Informe de Auditoría DA de diciembre de DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE RECAUDACIONES (Unidad 1041)

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1 Informe de Auditoría DA de diciembre de 1999 DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE RECAUDACIONES (Unidad 1041) Período auditado : 1 de diciembre de 1992 al 31 de diciembre de 1998

2 CONTENIDO Página Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Informe de auditoría anterior Otro anejo Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Desaparición de fondos no informada al Contralor de Puerto Rico Controles inadecuados sobre los cheques recibidos para el pago de contribuciones y arbitrios Gestiones de cobro inefectivas de las contribuciones sobre ingresos adeudadas Desviaciones de la reglamentación establecida para el embargo de propiedades Inobservancia de la ley y la reglamentación en la concesión de los planes de pago a contribuyentes Inobservancia de la ley y la reglamentación en el cobro de deudas contributivas mediante descuentos de sueldo a empleados gubernamentales Inobservancia de la reglamentación en la cancelación de deudas pagadas al amparo de la Ley de Quiebras

3 Página 8 - Deficiencias relacionadas con el contrato por servicios suscrito para el cobro de cheques devueltos por el banco Falta de gestiones de cobro adecuadas para recobrar los importes de los cheques devueltos por el banco Faltantes frecuentes en las recaudaciones efectuadas en las colecturías Controles inadecuados relacionados con las reclamaciones de reintegros Ausencia de procedimientos escritos para el uso y control del formulario "Recibo de Pago" Atrasos del Negociado de Recaudaciones en la verificación de los ingresos de las colecturías Controles inadecuados sobre los archivos de la Sección de Quiebras del Departamento Procedimientos utilizados por el Departamento sin la aprobación por escrito de la Secretaria de Hacienda Anejo 2 - Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

4 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 30 de diciembre de 1999 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Negociado de Recaudaciones (Negociado) del Departamento de Hacienda (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Negociado forma parte del Área de Rentas Internas (Area) del Departamento. Se creó en el 1951 en virtud de la facultad conferida al Secretario de Hacienda por el Artículo 287 del Código Político, según enmendado. El aumento en el número de colecturías conforme al crecimiento en la población, así como los requerimientos contributivos y otros servicios relacionados propiciaron la creación del Negociado para darle paso a la sana política de separar las funciones de imposición y cobro de las contribuciones. El Negociado tiene como función principal allegar fondos al erario para la implantación de los programas gubernamentales mediante el cobro de las contribuciones determinadas por los distintos negociados impositivos del Departamento, los derechos de licencias y otros impuestos generales mediante la venta de sellos de rentas internas.

5 Además, tiene el objetivo del recaudo de las deudas de años anteriores y evitar que las mismas se conviertan en incobrables. En los años fiscales del al el Negociado efectuó recaudaciones por conducto de las colecturías de rentas internas por $21,944,048,068, según el "Listado de Cantidad de Transacciones", desglosados como sigue : Año fiscal Total recaudado $ 2,506,690, ,704,904, ,047,454, ,436,364, ,248,633,310 Total $21,944,048,068 PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de diciembre de 1992 al 31 de diciembre de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. OPINION Las pruebas efectuadas de las operaciones del Negociado objeto de este informe revelaron violaciones de ley y de reglamento y ausencia de controles internos en las operaciones relacionadas con: la desaparición de fondos recaudados ; los cheques recibidos para el pago de deudas contributivas ; el embargo de propiedades para el pago de deudas contributivas ; los planes de pago ; los descuentos de 2

6 sueldo para el pago de deudas contributivas ; las contribuciones en peligro de perderse ; la preparación del "Comprobante de Imposición de Recibos y/o Ajustes", y la intervención de los cobros generales. En nuestra opinión dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los hallazgos clasificados como principales del 1 al 6 : 1. Contrario a la ley, no se notificó a la Oficina del Contralor la desaparición de recaudaciones por $25,990 efectuadas en la Colecturía de Rentas Internas de Río Piedras, según se indica : El 3 de mayo de 1996 la Colectora de la Colecturía de Rentas Internas de Río Piedras entregó una valija con recaudaciones por $25,990 a un oficial de una corporación de transporte de valores (corporación) para ser depositadas en la cuenta del Secretario en un banco comercial, según el contrato vigente. El 7 de mayo de 1996 el oficial de la corporación alegadamente entregó erróneamente dicha valija a un representante de la Unidad de Cotejo de la Lotería de Puerto Rico. Estas recaudaciones nunca se depositaron en la cuenta del Secretario ni fueron encontradas en dicha Unidad. El 28 de junio y el 25 de noviembre de 1996 el Departamento solicitó de la corporación el reembolso de los $25,990. El 3 de septiembre de 1996 y el 11 de febrero de 1997 la corporación contestó las solicitudes del Departamento denegando la reclamación, porque alegadamente no hubo pérdida de las recaudaciones, ya qué el dinero fue entregado en la Lotería de Puerto Rico. El 19 de agosto de 1998 y el 18 de febrero de 1999 el Departamento radicó en el Tribunal Superior, Sala de San Juan, por conducto del Departamento de Justicia, una demanda por incumplimiento de contrato contra la corporación. Al 9 de septiembre de 1999 dicha demanda no había sido resuelta por dicho Tribunal. y la reglamentación. La omisión de no informar al Contralor de Puerto Rico contraviene lo dispuesto en la ley

