Gestión de Procesos de Compra. Documentación Técnico Comercial

Transcripción

1 Gestión de Procesos de Compra

2 Gestión de Procesos de Compra Página 2 de 8 Qué es I-Compras?... 3 A quién va dirigida la aplicación I-Compras?... 3 Características generales de la aplicación... 3 Flujo básico de la aplicación... 6 Look&Feel... 7

3 Gestión de Procesos de Compra Página 3 de 8 Qué es I-Compras? El Dpto. de Negocio de Indicus Software ha ideado una aplicación para realizar una gestión completa del flujo administrativo que se lleva a cabo al realizar una compra corporativa para su compañía. I-Compras le permite mejorar la operativa durante este proceso y mantener controlada la trazabilidad y costes, permitiendo que la compra desde su solicitud, estudio y ejecución disponga siempre de información para todos los roles participantes. A quién va dirigida la aplicación I-Compras? Esta aplicación va dirigida a cualquier empresa que desarrolle cualquier actividad y que entre sus actividades diarias se encuentre la gestión de compras corporativas. Está dirigida a cualquier Dpto. ya que cualquier empleado puede dar de alta una petición de compra, pero es en el Dpto. de Compras donde adquiere su mayor usabilidad, facilitando la recepción de información y gestión del proceso de la compra. Características generales de la aplicación Las principales características a nivel general de la aplicación son las siguientes: 1. Aplicación 100% Web: Los usuarios pueden acceder a la aplicación desde cualquier ordenador conectado a Internet con cualquier navegador. No se instala en el ordenador cliente ningún componente ni plug-in adicional. 2. Aplicación Multi-Lenguaje: Preparada para poder ser utilizada en diversos idiomas en base a donde esté ubicada su compañía y que lenguaje maneje.

4 Gestión de Procesos de Compra Página 4 de 8 3. Uso sencillo e intuitivo: La aplicación puede ser usada por cualquier persona de su compañía ya que se ha diseñado teniendo en cuenta estándares de usabilidad y manejo y se ha conseguido crear una aplicación intuitiva que cualquier perfil administrativo de cualquier empresa puede utilizar. 4. Roles Configurables: La aplicación dispone de 4 roles con permisos configurables que le facilitan su uso y rápida configuración, además de asegurar el correcto flujo de información: Rol Administrador: Este rol es utilizado por un único administrador de la aplicación y se encargará de dar de alta usuarios y gestionar sus permisos. Rol Usuario Peticionario: Permite dar de alta peticiones de compra. Este rol puede en todo momento conocer en qué estado se encuentra la petición que ha grabado: si está en proceso, si está en estado revisión, si ha sido aceptada o ha sido rechazada. Rol Responsable: Cuando un usuario peticionario graba una petición de compra, esta llega al Responsable que tiene que revisarla y tramitarla para que llegue al Dpto. de Compras donde un técnico de compras se hará cargo de tramitar el pedido hasta su recepción. Rol Técnico de Compras: El técnico de compras tendrá la responsabilidad de revisar la orden de compra remitida por el Responsable y tramitar la compra para hacerla efectiva. Cuando el material es recepcionado, la orden pasara a estado terminado y serán informados a través de la aplicación los roles implicados en el proceso. Nota: Los permisos de cada rol así como la creación de roles ad-hoc para un uso concreto son posibles gracias a que Indicus Software es el único propietario del código fuente de la aplicación. Existe la posibilidad de crear roles especiales que deban aprobar ciertas peticiones de compra que superen una cantidad presupuestada concreta.

5 Gestión de Procesos de Compra Página 5 de 8 5. Notificaciones vía Cada usuario recibirá una notificación en su bandeja de entrada de correo cuando una petición de compra requiera su atención. Bien sea porque el estado de la misma ha cambiado o porque tenga peticiones pendientes de aprobar, revisar o para informar simplemente que una compra ha sido terminada y recepcionada con éxito. 6. El concepto de trazabilidad: En prácticas cotidianas como la gestión de compras es importante que el flujo del tratamiento de la mismas este claro y todo el mundo sepa en qué momento administrativo se encuentra la petición. Para ello la aplicación propone un sistema de trazabilidad que permitirá saber en fecha y estado todo lo referente peticiones de compra en proceso de gestión o terminadas.

6 Gestión de Procesos de Compra Página 6 de 8 Flujo básico de la aplicación Nota: El flujo puede ser modificado en base a las necesidades de administración de cada compañía o en la creación de nuevos roles de acción.

7 Gestión de Procesos de Compra Página 7 de 8 Look&Feel La aplicación ofrece un interface de usuario fácilmente entendible, sea cual sea el rol que se esté utilizando. Como indicamos en puntos anteriores, se ha cuidado especialmente la usabilidad de la aplicación con el fin de que sea fácilmente utilizable por cualquier perfil de su compañía. Con una bandeja de entrada sencilla donde poder ver las peticiones de compra pendientes de validar, tendremos acceso a ellas con un click. A continuación podemos ver algunos ejemplos de pantallas de la aplicación. Las pantallas cambian en cada rol, teniendo acceso a unas partes u otras según nuestros derechos de usuario Como podemos observar en esta captura de la bandeja de entrada, tenemos en un vistazo todas nuestras peticiones de compra y el estado en el que se encuentran. También tenemos la posibilidad de acceder a ellas para revisar los conceptos introducidos.

8 Gestión de Procesos de Compra Página 8 de 8 Esta es la pantalla de introducción de una nueva petición de compra. Como podemos observar será suficiente con rellenar los campos de texto necesarios y aceptar para que los datos de la petición de compra pasen a estar disponibles para el rol encargado de su revisión, haciendo las observaciones que creamos necesarias. Estos son solo algunos ejemplos del aspecto de la aplicación. Nuestro equipo puede hacerle una Demo de la aplicación para que vea con detalle la utilidad y facilidad de uso de I-Compras.