011 Mitú, Vaupés Agosto de

2 INTRODUCCION Tal como lo establece la ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; la gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad en ejercicio de sus funciones que va desde su producción hasta su disposición final; y así garantizando su manejo y conservación. La Alcaldía de Mitú contribuye con su labor a ser gestora de planes, programas y proyectos en pro de la comunidad; siendo su responsabilidad y obligación velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información registrada en sus documentos de Archivo; así como de su Organización, Conservación y la Prestación de los servicios Archivísticos corresponde a la Secretaria de Gobierno Municipal, los funcionarios administrativos de superior jerarquía, de acuerdo con el Articulo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 también son responsables todos los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de la información. Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de Archivo trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y demás disposiciones que regulen la labor. Actuaran siempre guidados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración, del estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la nación, según lo establecido en el artículo 17 de la Ley General de Archivos. El presente manual es una herramienta cuyo fin es controlar el flujo documental desde el momento en que se producen hasta su disposición final, facilitando la consulta tanto al cliente interno como externo, evitar confusiones y perdidas de la documentación motivo por el cual se retrasan los tramites; facilitar la toma de decisiones siendo la información un recurso estratégico para el apoyo y cumplimiento de la misión institucional. La elaboración del presente manual esta apoyada en la normatividad archivística técnica y vigente de Colombia (Archivo General de la Nación, NTC, ISO, Códigos). 2

3 OBJETIVOS Objetivo General: Normalizar de forma ordenada y sistemática el Programa de Gestión Documental para orientar a cada uno de los productores de los documentos de la Alcaldía de Mitú, haciendo eficiente su aplicación e implementación. Objetivos Específicos: Identificar cada uno de los ocho procesos de un Programa de Gestión Documental durante el ciclo vital del documento. Definir las actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables, normatividad vigente impartida por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. Optimizar mediante el uso de los medios tecnológicos o tradicionales la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones de administración de la Alcaldía con el ciudadano, proveedores, personal y demás entidades de la administración publica. Establecer mecanismos para eliminar la duplicidad innecesaria de documentos. Facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública, asegurando la coherencia, coordinación y la ejecución de políticas definidas. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje natural de la función pública, funcionamiento de la misma, participación ciudadana, transparencia, control y garantía de los derechos humanos. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivo a partir de la noción de Archivo Total garantizando confidencialidad, seguridad y accesibilidad a la información. Implementar el proceso de Tablas de Retención Documental. Organización, Transferencias, Recuperación, Preservación, Conservación de la información y Disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. 3

4 Encaminar el Archivo General del Municipio de Mitú para que sea verdadero centro de información, útil para la administración e importante para la cultura. ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA En la alcaldía de Mitú la estructura del Archivo es la siguiente: Secretaría de Gobierno, Archivo Municipal, Comité de Archivo, Ventanilla Única de Correspondencia y Grupo de trabajo de Archivo. Secretaría de Gobierno: Orienta el diseño e implementación de normas y procedimientos para la implementación del programa de Gestión Documental y el rescate de la memoria institucional. Comité de Archivo: Creado mediante decreto 134 de 2010 como órgano asesor de la entidad en materia archivística, según lo estipulado en el artículo 4 del acuerdo 12 de 1995 de la junta directiva del Archivo General de la Nación. Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, según lo establecido en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación. Las funciones del Comité son las siguientes: definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene, la depuración y eliminación de los documentos de archivo. capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes. hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos secretarios deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité. 4

5 sugerir al Alcalde y a la Secretaría de Gobierno la implementación del programa de gestión documental a través del cual se refleje el ciclo vital del documento, garantizando la seguridad de la información y el acceso de los ciudadanos a consultar los documentos públicos. proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas. recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité. proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la Alcaldía. definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico. El Comité de Archivo está conformado por las siguientes personas: 1. el secretario de gobierno o su delegado, quien lo presidirá 2. el secretario jurídico o su delegado 3. el secretario de planeación o su delegado 4. el jefe de la oficina de personal 5. el responsable del área de archivo o su delegado quien actuara como secretario 6. además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar elementos de juicios necesarios en las secciones correspondientes La ventanilla Única de Correspondencia: 5

6 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Un Programa de gestión documental puede definirse como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos tales como; la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; estos procesos estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Tramite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación 8. Disposición final 1. PRODUCCION DOCUMENTAL Definición: Es la generación de documentos en la Alcaldía de Mitú, en desempeño de sus funciones, procesos y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Misión Institucional. Para la producción documental de comunicaciones oficiales, se debe tener en cuenta las normas técnicas colombianas existentes ICONTEC para la elaboración de otros documentos e implementación de formatos, deberán ser los que estén aprobados por Control Interno Administrativo. Tipos de Soporte: La Alcaldía de Mitú será responsable de garantizar la seguridad de la información registrada en sus documentos, adoptando normas de alta durabilidad y permanencia en los diferentes soportes. Papel: Considerado hasta ahora como el principal soporte de la escritura fue antecedido por el papiro, es un material constituido principalmente por fibras de celulosa derivadas de distintas fuentes como el algodón, lino, cáñamo o pastas de madera; contiene muchos aditivos como agentes encolantes, cargas, revestimientos y pigmentos. La composición de cada papel influye seriamente sobre sus propiedades físicas y su sensibilidad al deterioro. 6

7 Tintas: Es uno de los elementos sustentados en un soporte, que sirve para trazar caracteres, signos, grafía o dibujos; en general es toda sustancia apta para escribir, imprimir o colorear según técnicas e instrumentos apropiados. Por lo general la tinta está constituida de una materia colorante, responsable del color, un aglutinante que la mantiene en suspensión, y un vehículo, que permite su dispersión y fluidez. La fijación al soporte se realiza, en muchos casos, a través de reacciones químicas por medio de removedores, generalmente son ácidos, que interactúan con el pigmento y el soporte. Fotografías: Es la tecnología de producción de imágenes, las fotografías se diferencian de otros soportes en papel, por su fragilidad y su compleja composición; la preservación de la fotografía implica la preservación de las partículas metálicas de la imagen y del soporte. Los principales factores que contribuyen al rápido deterioro de las fotografías son el almacenamiento inadecuado, la mala calidad de los materiales y prácticas de manejo no apropiadas. Películas y Microfilmes: Una película está compuesta de una base de plástico transparente, una capa mucho más fina de emulsión de gelatina y una imagen, formada por colorantes o en el caso de ser blanco y negro formada de partículas mucho más pequeñas de plata. Las causas de deterioro se presentan por desprendimiento. Discos: Los discos que contienen registros sonoros están fabricados con diferentes tipos de material (de acetato, de vinilo, de goma o laca, entre otros); para cualquier tipo de material se debe evitar los riesgos de abrasión o de obstrucción de las ranuras, no se deben exponer a los rayos ultravioletas. Soportes Magnéticos: NTC 4436 Para Series documentales con valor histórico se debe utilizar papelería con gramaje resistente, es decir permanecer estable química y físicamente por largo tiempo, resistir a los efectos de desgaste y rasgado por el uso, se deben elaborar los documentos utilizando papelería bond con gramaje mínimo 75 g/m2, libre de ácidos y exento de lignina cuyo valor de ph este en rango de 7.0 a 8.5, con el fin de garantizar la permanencia y durabilidad de la información; las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la 7

