REUNIÓN DE SEGUIMIENTO TRANSFERENCIA DE INNOVACIÓN

Transcripción

1 REUNIÓN DE SEGUIMIENTO TRANSFERENCIA DE INNOVACIÓN Marian Rodríguez Parrilla 27 de Septiembre de 2011

2 QUE HABÉIS HECHO HASTA AHORA? El beneficiario -Contrato con la Agencia -Contrato con los socios -Desarrollo de las actividades -Reuniones transnacionales -Cambios??

3 QUÉ HEMOS HECHO HASTA AHORA? La Agencia -Contrato con el beneficiario -Primer pago -Cuestionario de seguimiento -Visitas de seguimiento

4 EN QUÉ CONSISTE EL CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO? -Preguntas relativas a: Plan de trabajo Transnacionalidad Evaluación, difusión, sostenibilidad e impacto Problemas y dificultades Enmiendas Gestión financiera

5 CONCLUSIONES DEL CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO Muestra de 20 proyectos de 26 Retraso en los paquetes de trabajo Cambio de la persona de contacto Aún es pronto para hablar de la difusión o el impacto del producto, pues aún no esta elaborado Se solicitan los justificantes a los socios cada cuatro o seis meses. Desconocimiento de la web ADAM

6 VISITAS DE SEGUIMIENTO Para qué? Asesorar, ayudar Ver la evolución del proyecto Ver los productos Conocer a las personas implicadas en el proyecto

7 VISITAS DE SEGUIMENTO -Muestra:3 -Conclusiones Ver nuevas fechas de visitas Cambios de entidades beneficiarias

8 SOLICITUD DE CAMBIOS Cambios que no necesitan enmienda: Cambio de organización coordinadora dentro del propio consorcio Cambio de la persona que actúa como coordinador del proyecto Cambio del representante legal de la entidad beneficiaria Cambios en el presupuesto inferiores al 10% y entre socios inf 10% Cambios en los datos de contacto del partenariado

9 SOLICITUD DE CAMBIOS Cambios que si necesitan enmienda: - Cambios de la organización beneficiaria - Retira de un socio - Nuevo o sustitución de un socio - Cambios en el programa de trabajo - Cambio de cuenta bancaria - Cambios en la duración del proyecto - Cambios en la fecha de presentación del informe - Cambios en el presupuesto

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12 Anexos que hay que presentar Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

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18 PRINCIPALES DIFICULTADES Ausencia de documentación adicional Faltan las cartas de acuerdo de los socios Justificar adecuadamente la solicitud Si hay cambio en la duración del proyecto también se modifica la fecha de presentación del informe Incorporar todos los datos del nuevo socio No coincide el presupuesto de la hoja excel con el del formulario No enviar dos veces.

19 NO OLVIDAR Revisar la solicitud para evitar errores tipográficos en los números Firmar y poner la fecha Enviar copia electrónica CD con la solicitud y la hoja excel del presupuesto

20 Base de Datos Adam Calidad de la información contenida en ADAM: -Código del proyecto -Datos del beneficiario y coordinador -Informe intermedio: principales actividades y paquetes de trabajo -Informe final: descripción de los principales resultados, medidas para la sostenibilidad y el impacto. -Enlace a la página web del proyecto -Archivos adjuntos -Productos -Eventos

21 Base de Datos Adam Qué nos hemos encontrado: Algunos proyectos no están incluidos No se ha actualizado la información Los links están obsoletos Las direcciones han cambiado

22 Base de Datos Adam Por que es importante actualizar los datos en ADAM: Para difundir adecuadamente mi proyecto de un modo simple y eficaz Para encontrar socios o que me encuentren Para recibir el segundo anticipo Para favorecer la sostenibilidad

23 SOSTENIBILIDAD -Como definimos la sostenibilidad del proyecto: Un proyecto se considera sostenible si las actividades más relevantes continúan y los resultados se mantienen o se desarrollan una vez terminada la financiación europea.

24 FACTORES PARA ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD A nivel de proyecto: Capacidad del proyecto de cubrir las necesidades académicas, profesionales y sociales. Participación de los miembros del consorcio Gestión y liderazgo eficaz Participación activa del grupo objetivo Posibilidad de asegurar los recursos adecuados para la continuidad

25 FACTORES PARA ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD A nivel de contexto: Apoyo académico e institucional Apoyo nacional Apoyo Socio-económico

26 Página web PROYECTOS MULTILATERALES: Transferencia de Innovación: Año Búsqueda de socios Desarrollo de Innovación

27 GRACIAS POR SU ATENCIÓN Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

28 INFORME INTERMEDIO Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

29 INFORME INTERMEDIO Pasos para rellenar el informe intermedio: Guardar el archivo y abrir Verificar que los datos pre-rellenados son correctos Rellenar los cuadros en rojo Utilizar las casillas desplegable en los casos en los que existen Las casillas en color gris no se pueden modificar ni rellenar Es importante que los resultados y los paquetes de trabajo sigan el mismo orden No olvidar rellenar la sección L para solicitar el 2º anticipo

30 Documentación a presentar Informe intermedio Un original y una copia( en papel y CD) Actas de las reuniones Copia de los productos o resultados Materiales de difusión (folletos, posters ) Copia de las transferencias bancarias Copia contratos de subcontratación y facturas Informe Final Un original y dos copias (en papel y CD) Actas de las reuniones Copia de los productos y resultados Materiales de difusión (folletos, posters) Copia de las transferencias bancarias Time sheets y declaración de costes Copia de los contratos de subcontratación y facturas

