INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO Documentación de Procedimientos

Transcripción

1 . I. OBJETIVO: Verificar y determinar la existencia del acervo Institucional. II. ALCANCE: Departamento de acceso al conocimiento, Activos Fijos y Almacén. III. EXTENSIÓN Y LÍMITES: Desde la solicitud de realización de inventario de acervo hasta la recepción de reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo. IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Insumos o entradas: Solicitud de realización de inventario de acervo bibliográfico. Nombre de la Actividad 1.Solicitud de realización de lectura de códigos. Descripción de Actividades 1. Enviar SBIB-POP-FO _solicitud de realización de inventario de acervo bibliográfico al Análisis... Responsable de. 2 Elaboración de programa y plan de trabajo para la realización del inventario de acervo. 1. Establecer el alcance del inventario y las fechas en que se realizará, notificándole de esto al Activos Fijos y Almacén _ SBIB-POP-FO Asignar horarios, personal, áreas y otros recursos requeridos para la realización del inventario. SBIB-POP-FO en base al programa de trabajo establecido. 3. Establecer las actividades y responsabilidades para la realización del inventario. Análisis 3. Ordena acervo en estantería. Acomodar el acervo en estantería de acuerdo a su número de clasificación y cutter, de acuerdo a las instrucciones de trabajo establecidas en el inciso b del documento con código. SBIB-DOC-IT Auxiliar de 4. Generación de reportes de acervo en encuadernación y de préstamo en 1. Generar el reporte de acervo en encuadernación INVE-CRE-DO- 05- de acuerdo al inciso a de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT _. de 1 de 9

2 custodia Generar el reporte de acervo de préstamo en custodia INVE-CRE- DO-06- de acuerdo al inciso b de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT Revisión de volúmenes en encuadernación 1. Comparar el reporte de acervo en encuadernación INVE-CRE- DO-05- generado en el sistema, contra el control de acervo en encuadernación SBIB-POP-FO para asegurar que se ha actualizado el estatus de los volúmenes de acuerdo al control de acervo en encuadernación. Coinciden los volúmenes de acervo? a. Si: Seguir el procedimiento b. NO: Se procede al registro correspondiente Criterios de aceptación para la inspección: Que los volúmenes contemplados en el control de acervo en encuadernación correspondan a los contenidos en el reporte de acervo en encuadernación. de 6. Revisión de volúmenes de préstamo en custodia. 7. Registro de volúmenes en encuadernación y de préstamo en custodia. 1. Comparar el reporte de acervo de préstamo en custodia generado en el sistema, contra los memorandums de volúmenes de préstamo en custodia para asegurar que se ha actualizado el estatus de los volúmenes de acuerdo a los memorandums. Coinciden los volúmenes de acervo en custodia? a. Si: Seguir con la actividad 8 b. No: Se procede al registro correspondiente. Criterio de aceptación para esta inspección: Que los volúmenes contemplados en los memos de acervo de préstamo en custodia correspondan a los contenidos en el reporte de acervo de préstamo en custodia. 1. Modificar el estatus de los volúmenes en el sistema de acuerdo con el control de acervo en encuadernación, y los memorandums de acervo de préstamo en custodia siguiendo el inciso d de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT Generar nuevamente por medio del sistema los reportes de acervo en encuadernación y reporte de acervo de préstamo en custodia, de acuerdo al inciso a y b respectivamente de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT para su revisión y liberación por el de de de 2 de 9

