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1 CAPÍTULO V DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION ACADEMICA PARA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA EN EL PROCESO DE SOLICITUDES DE EQUIVALENCIA (SIE) DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA A CODIFICACION A.1 ESTANDAR DE NOMENCLATURA DE PROGRAMAS En el siguiente esquema se muestra el estándar utilizado para nombrar a los diferentes programas que forman parte del SIE. X_NOMBRE.EXT X_: Indicativo del tipo de programa, si es formulario (frm), modulo de clase (Cls) o reportes (rpt). NOMBRE: Indica la operación que realizará dentro del sistema. EXT: Indica el tipo de archivo. A.2 LISTA DE PROGRAMAS A continuación se muestra una lista de los nombres de los programas que forman El Diseño de un Sistema Automatizado de Administración Académica para lograr mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de equivalencias (SIE) de la Universidad Francisco Gavidia. 149

2 TIPO DE ARCHIVO NOMBRE brow_3campos frm_equi_externa DESCRIPCIÓN Formulario ventana de ayuda con 3 campos. Formulario de captura proceso de equivalencias externa. frm_equi_inter Formulario de captura proceso de equivalencias interna. frm_logindb Formulario de acceso a sistema. frm_asig_int Formulario de captura de asignaturas. frm_asig_carre Browse frm_carrera frm_esta_usua frm_estudiante frm_fac. frm_plan_est frm_pruebas_psico frm_reg_acade frm_reque_ingre frm_tema_int frm_tipo_equi frm_universidad Formulario de asignación de asignaturas a N número de carreras. Formulario ventana de ayuda 2 campos. Formulario de almacenamiento de carreras. Formulario de captura estado de usuario. Formulario de almacenamiento de estudiante Formulario de captura y almacenamiento de catalogo de facultades. Formulario de almacenamiento de planes de estudio. Formulario de almacenamiento de resultados de pruebas psicológicas para las carreras de profesorado (solo a ellas aplica). Formulario de captura de registro académico de estudiante. Formulario de almacenamiento de requisitos para realizar proceso de equivalencias Formulario donde se guardaran los temarios de asignaturas. Formulario que contendrá los tipos de equivalencias (internas, externas y absorción) Formulario donde se mostrará el catalogo de instituciones de educación superior según el 150

3 TIPO DE ARCHIVO Cls Cls NOMBRE frm_usuarios Mdiprincipal cl_asig_carre cl_asig_int DESCRIPCIÓN Ministerio de educación. Formulario de almacenamiento de usuarios que utilizara el sistema. Formulario principal del sistema, aquí se dará entrada a través de opciones de menú a las diferentes opciones del sistema. Programa de tipo clase donde administraremos la parte programática de asignación de carreras. Programa de administración que nos permitirá controlar las asignaturas del sistema. Cls Cls Cls Cls cl_asig_tema cl_carrera cl_esta_usu cl_estudiante Programa de control de administración de asignaturas por temario. Programa tipo clase que permite controlar de cualquier formulario sus propiedades, administra la tabla carreras. Programa administrador del estado del usuario, puede ser controlado desde cualquier formulario del sistema. Programa clase que administrará la tabla estudiantes del sistema. Cls cl_facultad Programa administrador de campos de la tabla facultad, este puede ser utilizado por cualquier formulario del sistema. Cls cl_plan_est Programa de clase que puede llamar los campos de la base plan de estudio y puede ser reutilizado por los formularios del sistema. Programa tipo clase donde Cls cl_reg_aca controlaremos la tabla registro académico. Cls cl_tipo_equi Programa de control de propiedades y 151