8 humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. La información generada y guardada en medios magnéticos se deben seguir las instrucciones de los fabricantes en relación con su preservación y se debe producir en formatos compatibles; cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. Se deberán realizar Back up cada 15 días. Marco Normativo del Proceso: Ley 413 de 1913; Sobre el uso de tinta indeleble para la elaboración de documentos oficiales destinados a reposar en los Archivos Públicos, para que resistan la acción del tiempo asegurando la conservación del texto. Ley 527 de 1999; Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico, firmas digitales dando valor probatorio a estos documentos y se establecen las entidades de certificación. Código Penal Artículos 218 a 228 y 231; Código de Procedimiento Penal articulo 261 a 263; Código de Comercio, articulo 48, 51, 54; Decreto 2649 de 1993 articulo 123 y 134; Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad aceptados en Colombia. Decreto 1584 de 1994; Documentación e información estrictamente indispensable en la conservación de documentos de registro de proponentes Cámara de Comercio. Decreto 2150 de 1995; Suprime la autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. Articulo 11, 12, 23, 24; Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001; Por medio del cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas. Articulo 4; Firmas responsables: Toda entidad deberá establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución, las unidades de correspondencia velaran por el estricto 8

9 cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. Articulo 6; Numeración de Actos Administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargará de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios, también serán los responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números; no se deben se deben numerar los actos administrativos que no estén debidamente firmados que no estén debidamente firmados y cumplan con las disposiciones para tal efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia a la cual esta asignada la función de numerar los actos administrativos. Articulo 9; Conservación Documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Articulo 14; Imagen Corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros teniendo en cuenta la norma ICONTEC, existentes para tal efecto; la leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número de conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la pagina web y la dirección de correo electrónico de la entidad. Circular Interna AGN No. 13 de 1999; no se deben utilizar micro puntas o esferos de tintas húmedas. NTC 3393; Sobre la elaboración de cartas NTC 3397; Sobre la elaboración de memorandos NTC 3394; Sobre la elaboración de actas NTC 4176; Sobre la elaboración de certificados y constancias NTC 3234; sobre la elaboración de circulares Actividades: La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la Alcaldía y/o secretarias. Todas las dependencias de la Alcaldía de Mitú producen documentos, los documentos de carácter interno serán firmados por el jefe de cada dependencia, los documentos externos serán firmados por el señor Alcalde; teniendo en cuenta el Manual de Procesos y Procedimientos. 9

10 La creación, diseño y actualización de formatos deberá ser adoptados por Control Interno. La producción e impresión de documentos será procesadores de texto, hojas de cálculo, planos. Los soportes documentales serán los siguientes: Cintas magnéticas, papel, discos ópticos, discos duros, fotografías, microfilme, video. Los documentos tipo formato o formulario se deberán diligenciar todos los campos requeridos. El uso de reprografía será original y una copia, para los documentos comerciales (Carta, memorando y circular) se elaborara original y máximo dos copias. La Diplomática documental será en términos de formalidad características internas y externas del documento. El tipo de letra será Arial tamaño 11 o 12 de acuerdo a las necesidades. 1.1 Formatos Para Uso general de la Alcaldía de Mitú Para la elaboración de los documentos comerciales se deben distinguir tres zonas: Zona 1: conocido como el encabezado, es el espacio destinado para la ubicación de la razón social, el logotipo en caso de tenerlo, el Nit; las medidas respectivas son: 14 centímetros horizontales desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 y 4 centímetros desde el borde superior. Zona 2: conocido como el pie de pagina, espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, teléfono, telefax, .pagina web y otras menciones que son obligatorias en virtud de disposiciones legales; ocupa entre 1.5 centímetros y 2 centímetros desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel Zona 3: es el espacio destinado para colocar el radicado de los documentos NOTA INTERNA Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato tramite entre las dependencias de la Alcaldía de Mitú y sus funcionarios para evitar la escritura o los rayones en los documentos. PARTES CONSTITUTIVAS E INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO FECHA: Fecha de envío así: día, mes y año PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida DE: Nombre de la dependencia que la remite. 10

11 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describir brevemente las observaciones que considere pertinentes. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en el manual de procedimientos de la Alcaldía de Mitú. DATOS DE RECIBIDO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DE MITU NIT NOTA INTERNA No. FECHA: PARA: DE: URGENTE PARA SU INFORMACION FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER OBSERVACIONES: FIRMA: RECIBIDO: FECHA: HORA: 11 Versión No. 001 de Aprobada por Control Interno

12 EJEMPLO DE NOTA INTERNA REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DE MITU NIT NOTA INTERNA No. 001 FECHA: 06 de Julio de 2011 PARA: _Dr. Hernán Darío Meza Secretario de Jurídica DE: Nina Ferrer Araujo Jefe de control interno a administrativo URGENTE PARA SU INFORMACION FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO _X_ OTRO: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER OBSERVACIONES: Comedidamente, solicito diligenciar el formato Hoja de ruta para el señor Pedro José Pérez, cuyo objeto contractual es la prestación de servicios profesionales como Ingeniero de obras y cuyo contrato es el 015 de 2011, vigencia 02 de enero a 2 agosto de 2011 FIRMA: RECIBIDO: FECHA: HORA: Versión No. 001 de Aprobada por Control Interno 12

13 MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno, debe elaborarse en papel bond, tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleara, entre otras, para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones, relacionados con la gestión de la entidad. INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO MARGENES: Superior e izquierdo 3 cm, Inferior y Derecho 2.5 cm PAGINACION: Se escribe el número de pagina entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlineas debajo del número de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s). ESTILOS: Bloque extremo: Todas la líneas parten del margen izquierdo. Bloque: las líneas de número o código, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. PARTES CONSTITUTIVAS MEMORANDO: A partir del margen superior de 2 a 3 interlineas se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla la palabra MEMORANDO. CODIGO: Después de 2 a 3 interlineas, consignar los números que identifican la dependencia productora de los documentos, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie y/o subserie documental, separando estos dos números con un punto, seguida de un guión (-) para colocar el consecutivo de correspondencia interna que será asignado en la ventanilla única de correspondencia. CIUDAD Y FECHA: De 2 a 3 interlineas, anotar el nombre de la ciudad de origen y la fecha en orden de día, mes y año. ENCABEZAMIENTO: A 3 interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se coloca la preposición PARA, en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguido de dos puntos (:), al frente se anotan el tratamiento de la persona, luego el nombre del destinatario con mayúscula inicial o mayúscula sostenida, dependiendo como se escriba el nombre del remitente, después del nombre completo se coloca el cargo de la persona; a 2 interlineas de la palabra PARA se escribe la preposición DE, seguida de dos puntos (:) al frente se coloca los nombres del remitente o si es el caso el nombre de la dependencia productora; a 2 interlineas de la preposición DE se escribe la palabra ASUNTO, seguido de dos puntos (:), 13

14 enseguida se anotara la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos interlineas entre párrafos. Se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, omitiendo temas personales y tratando un solo tema por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Cordialmente, ) o frase de cortesía terminada en punto (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en Mayúscula inicial o sostenida, dependiendo como se haya escrito el destinatario, no utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anotará en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia (Oficina, Grupo de trabajo, Secretaria, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en los manuales de procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el nombre del responsable de la elaboración del documento, para las damas se coloca el nombre y la inicial del apellido, para los caballeros se coloca el apellido y la inicial del nombre; recordar que esta línea del documento es tipo de letra es arial 8. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo. 14

