Defensoría del Pueblo C O L O M B 1 A. Verificar antes del uso la vigencia de este documento en el Listado Maestro de Documentos

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1 0 Defensoría C O L O M B 1 A

2 Código: GADINS01 lolé Defensoria INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 delpueblo Página: 2 de 11 Contenido CAPÍTULO 1. TOMA FÍSICA DE BIENES DEVOLUTIVOS E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE MANTENIMIENTO CAPITULO II. BAJA DE BIENES NIVEL REGIONAL CAPITULO III. BAJA DE BIENES NIVEL CENTRAL CAPITULO W. REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS

3 Defensoría INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 3 de 11 INTRODUCCIÓN De conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993, es obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los recursos. El numeral 22 del artículo 34 del Código Único Disciplinario, Ley 734 de 5 de febrero de 2002, establece dentro de los deberes de los servidores públicos entre otros el siguiente: "responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su suarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización". En este sentido, es primordial destacar sobre el compromiso que le asiste al servidor público, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados a éste para su guarda, custodia y administración. En consecuencia, la toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Esta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso. La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad. Por otro lado, en cuanto a la baja de bienes, es importante verificar aquellos que por su uso, han sufrido un alto grado de deterioro y/o ya no son de utilidad para la entidad. En este mismo sentido, es importante evitar gastos de conservación de bienes que únicamente generan desgaste administrativo y altos costos de mantenimiento.

4 4plé Defensoria INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 del.pueblo Página: 4 d 11 OBJETIVOS Mantener actualizada La base de datos de Los inventarios de La entidad Propugnar porque Los bienes que se encuentran en el Patrimonio de La entidad sean asignados a un responsable y de esta manera evitar su pérdida. Comprobar, que los bienes que se encuentran registrados contablemente sean los mismos que se encuentran físicamente. Retirar de[ patrimonio de La entidad aquellos bienes que ya no se necesitan o que están en estado de inservibles. Velar porque Los bienes que están en uso se encuentren en buen estado y prestando el servicio para el cual fueron adquiridos.

5 colé Defensoria INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 5 de 11 CAPÍTULO 1 TOMA FÍSICA DE BIENES DEVOLUTIVOS E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE MANTENIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. EL Grupo responsable del Área de Inventarios, elabora el cronograma de verificación de inventario físico y remite al Subdirector Administrativo el formato físico el cronograma y proyecta oficio dirigido al Secretario General para Vo.Bo. del mismo. (Documento generado Cronograma de verificación; oficio tiempo estimado 1 día) 2. El Subdirector de Servicios Administrativos, entrega para Vo.Bo. a Secretaría General, éste imparte Vo.Bo. Al cronograma de visitas a las Regionales y nivel central y los requisitos que se deben cumplir. (Documento generado Cronograma de verificación; tiempo estimado 3 días) 3. El Subdirector de Servicios Administrativos, informa mediante oficio, proyectado por inventarios, a las Regionales y a cada dependencia del Nivel Central las fechas de visitas y los requisitos que se deben cumplir. (Documento generado Oficio; tiempo estimado 1 día) 4. Cada Regional debe realizar anualmente Ea toma física de sus inventarios, es responsabilidad de cada Defensor Regional velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su regional, razón por la cual se les allega en los primeros tres meses del año, el archivo plano de los inventarios a las 36 regionales. Esta actualización debe ser enviada a la Subdirección de Servicios Administrativos - Área de Inventarios, para que se proceda a la debida modificación si es el caso, en el Sistema de información. 5. Cuando se realicen visitas a las Regionales, el área de inventarios, dará instrucciones para llevar a cabo el levantamiento y actualización de los inventarios, pero es el Defensor Regional quien debe cumplir con la entrega final de esta actividad Documento generado Archivo plano; tiempo estimado 8 días) 6. EL Grupo responsable de inventarios realiza La toma física de bienes y registra La información de los bienes que requieren mantenimiento. Cada dependencia debe contar con un funcionario responsable de los inventarios de la misma, con el fin de facilitar la toma física de bienes a nivel central y Regional y solicitar

