REGLAMENTO DE SECCION DE CAJA. APROBADO: SESIÒN 633 DEL 14 DE OCTUBRE, 1982 REFORMADO SESION #645 de CAPITULO I FINES Y FUNCIONES
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- Juan Carlos Villalobos Henríquez
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1 REGLAMENTO DE SECCION DE CAJA APROBADO: SESIÒN 633 DEL 14 DE OCTUBRE, 1982 REFORMADO SESION #645 de CAPITULO I FINES Y FUNCIONES ARTICULO 1: El presente Reglamento regula los procedimientos de la Sección de Cajas de la Universidad Nacional. ARTICULO 2: La Sección de Cajas será la encargada de recibir cualquier ingreso que deba hacerse a la Universidad, lo mismo que cualquier egreso que deba hacer la Institución, lo hará por medio de esta Sección que será la encargada de custodiar el efectivo y otros valores de la Universidad. ARTICULO 3: La Sección de Cajas será la encargada de custodiar todos los documentos y valores de la Universidad Nacional. ARTICULO 4: La Sección de Cajas, jerárquicamente dependerá de la Dirección del Departamento Financiero, estará a cargo de un jefe, tendrá los cajeros y auxiliares que sean necesarios para la buena marcha de la misma. ARTICULO 5: El Jefe de la Sección será el inmediato superior de todos los cajeros y auxiliares de la caja; tendrá el cuidado, control y vigilancia de la oficina; distribuirá el trabajo de modo que preste el más eficiente servicio, al público y a la Institución. ARTICULO 6: La Sección deberá atender todas las consultas que se refieran a asuntos propios, colaborar con todos los Departamentos y Facultades de la Universidad Nacional, con el fin de lograr lo mejor posible. ARTICULO 7: Todo recibo o comprobante que emita esta Sección, por recibo de dinero deberá de llevar el sello de cancelado. ARTICULO 8: Elaborar, de común acuerdo con el Director del Departamento Financiero, el calendario de pago de la Institución. CAPITULO II
2 DISPOSICIONES GENERALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS ARTICULO 9: Son deberes y responsabilidades de los cajeros : a) Responder por totalidad del dinero y valores que se le confiaren. b) De la identidad de las personas, de la convención del pago de acuerdo con la Ley de la Moneda. c) Del sello de caja que a cada uno se le asigne, el cual permanecerá bajo su control y será para su uso personal, siendo en consecuencia responsable por cualquier comprobante de retiro o depósito o de otra índole, en que aparezca impreso el sello. d) Exigirán la identificación del caso a las personas que no les sean conocidas y confrontarán la firma con la de la cédula o algún otro documento. e) Realizar pagos que no sean al interesado, siempre y cuando presenten una autorización debidamente firmada por el beneficiario. ARTICULO 10: Cada cajero tendrá su propia caja, deberá trabajar con la puerta cerrada y no permitir a ninguna persona, así se trate de empleados de la Institución, el acceso a ella, excepto en casos de arqueos o auditorajes. ARTICULO 11: Todo comprobante que despache la caja y que así lo requiera, será legalizado con la firma del cajero. ARTICULO 12: Será obligación confrontar el dinero y valores que reciban los datos anotados en el recibo y entregar el recibo correctamente cancelado. DE LAS PROHIBICIONES ARTICULO 13: Queda prohibido a los cajeros: a) Recibir dinero o valores sin el recibo correspondiente. b) Recibir confidencialmente en custodia dinero o valores ajenos a la Universidad. c) Ausentarse de la caja sin hacer la debida comunicación, aunque sea por poco tiempo.