15 EJEMPLO DE MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT MEMORANDO Mitú, 08 de julio de 2001 PARA: DE: Dr. Carlos Oviedo, Secretario de Gobierno Tesorería Municipal ASUNTO: Solicitud diseño unidades para conservación de documentos Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de conservación para organizar nuestra serie documental Nomina Soporte papel. Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de estos, factor que confluye para la conservación adecuada. Además algunos documentos llevan anexos en tamaños más pequeños, por ejemplo formatos de recibido, oficios en tamaño carta, como sucede con el informe de ejecución presupuestal, entre otros. Cordialmente, Cristina Barón Tesorero (a) Gladys R. Gestión Documental Original: Dependencia destinataria / Destinatario Copia: Dependencia remitente (Serie o subserie a que haya lugar: ) POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés Tamaño del formato: Carta. 15

16 EJEMPLO DE MEMORANDO ESTILO BLOQUE REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT MEMORANDO Mitú, 08 de julio de 2001 PARA: DE: Dr. Carlos Oviedo, Secretario de Gobierno Tesorería Municipal ASUNTO: Solicitud diseño unidades para conservación de documentos Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de conservación para organizar nuestra serie documental Nomina Soporte papel. Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de estos, factor que confluye para la conservación adecuada. Además algunos documentos llevan anexos en tamaños más pequeños, por ejemplo formatos de recibido, oficios en tamaño carta, como sucede con el informe de ejecución presupuestal, entre otros. Cordialmente, Cristina Barón Tesorero (a) Gladys R. Gestión Documental Original: Dependencia destinataria / Destinatario Copia: Dependencia remitente (Serie o subserie a que haya lugar: ) POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés 16 Tamaño del Formato: Carta.

17 CIRCULAR Comunicación interna o externa de carácter general, informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la entidad, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta, sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Alcalde y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales también serán firmadas por el Alcalde. Tanto circulares internas como externas llevarán su respectivo consecutivo que se solicitara a la Ventanilla Única de Correspondencia, estos documentos también se radican. La circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto, utilizada par dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: Productos, servicios u otras informaciones de interés general. Se dirige de forma personalizada aunque su contenido el mismo para diferentes destinatarios. Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones y asuntos de interés común. INSTRUCTIVO PARA SU ELABORACION MARGENES: Superior 5 cm, Izquierdo 4cm, Inferior y Derecho 3 cm PAGINACION: Se escribe el número de pagina entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De 2 a 4 interlineas debajo del número de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s). PARTES DE LA CIRCULAR TITULO Y NUMERO: Titulo CIRCULAR, centrado, con mayúscula sostenida, sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Ventanilla Única de Correspondencia. (Número de consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CODIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo de 2 a 3 interlineas de la palabra CIRCULAR se escribe el código de la serie y/o subserie 17

18 documental al cual corresponda la circular interna separando estos dos números con un punto. o externa según sea el caso, CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá la Ventanilla Única de Correspondencia, mediante el radicado impreso en esta dependencia, la ciudad y fecha se escribe de 2 a 3 interlineas del código. DESTINATARIO: a 3 interlineas se escribe los Nombres de los cargos, grupo de personas naturales o jurídicas, etc. A quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas), en estilo bloque es opcional centrarlo. ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 4 palabras, se escribe a 3 interlineas del destinatario el vocablo Asunto: con mayúscula inicial y sin subrayar seguido de dos (:) puntos. TEXTO: se escribe a 1 línea entre renglones y a 2 entre párrafos, se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes y tratando un solo asunto por Circular, se redacta en tercera persona del singular o en tercera persona del plural; se debe iniciar de 3 a 4 interlineas del asunto, en circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de 1 y medio. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineas del texto, puede ser breve seguida de coma (,) (cordialmente) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúscula sostenidas, se sitúa de 4 a 6 interlineas de la despedida No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el nombre del responsable de la elaboración del documento, para las damas se coloca el nombre y la inicial del apellido, para los caballeros se coloca el apellido y la inicial del nombre; recordar que esta línea del documento es tipo de letra es arial 8. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, las circulares no llevan saludo. 18

19 EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT CIRCULAR INTERNA No Mitú, 08 de julio de 2001 PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA ALCALDIA Asunto: Utilización del carné. Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas de la Alcaldía, que es de obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezcan en las instalaciones de la entidad. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, este es un requisito indispensable para poder ingresar a la entidad a prestar el servicio contratado. Sin otro particular, JAVIER DIAZ GOMEZ Alcalde Fabiola D. Gestión Documental Original: Consecutivo de circulares internas en la ventanilla de correspondencia Copia: Destinatario POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés 19

20 Tamaño del Formato: Carta. EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT CIRCULAR EXTERNA No Mitú, 08 de julio de 2001 PARA: Asunto: Entidades del orden local Presentación de Tablas de Retención Documental En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, por el cual se obliga a todas las entidades públicas y/o con privadas con funciones públicas a elaborar e implementar sus TRD y presentarlas al Consejo Municipal de Archivos, estamos invitando a una serie de reuniones periódicas con los jefes de archivo de las entidades del orden local. Dichas reuniones se realizaran en las instalaciones del Consejo ubicado en el primer piso de la Alcaldía, allí se presentaran los lineamientos para la realización y presentación de Tablas de Retención Documental, anexamos a este documento copia de la Ley 594 de Cordial saludo, JAVIER DIAZ GOMEZ ALCALDE Sandra V. Anexos: (5 folios) Gestión Documental Original: Consecutivo de circulares externas en la ventanilla de correspondencia Copia: Destinatario POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés 20

21 Tamaño del Formato: Carta. ACTA Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. Existen dos clases de actas: Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas; que obliga a cumplir condiciones especificas de la entidad competente. INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO MARGENES: Superior e Izquierdo 3 cm, Derecho e Inferior 2.5 cm PAGINACION: Se escribe el numero de pagina entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) de 2 a 3 interlineas debajo del numero de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s). PARTES DEL ACTA TITULO: Escribir a 3 interlineas centrado, en mayúscula sostenida la naturaleza de la reunión, el nombre del organismo y el carácter, puede utilizarse negrilla para resaltar. ACTA No. : Después del titulo a 3 interlineas escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No. escribir el numero consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. FECHA: Contra el margen izquierdo a 3 interlineas escribir la palabra FECHA: el nombre de la ciudad y fecha, separado con coma (,) donde se realizo la reunión. HORA: A 2 interlineas escribir la palabra HORA: la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 horas. 21

22 LUGAR: A 2 interlineas escribir la palabra LUGAR: el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión ASISTENTES: Contra el margen izquierdo a 2 interlineas se escribe la palabra ASISTENTES: el tratamiento de la persona es opcional, su uso u omisión se aplica a todos, luego se escribe los nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citará su calidad de integrante en el organismo. Ejemplo: Ingeniero IVAN DARIO CALVO, Presidente del Consejo Municipal de Archivos. En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias y para los comités externos se debe colocar por jerarquía de la entidad. En la lista de asistencia es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra, cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte y se excluye como primer anexo en el acta y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas) INVITADOS: a 2 interlineas del último nombre se anota la palabra INVITADOS: se coloca el tratamiento, teniendo en cuenta si se coloco en los ASISTENTES, luego se anotan los nombres y apellidos completos en mayúscula sostenida de los invitados a la reunión, luego se escribe en mayúscula inicial el cargo o titulo dentro del organismos separados por coma (,) si es el caso. AUSENTES: A 2 interlineas del último nombre de los invitados se escribe el tratamiento de las personas si se aplicaron para las líneas anteriores, después se anotan los nombres y apellidos completos de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión, frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa (separado con coma (,) y la primera letra en mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citara su calidad de integrante en el organismo. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA: seguida de dos (:) puntos. A 2 interlineas con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (verificación de Quórum, lectura y aprobación del acta anterior) lo mismo que los temas a tratar en dicha reunión. DESARROLLO: Contra el margen izquierdo a 3 interlineas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO: seguida de dos (:) puntos, a 22

