SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO

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1 SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, convoca públicamente a todos los interesados en proporcionar información para consolidar el estudio de mercado del proceso con el siguiente objeto: Contratar los servicios de consultoría para el alistamiento y preparación del SENA para afrontar la iniciativa de Arquitectura Empresarial alineado con el marco TOGAF 9.1, teniendo en cuenta el estado de madurez de arquitectura del SENA. Todo con el fin de preparar y habilitar al conjunto de la organización para emprender el esfuerzo de definición de Arquitectura Empresarial el próximo año, aproximarse a la definición las capacidades de negocio y de arquitectura actuales y futuras, y determinar el trabajo a realizar en cuanto a alcance y profundidad para las siguientes fases y ciclos de arquitectura. Se solicita registrar sus pre-cotizaciones de forma física o vía correo electrónico así: Correo: Dirección radicación correspondencia: ASUNTO: ESTUDIO DE MERCADO OFICINA DE SISTEMAS ARQUITECTURA EMPRESARIAL SENA Dirección General Calle 57 No Bogotá Oficina de Sistemas Si adjunta un archivo digital, este debe venir en formato PDF (que permita extraer bloques de texto), Word o Excel, no se aceptan archivos comprimidos. FECHA LÍMITE DE RECEPCION DE PRECOTIZACIONES: Octubre 26 de 2012 Cordial saludo, JEFE OFICINA DE SISTEMAS SENA Dirección General 1

2 I. INFORMACIÓN GENERAL Contenido I. INFORMACIÓN GENERAL... 2 OBJETO... 2 PROPOSITO Y JUSTIFICACION... 2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 3 DESCRIPCION ACTUAL... 4 Descripción de la Organización... 4 Descripción de temas relacionados con TI... 5 ALCANCE... 7 REQUERIMIENTOS TECNICOS... 9 Fase Preliminar... 9 Fase A Visión de Arquitectura Gestión de Requerimientos Gestión del Proyecto II. PLAZO DE EJECUCION III. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS IV. LUGAR DE EJECUCIÓN: V. PROPUESTA ECONOMICA PRECOTIZACION OBJETO Contratar los servicios de consultoría para el alistamiento y preparación del SENA para afrontar la iniciativa de Arquitectura Empresarial alineado con el marco TOGAF 9.1, teniendo en cuenta el estado de madurez de arquitectura del SENA. PROPOSITO Y JUSTIFICACION Todo con el fin de preparar y habilitar al conjunto de la organización para emprender el esfuerzo de definición de Arquitectura Empresarial el próximo año, aproximarse a la definición de las capacidades de negocio y de arquitectura actuales y futuras, y determinar el trabajo a realizar en cuanto a alcance y profundidad para las siguientes fases y ciclos de arquitectura. La iniciativa de Arquitectura Empresarial que llevará a cabo el SENA, busca optimizar todo el legado fragmentado de procesos (tanto manuales como automatizados) del SENA en un entorno integrado y unificado que responda a los cambios del entorno y brinde apoyo al análisis de negocio, toma de decisiones estratégicas y facilite la aplicación de las mismas. Con esto se busca la gestión eficaz y explotación de la información a través de las Tecnologías de la Información como factor clave para alcanzar exitosamente la misión del SENA, indispensable para lograr la ventaja 2

