PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO

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1 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 13 Fecha de aprobación: Abril 14 de 008 Resolución 546 de 008 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para ejercer un control permanente de los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles o recibidos en calidad de préstamo mediante comodato, a cargo de los funcionarios de la Universidad. Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD Resolución 1336 de 007, por la cual se modifica el Manual rmativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1744 de 007, por la cual se modifica el artículo 41 Salida de Bienes, del Manual rmativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SIF: stema de Información Financiero. Elementos Devolutivos mayores: Son aquellos bienes que cumplen con las características de elementos devolutivos y están representados en equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, equipos audiovisuales, parque automotor y equipos de cómputo, cualquiera que sea su cuantía. Los muebles y enseres cuyo costo de adquisición sea mayor a medio (0.5) SMMLV se incluyen en esta clase de elementos. Elementos Devolutivos menores: Son aquellos muebles y enseres y demás elementos que cumplen las características de elementos devolutivos y su costo de adquisición es menor o igual a medio (0.5) SMMLV, tales como herramientas, vidriería de laboratorio y similares. Los semovientes se incluyen en esta clase de elementos.

2 Página de 13 DEFINICIONES Elementos Intangibles: Son los bienes de propiedad de la Universidad que careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos determinables. Para efectos de esta normatividad, hace parte de este grupo de elementos inventariables las licencias de software, patentes, marcas, franquicias, derechos fiduciarios y derechos de autor. Inventario Físico: Consiste en la verificación de la existencia de los bienes de propiedad de la Universidad que se encuentran bajo la responsabilidad de los Servidores. Investigación Administrativa: Proceso que adelanta la Universidad a través del Jefe de la Sección a los servidores públicos. Prueba Selectiva: Mecanismo de control en la verificación física de los elementos, ésta prueba se realiza de manera sorpresiva y puede ser realiza por la Sección y/o Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. CONSIDERACIONES El servidor público cuenta con 30 días calendario contados a partir de la fecha de la solicitud realizada por parte de la Sección para enviar los listados de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles debidamente firmados y reportar las observaciones y novedades correspondientes. el servidor público no reporta ninguna novedad a la Sección dentro del término establecido, se asume que el inventario se encuentra a satisfacción. En los casos en que se determine la responsabilidad de un Servidor Público UIS por la ausencia de algún elemento de su inventario, y proceda a realizar la reposición del bien: - el elemento se encuentra en el mercado realiza reposición del bien con iguales o superiores características al del bien desaparecido e informa a la Sección de inventarios. - el elemento desaparecido no se encuentra disponible en el mercado o que por su obsolescencia no se requiera otro idéntico. El servidor público podrá realizar la reposición del bien por otro de acuerdo a las necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el Servidor Público UIS, siempre y cuando exista coherencia con las actividades misionales. Las pruebas selectivas realizadas por la Sección se llevarán a cabo periódicamente de acuerdo a la programación establecida por ésta oficina, teniendo en cuenta entre otros los siguientes criterios: - Listado de funcionarios que frecuentemente solicitan elementos prestados fuera del Campus Universitario. - Relación de funcionarios reportados por la División de Planta Física por casos en los cuales las oficinas quedan sin seguro o abiertas. - Listado de funcionarios que anualmente no envían los inventarios debidamente firmados. - Relación de funcionarios que tienen investigaciones administrativas.

3 Página 3 de 13 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Identifica necesidad de realizar un inventario físico anual y/o prueba selectiva 1. Identifica necesidad de realizar un inventario físico anual y/o una prueba selectiva. Inventario físico anual? 1 pág.10. Imprime listados Listados. el inventario a realizar corresponde a un inventario físico anual, imprime los listados de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles que se encuentran bajo la responsabilidad de cada funcionario de planta de la Universidad. 3. Organiza y envía listados junto con circular 1 3. Organiza y envía los listados de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles de cada funcionario, clasificándolos en las correspondientes Unidades Académicas y/o Administrativas. Dichos listados se envían junto con una circular firmada por el Jefe de la Seccion donde se establece el período de tiempo en el cual el funcionario debe reportar las novedades y enviar los inventarios debidamente firmados.