31 RECOMENDACIONES INFORME INTERMEDIO Cubre la mitad del proyecto y hay dos meses para elaborarlo Comprobar que se envían todos los requisitos previos Hacer un índice tanto de la parte técnica como de la parte financiera Presentar los informes encuadernados y ordenados

32 Una vez concluida la revisión del informe intermedio de su proyecto número xxx, procedemos a realizarles el pago del segundo anticipo que asciende a ,40. No obstante, les hacemos una serie de recomendaciones de cara a la presentación del informe final: El beneficiario debe promover el proyecto y sus resultados en todos los países participantes e implicar a todos los socios en la misma, y además debe aportar la evidencia de dicha difusión. La página web creada para el proyecto es de difícil acceso si no se sabe la dirección completa, tampoco se han encontrado enlaces desde las páginas web de los socios del proyecto. Asimismo dicha página web no está actualizada y no contiene información concreta del proyecto. También deben mantener en la medida de lo posible los nombres y numeración de los resultados tal y como se indicó en la propuesta. Respecto a la justificación económica, se deben considerar los siguientes aspectos encontrados en las tablas financieras y corregirlos de cara al periodo restante de ejecución del proyecto y a la presentación del correspondiente informe final: Todas las cantidades, incluidas la subvención y fondos propios, deben coincidir con las reportadas en el informe enviado online. TABLA G.1(a+b+c): Deben rellenar la parte G.1c. TABLA G.2 (a+b): Deben rellenar la parte G.2a II Other Project income con los fondos propios aportados por los socios. TABLA G2c: Las cantidades transferidas a cada socio deben coincidir con las que aparecen en los justificantes de la transferencia que aportan. La suma de todos los importes transferidos a los socios más el imputado por el beneficiario ( ) no coincide con el primer anticipo, que ascendió a ,40.

33 Como consecuencia de ello, el importe que aparece en la celda C4 de la Tabla G.1(a+b+c) y en la celda B4 de la Tabla G.2(a+b), tampoco coinciden con el importe de la pre-financiación. TABLA G.3: DECLARATION OF STAFF COSTS Socio 2 referencia 5: se han imputado 40 días de investigador de 44 aprobados en esta categoría y socio para el total del proyecto. Socio 2 referencia 6: se han imputado 25 días de manager de 25 aprobados en esta categoría y socio para el total del proyecto. Socio 3 referencia 7: se han imputado 44,5 días de investigador de 47 aprobados en esta categoría y socio para el total del proyecto. Socio 4 referencia 12: se han imputado 12 días de investigador de 2 aprobados por lo se ha superado ampliamente el valor aprobado en esta categoría y socio para el total del proyecto. Socio 4 referencia 13: se han imputado 6 días de administrativo de 8 aprobados en esta categoría y socio para el total del proyecto. Socio 5 referencia 20: se han imputado 11 días de administrativo de 13 aprobados en esta categoría y socio para el total del proyecto. TABLA G.4: TRAVEL & SUBSISTENCE EXPENSES Se recuerda que la dieta completa incluye la pernoctación. Socio 1- referencias 1, 2 y 3: las personas imputadas no constan en la tabla de Costes de personal (Tabla G.3), por lo que se consideran como no elegibles. La guía del PAP establece que se consideran elegibles los gastos de estancia y de viaje para el personal que participa en el proyecto. Se recuerda que los costes de viaje de personas que no forman parte del personal de los socios deben imputarse en Otros gastos. Estos aspectos sin embargo, no deben considerarse como los únicos puntos débiles del proyecto, ya que tras la evaluación en mayor profundidad que se realizará con el informe final, pueden ponerse de manifiesto nuevas anomalías no detectadas en la revisión del informe intermedio. Se recuerda que las cantidades abonadas correspondientes al primer y segundo anticipo del total de la subvención concedida, quedan supeditadas a la consecución de los objetivos y productos finales del proyecto y a la presentación en su momento del informe final del mismo.

34 ORIENTACIONES EN LA ELABORACIÓN DE MATERIALES, RESULTADOS -Homogeneidad de formato en la presentación de los productos -Las afirmaciones deben ir acompañadas de evidencia documental Ej: hemos llegado a los colectivos, aportar como se ha llegado -El manual formativo, curso piloto etc. debe estar adaptado al público al que va dirigido -Las páginas web inter-activas explicar donde esta la inter-actividad -Si es una web restringida proporcionar nombre de usuario y contraseña -La web debe seguir existiendo una vez finalizado el proyecto

35 CURSO PILOTO: -Hacer constar fechas, número de horas y programa del curso -Adjuntar un informe sobre el pilotaje -Presentar los resultados y las hojas de evaluación de los alumnos participantes -Se debe adjuntar un informe resumiendo los resultados de estas hojas de valoración

36 EVALUACIÓN DEL INFORME FINAL CONTENIDO: -Evaluador externo -Agencia nacional FINANCIERO -Agencia nacional: Análisis del informe final (Dpto. TOI, 100%) Revisión documental (Dpto. Evaluación y Control)

37 GRACIAS POR SU ATENCIÓN Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos