Permiso a Servidores Públicos y análisis de propuestas actividad San Andrés

Transcripción

1 ACTA DE COMITÉ BASICO No. 011 Hora: 10:00 A.M. Fecha: 24/06/2013 Lugar: Dependencia que Convoca: Proceso: Objetivo: Auditorio Dirección Gestión Humana Permiso a Servidores Públicos y análisis de propuestas actividad San Andrés Agenda: 1. Llamado a lista y verificación del quórum 2. Permiso a Servidores Públicos, que van al paseo a SAN ANDRES ISLAS 3. Análisis propuestas actividad de Bienestar del Empleado a SAN ANDRES ISLAS 4. Proposiciones y varios Desarrollo: Asisten como invitados: Olga Lucía Giraldo Noriega. Contratista Profesional de Apoyo Planeación y Sistemas 1. Instalación de la reunión y verificación Quórum Una vez verificado el quórum, se da lectura a la agenda la cual es aprobada. 2. Permiso de a Servidores Públicos, que van al paseo a SAN ANDRES ISLAS La Doctora Maryeline, comenta que la finalidad del Comité es discutir los dos temas puntuales, como es el Permiso otorgado a los Servidores Públicos, que van a participar en la actividad del empleado a San Andrés y realizar análisis de las propuestas presentadas. Se da la lectura del correo del Ingeniero Urbano, Buenos días, respetuosamente solicito que antes de seleccionar un operador y notificarlo, se analice en comité estratégico o de contratación las diferentes propuestas, por cuanto tengo entendido que hay propuestas más. Económicas e inclusive en el mismo hotel, e insisto que se regrese el martes del viaje, de lo contrario no podría autorizar el Viernes por cuanto los compañeros de centros zonales de fuera de Villavicencio no estarían en condiciones de trabajar el Jueves. Por lo cual se confirma que el permiso se otorgará por tres (3) días, para los días viernes 2, lunes 5 y martes 6 de julio, esto pensando en las distancia, ya que el vuelo se tenía programado para las horas de la noche, el día miércoles, y era difícil que los Servidores Públicos de Centros Zonales de fuera de Villavicencio, lograran cumplir con el horario del jueves. 3. Análisis propuestas actividad de Bienestar del Empleado a SAN ANDRES ISLAS Al recinto ingresan las Doctoras Sonia Pardo, Sandra Borrero y Elvia Janeth Quevedo, y el Comité

2 solicita que se retiren, debido que la directriz del Ingeniero fue muy clara, de citar a Comité Básico, y ellas no lo integran. Se invita a la Doctora Luz Mary, como Supervisora del Contrato, que presente las diferentes propuestas, con el fin de conocerlas. La Doctora Luz Mary, dice que no se está haciendo contratación, por lo cual no entiende cuál es el objeto de la reunión?, que siente que la están poniendo en la picota pública; que si alguien hubiese solicitado las propuestas, se le habría presentado, pero no por medio de un comité; que se siente cuestionada, cuando el trabajo que se realizó ha sido transparente, con un buen precio, con beneficio para los Servidores Públicos; además se está dando cumplimento a las obligaciones específicas del Convenio con FONBIENSTAR. Se da lectura a las obligaciones de FONBIENESTAR. Se Coordinó con los Servidores Públicos que pertenecen al Comité Social de FONBIENESTAR, quienes asistieron a las 12 ó 14 reuniones realizadas, María Constanza Amaya, Jairo Torres, Alirio Cruz, Elvia Janeth Quevedo, Javier Sierra, Silvia Patricia Londoño, Orlando Antonio Gómez; se analizaron las propuestas cada vez con los operadores; e insiste que se siente en la picota pública. El Doctor Mario Guillermo dice que no es eso, que solamente se quiere revisar el convenio, conocer las propuestas recibidas, que nadie está poniendo en tela de juicio su labor. Doctora Maryeline, comenta que le incomoda que esté dando otra interpretación, y la prevención en la que se encuentra, que lo que se quiere es conocer las diferentes propuestas. La Doctora Luz Mary, comenta que las propuestas que se tienen Mar Verde, Viaje Karibe Charters, en la segunda, la señora cambió 3 veces los valores, siempre con el pretexto de ajustar algo. La Directora ( E ) agrega, que hubo diferentes tipos de hoteles, que ofrecían mejores condiciones que el seleccionado, además que el Ingeniero Urbano comentó, que recibió dos llamadas, diferente a los que se presentaron, por lo cual quiere conseguir un hotel competitivo. Lo que realmente preocupa es el interés de los compañeros, y además se están empleando recursos de FONBIENESTAR, del ICBF y otros recursos; que está claro que no se va a elegir el operador. La Doctora Luz Mary, insiste en que ella asistió solo a 2 ó 4 reuniones, que ella solicita que ingrese la Doctora Sonia Pardo, por lo contrario se levanta de la reunión; por lo cual la Directora, le responde que para levantarse del Comité, es necesario que brinde un argumento técnico y jurídico, y además la única persona que está en condición de decidir quiénes pueden estar en el comité es el Ingeniero Urbano, y él no se encuentra.

