Access Control. Manual de Usuario

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1 Access Control Manual de Usuario

2 Contenido Login... 3 Pantalla Principal... 3 Registro de Acceso... 4 Catálogos... 5 Empleados... 5 Departamentos... 8 Puestos... 9 Perfiles... 9 Usuarios Horarios Asignación de Horarios Configuración Justificaciones Reportes Reporte detallado por rango de fechas Reporte de Personal Empleados Retardos Faltas Horas Extras Faltas X Retardo Reporte Cantidad de empleados por departamento Salida

3 Login Para ingresar al sistema ingrese su nombre de usuario, contraseña y la sucursal (en caso de que aplique) después de ingresar su contraseña presione ENTER si su contraseña es correcta el sistema le permitirá avanzar. Pantalla Principal La imagen que abajo se muestra, corresponde a la pantalla principal del sistema desde la cual puede accesar a todas las opciones disponibles, las cuales varían dependiendo el perfil de usuario que tenga asignado. 3

4 Registro de Acceso En el menú Operación, encontramos la opción Registro de Acceso, la cual nos desplegará una ventana en donde los empleados pueden registrar su entrada introduciendo su número de identificación (Folio), y su huella en el lector. Basta con capturar el número de empleado en el campo de texto rotulado como Folio y colocar la huella en el lector para que se registre el acceso del empleado. Al realizar las acciones mencionadas anteriormente, se desplegará una ventana con los datos y la foto del empleado, esto indicará que se ha registrado el ingreso del mismo. 4

5 Catálogos Este menú contiene opciones que le permitirá dar de alta, modificar o eliminar empleados, horarios, departamentos, etc., dentro del sistema. Empleados En la opción Empleados, puede consultar a todos sus usuarios registrados, a su vez también puede registrar usuarios nuevos. Si quiere crear un nuevo usuario presione el botón Nuevo, llene las casillas de datos y seleccione uno de los departamentos previamente creados en el menú Departamentos. 5

6 Además, mediante el botón debe capturar la huella digital del empleado, para que éste pueda registrar su entrada en el sistema. Se desplegará la siguiente ventana en la cual debemos marcar 4 veces la huella en el lector, para que ésta sea almacenada. 6

7 En caso de que así se requiera, puede omitirse la captura de la huella, deshabilitando la casilla, al hacer esto, cuando el empleado registre entrada no le pedirá su huella digital. Adicionalmente puede incluir una fotografía del empleado, capturándola directamente desde una webcam conectada al equipo en el que se tenga instalado el sistema o bien, se puede seleccionar una imagen desde cualquier otra ubicación. Para terminar el registro dé clic en el botón Guardar. Si usted desea modificar los datos de un Empleado, debe capturar en folio en la caja de texto color gris y presionar el botón, esto nos desplegará una tabla en la que se visualizaran los datos almacenados del empleado. Únicamente debe dar doble clic en el nombre del empleado del listado y sus datos se mostrarán automáticamente en las casillas, aquí usted podrá modificarlos y para terminar su edición solo debe presionar el botón Guardar. 7

8 Departamentos En esta pantalla se podrán dar de alta los diferentes departamentos de la empresa Nuevo Escribir en el recuadro el nombre del departamento y presione el botón Desactivar Dé doble clic en el departamento que desea desactivar y presione el botón o bien, desmarque la casilla, después haga clic en el botón. Activar Para volver a activar algún departamento, el proceso es similar a desactivar, la diferencia es que se marcará la casilla, es decir, dé doble clic en el departamento que desea activar, marque la casilla mencionada y haga clic en el botón. 8

9 Puestos En esta pantalla se podrán dar de alta los diferentes puestos de la empresa Nuevo Desactivar Activar Escriba en el recuadro el nombre del puesto, seleccione el departamento al que pertenece y presione el botón Dé doble clic en el departamento que desea desactivar y presione el botón o bien, desmarque la casilla, después haga clic en el botón. Para volver a activar algún departamento, el proceso es similar a desactivar, la diferencia es que se marcará la casilla, es decir, dé doble clic en el departamento que desea activar, marque la casilla mencionada y haga clic en el botón. Perfiles Mediante esta función, puede definir los perfiles de usuario que podrán utilizar el sistema de control de acceso, asignándoles los permisos para manipular funciones específicas. Para definir un nuevo perfil de usuario, haga clic en el botón y en la caja de texto rotulada como Nombre del Perfil, escriba el nombre que asignará al perfil y haga clic en el botón para que el perfil se muestre en la tabla. 9

10 Una vez creado el perfil, debe asignarle los permisos para acceder a las opciones disponibles en el sistema. Para realizar esta acción, de doble clic sobre el nombre del perfil creado al cual se le asignarán los permisos y haga clic en el botón para que se despliegue la ventana en la cual indicaremos las opciones a las que se podrá acceder con ese perfil. Para guardar la configuración de los permisos del perfil, haga clic en el botón tanto en la ventana de permisos como en la de perfiles. 10

11 Usuarios En esta opción del sistema, podrá dar de alta a los usuarios quienes operarán el sistema Para dar de alta un nuevo usuario del sistema haga clic en el botón y en las cajas de texto ingrese los datos como Nombre del usuario, la clave o contraseña y seleccione el alguno de los perfiles creados así como la sucursal a la que podrá accesar (en caso de que aplique), para guardar el usuario, haga clic en el botón y enseguida se reflejará en la tabla de usuarios. Si se requiere desactivar el usuario, seleccione el usuario con doble clic, esta acción activará la modificación de los datos del usuario; posteriormente desmarque la casilla Activo o bien, haga clic en el botón y después haga clic en Guardar. Para activar nuevamente un usuario, el proceso es similar, la única variante sería volver a marcar la casilla 11