7 2-a. El Negociado recibió 7,425 cheques de individuos y de corporaciones por $8,839,460 entre el arbitrios. 12 de abril y el 21 de mayo de 1999 para el pago de planillas de contribución sobre ingresos y de Estos cheques fueron enviados a los administradores de colecturías de Ponce, Caguas y Arecibo y a los colectores de las colecturías de Río Piedras, Puerto Nuevo, Santurce, Barrio Obrero y Carolina para su aplicación y depósito. Los mismos se depositaron en la cuenta del Secretario con tardanzas de 8 a 66 días. b. Al 25 de junio de 1998 había en el Negociado otros 4,377 cheques por $2,621,738 pendientes de depositar. Estos fueron recibidos entre el 1 de abril y el 24 de junio de 1998 para el pago de contribuciones. Estos cheques luego se depositaron en la cuenta del Secretario con tardanzas de 2 a 246 días. c. La Sección de Quiebras del Negociado (Sección) tenía atrasos considerables en el depósito de los cheques recibidos de los contribuyentes que se acogían al Código Federal de la Ley de Quiebras. De los registros de la Sección se desprende que ésta tenía, al 5 de marzo de 1999, en una caja de seguridad 3,137 cheques por $1,128,116 sin depositar. Estos fueron recibidos de los "Síndicos" de la Corte de Quiebras entre el 5 de octubre de 1998 y el 25 de febrero de Dichos cheques fueron depositados entre el 11 de marzo y el 21 de junio de 1999 con tardanzas que fluctuaron entre 15 y 234 días. Estas situaciones pueden propiciar que se extravíen cheques o la comisión de irregularidades con los mismos y que no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Además, retrasa el depósito de los mismos en la cuenta del Secretario y privan al Fondo General del Gobierno de tener esos recursos disponibles prontamente. d. El examen de las operaciones relacionadas con el control de otros 20,063 cheques por $4,149,115 recibidos en la Sección durante los años fiscales y reveló lo que se indica a continuación: (1) Los cheques eran entregados por los "Síndicos" a los representantes de la Sección que acudían a las vistas de la Corte de Quiebras sin que mediara un recibo ni una relación en la que se certificara la cantidad y el detalle de los cheques recibidos.

8 (2) Los representantes de la Sección entregaban los cheques a una empleada asignada por el Supervisor de la Sección, sin mediar recibo alguno. (3) El Supervisor de la Sección y tres técnicas en contribuciones que trabajaban con los cheques recibidos tenían acceso a la caja de seguridad. Estos tomaban directamente de la caja de seguridad los cheques para procesarlos, sin que tampoco mediara recibo alguno. Esta situación puede propiciar que se extravíen dichos cheques o la comisión de irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. 3. La División de Cumplimiento y Cobros (División) del Negociado no hacia gestiones efectivas para cobrar las contribuciones sobre ingresos pendientes. El examen para determinar la efectividad de las gestiones de cobro realizadas por la División en 45 casos por $5,786,362 de contribuciones sobre ingresos y arbitrios correspondientes a los años contributivos del 1992 al 1998 reveló lo siguiente : a. En 17 casos (37 por ciento) por $2,381,401 no se hicieron investigaciones para determinar si los contribuyentes poseían bienes inmuebles o derechos reales sobre los cuales se pudieran anotar embargos preventivos en el Registro de la Propiedad. b. : La Sección de Tele-Colecturía tampoco daba seguimiento a las solicitudes que hacían a los distritos de cobro para que hicieran las investigaciones mencionadas en el apartado anterior. c. La Sección de Tele-Colecturía no exigía a los distritos de cobro que informaran a ésta el resultado de dichas investigaciones y de los embargos anotados a las propiedades de los contribuyentes para tomar las medidas correspondientes. d. El examen de 25 expedientes por $8,144,677 de contribuciones sobre ingresos y arbitrios reveló que : (1) En seis casos (24 por ciento) por $691,123 de contribuciones sobre ingresos no se notificó a los contribuyentes los embargos anotados en el Registro de la Propiedad. (2) La División no requería a los encargados de los distritos de cobro informes periódicos de las gestiones realizadas para cobrar dichas contribuciones. 5

9 (3) De los 25 expedientes mencionados, 15 (60 por ciento) carecían de información importante sobre los requisitos contenidos en las ofertas y los compromisos. Entre otros, sobre los estudios de título de las propiedades y sobre los embargos anotados y notificados a los contribuyentes. Las situaciones señaladas ocasionan la acumulación innecesaria de deudas contributivas. Esto priva al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. Además, por el tiempo que transcurre, las referidas deudas se pueden convertir en incobrables. El no requerir los informes que se mencionan en el apartado 3-d(2) priva al Negociado de medios efectivos para determinar las medidas a tomar por el Departamento en relación con las gestiones realizadas por los encargados de los distritos de cobro. 4. De julio de 1996 á junio de 1998 la Sección de Embargas del Negociado recibió 23 expedientes de deudas contributivas por $2,714,776 de los distritos de cobro para que se tramitara el cobro de las deudas mediante la venta en subasta pública de las propiedades sobre las cuales se anotaron embargos en el Registro de la Propiedad. El examen de 10 de dichos expedientes por $2,195,468 demostró lo siguiente : a. No se solicitaron las tasaciones para las propiedades de dos contribuyentes que tenían deudas contributivas por $1,497,633 y $71,982, respectivamente. b. La Sección de Embargos no daba seguimiento a las tasaciones que se solicitaban a los tasadores privados para determinar si la valoración de los bienes resultaba suficiente para cubrir el total de la deuda establecida. Al 31 de enero de 1999 había 8 casos con deudas por $625,852 en los que transcurrieron entre 7 y 203 días para que se realizaran las tasaciones de los bienes embargados. Las situaciones señaladas retrasan el proceso de subasta, lo que priva al Gobierno de obtener prontamente los recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. 5-a. El examen de 10 expedientes de planes de pagos por $206,230 concedidos entre octubre de 1996 y abril de 1998 por la Sección de Tele-Colecturía del Negociado para liquidar deudas de contribuciones sobre ingresos reveló que : (1) En, 3 planes de pagos (30 por ciento) por $55,857 no se exigió a los contribuyentes que firmaran la "Notificación de Aprobación de Plan de Pagos". 6

10 (2) En 9 casos (90 por ciento) por $174,914 no se exigió a los contribuyentes garantía alguna para el cobro de las contribuciones. (3) En otros 5 casos (54 por ciento) por $101,553 no se exigió a los contribuyentes el pago de recibos por $21,186 puestos al cobro con posterioridad al plan de pagos. b. En el examen de otros 69 casos de planes de pagos por $234,918, los cuales tenían atrasos en sus pagos a planes concedidos durante el mismo período, determinamos lo siguiente : (1) En 16 casos (23 por ciento) por $60,146 no se exigió a los contribuyentes el pago de recibos por $36,685 puestos al cobro con posterioridad al plan de pagos. (2) En 41 casos (59 por ciento) por $143,011 los contribuyentes tenían atrasos de 3 a 15 meses por $26,151 en sus planes de pago y no se tomaron medidas para cobrar la deuda. El incumplimiento con los procedimientos citados priva al Gobierno de medios eficaces para asegurar el cobro de las contribuciones objeto de planes de pagos. Esto ocasiona la acumulación de deudas, lo cual priva al Gobierno de recursos para atender sus gastos de funcionamiento. Además, puede ocasionar que las deudas se conviertan en incobrables. 6. La Sección de Análisis y Descuento de Sueldo del Negociado se encarga de trabajar los casos de descuentos de sueldo (descuentos) por deudas atrasadas de contribuciones sobre ingresos y arbitrios de empleados públicos, municipales, de corporaciones públicas y por contrato. El descuento es un mecanismo que utiliza el Departamento para retener mensualmente de las nóminas de sueldo las deudas que tienen con el Gobierno los funcionarios y empleados públicos. Esto se hace mediante la "Notificación de Deudas Atrasadas o Autorización para Cancelar o Enmendar una Notificación" (Modelo SC-776). Según los registros del Negociado de Sistemas Electrónicos del Departamento, al 31 de diciembre de 1998 había 21,235. empleados gubernamentales que tenían deudas contributivas por $46,584,327. El examen relacionado con los referidos descuentos reveló lo siguiente :

11 a. No se había preparado la "Notificación de Deuda" para descuentos de sueldo para dichos empleados. b. Desde febrero de 1997 la Supervisora de la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo no había solicitado al Negociado de Sistemas Electrónicos la "Lista de Empleados Públicos con Contribuciones Adeudadas por Agencias" para realizar los descuentos correspondientes. c. No se llevaba un registro para verificar si la agencia para la que trabajaba el empleado realizaba el descuento correspondiente. Esto era necesario para verificar que se efectuaran y se recibieran los pagos establecidos. d. El examen de 10 expedientes de descuentos por $144,301 concedidos de julio de 1996 a febrero de 1998 por la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo para liquidar deudas contributivas sobre ingresos de igual número de contribuyentes reveló que : (1) En tres casos por $30,939 (30 por ciento) se acordaron descuentos a efectuarse en 36 meses y en otro por $1,741 en 24 meses, en lugar de los 12 meses reglamentarios. No había evidencia que justificara dicha concesión adicional. (2) No se había designado un empleado para controlar los expedientes de descuentos. Todos los empleados de dicha Sección tenían acceso a los mismos. (3) No se daba seguimiento a las "Notificaciones de Deuda" emitidas para determinar si los descuentos se habían efectuado. Las situaciones señaladas ocasionan la acumulación innecesaria de deudas contributivas. Esto priva al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. Además, por el tiempo que transcurre, las referidas deudas se pueden convertir en incobrables. También pueden propiciar la comisión de irregularidades. En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos principales resumidos y los hallazgos clasificados como secundarios enumerados del 7 al 15.

12 HALLAZGOS LOS DE CONTENIDO Y CLASIFICACIÓN En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1, de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, procedimiento de administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas correctivas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

13 INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 2-a, b y d, 3-b(2), 4, 6-a y d(1), 13 y 14-a, b y d fueron objeto de recomendaciones en el Informe de Auditoría DA del 30 de junio de 1993 (informe de auditoría anterior). OTRO ANEJO El Anejo 2 contiene una relación de los funcionarios principales del Negociado que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES A la Secretaria del Departamento de Hacienda 1. Tomar las medidas pertinentes, de manera que se cumpla con las disposiciones aplicables de notificar la desaparición de fondos públicos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico (Hallazgo 1). 2. Ver que la Secretaria Auxiliar de Rentas Internas se asegure de que la Directora del Negociado de Recaudaciones : a. Corrobore que se depositen diariamente los cheques y otros valores recibidos (Hallazgo 2-a al c). b. Establezca los controles necesarios para los cheques que se reciben en la Sección de Quiebras, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones que se comentan en el Hallazgo 2-d. c. Supervise adecuadamente las funciones que realiza el Jefe de la División de Cumplimiento y Cobros, el Supervisor de la Sección de Tele-Colecturía y los supervisores de los distritos de cobro, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones que se comentan en el Hallazgo 3. d. Solicite las tasaciones de las propiedades embargadas para el cobro de las deudas contributivas y ver que éstas se realicen (Hallazgo 4). 10