4 TIPO DE ARCHIVO Cls Cls NOMBRE cl_universidad cl_usuario DESCRIPCIÓN campos de la tabla tipos de equivalencia. Programa administrador de campos y propiedades de la tabla universidad. Programa control de propiedades y campos de la tabla usuarios. Bas Básico Programa de tipo modulo que permite definir variables, funciones que puede ser utilizada desde cualquier programa. Asp ConexionSQL Página de conexión a SQLSERVER Asp Configurar _ entorno Dentro de esta página se encuadra la información relacionada a la configuración den entorno, dirección IP, nombre del servidor, usuario. Asp Default Es la página de carga inicial de nuestro aplicativo WEB. Esta página contendrá las Asp Intro animaciones de entrada de nuestro aplicativo Asp Funciones Dentro de esta página se creo, todas las rutinas que se utilizarán frecuentemente dentro de nuestro aplicativo WED. Asp Abandonar Pagina de abandono de sesión. Esta página mostrará a los estudiantes que han iniciado el proceso de equivalencias. Mostrará Asp Búsqueda _ estudiante aquellas solicitudes pendiente de aprobación y las que tengan observaciones por el decano de cada facultad. Mostrara las generales del estudiante, universidad, facultad, carrera de Asp Ver_detalle_solicitud origen y su expediente académico, así como las asignaturas preaprobadas en el proceso de equivalencia. Asp Update_solicitud Actualiza estado de la solicitud. 152

5 TIPO DE ARCHIVO Asp Asp Asp NOMBRE Solicitar _ cambio Update_solicitud_cam bio Update_solicitud_proc eso DESCRIPCIÓN Esta tiene como propósito la descripción por parte del decano sobre aspectos a las equivalencias. Guarda el comentario dentro de la base de datos y envía mensaje por correo electrónico. Almacena los datos relacionado al proceso de equivalencias. A.2.1 Definición Programas Tipo : frm Nombre: frm_equi_externa Código de programa: Busca_REG_ACA Public Sub BUSCA_REG_ACA(rpara As String) sql = "SELECT ID_ESTUD,T1.COD_ASIG,DES_ASIG,CALIFICA,T1.COD_PLAN" sql = sql + " FROM ASIGNATURA T1, REG_ACADE T2, PLAN_ESTUD T3" sql = sql + " Where T1.COD_ASIG = T2.COD_ASIG" sql = sql + " AND T1.COD_PLAN = T2.COD_PLAN" sql = sql + " AND T2.COD_PLAN = T3.COD_PLAN" sql = sql + " AND T2.ID_ESTUD = " + comilla + rpara + comilla Rec.Open sql, CONEC, adopenstatic, adlockreadonly Do While Not Rec.EOF grd_deta1.rows = grd_deta1.rows + 1 i = grd_deta1.rows - 1 grd_deta1.row = i grd_deta1.col = 1 grd_deta1.text = Rec!cod_asig 'COD. ASIG grd_deta1.col = 2 grd_deta1.text = Rec!des_asig 'Descripcion Aig grd_deta1.col = 3 grd_deta1.text = Rec!CALIFICA 'equivalencia Rec.MoveNext Loop Rec.Close End Sub 153

6 Descripción del programa: Esta rutina que busca el registro académico del estudiante y los traslada a un control GRID. 1. Creamos una variable denominada SQL, la que contendrá código de programación SQL (Structured Query Language). 2. Abrimos un cursor de datos que contendrá la información solicitada. 3. Si el cursor de datos posee infamación procedemos a paso 4, de lo contrario paso Llenamos con el cursor de datos un control GRID, que hemos nombrado como grd_deta1. 5. Al finalizar la lectura del cursor de datos, cerramos este y finalizamos la rutina de búsqueda. Tipo: Cls Nombre: cl_estudiante Código programa: asignarvalores Public Sub asignarvalores() On Error Resume Next If registros.recordcount > 0 Then rid_estud = registros!id_estud rnom_alumno = registros!nom_alumno rapell_alumno = registros!apell_alumno rdirec_domi = registros!direc_domi rtele_domi = registros!tele_domi rdirec_trab = registros!direc_trabord rtele_trab = registros!tele_trab r = registros! r _alterno = registros! _alterno rcod_uni = registros!cod_uni rcod_fac = registros!cod_fac rcod_carre = registros!cod_carre rcod_uni_proc = registros!cod_uni_proc rcod_fac_proc = registros!cod_fac_proc rcod_carre_proc = registros!cod_carre_proc bandera = False Else bandera = True End If End Sub 154

