SEGUNDO ENTREGABLE: PLANIFICACIÓN Y CONDUCCIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS

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1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL Gerencia de Proyectos Profesora: Dra. Jessie Orlich, MBA SEGUNDO ENTREGABLE: PLANIFICACIÓN Y CONDUCCIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS Alumno: Carlos Augusto Lone Sáenz Fecha de Entrega: 06 / 09 /

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 INTRODUCCIÓN... 3 PRIMERO DECIDA SI NECESITA TENER UNA REUNIÓN... 3 CÓMO ORGANIZARSE PARA UNA REUNIÓN?... 4 CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?... 6 LA AGENDA EN FORMA DE CAMPANA... 8 CONCLUSIONES... 8 BIBLIOGRAFÍA

3 INTRODUCCIÓN Alguna vez ha asistido a una reunión que no tenía una agenda claramente definida, que parecía una pérdida de tiempo, saltando de tema en tema y que finalizó sin algún resultado aparente?. Todos alguna vez hemos experimentado este tipo de reuniones y hemos llegado al punto de aborrecerlas, pueden ser tremendamente frustrantes para los que deben asistir y pueden desperdiciar uno de los recursos más valiosos de cualquier organización TIEMPO. Algunos psicólogos y estudiosos de la naturaleza humana creen que las reuniones satisfacen un instinto de agrupación tribal perteneciente a la psique humana. Otros creen que las reuniones aportan una dimensión social, permitiendo a los empleados y miembros obtener un sentido de pertenencia a la organización. En todo sentido, las reuniones son un hecho de la vida y muchas veces necesario. Sin embargo, aquellas reuniones innecesarias y las reuniones inefectivas no necesitan ser la norma. Estos aspectos nos dirigen a buscar la respuesta a la pregunta Por qué es importante hacer que las reuniones sean efectivas?. En principio, las reuniones son un aspecto clave del proceso para la toma de decisiones, solamente por medio de ellas y la comunicación es como los grupos pueden tomar decisiones y pasar a la acción. Las reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser muy provechosas; sabiendo liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas. A continuación se describe un modelo estratégico que permitirá organizar y dirigir reuniones efectivas. PRIMERO DECIDA SI NECESITA TENER UNA REUNIÓN Muchas reuniones no necesitan realizarse y a menudo aquellas que son realizadas son atendidas por más personas de las necesarias. Patrick Lencioni 1 resume esta situación en las siguientes afirmaciones: Estadísticamente alrededor de 11 millones de reuniones se llevan a cabo a diario en Estados Unidos. los gerentes gastan de 30 a 70 por ciento de su tiempo en reuniones. la mayoría de profesionales atienden a 62 reuniones al mes con un porcentaje mayor al 50% percibido como una pérdida de tiempo. 1 Patrick Lencioni, Death By Meeting: A leadership fable. 3

4 Una reunión productiva de gerentes de primer nivel cuesta miles de dólares por hora; las reuniones improductivas cuestan más. A menudo existen formas más eficientes para lograr los objetivos sin necesidad de tener una reunión. Algunas de estas alternativas incluyen: llamadas telefónicas, llamadas en conferencia, memos/cartas, correo electrónico, teleconferencias, entre otras. Primero, es necesario definir si la reunión es necesaria. Antes de calendarizar o asistir a su siguiente reunión, defina claramente los objetivos para usted mismo o del grupo si usted es la persona responsable de la reunión. Para ayudar a pensar en sus objetivos, hágase las siguientes preguntas: Por qué estoy calendarizando o atendiendo esta reunión? Qué es lo que quiero lograr o ganar? Qué información será intercambiada? o Qué decisiones serán tomadas? Quién de los participantes necesito conocer o ganar su respaldo? Una vez sean clarificados los objetivos, deberá determinar si una reunión es la mejor forma de alcanzarlos. Para asegurar que la reunión sea del mejor uso de tiempo y energía para los involucrados, determine si la misma será utilizada para al menos una de las siguientes razones: Para transmitir información a un grupo. Para solicitar información de un grupo. Para responder preguntas. Para participar en un proceso de toma de decisiones Para hacer tormenta de ideas Para resolver problemas Para vender una idea, producto o servicio. Para mostrar o proveer respaldo a otros. Si determina que la reunión es la mejor forma de lograr los objetivos de su equipo de trabajo, entonces deberá comenzar a organizar para una reunión efectiva. CÓMO ORGANIZARSE PARA UNA REUNIÓN? Las buenas reuniones no suceden por accidente, éstas son el resultado de una buena planificación. El tiempo que se dedique previamente en su preparación resultará después en un mayor beneficio para lograr el uso eficiente del tiempo en la reunión, cumplir objetivos y evitar la necesidad de incurrir en reuniones de seguimiento posteriormente. Cuando decida realizar una reunión, deberá decidir también quien deberá asistir y cuál será el propósito de la reunión. Para ayudar a la planificación de reuniones se presenta a continuación un listado de elementos esenciales para lograr reuniones efectivas: 4

