INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 DIFICULTADES SUBSTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Debido a que los funcionarios elegidos para conformación del COPASO no se encuentran laborando, nuevamente se debe realizar el proceso para elección y conformación de los integrantes de este comité. Se debe retomar las actividades de revisión y depuración de los riesgos de los procesos pendientes. AVANCES Se implementa el documento Programa de Inducción al Cargo para los empleados que ingresan. Se culminó con el proceso de presentación de la conformación de la Comisión de Personal de los empleados de Carrera Administrativa. Del cual se convocó a las elecciones para escoger los representantes de los empleados de carrera administrativa en la Comisión de Personal de la Alcaldía. Se realizó las votaciones para elección de los representantes de la comisión de personal de los funcionarios de carrera administrativa en Septiembre 28 de Se llevó a cabo la Capacitación de Módulo de Facturación para las funcionarias de la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios. Se elaboró y presentó el Plan de Auditorias para el año 2012, por consiguiente esta pendiente por parte del Alcalde municipal la aprobación o revisión y ajustes de la programación de auditorias presentados en este plan. Se llevo a cabo la actualización y aprobación del mapa de procesos de la entidad a cargo del equipo MECI. DIFICULTADES SUBSTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

2 Se dificultó la realización de cargue de información a la página web del municipio debido a inconvenientes a nivel nacional que generaron problemas para ingresar a editar; se realizaron las gestiones pertinentes con soporte gobierno en línea para realizar la solicitud de arreglo de este inconveniente. AVANCES Diariamente la oficina de control interno realiza el Control para contestar correspondencia que requiere algún trámite, solución, requerimiento o respuesta en el cual tiene un plazo para ser contestado por los funcionarios de todas las dependencias. Se realiza periódicamente el control de las quejas recibidas por el correo institucional en la página web. Se realizó la verificación de cumplimiento de entrega y/o envío de informes de la Secretaria de Hacienda mensualmente Se realizó el control para recepción de actas de informes de gestión de funcionarios para el proceso de Empalme. Se realiza el reporte de los indicadores establecidos por procesos así: SECRETARIA PROCESO INDICADOR CONSOLIDACION ANALIS Y REPORTE Secretaria de Proceso de Gestión Cumplimiento en el Recaudo Hacienda Financiera y Presupuestal Secretaria General y de Gobierno Proceso de Seguridad y Convivencia Ciudadana Comportamiento del Gasto Cumplimiento en los pagos Querellas Policivas Control de precios y medidas Recuperación del espacio público Proceso Gestión Social Porcentaje de cumplimiento de los compromisos con los beneficiarios para cada programa que se manejan: Familias en Acción Educación, Familias en Acción Nutrición, Programa Juan Luis Londoño de la

3 Secretaria Planeación de Proceso Atención a la familia Infancia y Adolescencia Proceso Gestión en Salud Cuesta, PPSAM, Porcentaje de casos con medidas de protección Porcentaje de casos conciliados Porcentaje de solicitudes resueltas por reconocimiento de paternidad Cobertura en Afiliación al Régimen subsidiado en salud Unidad de servicios públicos domiciliarios Proceso de Obras y Urbanismo Proceso de Gestión Documental y de Información Proceso de Servicios públicos Cumplimiento en el envió de informes Seguimientos ejecutados a convenios y/o contratos Afiliaciones a EPS situación especial Inclusión personas listado censal Listado población elegible Cumplimiento en el procedimiento pre con y pos contractual Solicitudes cerradas de préstamo de maquinaría Porcentaje de licencias contestadas Oportunidad entrega de correspondencia Cumplimiento en la contestación de correspondencia Atención consultas de archivo Continuidad en el servicio de acueducto Calidad de agua Tasa de cobertura rural de Alcantarillado Tasa de cobertura urbana de Alcantarillado Tasa de cobertura rural de Acueducto

