RESOLUCION 1722 DE (23 de diciembre)

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1 Resolución 1722 de 2010 Rectoría Fecha de Expedición: 23/12/2010 Fecha de Entrada en Vigencia: 01/01/2011 Medio de Publicación: Contenido del Documento Ver temas del documento RESOLUCION 1722 DE 2010 (23 de diciembre) "Por la cual se establecen disposiciones para el manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia" EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, En uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las contenidas en los numerales 10, 15, 21 y 22 del artículo 16 del Acuerdo No. 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario y CONSIDERANDO QUE: Las cajas menores son los fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa viene adelantando una estrategia de estandarización de procesos y procedimientos de carácter financiero y administrativo, lo cual ha derivado algunos ajustes a la normatividad vigente, entre los cuales se encuentra la asociada a cajas menores. Dentro de la metodología definida para la estandarización de procesos y procedimientos, se contempla su validación con los 1/9

2 equipos técnicos responsables de la ejecución. Para el caso del procedimiento manejar y ejecutar recursos de caja menor se recogieron algunas sugerencias que fueron analizadas y acogidas en la presente resolución. Es necesario adoptar disposiciones que permitan el adecuado manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia. RESUELVE: Artículo 1. Campo de aplicación: Quedan sujetos a las disposiciones de la presente resolución las unidades ejecutoras que conforman el presupuesto general de la Universidad Nacional de Colombia. Artículo 2. Monto y número de cajas menores: El monto y el número de cajas menores serán determinados por el Rector, previo análisis del comportamiento de las que se hubiesen creado en la vigencia inmediatamente anterior, a solicitud de los directores administrativos y financieros o quienes hagan sus veces en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales, al inicio de cada vigencia fiscal, indicando la cuantía, la clase de gasto (Nivel central o Fondo especial), y la dependencia responsable de su manejo. La solicitud de creación de una caja menor adicional que no haya sido prevista en la vigencia inmediatamente anterior, requerirá el visto bueno previo de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Artículo 3. Certificado de disponibilidad: Para la constitución y reembolsos de las Cajas Menores, se deberá contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. Para la apertura de la caja menor, el ordenador del gasto solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal según las necesidades de su unidad ejecutora, sin superar el monto total autorizado por el rector, y para el reembolso se solicitará y expedirá, de acuerdo con la ejecución de la caja menor. Artículo 4. Constitución: Para que las cajas menores creadas por el Rector inicien su funcionamiento será requisito previo que el ordenador del gasto correspondiente mediante resolución designe y establezca: a. El servidor público responsable de la administración y manejo de la caja menor, indicando su nombre y apellidos completos, número de documento de identidad y el cargo que desempeña, el cual debe estar adscrito a la dependencia designada. En ningún caso el tesorero o quien haga sus veces podrá ser responsable de la caja menor. b. Las cuantías de los diferentes rubros presupuestales de acuerdo con las necesidades, sin superar el monto total autorizado por el Rector. c. Indicar el monto total de la Caja menor autorizada por el Rector, la clase de gasto (Nivel central o Fondo especial) y la dependencia responsable de su manejo. Artículo 5. Registro presupuestal: El registro presupuestal de la apertura de la caja menor se realizará con cargo al 2/9

