Projektron BCS 7.24 Más que un software de gestión de proyectos

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1 Projektron BCS 7.24 Más que un software de gestión de proyectos

2 Información legal Projektron GmbH Charlottenstraße Berlin Versión del :16 Aviso legal Advertimos de que las denominaciones de software y nombres de marcas de las firmas correspondientes que aparecen en este documento, generalmente gozan de la protección del derecho de marcas de fábrica, el derecho de marcas y el derecho de patentes. Al compilarse textos y gráficos se ha procedido con la mayor diligencia. Pese a ello no es posible excluir por completo la posibilidad de errores Projektron GmbH. Reservados todos los derechos.

3 Contenido Funciones... 5 Gestión de varios proyectos... 6 Preparación de proyectos Planificación de proyectos Desarrollo de proyectos Controlling de proyectos Scrum Trabajo en equipo Registro de tiempos Gestión de recursos Gestión de clientes (CRM) Creación de ofertas Facturación Sistema de tickets Gestión de la calidad Gestión de documentos Elaboración de informes Gestión de derechos Personalización Interfaces Ediciones... 87

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5 Funciones Gestión de proyectos, gestión de clientes (CRM), registro de tiempos, sistema de tickets y mucho más: Projektron BCS combina las herramientas Funciones profesionales para los proyectos y la empresa en un software. Projektron BCS Funciones 5

6 Gestión de varios proyectos Apueste por los proyectos adecuados: con las funciones de gráficos de cartera, planificación de recursos y grupos de proyecto y control de varios proyectos, Projektron BCS le ofrece la base para una gestión de varios proyectos estratégica y operativa. Análisis general de la cartera de proyectos Evaluación de la cartera: para su estrategia Qué proyectos son especialmente importantes para su empresa? El asesor de carteras de Projektron BCS responde a esta pregunta de forma metódica. Projektron BCS compara los proyectos por sus beneficios para la empresa y su complejidad. El análisis gráfico mediante una matriz representa el valor empresarial de sus proyectos y le asiste en las decisiones estratégicas en cuanto a su cartera de proyectos. 6 Gestión de varios proyectos - Projektron BCS 7.24

7 Estructura en árbol: apertura rápida de los datos Puede registrar los proyectos de su empresa en grupos de proyecto. Los grupos de proyecto se crean de manera flexible y se pueden combinar. Gracias a la estructura de árbol transparente se pueden ocultar y mostrar cómodamente los diferentes niveles estructurales. Los jefes de varios proyectos pueden realizar así un análisis rápido de las causas en caso de desviaciones respecto de la planificación. Además mediante categorías de proyecto puede agrupar y analizar sus proyectos con más criterios. Projektron BCS Gestión de varios proyectos 7 Gestión de varios proyectos Grupos de proyecto y categorías de proyecto

8 Planificación de recursos y grupos de proyecto Control genérico: Planificación de recursos para grupos de proyecto Ya en niveles de grupo de proyecto puede establecer como gestor de varios proyectos la cantidad de trabajo que hay que invertir. Si el presupuesto introducido coincide con la planificación de proyecto de su gestor de proyectos individual puede simplemente leerlo: En la planificación de recursos, su Projektron BCS visualiza la cantidad de su presupuesto para recursos destinado a grupos de proyecto que ya está asignado a proyectos concretos. Si trabaja a través de contratos por cuota, puede aprovechar mejor esta función: Ya con anterioridad a planificar el proyecto concreto, puede reservar un presupuesto para recursos en Projektron BCS. Así se asegura de que los recursos no se destinan a otra parte. Hitos externos Detección de dependencias: hitos externos de los proyectos en diagrama de Gantt 8 Gestión de varios proyectos - Projektron BCS 7.24

9 En nuestro software de gestión de proyectos puede combinar proyectos estrechamente relacionados mediante hitos externos. Para una buena visualización se utilizan diagramas de Gantt, en los que los hitos externos del proyecto se muestran directamente en las capas superiores del proyecto. El historial de hitos le muestra considerando los proyectos relacionados, hasta que punto se cumplieron los plazos de los hitos seleccionados. De ello se benefician especialmente el gestor del programa y los gestores de varios proyectos, que establecen los hitos como indicadores para ver si se cumplen los plazos y se avanza en el proyecto. Gestión de varios proyectos Control de varios proyectos Análisis gráfico de varios proyectos: resumen de los costes e información del estado para el director de proyectos con solo un vistazo Con Projektron BCS los responsables de los proyectos pueden conocer de un vistazo toda la información importante sobre sus proyectos, los números característicos y los posibles plazos que no se han cumplido. Así, los análisis generales de todos los proyectos no sólo contienen los datos planificados y reales, sino también el tiempo restante estimado de cada equipo. Los proyectos en situación crítica se pueden visualizar fácilmente en el análisis gráfico de varios proyectos. En los proyectos en los que la dirección debe actuar, aparece un gráfico con los costes totales por proyecto así como secciones divididas por colores para las ganancias, los gastos, los costes totales, los costes de personal y los costes de material. El estado de los proyectos se valora siguiendo los colores del semáforo y se muestran tanto los valores reales como la desviación porcentual respecto a la planificación. Projektron BCS Gestión de varios proyectos 9

10 Preparación de proyectos Comience sus proyectos de forma profesional con el software de gestión de proyectos Projektron BCS. Definición de objetivos automática Gráfico dinámico ordenado por objetivos: visualización continua de los objetivos La base de los proyectos profesionales son unos objetivos del proyecto acertados y bien definidos. Nuestro software de gestión de proyectos le ayuda a alcanzar sus objetivos mediante instrumentos de gestión de proyectos eficaces. En la cruz de blanco digital se reúnen de antemano las ideas principales más importantes sobre su proyecto. El software incluye los formularios apropiados para que realice una formulación precisa del objetivo superior y los objetivos inferiores, incluidas las correspondientes normas cualitativas y cuantitativas. Lógicamente usted es quien decide cuántos objetivos crea en Projektron BCS. Gracias al gráfico dinámico ordenado por objetivos tiene siempre a la vista todos los objetivos durante las definiciones de objetivos detalladas o proyectos muy extensos. 10 Preparación de proyectos - Projektron BCS 7.24

