QUE ES UN CUPO? Cupos 1

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1 QUE ES UN CUPO? Algunos establecimientos de Hostelería trabajan con Agencias y Centrales de Reservas que establecen contratos para poder disponer de un determinado número de habitaciones, siempre que confirmen antes de un número de días por adelantado (Periodo de release). Cada cupo supone dar a una agencia un cierto número de habitaciones de un tipo concreto para una fecha específica. Para que el cupo sea correcto, la agencia debe de notificar la confirmación de las reservas antes del periodo de release, si ha pasado este periodo la agencia pierde su derecho a reservar este cupo que tenia acordado con el hotel. Release: Como explicamos anteriormente, es el periodo existente entre el día que la agencia tiene los cupos asignados y el último día que tiene para notificar que hace efectivos esos cupos o parte de ellos. Pasado este periodo, la agencia pierde el derecho que tenía acordado a disponer de esas habitaciones, se dice que ha pasado el tiempo de release. Algunas agencias llegan a acordar con los hoteles dos periodos de release, uno más corto y otro mas largo, lógicamente un periodo de release corto supone que el número de habitaciones que entra en el cupo es también bajo. En el release largo, se podrán meter más habitaciones. Cupos 1

2 CONFIGURACION DE HORIZONTEL PARA LA UTILIZACION DE CUPOS Para la configuración de los cupos hay que pulsar en la pestaña Configuración, una vez aquí, entraremos en la pestaña General y marcaremos la opción Cupos. Estos se pueden configurar de distintas formas: Marcaremos la opción Usar cupos. La opción No descontar cupos cuando está seleccionada, en la pantalla principal de reservas, donde Horizontel nos da las habitaciones libres, ocupadas, desayunos, etc. no se descontarán las habitaciones reservadas para cupos de las habitaciones libres. Si marcamos la opción Mostrar cupos disponibles, en la pantalla principal de reservas, aparecerá una casilla cupos que nos muestra el número de habitaciones disponibles para cupo. La opción Modificar cupo diario nos da la posibilidad de poder cambiar el número de habitaciones que hemos establecido de cupo, diariamente. Cupos 2

3 CREACION Y CONFIGURACION DE AGENCIA DE CUPO Una vez seleccionada la opción cupos, configuraremos la Agencia. Podemos utilizar la agencia del hotel como Agencia de cupo o crear una agencia específica para ello. En el siguiente ejemplo se muestra como introducir una nueva agencia para configurarla como agencia de cupo, para ello, tendremos que seleccionar la pestaña Clientes del menú principal, una vez dentro, escogeremos la opción Agencias. Para crear una nueva agencia, hacemos un clic con el botón derecho del ratón y nos aparecerá un menú desplegable, posteriormente, seleccionaremos la opción Introducir. A continuación, aparecerá una nueva pantalla donde tendremos que introducir todos los datos de la Agencia. Una vez completados, marcaremos la opción Cupo y en la parte inferior izquierda de la pantalla marcaremos Aceptar para guardar todos los datos introducidos. Cupos 3

4 Guardados los datos de la Agencia, entraremos en la opción Precios para crear un periodo determinad o de precios para cada tipo de habitación. Cupos 4

5 Para ello, tendremos que hacer un clic con el botón derecho del ratón en la tabla de periodos y seleccionar la opción Introducir del menú desplegable para crear un periodo nuevo de precios. Posteriormente, nos aparecerá la pantalla Precios, donde tendremos que poner el periodo de tiempo que vamos a mantener los mismos precios, marcaremos la casilla IVA incl. si estos son con IVA incluido y aceptaremos todos los datos. Cupos 5

6 Una vez introducido, seleccionamos dicho periodo haciendo un clic con el botón derecho encima de este y escogiendo la opción Seleccionar del menú desplegable. En la parte de la derecha aparece una nueva tabla con los diferentes tipos de habitaciones y servicios, haciendo doble clic encima del precio establecido por defecto, podremos introducir nuestros precios en cada tipo de habitación y servicio para las diferentes temporadas. Cupos 6

7 También podremos configurar los precios por persona o por habitación solamente con marcar las pestañas Tarifa por pers. o Tarifa por hab. respectivamente. Introducidos los precios de la Agencia en un periodo concreto para cada tipo de habitación y temporada, seleccionaremos Calendario para configurar los días o meses que pertenecerán a cada temporada, para que, automáticamente se apliquen los precios establecidos en cada una de ellas. Cupos 7

8 Primero seleccionaremos la tarifa que vamos a configurar (alta, baja, media, promoción) y posteriormente, marcaremos los días que pertenecerán a este tipo de tarifa. Una vez seleccionados los días, aceptaremos para guardar los cambios. Posteriormente, dentro de la ficha de la Agencia, seleccionaremos la pestaña Conexión a Internet, si utilizamos el módulo de Reservas Online a través de Internet. Si no utilizamos este módulo, esta configuración no habría que realizarla. Cupos 8

9 En este apartado configuraremos nuestra agencia, procedencia del cliente, el intermediario, si utilizaremos prepago para las reservas a través de Internet y los campos obligatorios que pediremos al posible cliente al realizar la reserva a través de Internet. Si no queremos utilizar los precios de la Agencia de Internet, podemos configurar precios específicos para las reservas realizadas a través de Internet. Para ello, crearemos una Tarifa de Internet entrando en la pestaña Clientes de la pantalla principal y una vez dentro, seleccionando la opción Tarifas. Cupos 9