5 Propósito: Planifique reuniones con un propósito. Defina el propósito u objetivo de la reunión (Ej: para lograr un consenso en como diseñar el nuevo producto). Participantes: Quién(es) deberá(n) asistir a la reunión para lograr el propósito de la misma? Estructura: Cómo deberá ser organizada la reunión para lograr de mejor manera el propósito? Algunas técnicas incluyen: invitados externos, videos, sesiones de tormenta de ideas, paneles, grupos de discusión, demostraciones, etc. Cualquiera que sea la técnica seleccionada, deberá tener el mayor impacto en los participantes para lograr el cumplimento del objetivo de la reunión. Lugar y Hora: Seleccione un lugar que cumpla de mejor forma con las necesidades de los participantes, el objetivo y la estructura de la reunión. Cuando planifique donde reunirse, considere aspectos como tamaño, comodidad, accesibilidad, parqueo para vehículos, necesidades de equipo, etc. Escoger la hora de la reunión dependerá de la disponibilidad de los participantes y del lugar en donde se realice la misma. La duración anticipada de la reunión deberá también ser un factor para decidir cuándo calendarizar la misma. Agenda: Una agenda para la reunión deberá ser preparada y distribuida a los participantes por lo menos con tres días de anticipación. Una agenda es crucial para lograr el éxito de una reunión en tres formas: o Clarifica los objetivos para que las personas comprendan el propósito y tareas de la reunión. o Distribuir la agenda previo a la reunión ayuda a los participantes a planificar y prepararse para realizar una contribución efectiva o Durante la reunión la agenda provee dirección y enfoque para la discusión. Existe una diversidad de estilos de agendas pero esencialmente éstas deberán al menos contener los siguientes elementos: o Título (Ej: Reunión de revisión de la evaluación del producto). o Hora (Ej: 8:00 a.m. 9:00 a.m.) o Fecha o Lugar o Temas de discussion o Nombres de las personas responsables de la cobertura de cada tema o Algunas personas prefieren incluir tiempos permitidos para cada tema de agenda para mejorar la efectividad de la reunión (Ej: minutos de revisión 1:05 1:10). Responsabilidades: Debe existir un entendimiento mutuo no solo del propósito de la reunión, sino también tareas individuales y como éstas encajan en el programa total de la reunión. Aquellas reuniones que estén más enfocadas en tormenta de ideas o creatividad requerirán muy poco o ninguna tarea individual. En reuniones orientadas a tareas o de decisión de políticas, es mejor preparar un resumen escrito de las 5

6 responsabilidades asignadas para que cada persona conozca cuáles serán sus responsabilidades para la reunión. Confirmación: Si es una reunión inicial o si la reunión es en un nueva hora o día, contacte individualmente a todos los participantes entre una semana a tres días previos al día de la reunión. El contacto puede ser tan sencillo como enviar un atento recordatorio a través de correo electrónico, llamadas telefónicas o una carta escrita. Para reuniones de calendarizadas recurrentemente, selecciones un lugar y hora para la misma y procure no modificarlo. La planificación toma una cantidad considerable de tiempo, sin embargo la carga de la planificación no tiene que caer completamente sobre los hombros del líder. El líder es responsable de velar por que la planificación se realice, no necesariamente de hacerlo. Cada paso puede ser delegado. Si usted es responsable de conducir una reunión y selecciona delegar las tareas para organizar la reunión, asegúrese de estar familiarizado con la agenda, objetivos y cualquier información relevante antes de iniciar la reunión. CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS? El líder o facilitador de la reunión es responsable de definir el tono de la reunión, mantener la discusión alineada y asegurar que todos los participantes tengan una oportunidad justa de ser escuchados. El líder o facilitador también resume los puntos más relevantes y asocia las cosas cuando la discusión se encuentra entre diferentes temas interrelacionados. Ocupar el rol de líder o facilitador no es una tarea sencilla, especialmente cuando las agendas personales chocan o existen malos entendidos. Aunque una reunión bien planificada reduzca significativamente las sorpresas y confusiones, no existe garantía alguna de que todo ocurra como se ha planificado, incluso con la mejor planificación. A continuación se presenta un listado de guías sugeridas para manejar reuniones efectivas: Comience y termine a las horas indicadas: Si usted comienza la reunión cinco o siete minutos después de lo acordado, usted está comenzando tarde. Comenzar la reunión tarde envía el mensaje está bien que comencemos tarde y demuestra una falta de respeto y aprecio por aquellos que hicieron el esfuerzo de llegar a tiempo. Algunas personas pueden tener reuniones inmediatamente después de terminar la suya. Terminar en tiempo es una muestra de respeto del tiempo valioso de los participantes. Sin embargo, nadie se quejará si es afortunado de terminar antes de tiempo. Utilice la agenda: Revise la agenda con los participantes antes de comenzar la reunión y pregúnteles si se requiere hacer algún cambio en los tiempos definidos y el contenido de la discusión. Continuamente haga referencia a la agenda durante la reunión para mantener la discusión centrada en el propósito definido y los temas específicos de la agenda. De ser posible, ubique la agenda en un lugar visible para todos los 6