7 Descripción de programa: esta rutina de programación tiene como proposito principal leer los datos que han sido asignados a un objeto recordser, el cual contiene todos los registros de los estudiantes de la base de datos, y son asignados a variables temporales que son utilizadas para mostrar los datos en los distintos formularios del sistema. Tipo: Bas Nombre: basico Código programa: F1_AYUDA Public Sub F1_AYUDA(pvs_Ayuda As String) Set Rec = New ADODB.Recordset Select Case pvs_ayuda Case "ASIGNA" SQLSTR = "SELECT COD_ASIG AS CODIGO, DES_ASIG AS DESCRIPCION FROM ASIGNATURA ORDER BY COD_ASIG" Rec.Open SQLSTR, CONEC, adopenstatic If Not Rec.EOF Then Rec.MoveFirst frm_browse.show vbmodal Rec.Close Case "UNIVERSIDAD" SQLSTR = "SELECT COD_UNI AS CODIGO, DES_UNI AS DESCRIPCION FROM UNIVERSIDAD ORDER BY COD_UNI" Rec.Open SQLSTR, CONEC, adopenstatic If Not Rec.EOF Then Rec.MoveFirst frm_browse.show vbmodal Rec.Close Case Else MsgBox "No existe ayuda asociada para este campo" End Select End Sub Descripción de programa: Los modulos de tipo bas contienen información que puede ser utilizada en todos los programa de un proyecto en visual Basic, reduciendo la crecion de codigo en los distintos formularios de un sistema, la rutina F1_AYUDA permite mostrar datos de consultas hechas en cualquier programa. 155

8 Tipo: ASP Nombre: Funciones Código programa: ValidarUsuario <% ValidarUsuario %> <% dim NombreUsuario, ApellidoUsuario, CodigoFacultad, EnlaceUsuario, session_id, cod_usu Sub ValidarUsuario if Session("aut")=False then Response.Redirect("./default.asp?NumeroError=2") end if cod_usu = request.querystring("cod_usu") session_id = Trim(Session.SessionID) SQLsid="SELECT * FROM USUARIO WHERE cod_usu = '"&cod_usu&"' and session_id = '"&session_id&"' and cod_esta_usu = '01' and cod_nivel = '03'" set rssid=oconnprincipal.execute(sqlsid) if rssid.bof then response.redirect ("default.asp?numeroerror=2") else NombreUsuario = rssid("nombre_usu") ApellidoUsuario = rssid("apellido_usu") CodigoFacultad = rssid("cod_fac") EnlaceUsuario = "session_id="&session_id&"&cod_usu="&cod_usu end if end Sub %> Descripción de programa: la función validar usuario se realiza en todas las paginas de un sitio web a través de la sección include, permitiendo validar el usuario que accede al sitio, de forma que este sea controlado en todo el proceso de navegación e invalidando el acceso a una pagina web especifica. 156

9 B. PRUEBAS Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN (FACE 4) B.1 DESCRIPCIÓN DE PRUEBAS AL SIE Pruebas de tipo Stand-alone Refiere a un dispositivo que sea autónomo, uno que no requiera ningún otro dispositivo para funcionar. Por ejemplo, Una computadora que sea independiente y que no este conectada a un servidor. 1. Pruebas de tipo Stand-alone La codificación del SIE se realizó en un equipo stand-alone, antes de que este sea instalado en Administración Académica. Si Administración Academia lo crea conveniente. Se realizaron pruebas con información no real para medir su capacidad de proceso de información y se le presento al asistente de Administración Académica, el cual tubo una opinión favorable con respecto al desempeño del SIE (véase Anexo 4). 2. Presentación Preliminar del SIE al equipo de Unidad de Sistemas de Administración Académica Se llevó a cabo una presentación preliminar del SIE, a los encargados de la Unidad de Sistemas de Administración Académica, con el objetivo esencial de darlo a conocer el sistema y saber si cumple con sus expectativas planteadas por ellos. 157