3 Por lo cual la Doctora Luz Mary vuelve y solicita que permitan el ingreso de la Doctora Sonia, que ella asistió a todas las reuniones, y apoyó el proceso, en caso contrario se declara impedida. Que el Director no es tan duro en la toma de decisiones, a lo que la Directora ( E ) le aclara que ella no es el Director, por lo tanto tenía su propio criterio La Doctora Norma dice que ella no ve inconveniente con que la Doctora Sonia Pardo ingrese, el comité lo aprueba. La Doctora Sonia, comenta que para solicitar a varios promotores de turismo, teniendo en cuenta los aspectos que fuera BUENO, BONITO Y BARATO, en los dos años, que lleva en Administrativa, ya tiene alguna experiencia en el tema, realizó el ejercicio, en el cual también hubo empresas que se enteraron del evento, y allegaron a FONBIENESTAR directamente la propuesta. La Doctora Luz Mary, dice que Sonia es quien apoyó, quien conoce con claridad lo que se buscaba con el plan de Bienestar del Empleado. Agrega la Doctora Sonia, que se cumplió con el procedimiento de bienestar social del empleado, primero se realizó la encuesta cuyo resultado arrojó que los servidores públicos decidieron una salida; luego teniendo en cuenta las expectativas del viaje se tomaron en cuenta unos factores, que si se quería costa, si se quería algún municipio específico; y la encuesta arroja que a la Costa, se realiza análisis de costos entre San Andrés, Santa Marta y Cartagena; y se decide San Andrés. Con la aprobación del Director, ser firma convenio con FONBIENESTAR, teniendo en cuenta el excelente desempeño obtenido el año pasado, fue la mejor opción. Para este evento se unen recursos de FONBIENESTAR y de Bienestar del Empleado. La Doctora Sonia con el Comité, ubicaron muchas agencias, pero hay que tener en cuenta que una de las principales condiciones para todo es el costo, la calidad y sobretodo que el ICBF cancela pasado el evento, situación que no todas las empresas solventar y este último es la dificultad más grande. La Doctora Sonia explica, que se tiene como fuente de recursos VEINTISEIS MILLONES ($ ) de PESOS del ICBF, los cuales se dividen en el número de inscritos que por lo regular son 80 servidores públicos ($ por persona); QUINCE MILLONES ($ ) DE PESOS de FONBIENESTAR, y el excedente, para cubrir el plan a escoger, es aportado por cada uno de los colaboradores inscritos. Conclusión: Quedaron en que se debía tener en cuenta en las nuevas propuestas, donde a todos los operadores se les iba a solicitar: Transporte Villavicencio - Bogotá Villavicencio Transporte Bogotá - San Andrés Bogotá