3 competitiva del país. Por lo tanto, el SENA requiere realizar actividades de Arquitectura Empresarial que le habiliten los programas, planes, proyectos y actividades tendientes a lograr sus objetivos estratégicos. Debido a que este esfuerzo de arquitectura empresarial es un proceso complejo técnicamente que involucra muchos stakeholders y procesos de decisión en la organización, el SENA debe prepararse para afrontar este proceso interdisciplinario de transformación empresarial. TOGAF proporciona un framework de mejores prácticas para agregar valor, y habilitar a la organización para construir soluciones viables y económicas que permitan atender los problemas y necesidades de la organización. OBJETIVOS ESPECÍFICOS En primer lugar, lograr el compromiso de la alta dirección y de los grupos para este proyecto de arquitectura empresarial, de índole interdisciplinario y de cubrimiento nacional, que incluya: o Sensibilizar a los grupos de stakeholders (interesados/afectados) sobre los beneficios de desarrollar y mantener una arquitectura empresarial o Preparar conceptualmente a los grupos de stakeholder sobre el trabajo de arquitectura empresarial y obtener un entendimiento de sus implicaciones o Establecer un lenguaje común o Buscar la armonización del trabajo conjunto de todas las áreas de la organización frente a esta iniciativa de transformación empresarial. o Convertir a los stakeholders permanentes del SENA en contraparte efectiva de posibles futuras consultorías Establecer la Capacidad de Arquitectura: o Definir y establecer un modelo organizacional para la Arquitectura Empresarial viable, teniendo en cuenta el nivel de madurez del SENA, persiguiendo los objetivos señalados anteriormente. o Definir y establecer el proceso detallado y los recursos para el gobierno de arquitectura o Implementar herramientas que apoyan la actividad de arquitectura o Definir los principios de la arquitectura. Determinar la capacidad de arquitectura deseada por la organización: o Revisar el contexto de la organización para conducir la arquitectura empresarial o Identificar y dar alcance a los elementos de las organizaciones de la empresa afectada por la capacidad de arquitectura o Identificar los marcos establecidos, métodos y procesos que se cruzan con la capacidad de Arquitectura o Establecer la madurez de la capacidad objeto (futura) Asegurar que el proceso de Gestión de Requerimientos sea sostenible y que operará para todas las fases relevantes del marco metodológico ADM incluido en el TOGAF Desarrollar una visión aspiracional de alto nivel de las capacidades y el valor del negocio a ser entregado como un resultado de la arquitectura empresarial propuesta, donde los grupos de stakeholder encuentren resueltas sus necesidades e inquietudes y se logre su compromiso definitivo. Presentar una Declaración de Trabajo de Arquitectura a ser aprobada que defina un programa de trabajos a desarrollar y desplegar el bosquejo en la Visión de Arquitectura. 3

4 DESCRIPCION ACTUAL Descripción de la Organización El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se encarga de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la Formación Profesional Integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país. Su aspiración es ser una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país. Organigrama del SENA El SENA es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo. Cuenta con una Dirección General, como se ve dispuesta en la gráfica 1, 33 Direcciones Regionales, los cuales suman 117 Centros de Capacitación. Laboran en el SENA aproximadamente empleados entre funcionarios de planta y contratistas. GRÁFICA 1. ORGANIGRAMA DEL SENA 4

5 Red de Procesos de Negocio del SENA La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA adelantó un trabajo que ha tenido como resultado la siguiente red de procesos del SENA. En este se identifican procesos misionales, estratégicos y de apoyo. GRAFICA 2. RED PROCESOS - SENA Servicios del SENA Es amplia la variedad de servicios del Sena que brinda a ciudadanos y a otras empresas. Estos pueden ser consultados en la URL Descripción de temas relacionados con TI Área Gestión de TI El SENA cuenta con una Oficina de Sistemas, que en un futuro cercano se convertirá en subdirección y dentro de sus principales funciones está: Asistir a la Dirección General y a las demás dependencias del SENA, en la implementación de los sistemas, normas y procedimientos de informática requeridos por la entidad. Investigar los adelantos tecnológicos en informática, en estrategias organizacionales y evaluar su incorporación a la institución. Elaborar los planes de desarrollo informático de la entidad, de acuerdo con los lineamientos corporativos y a la planeación institucional. Para el cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina de Sistemas, se han conformado los grupos de trabajo conforme al esquema funcional descrito en la Grafica 3. 5

6 GRAFICA 3. ESQUEMA FUNCIONAL OFICINA DE SISTEMAS - SENA Se destacan los grupos de: Planeación, Innovación y Gobierno TIC. Gestión de Servicios e Infraestructura TIC. Gestión de Los Sistemas de Información. Servicios del Proceso de Gestión de Tecnologías Los servicios de tecnologías de información que presta este proceso pueden ser consultados en el blogspot de la Oficina en la siguiente URL: Varios de los servicios son prestados por outsourcing, dentro de los que se destaca el contrato de servicios bajo la modalidad IaaS: el 646 para Servicios Básicos y el 649 para terminales. El SENA cuenta con el siguiente número de aplicaciones: 9 aplicaciones Misionales, con cierto grado de complejidad por la forma como han crecido 20 aplicaciones Administrativo Financieras 28 aplicaciones de soporte a otros procesos. En las regionales, se han generado desarrollos que resuelven algunas necesidades puntuales pero no se trata de aplicaciones oficiales. No se tiene un dato al respecto. Algo a tener en cuenta son cuenta las funciones de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA, dentro de las cuales se encuentran: Asesorar y asistir a todas las dependencias de la entidad, en la formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas, planes, programas y proyectos de la entidad. Coordinar la implementación y actualización del modelo de información y documentación de los procesos y procedimientos. 6

