Manual de Administrador de Entidades

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1 Manual de Administrador de Entidades

2 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN CREAR ENTIDADES RELACIÓN CON USUARIOS Y SALAS NOTICIAS ENCUESTA DOCUMENTOS EVENTO GALERÍAS MULTIMEDIA PÁGINAS NARANJAS FDI ANEXO 1: GUÍA RÁPIDA ANEXO2: EDITOR DE TEXTO ENRIQUECIDO... 3

3 1 INTRODUCCIÓN El contenido de este manual trata de la administración de las entidades del portal denominado Factoría de Innovación. Para seguir este manual no es necesario tener conocimientos avanzados de informática, pero si que requiere conocer el portal como usuario, ya que el manual se centra en la administración de las entidades y todo lo que ello lleva relacionado. Por qué crear una Entidad? Al crear una Entidad en la Factoría de Innovación usted podrá administrar la misma con todo detalle, siendo un espacio en el que podrá incluir sus propias noticias, eventos, galerías, usuarios, etc. En los siguientes puntos del manual se detalla cómo hacerlo paso a paso. 1

4 2 CREAR ENTIDADES Puede verla lista de entidades actual haciendo clic en la opción del menú Factoría en Red. Sobre la lista aparece un formulario que permite filtrar las entidades. Para filtrar la lista haga uso de los cuadros de texto y menús desplegables para especificar los criterios que deben cumplir las entidades de la lista y haga clic en el botón Aplicar. Para ver una entidad haga clic sobre el título de la entidad o sobre su imagen. La Factoría de Innovación permite a los usuarios registrados crear y agruparse en entidades. Las entidades ofrecen a los usuarios secciones y herramientas que pueden utilizar para coordinarse entorno a sus intereses. Ilustración 2.1. Entidad de ejemplo 2

5 Crear una entidad es muy sencillo, como usuario registrado ve un menú en la parte superior derecha con la opción Agregar contenido. Si hace clic sobre esta opción verá una lista de contenidos que puede crear, entre ellos está Entidad. El formulario le pide datos como el nombre, el logotipo, una descripción, etc. El usuario que crea una entidad pasa a ser el administrador de dicha entidad, y será el encargado de gestionar su contenido y sus usuarios. Ilustración 2.2. Formulario de creación de entidades 3

6 Los campos del formulario suelen venir acompañados de una descripción. Uno de los que no está comentado es el tipo de unión a la entidad. Este campo se refiere a cómo acceden los usuarios a formar parte de la entidad. Libre permite a los usuarios formar parte de ella utilizando simplemente un enlace que sirve para ello. Solicitud obliga a los usuarios a pedir formar parte de la entidad, petición que deberá ser aceptada por un administrador. Cerrada es la opción en la que los usuarios deben ser invitados por el administrador del sistema, no es posible solicitar formar parte de la misma. En la parte final del formulario se especifica la ubicación de la entidad. Para ubicarla puede especificar el país, la provincia, la ciudad y la dirección. El mapa que ve de Google Map no utiliza estos datos para ubicar su entidad, ya que en ocasiones la dirección es nueva y no aparece o la ubicación no aparece todo lo bien que cabría esperar. Por este motivo se ha optado por permitir al usuario utilizar directamente el mapa para ubicar la entidad. Para hacerlo haga doble clic sobre el mapa y verá como se hace zum a la vez que se marca la ubicación. Siga haciendo doble clic hasta localizar el sitio exacto donde se encuentra ubicada la entidad. Ilustración 2.3. Detalle de la Ubicación en el formulario de creación de entidades 4

7 Una vez creada la entidad, la opción Mapa del menú lateral Enlaces de una entidad muestra la ubicación de esta sobre un mapa. Esta ubicación debe haberse especificado durante su creación, si no es así, editando sus datos es posible especificarla. Ilustración 2.4. Aspecto del mapa de una entidad. 5

8 3 RELACIÓN CON USUARIOS Y SALAS Como administrador de la entidad es usted responsable de los usuarios del mismo. Para gestionar los usuarios vaya a la página de la entidad y haga clic en el botón Grupo que se encuentra debajo del título de la entidad. Este botón permite visualizar varias opciones relacionadas con los usuarios de la entidad: Invitar a un usuario a unirse al grupo. Permite enviar una invitación una lista de usuarios para que formen parte de la entidad. Personas. Muestra un listado de usuarios indicando su estado, su perfil y su antigüedad. Si la persona ha solicitado unirse a la entidad su estado será Pendiente. Al lado del estado aparece un icono que al pulsar sobre él muestra el texto de la solicitud escrita por el usuario. El menú que aparece en la parte superior del listado permite realizar acciones sobre los usuarios seleccionados de la lista. De esta forma, puede seleccionar los usuarios que han solicitado unirse a la entidad y aprobar o denegar su solicitud. También tiene opciones que permiten bloquear los usuarios o asignarles el rol administrador de la entidad. Ilustración 3.1. Listado de usuarios relacionados con una entidad 6

9 Las entidades a su vez pueden solicitar vincularse con las salas de la Factoría de Innovación: Cocina, Demolab, Mediateca, etc. Las entidades vinculadas a una sala aparecen en un lateral de la sala, de esta forma los usuarios que entran en la sala pueden ver el contenido de las salas y una lista de entidades relacionadas con esta que pueden serle de interés. Desde el listado de opciones que aparece al hacer clic en el botón Grupo está Solicitar vinculación de la entidad con salas. Ilustración 3.2. Formulario de solicitud de vinculación a una sala 7

10 4 NOTICIAS Las entidades tienen una sección de noticias a la que todos los usuarios de la entidad pueden aportar noticias, las cuales deben ser publicadas por los administradores de la entidad. Para crearlas se utiliza el enlace Agregar contenido. Las noticias son iguales que las entradas del blog, puede utilizar en ella imágenes, videos, dar formato al texto, etc. Como administradores, para ver la lista de noticias enviadas por los usuarios de la entidad hacemos clic en el botón Grupo que aparece debajo del título de la entidad, y en la opción Noticias no publicadas. Si hace clic en el enlace Editar que acompaña a estas noticias podrá aceptarla o eliminar. Además podrá editarla antes de publicarla y mejorarla si fuera necesario, añadiendo alguna foto, estructurando en artículo, poniendo en negrita la información más relevante, etc. Ilustración 4.1. Aspecto final de una noticia con una imagen asociada. 8

11 5 ENCUESTA Las entidades también brindan la oportunidad de crear encuestas, y estas deben ser creadas por sus administradores. Para ver las encuestas de una entidad no hace falta ser miembro de una entidad, ni estar registrado en ella, hay que hacer clic en Encuestas dentro del menú lateral una vez se esté en la entidad. La página muestra todas las encuestas de la entidad, aquellas que el usuario ha realizado muestra el resultado. Para crear una encuesta se usa el botón del menú lateral Crear contenido. Por defecto el formulario de encuestas solo muestra dos respuestas a la pregunta, si son necesarias más puede utilizar el botón Más opciones. Las encuestas tienen una duración ilimitada por defecto pero puede modificarse para que esté activa durante unos días, semanas o meses, paso este tiempo la encuesta se considera cerrada y no se puede votar en ella. Ilustración 5.1. Formulario de creación de encuestas 9

12 Una vez creada la encuesta, al visitarla verá los botones para modificarla, proponerla a una sala o ver los resultados, en caso de no haber participado en ella. Si propone la encuesta a una sala y esta es aceptada, pertenecerá a la sala y su gestión pasará a los administradores del sistema por lo que no podrá volver a editar su contenido. Ilustración 5.2. Resultados de una encuesta 10

13 6 DOCUMENTOS Las entidades también cuentan con una sección de documentos, el enlace para entrar en ella se encuentra en el lateral derecho. Los documentos de una entidad se muestran en formato blog, de forma cronológica. En la parte superior aparece un pequeño formulario que permite filtrar los documentos por su categoría y por el título del documento (no confundir con el nombre del fichero, por ejemplo manual.txt). Solo los usuarios de una entidad tienen derecho a incorporar documentos a esta sección y usted como administrador puede modificar y eliminar todos los documentos de su entidad. Para agregar un documento se utiliza el botón Agregar Contenido y en el formulario hay que indicar que se asocie a la entidad. Ilustración 6.1. Formulario para agregar documentos 11

14 7 EVENTO Las entidades también cuentan con la oportunidad de publicar eventos, pero el menú lateral derecho Enlaces no recoge ninguna opción para verlas, es necesario ir al menú superior y utilizar la opción Eventos que contiene los Eventos de entidad y Eventos de usuarios. Los eventos de entidades es un listado que muestra el título de los eventos, que cuenta con un formulario para filtrarla. Por tanto, para ver los eventos de una entidad solo debe seleccionarla en el formulario de búsqueda. Para crear un evento, desde la propia entidad, se utiliza el menú lateral Crear contenido. Los eventos, además de contar con los campos habituales como el título y la descripción, cuentan con los campos fecha de inicio y fin, y hora de inicio y fin. Ilustración 7.1. Listado de eventos filtrado para ver los eventos de una entidad 12

15 8 GALERÍAS MULTIMEDIA Las entidades cuentan con galerías multimedia. Una galería multimedia es una carpeta que en lugar de tener documentos tienen elementos multimedia, es decir, imágenes y videos. Para ver las galerías multimedia de una entidad no es necesario formar parte de la misma, para subir un elemento es necesario ser el creador de la galería o administrador. Para hacerlo hay que entrar en la galería y si tenemos permiso para subir elementos veremos botones para añadir o una imagen o un video. Cuando se suban videos se recomienda antes de hacer clic en Guardar hacer clic en el botón Subir, si se hace de esta forma el formulario permite seleccionar uno de entre varios fotogramas del video, de esta forma puede tener más control sobre la imagen que se muestra en representación del video en la galería. Ilustración 8.1. Galerías de una entidad 13

16 9 PÁGINAS NARANJAS FDI Las entidades también estarán disponibles desde las Páginas Naranjas FdI, un directorio en donde ver las entidades registradas, y donde se puede ver de forma rápida datos de contacto de la misma como pueden ser el teléfono, correo electrónico y dirección web. Ilustración 9.1. Páginas Naranjas FdI 14

17 ANEXO 1: GUÍA RÁPIDA En esta guía rápida podrá ver los pasos para crear, modificar y eliminar rápidamente cada tipo de contenido que se pueda crear en una entidad. Al final de la tabla tiene un ejemplo de cómo utilizar los pasos de esta tabla, para lo cual se muestra cómo crear, modificar y eliminar una nota. Ofertas/Trueques Demandas Documentos Acceso Creación Modificar Eliminar 1. Menú Factoría en Red 2. Cllic en Oferta/Trueque y demanda 1. Menú Factoría en Red 2. Clic en Oferta/Trueque y demanda 1. Menú Factoría de Red 2. Clic en Páginas Naranjas Fdl 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Oferta/Trueque 3. Rellenar formulario 4. Seleccionar Entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Demanda 3. Rellenar formulario 4. Seleccionar Entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Documentos 3. Rellenar formulario 4. Seleccionar Entidad 1. Menú Factoría en Red 2. Clic en Oferta/Trueque y demanda 3. Clic en la oferta 4. Clic en Editar 5. Modificar formulario 6. Clic en Enviar 1. Menú Factoría en Red 2. Clic en Oferta/Trueque y demanda 3. Clic en la demanda 4. Clic en Editar 5. Modificar formulario 6. Clic en Enviar 1. Clic en Mi cuenta 2. Clic en Documentos 3. Clic en el documento 4. Clic en Editar 5. Modificar el formulario 1. Menú Factoría en Red 2. Clic en Oferta/Trueque y demanda 3. Clic en la oferta 4. Clic en Editar 5. Clic en Eliminar 6. Clic en Eliminar (2ª vez) 1. Menú Factoría en Red 2. Clic en Oferta/Trueque y demanda 3. Clic en la demanda 4. Clic en Editar 5. Clic en Eliminar 6. Clic en Eliminar (2ª vez) 1. Clic en Mi cuenta 2. Clic en Documentos 3. Clic en el documento 4. Clic en Eliminar 5. Clic en Eliminar (2ª 15

18 Noticias Eventos Galerías Acceso Creación Modificar Eliminar 1. Clic en Noticias y eventos 1. Menú Noticias y eventos 2. Clic en Eventos 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Galerías 5. Clic en Guardar 6. Clic en Guardar vez) 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Noticia 3. Rellenar formulario 4. Seleccionar entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Evento 3. Rellenar formulario 4. Seleccionar Entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Galería 3. Rellenar formulario 4. Seleccionar entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Noticias y eventos 2. Clic en la noticia 3. Clic en Editar 4. Modificar el formulario 5. Clic en Guardar 1. Menú Noticias y eventos 2. Clic en Eventos 3. Clic en la pestaña adecuada: Salas, Entidades, Usuarios 4. Clic en el evento 5. Clic en Ir al evento 6. Clic en Editar 7. Modificar el formulario 8. Clic en Guardar 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Galerías 3. Clic en la galería 4. Clic en el nombre de la galería 5. Clic en Editar 6. Modificar el formulario 7. Clic en Guardar 1. Clic en Noticias y eventos 2. Clic en la noticia 3. Clic en Editar 4. Clic en Eliminar 5. Clic en Eliminar (2ª vez) 1. Menú Noticias y eventos 2. Clic en Eventos 3. Clic en la pestaña adecuada: Salas, Entidades, Usuarios 4. Clic en el evento 5. Clic en Ir al evento 6. Clic en Editar 7. Clic en Eliminar 8. Clic en Eliminar (2ª vez) 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Galerías 3. Clic en la galería 4. Clic en el nombre de la galería 5. Clic en Editar 6. Clic en Eliminar 7. Clic en Eliminar (otra 16

19 Acceso Creación Modificar Eliminar vez) 17

20 *Imágenes *Videos Entidades Acceso Creación Modificar Eliminar 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Imágenes 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Videos 1. Menú Factoría en Red 2. Submenú Miembros 3. Clic en Entidades 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Imagen 3. Rellenar formulario 4. Asociar a Galería - Entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Video 3. Rellenar formulario 4. Asociar a Galería - Entidad 5. Clic en Guardar 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Entidad 3. Rellenar formulario 4. Clic en Guardar 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Imágenes 3. Clic en el nombre de la imagen 4. Clic en Editar 5. Modificar el formulario 6. Clic en Guardar 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Videos 3. Clic en el nombre del video 4. Clic en Editar 5. Modificar el formulario 6. Clic en Guardar 1. Menú Factoría en Red 2. Submenú Miembros 3. Clic en Entidades 4. Clic en la entidad 5. Clic en Editar 6. Modificar formulario 7. Clic en Guardar 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Imágenes 3. Clic en el nombre de la imagen 4. Clic en Editar 5. Clic en Eliminar 6. Clic en Eliminar (otra vez) 1. Menú MEDIATECA 2. Clic en Videos 3. Clic en el nombre del video 4. Clic en Editar 5. Clic en Eliminar 6. Clic en Eliminar (otra vez) 1. Menú Factoría en Red 2. Submenú Miembros 3. Clic en Entidades 4. Clic en la entidad 5. Clic en Editar 6. Clic en Eliminar 7. Clic en Eliminar (otra vez) * Para crea imágenes y videos es necesario crear o tener acceso a una galería 18

21 Para mostrar de qué forma se utiliza esta tabla, vamos a ver cómo utilizar las indicaciones que se dan sobre Notas. Acceso 1. Menú Mi Cuenta 2. Clic en Mis Notas Esto significa que para acceder al listado de notas debe poner el ratón encima del menú Mi Cuenta (paso 1), se desplegará una serie de opciones, debe hacer clic en Mis Notas (paso 2).Ahora debe estar viendo sus notas. Crear 1. Clic en Agregar contenido 2. Clic en Nota 3. Rellenar formulario 4. Clic en Guardar Tanto si quiere crear una nota como si quiere crear cualquier otro tipo de contenido, la forma general de hacerlo es hacer clic en Agregar contenido (paso 1).El listado mostrará distintos contenidos que puede crear, haga clic en

22 Nota (paso 2). Deberá rellenar el formulario (paso 3) que se le muestra y hacer clic en Guardar (paso 4). Acaba de crear una nota. Este mismo procedimiento sirve para cualquier tipo de contenido. Modificar 1. Menú Mi Cuenta 2. Clic en Mis Notas 3. Clic en la nota 4. Clic en Editar 5. Modificar el formulario 6. Clic en Enviar Las dos primeras instrucciones son iguales que las de acceso. Lo primero que tiene que hacer para modificar un contenido es acceder a él. Por tanto, para modificar una nota, vaya hasta el listado de notas, haga clic en la nota (paso 3) que quiere modificar, entonces verá la nota completa y un botón Editar. Haga clic en Editar (paso 4), modifique el formulario (paso 5) en el que aparecen los datos actuales de la nota y haga clic en Enviar (paso 6) para guardar los cambios. Eliminar 1. Menú Mi Cuenta 2. Clic en Mis Notas 3. Clic en la nota 4. Clic en Editar 5. Clic en Eliminar 6. Clic en Eliminar (2ª vez) Para eliminar un contenido hay que llegar hasta su formulario de edición, los pasos son similares a los que harías para modificarlo. La única diferencia es que

23 una vez estemos en el formulario de edición hay que hacer clic en Eliminar (paso 5), el botón se encuentra abajo del todo. Por seguridad te vuelve a preguntar, por eso es necesario hacer clic en Eliminar por segunda vez (paso 6). ANEXO2: EDITOR DE TEXTO ENRIQUECIDO Ahora vamos a ver en detalle el editor de contenidos. Siempre que aparezca un gran cuadro de texto para introducir en él el contenido, como con una noticia, aparecerá un editor de texto enriquecido que es el que vamos a ver en este punto. Se trata de un editor de texto simple, pero con las suficientes opciones como para cumplir con su cometido. Estas son las opciones de formato de texto, la B es de bold y hace que el texto se ponga en negrita, la I es de Itálica y hace que aparezca en cursiva, y la U es de Underline y hace que aparezca subrayada. No puede aumentar ni reducir el tamaño del texto, pero puede jugar con las mayúsculas y el texto en negrita para darle ese aspecto más destacado a ciertas palabras. Estas son las opciones de alineado, de izquierda a derecha los botones hacen que el texto aparezca alineado a la izquierda, centrado o a la derecha. También puede utilizar esta opción con las imágenes, aunque

24 es recomendable utilizar las opciones propias de la imagen para alinearlas. Estas son las opciones para crear listas. Se dice que las listas pueden ser desordenadas (con viñetas) u ordenadas (con números). Si desea cambiar el tipo de viñeta o enumerado haga clic con el botón secundario del ratón sobre la lista, verá una opción que le permite seleccionar otros tipos de viñetas y enumerados. Estas son las opciones de sangrado de texto. Sangrar el texto significa modificar el espacio inicial respecto al margen en el que apareció originalmente el texto. Estas son las opciones para añadir y eliminar enlaces (o vínculos). Para añadir un enlace marque la palabra o frase que contendrá el enlace y haga clic en el botón. Una ventana le permitirá especificar la URL (la dirección), aunque tiene muchas más opciones que puede especificar como si en lugar de una URL es un correo electrónico, si debe abrirse en otra ventana, etc. El otro botón permite eliminar los enlaces, señale el texto al que quiere quitar el enlace y pulse este botón. Esta opción permite añadir imágenes, quizás la opción más complicada por el número de opciones que tiene. Lo básico que debe conocer es que puede indicar la URL de una imagen, la forma más fácil, y puede indicar con qué dimensiones debe mostrarse, el espacio que debe haber entre la imagen y el texto, su alineación, etc. Si la imagen no se encuentra ya en la Web, deberá subirla al portal, para ello haga clic en Ver Servidor, verá

25 su carpeta personal, de donde puede escoger entre sus imágenes o subir una nueva. Con las opciones vistas hasta este momento puede hacer un artículo como el siguiente. Utilice todas las posibilidades que le ofrece el editor.

26 Esta opción permite añadir una línea horizontal, puede utilizarla por ejemplo para separar el contenido si la noticia o el artículo es muy extenso. No tiene opciones de configuración. Esta opción permite eliminar el formato del texto. Esto quiere decir que si cambia su formato, pone texto en negrita, cursiva o subrayado, con ente botón puede eliminar este formato y dejarlo como estaba, solo tiene que señalar el texto y hacer clic en este botón.

27 Esta opción permite cambiar el formato, pero añadiendo algo más de contenido semántico a este cambio. El texto que solemos escribir es texto Normal, pero a veces queremos indicar una dirección, pues aquí tiene la opción de indicar que aparezca en formato de dirección. Lo mismo ocurre con los títulos (o cabeceras). Esta última opción permite añadir tablas. Las tablas también tienen muchas opciones. Si tiene claro el tamaño que tendrá su tabla y no necesita combinar celdas es fácil insertar de una vez la tabla. Si necesita modificar algún detalle como el color o combinar celdas también puede hacerlo, haciendo clic con el botón secundario del ratón podrá encontrar multitud de opciones.

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