7 participantes, esto permitirá hacer referencia a la misma cuando la discusión aparente ir fuera de rumbo. Utilice un rota folio o pizarrón de ideas: Cualquier idea que no esté relacionada con el tema en revisión se escribe en el rota folio o pizarrón. Esta herramienta tiene dos propósitos de gran valor: o Almacena ideas valorables para ser consideradas en un tiempo apropiado y conveniente. o Permite que la discusión se mantenga enfocada en el tema de agenda. Utilizar el rota folio o pizarrón de ideas permite de forma efectiva mantener la discusión enfocada y permite que las personas mantener sus pensamientos e ideas sin ser contraproducente para la reunión. Durante la reunión el líder deberá anotar los pensamientos e ideas conforme se vayan presentando, o los participantes deberán anotar sus propias ideas cuando sientan que la discusión se esté dirigiendo fuera de rumbo. Establezca y utilice reglas: Deberán ser reglas explícitas que el grupo debe acordar seguir para ayudarlos a facilitar el proceso de discusión. Ya sea que el grupo las formule o que el líder o facilitador las presente, todo el grupo deberá alcanzar un consenso para cumplir con las mismas. Se podrá utilizar un cartel o pizarrón para escribir las reglas para que todos las puedan tener a la vista. Las reglas permiten establecer expectativas de la forma en que las cosas deben realizarse en la reunión. Las reglas son utilizadas para facilitar la interacción del grupo, no para restringirla. Ejemplos de reglas que típicamente pueden ser utilizadas son: llegar e iniciar a tiempo, pegarse a la agenda, todos deben participar, separar las personas del problema, respetar los diferentes puntos de vista. Controlar a las personas Dominantes : Debe asegurar que cada individuo tenga una oportunidad justa de expresar sus ideas y opiniones. No permita que una sola persona domine la discusión. De igual importancia es asegurarse que los participantes callados estén expresando sus ideas y opiniones. Esto puede requerir que el líder o facilitador se dirija directamente al participante callado y le pregunte por su opinión o alguna idea que desee compartir con los demás. Lleve comida: La comida energiza y motiva a las personas más efectivamente que cualquier otra táctica para reuniones. Aunque muchas personas todavía prefieran el café y donas estándar, alternativas como frutas, jugo y pasteles pueden ser provistos. Para reuniones por la tarde, galletas, dulces, frutas y queso son algunas sugerencias. Resumir: Concluya las reuniones resumiendo las discusiones, decisiones, tareas delegadas, fechas límite y cualquier acción requerida por los participantes. Dependiendo del tiempo disponible, diríjase al rota folio o pizarrón para revisar las ideas y opiniones hechas y decidir si se incluyen en la agenda de la siguiente reunión. Incluya en el resumen cualquier plan de revisión para seguimiento o la necesidad de calendarizar una reunión posterior. Es más sencillo calendarizar la siguiente reunión 7

8 cuando todos se encuentran en la mesa, que esperar y contactar cada participante por separado. LA AGENDA EN FORMA DE CAMPANA El propósito de la agenda en forma de campana 2 es estructurar los eventos alrededor de la atención y energía del grupo. Los primeros temas ayudan a las participantes de la reunión a trabajar como grupo en los temas más sencillos antes de atacar los temas más difíciles y controversiales. Item 1: Item 2: Item 3: Item 4: Item 5: Item 6: Item 7: Bienvenida Minutas (revisión) Anuncios (No-controversiales, cortos). Temas Fáciles (No-controversiales) Temas Difíciles Temas solo para discusión Temás más fáciles CONCLUSIONES La responsabilidad del éxito y efectividad de una reunión en definitiva recae equitativamente sobre todo el grupo o equipo de trabajo. Una agenda bien planificada, reglas bien definidas y el uso de rota folios o pizarrón representan tres de los aspectos claves para dirigir reuniones efectivas. Las reuniones pueden ser divertidas y productivas. Es muy fácil dejarse llevar por la presión de la reunión y perder de vista las perspectivas. El estrés disminuye la creatividad y espontaneidad, y generalmente disminuye la calidad de los resultados alcanzados por el grupo. Por lo tanto procure relajarse y recordar que los mejores resultados vienen de grupos capaces de reír y disfrutar juntos, de discutir sus errores y de tener orgullo por sus esfuerzos. 2 B.L. Shoop, How to run an Effective Meeting, Focal Point, Optical Society of America, Octubre

9 BIBLIOGRAFÍA Lippincott, Sharon Meetings: Do s, Don ts and Donuts. The Complete Handbook for successful meetings. Lighthouse Point Press, Pittsburgh, Pennsylvania. B. L. Shoop, How to run an Effective Meeting, Focal Point, Optical Society of America, Octubre Reimpreso en IEEE CrossTalk, Vol. XXXIV, No. 8, Enero Lencioni, Patrick. Death By Meeting: A leadership Fable. BJay A., How to run a meeting. Harvard Business Review 54(2) Pags: , (Departamento de Soporte académico de Liderazgo, Universidad de Winsconsin) 9