10 3. Correcciones de observaciones realizadas en la presentación preliminar del SIE Después de haberlo presentado el SIE, surgieron comentarios y observaciones acerca de su funcionamiento; se nos sugirió que se probara con información real, la cual obtuvimos resultados satisfactorios (véase Anexo 5). 4. Prueba final del producto terminado Una vez superadas las etapas anteriores, con la opinión de los encargados de Administración Académica, el equipo de trabajo procedió a realizar las pruebas del SIE, una vez más, a la que se consideró satisfactorio por partes de los encargados de Administración Académica (véase Anexo 6). C. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Para la implementación del sistema se recomienda a la Universidad Francisco Gavidia a través de Administración Académica, considerar los factores que se detallan a continuación. C.1 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA El SIE se deberá instalar en un servidor destinado para tal proceso de Ingreso por Equivalencias proporcionado y administrado por Administración Académica, desde donde se podrá ingresar a Internet mediante estaciones de trabajo, las cuales deben cumplir con los requisitos mínimos considerados en el Estudio de Factibilidad. 158

11 DESCRIPCION REQUERIMIENTOS MINIMOS SERVIDOR ESTACION DE TRABAJO Procesador 2 Intel Xeon FSB UIT 1MB L2 Cache Pentium III Velocidad 3.2 GH 750 MHz. Memoria Principal 2 GB. DDR333 Memory Disco Duro SCSI 146 GB 20 GB. 256 MB. RAM Monitor SVGA FLAT 17 SVGA 15 Tarjeta de red 2 Intel(R) PRO/100 VE Network Connection 10/100 Mbs. Intel(R) PRO/100 VE Network Connection 10/100 Mbs. C.2 INSTALACIÓN DEL SISTEMA Detallar las partes esenciales para el buen funcionamiento de nuestro sistema (SIE) es primordial para su compresión. La composición de los pasos a seguir estará agrupada en dos secciones una denominado requerimiento y la otra instalación. En donde expondremos todos aquellos aspectos relacionados con el seguimiento del sistema SIE, requerimientos necesarios, creación de la base de datos y la instalación del cliente. Nos hemos centrado específicamente en la creación y desarrollo de los elementos necesarios para el buen funcionamiento de nuestro sistema, y no en explicar los 159

12 conceptos de base de datos (como por ejemplo no explicaremos lo que es una relación de 1 a n, sólo se explica cómo crearla en SQLServer). C.2.1 INSTALACIÓN PREVIAS EN EL SERVIDOR Para instalar la base de datos necesitamos tener instalado en nuestro servidor los siguientes programas: SQLSERVER 2000 SQL Server 2000 es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGDBR o RDBMS: Relational Database Management System) diseñado para trabajar con grandes cantidades de información y la capacidad de cumplir con los requerimientos de proceso de información para aplicaciones comerciales y sitios Web. 160

13 Internet Information Server (IIS). Es una serie de servicios para los ordenadores que funcionan con Windows. Originalmente era parte del Option Pack para Windows NT. Luego fue integrado en otros sistemas operativos de Microsoft destinados a ofrecer servicios, como Windows 2000 o Windows Server Windows XP Profesional incluye una versión limitada de IIS. Los servicios que ofrece son: FTP, SMTP, NNTP y HTTP / HTTPS. C.2.2 CREACION BASES DE DATOS Para crear nuestra base de datos primero debemos ingresar al Enterprise Manager de SQLSERVER. Este esta ubicado en <TODOS LOS PROGRAMAS> / <MICROSOFT SQL SERVER>/ ENTERPRISE MANAGER Al realizar esta operación ingresaremos al entorno de SQLSERVER donde crearemos nuestra base de datos. Para realizar este proceso iniciaremos ubicando el 161

14 cursor en la opción <DATABASES>, presionar clic derecho para activar menú de opciones y selecciona <NEW DATABASE>. El nombre de nuestra base de datos es <PROYECTO> el cual digitaremos en la opción <NAME>, presionaremos el botón Ok para ejecutar la operación. 162