14 e. Exija y se asegure de que los contribuyentes con los planes de pago por contribución sobre ingresos : (1) Entreguen firmada la "Notificación de Aprobación de Plan de Pagos" [Hallazgo 5-a(1)]. (2) Ofrezcan garantías adecuadas para asegurar el cobro de las contribuciones [Hallazgo 5-a(2)]. (3) Paguen los recibos puestos al cobro con posterioridad a la formalización de los planes de pago [Hallazgo 5-a(3) y b(1)]. (4) Cumplan con sus planes de pago [Hallazgo 5-b(2)]. f. Se asegure de que : (1) Los descuentos de sueldo se efectúen de acuerdo al tiempo establecido en la reglamentación [Hallazgo 6-d(1)]. (2) Se designe un empleado para controlar los expedientes de descuentos de sueldo [Hallazgo 6-d(2)]. (3) Se dé seguimiento a la "Notificación de Deuda" emitida para determinar si los descuentos de sueldo se han efectuado [Hallazgo 6-d(3)]. g. Observe que el Supervisor de la Sección de Quiebras cancele las deudas saldadas al amparo de la Ley de Quiebras utilizando para ello el procedimiento establecido, una vez la Corte de Quiebras emita el documento correspondiente (Hallazgo 7). h. Tome las medidas que correspondan para corregir las situaciones que se comentan en el Hallazgo 9 relacionadas con la falta de gestiones adecuadas para recobrar los importes de los cheques devueltos por el banco.

15 i. Supervise adecuadamente las funciones que realizan la Jefa de la División de Contabilidad y la Supervisora de la Sección de Reclamaciones y Reintegros para asegurarse de que : (1) Cancele el "Comprobante de Reintegro" (Modelo SC-716) y sus justificantes una vez finalizado el proceso de pago de reintegros a los contribuyentes [Hallazgo 11-a(1)]. (2) Exija que se autoricen los pagos mediante la utilización de documentos originales y no a base de fotocopias de los justificantes [Hallazgo 11-a(2)], y se firme el "Comprobante de Reintegro" (Modelo SC-716) (Hallazgo 11-b). (3) Lleve un registro de los reintegros pagados para evitar el pago de reintegros duplicados [Hallazgo 11-a(3)]. j. Tome las medidas que correspondan para corregir la situación que se comenta en el Hallazgo 13 a la brevedad posible. k. Designe una persona para que se mantenga el control del archivo de dicha Sección y corrija las situaciones comentadas en el Hallazgo Tomar las medidas que correspondan para corregir las situaciones relacionadas con los faltantes frecuentes en las recaudaciones efectuadas en las colecturías (Hallazgo 10). 4. Aprobar un procedimiento por escrito para el uso y control del formulario "Recibo de Pago" (Modelo SC-848) (Hallazgo 12). 5. Aprobar con su firma los procedimientos que se utilizan en el Departamento para la disposición de dinero confiscado, ocupado o abandonado e imposición de deuda contributiva y para las reclamaciones y los reintegros de impuestos de arbitrios (Hallazgo 15). 6. Considerar la necesidad y conveniencia de formalizar un nuevo contrato de servicios para recuperar el importe de los cheques devueltos por el banco, que contenga todas las cláusulas necesarias (Hallazgo 8).

16 CARTAS A LA GERENCIA 1. Las situaciones comentadas en los hallazgos se sometieron a la Secretaria de Hacienda, Hon. Xenia Vélez Silva (Secretaria), mediante comunicaciones de nuestros auditores del 12 de mayo, 2 de julio y 16 de septiembre de El borrador de este informe fue sometido para comentarios a la Secretaria mediante carta del 22 de octubre de COMENTARIOS DE LA GERENCIA La Secretaria contestó las comunicaciones de nuestros auditores en cartas del 11 de junio y 11 de agosto de 1999, y el borrador del informe mediante carta del 24 de noviembre de En las mismas ofreció sus comentarios al respecto, los cuales fueron considerados en la redacción final del informe. En los hallazgos se incluye parte de sus comentarios. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y al personal del Negociado y del Departamento por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

17 DEPARTAMENTO DE HACIENDA Anejó 1 NEGOCIADO DE RECAUDACIONES Hallazgos Hallazgo 1 - Desaparición de fondos no informada al Contralor de Puerto Rico Los jefes de agencias son responsables por ley de notificar a las agencias fiscalizadoras la pérdida. o hurto de propiedad y de fondos públicos. En violación de lo así dispuesto, determinamos que no se notificó a esta Oficina la desaparición de recaudaciones por $25,990 efectuadas en la Colecturía de Rentas internas de Río Piedras, según se indica : El 3 de mayo de 1996 la Colectora de la Colecturía de Rentas Internas de Río Piedras entregó una valija con recaudaciones por $25,990 a un oficial de una corporación de transporte de valores (corporación) para ser depositada por dicha corporación en la cuenta del Secretario en un banco comercial, según el contrato vigente. El 7 de mayo de 1996 el oficial de la corporación alegadamente entregó erróneamente dicha valija a un representante de la Unidad de Cotejo de la Lotería de Puerto Rico. Estas recaudaciones nunca se depositaron en la cuenta del Secretario ni fueron encontradas en dicha Unidad. El 28 de junio y el 25 de noviembre de 1996 el Departamento solicitó de la corporación el reembolso de los $25,990. El 3 de septiembre de 1996 y el 11 de febrero de 1997 la corporación contestó las solicitudes del Departamento denegando la reclamación, porque alegadamente no hubo pérdida de las recaudaciones, ya que el dinero fue entregado en la Lotería de Puerto Rico. El 19 de agosto de 1998 y el 18 de febrero de 1999 el Departamento radicó en el Tribunal Superior, Sala de San Juan, por conducto del Departamento de Justicia, una demanda por incumplimiento 14