11 Gestión de los accionistas: vista general de los potenciales accionistas Projektron BCS presta especial atención a los stakeholders. En nuestro software de gestión de proyectos puede registrar los potenciales e intereses de todos los implicados y analizarlos mediante una matriz que se crea de forma dinámica. Así puede detectar a tiempo tanto las posibles oportunidades como los posibles conflictos y reaccionar en el momento oportuno con la estrategia adecuada a fin de lograr una gestión de los stakeholders de éxito. Análisis del entorno del proyecto Cómo pueden afectar a mi proyecto otros proyectos que se desarrollan en paralelo? Existen efectos sinergéticos o relaciones conflictivas? El entorno del proyecto es un factor decisivo para el éxito del mismo. Con Projektron BCS puede analizar rápidamente las condiciones marco más importantes de su proyecto y obtener una visión general gracias al análisis gráfico de los factores influyentes. Projektron BCS Preparación de proyectos 11 Preparación de proyectos Gestión de stakeholders

12 Gestión de riesgos Gestión del riesgo: se reduce el riesgo con contramedidas A pesar de una buena preparación y planificación, algunos acontecimientos externos e internos pueden alterar o incluso poner en peligro el desarrollo de su proyecto. Con la gestión de riesgos de Projektron BCS puede obtener una visión general, tanto desde la fase de preparación y de planificación como durante el desarrollo del proyecto, de los riesgos y las posibilidades de que sucedan. Además de una lista de riesgos, en caso necesario, puede visualizar todos los riesgos en la visión general del proyecto o en el plan estructural. También a la hora de elaborar medidas para reducir los riegos, la gestión de riesgos de Projektron BCS le ofrece ayuda profesional. Junto al registro detallado de medidas, nuestro software de gestión de proyectos dispone de una evaluación de medidas controlada por el sistema: los cálculos automáticos para reducir los costes le ofrecen información sobre la eficiencia cuantitativa de las medidas. Comunicación transparente Ya sea directamente mediante el software de gestión de proyectos basado en web o mediante un informe apropiado, con Projektron BCS puede informar a todos los stakeholders en un instante de los objetivos de sus proyectos. De esta forma se asegura la transparencia del proyecto y llega a acuerdos generales sobre los proyectos sin dificultad. 12 Preparación de proyectos - Projektron BCS 7.24

13 Planificación de proyectos Con nuestro software de gestión de proyectos su planificación será profesional: paquetes de trabajo, tareas e hitos aseguran una visión general mientras que los cálculos automáticos logran la máxima eficiencia. Planificación de proyectos Asistente de planificación Asistente de planificación: Scrum o gestión de proyectos clásica No importa si el modelo de planificación es bottom up, top down u opuesto: Projektron BCS permite los tres planteamientos. Si empieza su planificación del proyecto por las tareas, el modo bottom-up le ayuda a establecer el presupuesto total. Si por el contrario parte de un presupuesto dado, distribuya en el modo top-down puede distribuir su presupuesto fijo entre subproyectos y tareas. Elija la planificación de proyectos opuesta para aprovechar las ventajas de ambos modelos de planificación. El asistente de proyectos, que puede activar para avanzar por los pasos más importantes de la planificación, se adapta al modo de planificación que seleccione. Projektron BCS Planificación de proyectos 13

14 Planificación de proyectos con plantillas Las plantillas para todo el proyecto, para las tareas o los flujos de trabajo ahorran tiempo Ahorre tiempo con Projektron BCS desde la fase de planificación. Ya sean estructuras de proyecto completas, tareas individuales, listas de comprobación o flujos de trabajo: puede crear plantillas según sus necesidades y adoptarlas con flexibilidad en sus proyectos. Incluso puede guardar datos de la planificación. Si desea crear una plantilla nueva, contará con la ayuda de un asistente. O bien: copie un proyecto terminado en la gestión de plantillas de Projektron BCS. 14 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.24

15 Plan estructural de proyectos como organigrama Los planes estructurales dividen los proyectos en partes abarcables y forman así la base para todas las actividades de gestión de proyectos. Projektron BCS le ofrece dos opciones de visualización para el plan estructural de proyectos. En la práctica vista de árbol puede modificar la estructura del proyecto y navegar de forma flexible por los distintos niveles de la estructura. La vista gráfica muestra el plan estructural de proyectos como organigrama y hace que las estructuras jerárquicas de los proyectos sean más comprensibles. Además, los colores de estado informan sobre el estado de procesamiento de los elementos estructurales. Projektron BCS Planificación de proyectos 15 Planificación de proyectos Plan estructural de proyectos

16 Paquetes de trabajo, tareas e hitos Los elementos estructurales se colocan y procesan de forma sencilla en la vista de árbol del plan estructural de proyectos Gracias a los proyectos parciales, los paquetes de trabajo, las tareas y los hitos puede estructurar sus proyectos de forma profesional en Projektron BCS. El nivel de detalle queda en sus manos. En la vista de árbol fácil de abarcar puede clasificar sus proyectos en tantos niveles como quiera e incluso concretar instrucciones de trabajo mediante listas de comprobación y flujos de trabajo. Si incluye indicaciones en el plan estructural sobre el seguimiento y la duración de los elementos estructurales, Projektron BCS calcula, si lo desea, la planificación del tiempo adecuada. 16 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.24

