PROCEDIMIENTO DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Fecha: 24/03/2015 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 1 de 7

Transcripción

1 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 1 de 7 PROPÓSITO Establecer las actividades, responsabilidades, políticas o condiciones de operación y controles para lograr un adecuado manejo de las situaciones administrativas en que puedan incurrir los funcionarios de la entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes en la Subdirección de Talento hasta la notificación o comunicación del acto administrativo correspondiente o de la respuesta a la solicitud requerida. RESPONSABILIDADES CARGO/ DEPENDENCIA Subdirector de Talento Jefe de Oficina comisión de servicios y/o autorizaciones de viaje Contratista de Talento 1 Contratista de Talento 2 Registro y incapacidades Auxiliar incapacidades Administrativo y Auxiliar administrativo Profesional de nómina Secretaria General Funcionario (a) DEFINICIONES Indique las actividades dentro del procedimiento, sobre las cuales tiene responsabilidad el cargo o la dependencia. Firma el Acto Administrativo: de situaciones administrativas, de recurso de reposición y apelación a recuso de reposición. Recibir y verificar que la solicitud que contempla la situación administrativa que cumpla con los requisitos de Ley. Imparte instrucciones. Firma del Acto situaciones administrativas y recurso de reposición. Revisa los actos administrativos de situaciones administrativas que deba firmar el y el acto administrativo de recurso de reposición. Recibe las instrucciones del, y coordina las actividades con los s Registro y, incapacidades y el 2. Recibe las instrucciones del, y coordina las actividades con los s Administrativos y Auxiliar viáticos, de lo requerido para conferir las comisiones de servicios y autorizaciones de viaje y liquidar los viáticos y gastos de viaje. Revisa el acto administrativo de situaciones administrativas, y estudia y proyecta el acto administrativo de recursos de reposición. Proyecta el acto administrativo por medio del cual se conceden las vacaciones, los aplazamientos interrupciones o reanudes a los que haya a lugar. Lleva control y registro de los permisos. Proyecta y entrega acto administrativo de situaciones administrativas, notifica y archiva los documentos generados en el proceso. Realiza las actividades requeridas para la transcripción, cobro y revisión de pago de las incapacidades. Apoya al en la liquidación y gestión del cobro de las incapacidades. Verifica la viabilidad de conferir la comisión de servicios o autorización de viaje y envía la comunicación de ello. Liquida y realiza el informe para el pago de los viáticos y gastos de viaje. Ingresar la novedad en nómina. Fechar, numerar y codificar el Acto situaciones administrativas, de recurso de reposición y apelación a recuso de reposición. Solicita licencia, permiso o vacaciones. Presenta recurso de reposición y/o apelación si no está de acuerdo con el acto administrativo. TÉRMINO Situación Administrativa DEFINICIÓN Es el estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento determinado.