15 Posteriormente nuestra base de datos se incluirá dentro de nuestro catalogo de base de datos de nuestro administrador (Enterprise Manager). C.3 INSTALACIÓN BASE DE DATOS UTILIZANDO QUERY ANALYZER. Luego de haber creado nuestro base de datos debemos crear nuestros tablas, relaciones, índices, constraints y triggers, para lo cual usaremos el analizados de consultas (Query analyzer) del SQLSERVER. C.3.1 UBICACIÓN DE SCRIPT BASE DE DATOS. La siguiente estructura muestra la ubicación del script de la base de datos al que hemos llamado <CREABASE>: C3.2 EJECUCION DEL SCRIPT PARA CREAR LA BASE DE DATOS. Para crear nuestra base de datos dentro del analizador de consultas, buscaremos la opción Open y dentro de ella la ruta mencionada en el punto C

16 Se presentará la siguiente pantalla en donde se encuentran todas la instrucciones necesarias para crear las estructuras de datos que administra nuestra base de datos. Para ejecutar esta operación presionaremos la tecla de función <F5>. Para verificar la creación de estructuras debe verificar dentro del Enterprise manager las tablas que posee la base de datos. De lo contrario debe seguir los pasos mencionados en este apartado. 164

17 C.4 INSTALACION PAGINA WEB Pasos para instalación de paginas ASP 1. Copie del CD de instalación proveído con este manual el directorio equivalencias Origen: [unidadcd:]inetpub\wwwroot\equivalencias Destino: [UnidaddeSOWin32:] InetPub\wwwroot\equivalencias 2. Asigne permisos a usuario Cuenta de Invitado para Internet ó IUSR_NombreMaquina, para que las páginas se carguen sin ningún problema a. Clic derecho en el fólder equivalencias de su disco duro b. Separador (pestaña) Seguridad" i. Botón Agregar La opción Destino de Ubicación debe de contener el nombre de la maquina en la que esta trabajando, si no es así clic en Ubicaciones y seleccione el nombre de su pc. ii. Clic botón Avanzadas iii. Clic Buscar Ahora iv. De la lista seleccione IUSR_NombreMaquina v. Clic en Aceptar (repetir) vi. Seleccione el usuario Cuenta de invitado par a Internet y Marque permitir Control Total 165

18 c. Clic a Opciones Avanzadas i. Seleccionar opción: Reemplazar las entradas de permisos de todos los objetos secundarios con d. Aceptar (repetir) Modificando configuración de Servidor SQL y base de datos. 1. Abra su editor de páginas Web o Notepad en su defecto 2. El archivo configurar_entorno.asp, ubicado en el directorio equivalencias de su disco duro 3. Modifique las opciones Base de datos ServidorSQL = " IPdelServerSQL" NombreBase = "NombredeLaBase" UsuarioBase = "UsuarioBase" ContraBase = "PasswordBase" 'Envio de Correo ServerMail = "IPdelServerMail" Componente = "0" 'componente = 0 el componente es CDONTS / default en Windows 'componente = 1 el componente es CDOSYS / default en Windows 'componente = 2 el componente es AspMail Accediendo desde el Web Si el servidor en que se instalo las paginas ya posee un FQDN (Fully Qualified Domain Name - Nombre de Dominio Totalmente Cualificado) en acceso Web es el siguiente 166

19 Tipos de acceso Intranet, Siempre y cuando el Servidor DNS Interno resuelva el FQDN /equivalencias/ Internet Para ser accedido desde Internet el servidor debe de poseer una dirección IP Publica ó una privada, que permita el acceso a este. Si la IP es publica, el DNS externo que resuelve los dominios.ufg.edu.sv, debe de permitir resolver el FQDN del servidor. Si la IP es privada, el Firewall/Router/Equipo de Conexión, debe de permitir la Traducción de Direcciones de Red, o NAT (Network Address Translation), para que al ser buscado el FQDN desde Internet, este sea convertido a la dirección IP Privada. 167

20 C.5 INSTALACION CLIENTE 1. Copie los archivos de su CD de instalación CD Aplicación SIE en una carpeta de su disco duro 2. Ejecute el programa SETUP.EXE 3. Aparecerá la siguiente pantalla 168

21 4. Se desplegará la siguiente ventana que da la bienvenida a la instalación del programa, presione el botón Aceptar Es importante que se asegure de no tener aplicaciones corriendo, cierre todos sus programas. 5. El sistema desplegará la ventana que indica la instalación del sistema, presione el botón de lado izquierdo. En caso de no desear la instalación del programa presione el botón Salir. 6. Aparecerá la ventana elegir grupo de programa, presione el botón Continuar. 169