17 Simplemente con el ratón: edite elementos individuales de la estructura del proyecto en el diagrama de Gantt Al planificar se requiere una vista general de los tiempos, la cual obtendrá gracias al diagrama de Gantt interactivo de Projektron BCS: hitos y dependencias, así como tareas y paquetes de tareas se representan mediante un gráfico de barras sobre un eje temporal y pueden editarse mediante unos pocos clics con el ratón. El diagrama de Gantt está a su disposición como un componente flexible de planificación y también puede integrarse fácilmente en el plan estructural y de gastos. A modo de evaluación, el diagrama de Gantt le ofrece numerosas opciones de visualización adicionales, por ejemplo, para la ruta crítica. Projektron BCS Planificación de proyectos 17 Planificación de proyectos Plan de tiempos con el diagrama de Gantt interactivo

18 Gestión de recursos para el proyecto Projektron BCS le muestra directamente en el plan estructural y de gastos la utilización de la capacidad, así como las capacidades disponibles. Puede determinar quién pertence a su equipo de proyecto mediante la función de arrastrar-ysoltar en la planificación del equipo de su proyecto. Es posible, incluso, una planificación temporal mediante comodines. Ya sea mensualmente o para todo el proyecto: en el plan estructural y de gastos de Projektron BCS puede planificar cómodamente cuál debe ser la intensidad temporal del trabajo de los miembros del equipo en las tareas del proyecto y paquetes de trabajo individuales. Puede analizar detalladamente en la vista previa de recursos por qué un miembro del equipo está sobrecargado. Gracias a la práctica estructura de árbol se pueden mostrar fácilmente a los miembros del equipo citas, proyectos y tareas. Mediante el diagrama de Gantt puede comprobar cuándo es probable que se produzca un cuello de botella de los recursos en un proyecto. Además la planificación de plazos según recursos facilita aún más el trabajo: si lo desea, Projektron BCS puede adaptar su planificación de forma que la utilización máxima indicada de sus empleados no se sobrepase. Lea más: Gestión de recursos (p. 45). Cálculo automático de los costes La planificación de costes en varios niveles en Projektron BCS se basa directamente en el plan estructural y de gastos, de manera que puede realizar cálculos previos con una base sólida. Asimismo, la estructura general crea una base para la comparación entre datos nominales y reales a medida que avanza el proyecto. 18 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.24

19 También se mantienen las tarifas horarias o diarias, tanto internas como externas, de forma centralizada. Una vez ha introducido la necesidad de recursos para su proyecto, Projektron BCS le calcula los costes de personal de forma automática. Lógicamente, puede añadir a sus cálculos costes de material. Planificación de proyectos Más divisas Internacional: planificación sencilla, incluso con varias divisas Emite facturas en euros y sus clientes en dólares estadounidenses? En Projektron BCS puede planificar los proyectos cómodamente; incluso en varias divisas. De esta forma puede realizar los cálculos de forma general en su divisa y Projektron BCS creará las ofertas y las facturas relacionadas en la divisa del cliente. Para ello Projektron BCS ofrece una selección previa de las divisas que puede ampliar a su gusto. Puede añadir los tipos de cambio necesarios tanto de forma automática como manual. Ha acordado con su cliente un tipo de cambio fijo? Projektron BCS también puede realizar facturas de esta forma. Para ello: puede fijar el tipo de cambio del proyecto con un solo clic. Projektron BCS Planificación de proyectos 19

20 Estados de planificación comparables Almacene fácilmente los estados de la planificación Desea guardar estados de la planificación importantes y añadirles comentarios? Projektron BCS puede hacer incluso más. Por ejemplo, puede comparar los estados guardados con la planificación actual del proyecto, mostrar los cambios de forma gráfica y, en caso necesario, restablecer su planificación a un estado guardado. 20 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.24

21 Desarrollo de proyectos Un proyecto bien organizado y una reacción proactiva ante los cambios: nuestro software de gestión de proyectos le ofrece una gran variedad de herramientas. Desarrollo de proyectos Documentación de proyectos Puede guardar el historial en la documentación del proyecto Ya sean consultas importantes con clientes o el contenido de una reunión sobre el proyecto: en el historial usted y los miembros del proyecto pueden incluir de forma centralizada toda la información que es importante para el éxito del mismo en orden cronológico. Además, Projektron BCS cuenta con tickets de proyecto con los que puede controlar de una forma espontánea las posibles actividades, solicitudes, cambios o puntos abiertos y a los que puede añadir los valores planificados adecuados. La documentación de su proyecto se gestiona con Projektron BCS mediante una gestión de documentos central. De esta forma, toda la documentación importante del equipo está disponible directamente en el proyecto, en el ticket del proyecto o en las tareas correspondientes. También en lo que se refiere al control de calidad, con Projektron BCS cuenta con las mejores soluciones. Por ejemplo, puede proporcionar a su equipo listas de control y flujos de trabajo automatizados para una ejecución profesional del proyecto. Lea más: Sistema de tickets (p. 61), Gestión de documentos (p. 68). Projektron BCS Desarrollo de proyectos 21

22 Calendario del proyecto En el calendario de proyectos puede ver todas las citas del proyecto Una comunicación efectiva sobre el proyecto es lo esencial para que un proyecto llegue a buen puerto. Desde la reunión inicial pasando por las reuniones regulares sobre el estado hasta la presentación de los resultados en el calendario del proyecto de Projektron BCS puede crear citas de forma rápida y sencilla y convocar a su equipo a una reunión con unos pocos clics. Para tener una mejor visión general también puede consultar los objetivos parciales del proyecto, los hitos, directamente en su calendario personal. 22 Desarrollo de proyectos - Projektron BCS 7.24