4 Tarjeta de ingreso, Tarjeta médica, Snack y bebidas ilimitadas, Comida tipo bufet, Hotel frente a la Playa (máximo a dos cuadras), Hotel 4 estrellas, Acomodación triple, 5 días 4 noches ALKOSTO. Temporada baja HOTEL LORD PIERRE tiquete aéreo vía copa San Andrés, alojamiento 3 noches 4 días, Valor $ no incluye tarjeta turística ni transporte terrestre CHIVAS Y VIAJES. Para 70 personas Hotel Decameron San Luis, tiquetes aéreos, trasporte terrestre, traslado aeropuerto hotel aeropuerto, alojamiento en cómodas habitaciones (22 triples y 2 dobles), alimentación completa, snack, deportes náuticos, impuestos hoteleros, vuelta al acuario, valor por persona $ TROPICAL TRAVELS. Incluye transporte terrestre, tiquete aéreo, alojamiento en HOTEL TOWER, 5 noches 5 días, plan todo incluido (desayunos, almuerzos y cenas), impuestos, no incluye tarjeta de asistencia médica, traslado al muelle, ni tarjeta entrada a la isla; acomodación doble por $ La Doctora Sonia aclara que el comité se reunió con la agencia para informarle la forma de pago (al cumplimiento del evento) y la agencia no aceptó esta condición. KARIBE CAHRTERS LTDA. Esta empresa presentó varias propuestas, entre ellas: Hotel Porto Fino acomodación doble, múltiple y triple; tiquete aéreo, alojamiento 3 noches 4 días, paseo John Kay, no incluye almuerzo, velero por la bahía, tarjeta de asistencia médica, el plan no incluye gastos no estipulados en el plan, la cotización es vigente hasta el 18 de junio; el valor por adulto $ , valor por niño $ Otra propuesta donde se cambia el valor, $ valor persona, tiquetes aéreos, transporte terrestre, traslado a aeropuerto, paseo John Kay, acuario (no incluye almuerzo), vuelta a la isla, tarjeta de asistencia médica, tarjeta de entrada a la isla, y la cotización es válida hasta el 19 de junio, ofrece Hotel Porto Fino, Koral Flower, Blee Reef, Caribean Beach EL LLANO VIVE. Propuesta Hotel Porto Fino por $ , en Hotel Las Américas $ y en el Hotel Sol Caribe $ , incluye traslado terrestre, alojamiento 4 noches 5 días, alimentación completa, no incluye tarjeta de entrada, no incluye gastos no especificado MAR VERDE. El plan incluye transporte terrestre Villavicencio Bogotá Villavicencio, tiquetes aéreos, póliza de cumplimiento, acomodación triple, múltiple, cenas tipo buffet, snack, vuelta a la isla en Vans, crucero turístico, velero, servicio de asistencia al velero, tarjeta de entrada a la isla, impuesto al muelle, valor $ Presenta nueva propuesta ajustada, valor $ con impuestos, $ para niños de 0 11; de 0 2 años pagan la tarjeta de asistencia médica por $9.980; incluye transporte terrestre, tiquete aéreo, traslado aeropuerto al hotel, coordinador de viajes, tarjeta de entrada a la isla, tarjeta de entrada a la isla, acomodación triple, múltiple y cuádrupe; acomodación doble suplemento de $50.000; desayunos, almuerzos y cenas, crucero diurno. OVER PROTURISMO. Hoteles Decameron, cotización par a 80 personas, tiquetes Bogotá - San Andrés Bogotá, tasa aeroportuarias, impuesto combustible, cargo administrativo, alojamiento 3 noches 4 días en el Hotel Decameron y San Luis, alimentación completa tipo buffet $ por persona. El Doctor Mario pregunta si todos sabían que debían cotizar con las misma condiciones, a lo que la Doctora Sonia responde que si, que se realizó una reunión en mayo donde se establecieron los criterios, como se iban a solicitar las propuestas.

5 La Doctora Sonia culmina diciendo, que en el comité se sometió a votación, y se eligió MAR VERDE, teniendo en cuenta calidad, costos, y la posibilidad de acceso a todos los colaboradores y los aportes del ICBF y de FONBIENESTAR. La Doctora Norma pregunta si todo quedó en forma verbal, y la Doctora Sonia le responde que si, que se encuentran cotizaciones allegadas a FONBIENESTAR y en las actas. La Doctora Luz Mary, vuelve y pregunta, luego de hacer la nueva selección se vuelve a reunir el Comité?, la Doctora Maryeline le responde que nuevamente no se va a reunir para eso 4. Proposiciones y varios No hubo Decisiones: Que solicite a los proponentes el ajuste en la fecha de acuerdo al permiso establecido Enviar nuevamente las condiciones a todos los proponentes para las propuestas Compromisos / tareas Responsables Fechas