2 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 2 de 7 Recurso de reposición Apelación EPS ARL Documento que sustenta la situación administrativa MARCO LEGAL El recurso de reposición está previsto tanto en la tramitación judicial como contra una resolución administrativa. En ambos casos se presenta ante la misma autoridad que dictó el acto (si se trata de un proceso judicial) o ante el órgano administrativo que dictó el acto administrativo (en cuyo caso rige la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones públicas y del procedimiento administrativo común) el recurso de reposición sólo se pueden interponer ante los actos administrativos que pongan fin al procedimiento administrativo, y tiene carácter potestativo; es decir, no es necesario interponerlos para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa. El equivalente en el orden administrativo suele denominarse recurso de alzada, que es la forma en que se solicita al funcionario superior que revise la decisión de un subordinado y que se contrapone al recurso de reposición o reconsideración, que se dirige al mismo funcionario que dictó la resolución. Entidad Promotora de Salud Administradora de Riesgos Profesionales Los documentos obedecen a las solicitudes de permisos, de licencias ordinarias, incapacidades de origen común o profesional, solicitudes de comisión de servicios o viajes, solicitudes de encargo de funciones o empleo, solicitudes de reubicaciones, etc. Como por ejemplo: Comunicación Interna de solicitud de situación administrativa, GTH-FT-36 Solicitud de vacaciones, GTH- FT-34 Autorización de permisos y de incapacidad o licencias de maternidad o paternidad, GTH-FT-56 Orden de comisión y pago nacionales, GTH-FT-55 Ampliación o prórroga orden de comisión y pago nacionales, GTH-FT-58 Autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamientos nacionales, GTH-FT-59 Ampliación o prórroga autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamiento nacionales, Incapacidades, etc. Decreto 1942 de 1978 Decreto 1945 de 1978 Decreto 1932 de 1989 Decreto 1933 de 1989 Decreto anual de salarios del orden nacional Decreto 4057 de 2011 Decreto 2943 de 2013, Por el cual se modifica el parágrafo 1 del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999 Resolución 0092 de 2014, Por la cual se establece la jornada y el horario de trabajo de la Planta de Personal de la Unidad Nacional de Protección para su cumplimiento y control, se fija el horario de atención al público, se deroga la Resolución 0134 del 13 de abril del 2012 y se dictan otras disposiciones Ley 1635 de 2012, 'Por medio de la cual se establece la licencia por luto para los servidores públicos" CONSIDERACIONES GENERALES En la GTH-GU-03/V2: Guía de Situaciones Administrativas, se puede consultar todo lo referente a los permisos, licencias, comisiones, etc. Así como en la Cartilla de Administración Pública: "Empleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral y Retiro de Empleados del Sector Público El acto administrativo de situaciones administrativo o de reposición puede ser firmado por la Subdirectora de Talento de acuerdo a lo indicado en la Resolución No del 2 de enero de 2012 de la UNP. Las actividades a seguir para la notificación de los actos administrativos se harán de conformidad con lo indicado en el GJU-PR-08/V1: Procedimiento de Notificación de Actos Administrativos

3 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 3 de 7 El acto administrativo por medio del cual se conceden las vacaciones El GTH-PT-01/V1: Protocolo para la gestión de las incapacidades o licencias de maternidad o paternidad de los funcionarios de la UNP, se definen las actividades que se deben desarrollar para la transcripción, cobro y reporte de pago. El GTH-PT-02/V1: Protocolo para la para la administración de las comisiones de servicios y autorizaciones de viaje nacionales e internacionales, y liquidación y gastos viaje, se definen las actividades que deben desarrollar para conferir y liquidar las comisiones de servicios, autorizaciones de viaje, viáticos y gastos de viaje. CONTENIDO RESPONSABLE Secretario Ejecutivo de Talento 2 de Registro y Auxiliar Administrativo comisiones de servicios y autorizaciones de viaje Auxiliar administrativo ACTIVIDAD Recibir los documentos que sustentan la situación administrativa, entregarlas de acuerdo al tipo de solicitud al Nomina Registro y o al comisiones de servicios y autorizaciones de viaje. Los Coordinadores de Nómina, Registro y y del Grupo de comisiones de servicios y autorizaciones de viaje, clasifican y entregan los documentos que sustentan la situación administrativa al de Registro y, Auxiliar incapacidades, al y al Auxiliar administrativo, según corresponda. Quiénes revisan y verifican la información, con el fin de dar trámite a la respectiva solicitud. Si se encuentra alguna inconsistencia en los documentos que soportan la situación administrativa, se solicitan aclaraciones y/o ajustes a los que haya a lugar, mediante correo electrónico o comunicación. Si no hay inconsistencias en los documentos que soportan la situación administrativa, se continúa con la actividad siguiente. OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA El Nomina Registro y, atenderá las solicitudes de permisos, licencias ordinarias, incapacidades, solicitudes de encargos, solicitudes de reubicación, asignación de funciones de Grupo Interno de Trabajo. El comisiones de servicios y autorizaciones de viaje, atenderá las solicitudes de comisión de servicio y autorizaciones de viaje, así como las solicitudes de liquidación y gastos de viaje. Las inconsistencias en los documentos que soportan la situación administrativa, pueden ser: mal diligenciamiento de los formatos, falta de firmas, ausencia de vistos buenos de los jefes inmediatos o jefes de dependencia, falta de documentos soportes, etc.

