Gestión de Cambio y Monitoreo de Impactos del PADEP

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1 Gestión de Cambio y Monitoreo de Impactos del PADEP MIPADEP Programa de Apoyo a la Gestión Pública Descentralizada y Lucha

2 Introducción Asesoramiento del PADEP en gestión de cambios sostenibles en los clientes. Orientación hacia Impactos. Gestión de Cambio a través de Procesos de Cambio y Proyectos de Cambio. Objetivos: Apoyar el proceso de aclaración de términos en el ámbito de la Gestión de Cambios. Explicar la introducción del Monitoreo de Impactos (MIPADEP) como instrumento de gestión para la orientación hacia impactos. 2

3 Impactos Impactos son cambios en una situación como consecuencia de una intervención. Pueden ser intencionados o no intencionados, esperados o inesperados, positivos o negativos. Se habla de impactos desde el momento en que el producto (output) de una intervención cuenta con un uso que crea una utilidad. La AT logra impactos siempre y cuando induce y produce cambios sostenibles e incrementa el desempeño en el sistema de clientes. 3

4 Sistema de Cliente I Dentro de un cliente (institución o organización) existen varias unidades o grupos con intereses y dinámicas particulares, que forman sub-sistemas internos. A su alrededor, el cliente está interaccionado con instituciones y actores externos con sus sub-sistemas. El conjunto de sub-sistemas internos y externos, es decir el cliente mismo y los actores relevantes, es llamado Sistema de Cliente. Los clientes, y no el PADEP, son los dueños y protagonistas del PC y de sus PyCs. 4

5 Sistema de Cliente II 5

6 La Gestión de Cambios Procesos de cambio (PC) dan la orientación estratégica para el cambio a nivel de utilidad deseado a lograr en un sistema de cliente. Son desagregados en Proyectos de Cambio (PyC) para asegurar la flexibilidad en la planificación y ejecución (ajustes). PyC son intervenciones temáticas por componentes, es decir las fases del PC o unidades de producción que se definen conjuntamente con el cliente. 6

7 Gestión de Cambios: Proceso de Cambio (PC) Un PC busca modificaciones sostenibles, es decir en el actuar de una organización y su sistema de clientes y en sus rutinas de funcionamiento, lo que requiere cambios en los conocimientos, actitudes y comportamiento de los actores involucrados. El PC no es la intervención sino la estrategia del cambio a medio plazo (2-4 años). Un PC tiene como dueño o protagonista solamente un cliente, no hay PCs desde la lógica del componente con varios actores principales. 7

8 Gestión de Cambios: Proyecto de Cambio (PyC) Un PyC es la componente de producción/trabajo de un PC (que tiene mayor alcance y complejidad). Contiene un conjunto de acciones complementarias, concretas y de corto plazo (1 año) que se orientan en el objetivo del PC para lograr impactos inmediatos. Por lo general, un PyC incluye varios elementos temáticos (concepto de integralidad) que se complementan e involucran la contribución de los diferentes componentes del PADEP. 8

9 Gestión de Cambios: Procesos y Proyectos de Cambio I 9

10 Gestión de Cambios: Procesos y Proyectos de Cambio II 10

11 Hipótesis de Impacto Definición descriptiva del cambio esperado, deseado y realizable. Contiene un impacto de desarrollo intencionado y positivo. Es parte de la cadena de impactos o de un conjunto de impactos y es alcanzada por el aporte alemán y de la contraparte. El cambio incluido en hipótesis de impacto se puede medir a través de indicadores. 11

12 Objetivo de Impacto del PC e Impacto Esperado del PyC Ambos contienen una Hipótesis de Impacto con cambios que se pueden medir a través de indicadores. El Objetivo de Impacto del PC se define principalmente en el nivel de utilidad del sistema de cliente. El Impacto Esperado del PyC se define en sus primeras fases en el nivel de uso del cliente. El Impacto Esperado del PyC se define en sus últimas fases en el nivel de utilidad del sistema cliente, para así alcanzar el objetivo de impacto del PC. 12

