Licitación No. LI

Transcripción

1 DOCUMENTO DE RESPUESTA OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES PAG: 1-5 Licitación No. LI Suministro de combustible JET-A1 al ala de las aeronaves de SATENA, aviones fletados por la aerolínea y tanques del Cerrejón. 1. OBSERVACIÓN: El día 9 de junio del 2015 mediante correo electrónico, la empresa WORLD FUEL SERVICES presentó la siguiente observación: 1. RESPUESTA: El día 9 de junio de 2015, SATENA dio respuesta en los siguientes términos: Buenas tardes señora Murcia: En referencia a la prórroga para la entrega de las ofertas en el proceso de Licitación No. LI , me permito informar que el cronograma establecido para dicho proceso está de acuerdo con los plazos estipulados en el Manual de Contratación de SATENA numeral Por lo tanto, no es viable su prorroga, ya que los contratos actuales vencen el próximo 30 de junio de Es importante aclarar que para la presentación de las propuestas no son cuatro (4) días hábiles como lo informa el proveedor, sino cinco (5) días hábiles ya que el pliego de condiciones fue publicado en la página web de SATENA el día de hoy junio 9 de 2015 a las 8:00 horas. 2. OBSERVACIÓN: El día 11 de junio del 2015, mediante correo electrónico, la empresa ENERGIZAR S.A. presentó las siguientes observaciones: ( ) A continuación nos permitimos presentar observaciones la pliego en referencia, para su estudio y definición. Indicadores Financieros: Dentro de los indicadores financieros que incluye el pliego, el relacionado con el nivel de endeudamiento exige que debe ser igual o inferior al 65%.Agradecemos reconsiderar una aumento de este nivel al 71.1%, con el fin de poder participar en la licitación. Adjuntamos un cuadro con los índices que tiene Energizar a Diciembre 31 de En el último párrafo del capítulo cuarto sobre criterio de e valuación de la ofertas, mencionan que en el anexo 9, indican los consumos y valores promedio para cada una de las ciudades. Revisando el anexo solamente figuran los consumos y no los valores promedio combustible.

2 Fecha de Cierre: Agradecemos considerar un cambio en la fecha de cierre para el 18 de Junio, debido a mayor tiempo que demanda la consecución de las certificaciones y de la póliza de seriedad de la oferta. En los datos enviado tenemos un error. El endeudamiento de Energizar a Diciembre 31 de es del 68%. Agradecemos aumentar el nivel al porcentaje mencionado, en lugar del 71.1% solicitado. Adjunto nuevamente los indicadores revisados. 2. RESPUESTA: El día 12 de junio de 2015, SATENA dio respuesta en los siguientes términos: Buenas tardes señor Gómez: En relación con las observaciones al pliego de condiciones del proceso de licitación No. LI , SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: Observación No. 1 Indicadores Financieros: Dentro de los indicadores financieros que incluye el pliego, el relacionado con el nivel de endeudamiento exige que debe ser igual o inferior al 65%.Agradecemos reconsiderar una aumento de este nivel al 71.1%, con el fin de poder participar en la licitación. Adjuntamos un cuadro con los índices que tiene Energizar a Diciembre 31 de Aclaración: En los datos enviado tenemos un error. El endeudamiento de Energizar a Diciembre 31 de es del 68%. Agradecemos aumentar el nivel al porcentaje mencionado, en lugar del 71.1% solicitado. Adjunto nuevamente los indicadores revisados. Ver ADENDA No. 1 publicada en el módulo de contratación de la página web de SATENA. Observación No. 2 En el último párrafo del capítulo cuarto sobre criterio de e valuación de la ofertas, mencionan que en el anexo 9, indican los consumos y valores promedio para cada una de las ciudades. Revisando el anexo solamente figuran los consumos y no los valores promedio combustible. Ver ADENDA No. 1 publicada en el módulo de contratación de la página web de SATENA. Observación No. 3

3 Fecha de Cierre: Agradecemos considerar un cambio en la fecha de cierre para el 18 de Junio, debido a mayor tiempo que demanda la consecución de las certificaciones y de la póliza de seriedad de la oferta. No es posible la prorroga ya que este proceso está de acuerdo a los plazos establecidos en el Manual de Contratación de SATENA y sujeto a un cronograma establecido para firmar los contratos e iniciar los suministros de combustible a partir de julio 1 de OBSERVACIÓN: El día 12 de junio del 2015, mediante correo electrónico, la empresa TERPEL S.A. presentó las siguientes observaciones: ( ) Teniendo en cuenta la Licitación No. LI para el suministro de combustible JET-A1 al ala de las aeronaves de SATENA, Aviaciones fletados por la aerolínea y tanques del cerrejón, agradecemos se nos aclare las siguientes dudas y comentarios al proceso: 1. En el Anexo No. 1, numeral 1,3 informan que la unidad de medida es galón al ala del avión y almacenamiento cerrejón; confirmamos que las entregas en el cerrejón son a granel, por lo tanto el almacenamiento, custodia y responsabilidad del combustible está a cargo de SATENA y/o El Cerrejón una vez el combustible es descargado por parte de la empresa proveedora a los tanques ubicados en La Mina y/o Puerto Bolivar. 2. Cómo se liquidará el costo del producto importado? En el Anexo No. 7 la casilla indica Porcentaje de Mezcla Combustible Nacional 3 al 9 de Junio de 2015, informamos que la cantidad de producto importado de combustible es variable mes a mes y es fijado por el productor del JET-A1, por lo tanto los agentes distribuidores en la cadena de combustibles no tenemos injerencia en la cantidad de producto importado o nacional disponible en el mercado. Por otro lado, Organización Terpel no mezcla producto nacional con importado, Organización Terpel otorga una nominación teniendo en cuenta el promedio de consumo histórico de combustible para cada aeropuerto y se le asigna el mismo porcentaje de producto nacional e importado disponible para ese mes teniendo en cuenta la producción de JET-A1 nacional informada por Ecopetrol. Esta nominación es informada a SATENA mediante oficio formal indicando la cantidad de galones nacionales disponibles para el mes en cada uno de los aeropuertos y donde informamos que cualquier galón adicional a lo relacionado en dicho oficio será facturado con el costo de producto importado. 3. Teniendo en cuenta que las operaciones en Cúcuta ya iniciaron, solicitamos se nos informe el consumo de SATENA en dicho aeropuerto durante Mayo con el fin de tener una guía referente a los consumos en dicho aeropuerto. 4. Solicitamos se nos envíe un borrador del contrato con el fin asegurar que cumplamos con todo lo exigido en el documento. 5. En algunos anexos y formatos que son de obligatorio diligenciamiento, solicitan firma del representante legal y sello al mismo, informamos que la