23 2 interlineas contra el margen izquierdo y con números arábigos se inicia el primer tema, se redacta en pasado. El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior. En el tema lectura, discusión y aprobación del acta anterior, se debe indicar si fue aprobada o se anotan las modificaciones que se presentan. CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA: contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida seguida de punto (.) se escribe a 3 interlineas del último renglón del texto, se escribe la fecha, la hora de la próxima reunión, en el caso de cambio de lugar se indicara. FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial de 4 a 6 interlineas a partir de la última línea del acta. El cargo se anotara a interlineación sencilla del nombre, se hará con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quedara contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón hacia la derecha. Toda acta lleva la firma de los responsables, en lo posible de los casos de necesitar varias hojas para firmantes, se debe escribir la expresión pasan firmas seguida de dos (:) puntos sobre el margen inferior y contra el margen derecho. ANEXOS: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta, a 2 interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra ANEXO o ANEXOS seguida de dos (:) puntos y con mayúscula inicial a dos espacios se coloca la cantidad de folios o soporte de la información. TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe contra el margen izquierdo a 2 interlineas de las firmas o del enunciado de anexos si los hay. ASPECTOS GENERALES Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo por solicitud de la entidad se onotaran las discrepancias. Se indica el nombre de la persona que pregunta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. 23

24 Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el numero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos. En caso de acta registrada se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma. En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario. En actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja. En actas registradas firman el presidente y el secretario o, en su defecto, el revisor fiscal. En actas registradas, después de las firmas correspondientes, el secretario o, en su defecto, el representante legal de la entidad, ratifica la constancia de la validez del acta, así: la anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se halla asentada en el libro de actas de la sociedad, debidamente registrado en, el.de.de 20, bajo el No..de folios.. En actas registradas, es necesario acreditar ante la entidad competente, por escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales. A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de identificación, en las actas que así lo requieren. Resumen de compromisos. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el cual se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límites de cumplimiento. 24

25 EJEMPLO DE ACTA REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT REUNION ORDINARIA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS DE MITÚ ACTA No. 001 FECHA: Mitú Vaupés; 03 de mayo de 2011 HORA: LUGAR: De 10:00 a 12: 00 horas Auditorio del Consejo Municipal ASISTENTES: Dr. Carlos Jair Oviedo, Secretario de Gobierno Municipal Ing. Ivan Orlando Calvo, Secretario de Planeación Municipal Dr. Hernán Darío Meza, Secretario Jurídico Municipal Dra. Karen Lorena Sastoque, Representante del IMDER Sra. Lilian Mendoza, Representante del Consejo Municipal Sr. Roberto Carlos García, Representante del SENA Sra. Sandra Valderrama, Jefe de Archivo Municipal AUSENTES: Sr. Nicolás Alberto Jaramillo, Representante Archivos Eclesiásticos Sr. Rolfer Caicedo, Representante de la Comunidad Indígena Dr. Pedro Nel Yaya Martínez, Representante Archivos Notariales INVITADOS: Sr. Héctor Caicedo, Concejal ORDEN DEL DIA: 1. Verificación de Quórum 2. Presentación de los integrantes que conforman el Consejo Municipal de Archivos de Mitú. 3. Proponer y adoptar el reglamento de trabajo del Consejo Municipal de Archivos de Mitú. 4. Presentar las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía para su respectiva aprobación. POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés Tamaño del Formato: Carta. 25

26 EJEMPLO DE ACTA PÁGINA SUBSIGUIENTE REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT REUNION ORDINARIA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS DE MITÚ ACTA No DESARROLLO: 1. No asistieron al Consejo Municipal de Archivos los representantes de los Archivos Eclesiásticos, Representante de la Comunidad Indígena, Representante de los Archivos Notariales; se cuenta que hay quórum decisorio y aprobatorio. 2. La persona encargada del Archivo de la Alcaldía agradece la asistencia a la reunión, se presenta y comunica el fin de la reunión y les pide el favor a cada uno de los integrantes que se presenten y hagan sus aportes con respecto a la política Archivística en el municipio. IMDER: Doctora Karen Lorena Sastoque, Quién manifiesta el desconocimiento de la normatividad archivista en su entidad, motivo por el cual se sigue archivando a criterio personal; sin embargo ofrece disponibilidad de trabajo para con el Consejo Municipal de Archivos. SECRETARIO JURIDICO: Doctor Hernán Darío Meza, Manifiesta no contar con suficiente tiempo para los asuntos archivísticos, a la vez expresa que la entidad ha adelantado la implementación del la Ley 594 de SECRETARIO PLANEACION: Doctor Iván Darío Calvo, Ofrece la disponibilidad de trabajar en beneficio del patrimonio documental del municipio de Mitú. SENA: Doctor, Es el funcionario encargado de la Gestión Documental del SENA regional Vaupés, quién manifiesta que la entidad ha llevado a cabo el cumplimiento de la Ley General de Archivos, también ofrece la colaboración de la entidad para el cumplimiento de la Ley General de Archivos. CONSEJO MUNICIPAL: Dra. Lilian Mendoza es la presidenta del consejo quien también manifiesta no tener conocimiento de la política archivista, y razón por la cual su entidad no desarrollado ninguna actividad en cumplimiento de la Ley 594 de 2000; además ofrece su tiempo para colaborar. POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés Tamaño del Formato: Carta. 26

27 EJEMPLO DE ACTA PÁGINA SUBSIGUIENTE REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT REUNION ORDINARIA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS DE MITÚ ACTA No El Jefe de archivo da a conocer el acto administrativo de creación del Consejo Decreto No., haciendo hincapié en la importancia de dejar memoria institucional resguardada en los archivos. Siendo los documentos los elementos esenciales para la toma de decisiones, oportunas, pertinentes y solidas en contra de la corrupción administrativa que fortalecen los sentimientos de identidad y de pertenencia a una nación con profundidad histórica. 4. El jefe de Archivo presenta el borrador para adoptar el reglamento de trabajo, como norma reguladora del quehacer archivístico en el Municipio al cual todos los miembros del Consejo quedan conformes y se adopta. SECRETARIO JURIDICO: El reglamento se debe adoptar mediante un acta porque como dice en el acto administrativo de creación Crear su propio reglamento de trabajo. 5. El Jefe de Archivo presenta las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía para su aprobación, haciendo una introducción como fue su elaboración: (Actos administrativos, Organigrama vigente, TRD, Manual de Procesos y Procedimientos). Confrontación TRD con sus anexos: Se elaboraron 152 tablas para 28 dependencias, existiendo coherencia con la estructura interna de la entidad. Analizadas y revidas las funciones asignadas a cada una de las unidades administrativas de la Alcaldía de Mitú, se concluye que están acordes con la Series, Subseries y tipos documentales registrados en las TRD. La codificación de la estructura orgánico funcional de la entidad concuerda con la codificación de las series y subseries registradas en las TRD. El tiempo de retención es el apropiado para los diferentes tipos de información que maneja la entidad en concordancia con la normatividad técnica y vigente. El resultado final de la valoración documental se encuentra registrado en la disposición final de los documentos, además se encuentra relacionado el proceso que se debe aplicar POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitú - Vaupés Tamaño del Formato: Carta. 27