3 8. Liberación del registro de acervo en encuadernación 9. Liberación del registro de acervo de préstamo en custodia. 10. Lectura de códigos de barra del acervo. 11. Procesamiento de información 12. Generación de listado previo de faltantes. 13. Búsqueda de acervo faltante 1. Revisar el INVE-CRE-DO-05- Reporte de acervo en encuadernación y compararlo con SBIB-POP-FO-14-00_ el control del acervo en encuadernación. Los reportes coinciden? a. Si: Se libera esta actividad firmando de conformidad el reporte de acervo en encuadernación y el control de acervo en encuadernación, además de registrar la fecha de liberación. b. No: No se realiza la liberación y se lleva a cabo nuevamente el Registro de volúmenes en encuadernación. 1. Revisar el reporte de acervo de préstamo en custodia INVE- CRE-DO-06- y compararlo con los memorandums de acervo de préstamo en custodia. Coinciden los reportes? a. Si: Se libera esta actividad firmando de conformidad el reporte de acervo de préstamo en custodia, además de registrar la fecha de liberación. b. No: No se realiza la liberación y se lleva a cabo nuevamente el Registro de volúmenes en de préstamo en custodia. Criterio de aceptación para esta inspección: Que los volúmenes contemplados en los memos de acervo de préstamo en custodia correspondan a los contenidos en el reporte de acervo de préstamo en custodia. Evidencia de la inspección: Firma de autorización el de en el reporte de acervo de préstamo en custodia. 1. Realizar la lectura del código de barras por cada unidad de acervo mediante el lector óptico manual, siguiendo el inciso b de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT Descargar datos de la lectura del código de barras de la existencia física de acervo de acuerdo al punto I de las instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT y genera el archivo correspondiente INVE-CRE-BD Lleva a cabo por sistema el procesamiento de información de la lectura de códigos de barra de acuerdo al punto II de las instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT Obtener el resultado de la comparación mediante un listado previo de faltantes INVE-CRE-DO-01- que servirá de base para la búsqueda de acervo faltante siguiendo las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC- IT Realizar la búsqueda física del acervo faltante de acuerdo al inciso d de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT de de Analista Analista de de Sistemas de Información Analista de de Sistemas de Información Analista 3 de 9

4 14. Entrega de resultados de la búsqueda de acervo faltante 15. Recepción y seguimiento de los resultados de la búsqueda de acervo faltante. 1. Entregar al Análisis el listado previo de faltantes con las observaciones generadas en la búsqueda, así como los volúmenes localizados en la misma. 1. Recibir el listado previo de faltantes y firmar de recibido, para posteriormente entregar una copia al de. Es correcta la información del listado previo? a. Si: Regresar listado al Analista de biblioteca de sistemas de información b. No: Realiza la búsqueda final de los faltantes para posteriormente firmar de liberación una vez concluida esta y dar seguimiento a las observaciones anotadas por los Analista. 2. Entregar al Analista de de Sistemas de Información el listado con sus observaciones y firma de liberación para su procesamiento. Analista Análisis 16. Recepción de los resultados de la búsqueda de acervo faltante. 17. Generación de listado definitivo de faltantes. Criterio de aceptación para la inspección: Que los volúmenes anotados como encontrados en el listado previo de faltantes estén efectivamente en estantería. Evidencia de Inspección: Firma de autorización el Análisis en el listado previo de faltantes. 1. Recibir y firmar de conformidad el listado con los resultados de la búsqueda para su procesamiento de acuerdo al punto II de las instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT-03-00_ 1. Obtener un listado definitivo de faltantes INVE-CRE-DO-02-.siguiendo las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-03-00, firmando de entrega al Análisis. Analista de de Sistemas de Información Analista de de Sistemas de Información 18. Recepción y envío de listado definitivo de faltantes. 19. Recepción del listado definitivo de faltantes. 1. Recibir listado definitivo de faltantes firmando de conformidad, para posteriormente entregarlo al de 1. Recibir y firma el listado definitivo de faltantes. Para enviarlo al jefe de departamento Análisis de 4 de 9

5 20. Obtención de reporte de existencias de acervo. 1. Obtener por sistema y firmar el reporte de existencias de acervo INVE-CRE-DO Requisitos del producto Especificados por el cliente Proporcionar los resultados definitivos en tiempo y forma, a más tardar dentro de los primeros días del mes de enero de cada año. Informar sobre el total de títulos y volúmenes existentes en las bibliotecas de Unidad Obregón y Unidades Foráneas. Informar sobre el costo de la compra de títulos y volúmenes en el año, indicando el fondo con que se adquirió. Proporcionar la información dentro de los primero 15 días del mes de Enero de cada año. El resultado de cada inventario debe incluir: - Reporte de existencia actual - Reporte de faltantes (con desglose por libro faltante) - Reporte de Descarte (cuando aplique). Legales y/o reglamentarios - Ley Orgánica y reglamento general del ITSON TÍTULO SÉPTIMO: Del Patrimonio del Instituto artículo 31 apartado I. No establecidos pero necesario Analista 21. Recepción de reporte de existencias de acervo. 22. Elaboración y firma del acta de bajas 23. Elaboración de informe ejecutivo. 24. Recepción de informe ejecutivo y acta de bajas de acervo. Apego a las Políticas de Inventario de. SBIB-POP-PD Recibir y firmar de autorización el reporte de existencias de acervo, como parte de la realización del inventario. 1. Elaborar un acta con base en el listado definitivo de faltantes que formalice el proceso de la baja del acervo faltante la cual será firmada por el Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento y el Análisis. SBIB-POP-DO Elaborar el informe ejecutivo SBIB-POP-FO-12 en base a los resultados obtenidos en la realización del inventario el cual es firmado por el Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento. 1. Recibir el informe ejecutivo y el acta de bajas de acervo correspondiente al inventario realizado, y firma de conformidad. Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento Análisis Coordinadora Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento 5 de 9