3 certificado de disponibilidad expedido previamente y soportado en la resolución mediante la cual el ordenador del gasto autoriza su constitución. Para los reembolsos se realizará con cargo al certificado de disponibilidad expedido previamente y soportado en la resolución mediante la cual el Ordenador del Gasto autoriza el reembolso. Artículo 6. Requisitos para giro: Para efectuar el giro de la caja menor, el tesorero o quien haga sus veces debe tener en cuenta lo siguiente: A. Primer giro: a. Que exista resolución de constitución expedida por el ordenador del gasto de conformidad con la presente resolución. b. Que exista registro presupuestal. B. Giro del reembolso: a. Que se hayan legalizado los gastos ejecutados con cargo a la caja menor. b. Que exista resolución de ordenación del gasto autorizando el reembolso. c. Que exista registro presupuestal. Artículo 7. Manejo del dinero: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizará a través de los siguientes medios: a. Efectivo: Cuando la cuantía no supere los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No obstante, debe garantizarse las medidas de seguridad necesarias para su protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada. b. Cuenta bancaria: Cuando la cuantía supere los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá manejarse a través de una cuenta corriente a nombre de "UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA CAJA MENOR NOMBRE DE LA DEPENDENCIA" y la firma registrada ante el banco será la del servidor público delegado por el ordenador del gasto en la resolución de constitución. En ningún caso el efectivo que repose bajo la responsabilidad del servidor público podrá superar los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes y será necesario garantizar las medidas de seguridad para su protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada. Parágrafo: A la cuenta corriente de las Caja menor, sólo podrán ingresar los dineros correspondientes a este fondo. Artículo 8. Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación e identificados en la resolución de constitución, que 3/9

4 tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y estén relacionados con el cumplimiento de las actividades académicas, de investigación, extensión o soporte administrativo de la Universidad para la vigencia fiscal. Artículo 9. Libros de control: Los servidores públicos responsables del manejo de la caja menor para control y seguimiento de los recursos bajo su responsabilidad, deberán llevar físicamente los siguientes libros, los cuales serán autorizados y rubricados por el Gerente Nacional Financiero y Administrativo para las cajas menores asignadas al Nivel Nacional y por el Jefe de la División Administrativa y Financiera o quien haga sus veces para las Sedes y Unidades Especiales: a. Libro General: En este libro, el responsable deberá registrar el valor autorizado de la caja menor mediante la resolución de constitución, los gastos efectuados tanto en efectivo como en cheques. Igualmente para cada adquisición deberá detallar la siguiente información: fecha, número consecutivo de la operación, proveedor y/o beneficiario, número de factura, número de cheque cuando a ello haya lugar, valor y saldo. b. Libro de Bancos: En este libro el responsable deberá registrar la consignación inicial de la caja menor, los giros efectuados mediante cheques, los débitos del impuesto del gravamen a los movimientos financieros y las consignaciones de los reembolsos, reintegros y demás movimientos bancarios asociados a la caja menor. Igualmente deberá debe detallar la siguiente información: fecha, número del cheque, beneficiario y valor, así como el gravamen a los movimientos financieros si fuere del caso. c. Libro de Presupuesto: En este libro el responsable deberá llevar el control de las apropiaciones presupuestales por rubros, de acuerdo con los autorizados en la resolución de constitución, detallando lo siguiente: las apropiaciones aprobadas por cada uno de los rubros presupuestales, fecha de la operación, número consecutivo de la operación, proveedor y/o beneficiario, concepto, valor del gasto efectuado, valor del gravamen a los movimientos financieros cuando a ello haya lugar y el saldo. Parágrafo 1. Para las cajas menores que se manejan en efectivo, no se requiere el diligenciamiento del libro de bancos, dado que este se requiere únicamente para manejo de recursos por cuenta bancaria. Parágrafo 2. Los registros de la información deberán consignarse en el libro correspondiente, inmediatamente ocurran las operaciones. Sin perjuicio del diligenciamiento de los libros anteriores, el responsable podrá llevar controles adicionales que considere pertinentes, para garantizar el adecuado manejo y control de los recursos. Artículo 10. Reembolsos: Para el reembolso de la caja menor deberá tenerse en cuenta lo siguiente: a. Previa solicitud del responsable del manejo de los recursos de la caja menor, el ordenador del gasto expedirá resolución mediante la cual se ordene el reembolso de los valores ejecutados, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. b. La resolución que ordena el reembolso deberá ser registrada presupuestalmente, antes que inicie la ejecución de los recursos. 4/9

