NAVEGACION SAP INTRODUCCION AL SISTEMA R/3 DE SAP. Enero 2011

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1 NAVEGACION SAP INTRODUCCION AL SISTEMA R/3 DE SAP Enero 2011

2 Agenda Reglas Metodología Objetivos del Curso Qué es un ERP? Qué es significa SAP? Estructura Módulos Ingreso al sistema Navegación Conceptos Ampliados Preguntas

3 Reglas Apagar el celular Evitar salir durante el curso Respetar el horario del curso Respetar los intervalos Tener actitud participativa Preguntar toda duda por más obvia que sea Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso Prestar atención a las preguntas, contribuyen a aclarar sus propias dudas Prestar atención en el curso Tener en cuenta el objetivo del mismo

4 Metodología 1 Introducción 2 Presentación Conceptual 3 Demostración En SAP 4 Preguntas y Respuestas 5 Práctica y Ejercicios 6 Preguntas y Respuestas 7 Evaluaciones 8 Cierre

5 Objetivos del curso Al final del curso el participante será capaz de: Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3. Identificar los elementos de una ventana típica. Navegar por el sistema. Personalizar las parametrizaciones del sistema. Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3. Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3. Describir el propósito y definición de los elementos organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP.

6 Qué es un ERP? El termino ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma. Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros. Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos, incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo información a través de la organización.

7 Qué significa SAP? Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la información mediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, está totalmente integrado.

8 Producto R/3 Sistema que proporciona funcionalidades apoyar los procesos organizacionales. integradas para Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en tres niveles: Presentación (GUI Graphics User Interface) Aplicación Base de datos Versión del software o Release para Sigma S.A. ECC6.

9 Clientes/Servidor

10 Sistema Parametrizable??

11 R/3 Base de procesos de negocio

12 Estructura

13 Estructura

14 Estructura

15 Estructura FI Contabilidad Financiera (FI) El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario.

16 Estructura Libro Mayor - GL (General Ledger ) Donde se define el Catalogo de cuentas contables. Proporcionar un cuadro general de la contabilidad. Administración por partidas abiertas para ciertos procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.). Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración. Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes (Controlling). Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.

17 Estructura Cuentas por Pagar - AP Administra el maestro de proveedores-acreedores El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores. Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con facturas son registradas para cada proveedor. El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimentos. Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control que pueden ser ejecutados.

18 Estructura Cuentas por Cobrar - AR Administra el maestro de clientes - deudores El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores). Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación. Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.

19 Estructura Tesorería Gestión de Caja TR-CM Deuda e Inversiones TR-LO Administra los datos maestros de bancos Propios. Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones. Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería). Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública. Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas. Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales.

20 Estructura Activos Fijos - AM El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos. En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. Calcula depreciación y amortización. Administra y maneja obras en proceso y diferidos. Maneja diferentes tipos de valoración. Calcula ajuste por inflación.

21 Estructura Costos - CO El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP. Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.

22 Estructura Consolidación - EC Contiene funciones del sistema de consolidación que se pueden usar para presentación de cuentas externa (establecida por la ley) así como para gestión de informes interna. Considera que existan un plan único de cuentas para las entidades a consolidar. Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente: Creación de las unidades organizativas de consolidación, según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema operativo. Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen métodos de transferencia de datos (Uploads). Permite la definición de distintos métodos para trasladar los datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o automáticos.

23 Estructura Gestión de Compras Administración de Materiales MM Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades. Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administración de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas.

24 Estructura Control Presupuestario - IPS La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar todos los ingresos y gastos a través de una dirección presupuestal (Datos maestros). Permite controlar los futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el presupuesto de comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC). Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y traslados. En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de Entidad de Control Presupuestario. Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del cierre Financiero-contable. Esta integrado con todos los módulos del sistema.

25 Estructura

26 Navegación: Ingreso al sistema Hacer doble click en el icono de SAP logon Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP

27 Navegación: Ingreso al sistema El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema. En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos. Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.

28 Ambiente de SAP DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones). QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales. PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.

29 Ingrese el mandante Navegación: Ingreso al sistema Ingrese el usuario Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español) <ENTER> Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave. Reglas para crear la contraseña: 1. Debe tener al menos 3 caracteres y no más de Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos los signos de puntuación. 3. No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos. 4. No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario.

30 Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir.

31 Navegación: Salir del sistema Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI

32 Navegación

33 Navegación Encabezado de la Pantalla Barra de Títulos Barra de Menú Barra de Herramientas Cuerpo de la Pantalla Menú Imagen Barra de Estado

34 Navegación: Barra de estado Sistema de Mensajes

35 Navegación: Barra de estado Sistema de Información

36 Navegación: Iconos básicos En R/3 las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre íconos. A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema.