6 25. Entrega el reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo. 26. Recepción de reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo. 1. Entregar el reporte de existencias de acervo y el acta de bajas de acervo al Activos Fijos y Almacén. 1. Recibir y firmar de conformidad el reporte de existencias de acervo y el acta de bajas de acervo. Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento Activos Fijos y Almacén Productos o salidas: INVE-CRE-DO Reporte de existências de acervo bibliográfico. SBIB-POP-FO Informe ejecutivo. SBIB-POP-DO Acta de bajas de acervo. V. ANEXOS: DIAGRAMA DE FLUJO 6 de 9

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8 REQUISITOS DE LOS SERVICIOS OTORGADOS O LOS PRODUCTOS GENERADOS CON EL PROCEDIMIENTO Servicio y/o Producto Inventario de Acervo Requisitos establecidos por los clientes Proporcionar los resultados definitivos en tiempo y forma, Informar sobre el total de títulos y volúmenes existentes en las bibliotecas de Unidad Obregón y Unidades Foráneas, Proporcionar la información dentro de los primero 15 días del mes de Enero, Informar sobre el costo de compra de títulos y volúmenes en el año, indicando el fondo con que se adquirió, El resultado de cada inventario debe incluir: - Reporte de existencia actual - Reporte de faltantes (con desglose por libro faltante) - Descarte (cuando aplique). Requisitos Legales y/o reglamentarios Reglamento General de la Ley Orgánica. Título 7: De las responsabilidades y sanciones. CAPÍTULO I. DE LAS RESPONSABILIDADES Del Patrimonio del Instituto artículo 31 apartado I De las responsabilidades y sanciones artículo 103. Son causas especialmente graves de responsabilidad, aplicables a todos los miembros del Instituto: III. La comisión de actos que dañen los bienes patrimoniales del Instituto, y los que interrumpan ilegalmente su vida académica; IV. El empleo de los bienes que constituyen el patrimonio del Instituto, en usos o fines distintos de aquellos a que estén destinados. POLÍTICAS El inventario del acervo bibliográfico se efectúa cada semestre en las bibliotecas de Unidad Obregón y Foráneas. La búsqueda de acervo faltante se llevará a cabo en un máximo de un día después de la realización del levantamiento de la existencia física del acervo y será por única vez. Durante el levantamiento de la existencia física del acervo se suspenderá el servicio de préstamo a domicilio y consulta en sala. 8 de 9

9 Durante la búsqueda de faltantes el alumno tendrá servicio de devolución, pago de adeudos y préstamo a domicilio con estantería cerrada. RECURSOS PARA LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Recurso Humano Activos Fijos y Almacén Análisis Auxiliar de Auxiliar de Análisis de. Coordinadora de. Analista de de Sistemas de Información Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento Infraestructura lector óptico equipo de cómputo (PC) intranet sistema de información automatizado impresora Materiales Papelería REGISTROS INVE-CRE-DO-05- Reporte de Acervo en Encuadernación INVE-CRE-DO-06- Reporte de Préstamo en Custodia INVE-CRE-DO-01- Listado Prévio de Faltantes INVE-CRE-DO-02- Listado Definitivo de Faltantes INVE-CRE-DO-04- Reporte de Existências de Acervo SBIB-POP-DO-01- Acta de bajas de acervo bibliográfico SBIB-POP-FO-10- Programa de Trabajo para la realización del Inventario de Acervo SBIB-POP-FO-11- Plan de trabajo para la realización de inventario SBIB-POP-FO-12- Informe Ejecutivo SBIB-POP-FO-13- Solicitud de Realización de Inventario. SBIB-POP-FO-14- Control de Acervo en Encuadernación. SBIB-POP-FO-09- Informe de Revisión de Requerimientos de los Clientes. SBIB-DOC-IT-01 - IT para el Auxiliar de en el Procedimiento de Inventario SBIB-DOC-IT-02- IT para el análisis de encuadernación y custodia. SBIB-DOC-IT-03- IT para el Analista de SI de en el Procedimiento de Inventarios SBIB-DOC-IT-04- IT para el Analista en el Procedimiento de Inventario 9 de 9