28 EJEMPLO DE ACTA PÁGINA SUBSIGUIENTE REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT REUNION ORDINARIA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS DE MITÚ ACTA No SECRETARIO DE PLANEACION: Emite su concepto que las tablas de retención documental reflejan la estructura de la entidad, la organización de cada serie es el proceso como tal. 6. El Consejo Municipal de Archivos de Mitú aprueba las Tablas de Retención Documental presentadas por la Alcaldía. CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara el 21 de agosto, a partir de las 9:00 AM en el auditorio del Consejo Municipal primer piso de la Alcaldía de Mitú. CARLOS JAIR OVIEDO Secretario de Gobierno Municipal IVAN ORLANDO CALVO Secretario de Planeación Municipal HERNAN DARIO MEZA Secretario Jurídico municipal KAREN LORENA SASTOQUE Representante del IMDER LILIAN MENDOZA Representante del Consejo Municipal ROBERTO CARLOS GARCIA Representante del SENA SANDRA VALDERRAMA Jefe de Archivo Municipal Sandra V. Gestión Documental Original: Dependencia que ejerce la secretaria del Comité (Serie o subserie a que haya lugar) POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! la Alcaldia Calle 14 No. de 14 mitu, 29 se B. FRENTE concluye AL que PARQUE están SANTANDER, acordes con Telefax. la Series, (098) 564 Subseries y tipos alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax documentales registrados en las TRD. Mitu - Vaupés La codificación de la estructura orgánico funcional 28 de la entidad concuerda con la codificación de las series y subseries registradas en las TRD. El tiempo de retención es el apropiado para los diferentes tipos de información que maneja la entidad en concordancia con la normatividad técnica y vigente. El resultado final de la valoración documental se encuentra registrado en la disposición final

29 Tamaño del Formato: Carta. CARTA Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearan para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime (n) en papel con membrete y logotipo. INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO ESTILOS: Bloque extremo: todas las líneas parten de la margen izquierda Bloque: las líneas de numero, fecha, asunto (si los hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro hacia la margen derecha. MARGENES: Superior e Izquierdo 4 cm, Inferior y Derecho cm PAGINACION: Se escribe el numero de pagina entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho, de 2 a 3 interlineas debajo del numero de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s). PARTES DE LA CARTA NUMERO DE REFERENCIA: (CODIGO) La numeración es consecutiva según lo establece el código de comercio, se escribe de 2 a 3 interlineas contra el margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora de los documentos seguida de guión (-) se colocan los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números por un (.) punto. A continuación se colocara el numero de radicado que será el consecutivo que se maneje en la Ventanilla única de correspondencia. Ejemplo Radicado consecutivo 142 es el código de la dependencia (archivo municipal) 03 es la serie documental INFORMES 1en este caso es la subserie Informes a Entes de Control 29

30 FECHA: son los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de enviada la comunicación, se debe escribir de 2 a 3 interlineas de la referencia en el orden: Ciudad, día, mes y año En la oficina productora se coloca solamente la ciudad seguido de una (,) la fecha se coloca en el momento que la comunicación se reciba en la Ventanilla única de correspondencia para la respectiva radicación interna. DATOS DEL DESTINATARIO: Se dirige de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, si es imposible obtener el nombre entonces se dirige a la jefatura responsable, no se debe colocar negrilla, ni subrayar, no usar abreviaturas, en lo posible se deben colocar los dos apellidos del destinatario. Los datos del destinatario se escribe de 4 a 6 interlineas, estos datos pueden ocupar hasta 8 interlineas, se hace a interlineación sencilla de la siguiente manera: Tratamiento; señor(a), doctor(a), ingeniero, licenciado, etc. Nombre del destinatario; en mayúscula sostenida o mayúscula inicial de la misma manera que se escriba el nombre del remitente. Cargo; se escribe con mayúscula inicial: Gerente General, Secretario de Educación Empresa; cuando la comunicación es de carácter externo, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más amplia conocida; es decir razón social, en caso de nombre completo se hace con mayúscula inicial, respetando denominaciones: Ltda., S.A, los acrónimos se deben digitar en mayúscula sostenida; si la comunicación es de carácter interno se debe colocar el nombre completo de la dependencia con mayúscula inicial. Dirección o Apartado; se utiliza una de las dos, en la carta se registra la misma dirección que se coloca en el sobre, se dejan dos espacios entre el numero de la calle y el de la puerta o se emplea normalmente la abreviatura de (No.). No se abrevian las palabras: calle, carrera, avenida: Carrera Nombre de la ciudad; se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de la correspondencia local, Mitú se debe escribir el nombre del departamento cuando la correspondencia es nacional, y se debe escribir el nombre del país si la comunicación es internacional. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada máximo en cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar, se pueden suprimir artículos, 30

31 conjunciones, preposiciones sin afectar el contenido, se coloca contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo, en estilo bloque parte del centro alineado con el numero de referencia. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario. SALUDO O VOCATIVO: A 2 interlineas de la última línea de los datos del destinatario, para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido, se puede usar cualquiera de las siguientes: Apreciado señor (a) Cordial saludo Con agrado lo saludamos Respetuosamente lo saludamos TEXTO: Se escribe a 1 interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente: El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, de preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante. En lo posible se trata un solo tema por carta. En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales. En las cartas comerciales se usa el tratamiento usted. La carta no debe cometer errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. Inicia de 4 a 6 interlineas del saludo. PAGINAS SUBSIGUIENTES: Se debe tener en cuenta lo siguiente: Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso el logo de la razón social. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a 2 interlineas del logotipo, el numero de la subsiguientes va contra el margen derecho. Se puede colocar encabezado, datos del destinatario, código de la dependencia. El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlineas del encabezado. 31

32 En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo, se dejan mínimo 2 renglones en esta y 2 en la siguiente. La ultima pagina debe contener, como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineas del texto, tanto en estilo bloque extremo como en bloque. Presenta dos alternativas: Ejemplo de despedida breve seguida de (,) Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Ejemplo de despedida con frase de cortesía terminada en (.) Agradecemos su gentil colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle. DATOS DEL REMITENTE: se sitúa de 4 a 6 interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial, sin centrar. Si el estilo es bloque extremo, parte desde el margen izquierdo; en estilo bloque parte desde el centro, el funcionario responsable firma encima del nombre digitado. Ejemplo: NINA FERRER ARAÚJO Asesora Control Interno LINEAS ESPECIALES: Son los anexos si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta a 2 interlineas de los datos del remitente, se coloca la palabra anexo, seguida de dos puntos (:) a dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo: Anexos: (20 folios) Anexo: (1 cheque) Son las copias a 2 renglones de la firma del remitente o de la línea de anexo, contra el margen izquierdo se escribe la palabra copia, seguida de dos puntos (:), 32

33 se relacionan los destinatarios: tratamiento, nombre, cargo, empresa; pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa, se usa interlineación sencilla Ejemplo: Copia: Consecutivo de correspondencia IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR: A 2 interlineas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Las mujeres escriben el nombre con la inicial del apellido. Los hombres colocan el apellido, seguido de la inicial del nombre. Si la persona que firma es la misma persona que elaboro el documento, no necesita identificación del transcriptor. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. 33