23 Gracias a la planificación sencilla puede definir de forma precisa y rápida en qué tareas trabaja cada equipo En el plan operativo de Projektron, como responsable de personal o director de proyectos, puede crear en tan solo unos minutos los proyectos y tareas de la semana actual con mayor prioridad y modificar la distribución del tiempo. De esta forma, se asegura de que su proyecto va en la dirección correcta. Al mismo tiempo, sus empleados reciben instrucciones claras sobre el trabajo diario del proyecto. Registro de tiempos relacionado con el proyecto Vista general del tiempo: contabilícelo directamente en el proyecto Projektron BCS Desarrollo de proyectos 23 Desarrollo de proyectos Planificación de las operaciones

24 En el registro de tiempos de Projektron BCS los miembros del equipo pueden contabilizar directamente las tareas que tienen asignadas en el proyecto. Asimismo, el equipo puede realizar estimaciones sobre el tiempo restante necesario y cambiar el estado de la tarea a completado. Projektron BCS incluye todos los valores en el proyecto de forma automática para que en cualquier momento disponga de la información más actual sobre el desarrollo del proyecto. Si necesita información más detallada, como parte del controlling del proyecto también puede mostrar comentarios sobre las operaciones. Lea más: Registro de tiempos (p. 40). 24 Desarrollo de proyectos - Projektron BCS 7.24

25 Controlling de proyectos Los análisis gráficos, las comparaciones entre valores planificados y reales y los pronósticos de nuestro software de gestión de proyectos le aportan la información necesaria para gestionar proyectos individuales y entornos de proyectos de una forma efectiva. Controlling de proyectos Vista general del proyecto La vista general del proyecto le muestra lo más importante de forma compacta En el Dashboard de su proyecto, en la vista general del proyecto, puede ver las actividades en curso y el desarrollo del proyecto de un vistazo. En el gráfico de barras puede leerse fácilmente cómo se componen los costes y gastos y si se mueve en el área de ganancias o en el área de pérdidas. Además pueden detectarse a través de los gráficos de los indicadores desviaciones respecto a la planificación y valorar rápidamente sus efectos en el proyecto. Además de los gráficos, la vista general del proyecto le ofrece una serie de elementos que se pueden mostrar en caso necesario, como por ejemplo citas del proyecto pendientes, tareas del proyecto abiertas o posibles riesgos del proyecto. Todos los elementos pueden clasificarse usando arrastrar y soltar. Projektron BCS Controlling de proyectos 25

26 Indicación gráfica del progreso Cómo estamos avanzando? Mediante un diagrama de Gantt se observan el progreso temporal Gracias a las variadas funciones para el control de proyectos que ofrece Projektron BCS, puede utilizar el diagrama de Gantt no sólo durante la adecuada planificación del tiempo, sino que también le ayuda a estar al día sobre los ajustes en los plazos y sus consecuencias durante el desarrollo del mismo. Así, por ejemplo, en Projektron BCS puede consultar el último nivel de planificación en comparación directa con el estado de proyecto actual. Con las opciones de visualización también puede consultar el estado de edición y el avance del proyecto. Estado actual a lo largo del plan estructural del proyecto La planificación estructural del proyecto es uno de los instrumentos más importantes en la gestión de proyectos. Los análisis para las comparaciones entre valores planificados y reales y los pronósticos correspondientes se muestran en Projektron BCS en todos los niveles de la estructura del proyecto. La práctica estructura de árbol se encarga de ofrecer una representación general y permite, por ejemplo, durante el análisis de desviaciones, navegar fácilmente por estructuras del proyecto de distintos niveles. 26 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.24

27 Cómo vamos con el plazo? Con los semáforos puede tener todo el proyecto a la vista Para que el controlling de proyectos sea efectivo, deben detectarse a tiempo las desviaciones entre la planificación y la realización. Projektron BCS le ofrece una serie de comparaciones entre datos planificados y reales sobre los criterios de evaluación principales: rendimiento, costes y tiempo. En caso de desviarse de la planificación, Projektron BCS se lo indicará mediante semáforos. Los semáforos se pueden ajustar para que aparezcan en verde, amarillo o rojo a partir de determinados valores. La base para la comparación de costes la forman los tiempos de personal planificados y registrados, así como las tarifas horarias. A partir de estos datos, Projektron BCS calcula los valores planificados y los valores reales de los costes de personal. Junto con las posiciones de costes de material planificadas y registradas, constituyen los valores planificados y los valores reales de los costes totales. Projektron BCS Controlling de proyectos 27 Controlling de proyectos Comparaciones entre valores planificados y reales

28 Pronóstico de presupuestos excedidos La vista general de los costes muestra si seguimos dentro del presupuesto y donde se produce la mayoría de los gastos en un proyecto En las valoraciones de Projektron BCS se indican en rojo las desviaciones respecto al tiempo y los costes previstos. De esta forma pueden verse las posibles desviaciones de la planificación incluso antes de que ocurran y puede reaccionarse a tiempo. La base de estos pronósticos son las estimaciones de tiempo restante del registro de tiempos, así como las estimaciones de valor restante de los costes de material. 28 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.24

29 Controlling de proyectos Cambios posteriores en la planificación e historial De un vistazo: el transcurso del proyecto a modo de diagrama en el historial El cliente quiere hacer un cambio o surge un posible riesgo: a pesar de la buena planificación y el control cuidadoso del proyecto, en ocasiones, surgen imprevistos que provocan una desviación respecto a la planificación original. Ya sea en el plan estructural o en el diagrama de Gantt: en Projektron BCS puede incluso después de iniciado el proyecto modificar la planificación de una forma rápida y sencilla. Tras haber cambiado algo en un proyecto, se puede hacer un seguimiento de forma general en el historial gráfico. El diagrama le muestra tanto el desarrollo del volumen de pedidos externo y su planificación interna como el desarrollo de los valores reales y los valores restantes a lo largo del tiempo. Dimensiones de análisis flexibles Ya sea la clásica contabilidad de costes con tipos de costes, unidades de costes y centros de costes o el análisis a lo largo de la estructura del proyecto: en Projektron BCS puede analizar las dimensiones que considere importantes. También pueden realizarse análisis especiales. De este modo, puede visualizar por ejemplo todas las entradas abiertas de la lista de control y comparar los tiempos del proyecto empleados mensualmente por empleado o por departamento. Projektron BCS Controlling de proyectos 29