13 Gestión de Cambios: Recomendaciones Tener los menos PC posibles por cliente, en coherencia y de acuerdo con la integralidad y complementariedad interna, capacidad de absorción y soporte del cliente, capacidad de gestión del PADEP, orientación estratégica adecuadamente focalizada, composición y capacidades del la red de actores. Primero formular el PC y luego los PyC que son guiados por el PC. 13

14 Indicadores I Descripción observable, de modo ejemplar, de las características de un estado y/o de un cambio. Contienen los elementos necesarios y muestran en que se puede observar o medir un cambio. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Para los PC, los indicadores se tienen que describir al inicio del PC, pero se pueden especificar después del primer PyC. Para los PyC, los indicadores se tienen que especificar al inicio. 14

15 Indicadores II Criterios de Calidad Especifico: El indicador describe una característica importante, relevante del campo de observación Sensible: El indicador reacciona a cambios a corto plazo Factible: La recolección de datos es factible (p.ej. costos, recursos humanos) Verificable: Los datos recolectados se pueden comprobar fácilmente. Fiable: La recolección de datos dará resultados comparables si es hecho por diferentes personas. 15

16 Indicadores III Componentes Descripción general del indicador: información auxiliar para dar un breve resumen del indicador Parámetro: qué? (número, porcentaje, índice) Sujetos: quién? (grupos meta intermedio o final, población meta) Región: dónde? (área de acción, lugares escogidos) Tiempo: cuando? (antes, al comienzo, ahora, al final de) Nivel / características: cuanto? (definir un valor para el parámetro) Comentario: como? (fuentes de información, frecuencia de recolección) 16

17 Hitos Son los logros que se tienen que dar en el camino para alcanzar un impacto. Sirven para observar si los PC y PyC marchan en la orientación deseada. Los hitos son indicadores de procesos que permiten observar los pasos intermediarios hacia el cambio. En los PC los hitos son los PyC. En los PyC se tienen que definir hitos, formulados como rendimientos de las actividades. 17

18 Monitoreo de Impactos I Monitoreo es la observación y reflexión sistemática, periódica y frecuente con el objetivo de dirigir la intervención y de adaptarla a las circunstancias. Da información sobre si el propósito se encuentra el camino del objetivo o no. El Monitoreo de Impactos exige incorporar en la planificación y la implementación de la asesoría una orientación hacia impactos. Esto implica la orientación de PCs y PyCs hacia impactos. 18

19 Monitoreo de Impactos II Los objetivos del monitoreo de impacto son Permitir ver si el camino escogido está acertado. Identificar elementos todavía no considerados a tener en cuenta. Darle la importancia adecuada a los diferentes elementos. Descubrir lo que se está logrando aunque no haya sido planeado. Realimentar los procesos / productos. Mirar si lo que has hecho sirve para el cliente. 19

20 Monitoreo de Impactos de PADEP: MIPADEP MIPADEP forma parte integral de los procesos y proyectos de cambio que definen la orientación estratégica, el alcance y los contenidos de la asesoría y que el PADEP desarrolla junto con sus clientes. Sistema real y virtual. Instrumento de gestión, para la orientación hacia impactos de la planificación, ejecución y monitoreo del asesoramiento del PADEP. Produce a tiempo información relevante para la toma de decisiones y para la gestión de conocimiento. 20

21 MIPADEP: Campos de Observación Los Campos de Observación determinan los niveles en los que queremos observar los cambios: Asistencia Técnica Procesos de Cambio Proyectos de Cambio Componentes Nivel Agregado del Programa 21

22 MIPADEP: Instrumento de Gestión Agrega información para la gestión del Programa en su integridad. La parte de seguimiento monitora el alcance de los Procesos y Proyectos de Cambio. Los reportes permiten acceso a información oportuna y uniformada sobre los alcances. La posibilidad de acceso al sistema virtual por parte todos los colaboradores del programa facilitará el intercambio de lecciones aprendidas y la reflexión mutua sobre la asesoría. 22

23 MIPADEP: Logros Orientación de la planificación (objetivo de impactos, indicadores, hitos) hacia impactos en el marco de Procesos y Proyectos de Cambio. Registro de los PC y PyC definidos con los clientes. MIPADEP en la Web: Proceso de Seguimiento de los PyC. Avance en la formulación de pautas para medir estándares de calidad. 23

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