INFORME DE AUDITORIA DB de mayo de Departamento de Transportación y Obras Públicas. Oficina Regional de Humacao (Unidad 2290)

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1 INFORME DE AUDITORIA DB Departamento de Transportación y Obras Públicas Oficina Regional de Humacao () Período auditado: 1 de julio de 1998 al 30 de junio de 2001

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3 1 CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA...2 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA...3 ALCANCE Y METODOLOGÍA...4 OPINIÓN...5 RECOMENDACIONES...6 A LA SECRETARIA DE JUSTICIA...6 AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL...6 AL SECRETARIO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLLICAS...6 AL DIRECTOR REGIONAL...6 CARTAS A LA GERENCIA...7 COMENTARIOS DE LA GERENCIA...7 AGRADECIMIENTO...8 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS...9 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO...9 HALLAZGOS EN LA OFICINA REGIONAL DE HUMACAO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS Apropiación ilegal de cheques de dietas por un Supervisor de Brigada Asignación de funciones conflictivas a supervisores de brigada Fallas de control sobre la propiedad Falta de documentos en los expedientes del personal irregular Gerente Auxiliar de Transportación sin designar ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO...19

4 2 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina Regional de Humacao del Departamento de Transportación y Obras Públicas para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este es el primer informe y cubre las operaciones fiscales relacionadas con el pago de dietas, la propiedad y los vehículos de motor. INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La Oficina Regional de Humacao es una de las siete oficinas regionales con que cuenta la Directoría de Obras Públicas (Directoría) del Departamento de Transportación y Obras Públicas (Departamento) para desarrollar el Programa de Mejoras Permanentes en Puerto Rico. 1 Este Programa tiene a su cargo la reconstrucción y repavimentación de tramos de carreteras, construcción de aceras, encintados, desagües pluviales, muros de contención, ensanches de puentes, instalación de barreras de seguridad, mejoras a paseos y corregir los daños ocasionados por fenómenos naturales en las carreteras, entre otros. 1 Las oficinas regionales están ubicadas en Aguadilla, Guayama, Humacao, Manatí (Oficina Regional de Arecibo) Mayagüez, Ponce y San Juan.

5 3 La Oficina Regional ofrece servicios a los municipios de Canóvanas, Ceiba, Culebra, Fajardo, Luquillo, Gurabo, Humacao, Juncos, Loíza, Las Piedras, Maunabo, Naguabo, Río Grande, San Lorenzo, Vieques y Yabucoa. Además, cuenta con una Oficina Subregional en el Municipio de Caguas. La Oficina Regional es dirigida por un Director Regional que le responde al Director Ejecutivo de la Directoría (Director Ejecutivo), quien a su vez le responde al Secretario de Transportación y Obras Públicas (Secretario). La misma cuenta con las divisiones de Conservación, Construcción y Administrativa para llevar a cabo sus operaciones. Las asignaciones presupuestarias para Gastos de Funcionamiento (Administrativos), Proyectos de Construcción de Obras Públicas y Mejoras Permanentes y otras asignaciones especiales de la Oficina Regional proceden de asignaciones internas del presupuesto general del Departamento. Dichas asignaciones presupuestarias para los años fiscales al fueron las siguientes: PRESUPUESTOS TOTAL Gastos de Funcionamiento $3,466,884 $3,535,502 $3,704,256 $10,706,642 Proyectos de Construcción de Obras Públicas y Mejoras Permanentes $10,492,237 $5,767,002 $5,573,000 $21,832,239 TOTALES $13,959,121 $9,302,504 $9,277,256 $32,538,881 El ANEJO 1 contiene una relación de los funcionarios principales de la Oficina Regional que actuaron durante el período auditado. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propósito de lograr una administración eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de: 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos 2. Mantener una oficina de auditoría interna competente

6 4 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras 4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones 5. Mantener el control presupuestario 6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos 8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos 9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal 10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de julio de 1998 al 30 de junio de El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditoría utilizamos la siguiente metodología: Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones físicas Examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Análisis de información suministrada por fuentes externas Pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente

7 5 OPINIÓN Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposición de ley, así como de normas de control interno en las operaciones relacionadas con el pago de dietas. Por ello, en nuestra opinión, dicha operación no se realizó de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los Hallazgos 1 y 2 clasificados como principales: 1. Las pruebas realizadas y la evidencia obtenida tiende a indicar que un Supervisor de Brigada, presuntamente se apropió de veinticinco cheques de dietas por $1,388 de ocho empleados que estaban bajo su supervisión. Estos cheques fueron emitidos entre el 29 de octubre de 1999 y el 15 de junio de Esta situación privó al personal de la brigada del pago de $1,388 por concepto de dietas que les pertenecían. Además, afectó adversamente la imagen de la Oficina Regional. En cartas del 12 de marzo de 2002 esta Oficina notificó los hechos a la Secretaria de Justicia y al Director Ejecutivo de la Oficina de Ética Gubernamental para las acciones pertinentes. 2. Los supervisores de brigada tramitaban en la Sección de Finanzas de la Oficina Regional los documentos relacionados con el pago de dietas del personal bajo su supervisión. Éstos, además, entregaban al referido personal los cheques de dietas. Estas funciones resultaban conflictivas. La situación comentada propicia la comisión de irregularidades, como la que se indica en el Hallazgo 1, sin que se pueda detectar a tiempo para fijar responsabilidades. En la parte de este informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS se comenta detalladamente los hallazgos resumidos y otros tres hallazgos clasificados como secundarios.

8 6 A LA SECRETARIA DE JUSTICIA RECOMENDACIONES 1. Considerar la situación que se comenta en el Hallazgo 1 y tomar las medidas que procedan. AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL 2. Considerar la situación que se comenta en el Hallazgo 1 a la luz de las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental y tomar las medidas que correspondan. AL SECRETARIO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLLICAS 3. Instruir al Director de Auditoría Interna para que efectúe una auditoría de manera periódica sobre las operaciones relacionadas con el pago de dietas en las oficinas regionales. [Hallazgo 1] 4. Instruir al Director Ejecutivo para que: a. En la organización fiscal relacionada con el proceso de pago de cheques de dietas al personal de las brigadas de las oficinas regionales exista una separación de funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisión de irregularidades. [Hallazgos 1 y 2] b. Cumpla con las recomendaciones 5 a la 7 de este informe. [Hallazgos 1 al 5] AL DIRECTOR REGIONAL 5. Vea que la Oficial Administrativo: a. Establezca procedimientos para el cotejo a base de muestras de los cheques de dietas que se entregan al personal de las brigadas de la Oficina Regional contra sus respectivas relaciones de cheques. [Hallazgo 2]

9 7 b. Ejerza una supervisión eficaz sobre las funciones del Subencargado de la Propiedad para ver que éste cumpla con las disposiciones reglamentarias relacionadas con la propiedad y localice la unidad de propiedad faltante. [Hallazgo 3] c. Ejerza una supervisión eficaz sobre las funciones del Jefe de la Sección de Personal para que mantenga expedientes completos del personal irregular nombrado. [Hallazgo 4] 6. Someta al Director Ejecutivo para su aprobación la designación de un Gerente Auxiliar de Transportación para la Oficina Regional. Posteriormente, se someta el candidato ante la consideración de la Administración de Servicios Generales para que tome el adiestramiento que corresponda. [Hallazgo 5] CARTAS A LA GERENCIA El borrador de los hallazgos fue sometido para comentarios al Secretario de Transportación y Obras Públicas, Hon. José M. Izquierdo Encarnación (Secretario), a los ex Secretarios del Departamento, Dres. Sergio González Quevedo y Carlos I. Pesquera Morales y al Director Ejecutivo de la Directoría, Ing. Juan E. Díaz Belliard (Director Ejecutivo). Además, fue sometido para comentarios al Director Regional, Ing. Jorge L. Sepúlveda Sánchez (Director Regional) y al ex Director Regional, Ing. Félix Caraballo Ortiz, mediante cartas del 3 de abril de COMENTARIOS DE LA GERENCIA En carta del 17 de abril de 2002 el ex Director Regional contestó el borrador de los hallazgos. Sus comentarios fueron tomados en consideración en la redacción final del informe. En el Hallazgo 2 se incluye parte de sus comentarios. En carta del 18 de abril de 2002 el Director Regional contestó el borrador de los hallazgos. Sus comentarios fueron tomados en consideración en la redacción final del informe.

