Contabilidad Electrónica Disposiciones aplicables a partir del 1 de julio de 2014

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1 Contabilidad Electrónica Disposiciones aplicables a partir del 1 de julio de 2014 En un contexto de cambios fiscales en materia de Contabilidad, se publican en el D.O.F. del 4 de julio de 2014 disposiciones que precisan el cumplimiento de la obligación establecida en la fracción IV del artículo 28 del C.F.F. vigente en este año respecto de ingresar de manera mensual la información contable de los contribuyentes. 1

2 Código Fiscal de la Federación El CFF a partir del 1 de enero de 2014 estableció cambios que implicaron más detalle de elementos que integran la contabilidad para efectos fiscales, referenciando al Reglamento de este ordenamiento y a las Reglas Misceláneas en lo correspondiente a dicho detalle y requisitos a cumplir en cada caso. Fecha Publicación Disposición 2.Abril.2014 D.O.F. Nuevo Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) 13.Marzo.2014 D.O.F. 1ª. Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para Julio Julio D.O.F. 2ª. Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 Dentro de los cambios importantes en el CFF esta el plazo para registrar las operaciones, la aliminación de opción de llevar la contabilidad en un medio distinto al electrónico y el mas relevante que corresponde el hecho de establecer como obligación el ingresar de forma mensual la información contable de los contribuyentes a la página de internet del SAT sin aclarar puntualmente en el CFF formas las formas para llevar a cabo este proceso. No obstante lo anterior, del 1 de enero de 2014 a la fecha se han publicado las siguientes disposiciones que contemplan parte de los elementos que precisan o aclaran los cambios en el CFF, algunos seguramente seguirán modificándose para ser más precisos en los próximos meses: Nuevo Reglamento del Código Fiscal de la Federación El pasado 2 de Abril fue publicado el nuevo Reglamento del CFF, mismo que contempla cambios importantes en materia de contabilidad de los cuales se destacan: El tema del detalle de lo que integra la contabilidad con una clara tendencia a las formas que se emplean en las Revisiones que practican las Autoridades Fiscales, claro ejemplo el tema de los estados de cuenta de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, débito o de servicios o monederos electrónicos así como la identificación de los registros relacionados con los depósitos y retiros en relación con cada tipo de operación y su documentación correspondiente. Muy importante, se establece el plazo de 5 días posteriores a la realización de la operación, acto o actividad para efectuar los registros de contabilidad, la identificación de cada registro con los CFDI que amparan la operación y los mismos con las distintas tasas o cuotas que le sean aplicables así como aquellos que representen actividades por las que no deba pagar el impuesto, permitiendo estos aspectos poder identificar la forma de pago, entre otros. Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal Con fecha 13 de marzo de 2014, fue publicado en el Diario Oficial de la Federación (D.O.F.) la Primera Resolucion de Modificaciones a la Resolucion Miscelanea Fiscal para 2014, que básicamente se precisó en la Regla Miscelánea Fiscal I denominada Sistema de Registro Fiscal Mis cuentas (contenida en la Página de Internet del SAT), que los contribuyentes 2