6 4p.i Defeasoria INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Código: GAD-INS-01 Página: 6 d 11 mantenimiento cuando se requiera. (Documento generado formato de toma física (tiempo estimado 5 días por dependencia) NOTA: Los bienes que se encuentran ubicados en aéreas comunes quedaran a nombre de: Defensores regionales, jefes de oficina, Subdirectores, Coordinadores, Directores, Delegados según sea el caso, o en su efecto a quienes ellos asignen, mediante autorización escrita. 7. EL Grupo responsable de inventarios confronta los resultados de la toma física contra el reporte de inventarios generado por el Sistema de Información vigente e identifica si la toma física coincide con el reporte de inventarios, si coincide imprime el. Listado de inventarios y entrega al responsable para La firma o los envía a las Regionales mediante memorando, las cuales firman y devuelven el original a inventarios y se archiva. 8. Si no coinciden los inventarios el Grupo de Inventarios proyecta memorando para firma del Subdirector Administrativo, dirigido al funcionario responsable del bien, solicitando la ubicación del mismo de lo contrario, se ejecuta el procedimiento de Reposición de bienes devolutivos por pérdida, daño o hurto para surtir la correspondiente investigación, denuncia penal, informar a veeduría, a la Aseguradora y a Contabilidad. (Documento generado Memorando; tiempo estimado 1 día) 9. Si existen necesidades de mantenimiento el Grupo de Inventarios entrega a la Subdirección de Servicios Administrativos la relación de los bienes de lo contrario termina el procedimiento. En las Regionales se proyecta memorando en el que se solícita el envío de la relación de bienes pendientes para mantenimiento. (Documento generado: Relación bienes, Memorando, tiempo estimado:2 días) 10.Se realiza el procedimiento Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo, o el que corresponda, de acuerdo con las necesidades presentadas. (Documento generado: Memorando y tiempo estimado: máximo 10 días) DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES CAPITULO II A. BAJA DE BIENES NIVEL REGIONAL

7 Defensoria INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 7 de De Conformidad con las Resoluciones 1043 de 1999 y 1180 de 2008, el Defensor regional crea y/o convoca el Comité de bajas, evalúa y alista los bienes para dar de baja. (Documento que genera cuadro de bienes; tiempo estimado de 5 días) 2. El Defensor Regional, tramita o gestiona concepto técnico en caso de ser máquinas, equipos de oficina yio cómputo. 3. El Comité se reúne y recomienda, mediante acta, el tipo de baja del bien (Documento a generar Acta de Baja; tiempo estimado 1 día) 4. El Defensor Regional, envía copia del acta de baja y documentos soportes. tiempo estimado 5 días) 5. El Grupo de Inventarios consulta el registro de Los bienes en el sistema de información y verifica con el acta de baja y documentos soporte. 6. Si la información no coincide procede con la actividad 7 y siguientes. De lo contrario se continúa con La tarea 8. (Documento a generar Acta de baja y documentos anexos; tiempo estimado 1 día). 7. El Grupo de Inventarios, proyecta memorando para firma del Subdirector Administrativo solicitando a la Regional los ajustes pertinentes y lo envía. (Documento a generar Memorando; tiempo estimado 1 (día) 8. El Defensor Regional, realiza los ajustes correspondientes al acta de baja. (Documento a generar Memorando; tiempo estimado (1 día) 9. El Grupo de Inventarios elabora proyecto de Resolución de baja y lo envía a la Secretaría General para revisión y firma. Si no se aprueba el proyecto, se procede con la tarea 10; de lo contrario, se continúa con la tarea 11. (Documento a generar Acta; tiempo estimado (1 día) 10.La Secretaría General, elabora las observaciones al proyecto de baja y lo devuelve al Área de Inventarios para su corrección. (Documento a generar Memorando; tiempo estimado 3 días) 11. La Secretaria General, firma la Resolución y remite al Área de Inventarios. (Documento a generar Resolución; tiempo estimado 3 días) 12.El Grupo de Inventarios recibe La Resolución, hace el retiro de los bienes del sistema de información, mediante ajuste. (documento a generar: comprobantes de ajuste, tiempo estimado 1 día)