5 c. Los reembolsos se harán por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya ejecutado más del 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Artículo 11. Legalización de gastos: Para la legalización de los gastos por efectos de reembolso o de cierre definitivo de la caja menor por finalización de la vigencia presupuestal, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos: a. Los gastos deben referirse al objeto y funciones de la Universidad y su ejecución debe corresponder a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución. b. Los gastos ejecutados deben estar detallados en el formato establecido para tal fin por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. c. Las facturas o documentos equivalentes deben cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad tributaria vigente. d. La fecha del comprobante del gasto debe corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando. e. El gasto debe haberse efectuado después de la constitución o del reembolso de la caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales. Parágrafo 1. La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se hará en las fechas que establezca la Rectoría en la resolución anual de creación de cajas menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos. Parágrafo 2. Para efectos de garantizar una adecuada legalización definitiva de las cajas menores, deberá realizarse el último día hábil del mes de noviembre de cada vigencia, una legalización parcial de la caja menor, para lo cual deberá hacerse entrega al área responsable de legalizar la caja menor, la relación de las facturas o documentos equivalentes que a esta fecha se hayan ejecutado, sin importar el porcentaje de ejecución. Lo anterior significa, que podrán seguirse ejecutando los recursos asignados a la caja menor que no hayan completado el 70% de ejecución como requisito para solicitar reembolso de los recursos. No obstante, de requerirse recursos para el mes de diciembre y el rubro se encuentre ejecutado al 70% podrá solicitarse el reembolso respectivo. Esta legalización parcial busca que las áreas encargadas puedan adelantar el trámite de revisión y registro de las operaciones ejecutadas a esa fecha y se disminuyan los trámites administrativos para el cierre de la vigencia. Artículo 12. Responsabilidades: El ordenador del gasto será el responsable de la solicitud y constitución de las cajas menores de acuerdo con las necesidades de su unidad ejecutora, ajustándose al buen uso de las mismas, a la normas de austeridad y al cumplimiento de las directrices emitidas en la presente resolución. 5/9

6 Los servidores públicos encargados del manejo de las cajas menores serán responsables de: a. Efectuar oportunamente los trámites necesarios para disponer de los recursos de la caja menor. b. Atender las solicitudes de gastos de las dependencias para las cuales fue creada la caja menor, de acuerdo con los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público. c. Mantener disponible en forma permanente los recursos de la caja menor en efectivo, depósitos en cuentas bancarias, vales provisionales de efectivo entregados para atender un gasto, así como los documentos soportes de los gastos realizados. No deben existir dineros faltantes ni sobrantes. d. Garantizar que las facturas o documentos equivalentes, soportes del gasto cumplan con los requisitos establecidos en la normatividad tributaria vigente. e. Efectuar las retenciones en la fuente a título de renta e IVA a que hubiere lugar conforme a las normas tributarias vigentes y llevar el control de las retenciones efectuadas. f. Expedir los vales provisionales soporte de los dineros entregados para atender un gasto con la siguiente información: fecha, nombre del beneficiario, número del documento de identidad, valor entregado, concepto y firma. Los vales provisionales deben legalizarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de expedición. g. Llevar el control de los gastos efectuados por caja menor en los libros de control que se establecen en esta resolución, mediante el registro de cada uno de los movimientos, que permita contar con la información actualizada de los recursos disponibles y de los saldos en los rubros presupuestales autorizados. h. Efectuar mensualmente la conciliación bancaria en el caso de que la caja menor se maneje con cuenta bancaria, verificando que las partidas conciliatorias no presenten antigüedad superior a un (1) mes y reportarla a la tesorería correspondiente en las fechas que se establezcan para tal fin. i. Efectuar el trámite ante Almacén de las órdenes de alta, cuando se adquieran elementos devolutivos por caja menor. j. Verificar que la legalización de los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se efectúe dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No del 14 de octubre de 2009 y las demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen. k. Custodiar los valores o chequeras bancarias y demás documentos que constituyen la Caja menor. l. Entregar mediante acta los cheques sin utilizar al finalizar la vigencia, una vez se legalice definitivamente la caja menor, a la tesorería correspondiente, donde se deberán custodiar hasta la constitución de la nueva caja menor. 6/9