10 a Informe de Auditoría DB En carta del 29 de abril de 2002 el Director Ejecutivo indicó no tener comentarios u observaciones al borrador del informe. El secretario y los ex Secretarios del Departamento no contestaron. AGRADECIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados de la Oficina Regional por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditona.

11 9 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos

12 10 incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA REGIONAL DE HUMACAO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN LA OFICINA REGIONAL DE HUMACAO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS Hallazgo 1 Apropiación ilegal de cheques de dietas por un Supervisor de Brigada En la Oficina Regional se pagan dietas fija a razón de $60 mensuales al personal asignado a prestar servicios en la reconstrucción y conservación de carreteras. El 17 de noviembre de 1993 se nombró a una persona como empleado regular 2 en el puesto de Auxiliar de Ingeniero II. Éste fue asignado como Supervisor de Brigada. a. Las pruebas efectuadas y la evidencia obtenida tiende a indicar que el mencionado Supervisor de Brigada, se apropió de veinticinco cheques de dietas por $1,388 de ocho empleados que estaban bajo su supervisión. Estos cheques fueron emitidos entre el 29 de octubre de 1999 y el 15 de junio de Los hechos se presentan a continuación: 1) Veinte de los cheques por $1,112, se negociaron en efectivo en un establecimiento dedicado a cambiar cheques en Humacao. Éstos estaban endosados con el nombre de los empleados a quienes pertenecían los mismos. Mediante declaraciones juradas tomadas por nuestros auditores a los ocho empleados, éstos declararon que no recibieron los cheques. Además, declararon que la firma endosando los cheques no les pertenecía y que no autorizaron a nadie a cambiar los mismos. El dueño de la casa 2 El 15 de mayo de 1985 comenzó a trabajar para la Oficia Regional como albañil con un nombramiento de personal irregular. Recibió varias extensiones de nombramiento hasta el 17 de noviembre de 1993.

13 11 de cambio donde se negociaron los referidos 20 cheques, declaró que los mismos se los cambió al referido Supervisor de Brigada. 2) Otros cuatro cheques por $219 se cambiaron en efectivo en un banco comercial. Dos por $108 se negociaron utilizando como referencia el número de licencia de conducir del referido Supervisor de Brigada y los otros dos por $111 tenían como referencia su número de cuenta bancaria. Mediante declaraciones juradas tomadas por nuestros auditores a los empleados a los cuales pertenecían los cuatro cheques, éstos declararon que no recibieron los mismos. 3) Un cheque por $57 se negoció en efectivo en otra casa de cambio en Humacao. El cheque tenía un segundo endoso del referido Supervisor de Brigada y como referencia su número de licencia de conducir y teléfono residencial. Mediante declaración jurada tomada por nuestros auditores al empleado al cual pertenecía el cheque, éste declaró que no recibió el mismo. En la Sección 9 del Artículo VI de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se dispone que sólo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley. En el Artículo 3.2 (c) de la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Ética Gubernamental, según enmendada, se dispone que: Ningún funcionario o empleado público utilizará los deberes y facultades de su cargo ni la propiedad o fondos públicos para obtener, directa o indirectamente para él, para algún miembro de su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, ventajas, beneficios o privilegios que no estén permitidos por ley. De los hechos mencionados, también, pueden haberse configurado delitos tipificados en el Código Penal de Puerto Rico de 1994, según enmendado.