4 Página 4 de Verifica elementos 4. Recibe y revisa cada uno de los elementos relacionados en los listados. Para el caso de elementos devolutivos mayores corrobora el número de inventario y la descripción de los elementos que tiene bajo su responsabilidad y para los menores, libros e intangibles revisa el listado con la descripción del elemento. 5. Revisa estado y marcación 5. Revisa estado, descripción y marcación del elemento. vedades? pág. 9 Elementos faltantes? 3 pág Reporta novedad Memorando 6. existen elementos faltantes reporta la novedad a la Sección, si éste corresponde a elementos devolutivos mayores envía comunicación escrita o registra la novedad del faltante en el módulo de inventarios en la página web de la Universidad.

5 Página 5 de Solicita búsqueda o reposición 7. Analiza novedad y solicita la búsqueda del elemento según el período establecido por la Universidad. 6 Elemento localizado? 8. Informa a la Sección de 8. el elemento es localizado informa a la Sección de. 9. Verifica elemento 9. Hace la verificación física del elemento. pág Inicia proceso de investigación administrativa 10. Inicia el proceso de investigación administrativa a nombre del funcionario responsable del (los) elemento (s) Manual rmativo y procedimental para la administración y control de los bienes muebles de la Universidad Cap. Vll 11. Crea cuenta de responsabilidad administrativa 11. Crea en el SIF la cuenta de responsabilidad administrativa a nombre del responsable del (los) elemento (s). 1. Determina responsabilidades 1. Determina si hubo o no responsabilidad administrativa. 3

6 Página 6 de 13 3 Hubo responsabilidad? 13. Informa el valor a cancelar por la reposición o aceptación del bien 13. determina que hubo responsabilidad informa por medio de una comunicación, el valor a cancelar por la reposición del bien o la aceptación del elemento con similares o superiores características Hace reposición o cancelación? 14. Hace reposición o cancela valor 14. Realiza la reposición del bien o cancela el valor en el fondo de la UAA correspondiente (Ver Consideraciones). 15. Revisa y marca elemento 15. el Servidor Público UIS realizó reposición del bien revisa y marca elemento. 16. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa 16. Cancela en el SIF la cuenta de responsabilidad administrativa. 17. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a fiscal 17. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a responsabilidad fiscal. Auxiliar Contabilidad 4

7 Página 7 de Envía documentación de la investigación administrativa 18. Envía a Control Interno Disciplinario la siguiente información correspondiente al proceso de investigación administrativa adelantada: Carta de solicitud de reposición o cancelación Listado de Inventario Informe de Prueba Selectiva Documento donde determina responsabilidad - Carta de solicitud de reposición o cancelación del bien faltante. - Listado de Inventario generado por el SIF - En caso que el faltante corresponda a prueba selectiva envía el informe. - Documento donde se determina que hubo responsabilidad por parte del funcionario. 19. Inicia Investigación Disciplinaria 19. Analiza documentación y si lo amerita, inicia el proceso de investigación disciplinaria a nombre del servidor responsable del (los) elemento (s). Director de Control Interno Disciplinario FIN 3 Elemento para dar de baja? Baja de elementos FIN ta: el elemento se encuentra deteriorado, averiado u obsoleto procede a realizar el respectivo trámite de baja. En el caso de equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos solicita concepto técnico a la División de Mantenimiento Tecnológico. 5

8 Página 8 de 13 5 Sobrantes? pág Solicita verificación de los sobrantes 0. encuentra sobrantes, es decir, bienes que no están incluidos dentro del listado de elementos informa a la Sección. Servidor Público UIS El sobrante está marcado? 1. Verifica el responsable del sobrante 1. el elemento sobrante tiene número de inventario verifica en el SIF el nombre del funcionario que tiene bajo su responsabilidad el elemento. 5. Informa al responsable del elemento pág. 9. Informa al responsable del elemento, con el objeto de realizar el respectivo traslado al Servidor Público UIS que está haciendo uso del elemento o hacer la devolución. Elemento proviene donación, fabricación, obsequio o dación en pago? 4 pág Verifica la procedencia del elemento 3. el elemento sobrante no se encuentra marcado verifica si proviene de una donación, obsequio, dación en pago o fabricación. 6