3 d) Pagar o cambiar cheques a menores de edad sin autorización o permiso del Patronato Nacional. e) Sobregirar el fondo de caja que le ha sido asignado para su desenvolvimiento diario. f) Ausentarse del trabajo sin hacer el reporte de cierre de caja. g) Sellar comprobantes ajenos a la Universidad. DE LOS AUDITORAJES Y ARQUEOS ARTICULO 14: El Departamento de Auditoria, podrá realizar arqueos en el momento que lo juzgue conveniente, durante la jornada de trabajo, salvo cuando exista alguna incertidumbre que justifique hacelo en horas no hábiles. ARTICULO 15: Se deben hacer arqueos de caja todos los dias, los que puede realizar el cajero solo o en compañia del Jefe de la Seccion, tambien pueden estar presentes miembros del Departamento de la Auditoria o el Director del Departamento Financiero. ARTICULO 16: Si el arqueo se realiza en horas hábiles, debe cerrarse la ventanilla en atención al publico. CAPITULO III DE LA CUSTODIA DE DINERO Y VALORES ARTICULO 17: El Jefe de la Sección de Cajas es el encargado de la custodia y guarda del dinero efectivo y de los valores que se le confiaren en garantía o custodia. ARTICULO 18: El cajero Jefe, o a quien encargare, recibirá diariamente de los cajeros que operan en las ventanillas, los saldos del efectivo y valores, al final de las operaciones del día. ARTICULO 19: Como medida de seguridad y control interno la custodia del efectivo y otros valores, estarán en manos de al menos dos personas; se requerirá de una segunda persona para cerrar y abrir la bóveda o caja. ARTICULO 20: a) El secreto de la caja o bóveda debe conocerla únicamente el Jefe de la Sección, lo mismo la custodia de la llave.
4 b) La Auditoria Interna de la Universidad guardará en un sobre sellado una llave y el secreto de la caja o bóveda. En caso de ausencia de la persona encargada, procederá a abrirla en acuerdo con el Director del Departamento Financiero o con el funcionario de mayor rango de la Sección de Cajas. ARTICULO 21: Es obligatorio anotar en la hoja de trabajo el movimiento de caja diario y entregársela al jefe. CAPITULO IV MARGENES DE TOLERANCIA PARA DIFERENCIAS DE CAJA ARTICULO 22: Además de lo establecido en la Convención Colectiva en su Artículo 74: a- Es obligacion de la Universidad incluir dentro de su presupuesto anual una partida que sustente las diferencias de caja en que puedan incurrir las personas que laboran en estas funciones. b- Aquel funcionario que incurriese en diferencias por un monto mayor al tolerado, deberá cubrir el saldo al descubierto de sus propios recursos. c- Al finalizar el período para el que se estableció la partida para diferencias, aquellos cajeros que no tuvieron diferencia alguna podrán solicitar que se les gire el margen de Tolerancia de igual manera los que obtuviesen diferencias menores a lo tolerado, podrán solicitar se les gire el remanente d- Cuando el faltante sobrepase el monto tolerado, el cajero tendrá ocho días para cubrirlo y en tal caso podrá hacer arreglo de pago con la Universidad, y será facultad de la Universidad decidir sobre la solicitud. REFORMADO SESION #645 DEL e- Los cajeros, auxiliares y Jefe de la Sección deberán estar cubiertos por una póliza de fidelidad. f- En caso de faltantes superiores a los C (Mil colones), el Director del Departamento Financiero deberá reportarlo al Instituto Nacional de Seguros con el fin de que este lo cubra. g- En caso de que la gestión ante el Instituto Nacional de Seguros no prospere, el funcionario tendrá quince días de tiempo para cubrirlo, a partir de la fecha en que el Instituto informe.
5 CAPITULO V OTRAS DISPOSICIONES ARTICULO 23: Es requisito indispensable para ser cajero de la Universidad Nacional haber laborado para la Institución por lo menos dos años y ser de reconocida capacidad y responsabilidad en los trabajos anteriores. ARTICULO 24: Deberá haber un empleado de la Sección de Vigilancia a la orden de la Sección de Cajas y acompañar al funcionario encargado de llevar y traer dinero del Banco. ARTICULO 25: La Sección de Cajas tendrá un horario especial, con el fin de que los funcionarios tengan oportunidad de hacer sus cierres. ARTICULO 26: Los cheques de pagos de casas comerciales deben ser enviados a esta Oficina, por lo menos con un día de anterioridad a la fecha de entrega y los de salario con tres días de anticipación. ARTICULO 27: Todo empleado de la Sección de cajas deberá ser dotado de una máquina sumadora o calculadora y de un sello de cancelado. ARTICULO 28: Cualquier aspecto no contemplado en este Reglamento será resuelto por las Autoridades Universitarias y serán supletorias las disposiciones del Código de Trabajo.
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