22 7. El sistema indicará el avance en el proceso de la instalación del sistema. Esta ventana nos indicara el avance en el proceso de la instalación del sistema. En algunas ocasiones durante este avance aparecerán mensajes en los cuales señala que algunos archivos tienen una versión diferente a los que quiere instalar, en este caso el mismo mensaje nos recomienda no actualizar los archivos y conservar los archivos que ya existen. Presione el botón SI. De presionar el botón NO el sistema no funcionará. 8. Una vez terminada la instalación, aparecerá el siguiente mensaje indicando que la instalación ha terminado: 9. Para ejecutar la aplicación busque en el grupo PROGRAMAS la carpeta EQUIVALENCIAS. D. CREACIÓN DE RESPALDOS En el transcurso del uso del Sistema SIE y su manipulación, existe el riesgo de perder la información por diversas causas y fallas que podrían presentarse en períodos de trabajo, por lo que el proceso de respaldo es vital para la protección del trabajo que se realiza, ya que los respaldos siendo planes de contingencia donde se copian en forma compacta las bases de datos o información diaria según movimientos realizados diariamente. Se recomienda creación de respaldos de la información que manejará el SIE mensualmente o según lo crean conveniente las unidades que se encargaran de administrarlo, en este caso Administración 170

23 Académica. En este caso el SIE tiene una opción de respaldo que puede realizarse en un disco duro de alguna de las estaciones de trabajo. Proceso de creación de respaldo dentro del SIE Dentro de nuestro sistema hemos creado una rutina de respaldo de nuestra base de datos, continuación detallamos el proceso: 1. La opción de respaldo se encuentra el la sección utilidades del menú principal. 2. la pantalla se describe de la siguiente forma: Connection Server : Aquí debe escribirse el nombre del servidor donde se encuentra nuestra base de datos. Aunthentication: se refiere al tipo de autenticación que existirá en el enlace con el servidor, se sugiere autenticación SQL Server. Login name: aquí debe digitarse el usuario que administra la base de datos, puede ser el usuario por defecto de la base de daos llamado sa o el usuario que el técnico ha creado para realizar las funciones de backup. Password: clave de acceso al servidor de datos 171

24 Cuando se ha definido estos parámetros se procederá a presiónale botón connect, el cual presentara la siguiente pantalla de confirmación de conexión Luego presione aceptar, para continuar con el proceso. Database: aquí seleccione la base de datos para realizar el respaldo Path: Directorio donde guardaremos el archivo de respaldo que se ejecutara. File Name: Nombre del archivo o identificativo de nuestro respaldo. Botón Backup: Procede a realizar el resguarda de nuestra base de datos, se indicara que le proceso se realizo correctamente. 3. fin proceso 172

25 E. CAPACITACIÓN DE PERSONAL Para garantizar la funcionalidad y desempeño óptimo del Sistema de Ingreso por Equivalencias SIE, es necesario brindar cierta capacitación al personal que lo utilizará, con el objeto de obtener el máximo de resultado positivo en el menor tiempo posible minimizándose los inconvenientes que pudiesen generarse. El plan se detalla a continuación con el contenido de temas a tratar y cantidad en horas a invertir. PLAN DE CAPACITACIÓN DEL SIE CONTENIDO HORAS 1. Generalidades del uso del SIE 1.1 Concepto de SIE 1.2 Objetivos del SIE 1.3 Beneficios del SIE Acceso al SIE 1.5 Descripción de Menú Principal 1.6 Funciones Principales 2. Descripción, uso y contenido de las tablas 2 2.1Prácticas 3. Manejo del proceso de Ingreso de Equivalencias 3.1 Equivalencias Internas Equivalencias Externas 3.3 Adición 3.4 Modificación 3.5 Eliminación Almacenamiento de los datos 3.7 Prácticas 4. Consultas sobre el SIE y práctica 2 TOTAL HORAS DE CAPACITACIÓN 12 El costo por hora de capacitación y práctica para cada persona será de $10.00, sumando un total de $ , de tal forma que 12 personas X $10.00 c/u. hace un total de $