18 (Cont. Anejo 1) de contrato contra la corporación. Al 9 de septiembre de 1999 dicha demanda no había sido resuelta por un Tribunal de Justicia. En el Artículo 74-A del Código Político, según enmendado por la Ley Núm. 86 del 13 de julio de 1988, se dispone que cuando los jefes de agencias determinen que algún funcionario o empleado haya cometido una irregularidad en el manejo de la propiedad o fondos públicos, notificarán prontamente al Contralor de Puerto Rico para la acción que corresponda. La omisión de no informar al Contralor de Puerto Rico contraviene lo dispuesto en la ley y la reglamentación. El Departamento no cumplió lo dispuesto en la ley. En la carta de la Secretaria ésta informó que emitió las instrucciones necesarias para que se notifique a nuestra Oficina los casos relacionados con la pérdida de fondos o propiedad. Véase la recomendación 1. Hallazgo 2 - Controles inadecuados sobre los cheques recibidos para el pago de contribuciones y arbitrios a. El Negociado recibió 7,425 cheques de individuos y de corporaciones por $8,839,460 entre el 12 de abril y el 21 de mayo de 1999 para el pago de planillas de contribución sobre ingresos y de arbitrios. Estos cheques fueron enviados a los administradores de las colecturías de Ponce, Caguas y Arecibo y a los colectores de las colecturías de Río Piedras, Puerto Nuevo, Santurce, Barrio Obrero y Carolina, en lugar de enviarse a la Colecturía Central del Departamento para su aplicación y depósito, según se indica más adelante. Los mencionados cheques se depositaron en la cuenta del Secretario con tardanzas de 8 a 66 días.

19 (Cont. Anejo 1) Cantidad Colecturía de cheques Importe Caguas 946 $ 658,166 Ponce ,158 Arecibo ,776 Rio Piedras 2,217 2,203,418 Puerto Nuevo 1,994 2,732,962 Barrio Obrero ,496 Santurce 410 1,691,149 Carolina 2 5,335 Total 7,425 $8,839,460 b. Al 25 de junio de 1998 había en las secciones de Quiebras ; Análisis y Descuento de Sueldo ; y de Tele-Colecturía del Negociado, otros 4,377 cheques por $2,621,738 pendientes de depositar. Estos fueron recibidos entre el 1 de abril y el 24 de junio de 1998 para el pago de contribuciones. Estos cheques luego se depositaron en la cuenta del Secretario con tardanzas de 2 a 246 días. Situaciones similares a las de los apartados 2-a y b se comentaron en el informe de auditoría anterior. e. La Sección de Quiebras del Negociado (Sección) es la encargada de recaudar las contribuciones adeudadas al Departamento por los contribuyentes que se acogen al Código Federal de la Ley de Quiebras. El examen de estas operaciones reveló que la Sección tenía atrasos considerables en el depósito de los cheques recibidos. De los registros de la Sección se desprende que al 5 de marzo de 1999 había en una caja de seguridad 3,137 cheques por $1,128,116 sin depositar. Estos fueron recibidos de los "Síndicos" de la Corte de Quiebras entre el 5 de octubre de 1998 y el 25 de febrero de Dichos cheques fueron depositados entre el 11 de marzoy el 21 de junio de 1999 con tardanzas que fluctuaron entre 15 y 234 días. 1 6

20 (Cont. Anejo 1) En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" (Ley Núm. 230), se dispone que los sistemas que establezca el Secretario deben contener los controles necesarios y efectivos que impidan o dificulten la comisión de irregularidades relacionadas con los fondos públicos bajo su custodia y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades. En el "Manual de Procedimientos" (Manual) del Negociado, promulgado por el Secretario de Hacienda (Secretario) el 18 de marzo de 1996, se requiere que las recaudaciones se depositen diariamente. Estas situaciones pueden propiciar que se extravíen los cheques o la comisión de irregularidades con los mismos y que no se detecten a tiempo para, fijar responsabilidades. Además, retrasa el depósito de los mismos en la cuenta del Secretario y privan al rondo General del Gobierno de tener esos recursos disponibles prontamente. d_ El examen de las operaciones relacionadas con el control de otros 20,063 cheques por $4,149,115 recibidos en la Sección durante los años fiscales y reveló lo que se indica a continuación: (1) Los cheques eran entregados por los "Síndicos" a los representantes de la Sección que acudían a las vistas de la Corte de Quiebras sin que mediara un recibo'ni una relación en la que se certificara. la cantidad y el detalle de los cheques recibidos. (2) Los representantes de la Sección entregaban los cheques a una empleada asignada por el Supervisor de la Sección, sin mediar recibo alguno. (3) El Supervisor de la Sección y tres técnicas en contribuciones que trabajaban con los cheques recibidos tenían acceso a la caja de seguridad. Estos tomaban directamente de la caja de seguridad los cheques para procesarlos, sin que tampoco mediara recibo alguno. Situaciones similares se comentaron en el informe de auditoría anterior. En la Ley Núm. 230 se dispone que los sistemas que establezca el Secretario deben contener controles internos efectivos que aseguren el depósito y la contabilidad de los fondos públicos bajo su custodia. 1 7

