PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC del FONDO DE RESTAURACION, OBRAS E INVERSIONES HIDRICAS DISTRITAL - FORO HIDRICO-. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo del FONDO DE RESTAURACION, OBRAS E INVERSIONES HIDRICAS DISTRITAL - FORO HIDRICO - que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Todos los procesos del FONDO DE RESTAURACION, OBRAS E INVERSIONES HIDRICAS DISTRITAL -FORO HIDRICO-. 4. DEFINICIONES ACTUALIZAR: Modificar un documento según nuevos estándares ó cambios resultantes. ALMACENAR: Guardar información y/o documentación en un almacén, archivo ó dispositivito de almacenamiento electrónico. APROBAR: Dejar constancia documentada de estar de acuerdo con el contenido del documento, dar visto bueno mediante firma autorizada. CONSERVACIÓN: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental del Foro Hídrico DIFUNDIR: Proceso de distribuir y poner en conocimiento un documento del Sistema de Gestión de Calidad, en especial a los miembros de grupo.

2 DOCUMENTO: Es un escrito que ilustra o informa acerca de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad, registrado en una unidad de información ó en cualquier tipo de soporte (papel, cintas de video y de audio, discos magnéticos, películas). DOCUMENTOS CONTROLADOS: Son aquellos que deben ser entregados oficialmente y que reemplazan toda versión anterior. DOCUMENTO EXTERNO: Documento que es elaborado por terceras personas naturales o jurídicas, externas a la organización. DOCUMENTO INTERNO: Documento que es elaborado en la organización. DOCUMENTO NO CONTROLADO: Son los documentos que están disponibles para el uso indiscriminado del personal de la entidad. DOCUMENTO OBSOLETO: Aquellos que han sufrido modificaciones y han sido sacados de la documentación vigente. LISTADO MAESTROS DE DOCUMENTOS: Índice utilizado para describir en forma ordenada los documentos internos como procedimientos e instructivos que conforman la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad, acompañados de sus códigos, nombre, número de versión y fecha de aprobación. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. REVISAR: Volver a ver los documentos y someterlos a un nuevo examen para corregirlos, revisar un texto. 5. DOCUMENTOS Y REGISTROS Registro de Correspondencia Enviada Externa. POCD-F1 Registro de Correspondencia Interna. POCD-F2 Control Correspondencia Asignada. POCD-F3 Registro de Correspondencia Recibida Externa. POCD-F4 Difusión de Documentos. POCD-F5 Listado Maestros de Documentos. POCD-F6 Control de Salida de Documentos Archivados. POCD-F7 Solicitud de Modificación de Documentos. POCD-F8 Acta de Reunión. POCD-F9

3 6. DESCRIPCIÓN 6.1. CONDICIONES GENERALES El responsable de la Gestión Documental en el Sistema de Gestión de la Calidad se encarga de: Mantener los documentos originales vigentes del Sistema de Gestión de la Calidad del FONDO DE RESTAURACION, OBRAS E INVERSIONES HIDRICAS DISTRITAL -FORO HIDRICO-, para el caso de los documentos escritos, se mantienen originales en formato impreso y una copia digital. Obtener y distribuir copias controladas según las indicaciones de este procedimiento. Actualizar la documentación cuando se presenten modificaciones. Retirar las copias y documentos obsoletos cuando sea pertinente Los documentos escritos del Sistema de Gestión de la Calidad están digitados en computador para garantizar su legibilidad, poseen un código que los identifica Para la conservación de los documentos en medio magnéticos (CD ROM, cintas de audio y video) se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Mantener alejados de las fuentes que emitan radiación electromagnética (imanes, electrodomésticos, motores electrónicos, tomas de corriente, tableros electrónicos, etc.), Identificar cada elemento, indicando el contenido, fechas comprendidas, tiempo de retención según su naturaleza y disposición final. Guardar los documentos adecuadamente para que sean protegidos de riesgos ambientales (polvo, calor, humedad etc).