30 Análisis de tendencia de hitos Cómo estamos avanzando? El análisis de tendencia de los hitos nos ofrece explicaciones Mediante un diagrama el análisis de tendencia de los hitos ilustra si los plazos se van a alcanzar. Este tipo de valoración del controlling de proyectos es especialmente adecuado para los stakeholders, la directiva o los clientes, quienes necesitan una visión general sin muchos detalles del historial del proyecto. Projektron BCS crea automáticamente análisis de tendencia de hitos de sus proyectos. En caso necesario, puede incluso exportarlos como archivos SVG y, por ejemplo, incorporarlos en presentaciones. 30 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.24

31 Controlling de proyectos Análisis Earned Value Incluido en el análisis Earned Value: costes reales y planificados así como valores de rendimiento y pronosticados Con el análisis Earned Value puede ver la situación de los costes y de los plazos en los proyectos de un vistazo. La herramienta de control de proyectos, recomendada por la Sociedad Alemana de Gestión de proyectos (GPM), evalúa el cumplimiento del plan según el avance del proyecto y obtiene un pronóstico sobre el futuro desarrollo del proyecto. Ya sea optimista, pesimista o realista: los tres métodos de predicción descritos en la normativa de la GPM son compatibles con Projektron BCS. Además puede seleccionar con qué método se deberá calcular el avance del proyecto. Tanto el cálculo del avance en función de los costes de material y el tiempo contabilizado, como las normas de cálculo de la GPM 0/100, 20/80 y 50/50 son compatibles. Notificación por correo electrónico Hay posibilidades de que se sobrepase el presupuesto del proyecto? Se aproxima una fecha de entrega? Ha vencido un objetivo de un subproyecto? Projektron BCS le informa sobre estos hechos también por correo electrónico. Así puede saber, en el momento necesario, en qué puntos tiene que hacer ajustes en su proyecto para que vuelva a su cauce. Projektron BCS Controlling de proyectos 31

32 Informes de proyecto Ya sea para el director de proyectos, el departamento especializado, la directiva o el cliente, durante los proyectos los distintos stakeholders necesitan información sobre el estado del proyecto. De su función depende no sólo el grado de detalle de la información sino también el contenido necesario. Con unos pocos clics Projektron BCS crea importantes informes estándar sobre los criterios de evaluación principales: rendimiento, costes y tiempo. Asimismo, las plantillas de informe estándar se pueden adaptar a las necesidades individuales y ampliar con el diseñador de informes Open Source BIRT. También es posible diseñar nuevas plantillas de informe. Lógicamente, las plantillas de informe adicionales se pueden integrar en Projektron BCS y generarse con la misma facilidad que un informe estándar. Lea más: Elaboración de informes (p. 71). Mayor proyección de datos En los proyectos en curso, las asignaciones a los empleados proporcionan una distribución clara de las tareas y responsabilidades transparentes. En los proyectos antiguos no suele ser necesaria la referencia concreta a una persona. Con Projektron BCS, puede eliminar las asignaciones a empleados de los proyectos cerrados. La anonimización se borra de forma manual, por ejemplo, por parte de los encargados de la protección de datos de la empresa. Para llevar a cabo la anonimización, Projektron BCS borra los vínculos a los datos de empleados de los elementos del proyecto con referencias personales, como por ejemplo, los planes de equipo y de gastos, las operaciones de proyecto, los historiales de cambios o los tickets. El resto de datos del proyecto se conservan intactos y se pueden evaluar de la forma habitual. 32 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.24

33 Scrum El ágil método de gestión de proyectos Scrum se puede aplicar fácilmente gracias a su simple estructura y a sus funciones predefinidas y garantiza flexibilidad y transparencia. Con Projektron BCS puede llevar a cabo sus proyectos Scrum de forma digital y al mismo tiempo beneficiarse de los completos conjuntos de herramientas de nuestro software de gestión de proyectos. Scrum Daily Scrum con Scrum Board y Burndown Chart Scrum Board y Burndown Chart para Daily Scrum Para organizar de forma eficaz los Daily Scrums Projektron BCS le ayuda con una vista general de las tareas que pueda adaptar a su gusto. Por ejemplo, puede integrar un Scrum Board que muestre de forma clara en qué estado de edición se encuentran los requisitos y las actividades de Sprint Backlog. Cada miembro del equipo puede seleccionar una actividad para editar o para marcarla como realizada con un solo clic. De esta forma, el Scrum Board sirve de base fiable para la planificación diaria de su equipo Scrum. Asimismo, en la vista general de tareas es posible integrar un Burndown Chart con un Cumulative Flow Diagram, que muestre de forma gráfica el progreso del Sprint. Projektron BCS indica mediante colores el estado de edición de los requisitos y muestra el desarrollo temporal ideal del Sprint como referencia. Projektron BCS Scrum 33

34 Product Backlogs y User Storys En el Product Backlog se estructuran cómodamente los requisitos Desde Epic, User Storys y requisitos parciales hasta actividades y pruebas de aceptación: en Product Backlog de Projektron BCS puede estructurar y perfeccionar los requisitos de su producto. Además, directamente en Product Backlog puede crear, mover y priorizar los elementos estructurales Scrum necesarios. También se puede gestionar más información de los elementos estructurales Scrum, como el estado, las prioridades y los valores estimativos de forma central en Product Backlog. 34 Scrum - Projektron BCS 7.24