34 EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT Mitú, Luis Carlos Zapata Director General Archivo General de la Nación Carrera 6 No Bogotá Asunto: Construcción Depósitos de Archivo Respetado doctor Páez Partiendo de la necesidad que tiene nuestra entidad en cuanto a la organización y manejo documental, y seguros que su entidad nos puede resolver las inquietudes hechas a saber; a este documento adjuntamos el plano del terreno destinado para el depósito, concepto de la CDA. Cordialmente, Javier Díaz Gómez Alcalde Karen Q. Anexos: (4 Folios, 2 fotografías) Gestión Documental: 1. Original: Archivo General de la Nación 2. Serie Consecutivo de correspondencia 3. Serie dependencia productora: POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitu - Vaupés 34

35 Tamaño del Formato: Carta. EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT Mitú, Doctora KAREN LORENA SASTOQUE Directora IMDER Mitú Cordial saludo Asunto: Solicitud de informe En cumplimiento del artículo séptimo del Reglamento de trabajo del Consejo Municipal de Archivos de Mitú como instancia de jurisdicción del Sistema Nacional de Archivos en el municipio, me permito solicitarle a su entidad el informe de actividades realizadas en materia archivística durante el primer semestre del presente año; el informe debe contener: Creación del comité de archivo Etapa actual de las Tablas de Retención Documental TRD Estado de las Tablas de Valoración Documental TVD, si las hay Evaluación del avance de la cultura archivística a los funcionarios Procedimiento para administrar las comunicaciones oficiales Agradezco la colaboración para la entrega de esta información a más tardar el 19 de julio. Cordialmente, CARLOS JAIR OVIEDO ZAMBRANO Presidente del Consejo Municipal de Archivos de Mitú Sandra V. POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!! Calle 14 No B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) alcaldia@mitu-vaupes.gov.co Pagina Web: Fax Mitu - Vaupés 35

36 Tamaño del Formato: Carta. SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas, documentos que se envían por correo; dentro de una unidad de archivo y correspondencia es muy importante el uso de la NTC 3369, ya que a la hora de enviar la correspondencia, una carta o cualquier otro documento especifico de la entidad. El sobre nos sirve como cubierta que guarda y protege el documento para su protección, envío y entrega segura. De acuerdo a su aplicación comercial se pueden clasificar: Sobre oficio, puede ser con ventanilla o sin ventanilla Sobres para tarjeta Sobre de manila MODELOS: Modelo 1; para efectos de diagramación tiene 3 zonas; en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo. tiene 2 zonas; en la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para el uso de la oficina de correo, si se emplea este modelo se deben incluir en la zona 1 todos los datos necesarios para la identificación del remitente. REQUISITOS: ZONA 1; Espacio destinado para la ubicación de la razón social, Acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, NIT (opcional), ocupa los 2 primeros tercios desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior. ZONA 2; Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, fax, teléfono, y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales ciudad y país. Ocupa entre 1.5 y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho. ZONA 3; Espacio superior derecho que se deja libre para uso de correo. 36

37 En el tercio medio se emplea para anotaciones tales como: Confidencial Personal Contiene CD Contiene microfilm La zona 3 o el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correo La zona 1 se diligencia los datos del remitente a interlinea sencilla en el siguiente orden: Razón social, sigla o acrónimo Logotipo en caso de tenerlo NIT Dirección Apartado Fax Teléfono Pagina Web Ciudad, país si es el caso La zona 2 se deben colocar los datos del destinatario, su distribución debe ser armónica, se dirige en forma personalizada, de ser posible obtener el nombre se envía al cargo del directivo responsable, estos datos se escriben a interlinea sencilla en el siguiente orden: Tratamiento, título académico Nombre Cargo Empresa Dirección o apartado Destino El Franqueo: El sistema tradicional de franqueo es el realizado a través de sello postal, esto no es más que un comprobante de pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta; 472 será es el correo certificado que maneja la Alcaldía de Mitú Tamaño del papel: A4 = 210 X 297 mm OFICIO = 216 X 356 mm A3 = 297 X 420 mm B4 = 250 X 354 mm CARTA = 216 X 279 mm 37

38 2 RECEPCION DE DOCUMENTOS La Alcaldía de Mitú para garantizar el cumplimiento de la ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001 y demás normas que rigen la Administración Pública, normaliza los procedimientos para la unidad de correspondencia centralizando los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. Integrándose a los procesos que se llevan en los Archivos de Gestión, Central e Histórico. La recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que la Alcaldía de Mitú debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas producidas o recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones escritas que se intercambien entre personas naturales o jurídicas. Se divide en correspondencia remitida y recibida. Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, y hora de recibido o envío; con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. OBJETIVOS DE LA OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Los objetivos principales en el recibo de la correspondencia son: Controlar que la Alcaldía de Mitú este admitiendo todos los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica Verificar que los documentos, estén completos (Anexos, número de copias), que sean pertinentes, competencia de la entidad. 38

39 NORMATIVA DEL PROCESO Constitución Política Articulo 15; la correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Acuerdo AGN 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Articulo 3; Unidades de Correspondencia: las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de Gestión, Central e Histórico. Articulo 5; Los principios para la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar el año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, ya sea utilizando sistemas manuales o automatizados. Dejando constancia por escrito cuando se presenten errores en la radicación de las comunicaciones. Artículo 8; Control de Comunicaciones Oficiales: Las unidades de Correspondencia elaboraran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Articulo 10; Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que los remite, dirección donde se debe 39

40 enviar la respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se procederá a la radicación del mismo. Articulo 11; las comunicaciones oficiales enviadas se deben elaborar en original y máximo dos copias; remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento y la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia. Articulo 12; Las comunicaciones recibidas o envidas por vía fax se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. Articulo 1; A las entidades que integran la administración pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente. Articulo 11; En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores. Articulo 32; Para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario. DIRECTRICES PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES: Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno No se deben reservar números de radicados Cuando la persona presente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. 40

41 No habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; cuando esto ocurra se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de archivo y correspondencia. La numeración se hará asignada en estricto orden de recepción de los documentos La numeración de los actos administrativos (Resoluciones, acuerdos) debe ser consecutiva, no se deben reservar, tachar o enmendar números. No se enumeran los actos administrativos que no estén debidamente firmados y cumplan con todas las disposiciones. Para la elaboración de los documentos es recomendable utilizar papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de acido y exento de lignina cuyo valor de PH este en rango de 7:0 a 8.5 Distribución de Documentos Recibidos El horario de atención será de 8:00 a.m a 12:00 m y de 2:00 p.m a 5:00 p.m Para los recorridos internos de distribución de comunicaciones oficiales, se han establecido dos turnos: 09:00 a.m y 03: 00 p.m; si por alguna circunstancia, la urgencia e importancia de una comunicación amerita su distribución inmediata, el funcionario de la oficina de Archivo y Correspondencia, informara a la dependencia competente. Los recorridos de mensajería externa, se hará en dos turnos: 10:00 a.m y 4:00 p.m, cuando se presenten diligencias no programadas y con carácter urgente, se atenderán de acuerdo con la disponibilidad de personal de la oficina de Archivo y Correspondencia. (Anexo 3). La mensajería externa a nivel nacional se realizara a través del correo certificado 472. De acuerdo a las clausulas establecidas en el convenio celebrado entre las dos partes. PARAMETROS PARA LA CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA 1. Por su Naturaleza: Es decir de acuerdo con el productor y receptor de la misma y el asunto tratado. Así se tienen tres categorías. Oficial; Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de conocimiento general 41