4 No bloquear con claves de entrada. Sin embargo, para aquellos documentos en los que se ha previsto este tipo de protección, la clave debe ser conocida por el encargado y responsable del mismo. Por seguridad de los documentos el Representante de la Dirección coordinara la realización de backup periódicamente, se almacenaran en los medios adecuados los formatos y registros que se manejan en medio magnético Los documentos internos del Sistema Gestión de la Calidad controlados están identificados con el sello COPIA CONTROLADA en tinta de color verde.. COPIA CONTROLADA Cuando un documento interno del Sistema de Gestión de Calidad es modificado y reemplazado por una versión, o se elimina del sistema, se deben recoger las copias entregadas, poner el sello de OBSOLETO con tinta de color rojo en cada una de las hojas del documento original y destruir las copias existentes. Se debe conservar únicamente el obsoleto inmediatamente anterior a la versión vigente. OBSOLETO Trimestralmente, el Comité de Calidad debe revisar los documentos del sistema y las solicitudes de modificación, para aprobar las actualizaciones necesarias CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Documentos Internos. Los documentos del Sistema del Gestión de la Calidad se registran y se controlan en el Listado Maestro de Documentos POCD-F6, el cual debe llevarse en medio magnético. El responsable de la Gestión Documental es el

5 encargado de actualizar su registro cada vez que se genera un documento nuevo, una modificación o una eliminación Documentos externos: El control que se realiza corresponde al seguimiento a las actualizaciones de los requisitos legales (Leyes, resoluciones o decretos) que deben hacer los responsables de procesos del procedimiento que los menciona, relacionados en el numeral normatividad en los documentos del SGC. El responsable del proceso de ser el caso solicitara al responsable de la gestión documental del SGC la actualización o modificación de la normatividad vigente y la inclusión en el Normograma gestionando el formato Solicitud,Creación, Modificación o Eliminación de Documentos SGC POCD-F8. Se envía al Representante de la Dirección la solicitud de la actualización o modificación para la inclusión en el Normograma o en los documentos de referencia. Se informa al responsable del proceso que la inclusión de la modificación se realizó. actualización y/o 6.3 DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS El Representante de la Dirección en el Sistema Gestión de la Calidad hará la distribución de las copias controladas de los documentos a aquella personas que por su trabajo deben conocer y aplicar el contenido de los documentos. Como registro de la difusión se diligencia el formato Difusión de Documentos POCD-F5, que luego debe ser entregado al responsable de cada proceso para su archivo 1. El responsable del proceso definirá la distribución de las copias controladas y su soporte, conservara una copia en el archivo de gestión de la dependencia a la cual pertenece. Para la conservación y custodia del original del documento y del formato de creación o modificación, deben estar archivados en una misma carpeta y bajo la responsabilidad del Coordinador del SGC. 6.4 ARCHIVO Y CONSERVACIÓN 1 Cuando se realizan evaluaciones de las difusiones, se deben conservar los resultados con el acta de Difusión.

6 El responsable de la Gestión Documental en el Sistema Gestión de la Calidad SGC debe asegurarse de que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. Cuando aplique: Archivar los documentos de uso constante en protectores de acetato para garantizar su legibilidad y conservación. Utilizar, preferiblemente, carpetas de pasta dura con argolla. Marcar las carpetas indicando como mínimo: contenido, responsable, tomo MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS La solicitud de modificación de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad puede ser presentada por cualquier persona dentro de la entidad, para ello, debe diligenciar el formato de Solicitud de Modificación de Documentos POCD-F8, hacerla firmar por las mismas personas responsables de la revisión y aprobación del documento a modificar y entregarla al responsable de la Gestión Documental, para que sean aprobados por el Comité de Calidad y luego hacer los cambios solicitados y actualizar el formato Listado Maestro de Formatos POCR-F1 correspondiente. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. NTC- ISO 9000:2000: Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y Vocabulario. ICONTEC, NORMA TÉCNICA DE CALIDAD ISO 9001:2008.

7 8. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO 26/08/ Se incluyo en las actividades control de los documentos el control que se le da a los documentos externos

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