35 Scrum Sprint Planning y Sprint Backlog Priorice las User Storys con la función arrastrar y soltar e intégrelas cómodamente en el Sprint Backlog Con Projektron BCS puede comenzar bien preparado la Sprint Planning. En la vista de planificación de los Product Backlogs, Projektron BCS muestra los Sprints abiertos de los proyectos Scrum. Con la función arrastrar y soltar se pueden revisar las posibles asignaciones de Sprint y las secuencias de operaciones de las User Storys. Por ello, Projektron BCS tiene en cuenta tanto la velocidad de desarrollo de su equipo (Velocity) como los Story Points obtenidos por las User Storys y le informa de las dificultades en la capacidad. Si ha alcanzado el objetivo de un Sprint, puede integrar las User Storys del Product Backlog también mediante la función arrastrar y soltar en el Sprint Backlog correspondiente. Si trabaja en un gran proyecto Scrum con varios equipos de desarrollo, la vista de planificación del Product Backlog le permite organizar de forma clara las User Storys en varios Sprints paralelos en curso. Asistentes Scrum En sus proyectos Scrum y proyectos parciales, al trabajar con elementos estructurales Scrum individuales, así como durante la planificación de Sprint, Projektron BCS le acompaña con los asistentes adecuados, que puede ejecutar por los pasos más importantes a su elección. Gestión de recursos Projektron BCS le permite reservar las capacidades de los empleados para un único Sprint o para todo el proyecto Scrum. En la previsión de recursos de Projektron BCS puede comprobar rápidamente la capacidad que esté disponible en cada momento. Projektron BCS Scrum 35

36 Reuniones periódicas en el calendario Sprint Ya sea Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Demo (Review) o Sprint Retrospective: en el calendario Sprint puede crear automáticamente las reuniones periódicas de su equipo Scrum. Las citas creadas como recomendación se pueden adaptar de forma manual, por ejemplo, si desea invitar a otro participante o modificar la hora. Registro de tiempos integrado Con el registro de tiempos de Projektron BCS el equipo Scrum contabiliza los gastos producidos directamente en las User Storys, los requisitos parciales, las actividades y las pruebas de aceptación elaborados. Las horas contabilizadas se redondean hacia arriba en Projektron BCS a lo largo de la estructura Product Backlog. Así que como Product Owner sabe exactamente el coste de, por ejemplo, la realización de una User Story o de un incremento de producto y si hay desviaciones relevantes entre los gastos estimados y los gastos reales. Además, puede trabajar con el módulo de facturación de Projektron BCS, en el que puede facturar al cliente los gastos contabilizados de forma sencilla y en función del proyecto. Sistema de tickets Si trabaja con el sistema de tickets de Projektron BCS, puede integrar las solicitudes internas y las solicitudes del cliente sobre los productos de forma sencilla en los proyectos Scrum. Si un cliente solicita, por ejemplo, una nueva función mediante un ticket, puede crear la User Story correspondiente y añadirla en un Product Backlog haciendo unos pocos clics. Projektron BCS enlaza la nueva User Story con el ticket original, de esta forma se puede comprender fácilmente el trasfondo de creación, por ejemplo, al priorizar el Product Backlog. Además, se pueden enlazar tickets que tengan User Storys, Epics o requisitos parciales. 36 Scrum - Projektron BCS 7.24

37 Trabajo en equipo Con las herramientas de colaboración, como el calendario de citas tomadas en cuenta en la gestión de recursos, el trabajo en equipo en Projektron BCS es posible incluso a gran distancia. Trabajo en equipo Vista general personalizada Información compacta: con la vista general personal de Projektron BCS Llegar a la oficina, encender el ordenador y saber inmediatamente qué tiene que hacer hoy: En caso de tener citas, recordatorios y tareas importantes para el presente día o flujos de trabajo abiertos y tickets: Su vista general personal le ofrece gran cantidad de información, que puede mostrar y clasificar a través de la función arrastrar y soltar en caso de necesitarla. Como página de bienvenida en Projektron BCS, la vista personal se encarga de que empiece su día de trabajo con una buena sensación y que controle su agenda diaria con comodidad. Projektron BCS Trabajo en equipo 37

38 Calendario Ya sea en una cita de trabajo, una conferencia o de vacaciones: de un vistazo sabrá donde están sus compañeros El calendario de Projektron BCS le permite gestionar con eficacia sus citas y añade prácticas funciones, por ejemplo, el calendario de días festivos, citas en serie y categorías de citas definidas por el usuario de cada ubicación y proyecto. Además, los empleados en viajes de negocios y los equipos internacionales se benefician del soporte de zonas horarias. Tiene que planificar una reunión importante sobre el proyecto en la que tienen que participar los responsables de varios equipos? En el calendario de Projektron BCS puede ver de inmediato qué día y a qué hora los participantes aún tienen un hueco para una reunión. Además, si hay solapamiento de citas el software de gestión de proyectos lo muestra de forma gráfica. La edición del calendario es un verdadero ahorro de tiempo gracias a la función de arrastrar-ysoltar. Sólo tiene que mover las citas con el ratón o tirar de ellas para cambiar la duración. Recordatorios Ya sea una llamada al cliente dentro de cinco semanas, la entrega de la facturación de gastos adicionales hasta el fin de semana o una consulta a contabilidad el día 1 del mes siguiente: con los recordatorios de Projektron BCS puede crear rápidamente notas virtuales para recordar cualquier pequeña actividad. Esto indica a Projektron BCS con exactitud cuándo hay que llevarlas a cabo. Así puede dedicar toda su atención a lo más inmediato. Incluso delegar tareas a otras personas no supone ningún problema: con un clic del ratón puede enviar a sus colegas una notificación por correo electrónico para informarles de inmediato sobre el nuevo recordatorio. 38 Trabajo en equipo - Projektron BCS 7.24