8 Defensorta INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 8 de Envía al área de Contabilidad copia de Los ajustes y de la Resolución. (Documento a generar: memorando; tiempo estimado 1 hora) 14.Se envía al Defensor Regional copia de la resolución para que dé cumplimiento a la misma en cuanto a la disposición de los bienes. (Documento a generar: oficio, tiempo estimado 1 día). 15. El Grupo de Inventarios envía oficio al Subdirector de Servicios Administrativos para Ea exclusión de La póliza de seguros de los bienes dados de baja y termina. (Documento a generar oficio, tiempo estimado 1 hora) CAPITULO III B. BAJA DE BIENES NIVEL CENTRAL DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. El Grupo de Inventarios, recibe con oficio remisorio los bienes inservibles de las dependencias del nivel central. (Documento a generar oficio; tiempo estimado 360 días) 2. El Grupo de Inventarios alista los bienes para dar de baja. (Cuadro de bienes; tiempo estimado 5 días) 3. El Grupo de Inventarios, envía a la Subdirección Administrativa solicitud de concepto técnico para baja. (Oficio de solicitud; tiempo estimado 1 día) 4. El Subdirector Administrativo, tramita o gestiona con el contratista respectivo de los mantenimientos de equipos eléctricos para que emita los conceptos técnicos en caso de ser máquinas, teléfonos, fotocopiadoras equipos de oficina. Así mismo se procede para equipos de cómputo, con la Oficina de Sistemas y para muebles de oficina con los funcionarios de mantenimiento de la entidad (Documento a generar concepto técnico, tiempo estimado 5 días) 5. El Grupo de Inventarios recibe y revisa concepto técnico. (Documento a generar concepto técnico; tiempo estimado 1 día) 6. El Grupo de Inventarios proyecta memorando para la convocatoria del Comité de Bajas. (Documento a generar memorando; tiempo estimado 1 día)

9 Código: GÁD-INS-01 Defensoria INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 9 d La Secretaria General firma el memorando de convocatoria. (Documento a generar memorando; tiempo estimado 3 días) 8. El Grupo de Inventarios Recibe el memorando firmado para hacer entrega a cada miembro del comité de bajas. (Documento a generar memorando; tiempo estimado 2 días) 9. El Comité de bajas recomienda la baja y tipo de baja previa revisión física y prosigue con la tarea 11 (Documento a generar concepto técnico, y listado de bienes a dar de baja; tiempo estimado 2 horas) 10.El Grupo de Inventarios elabora acta de Comité de bajas para firma de sus miembros (Documento a generar acta; tiempo estimado 1 día) 11.E[ Comité de Bajas firma el acta por sus miembros (Documento a generar acta; tiempo estimado 3 días) 12.El Grupo de Inventarios elabora proyecto de Resolución de baja y lo envía a la Secretaría General para revisión y firma. Si no se aprueba el proyecto, se procede con la tarea 13; de Lo contrario, se continúa con La tarea 14. (Documento a generar Acta; tiempo estimado (1 día) 13.La Secretaría General, elabora las observaciones al proyecto de baja y lo devuelve al Área de Inventarios para su corrección. (Documento a generar Memorando; tiempo estimado 3 días) 14.La Secretaria General, firma La Resolución y remite al Área de Inventarios. (Documento a generar Resolución; tiempo estimado 3 días) 15. EL Grupo de Inventarios recibe la Resolución, hace el retiro de los bienes del sistema de información, mediante ajuste. (documento a generar: comprobantes de ajuste, tiempo estimado 1 día) 16.Envía al área de Contabilidad copia de los ajustes y de La Resolución. (documento a generar: memorando; tiempo estimado 1 hora) 17.EL Grupo de Inventarios envía oficio al Subdirector Administrativo para La exclusión de la póliza de seguros de los bienes dados de baja y termina. (Documento a generar oficio; tiempo estimado 1 hora) 18.La Subdirección Administrativa y el Grupo de Inventarios destruye los bienes y retira los desechos dentro de la entidad, de acuerdo con la resolución de