21 (Cont. Anejo 1 ) Esta situación puede propiciar que se extravíen dichos cheques o la comisión de irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Lo comentado en los apartados anteriores denota que no se ejercía una supervisión efectiva ni se mantenía un control adecuado del proceso de depósito y aplicación de los cheques recibidos en el Negociado. En la carta de la Secretaria ésta informó que los cheques que se mencionan en el Hallazgo 2-a y b correspondían a aquéllos que fueron recibidos en los Centros de Orientación de Planillas y los Distritos de Auditoría Fiscal del Departamento durante el proceso de radicación de planillas. Por otro lado, en relación con las situaciones mencionadas en el Hallazgo 2-c y d informó, que el atraso en el depósito de los cheques de los contribuyentes acogidos a los beneficios que le concede la Ley de Quiebras se debe al trámite riguroso y complicado que deben seguir los funcionarios con dichos pagos. Además, informó que se creó la Oficina de Acreditación de Pagos para agilizar el proceso de acreditación, y que a partir de noviembre de 1999 los pagos de los casos de quiebras por el Capítulo 13 se reciben en la cuenta de la Secretaría por transferencia electrónica. También indicó que solicitó nuevamente a los "Síndicos" que relacionen los cheques. Véase la recomendación 2-a y b. Hallazgo 3 - Gestiones de cobro inefectivas de las contribuciones sobre ingresos adeudadas La División de Cumplimiento y Cobros (División) del Negociado tiene a su cargo desarrollar los procedimientos, las normas y los métodos de cobro de contribuciones atrasadas. Además, es responsable de supervisar y controlar las gestiones de cobro de las deudas atrasadas que realizan las unidades dedicadas al cobro y de la Sección de Tele-Colecturía. También tiene a su cargo el control del proceso de cobros por la vía de apremio, embargos, subastas y planes de pago. 1 8

22 (Cont. Anejo 1) a. El examen para determinar la efectividad de las gestiones de cobro realizadas por la División de 45 casos de contribuciones sobre ingresos y arbitrios por $5,786,362 correspondientes a los años contributivos del 1992 al 1998 reveló lo siguiente : (1) En 17 casos (37 por ciento) por $2,381,401 no se hicieron investigaciones para determinar si los contribuyentes poseían bienes inmuebles o derechos reales sobre los cuales se pudieran anotar embargos preventivos en el Registro de la Propiedad. (2) La Sección de Tele-Colecturía tampoco daba seguimiento a las solicitudes que hacía a los distritos de cobro para que investigaran casos como los mencionados en el apartado anterior. (3) La Sección de Tele-Colecturía no exigía a los distritos de cobró que informaran a ésta el resultado de dichas investigaciones y de los embargos anotados a las propiedades de los contribuyentes, para tomar las medidas correspondientes. b. El Negociado de Auditoría Fiscal (antes Negociado de Contribuciones sobre Ingresos) refiere las deudas tasadas de contribuciones sobre ingresos en riesgo de perderse ("jeopardy") al Negociado. Este, a su vez, envía los casos a los distritos de cobro para que realicen las gestiones de cobro. Según los registros del Negociado, de julio de 1996 a junio de 1998 éste refirió a los distritos de cobro 61 casos en riesgo de perderse "jeopardy" por $4,856,634. El examen de 10 expedientes de estos casos por $3,104,890 y de otros 15 expedientes de ofertas y compromisos de pago de contribuciones y arbitrios por $5,039,787 reveló lo siguiente : (1) En 6 casos (24 por ciento) de contribuciones sobre ingresos por $691,123 no se notificó a los contribuyentes los embargos anotados en el Registro de la Propiedad. (2) La División no le requería a los encargados de los distritos de cobro informes periódicos de las gestiones realizadas para cobrar dichas contribuciones. 1 9

23 (Cont. Anejo 1) (3) De los 25 expedientes mencionados, 15 (60 por ciento) carecían de información importante sobre los requisitos contenidos en las ofertas y los compromisos. Entre otros, sobre los estudios de título de las propiedades y sobre los embargos anotados y notificados a los contribuyentes. Una situación similar a la del apartado 3-b(2) se señaló en el informe de auditoría anterior. En el Manual se establecen las normas para gestionar el cobro de las contribuciones mencionadas. En el "Código Político" se establecen las normas para el embargo y la venta de bienes de los deudores morosos. En el "Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994", s enmendado, se dispone que las contribuciones impuestas, incluyendo los intereses, las cantidades adicionales y las adiciones a dichas contribuciones, serán cobradas por el Secretario mediante el procedimiento de apremio establecido por ley. Se establece que tan pronto dichas contribuciones hayan sido tasadas, y sin que sea necesario dejar transcurrir el período que concede la ley para su pago ni proceder antes de embargar bienes muebles del contribuyente, el Secretario podrá ordenar que se embarguen bienes inmuebles o derechos reales del contribuyente para asegurar o hacer efectivo el pago de dichas contribuciones, conforme al procedimiento de apremio. Las situaciones señaladas ocasionan la acumulación innecesaria de deudas contributivas. Esto priva al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. Además, por el tiempo que transcurre, las referidas deudas se pueden convertir en incobrables. El no requerir los informes que se mencionan en el apartado 3-b(2) priva al Negociado de medios efectivos para determinar las medidas a tomar por el Departamento en relación con las gestiones realizadas por los encargados de los distritos de cobro. Por otro lado, mantener expedientes sin la información requerida menoscaba la confiabilidad en las aprobaciones de dichos casos y nos impidió verificar en todos sus detalles la corrección de las mismas. El Jefe de la División, los supervisores de la Sección de Tele-Colecturía y de los distritos de cobro no cumplieron con sus deberes de gestionar eficazmente el cobro de las contribuciones sobre ingresos y arbitrios adeudados, conforme a lo establecido en el Manual. Dichas gestiones deben incluir el embargo de bienes del 20