4 Organización Terpel no maneja sellos por lo cual solicitamos que estos formatos sean aceptados únicamente con la firma del representante legal. 6. Solicitamos que nos aclaren en el formulario No 7 en la casilla que indica Valor Galón Flete Terrestre en Pesos 3 al 9 de Junio de 2015 si hacen referencia al costo de flete para los casos de producto importado desde Cartagena a cada aeropuerto ofertado. 7. Solicitan que la empresa proveedora de combustible presente un panorama de Riesgos y Defensas identificados en la operación con SATENA, agradezco nos aclaren a que hace referencia con las defensas. 8. Solicitamos nos envíen los programas PREVAC con el fin de garantizar el cumplimiento con el departamento de seguridad. 9. Solicitamos se nos envíe el sistema de Gestión de Seguridad Operaciones y los estándares de SATENA con el fin de garantizar su capacitación o permitírsela a nuestros colaboradores. 10. Solicitamos se nos envíe la política de Seguridad Operacional y el plan de implementación del SMS de SATENA para garantizar su aplicación. 11. En los pliegos del proceso, solicitan la autorización por parte de la aeronáutica civil o Administrador del respectivo aeropuerto para suministrar el combustible de aviacion en la localidad ofertada. Informamos que el permiso o autorización para comercializar combustible en cada uno de los aeropuertos es dada por el Ministerio de Minas y Energía mediante resolución de autorización el cual se adjuntará dentro de los documentos de la oferta. Ni la Aeronáutica Civil o el administrador del aeropuerto conceden estos permisos, dichos agentes otorgan en arrendamiento espacios dentro del aeropuerto para la construcción de las instalaciones de la Estación de Servicio de Aviacion. Estos espacios quedan consignados dentro de un contrato el cual en caso de ser requerido deberá contar con la autorización de las partes para su divulgación. 3. RESPUESTA: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: 1. En el ANEXO No.1, numeral 1.3, se indica combustible a granel en tanques de almacenamiento Cerrejón. La custodia del mismo será a cargo de SATENA. 2. El costo galón combustible 100% importado se debe relacionar en la casilla No. 2 Combustible 100% importado, como es el caso de la zona norte del país, para las demás ciudades se contempló porcentaje en mezcla nacional e importado la cual es manejada por uno de los mayoristas de combustible, para el caso de esta liquidación, se manejará la mezcla de la semana del 3 al 9 de junio de LO anterior con el fin de tener una forma más objetiva para comparar las diferentes ofertas presentadas, por lo tanto, es importante que se maneje esta mezcla, la cual pueden extraer de los consumos promedios de la compañía. 3. El promedio mensual de galones de combustible para la ciudad de Cúcuta del 10 al 31 de mayo fue de galones. 4. El contrato contendrá las mismas estipulaciones que el pliego de condiciones del presente proceso. Sin embargo, puede tomar como referencia el contrato de combustible suscrito el año pasado con la compañía TERPEL S.A. 5. No es obligatorio la utilización del sello, la sola firma del representante legal comprometerá a la compañía.

5 6. En el ANEXO No. 7, el valor flete corresponde a transporte de combustible a granel a tanques Cerrejón y al combustible importado hacia el centro del país. 7. La palabra defensas: Son las acciones que deben tomar para la mitigación de riesgos y control de peligros en la operación aeronáutica (Incluyendo suministro de combustible) que ejecutaría Terpel, para este caso. 8, 9, 10. Para estos puntos que corresponden a seguridad en la operación, se adjunta el Manual de Gestión de Seguridad de SATENA, donde se contemplan estos temas. 11. Para este caso son válidas las autorizaciones del Ministerio de Minas y Energía. Siendo las 8:00 a.m. del día 16 de junio de 2015 y vencido el término para presentar observaciones al pliego de condiciones, SATENA deja constancia que dio respuesta a todas las observaciones formuladas en tiempo por los interesados dentro del presente proceso de selección. Original firmado por Mayor General (r) JUAN CARLOS RAMÍREZ MEJÍA Presidente Bogotá D.C., 16 de junio de 2015