42 Oficial Confidencial; Cuando el asunto compete a la entidad, y sólo puede ser conocido por la persona a quién va remitida; la persona de correspondencia colocará el número de radicado en el sobre, cuando diligencia el registro coloca Confidencial; pero si la comunicación no aclara su confidencialidad se destapara para registrar su información. Personal; Cuando el asunto compete de manera particular únicamente a un empleado de la entidad, más no a esta. 2. Por el Lugar de Destino: De acuerdo con la localización física del destinatario. Se tienen tres categorías: Urbana Local; Cuando el destinatario se encuentra dentro de la misma ciudad. (Mitú). Nacional; Cuando el destinatario se encuentra fuera de la ciudad y dentro del país. Internacional; Cuando el destinatario se encuentra fuera del país. 3. Por el Destinatario: Correspondencia Externa: Es de carácter oficial, se cursa entre la Alcaldía de Mitú y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas naturales. Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Alcaldía deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino, y los datos de origen del ciudadano o entidad que lo remite, dirección donde se debe enviar la respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la Alcaldía, se procede a la radicación del mismo. Identificar los paquetes sospechosos Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo Sobres o paquetes sin remitente Paquetes, sucios, manchados o con olores extraños Exceso de avisos o sellos postales Palabras restrictivas Paquetes amarrados con cables o presencia de cables En caso de encontrarse estos u otros indicios que advierten la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias, no se debe abrir, llamar a los expertos. 42

43 Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre el nombre del responsable (S) de su contenido, se considerará anónima y será emitida sin radicar a la oficina de su competencia, donde se determinará las acciones a seguir. Comunicaciones vía fax; para las comunicaciones recibidas por este medio, se deben reproducir sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad; para radicarlo y entregarlo a la oficina competente. Las comunicaciones a través de correo electrónico y pagina Web, se imprimen, se radican para darles el tramite pertinente. Cuando la comunicación sea oficial, pero de carácter Confidencial, se debe radicar, y en el asunto se diligencia que es Confidencial. Las comunicaciones personales se radicaran igual que las comunicaciones oficiales, debido a que en la Alcaldía de Mitú la mayoría de personas que laboran son de de afuera. RECEPCION DE DOCUMENTOS La recepción de la correspondencia cuenta con las siguientes etapas: 1. Revisar: Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega a la Alcaldía a través de los diferentes medios de comunicación escrita. 2. Radicar: Consiste en registrar los datos básicos de la comunicación; se estampa en la parte superior derecha, el consecutivo de radicado, la hora De llegada, el nombre de quien registra, el sello de copia para la copia del funcionario y la que se queda en el consecutivo de correspondencia. 3. Registrar físicamente y en el sistema: Consiste en llenar el formato (anexo 1) y en el sistema; Fecha y hora de llegada de comunicación, número de radicado, procedencia, dependencia, ciudad, asunto, destinatario, dependencia, tiempo de respuesta si lo amerita. 4. Clasificar: las comunicaciones se deben clasificar en cada casillero (fuelle) por dependencia. 5. Distribuir y entregar: Una vez se hayan clasificado las comunicaciones se debe hacer su enrutamiento para la dependencia competente; el cual se diligenciará un formato de entrega (anexo 2); fecha, número de radicado, dependencia, asunto, firma de quién recibe. 43

44 Los documentos de carácter bibliográfico como boletines, libros, catálogos, y revistas no se radicaran y se remitirán mediante una planilla bibliográfica a la biblioteca de la Alcaldía o al funcionario encargado. Correspondencia Interna: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las dependencias de la Alcaldía de Mitú: Se denominan Memorandos, cartas, circulares; se utiliza los códigos de las dependencias, La codificación se realiza de acuerdo a la establecida en el organigrama y las Tablas de Retención Documental, la numeración debe ser consecutiva. El funcionario de la oficina de correspondencia está autorizado para devolver las comunicaciones que no estén completas. RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS: La oficina de correspondencia recibe de las otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información; utilizando los Diferentes medios y soportes de la entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en las TRD o en su defecto ser documentos de apoyo. El funcionario de la oficina de correspondencia revisara la diplomática documental, Normas de Icontec; utilización del código de las dependencias, la numeración consecutiva, firma, número de folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la Alcaldia haya regulado en sus manuales de procesos, procedimientos y funciones, además observar el estado de conservación del documento. La unidad de correspondencia excluye de su radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación; para estos documentos la entidad diseñara formatos de control 44

45 FLUJOGRAMA DEL PROCESO A.1 Recepción de Documentos Externos INICIO La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios El documento es competencia de la entidad? La unidad de correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación escrita La unidad de correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la Alcaldía para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se debe enviar la respuesta y Asunto correspondiente, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia, donde se determinará las acciones a seguir. La unidad de correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento, luego radica la comunicación en la planilla (Nombre de la persona y/o entidad remitente, nombre o código de las dependencias responsables del trámite, número de radicación, fecha, hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta si lo amerita y adicionalmente aquella información que la Alcaldía haya regulado en su procedimiento vigente La unidad de correspondencia devuelve a la persona su copia debidamente radicada. 45

46 La unidad de correspondencia clasifica las comunicaciones de la Alcaldía enrutando para cada dependencia sus respectivas comunicaciones acompañadas del formato de entrega. FIN 2 Recepción de Documentos internos INICIO La unidad de correspondencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes u otros documentos para su trámite, consulta o información utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad; estos documentos pueden corresponder a las Series o Subseries registradas en las TRD o en su defecto ser documentos de apoyo. El documento está completo? La unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la dependencia competente. La unidad de correspondencia recibe la comunicación que se encuentre completa, también observa el estado de conservación del documento y procede a radicarlo La unidad de correspondencia registra los datos de la radicación en la planilla de Recepción de documentos internos, le entrega al funcionario la copia de la radicación y archiva la otra copia en el consecutivo de correspondencia. INICIO 46

47 Las comunicaciones se elaboran en original y máximo dos copias El original para el destinatario Una copia para la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes. La otra copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención. Cuando existan varios destinatarios, se elabora igual número de copias Las comunicaciones deben estar firmas con bolígrafo negro. Los códigos de las dependencias son los establecidos en las Tablas de Retención Documental de acuerdo a la estructura orgánica funcional y son los siguientes: Despacho del Alcalde 100 Control Interno Administrativo 110 Secretaria Jurídica 120 Secretaria de Planeación 130 Urbanismo 131 Umata 132 Banco de Proyectos 133 Sisben 134 Secretaria de Gobierno 140 Oficina de Personal 141 Archivo Municipal 142 Comisaria de Familia 143 Inspectores Rurales 144 Inspección de Policía 145 Cárcel Municipal 1450 Inspección de Transito 1451 Secretaria de Educación 150 Cultura Municipal 151 Secretaria de Hacienda 160 Contabilidad 161 Presupuesto 162 Tesorería 163 Impuestos 1630 Almacén Municipal 164 Secretaria de Salud 170 Aseguramiento

48 Secretaria de Obras Públicas 180 Unidad de Servicios Públicos 181 Las unidades de Correspondencia como parte integral de un Programa de Gestión Documental En el artículo tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, La Unidad de Correspondencia, esa unidad gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental, integrándose a los procesos que se llevaran en los diferentes archivos. Las Unidades de Correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios que permiten recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis que ninguna comunicación oficial podrá salir de la Alcaldía por vía diferente a la de la Ventanilla Única de Correspondencia. 3 DISTRIBUCCION DE DOCUMENTOS En la Alcaldía de Mitú la distribución de documentos se define como el conjunto de actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario final. La distribución hace relación al flujo documental interior y exterior de la entidad, sin importar los medios de distribución de los documentos, se deben contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen las siguientes actividades: Distribución de documentos externos: Se enviara en sobres de manila, sellados, con membrete, con un formato de entrega que hará la persona encargada de la Ventanilla Única de Correspondencia; la mensajera a nivel nacional será de acuerdo a los formatos de la empresa 472. Distribución de documentos internos: Se identificaron 28 dependencias productoras de documentos, las cuales tienen su respectivos códigos, se llevara un formato donde se relaciona la entrega de los documentos a cada dependencia y así evitar el rayado de los documentos 48