4 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 4 de 7 Jefe de la Oficina de Registro y Auxiliar Administrativo comisiones de servicios y autorizaciones de viaje Auxiliar administrativo Jefe de Oficina Si la situación administrativa es un permiso de 1 a 3 días, el Registro y envía correo electrónico o contacta telefónicamente al funcionario informándole que su permiso fue aprobado. Posteriormente incluye la novedad en la Base de datos de ausentismos y envía el formato de GTH- FT-34/V3: Autorización de permisos y de incapacidad o licencias de maternidad o paternidad, a la historia laboral del funcionario. Si la situación administrativa es una incapacidad de origen común o profesional, o una licencia de maternidad o paternidad, el y el Auxiliar incapacidades, realizan las actividades indicadas en el GTH-PT-01/V1: Protocolo para la gestión de las incapacidades o licencias de maternidad o paternidad de los funcionarios de la UNP. Si la situación administrativa es una comisión de servicios o autorización de viaje, el comisiones de servicios y autorizaciones de viaje, el y el Auxiliar Administrativo, realizan las actividades indicadas en el GTH-PT-02/V1Protocolo para la administración de las comisiones de servicios y autorizaciones de viaje nacionales e internacionales, y liquidación y gastos. Si la situación administrativa es una licencia ordinaria, vacaciones, reubicación, encargo, etc., es decir que requiere la realización de resolución se procederá de acuerdo a lo indicado en la siguiente actividad. El de Registro y o el 2, según corresponda proyecta la Resolución de Situaciones Administrativas. Luego es revisado por el, el Contratista de Talento 1, y finalmente firmado y aprobado por el. Si la Resolución de Situaciones Administrativas, debe ser firmada por el, el documento también Los formatos GTH-FT-56/V2: Orden de comisión y pago nacionales, GTH-FT-55/V2: Ampliación o prórroga orden de comisión y pago nacionales, GTH-FT-58/V2: Autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamientos nacionales, GTH-FT-59/V2: Ampliación o prórroga autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamiento nacionales; tienen su propia numeración y esta es administrada por el Coordinador de comisiones de servicios y autorizaciones de viaje. El de incapacidades o el Auxiliar incapacidades, debe reportar mensualmente las incapacidades al Profesional de Nómina, para que están sean liquidadas por nómina. Las Resoluciones de situaciones administrativas que son firmadas por el son: vacaciones, licencias ordinarias, reubicaciones. Las Resoluciones de situaciones administrativas que son firmadas por el son: los encargos de funciones o de empleo, la asignación de funciones de coordinación de Grupo Interno de Trabajo.

5 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 5 de 7 de Registro y 1 2 Nomina, Registro y de Registro y de Viáticos será revisado por el Jefe de la Oficina. Una vez la Resolución es firmada es fechado, numerado, registrado y archivado por el de Secretaria General. Si la Resolución de la situación administrativa debe únicamente comunicarse, el de Registro y o el Contratista de Talento 2, comunica la respectiva resolución mediante correo electrónico o comunicación interna, la cual puede ser firmada por el o el. Si la Resolución de la situación administrativa debe notificarse, el de Registro y o el 2, procederá de conformidad con lo indicado en el GJU-PR-078/V1: Procedimiento de Notificación de acto administrativo. Si el acto administrativo se encuentra con alguna inconsistencia se devuelve al Registro y o al 2, según corresponda, para que realice los ajustes pertinentes y lo entregue nuevamente para revisión. El de Registro y, debe reportar las resoluciones de situación administrativa al Profesional de Nómina, 2, al Contratista de Libranzas y a los Coordinadores de Selección y Evaluación, Comisión de servicios y autorizaciones de viaje, bienestar, capacitación y salud ocupacional. El 2, debe reportar las resoluciones de situación administrativa al de Registro y y al Profesional de Nómina. Jefe de Oficina 1 Funcionario Si el funcionario al que le notificaron la Resolución de la situación administrativa interpone recurso de reposición, el Secretario Ejecutivo lo recibe y entrega al quien verifica e imparte instrucciones al para que lo atienda. El 1 estudia y proyecta el acto administrativo que resuelve el recurso correspondiente, luego es revisado por el Subdirector de Talento y por el Jefe de la Oficina. El, tramita la firma del acto Administrativo por el. Luego el acto administrativo firmado es fechado, numerado, registrado y archivado por el de Secretaria General. El 1 proyecta la comunicación Interna de la respuesta al recurso de reposición y El acto administrativo de reposición puede ser firmado por la Subdirectora de Talento de acuerdo a lo indicado en la Resolución No del 2 de enero de 2012 de la UNP