4 Tasa de cobertura urbana de Acueducto Disposición adecuada de Residuos Solidos Tasa Cobertura Urbana de Recolección de Residuos Sólidos (Anual) Avance del mantenimiento a sumideros Se llevo a cabo la revisión de la mayoría de los procesos de acuerdo al mapa de procesos actualizado. Se elaboró el acto administrativo para el manejo de quejas, reclamos y sugerencias y encuestas de satisfacción de la Alcaldía de Santa María Boyacá. Por el cual se sigue implementando el sistema para el manejo de quejas, reclamos y sugerencias y encuestas de satisfacción para las 4 dependencias de la Alcaldía, Secretaria General y de Gobierno; Secretaria de Planeación e Infraestructura; Secretaria de Hacienda y La Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios. Se implementa el formato Encuesta de Satisfacción de los usuarios en el cual cada funcionario que atiende público tiene la responsabilidad de suministrar al usuario la encuesta para que sea diligenciada. Cada uno de los funcionarios tiene a su cargo 5 encuestas de satisfacción a la semana. En referencia a la participación ciudadana se implementa el formato Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones, que está disponible para la comunidad en general en el buzón ubicado en la entrada del Palacio Municipal, adicionalmente periódicamente se da apertura al buzón para revisar los registros de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Se realizó y se publicó en la página del municipio el Informe Trimestral de Octubre a Diciembre 2011 del resultado del consolidado de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones y de encuestas de satisfacción; este informe se envió por correo electrónico institucional a los funcionarios de la Alcaldía en el mes de enero. Se hace uso efectivo del correo institucional por medio de los usuarios existentes. Se carga con cumplimiento la información relacionada con la contratación de la Administración Municipal en la página del SECOP. Se realiza el proceso de actualización de la información de interés de los ciudadanos en el sitio web asignado, en cumplimiento del decreto 1151 de Se avanzó en la digitalización de la información del Archivo de gestión de la Alcaldía Municipal en el mes de diciembre. Se realizó el proceso de rendición de cuentas para el mes de diciembre constituyéndose en un aspecto importante para la participación ciudadana, sobre la gestión realizada por la entidad en

5 el año Se actualizó el decreto de creación del comité GELT para determinar, responsabilidad de las funciones de los cargos para este comité, teniendo en cuenta la entrada de nuevos funcionarios. Se reinician las claves de 2 los correos institucionales para la Secretaria General (Programas sociales) y el de la Alcaldía. Se publicó en la página web del municipio los formularios para el pago de impuestos de Industria y Comercio y el de RETEICA. SUBSTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES Se reportaron los indicadores de la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios, para los procesos de Servicios Públicos y Saneamiento Básico. COMPONENTE AUTOEVALUACION Se realizó la autoevaluación del avance del sistema de control interno para la vigencia 2011 COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE ELEMENTO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Se llevó a cabo una Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno en el mes de enero de 2012 enviada por correo electrónico y en medio físico al Alcalde Municipal. La Evaluación de Gestión por Dependencia para la Secretaria General y de Gobierno en diciembre de Informe Trimestral del Manejo de Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y Encuestas de satisfacción, enviado por correo electrónico el 18 de enero de 2012 y físico al Alcalde Municipal. Se realizó la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, la Evaluación de Control Interno Contable, se llevo a cabo la presentación del Informe Ejecutivo Anual por la página del Departamento Administrativo Función Pública.

6 ESTADO GENERAL DEL STEMA DE CONTROL INTERNO En forma general se considera que se ha logrado un gran avance en los subsistemas de Control Estratégico y Control de Gestión. Se debe realizar las actividades tendientes a mantener en esta nueva vigencia los avances conseguidos con el fin de completar de forma oportunidad y eficaz con el desarrollo en la evolución del sistema. RECOMENDACIONES Fortalecer el nuevo equipo MECI con el fin de concretar y avanzar en las actividades encaminadas a cumplir con los diferentes elementos de sistema de control interno. Realizar la gestión para el desarrollo de las actividades de los planes en general y en especial los que tienen que ver con el aspecto del talento humano Se recomienda revisar los compromisos establecidos para los servidores públicos de carrera administrativa, teniendo los cambios surgidos como parte de la llegada de una nueva administración. Cumplir cabalmente con el cronograma establecido para la transferencia de información que este lista para enviar al archivo central de la Alcaldía. Cumplir con los compromisos y solicitudes pendientes en las fechas establecidas, por parte de los responsables de los cuales se debe avanzar en la revisión de ciertos elementos del sistema de control interno. Se recomienda enviar e informar cuando aplique al área de control interno los resultados de las visitas de los organismos de control externos para que se haga el seguimiento por parte de esta área de las acciones preventivas, correctivas y planes de mejoramiento. Se recomienda comenzar a implementar la ejecución de Auditorias para la evaluación de los procesos, una vez realizada la aprobación del Plan de auditorias presentado. Original firmado ANA MILENA GACHA VEGA Jefe de Control Interno Alcaldía de Santa María Boyacá Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Ana Milena Gacha Período Evaluado: Noviembre a Febrero de 2012 Fecha de elaboración: Marzo 12 de 2011

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