3 del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), debían capturar el tema de sus ingresos y gastos a través de dicha aplicación electrónica, pudiendo integrar y presentar desde la misma su declaración así como emitir sus CFDI correspondientes, dejando además opción de emplear esta herramienta para los demás contribuyentes Personas Físicas. Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal Con esta fecha (4 de mayo de 2014), se publicó en el D.O.F. la Segunda Resolucion de Modificaciones a la Resolucion Miscelanea Fiscal para 2014 que previamente habia sido dada a conocer por el SAT en su página de internet el pasado 1 de Julio, en esta si se contemplan cambios importantes para el resto de los contribuyentes no contemplados en los ordenamientos anteriores en materia de Contabilidad Electrónica. En resumen se describen a continuación los aspectos trascendentes de dicha publicación los aspectos trascendentes de dicha publicación. Regla Miscelánea I Los contribuyentes obligados a llevar Contabilidad (incluso responsables solidarios y terceros relacionados con ellos), excepto aquellos que esten obligados o que opten por registrar sus operaciones a través de la herramienta Mis Cuentas (solo aplicable a Personas Fisicas), deberán llevarla en sistemas electrónicos que sean capaces de generar archivos en el formato tipo XML, mismos que deberán contener lo siguiente: El Catálogo de Cuentas. Balanza de comprobación. Información de las Pólizas generadas y Auxiliares. Tales requerimientos estan directamente relacionados con el Anexo 24 de dicha resolución Miscelánea Fiscal vigente en 2014, la cual fue publicada en el D.O.F. en la misma fecha que la Segunda Resolución de Modificaciones ya comentada, la cual contiene tecnicamente el detalle respecto de los 3 aspectos antes indicados. Con mas detalle podemos mencionar que, El Catálogo de Cuentas corresponde al utilizado en cada periodo, y que a este se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT según el apartado A y B del anexo 24. Por lo que se refiere a la Balanza de Comprobación, esta deberá incluir: Saldos Iniciales. Movimientos del periodo. Saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden. En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar además, todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados. El apartado C del mencionado anexo 24 contiene el Formato y Caratceristicas Técnicas de la Balanza de Comprobación que se menciona. Ahora bien, por lo que se refiere a la Información de las Pólizas generadas y el tema de los Auxiliares, esta deberá contener el detalle por Transacción, Cuenta, Subcuenta y Partida, así como sus Auxiliares y deberá permitir lo siguiente: 3

4 Distinguir en cada póliza los CFDI que soporten la operación. Identificar los impuestos con las distintas tasas o cuotas así como las actividades por las que no se deban pagar impuestos. Así como en las operaciones relacionadas con un Tercero, se deberá incluir el RFC de éste. Para este caso, el apartado D del multimencionado anexo 24 contiene el Formato y las Caracteristicas Técnicas requeridas, además contiene el Detalle de los Cheques, Transferencias y Otros Atributos de los Comprobantes Fiscales que amparan las transaciones contenidas en las Pólizas y por ende en los Auxiliares corespondientes que formarán parte de los elementos que se enviarán al SAT de la Contabilidad del Contribuyente en los plazos que mas adelante se mencionan. En esencia, ahora los contribuyentes deberán enviar de forma mensual su información contable al SAT a través los archivos XML que generen sus Sistemas de Contabilidad Electrónica según se describe mas adelante, mismos que deberán contener los elementos y requerimientos técnicos antes descritos y detallados en el anexo 24 ya mencionado. Regla Miscelánea I En términos de las nuevas disposiciones en materia de Contabilidad Electrónica contenidas en esta Regla Miscelánea Publicada en el D.O.F. el 4 de Julio de 2014, dicha información contable deberá ser enviada al SAT a través del Buzón Tributario conforme a lo siguiente: Descripción: Catálogo de cuentas: Es importante mencionar que hay un procedimiento requerimiento y aclaración para los casos en los que los archivos que se envien contengan errores, este es a través del Buzón Tributario y solo se le otorgan 3 días al contribuyente para solventarlo. Así mismo, debe considerartse que si hay modificaciones a los archivos originalmente enviados, estas tambi Fecha de envío: Por única vez en el primer envío y cada vez que sea modificado el mismo. Balanza de comprobación mensual: Personas Morales, a más tardar el día 25 del mes inmediato posterior al que corresponde la Balanza. Personas Físicas, a más tardar el día 27 del mes inmediato posterior al que corresponde la Balanza. Información del cierre del ejercicio, incluyendo ajustes para efectos fiscales: Personas Morales, a más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior. Personas Físicas, a más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior. en deberán enviarse dentro de los 3 días posteriores a que se de el hecho. Se contemplan opciones para entregar esta información en medios electrónicos como Discos Compactos, DVD o memorias flash directamente a las Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente en supuestos como: 1. Que los Contribuyentes se ubiquen en zonas donde no hay servicios de internet; 2. Que el tamaño de los archivos no permita su envío por internet. 4