10 Haciendo un clic con el botón derecho del ratón, seleccionaremos la opción Introducir del menú desplegable para crear nuestra tarifa. Pondremos nombre a nuestra tarifa y haremos un clic en la pestaña Aceptar para guardar los cambios. A continuación, configuraremos los precios correspondientes a esta tarifa, para ello, haremos un clic con el botón derecho del ratón encima de ella y seleccionaremos la opción Precios del menú desplegable. Cupos 10

11 Ahora, escribimos el periodo de fechas en los que se van a mantener dichos precios y marcaremos la opción Aceptar para guardar los cambios. Al igual que los precios de la agencia de Internet, haciendo un clic en el periodo de precios creado en la parte de la derecha aparece una nueva tabla con los diferentes tipos de habitaciones y servicios, haciendo doble clic encima del precio establecido por defecto, podremos introducir nuestros precios en cada tipo de habitación y servicio para las diferentes temporadas. Cupos 11

12 Introducida la nueva Tarifa de Internet en un periodo concreto para cada tipo de habitación y temporada, crearemos un calendario para configurar los días o meses que pertenecerán a cada temporada, para que, automáticamentese apliquen los precios establecidos en cada una de ellas. Para ello, haciendo un clic con el botón derecho del ratón en el periodo de precios que hemos creado, seleccionaremos la opción Calendario. Una vez dentro, seleccionaremos la tarifa que vamos a configurar (alta, baja, media, promoción) y posteriormente, marcaremos los días que pertenecerán a este tipo de tarifa. Una vez seleccionados los días, aceptaremos para guardar los cambios. Cupos 12

13 Para crear un intermediario específico para identificar las reservas realizadas a través de la página Web del Hotel, seleccionaremos la pestaña Clientes del menú principal de Horizontel y una vez dentro, marcaremos la opción Intermediarios. Haremos un clic con el botón derecho del ratón en la tabla que nos aparece y escogeremos la opción Introducir del menú desplegable. Cupos 13

14 Haciendo doble clic en el intermediario creado anteriormente, rellenaremos todos los datos relacionados con éste y pulsaremos en Aceptar para guardar todos los cambios. CONFIGURACION DE LOS CUPOS Ahora es el momento de configurar los cupos, para ello, seleccionaremos la opción Cupos desde la ficha de la Agencia. Cupos 14

15 La siguiente pantalla nos muestra como se introduce un periodo de cupo, es decir, el periodo de tiempo durante el que vamos a tener habitaciones de cupo. Para ello, haremos clic con el botón derecho del ratón en la tabla que nos aparece a la izquierda y seleccionaremos la opción Introducir del menú desplegable. Una vez seleccionadas las fechas del periodo de cupo, deberemos Aceptar para confirmar los cambios. Cupos 15

16 También deberemos establecer el número de habitaciones de cada tipo que estarán disponibles para cupo. Para ello, bastará con hacer un solo clic en la casilla a la derecha de cada tipo de habitación y poner la cantidad. Cupos 16

17 Una vez aceptados los cambios, podemos visualizar nuestro periodo de cupo y la cantidad de habitaciones destinadas para ello en este periodo. Para ver la información mas detallada, seleccionaremos la pestaña Reservas menú principal de Horizontel, una vez dentro, marcaremos la opción Cupos. La siguiente imagen refleja el nombre de la agencia de cupo, la fecha de release y el número de habitaciones reservadas para cupo. Cupos 17

18 Para ver el detalle, bastará con hacer un solo clic con el botón derecho del ratón encima de la reserva de cupo y seleccionar la opción Detalle. La siguiente imagen nos muestra el detalle de la reserva de cupo, la fecha de release y el número de habitaciones de cada tipo disponibles para cupo. Marcando las pestañas Día anterior y Día siguiente podemos visualizar la misma información para cada día. Cupos 18

19 INTRODUCIR RESERVAS DE CUPO Podemos tener tantas Agencias de cupo como sea necesario (todas aquellas con las que tengamos contrato para reservar habitaciones de cupo) y el proceso para su creación es exactamente igual que el explicado anteriormente. Para introducir una reserva de cupo, seguiremos los mismos pasos que si fuese una reserva normal, la variación sería que seleccionaríamos la Agencia de cupo a través de la cual llega la reserva. También marcaremos la casilla Cupo para identificar la reserva. Cupos 19

20 Identificaremos fácilmente esta reserva ya que aparecerá en la pantalla principal de reservas con una marca de color en la columna Cupo. Si dentro de la pestaña Reservas del menú principal de Horizontel, seleccionamos la opción Cupos, podremos ver también las reservas de cupo que se han realizado. Cupos 20

21 Para poder visualizar las reservas de cupo, haremos un clic con el botón derecho del ratón y marcaremos la opción Reservas. Haciendo doble clic sobre cada una de ellas, podemos observar los datos detallados de cada reserva. Cupos 21

22 También podemos ver los cupos detallados haciendo un clic con el botón derecho del ratón encima de la reserva y seleccionando la opción Detalle del menú desplegable. Cupos 22

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