7 Evaluar en forma permanente los modelos de operación de todas las áreas de la entidad. Coordinar la implementación de los sistemas de información de planeación, gestión de proyectos, indicadores de gestión y evaluación de resultados del SENA y diseñar e implementar el modelo de información para la toma de decisiones de carácter estratégico. Es necesario aprovechar las sinergias entre la Oficina de Sistemas y la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. ALCANCE Esta consultoría debe preparar y alistar al SENA para emprender exitosamente el próximo año la Definición de su Arquitectura Empresarial (a nivel estratégico, y de algunos segmentos y componentes de capacidad), definir las capacidades de negocio y arquitectura actuales y futuras, y determinar el trabajo a realizar en cuanto a alcance y profundidad para las siguientes fases y ciclos de arquitectura. Esta preparación significa llevar a cabo la Iteración de Contexto de Arquitectura, como es señalado en la grafica 4, que involucra las fases Preliminar y Visión de Arquitectura, dentro del ciclo de arquitectura del ADM dispuesto por TOGAF. Además conlleva el dar inicio al proceso de Gestión de Requerimientos. Se aclara que este ciclo correspondería al nivel de Arquitectura Estratégica, cuyas fases siguientes se completarán el próximo año. GRAFICA 4. ITERACIONES EN EL CICLO DE ARQUITECTURA DEL ADM DE TOGAF 7

8 Se precisa que el plan de trabajo para el siguiente año, que sigue el enfoque presentado en la gráfica 5, y para el cual el SENA requiere de esta consultoría para prepararse, es el siguiente: Completar las siguientes fases del ciclo ADM correspondiente a la Iteración Definición de Arquitectura, ver gráfica 4, para obtener la arquitectura estratégica para la TOTALIDAD del SENA. Definir al menos una arquitectura de segmento, que resuelva las necesidades críticas de los procesos. Obtener al menos la definición de una arquitectura de capacidad, que permita materializar la solución de estos problemas abordados conforme a los lineamientos generales. GRÁFICA 5. JERARQUÍA DE UN EJEMPLO DE PROCESOS ADM Igualmente, en el marco de esta consultoría contextual de arquitectura, el proponente deberá: Describir la metodología, formatos, guías, que aplicará para cumplir cada uno de los objetivos específicos planteados. Para los ciclos que se definan en los diferentes niveles, debe definir el cuerpo de gobierno y los equipos de trabajo, así como, los conjuntos de entregables, artefactos y bloques de construcción, con su nivel de profundidad. Tener muy en cuenta la particularidad del SENA y definir por ejemplo: o Mapas de stakeholders (por la cantidad de grupos de diferente naturaleza que hacen parte del SENA o que interactúan como organización extendida) o Vista de Servicios y Productos (por la diversa cantidad de servicios basados en TI de naturaleza heterogénea) o Catálogo de Localización (el SENA es una organización disgregada geográficamente) o Vistas de interoperabilidad (importante por ser parte de gobierno en línea). Tomar como base la misión y visión y revalidar los objetivos estratégicos trazados por el SENA Identificar, documentar y priorizar los problemas y necesidades de alto nivel del SENA. Definir una VISIÓN ASPIRACIONAL del SENA a futuro de manera que integre los procesos del negocio, la arquitectura de la información y aplicaciones e Infraestructura tecnológica, y donde todos los grupos de stakeholders puedan ver respondidas sus asuntos. Preparar a la organización para el cambio. 8

9 REQUERIMIENTOS TECNICOS Como resultado de esta consultoría, el proponente hará entrega al SENA de los siguientes entregables, que con el fin de ceñirse al framework TOGAF se describen los entregables conforme a las fases del ciclo ADM: Fase Preliminar (Fase que solo se hará para el ciclo de arquitectura estratégica) El contratista deberá definir o generar: Definición de los equipos de arquitectura empresarial que harían parte en: o Este trabajo de esta consultoría, correspondiente a la Iteración de contexto de arquitectura estratégica o El siguiente trabajo, correspondiente a la iteración de Definición de la Arquitectura Estratégica (próximo año) o Los ciclos de segmento y capacidades, definiendo el nivel de profundidad esperada en cada nivel de arquitectura. Estos dos últimos teniendo en cuenta el modelo de gobernabilidad de arquitectura que se defina en este proyecto. Referenciar los principios de negocio, objetivos de negocio y los drivers de negocio. Catálogo de principios de arquitectura para los cuatro dominios (Negocio, Información, Aplicaciones, Tecnología), los cuales se basarán en los principios contenidos en el documento LINEAMIENTOS DE ARQUITECTURA de Gobierno en Línea, más los que sean definidos con el SENA. Principios de Arquitectura para los cuatro Dominios - Gobierno en Línea Debe tenerse en cuenta las políticas de Cero-Papel, Green-IT, Open-Data y Gobierno-Abierto, as{i como las normativas y proyectos-de-normativa del Gobierno Nacional relacionadas con IT. Los principios definidos deben conformar un conjunto armónico. 9