14 12 Esta situación privó al personal de la brigada del pago de $1,388 por concepto de dietas que les pertenecían. Además, afecta adversamente la imagen de la Oficina Regional. En cartas del 12 de marzo de 2002 esta Oficina notificó los hechos a la Secretaria de Justicia y al Director Ejecutivo de la Oficina de Ética Gubernamental para las acciones pertinentes. Atribuimos esta situación a que el referido Supervisor de Brigada no cumplió con las referidas leyes. Además, a la asignación de funciones conflictivas a los supervisores de brigada relacionadas con el pago de dietas al personal de las brigadas. [Véase Hallazgo 2] Véanse las recomendaciones 1 a la 4. Hallazgo 2 - Asignación de funciones conflictivas a supervisores de brigada a. Los supervisores de brigada tramitaban en la Sección de Finanzas de la Oficina Regional (Sección de Finanzas) los documentos relacionados con el pago de dietas al personal bajo su supervisión. Éstos, además, entregaban al referido personal los cheques de dietas. Estas funciones resultaban conflictivas. Los documentos que los supervisores tramitaban eran los siguientes: 1) El Informe Quincenal sobre Salidas en Asuntos Oficiales (DTOP 57). Éste era entregado por los supervisores al personal de las brigadas bajo su supervisión. En el mismo el personal de las brigadas indicaba los días y horas que estuvieron trabajando en los proyectos. Los referidos supervisores certificaban el Informe Quincenal y lo entregaban al personal de la Sección de Finanzas. 2) El Comprobante de Gastos de Viaje (Modelo SC 722). Éste era preparado por el personal de la Sección de Finanzas utilizando la información indicada por el personal de las brigadas en el Informe Quincenal. El mismo era entregado por el supervisor de brigada al personal bajo su supervisión para que lo firmaran. El supervisor certificaba el mismo y lo devolvía al personal de la Sección de Finanzas para que se

15 13 procesara el pago de gastos de dieta a través del Oficial Pagador Especial (OPE) del Departamento. 3) La Relación de los Cheques. Ésta era preparada por el personal de la Sección de Finanzas una vez recibían los cheques de dietas emitidos por el OPE. Éstos entregaban a los supervisores de brigadas los cheques y la Relación de Cheques, quienes a su vez firmaban copia de la misma como evidencia de que se les entregaron los mismos. Los supervisores de brigadas llevaban el original de la Relación de Cheques junto con los cheques para entregarlos al personal de las brigadas que supervisaban. Éstos entregaban los cheques al referido personal los cuales a su vez firmaban la Relación de Cheques como evidencia de que les entregaron los mismos. Los supervisores de brigadas devolvían el referido documento al personal de la Sección de Finanzas firmado por los empleados como evidencia de que entregaron los cheques. En la Ley Núm. 230 del 24 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico (Ley Núm. 230), según enmendada, se dispone que la organización fiscal que diseñe o apruebe el Secretario de Hacienda para las dependencias deberá proveer para que en el proceso fiscal exista una separación de funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisión de irregularidades. La situación comentada propicia la comisión de irregularidades, como la que se señala en el Hallazgo 1, sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Atribuimos esta situación a que: En la Oficina Regional no se habían percatado de la importancia de segregar la función de entregar los cheques de dietas fijas de las del trámite de los documentos que generan dichos cheques.