39 Trabajo en equipo Interfaces de usuario multilingües Cambio de idioma rápido: seleccione hasta 7 idiomas Ya sea en alemán, inglés, español, francés, neerlandés o húngaro; las versiones en distintos idiomas de Projektron BCS facilitan el desarrollo de proyectos internacionales. Si las versiones en distintos idiomas están activadas, cada usuario puede elegir su idioma con unos pocos clics. Soporte para conferencias web Garantizar que la comunicación entre el equipo se realiza sin problemas es esencial cuando el equipo trabaja desde varias sedes. Este objetivo es fácil de lograr gracias a las citas de conferencia web que están integradas en el calendario de Projektron BCS. Solo tiene que convocar al equipo del proyecto a una reunión mediante el software de conferencias web Adobe Connect y Projektron BCS distribuye entre todos los participantes a través de las interfaces correspondientes los datos sobre el inicio de sesión automático a sus salas de reuniones virtuales. A la hora de la conferencia web solo hay que hacer clic en el vínculo de la cita para acceder a la sala de reuniones virtual y participar en la reunión. Projektron BCS Trabajo en equipo 39

40 Registro de tiempos Registrar los tiempos de trabajo por tarea y por proyecto: Con las máscaras ergonómicas de operaciones de Projektron BCS y la aplicación Projektron BCS-App, la contabilización de horas se realiza de forma sencilla y rápida, incluso a través del Smartphone. Registro móvil de tiempos a través de la App Registro de tiempos fuera de la oficina: fácil y ergonómico Con la App para el registro de tiempos de Projektron BCS contabiliza sus horas de manera rápida y en cualquier lugar. Sus tiempos de trabajo y pausas las puede registrar también de la misma manera intuitiva como tareas individuales: En la máscara de operaciones diarias optimizada del Smartphone, puede encontrar de nuevo todo los elementos de registro de Projektron BCS; desde las tareas de proyecto pasando por sus citas hasta los tickets y las actividades Scrum. En la oficina o en otro lugar: Tiene acceso a la información actualizada. Un servicio web especial es el requisito necesario para un intercambio de datos seguro. La aplicación de Projektron BCS ya está disponible para móviles Android y iphone. Próximamente se lanzarán las versiones para dispositivos Windows y BlackBerry. 40 Registro de tiempos - Projektron BCS 7.24

41 Registro de tiempos Máscaras de contabilización ergonómicas Espacio para la documentación: la ventana de contabilización individual de la versión estándar de Projektron BCS Projektron BCS pone especial atención en un registro de tiempos eficiente y ergonómico y se integra mediante distintas máscaras de contabilización prácticamente sin problemas en los procesos de trabajo más variados. Si el trabajo incluye tareas generales que requieren mucha documentación, la ventana de contabilización individual de Projektron BCS es especialmente apropiada ya que incluye mucho espacio para la documentación. Si sólo son necesarios unos pocos comentarios, se pueden representar semanas de trabajo enteras de una forma sencilla en la ventana de contabilización semanal. Hay muchas tareas y citas distintas el mismo día? La ventana de contabilización diaria las muestra todas en una misma página. Ahora puede añadir la duración o los comentarios que considere necesarios. Projektron BCS Registro de tiempos 41

42 Asignación exacta de tareas y proyectos La lista de tareas muestra sus tareas junto con el presupuesto temporal Con Projektron BCS sus empleados pueden contabilizar sus horas de trabajo directamente en las tareas correspondientes. Así se documentan de forma eficiente las actividades y se pueden incluir de forma sencilla en la facturación. Gracias a la clasificación individual de las tareas los empleados pueden ver fácilmente las tareas relevantes en el registro de tiempos. Esto permite una contabilización más rápida y eficaz. Niveles de edición y tiempos restantes El diagrama de las tareas muestra el avance personal en el trabajo 42 Registro de tiempos - Projektron BCS 7.24

43 Además de la contabilización de los trabajos realizados, los empleados también pueden realizar estimaciones sobre el tiempo restante. Con estos datos, los directores de proyectos pueden conocer de un vistazo el nivel de edición y las tendencias, pueden detectar rápidamente las desviaciones respecto a la planificación y, en caso necesario, adoptar las medidas apropiadas a tiempo. Con los bloqueos por sobrepasar el presupuesto puede evitar incumplir los tiempos y presupuestos. Usted decide cuál debe ser el criterio principal, el tiempo o el presupuesto: en Projektron BCS puede seleccionar de forma individual a partir de que momento se evitará que se efectúen más registros de tiempo para todo el proyecto o un único subproyecto, paquete de trabajo o tarea. Para los tipos de prestación fijados puede permitir sobrepasar el presupuesto aunque estén bloqueados, por ejemplo para viajes. Actividades operativas El registro de tiempos de Projektron BCS también tiene en cuenta las tareas que se producen fuera del trabajo del proyecto. Así, sus empleados tienen la posibilidad de documentar todos los trabajos que llevan a cabo. Esto también es una ventaja para la gestión de recursos porque: el planteamiento global contribuye a obtener una vista general de todo el ámbito de tareas de los trabajadores así como de los tiempos de trabajo correspondientes. Cuenta de tiempo de trabajo Ya sea jornada completa, parcial o por horas, permisos parentales o excedencias: como responsable de personal, Projektron BCS pone a su disposición modelos de tiempo de trabajo, que son la base para las cuentas de tiempo de trabajo de sus empleados. Projektron BCS compara el tiempo de trabajo contabilizado en la cuenta de tiempo de trabajo con las horas teóricas y determina de forma automática las horas extra. Cuando un empleado cierra su cuenta de tiempo de trabajo, por ejemplo a final de mes, puede indicar si ha realizado horas extra y transferirlas al mes siguiente. Las opciones de las que dispone cada empleado las establece usted. Projektron BCS Registro de tiempos 43 Registro de tiempos Bloqueo al sobrepasar el presupuesto