49 Marco Normativo del Proceso Decreto 229 de 1995: sobre los servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995: Artículo 25, Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo AGN 060 de 2001: Permite a las entidades públicas y privadas la adecuada administración de su correspondencia recibida y enviada, para dar adecuado cumplimiento - con su programa de gestión documental. 4 TRAMITE DE DOCUMENTOS Es el curso que tienen los documentos desde su producción o recepción hasta dar cumplimiento de su función administrativa. La Alcaldía de Mitú en ejercicio de sus funciones cada dependencia genera un determinado conjunto de documentos con el objeto de trámites administrativos, dichos documentos formaran las series documentales (Asuntos). De acuerdo con la normatividad existente en Colombia, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Marco Normativo del Proceso Constitución Política, Artículo 23: toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982: Reglamentación para el trámite de peticiones. Decreto 01de 1984: Código Contencioso Administrativo, articulo 5: Requisitos derecho de petición. Acuerdo AGN 060 de 2001: En el envío y trámite de las comunicaciones se deberá respetar el consecutivo orden en que se generan los actos administrativos. 5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 49

50 PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas: Investigación preliminar sobre la institución y Compilación de la información institucional - Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) - Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. - Identificación y definición de unidades documentales. - Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. - Identificación de valores primarios de la documentación. Análisis e interpretación de la información recolectada - Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. - Valoración y Selección Documental, basándose la normatividad archivista y técnica para cada proceso Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental - Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. - Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. 50

51 - Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación. Aplicación Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: - Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. - Instructivo para su aplicación - Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de Las TRD de la Alcaldía de Mitú serán aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos de Mitú. La Organización de documentos es un proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación, y descripción de los documentos de la entidad; permitiendo rescatar el valor documental de la información y facilitando el acceso a la consulta en forma ágil y oportuna al archivo que contiene testimonio de importancia para la toma de decisiones. Clasificación documental: La clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de los documentos semejantes, con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico funcional de la entidad; la clasificación implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura y las funciones de cada dependencia. En este proceso se realizaran las siguientes actividades: Identificación de las unidades administrativas y funcionales Aplicación de las Tablas de Retención Documental a cada dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de los diferentes tipos documentales Control en la organización de los documentos 51

52 Ordenación documental: Es la ubicación física de los documentos, es decir cual va primero y cual va después en el interior de cada expediente, cumpliendo el principio de orden original La Alcaldía ha determinado los siguientes sistemas de ordenación: Descripción documental: Es la fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo; cuyo resultado son los instrumentos de descripción y consulta. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivo de Gestión; comprende la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras, se realiza para dar pronta solución a los asuntos iniciados. Archivo Central; agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Alcaldía, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias dependencias. Archivo histórico; a él se transfieren los documentos de archivo de cuya disposición final es la conservación permanente, por sus valores secundarios con fines científicos e históricos. Transferencias documentales: La transferencia documental es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental. Transferencias Primarias: todas las dependencias de la Alcaldía de Mitú deberán preparar los documentos a transferir al Archivo Central, según las series, subseries y tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental vigente. De acuerdo con el programación establecida para cada dependencia. El ingreso de todo documento al Archivo Central se hará oficial mediante una entrega física de la documentación, utilizando el formato único de Inventario Documental (FUID) documentos que no cumplan los requisitos establecidos para la Organización de Archivos serán devueltos. Las Asesorías para la preparación de las Transferencias se impartirán en cada dependencia y en el Archivo Central se efectuara el cotejo respectivo, verificando la concordancia de lo relacionado en el Inventario con la documentación física entregada; en caso de encontrarse inconsistencias, oportunamente se informará a la respectiva 52

53 dependencia para que efectué los ajustes contando con un término de cinco días hábiles. Requisitos para Efectuar las Transferencias Documentales de la alcaldía de Mitú; Existencia del Comité de Archivo de la Alcaldía de Mitú, el cual deberá estar conformado según lo estipulado en el Artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995, que modifica la parte I del Articulo 07 de 1994; expedidos por el Archivo General de la Nación. Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de la Alcaldía de Mitú y aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos de Mitú Pasos Metodológicos Para Efectuar La Transferencia Primaria; Cada dependencia debe tener en cuenta la fecha de la transferencia elaborada por la dependencia Archivo de la Alcaldía de Mitú. Seleccione los expedientes de la Series y Subseries Documentales que según la TRD deben transferirse. Preparación Física de los Documentos. Todas las dependencias de la Alcaldía de Mitú debe arreglar la documentación siguiendo los siguientes pasos: o Limpieza de los documentos: esta labor se debe realizar en buenas condiciones ambientales, el personal debe disponer de los elementos de trabajo apropiados para la labor, para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo de limpieza: brochas, telas de algodón, bayetilla, aspiradora. o Eliminación de material metálico: este proceso no debe realizarse independientemente ni aisladamente, debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla de los documentos, afectando la foliación y la descripción posteriormente; se debe eliminar el material abrasivo: clips, ganchos de cocedora, legajadores, etc.; procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a los documentos; con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que evitan la oxidación ; en su defecto se debe emplear un trozo de papel como barrera entre el material metálico y la documentación. También se deben remplazar las carpetas deterioradas por nuevas, en lo posible por carpetas libres de acido o de cartulina blanca. 53

54 o Efectué el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: impresos, publicaciones periódicas, revistas, folletos, formatos de hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, retire fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente. o Identificación del material afectado por el Biodeterioro: se debe detectar el material afectado por agentes biológicos como hongos y/o insectos, separándolo del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible; manteniéndolo bajo condiciones de deposito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. o Revisión y Foliación: la documentación se debe entregar foliada, todos los documentos se deben entregar numerados consecutiva y cronológicamente al interior. o Unidades de Conservación y Realmacenamiento: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. o Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales: CODIGO (de la entidad) FONDO SECCION SUBSECCION NUMERO DE CARPETAS CAJA Nº Nº CONSECUTIVO Nº CORRELATIVO FECHAS EXTREMAS DEL AL Las carpetas se deben identificar sobre la aleta más larga en la esquina superior derecha, contra el lomo consignando los siguientes datos: 54

55 Las cajas X200 y X300 llevaran el siguiente stiker: FONDO DOCUMENTAL: ALCALDÍA DE MITÚ SECCIÓN: SECRETARIA DE SALUD SUBSECCIÓN: ASEGURAMIENTO SERIE: CONTRATOS SUBSERIE: Contratos de Aseguramiento 025 Caprecom 0387 Mallamas TOTAL DE FOLIOS: 1050 No. DE CARPETAS: 5 No. CONSECUTIVO: 15 o Registre los datos completos únicamente en el formato único de Inventario Documental, teniendo en cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna numero de orden consignara únicamente el numero que corresponda consecutivamente y en la columna notas, indicara cuantas carpetas conforman el expediente. o Imprima en Original y copia el Inventario y remítalo con memorando al Archivo Central junto con la documentación. o Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de Archivo consignara los datos de ubicación dentro del Archivo Central de la Alcaldia de Mitú; luego de los ajustes solicitados, la respectiva dependencia 55