10 Framework personalizado de Arquitectura Empresarial incluidos los principios de arquitectura y los modelos de referencia del framework de arquitectura de Gobierno en Línea como el que se ilustra en el documento RESUMEN EJECUTIVO - ARQUITECTURA DE GOBIERNO EN LINEA. El modelo de referencia de negocio - Gobierno en Línea El oferente puede y proveerá otros frameworks del sector de educación y/o promoción del empleo que sea un referente nacional o internacional que permita enriquecer la definición de la arquitectura empresarial a mediano y largo plazo del SENA. El framework y modelos de referencia resultantes de combinar todo lo anterior, deberán poblar el repositorio de arquitectura. Implementación de herramientas que apoyen la actividad de arquitectura, que debe permitir el poblamiento y consulta del repositorio de arquitectura. La herramienta debe permitir el trabajo conjunto y unificado con otras áreas. NOTA: En todas las fases se poblará el Repositorio Empresarial, para el cual se usará una herramienta como Enterprise Architect o similar. El oferente personalizará una metodología y dará las convenciones para el uso y administración de este repositorio. Se usará el lenguaje de modelado de arquitectura Archimate 2.0, y para la descripción de procesos se utilizará la notación BPMN 2.0, el cual es utilizado en trabajos de descripción de procesos en el SENA. Se debe permitir que en un momento determinado se pueda cambiar de vista y, por ejemplo, un proceso visto con notación Archimate pueda verse en BPMN pero se vea integralmente como el mismo proceso. Modelo de Gobierno de Arquitectura conforme al nivel de madurez del SENA, y que esté alineado con los objetivos de control para el proceso de gestión de arquitectura empresarial de COBIT 5. Gestionar el cambio organizacional así como definir sus estrategias y metodologías para el actual y futuros trabajos de AE, con un especial cuidado frente la resistencia al cambio en el ejercicio de arquitectura, tanto en las áreas de TI, como en el resto de la organización. 10

11 Fase A Visión de Arquitectura El contratista deberá definir o generar: Declaración refinada de los principios de negocio, objetivos de negocio y los impulsores de negocio refinados Catálogo de Principios de Arquitectura definidos para el ciclo de arquitectura Plan de comunicaciones. Deberá combinar los lineamientos de TOGAF y PMBOK. Evaluación de la Capacidad de Negocio, que responda a las siguientes preguntas o Cuál es el nivel de capacidad de la empresa en su conjunto? Dónde desea aumentar u optimizar su capacidad? Cuáles son las áreas de enfoque de arquitectura que soportarán el desarrollo deseado de la empresa? o Cuál es la capacidad o nivel de madurez de la función de TI dentro de la empresa? Cuáles son las posibles implicaciones de llevar a cabo el proyecto de arquitectura en términos de gobernabilidad, gestión operativa, habilidades y estructura de la organización? Cual es un estilo apropiado, el nivel de formalidad, y la cantidad de detalle para el proyecto de arquitectura para encajar con la cultura y la capacidad de la organización de TI? o Cuál es la capacidad y madurez de la función de la arquitectura dentro de la empresa? Cuales activos arquitectónicos se tienen en existencia actualmente? Son mantenidos y y precisos? Qué estándares y modelos de referencia deben tener en cuenta? Es probable que haya oportunidades para crear activos reutilizables durante el proyecto de arquitectura? o Cuando existen deficiencias de capacidad, en qué medida está el negocio listo para transformarse a fin de alcanzar el objetivo de capacidad? Cuáles son los riesgos para la transformación, las barreras culturales y otras consideraciones que deben abordarse más allá de la brecha de capacidad básica? Como consecuencia del punto anterior, definir los entregables, artefactos, bloques de construcción, y su niveles de profundidad para: o Este trabajo de esta consultoría, correspondiente a la Iteración de contexto de arquitectura estratégica o El siguiente trabajo, correspondiente a la iteración de Definición de la Arquitectura Estratégica o (próximo año) Los ciclos de segmento y capacidades, definiendo el nivel de profundidad esperada en cada nivel de arquitectura. Diagrama(s) conceptual(es) de solución, que respondan a los requerimientos refinados de Alto-Nivel de los stakeholders. Borrador de Definición de Arquitectura, incluyendo: o Líneas de Base de arquitectura (de alto nivel) para los cuatro dominios: Negocio, Información/Datos, Aplicaciones, Infraestructura. o Modelos de Arquitectura objetivo (de alto nivel) para estos cuatro dominios. Los modelos deberán permitir el despliegue de diferentes vistas. Gestión de Requerimientos El contratista deberá crear los mecanismos que aseguren que los requerimientos de arquitectura relevantes están disponibles para su uso en todas las fases y ciclos de arquitectura, y entregar: Catálogo de requerimientos por dominio 11