37 Navegación: Iconos básicos Enter Grabar Pantalla Anterior Pantalla Inicial Cancelar Imprimir Buscar Continuar Búsqueda [ENTER] [Ctrl+S] [F3] [Shift F3] [F12] [Ctrl+P] [Ctrl+F] [Ctrl+G] Primera Hoja Hoja Anterior Hoja Siguiente Ultima Hoja Crear Modo Ayuda

38 Navegación Selección de menú Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario. Menú SAP: Estándar del sistema. Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP.

39 Transacciones empresariales

40 Conceptos ampliados del sistema: Transacciones Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables deben ser ingresados.

41 Navegación Como seleccionar tareas Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas: Vía Campo Comando: Digitar el código de la transacción. Vía Menú: Navegar hasta llegar a la transacción requerida.

42 Navegación Modos o Sesiones

43 Navegación: Múltiples modos Para crear un modo: 1. Desde el menú: Sistema> Crear Modo 2. Por medio del botón Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del sistema disminuye a mayor número de modos abiertos.

44 Navegación /n Cierra la transacción en la que se está trabajando. /o Crea un nuevo modo. /i Cierra el modo en el que se está trabajando.

45 Navegación Favoritos Insertar carpeta para organizar sub-menus. Insertar transacción: si conoce el código. Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el ícono Para borrar

46 Navegación Configuración Personalizada

47 Navegación: Ayuda Campo Ayuda: F1, F4 Cliente de visualización: Imagen inicial Cliente de visualización: Imagen inicial Cliente de visualización: Imagen inicial F1 Cliente Sociedad IDES Becker Berlín F4 Intervalo Restringido de Valores Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial Restricciones Número de cuenta del cliente Una única clave que se utiliza para identificar con facilidad al cliente dentro del sistema SAP. Procedimiento Al crear un registro maestro de cliente, el usuario introduce el número de cuenta del cliente o hace que el sistema determine el número cuando se ha grabado el registro en función del tipo de asignación de números que se utilice. Ayuda p. aplicación Mensaje Datos técnicos Entradas posibles Cliente Sociedad Nombre de la empresa Ciudad Moneda Número restringido a Lista de aciertos FD03 iwdf4042 INS Sin restricción SAP AG 1999

48 Navegación: Ayuda Tecla de Función F1 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste.

49 Navegación: MarchCode Búsqueda de datos o posibles entradas: Tecla de Función F4 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo. Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda. Puede llamar la función dando un click sobre el Matchcode

50 Funciones del sistema: Servicios

51 Funciones del sistema: Perfil del usuario

52 Conceptos ampliados del sistema: Elementos organizativos Los elementos organizacionales son los mecanismos para definir una estructura corporativa de una compañía dentro del sistema SAP para propósitos legales y/o relacionados con el negocio. Cada elemento organizacional, como el centro, es primero definido en la parametrizacion y entonces asignado (enlazado) a otros elementos organizacionales (p.e. Planta a Sociedad), de esa manera se representa toda la estructura corporativa.

53 Conceptos ampliados del sistema: Elementos organizativos Sociedad FI Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial es producir bienes y/o prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad.

54 Conceptos ampliados del sistema: Elementos organizativos División Agrupaciones dentro de las Compañías Representa un Área separada de Operaciones o Responsabilidades dentro de una Organización Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica para una Compañía en particular El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de Resultados se puede desarrollar

55 Conceptos ampliados del sistema: Elementos organizativos División División

56 Conceptos ampliados del sistema: Elementos organizativos Estructuras Organizativas Están compuestas de elementos que representan la parte legal y las vistas organizacionales de una empresa, en función de los procesos empresariales, las áreas de responsabilidad y los requerimientos de informes. Cada módulo tiene las propias.

57 Estructuras organizativas Sociedad CP La entidad CP es una unidad organizativa que clasifica la empresa desde el punto de vista del control de fondos y del control presupuestario. Sociedad GL Sociedad CO La sociedad CO es una unidad organizativa que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costos o Controlling. Sociedad FI Unidad Organizacional para la cual se define un Plan de Cuentas, con el propósito de reportar tanto interna como externamente los resultados de la Empresa y que clasifica la empresa conforme a los requerimientos de la legislación.

58 Plan de Cuentas Plan de cuentas Sociedad 1000 Sociedad 2000 Sociedad 3000 Sociedad 4000 Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad

59 Elementos organizativos

60 Conceptos ampliados del sistema: Datos Maestros Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información. Datos maestros Ej.: Proveedores Datos contabilidad Datos generales Vistas Datos compras

61 Conceptos ampliados del sistema: Salida

62 Conceptos ampliados del sistema: Reportes Los tipos de reportes disponibles en SAP son: Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos (características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte. Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos) Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y BW (Business Warehouse)

63 Conceptos ampliados del sistema: Reportes Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas de Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como Logística, Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la transacción es almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de Información para propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden también ser ingresados para propósitos estadísticos.

64 PREGUNTAS

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