26 F. COSTO DEL PROYECTO De acuerdo a lo expuesto en el estudio de factibilidad, en lo referente a Hardware y Software, más los costos de desarrollo se ha elaborado el siguiente cuadro donde se reflejan los costos del Hardware y Software necesarios para el adecuado funcionamiento del SIE, que es el presupuesto para el desarrollo e implementación del mismo. RUBRO COSTO Costos de Hardware y Software SUPER SERVER 6024H-8R $4, Licencia de Visual Basic 6.0, SQLServer, ASP* $10, Sub Total $14, Costos de Desarrollo Hombres/hora por programación a $6.00/hora (480 horas) $2, Costos fijos (agua, luz, Internet y teléfono) $ Sub Total $3, TOTAL $17, *Para este software actualmente la Universidad Francisco Gavidia cuenta con él y sus respectivas licencias; además posee la estructura necesaria en cuanto a conexiones de red, Internet, servidores, computadoras asignadas para el personal encargado del Proceso de Ingreso por Equivalencias en todas las unidades involucradas en dicho proceso. Por lo que se considera que dichos costos pueden reducirse en cuanto al Software y Hardware respectivamente. 174

27 G. BREVE DESCRIPCIÓN DEL SIE El Sistema de Ingreso por Equivalencias ha sido diseñado exclusivamente para Administración Académica y las Facultades de la Universidad Francisco Gavidia, para el proceso de Ingreso por Equivalencias de la Universidad en el cual ayude al registro, proceso y control de las equivalencias internas y externas que se realizan en sus facultades y que sea administrado por Administración Académica. G.1 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO El Sistema de Ingreso por Equivalencias SIE, ha sido diseñado, para el proceso de Equivalencia Interna y Externa logrando obtener un mejor control al procesar, y almacenar información, además de generar reportes acerca de las solicitudes de ingreso por Equivalencias Internas y Externas que se efectúan en las facultades de la Universidad Francisco Gavidia. El SIE registra los movimientos que se dan a partir de solicitudes de Equivalencias Internas y Externas demandadas por los estudiantes a las facultades. Se pretende con este diseño que los alumnos estén controlando el proceso de sus solicitud bajo ambiente Web, de esta misma forma cada decano de la Universidad este evaluando dichos procesos. G.2 VENTAJAS DEL SIE 1. En el Software: El SIE se ha diseñado bajo la plataforma Visual Basic 6.0 utilizando herramientas de SQLServer, con interacción de ASP para la aplicación Web. Dicho software se cuenta en Administración Académica, por lo tanto es compatible con sus servidores y no se incurre en costos extra de compra e instalación, además que ellos ya poseen el servidor adecuado para tal función del proceso de Equivalencias. El SIE tendrá la usabilidad como 175

28 cualidad ya que poseerá eficiencia y facilidad en su uso, así como también facilidad de aprendizaje, reducción de número de errores en el proceso de ingreso por equivalencias, lo que al final proporcionará satisfacción a los usuarios de éste. Además estará basado y centrado en el usuario e incluirá una Ayuda al usuario en cualquier punto de acceso. 2. En el Hardware: Administración Académica y las unidades involucradas en el Proceso de Equivalencia ya cuenta con los equipos necesarios requeridos por el SIE. 3. Se puede ingresar al SIE a través de una WEB por medio de una computadora conectada a Internet ya sea en campus de la universidad Francisco Gavidia o en cualquier parte del mundo, accesando en su sección de consulta (para el alumno) o para la aprobación de los procesos (Administrador). H. ESTIMACIÓN DEL VALOR PRESENTE DEL SIE El cálculo del valor presente es de gran importancia para las empresas ya que es una herramienta financiera de utilidad para proyectar el valor en dinero de las inversiones a realizar, en este caso el valor del SIE. El valor presente 1 se fundamenta en el concepto de que el valor del dinero se ve afectado por el tiempo en que se recibe. El método del Valor Presente es muy utilizado por dos razones, la primera porque es de muy fácil aplicación y la segunda porque todos los ingresos y egresos futuros se transforman a dólares de hoy y así puede verse, fácilmente, si los ingresos son mayores que los egresos. Cuando el VPN es menor que cero implica que hay una pérdida a una cierta tasa de interés o por el contrario si el VPN es mayor que cero se presenta una ganancia. Cuando el VPN 1 Gitman, Lawrence J., Fundamentos de Administración Financiera, Pág