24 (Cont. Anejo l ) contribuyente, de ser necesario. Esto evidencia la necesidad de mayor supervisión por la Directora del Negociado sobre las funciones del Jefe de la División y de los supervisores de la Sección de Tele-Colecturía y de los distritos de cobro. En la carta de la Secretaria ésta informó que se tomarán las medidas correctivas respecto a las situaciones señaladas. Véase la recomendación 2-c. Hallazgo 4 - Desviaciones de la reglamentación establecida para el embarg o de propiedades De julio de 1996 a junio de 1998 la Sección de Embargos del Negociado recibió 23 expedientes de deudas contributivas por $2,714,776 de los distritos de cobro para que se tramitara el cobro de las deudas mediante la venta en subasta pública de las propiedades sobre las cuales se anotaron embargos en el Registro de la Propiedad. El examen de 10 de dichos expedientes por $2,195,468 demostró lo siguiente : a. No se solicitaron las tasaciones para las propiedades de dos contribuyentes que tenían deudas contributivas por $1,497,633 y $71,982, respectivamente. b. La Sección de Embargos no daba seguimiento a las tasaciones que se solicitaban a los tasadores privados para determinar si la valoración de los bienes resultaba suficiente para cubrir el total de la deuda establecida. Al 31 de enero de 1999 había 8 casos con deudas por $625,852 en los que transcurrieron entre 7 y 203 sin que se realizaran las tasaciones de los bienes embargados. Situaciones similares fueron señaladas en el informe de auditoria anterior. En el Manual y en el "Código Político" se establecen las normas para el embargo y la venta de bienes de los deudores morosos. En la Ley Núm. 230 se establece que la organización fiscal que diseñe el Secretario debe proveer para el control efectivo y la contabilidad de todos los fondos, la propiedad y los activos pertenecientes a las dependencias. Como parte de esto y como norma de control interno y de sana administración, el 21

25 (Cont. Anejo 1) Negociado debe establecer los mecanismos necesarios para dar seguimiento a las tasaciones que solicitaban a los tasadores privados para determinar si la valoración de los bienes resultaba suficiente para cubrir el total de la deuda. Las situaciones señaladas retrasan el proceso de subastas, lo que priva al Gobierno de obtener prontamente los recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. El Supervisor de la Sección de Subastas no cumplió con su función de gestionar con prontitud las tasaciones de las propiedades y el seguimiento a las solicitudes de éstas. Esto evidencia la necesidad de mayor supervisión por parte de la Directora del Negociado sobre las funciones del Supervisor de la Sección de Subastas. En la carta de la Secretaria ésta informó que se tomaron las medidas correctivas respecto a las situaciones señaladas. Véase la recomendación 2-d. Hallazgo 5 - Inobservancia de la ley y la reglamentación en la concesión de los -Planes de Pago a contribuyentes a. El examen de 10 expedientes de planes de pagos por $206,230 concedidos entre octubre de 1996 y abril de 1998 por la Sección de Tele-Colecturía del Negociado para liquidar deudas de contribuciones sobre ingresos reveló que : (1) En 3 planes de pagos (30 por ciento) por $55,857 no se exigió a los contribuyentes que firmaran la "Notificación de Aprobación de Plan de Pagos". (2) En 9 casos (90 por ciento) por $174,914 no se exigió a los contribuyentes garantía alguna para el cobro de las contribuciones. (3) En otros 5 casos (50 por ciento) por $101,553 no se exigió a los contribuyentes el pago de recibos por $21,186 puestos al cobro con posterioridad al plan de pagos. 22

26 (Cont. Anejo 1) b. En el examen de otros 69 casos de planes de pagos por $234,918 concedidos durante el mismo período, los cuales tenían atrasos en sus pagos, determinamos lo siguiente : (1) En 16 casos (23 por ciento) por $60,146 no se exigió a los contribuyentes el pago de recibos por $36,685 puestos al cobro con posterioridad al plan de pagos. (2) En 41 casos (59 por ciento) por $143,011 los contribuyentes tenían atrasos de 3 a 15 meses por $26,151 en sus planes de pago y no se tomaron medidas para cobrar la deuda. En estos casos no se cumplió con el "Procedimiento para Implementar la Concesión y Control de los Planes de Pagos" del 1 de enero de 1984 y el "Procedimiento para los Planes de Pagos" del 27 de julio de 1996, promulgados por el Secretario. En la Ley Núm. 8 del 10 de abril de 1964 se faculta al Secretario a conceder planes de pagos a contribuyentes que adeuden contribuciones sobre ingresos. En la misma se dispone que si el contribuyente dejara de cumplir con cualquiera de las obligaciones contraídas con arreglo a esta ley, la deuda se consideraría vencida y se procedería al cobro de la misma siguiendo el procedimiento que el Secretario juzgue más conveniente. El incumplimiento con los procedimientos citados priva al Gobierno de medios eficaces para asegurar el cobro de las contribuciones objeto de planes de pagos. Esto ocasiona la acumulación de deudas, lo cual priva al Gobierno de recursos para atender sus gastos de funcionamiento. Además, puede ocasionar que las deudas se conviertan en incobrables. El Supervisor de la Sección de Tele-Colecturía no cumplió con su responsabilidad sobre los planes de pagos para el cobro de contribuciones atrasadas. Por otro lado, el Jefe de la División y la Directora del Negociado no supervisaban adecuadamente dichas operaciones.