10 Defensorta INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 10 de 11 baja y elabora acta de destrucción. (Documento a generar Acta destrucción; tiempo estimado 1 día) 19.La Subdirección Administrativa y el Área de Inventarios, contrata empresa especializada para La destrucción de elementos contaminantes y hace entrega mediante acta utilizando el procedimiento de contratación. (Documento a generar contrato; tiempo estimado 15 días. 20.Si la decisión del Comité es La permuta de bienes, La Subdirección Administrativa elabora estudios previos para llevar a cabo los contratos de permuta de bienes dados en baja y continúa con el procedimiento de contratación. (Documento a generar Estudios previos; tiempo estimado 15 días) 21. EL Jefe de la Oficina Jurídica elabora contrato de permuta y continúa con el procedimiento de contratación. (Documento a generar contrato; tiempo estimado 1 día). Si el Comité decide, entregar equipos de cómputo dados de baja al programa Computadores para educar, se procede a adelantar los trámites establecidos en el Decreto 2324 de 2000 y al "Instructivo para el traslado de equipos provenientes del Sector Público" de octubre de 2007, creado por el mismo Programa. 22.Si la decisión es subasta, la Subdirección de Servicios Administrativos elabora estudios previos para llevar a cabo los contratos de subasta de bienes dados de baja y continua con el procedimiento de contratación. (Documento a generar estudios previos, tiempo estimado 20 días.) DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES CAPITULO IV C. REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS 1. El Subdirector Administrativo recibe memorando del funcionario o dependencia, informando sobre la devolución del bien y remite información a inventarios para iniciar trámite respectivo. Si el bien es físicamente presentado al Área de Inventarios se procede con la actividad 2. De lo contrario se continúa con la tarea 3. (Documento a generar Memorando; tiempo estimado 1 día) 2. El Grupo de Inventarios verifica el estado de los bienes y placa de identificación en la dependencia solicitante.

11 101 Código: GAD-INS-01 Defensona INSTRUCTIVO OFICINA DE INVENTARIOS. Versión: 01 Página: 11 de 11 Confronta en el sistema de información vigente los datos del bien, para determinar al responsable del elemento. En caso de presentarse inconsistencias realiza los ajustes pertinentes. (Documento: Sistema de Información; tiempo estimado 1 día) 3. El Grupo de Inventarios, solicita a mantenimiento la valoración física de los bienes devueltos. Cuando se trata de equipos de cómputo se remite el bien, mediante oficio a la Oficina de Sistemas. La Oficina de Sistemas o mantenimiento realizarán la valoración y emitirán concepto técnico. (Documento a generar oficio de solicitud concepto técnico; tiempo estimado 10 días) 4. El Grupo de Inventarios, si encuentra en buen estado o se puede reparar, elabora el formato de traslado para reintegrar el bien al Almacén General. Si el bien no se encuentra en buen estado o es irreparable, se realizará el Procedimiento de ingreso, baja y retiro de los bienes del kárdex de inventarios-nivel Central. (Documento a generar Formato de traslado; tiempo estimado 1 hora) 5. Funcionarios de Mantenimiento, proceden al traslado de los bienes en buen estado al Almacén General. (Documento a generar Formato de traslado; tiempo estimado 1 día) 6. El Grupo de Inventarios, envía las copias del formato de traslado y los bienes al Almacén General. (Documento a generar Copias del formato de traslado; tiempo estimado 1 hora) 7. El Grupo de Inventarios, Archiva copias del comprobante de ingreso recibidas del Almacén General de acuerdo con Procedimiento Organización y Conservación Documental. (Documento a generar Copia del comprobante de ingreso; tiempo estimado 1 hora)

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