5 En disposiciones transitorias de esta Resolución Miscelánea, se contemplan otros plazos para dar cumplimiento a la obligación de enviar los archivos que contengan la Balanza de Comprobación por los siguientes periodos y en principio para las Personas Morales, las Personas Físicas deberán dar cumplimiento a esta a partir de Enero de 2015: Periodo: Mes de entrega: Julio Octubre 2014 Agosto Noviembre 2014 Septiembre y Octubre Diciembre 2014 Noviembre y Diciembre Enero 2015 El catalogo de cuentas deberá ser entregado en el mes de octubre de 2014, es importante considerar que si la autoridad fiscal requiere información contable respecto tramites de devolución o compensación en relación con los meses de julio a diciembre de 2014, esta se deberá entregar conforme al calendario anterior, por lo que corresponde al requerimiento de información contable de las pólizas en procedimientos de facultades de comprobación (Art. 42 CFF), solo podrán requerirla a partir de Presentación de información a requerimiento de la autoridad (regla I.2.8.8) Los contribuyentes obligados a llevar Contabilidad excepto aquellos que ingresen su información empleando la herramienta electrónica Mis Cuentas, cuando sean requeridos por la autoridad fiscal respecto de la información contable de las pólizas en procesos de devoluciones, compensaciones o en Facultades de Comprobación de las establecidas en esta Regla, estarán obligados a entregar a dicha autoridad fiscal los archivos electrónicos correspondientes del período, mismos que deberán reunir las caracteristicas indicadas en el apartado Información de las Pólizas generadas y Auxiliares descrito anteriormente, así como los acuses de recepción que correspondan a la entrega de la información referente a el Catálgo de Cuentas y Balanazas de Comprobación, cuando no se cuente con estos acuses se deberá enviar a través del Buzón Tributario. Además de lo anterior en los casos de compensación de saldos a favor de periodos anteriores, siempre que se trata de meses de julio de 2014 en adelante, se debe entregar el archivo con la información de las pólizas del periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor, hasta que se termine de compensar o el remanante se solicite en devolución. Recomendaciones de nuestro Grupo. Es importante que nuestros Clientes y demás lectores en su ambito de aplicación tomen en cuenta los siguientes aspectos para preveer retrasos e incumplimientos que redunden en sanciones por parte de las Autoridades Fiscales, asi mismo para un mejor control y cumplimiento de las obligaciones anteriormente señaladas: - Preparen o Generen (del portal de su proveedor) el reporte de facturación de cada periodo, respecto de los CFDI s que hayan emitido. - En una carpeta específica, resguarden los archivos PDF y XML de los CFDI s correspondientes a todas las operaciones celebradas con Acreedores y Proceedores, adjuntando en cada caso la referencia de la forma de pago de cada operación (números de Cheque, Transferencia, Etc.). Dicha información es básica para dar cumplimiento adecuado a tales obligaciones, mismas que con mayor detalle daremos a conocer en nuestros Cursos a Impartir en los próximos días respecto del tema de la Contabilidad Electrónica, para lo cual enviaremos la convocatoria respectiva. 5

6 La opinión o comentarios vertidos en el presente constituyen únicamente una interpretación unilateral de los temas aquí tratados, por lo tanto, de ninguna forma se ubica en las hipótesis previstas en las fracciones I, II y III del artículo 89 del Código Fiscal de la Federación, y la presente no pretende contravenir las disposiciones e interpretaciones que pueden ser diversas a los criterios dados a conocer por las autoridades fiscales. C.P. Oscar López García Director Fiscal de TAX Advisors olopez@taxadvisors.com.mx (55) Ext.195 (55) Directo 6

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