27 (Cont. Anejo 1) En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, que el Negociado enmendará el Manual para evitar confusión en el procedimiento que utiliza la Sección de Tele-Colecturía para la aprobación de los planes de pagos (Hallazgo 6-a). Véase la recomendación 2-e. Hallazgo 6 - Inobservancia de la ley y la reglamentación en el cobro de deudas contributivas mediante descuentos de sueldo a empleados gubernamentales La Sección de Análisis y Descuento de Sueldo del Negociado se encarga de trabajar los casos de descuentos de sueldo (descuentos) por deudas atrasadas de contribuciones sobre ingresos y arbitrios por empleados públicos, municipales, de corporaciones públicas y por contrato. El descuento es un mecanismo que utiliza el Departamento para retener mensualmente de las nóminas de sueldo las deudas que tienen con el Gobierno los funcionarios y empleados públicos. Esto se hace mediante la "Notificación de Deudas Atrasadas o Autorización para Cancelar o Enmendar una Notificación" (Modelo SC-776). Según los registros del Negociado de Sistemas Electrónicos del Departamento, al 31 de diciembre de 1998 había 21,235 empleados gubernamentales que tenían deudas contributivas por $46,584,327. El examen relacionado con las operaciones de los referidos descuentos reveló lo siguiente : a. No se había preparado la "Notificación de Deuda" para descuentos de sueldo para dichos empleados. b. Desde febrero de 1997 la Supervisora de la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo no había solicitado al Negociado de Sistemas Electrónicos la "Lista de Empleados Públicos con Contribuciones Adeudadas por Agencias" para realizar los descuentos correspondientes.

28 (Cont. Anejo 1) c. No se llevaba un registro para verificar si la agencia para la que trabajaba el empleado realizaba el descuento correspondiente. Esto era necesario para verificar que se efectuaran y se recibieran los pagos establecidos. d. El examen de 10 expedientes de descuentos por $144,301 concedidos de julio de 1996 a febrero de 1998 por la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo para liquidar deudas contributivas sobre ingresos de igual número de contribuyentes reveló que : (1) En tres casos por $30,939 (30 por ciento) se acordaron descuentos a efectuarse en 36 meses y en otro por $1,741 en 24 meses, en lugar de los 12 meses reglamentarios. No había evidencia que justificara dicha concesión adicional. (2) No se había designado un empleado para controlar los expedientes de descuentos. Todos los empleados de dicha Sección tenían acceso a los mismos. (3) No se daba seguimiento a las "Notificaciones de Deuda" emitidas para determinar si los descuentos se habían efectuado y recibido. Situaciones similares a las del apartado 7-a y d(1) se señalaron en el informe de auditoría anterior. En la Ley Núm. 230 se establece que la organización fiscal que diseñe el Secretario debe proveer para el control efectivo y la contabilidad de todos los fondos, la propiedad y los activos pertenecientes a las dependencias. Como parte de esto y como norma de control interno y de sana administración, el Negociado debe establecer los mecanismos necesarios para dar seguimiento adecuado a todos los casos de descuentos. En el Manual se establecen las normas para gestionar los descuentos por deudas atrasadas de contribuciones sobre ingresos y arbitrios a empleados públicos. Además, sé dispone que los descuentos se computarán por el término de 12 plazos. 25

29 (Cont. Anejo 1 ) Como norma de sana administración, los departamentos deben establecer controles internos necesarios para proteger sus documentos. Entre ellos, el que se designe un empleado para controlar los expedientes y requerir que se mantengan registros confiables de sus activos, como son las cuentas por cobrar. Las situaciones señaladas ocasionan la acumulación innecesaria de deudas contributivas. Esto priva al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. Además, por el tiempo que transcurre, las referidas deudas se pueden convertir en incobrables. También pueden propiciar la comisión de irregularidades. La Supervisora de la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo no cumplió eficazmente con su función sobre los descuentos de sueldo para el cobro por deudas atrasadas de contribuciones sobre ingresos y arbitrios a empleados públicos. Por otro lado, el Jefe de la División y la Directora del Negociado no supervisaban adecuadamente dichas operaciones. En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, que se esperaba la mecanización de estas operaciones y que tomarán las medidas necesarias para corregir las situaciones señaladas. Véase la recomendación 2-f. Hallazgo 7 - Inobservancia de la reglamentación en la cancelación de deudas pagadas al amparo de la Ley de Quiebras -- En los casos en que los contribuyentes saldaban el plan de pagos establecido al amparo del Código Federal de la Ley de Quiebras (véase el Hallazgo 2-c), la Corte de Quiebras emitía un documento conocido como "Discharge of Debtor" (descargo de deuda). Este se utilizaba para que la Sección, luego de verificar y certificar la deuda contemplada en la quiebra, solicitara su cancelación según el descargo correspondiente. 26

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