6 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 6 de 7 1 Nomina, Registro y Profesional de nómina de Registro y Funcionario notifica al funcionario de conformidad con lo indicado en el GJU-PR-078/V1: Procedimiento de Notificación de acto administrativo, previa verificación y aprobación del. En caso que el funcionario notificado del acto administrativo de recurso de reposición firmado por el Subdirector de Talento, presente apelación al mismo, se dará traslado a la solicitud al quien lo revisa, da respuesta y comunica al Subdirector de Talento, para que notifique al funcionario de la decisión tomada, y a su vez comunique al Nomina, Registro y para lo pertinente. Si el funcionario no presenta apelación, el Nomina, Registro y recibe la novedad del, e imparte instrucciones al Profesional de nómina y al de Registro y, los cuales incluyen la novedad de acuerdo con el GTH-PR- 06/V2: Procedimiento de Liquidación de nómina y prestaciones sociales e ingresa los documentos generados en el procedimiento en la historia laboral del funcionario, según corresponda. Si el acto administrativo de recurso de reposición es firmado por el no es susceptible a derecho a apelación FORMATOS Y REGISTROS: Comunicación Interna. GTH-FT-36/V1: Solicitud de vacaciones. GTH-FT-34/V3: Autorización de permisos o incapacidades o licencias de maternidad o paternidad. GTH-FT-56/V2: Orden de comisión y pago nacionales. GTH-FT-55/V2: Ampliación o prórroga orden de comisión y pago nacionales GTH-FT-58/V2: Autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamientos nacionales. GTH-FT-59/V2: Ampliación o prórroga autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamiento nacionales. GJU-PR-078/V1: Procedimiento de Notificación de acto administrativo GJU-FT-07/V1: Notificación personal de acto administrativo Incapacidades Correo electrónico. Base de Ausentismo. Base de datos Incapacidades. Resolución de situación administrativa. Acto respuesta a recurso de reposición. Decreto 1950 de Cartilla de Administración Pública: "Empleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral y Retiro de Empleados del Sector Público. Resolución No del 2 de enero de 2012 de la UNP. Formato de cobro Incapacidades (EPS). Formato de cobro Incapacidades (ARL). Recurso de reposición. Apelación a recurso de reposición. Acto respuesta a apelación a recurso de reposición.

7 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 7 de 7 GTH-FT-41/V2: Informe Novedades y/o correcciones de nomina Historia laboral. Resolución 0092 de 2014, Por la cual se establece la jornada y el horario de trabajo de la Planta de Personal de la Unidad Nacional de Protección para su cumplimiento y control, se fija el horario de atención al público, se deroga la Resolución 0134 del 13 de abril del 2012 y se dictan otras disposiciones. GTH-PT-01/V1: Protocolo para la administración gestión de las incapacidades o licencias de maternidad o paternidad de los funcionarios de la UNP. GTH-PT-02/V1: Protocolo para la administración de las comisiones de servicios y autorizaciones de viaje nacionales e internacionales, y liquidación y gastos. CONTROL DE CAMBIOS Versión Inicial Identificación del Cambio Versión Final 02 Se eliminó el formato GTH-FT-35/V1: Notificación Personal y se todo lo concerniente a notificación de un acto administrativo se asocia con el GJU- PR-078/V1: Procedimiento de Notificación de actos administrativos del proceso de Gestión Jurídica. Se modificó el formato GTH-FT-34/V2, quedando a partir de la fecha que sea para autorizar permisos o incapacidades o licencias de maternidad o paternidad. La creación del Grupo de comisión de servicios y autorizaciones de viaje, asignaron funciones nuevas a la STH con respecto a la liquidación de los viáticos y gastos de viaje, por ende deben dejarse claras y definidas en el procedimiento. Se crearon los protocolos para la administración gestión de las incapacidades o licencias de maternidad o paternidad de los funcionarios de la UNP y para la administración de las comisiones de servicios y autorizaciones de viaje nacionales e internacionales, y liquidación de viáticos y gastos. 03 Elaboró: Lia Paola sierra Tamara-Coordinadora Nomina, Registro y - Subdirección de Talento Revisó Luis Felipe Ruiz López, Profesional Universitario Coordinador Grupo de comisiones y autorizaciones de viaje-subdirección de Talento Aprobó: Revisó Catalina Balcázar Salamanca- Subdirectora de Talento Oficializó: Jaime Orlando Infante Acosta- Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información.