7 m. Responder disciplinaria, fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento del manejo del dinero que se encuentre a su cargo y por la legalización oportuna, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiese lugar. Artículo 13. Prohibiciones: Con fondos de caja menor no se podrán realizar las siguientes operaciones: a. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio. b. Realizar desembolsos con destino a gastos de entidades diferentes a la Universidad. c. Realizar préstamos transitorios de una caja menor a otra. d. Efectuar pagos que correspondan a contratos y órdenes contractuales. e. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y por las contribuciones que establece la ley sobre nómina. f. Cambiar cheques o efectuar préstamos a personas naturales o jurídicas. g. Pagar servicios prestados por monitores o becarios. h. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control. i. Efectuar pagos de gastos que estén expresamente prohibidos en las normas de austeridad y eficiencia del gasto, establecidas en la Resolución de Rectoría número 407 de 2004 y las demás normas que la subroguen, modifiquen o adicionen. Artículo 14. Cambio de responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja menor, éste deberá legalizar el total de los gastos realizados con corte a la fecha y reintegrar el saldo de los fondos que recibió a la tesorería correspondiente antes de su traslado o retiro. Cuando el servidor público que haya sido designado para el manejo de la caja menor se encuentre en una de las situaciones administrativas contempladas en el artículo 23 del Acuerdo 67 de 1996 (Estatuto de Personal Administrativo), que impliquen ausencia parcial o temporal de las funciones que le han sido asignadas para el manejo de la caja menor, el ordenador del gasto de la dependencia a la cual se encuentre adscrito, mediante resolución designará otro servidor público que asuma esta responsabilidad. En estos casos solamente se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el acta correspondiente, debidamente suscrita por los responsables. En cualquiera de los dos casos, cuando la caja menor se maneje a través de cuenta bancaria, se efectuará el cambio de registro de firmas ante el banco correspondiente. 7/9

8 Artículo 15. Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de la caja menor, el responsable la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la tesorería correspondiente y saldando la cuenta corriente si es el caso. Artículo 16. Vigilancia y control. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan a los movimientos efectuados, los servidores públicos que a continuación se definen deben efectuar arqueos periódicos y sorpresivos a las cajas menores de las dependencias que allí se indican, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina Nacional de Control Interno. SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DEL ARQUEO 1. Profesional Especializado adscrito a la División Nacional de Tesorería. 2. Jefe de grupo encargado de funciones administrativas y financieras de la Editorial Universidad Nacional de Colombia. Nivel Nacional. CAJA MENORES Editorial Universidad Nacional de Colombia. 3. Tesorero de Unimedios o quien haga veces. Unimedios. 4. Profesional Universitario adscrito a la sección de tesorería de la Sede Bogotá. 5. Tesoreros de los Fondos Especiales de la Sede Bogotá o quien haga sus veces. 6. Tesorero del Nivel Central de las Sedes Medellín, Manizales, Palmira, Caribe, Orinoquía y Amazonía o quien haga sus veces. Nivel Central de la Sede Bogotá, Dirección de Bienestar y de Gestión Sede Bogotá. Fondos Especiales de la Sede Bogotá Nivel Central y Fondos Especiales Sede Medellín, Manizales, Palmira, Caribe, Orinoquía y Amazonía 7. Tesorero Dirección Académica Sede Bogotá Dirección Académica. 8.Tesorero de Unisalud Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira o quien haga sus veces. Unisalud Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira. Artículo 17. La presente resolución rige a partir del primer día de enero de 2011 y deroga la resolución 156 de 12 de febrero 8/9

9 de COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintitrés (23) días del mes de diciembre de dos mil diez (2010) MOISÉS WASSERMAN Rector 9/9

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