16 14 El personal de la División de Finanzas no verificaba la Relación de Cheques que firmaba el personal como evidencia del recibo de los cheques. El examen de la Relación de Cheques correspondiente a los veinticinco cheques por $1,388 mencionados en el Hallazgo 1, reflejó que el encasillado donde debía aparecer la firma del personal de brigada como evidencia del recibo de los cheques: - En siete ocasiones estaba en blanco. - En dieciséis ocasiones la firma que aparecía en el mismo, aunque era el nombre del personal al cual pertenecía el cheque, no era de éstos, según nos indicó el referido personal. Tampoco autorizaron a nadie a firmar por ellos. - En dos ocasiones no se localizó la Relación de Cheques correspondiente. El ex Director Ejecutivo indicó, entre otras cosas, que en el Departamento siempre se ha delegado en los Supervisores de Zona la entrega de cheques y distintos documentos al personal de campo. Esto es debido a que no existe un pagador especial y es una práctica permitida por la agencia a nivel central. Véanse las recomendaciones 4 y 5-a. Hallazgo 3 - Fallas de control sobre la propiedad La Oficina Regional contaba con un Subencargado de la Propiedad que tenía un nombramiento expedido por el Departamento de Hacienda. Éste respondía al Encargado de la Propiedad del Departamento y era supervisado por la Oficial Administrativo de la Oficina Regional. El Subencargado de la Propiedad era responsable del cumplimiento de las normas relacionadas con la custodia, registro, identificación y uso de la propiedad de la Oficina Regional. Según los registros del Departamento, al 25 de marzo de 2002, la Oficina Regional tenía contabilizadas 389 unidades de propiedad adquiridas a un costo de $134,323. El examen efectuado a 41 unidades de propiedad adquiridas a un costo de $18,565, reveló lo siguiente:

17 15 a. Trece unidades de propiedad (31 por ciento) adquiridas por $6,512 no estaban cubiertas por un Recibo de Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) firmado por las personas que tenían las unidades bajo su custodia directa. b. No se protegía la propiedad adecuadamente. En la Oficina Regional no había un almacén destinado para la propiedad que no estaba en uso. La misma se encontraba en diferentes lugares en los almacenes ubicados en la antigua Cantera localizada en el Barrio Pitahaya de Humacao. c. Los récords internos de la propiedad que se llevaban no estaban completos ni actualizados. Con relación al formulario Mayor Subsidiario de Propiedad (Modelo SC 1315) que llevaba el Subencargado de la Propiedad, observamos que dos 3 de las unidades examinadas no se habían registrado en el referido formulario y en cinco no se había anotado el número de orden de compra, localización de la propiedad, el costo, marca y serie del equipo. Las referidas situaciones son contrarias a las disposiciones del Reglamento Núm. 11 Sobre el Control y Contabilidad de la Propiedad y el Manual de Contabilidad de la Propiedad, promulgados por el Secretario de Hacienda. Mantener un buen control de la propiedad es imprescindible para el funcionamiento eficiente de las agencias gubernamentales. Los jefes de las agencias tienen la obligación de velar por el uso eficiente de la propiedad del Gobierno. Además, el Memorando Circular Número aprobado por el Secretario de Transportación y Obras Públicas el 26 de junio de 1987, establece las directrices para el control y contabilidad de la propiedad mueble del Departamento. No observar las guías y procedimientos orientados a la protección de la propiedad aumenta considerablemente el riego de la pérdida o uso indebido de la misma sin que se puedan fijar las responsabilidades de rigor. Por ejemplo, no se localizó para examen un aire acondicionado con número de propiedad adquirido por $484 y que no se había registrado en el Mayor Subsidiario de Propiedad. [Véase el Apartado c.] 3 Los números de unidades son y acondicionadores de aire.

18 16 Atribuimos las situaciones comentadas a que la Oficial Administrativo no ejerció una supervisión eficaz sobre las tareas del Subencargado de la Propiedad para ver que éste cumpliera con las disposiciones reglamentarias indicadas. Véanse las recomendaciones 4-b y 5-b. Hallazgo 4 - Falta de documentos en los expedientes del personal irregular En la Oficina Regional se reclutaba personal irregular para que efectuara diferentes labores en las divisiones de Conservación, Construcción y Oficina Administrativa. El reclutamiento del referido personal se efectuaba a través de la Sección de Recursos Humanos de la Oficina Regional con la aprobación del Director Regional y el Director Ejecutivo de la Directoría siguiendo las normas y los procedimientos establecidos por la Oficina de Personal del Departamento. La referida Sección estaba adscrita a la División Administrativa y en la misma se mantenían los expedientes del personal que prestaba servicios en la Oficina Regional. a. A junio de 2001, según los registros del Departamento, había en la Oficina Regional 243 empleados irregulares activos y 170 inactivos. El examen de 15 expedientes de estos empleados (12 activos y 3 inactivos) nombrados de marzo de 1997 a junio de 2001 reveló que no se llevaban récords completos de los mismos. En los expedientes faltaban los siguientes documentos: 1) Todos los expedientes (100 por ciento) carecían del Certificado Médico (Modelo OCAP-12) 2) En tres (20 por ciento) no había evidencia de la preparación académica. 3) En dos (13 por ciento) no tenían el Certificado Negativo de Antecedentes Penales. Es norma de sana administración pública que se mantengan los documentos requeridos sobre el personal irregular para poder corroborar la corrección de los nombramientos. Esta situación