12 Horarios En esta pantalla se darán de alta todos los horarios que se asignaran posteriormente a los empleados del sistema. En el recuadro Descripción que se encuentra en la parte superior de la pantalla Ingrese el nombre con el cual identificara el nuevo horario. Coloque el puntero sobre el recuadro que aparece en la imagen, como se indica el cuadro izquierdo se refiere a la hora inicial y el derecho a la hora final, antes de empezar a escribir deberá recorrer el apuntador hasta la izquierda del recuadro presionando la flecha izquierda que se encuentra en el teclado hasta que llegue al inicio del recuadro, ahora escriba la hora de entrada correspondiente al día, la hora se debe escribir en formato de 12 horas (HH:MM am/pm). En la derecha se encuentra una casilla que usted deberá marcar con un clic en caso de que el día no sea laboral para dicho horario, como por ejemplo un domingo. 12

13 Si usted desea que todos los días tengan la misma hora de entrada o salida, escriba la hora con el formato correcto, en cualquiera de los recuadros correspondientes a la hora inicial o final, y después de escribirlo presione ENTER. Este es un ejemplo de un horario correcto. Finalmente presione el botón Borrar De igual manera que al modificar seleccione un horario ingresando el nombre en el recuadro Descripción y espere a que aparezca la lista de los horarios y seleccione con ENTER ó con doble clic y presione el botón Asignación de Horarios Seleccione una opción en el recuadro empleado dando clic sobre el recuadro para que se despliegue una lista, y después otro clic para seleccionar una opción, del mismo modo seleccione una opción del recuadro Horario. Una vez que seleccionado ambas opciones presione el botón horario quedará asignado al empleado correspondiente. y el 13

14 Configuración Esta opción, permite establecer algunos parámetros de configuración del sistema, como puede ser que el acceso sea solamente con utilizando la huella digital, fijar una hora para marcar como cambio de día, etc. Desactivar Dé doble clic en el parámetro que desea desactivar y presione el botón o bien, desmarque la casilla, después haga clic en el botón. Activar Para volver a activar algún parámetro, el proceso es similar a desactivar, la diferencia es que se marcará la casilla, es decir, dé doble clic en el departamento que desea activar, marque la casilla mencionada y haga clic en el botón. 14

15 Justificaciones Aquí se crearán Justificaciones para aquellos empleados que tengan faltas justificadas simplemente se seleccionara el empleado y el rango de días que el empleado tendrá falta justificada, si solo es un día en ambos recuadros deberá seleccionarse el mismo día. En el recuadro grande deberá introducirse un Motivo de la justificación. Al terminar de llenar todos los datos presione el botón Si desea crear una nueva Justificación presione Para Eliminar una justificación Seleccione el empleado, seleccione de la tabla la justificación que desea eliminar, y presione el botón la derecha de la tabla. que se encuentra a En esta versión, las justificaciones pueden exportarse a Excel con el botón o bien, también cuenta con la opción de imprimirse. 15

16 Reportes Reporte detallado por rango de fechas En este reporte se puede visualizar las entradas y salidas de los empleados especificando un rango de fecha y, opcionalmente, una empleado específico. También puede ver la entrada y salida de todos los empleados en el rango de fechas especificadas, para esto debe dejar vacíos todos los campos. Una vez seleccionados los parámetros usted puede exportar los datos a una tabla de MS Excel, o bien, verlos directamente en el programa Access Control. También puede imprimirlos directamente si así lo desea, solo debe presionar el botón de Imprimir Reporte. 16

17 Reporte de Personal Empleados En esta pestaña solamente se muestra un listado de todos los empleados actualmente activos de la empresa. También se da la posibilidad de exportar el listado a una tabla de Excel o imprimirlo. 17

18 Retardos En esta pestaña, al igual que la de Entradas, se debe seleccionar un rango de fechas específico y un empleado específico o ninguno para poder ver los retardos en general. Al igual que en la configuración, se debe dar clic en las casillas de el límite de tolerancia, para que queden iluminados y así sean tomados en cuenta. Faltas Este reporte funciona igual que el de Retardos, únicamente se debe especificar el rango de fechas, el tipo de periodo y la sucursal (en caso de que aplique) y el sistema traerá un listado de los empleados que han faltado en dicho período. El listado muestra el número y nombre del empleado así como la cantidad de faltas ocurridas. 18

19 Horas Extras Esta pestaña funciona de manera similar a las anteriores, se especifica un rango de fechas y un período nominal, se puede especificar un empleado o hacer una consulta general. 19

20 Faltas X Retardo En esta pantalla se mostrara un reporte con la cantidad de retardos y su equivalente en faltas de todos los empleados. Seleccione el rango de fechas en los recuadros que se muestran en la imagen. Escriba en el recuadro que aparece en la imagen de abajo, la cantidad de retardos que equivalen o ameritan a una falta. Con estos recuadros puede manipular la tolerancia que hay para los retardos es decir a cuánto tiempo se considerará retardo. El primer cuadro corresponde a las horas y el segundo a los minutos. Para cambiarlo solo de clic sobre las flechas que están el recuadro. 20

21 Una vez llenados los criterios del reporte presione el botón y el reporte aparecerá en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Reporte Cantidad de empleados por departamento Este reporte muestra un listado de la cantidad total personas por puesto y departamento, o bien, de todos los puestos y departamentos. Salida Presione este menú, para cerrar el sistema, antes le preguntará si está seguro de que quiere salir y tendrá la opción de aceptar o cancelar 21

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