GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES

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1 GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES Toda institución posee su propia identidad. Es así como ésta suele figurar en los documentos institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su cultura. Establece un conjunto de normas y reglas de cortesía, buenas prácticas protocolarias y fórmulas que refuerzan las relaciones humanas dentro y fuera de la Institución, para lograr su propio perfil. La identidad institucional se basa en su dimensión, misión, valores, principios, ideales, en la composición de sus colaboradores y actividad, construyendo su carácter distintivo, la cual la hace única y diferente a las demás. En un ceremonial, se utilizan una serie de piezas, medios, materiales y escenarios para la celebración del evento, donde se debe cuidar el más mínimo detalle. Lo que se utilice debe ser uniforme y acorde con la de imagen institucional guardando la sobriedad, buscando siempre la sencillez y el buen gusto en la preparación de los escenarios. El Protocolo institucional se convierte en la imagen de la organización en sus presentaciones sociales, se aplica en diferentes ámbitos organizacionales. Sin embargo, lo importante es su alineación con la estrategia que la universidad quiere transmitir como entidad y como marca, junto con el talento humano que la conforma. Al momento de pensar en organizar una actividad de cualquier índole bien sea: académica, deportiva, social, religiosa, cultural, etc., por mínimo que sea debemos cuidar nuestra imagen y saber qué clase de protocolo se necesita y se debe cumplir de acuerdo al tipo de evento y filosofía de la universidad. Es importante conocer las técnicas de la práctica protocolaria, a la planificación de cada uno de los tipos de actos, los cuales exigen aplicaciones específicas. Existen técnicas para la organización de un evento o actividad, las cuales son consideradas como el conjunto de herramientas, métodos, sistemas y aplicaciones, que basadas en las normas y las reglas de la universidad, se deben tener en cuenta: la planeación, el protocolo y la logística. La aplicación del protocolo nos permite actuar de acuerdo a las costumbres y tradiciones, para el agrado de los invitados y el prestigio de la universidad y sus representantes. Aquí está en juego la reputación institucional, que se debe cuidar con cada detalle de la planeación de todo evento o actividad.

2 PLANEACIÓN: Es muy importante tener claro que se pretende con el evento, su filosofía, su finalidad y sus objetivos. Por lo anterior debemos identificar los siguientes aspectos para la organización de un acto: Objetivo: clase de evento (comercial, cultural, académico, institucional, deportivo, social, religioso, familiar o de Estado), cuál es el propósito y a quién va dirigido Número de invitados: Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto que requiero. Por ejemplo: tarjetas, correo, material de apoyo, refrigerios, almuerzos o cenas, papelería, personal de apoyo, entre otros. Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia: Si el invitado es de alto rango se le debe enviar una carta donde se le informe sobre el evento y la importancia de la presencia de él. La carta debe enviarse con un (1) mes de anticipación. El evento se agenda con tiempo una vez confirme la asistencia el invitado de honor. Características del sitio: Acceso, comodidad, iluminación, ambientación, parqueadero y seguridad. Actividades a desarrollar: Permite definir si se requiere salones alternos, ayudas audiovisuales, apoyo fotográfico, internet, intranet, diseño de imágenes o escenarios virtuales, Wi-Fi y GSM con navegador y aplicaciones de mensajería instantánea, comunicaciones múltiples (teleconferencia y video conferencias), streaming, acreditaciones, entre otros. Hora: Está sujeta a la característica del evento. Si es una rueda de prensa lo ideal es programarla para las 10 de la mañana. Fecha: Revisar la programación institucional para evitar que el evento se cruce con otras actividades que le resten visibilidad. Identificar si el evento requiere organización protocolaria: Se comunicará a la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, mínimo con quince (15) días de anticipación.

3 PROTOCOLO: Guión: Una vez se tiene claro lo que queremos decir, buscamos la idea central para hacer el guión y establecer el cómo lo hacemos. Esta herramienta permite ordenar por escrito el programa de la ceremonia y contiene la estructura del programa. El guión o libreto contempla cuatro (4) partes: Bienvenida Introducción (motivo que convoca a los invitados) Destacar la presencia del personaje que da realce a la ceremonia y demás miembros de la mesa principal o de honor. Despedida Banderas: La banderas deben ir ubicadas a mano derecha de la mesa principal. Para los actos institucionales se utilizan las banderas de Colombia, Valle del Cauca y Santiago de Cali. La bandera institucional no debe ubicarse al lado de las banderas territoriales. Atril: Ubicarse a la derecha de la mesa principal. Presentador o Maestro de Ceremonia: Es quien orienta el acto. Debe contar con habilidad para manejar cualquier imprevisto o cambio que se presente de momento. Himnos: En los actos institucionales se deben entonar los himnos de Colombia y a Santiago de Cali, si asiste el gobernador o un Diputado es obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca. Sumado a este, el himno institucional en actos académicos y protocolarios. Lo anterior de acuerdo al evento. Porta nombres: son los membretes se utilizan para identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal. Solo el nombre y el cargo (no doctor, no señor). Agenda: Se desarrolla a medida que transcurre el evento (no es correcto leer todo el programa al inicio del acto). De acuerdo a la agenda se tendrá en cuenta el orden: Los himnos y los discursos Mesa Principal: Según el acto, habrá una mesa de honor cubierta con el mantel azul (institucional). En esta mesa se ubican las personas que presiden el acto y el invitado especial si lo hay. Siempre debe ser número impar.