9 Página 9 de 13 6 Ingreso de elementos al inventario FIN 4 4. Revisa si el elemento fue remodelado o la marcación se deterioró 4. el elemento no proviene de una donación, obsequio, dación en pago o fabricación, revisa si fue remodelado o su número de inventario se ha deteriorado e informa al responsable del elemento en el inventario. 5. Solicita la remarcación física del elementos Formato de solicitud para Grupo 5. En este caso el funcionario responsable del elemento solicita la remarcación física del bien a través del formato de solicitud para la Sección FFI.08. Formato de solicitud para Sección de FFI Identifica número de inventario 5 pág Identifica el número de inventario y realiza marcación. 7. Actualiza en la web la información de los elementos 7 7. Una vez el funcionario ha realizado el inventario físico y no presenta ninguna novedad o ésta ha sido solucionada, en el caso de elementos devolutivos mayores ingresa al módulo de inventarios en la página web de la Universidad, donde registra la información de los elementos nuevos y/o actualiza la información de los elementos ya registrados, tal como ubicación, estado y marcación. Módulo

10 Página 10 de Envía inventario firmado 8. Envía el listado de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles debidamente firmados. 9. Recibe inventario firmado FIN 9. Recibe y archiva los listados de inventarios firmados. ta: el funcionario no envía los listados de inventario debidamente firmados, se informa a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. Personales Firmados Selecciona el funcionario o los bienes a verificar 30. el inventario corresponde a una prueba selectiva, selecciona aleatoriamente el funcionario o los bienes a verificar. y/o Control Interno y Evaluación de Gestión Genera el listado de bienes a) Genera en el SIF el listado de los bienes. Listado de elementos 8

11 Página 11 de 13 8 Realiza verificación junto con el servidor b) Realiza la verificación física de los bienes junto con el Servidor Público UIS responsable. Registra información en el formato de prueba selectiva c) Registra la información (Número de inventario, descripción de elementos, estado, ubicación y marcación) en el formato prueba selectiva. Este documento debe ser firmado por el servidor responsable del inventario y por el funcionario que realiza la prueba selectiva. Formato prueba selectiva FFI.07 Formato prueba selectiva Elementos faltantes? 6 pág. 5 d) se presentan faltantes solicita la búsqueda del elemento en un período de tres días hábiles. Archiva registro de la prueba selectiva e) Archiva el registro de la prueba selectiva FIN

12 Página 1 de 13 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 004 Creación del Documento 3 Diciembre 04 de 007 Abril 14 de 008 Adecuación del documento al stema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos Inclusión del alcance, normatividad y consideraciones. Cambio de responsable en la generacion de los listados de inventarios de los funcionarios. Eliminación del formato de verificación de inventarios. Creación del módulo de inventarios en la página web de la Universidad para el reporte de los elementos devolutivos mayores faltantes, registro de los elementos nuevos y/o actualización de la información de los elementos ya registrados, tal como ubicación, estado y marcación por parte de los Servidores Públicos UIS. Inclusión de las actividades relacionadas con la investigación administativa. Inclusión de todas las novedades que pueden presentarse cuando un Servidor Público UIS verifica los elementos relacionados en los listados de inventarios y las actividades que deben seguirse en cada caso. La responsabilidad de realizar las Pruebas Selectivas se delega al Jefe del Grupo de y/o Control Interno y Evaluación de Gestión. La determinación de si hubo o no responsabilidad por parte del Servidor Publico UIS debido a elementos faltantes en el inventario es función del Jefe del Grupo de. En las consideraciones se incluyeron los criterios que se deben tener en cuenta para seleccionar a los funcionarios a quienes se les van a realizar las pruebas selectivas.

13 Página 13 de 13 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 4 5 Abril 15 de 009 Marzo 1 de 01 En la actividad 30 se modificó el responsable de ejecutar la prueba selectiva y se reemplazó el informe de dicha prueba selectiva por un formato creado para realizar la prueba selectiva FFI.07 En la actividad 5 se incluyó que la solicitud de remarcación por parte del responsable de los elementos en el inventario, debe realizarse en el formato de solicitud para grupo de inventarios FFI.08 Cambio en los responsables Jefe Grupo por Jefe Sección y Auxiliar por Cambio en la actividad 19: Analiza documentación y si lo amerita, inicia el proceso de investigación disciplinaria a nombre del servidor responsable del (los) elemento (s).

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