19 17 impide verificar adecuadamente la corrección y legalidad de los nombramientos del personal irregular. Además, evita una adecuada administración y supervisión de ese personal. Atribuimos la situación comentada a que la Oficial Administrativo no supervisó eficazmente al Jefe de la Sección de Personal para que éste cumpliera con la referida norma. Véanse las recomendaciones 4-b y 5-c. Hallazgo 5 - Gerente Auxiliar de Transportación sin designar Al 30 de junio de 2001 la Oficina Regional contaba con una flota de 60 vehículos de motor. El Gerente Auxiliar de Transportación es responsable por el control y administración de la flota de vehículos de motor asignados a la Oficina Regional. a. El 29 de enero de 2001 el Director Regional designó a un empleado para que ejerciera las funciones de Gerente Auxiliar de Transportación. Sin embargo, no había sometido a la Administración de Servicios Generales (ASG) la recomendación para la designación del referido empleado para que ejerciera dichas funciones. Tampoco, se nos mostró evidencia de que éste hubiese tomado y aprobado un adiestramiento para ejercer las referidas funciones. En el Reglamento Núm. 12, Reglamento de Administración de la Flota del Gobierno, promulgado por el Administrador de Servicios Generales el 11 de diciembre de 1979, se establece, entre otras cosas, que cuando un jefe de una agencia entienda que existe la necesidad de nombrar un Gerente o Auxiliar en su agencia someterá la recomendación de los candidatos indicando la designación que interesa para él, utilizando para cada candidato un formulario provisto por la ASG. Se dispone, además, que los candidatos deberán ocupar un puesto o cargo regular en la agencia y tendrán que tomar o aprobar el adiestramiento que para esos efectos establezca el Administrador y ser certificado por éste. Esta situación no permite fijar responsabilidades en caso del manejo indebido en la operación y administración de los vehículos de motor.

20 18 Atribuimos la situación comentada a que el Director Regional no cumplió con la disposición reglamentaria relacionada con la designación del Gerente Auxiliar de Transportación. Véanse las recomendaciones 4-b y 6.

21 19 ANEJO 1 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS OFICINA REGIONAL DE HUMACAO FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE Hon. José M. Izquierdo Encarnación CARGO Secretario de Transportación y Obras Públicas PERÍODO DESDE HASTA 2 ene jun. 01 Dr. Sergio González Quevedo " 1 ago dic. 00 Dr. Carlos I. Pesquera Morales " 1 jul jul. 99 Ing. Juan E. Díaz Belliard Director Ejecutivo 2 ene jun. 01 Ing. José J. Rodríguez Torres " 1 jul dic. 00 Ing. Jorge L. Sepúlveda Sánchez Director Regional 2 ene jun. 01 Ing. Félix Caraballo Ortiz " 1 jul dic. 00 Sra. Emilse Y. García Rosario Oficial Administrativa, Interina 1 jul jun. 01 Sra. Doris I. De León Carrasquillo Oficial Administrativa 1 jul jun. 00 Sr. Manuel Ríos Centeno Subencargado de la Propiedad 1 jul jun. 01 Sr. Maximino Espinosa Rodríguez Sr. Héctor Rodríguez Torres Gerente Auxiliar de Transportación, Interino Gerente Auxiliar de Transportación 29 ene jun jul ene. 01

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