12 Log de cambios de requerimientos y registro de sus implicaciones. Gestión del Proyecto El contratista deberá entregar un Plan de Proyecto que siga los lineamientos del PMBOK para la gestión de proyectos y programas y del cual una versión inicial debe ser entregada con la propuesta y deberá ser concretado previo a la firma del acta de inicio, y mantenerlo actualizado a lo largo de su ejecución. Este plan debe incluir como mínimo los siguientes entregables: Plan de actividades y tiempos. Cronograma. Ruta crítica. Control de actividades y sistema de autorización de paquetes de trabajo. Plan de riesgos del proyecto: Evaluación de riesgos, disparadores de riesgos, planes de mitigación, planes de remediación y planes de contingencia a los riesgos y responsables. Su seguimiento debe ser semanal. Plan de calidad del proyecto. Definición clara, precisa y concertada de los procesos de aseguramiento y control de calidad de los diferentes entregables: Procedimientos de aceptación; formatos y criterios de aceptación de los documentos a entregar durante la ejecución del contrato; y proceso de cierre del proyecto. Plan de comunicaciones del proyecto: Establecimiento de canales, mecanismos y herramientas de comunicación con los stakeholders. Este plan debe ser actualizado y divulgado a todos los stakeholders. Por tratarse este proyecto de un alistamiento de arquitectura, los stakeholders serían los mismos y sería conveniente tener un solo plan de comunicaciones por lo que debería armonizarse las indicaciones respectivas establecidas en el PMBOK y TOGAF. Plan de recursos humano del proyecto: Definición de roles y responsabilidades del equipo del proyecto, fechas de entrada y salida de los integrantes del equipo. (Se aclara que en este plan estarían los stakeholders más activos para las fases Preliminar y de Visión de Arquitectura de que trata esta consultoría, ya que los demás stakeholders se definirán como parte del gobierno de arquitectura para las siguientes fases TOGAF) Procedimientos de control de cambio del proyecto, y sistema de autorización de cambios. NOTA: El contratista debe precisar qué no quedaría incluido en el alcance de la consultoría. II. PLAZO DE EJECUCION La consultoría tendrá una duración de seis (6) semanas a partir de la firma del contrato o la expedición de una carta de intención posterior a la adjudicación del contrato. El proyecto tendrá como fecha de finalización el 10 de diciembre de 2012; donde se deberá entregar la totalidad de los productos y/o servicios solicitados en el marco del contrato. III. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La pre-cotización deberá contener el precio ajustado con IVA. El proponente podrá anexar sus observaciones en un documento aparte con el fin de enriquecer el estudio de mercados. 12

13 IV. LUGAR DE EJECUCIÓN: La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones del SENA Dirección General Bogotá D.C y en las Regionales de Antioquia y Valle. V. PROPUESTA ECONOMICA PRECOTIZACION La pre-cotización deberá incluir todos los productos y fases requeridas para el alistamiento y preparación del SENA para afrontar la iniciativa de Arquitectura Empresarial alineado con el marco TOGAF 9.1, teniendo en cuenta el estado de madurez de arquitectura del SENA. El valor deberá ser suministrado en pesos colombianos e indicar si el valor del IVA está incluido en la cotización. La forma de pago del Servicio prevista por el SENA es la siguiente: La forma de pago propuesta por el SENA para cancelar la suma pactada para el contrato, es de la siguiente forma: 1. 50% del valor total del contrato adjudicado, una vez se haya efectuado la entrega de la metodología y cronograma de actividades, por parte del Contratista, y el recibo a satisfacción por parte de la Entidad, 2. El 50% restante del valor total del contrato, se cancelará por parte de la Entidad, una vez se lleve a cabo por parte del Contratista lo establecido en los Requerimientos técnicos. A los interesados en participar, se recomienda que antes de elaborar y presentar sus ofertas tengan en cuenta los siguientes requisitos: La validez de la oferta debe ser de 30 días o Superior. En la cotización debe constar el NIT, Dirección, Teléfono, Fax y Correo Electrónico Cordial saludo, JEFE OFICINA DE SISTEMAS SENA Dirección General 13

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