44 Análisis de las horas de trabajo El tiempo de trabajo realizado se muestra con claridad en el análisis de las horas de trabajo Cuántas horas de trabajo acumulo ya este mes? Cuántos días de vacaciones me quedan? El análisis de las horas de trabajo responde a esta y otras preguntas de sus empleados mediante análisis gráficos e informes generales. Como responsable de personal Projektron BCS le facilita análisis detallados de las horas de trabajo. De esta forma, el software de gestión de proyectos le informa sobre presencia, tiempos de descanso, pausas, días de baja por enfermedad y días de vacaciones tanto de cada empleado como de departamento completos. El saldo indica si las horas de trabajo coinciden con el tiempo de trabajo nominal. 44 Registro de tiempos - Projektron BCS 7.24

45 Gestión de recursos Aproveche al máximo sus recursos: Projektron BCS ofrece nuevas posibilidades con la administración de empleados y la ayuda a la planificación. Gestión de recursos Compensación de la capacidad Gracias a la curva de utilización puede observar en cuestión de segundos la carga de trabajo de su equipo A fin de gestionar de forma sistemática las capacidades de los empleados, es imprescindible conocer tanto el grado de carga de los departamentos y equipos de proyecto como de los empleados. Projektron BCS determina el grado de carga no sólo mediante la empleación planificada en el proyecto y tiempos de trabajo acordados, sino que también tiene en cuenta otros factores, por ejemplo estimaciones del tiempo restante de los proyectos en curso y tickets, cargas básicas de las operaciones diarias, vacaciones, compensación de horarios flexibles, días libres y bajas por enfermedad. La curva de utilización muestra una vista rápida: el gráfico recopila información importante y muestra de forma gráfica la sobrecarga y subocupación tanto de empleados individuales como de áreas completas de la empresa. La participación de sus departamentos en los proyectos y las capacidades que están libres se pueden ver en la matriz Gasto del proyecto/departamento. Aquí también aparece información importante, por ejemplo, sobre el estado del proyecto, la duración o el tiempo restante. Projektron BCS Gestión de recursos 45

46 La vista previa de recursos le ofrece análisis aún más detallados: si por ejemplo quiere analizar el motivo exacto de la sobrecarga de un empleado, sólo tiene que mostrar sus citas, proyectos, tareas y tickets. Datos de empleados centralizados Datos de empleados actuales y fiables, fáciles de acceder por personas autorizadas: en Projektron BCS ningún problema, ya que su estructura organizativa incluidos todos los datos personales necesarios se puede gestionar de forma centralizada con la gestión de recursos de Projektron BCS. Dado nuestro enfoque global, las bases de datos estructuradas admiten una gran variedad de efectos sinergéticos. De esta forma las vacaciones acordadas según el contrato se adaptan automáticamente en la gestión de vacaciones igual que el modelo de tiempo de trabajo como base para el registro de tiempos y la vista preliminar de recursos. Asimismo, se pueden gestionar de forma centralizada y agrupar de forma flexible las tarifas horarias internas, por ejemplo, según el nivel de cualificación, tarifa o departamento. De esta forma,se ahorra tiempo, sobre todo en la gestión de datos. Gestión de candidatos Desde un registro detallado de las solicitudes de trabajo hasta su configuración: Projektron BCS permite gestionar los recursos humanos de candidaturas recibidas rápidamente con toda la información de registro relevante y seleccionar a los candidatos adecuados dentro del equipo. No solo se registran las candidaturas de personas externas, sino también las de los empleados. Esto le permite gestionar específicamente las solicitudes internas. Con el estado actual de la solicitud de trabajo y las opciones disponibles para el siguiente procedimiento, Projektron BCS le guía de forma segura durante todo el proceso de solicitud de trabajo. La visión general de candidatos en forma de tabla hace mucho más sencilla la comparación de candidatos. Ya que, como es habitual en Projektron BCS, puede compilar y filtrar la información relevante de forma individual. Además, si desea conocer personalmente a un candidato puede organizar una cita para una entrevista con tan solo unos clics. Gracias a la nueva categoría de citas los empleados invitados puede ver de un vistazo en su calendario que les han invitado a una entrevista de trabajo. Tanto gestores de recursos humanos, directores de departamento o empleados: todos los participantes en el proceso de solicitud de trabajo pueden introducir una valoración personal y ayudar de este modo a seleccionar al candidato más adecuado. 46 Gestión de recursos - Projektron BCS 7.24

47 Si ha encontrado al empleado adecuado, la configuración es muy sencilla: se traslada al candidato a un departamento interno de Projektron BCS. Ya no es necesario crear nuevos datos maestros. Gestión de recursos Estructura organizativa flexible Con los organigramas se pueden ver rápidamente las estructuras organizativas Desde la sede, pasando por los departamentos hasta cada empleado individual: en la gestión de recursos Projektron BCS le ofrece la posibilidad de crear fácilmente la estructura de su organización. Independientemente de departamato y proyectos puede definir grupos de personas flexibles. Tanto los grupos de personas completos como también las personas individuales pueden asignarse como gestores de proyectos durante su planificación. Se puede acceder cómodamente a los datos almacenados en la gestión de recursos y se puede incluso mostrar la capacidad de un único empleado o todo el grupo de personas durante la duración del proyecto. Preparación de recursos para el proyecto Ya sea organizador de usuarios o gestor de proyectos: la preparación de recursos para el proyecto se puede adaptar de forma flexible a los procesos de la empresa en la matriz de derechos de Projektron BCS. Con los derechos adecuados, los responsables de líneas sin relación con un proyecto pueden determinar quién pertenece al equipo del proyecto. Con pocos clics también se pueden cambiar asignaciones, por ejemplo si hay dificultades en la capacidad. Projektron BCS Gestión de recursos 47

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