29 es igual a cero se dice que el proyecto es indiferente. El estimado del incremento en los costos es del 3% anual y el Valor Presente se calculará para cinco años. La fórmula matemática para el Valor Presente: Valor Presente = 1 (1 + i) n Fn Fn = Cantidad Futura a calcular. i = Tasa mínima aceptable de rendimiento o tasa de descuento que se aplica para llevar a valor presente. n = Período de años Los valores son los siguientes: Fn = Cantidad o total de costos a invertir por año. i = 9%. n = Período de años a evaluar.( en este caso evaluaremos para cinco años). Se considerará un estimado de incremento en el costo de los bienes del 3% anual. 177

30 VALOR PRESENTE DEL SIE DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS VALOR DE COSTOS POR AÑO EN DÓLARES USD$ CANTIDAD HARDWARE COSTO TOTAL 1 Servidor $1, $1, $1, $1, $1, $1, $6, Impresor $ $ $ $ $ $ $1, CAPACITACIÓN DE PERSONAL 1 Entrenamiento para uso del SEI ( incluyendo papelería y útiles) $ $ $ $ $ $ $ MANTENIMIENTO DEL SISTEMA 1 Programador $1, $1, $1, $1, $1, $1, $6, Administrador $ $ $ $ $ $ $4, OTROS GASTOS - Internet $ $ $ $ $ $ $1, Papelería $50.00 $50.00 $51.50 $53.05 $54.64 $56.28 $ Impresiones $60.00 $60.00 $61.80 $63.65 $65.56 $67.53 $ Energía Eléctrica $ $ $ $ $ $ $ Teléfono $35.00 $35.00 $36.05 $37.13 $38.25 $39.39 $ Agua $25.00 $25.00 $25.75 $26.52 $27.32 $28.14 $ TOTAL EN DÓLARES USD$ $3, $4, $4, $4, $4, $21, VALOR PRESENTE $3, $3, $3, $3, $2,

31 En el cuadro de Valor Presente Neto o VPN anterior podemos observar el comportamiento de los costos o inversión que se realizaría al echar andar el proyecto del SIE, se han incluido todos los factores y elementos posibles. Se ha establecido una proyección para cinco años considerando que para el primer año se tiene un total de $3, dólares estadounidenses de inversión total y luego aplicando el VPN a ésta cantidad obtenemos $3, aplicando una tasa de interés del 9% estimada para el año 2005 hasta el año 2009, luego se sigue aumentando la cantidad en el año 2006 con $4, mas VPN tenemos $3,459.05, en el año 2007 tenemos la cantidad de $4, mas VPN nos da el valor de $3, en el año 2008 tenemos la cantidad de $4, mas VPN obtenemos $3,088.72, y finalmente en el año 2009 tenemos la cantidad de $4, mas VPN obtenemos $2, Lo que se puede interpretar que el valor de la inversión o cantidad de dinero invertido en el 2005 no va ser el mismo al año siguiente y así sucesivamente, ya que por los factores de la inflación y la economía el valor del dinero cambia a través del tiempo y es por eso que notamos una reducción paulatina en cada año cuando aplicamos el VPN al total de los costos o inversión. Además significa también que si la Universidad Francisco Gavidia no invierte hoy en este proyecto le esta significando un costo que se esta proyectando en el cuadro anterior del VPN por cinco años y que se traduce además en otros factores como la satisfacción del estudiante que se somete al proceso de ingreso por equivalencias internas y externas, por el contrario si se realiza la inversión en el proyecto estaría percibiendo ganancias tanto para los empleados involucrados en el proceso como en las horas de trabajo invertidas en dicho proceso y se logra satisfacer las demandas del estudiante. 179

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