4 Las invitaciones: Cada acto es único, con sus singularidades, que permiten modificar las partes, pero sin que se vean adulteradas las líneas generales de la universidad. LOGÍSTICA: El éxito de toda actividad requiere de una buena logística y para ello hay que tener en cuenta los siguientes elementos al momento de organizar y desarrollar la logística del evento. Menaje: Silla, mesas, manteles, platos, cubiertos, vasos, jarras, bandejas, otros. Depende del número de invitados y de la actividad que se va a desarrollar. Catering: Servicio de alimentación que provee una cantidad determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diferente índole. Éste dependen del horario, la duración del evento y la cantidad de invitados. Asegurarnos que la empresa que atiende el servicio de catering cumpla con los requisitos legales como es el Registro Sanitario y las Buenas Prácticas de Manipulación y, sobre todo, disponer de un buen sistema de autocontrol que garantice la calidad y la salubridad de los productos. Lista de invitados: Determinar a quién queremos invitar o sea el público objetivo. Es muy importante confirmar la recepción de la tarjeta y asistencia al evento. Tarjeta de Invitación: El diseño deberá respetar el Manual de Identidad Visual de la Universidad, usando siempre los colores corporativos. El diseño de la tarjeta debe tener el visto bueno de la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo. Por cortesía, la tarjeta de invitación deben enviarse 15 días antes del evento. Medios audiovisuales: Debemos conocer el tipo de evento que vamos a producir y dónde se va a realizar (exterior o interior) son datos indispensables para el equipo técnico. La comunicación audiovisual se refiere al intercambio de mensajes entre personas a través de un sistema tecnológico sonoro o visual. Verificar de acuerdo al tipo de evento que ayudas audiovisuales se necesitan. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas el día anterior y antes de dar inicio al evento. Medios de Comunicación: es importante convocar a los Medios de Comunicación cuando el acto amerite difusión con medios externos y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, se debe diseñar el acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los

5 medios: prensa escrita, fotógrafos, radio, televisión. Cada uno tiene sus propias exigencias. Todo acto tiene que interesar a los medios, buscando eso sí, que el máximo interés se concentre, desde el punto de vista gráfico, en aquello que recoja los objetivos y mensajes del evento y la venta de nuestra imagen. Comprensión visual: Hace referencia a la comunicación no verbal. No olvidemos que los elementos son transmisores de información y deben complementar a las técnicas orales. En ocasiones lo visual impacta más que la palabra. Por ejemplo: la iluminación como valor descriptivo, expresivo y simbólico. El reflejo, las sombras, la temperatura. Todos ellos son elementos que nos obligan a plantearnos los materiales, las texturas, las formas de evitar distorsionar la imagen. Decoración integral: Hay que ocuparse de todos los espacios: la zona del público, el catering, de la entrada, de la fachada del salón, de cualquier lugar que forme parte del evento. La decoración y diseño del escenario debe ser sobria, sencilla, cuidar los detalles como la iluminación o sombra, decoración floral, uso de medios tecnológicos y audiovisuales, imágenes corporativas en tres dimensiones: predominio de los colores corporativos, sensación de amplitud, uso de elementos que transmitan acercamiento y transparencia, ausencia de imágenes que por su amplitud o características desvíen la atención del motivo central. Hoy no se decora por gusto personal, sino de acuerdo a las técnicas de diseño y los objetivos del acto. Atril: Deben ser estilizados y sencillos. Se recomienda usar los institucionales que están a cargo de la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo. Flores: No se deben ubicar encima de la mesa principal, sino en el suelo o delante del atril en el piso. Se pueden utilizar para decorar el salón. Debe ser sencilla y sobria, pero muy solemne y muy corporativa al mismo tiempo. Tarima: Si se requiere, se debe verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de acuerdo a la actividad a desarrollar. Es importante que los escenarios o plataformas sean seguros y prácticos para evitar accidentes. La Universidad cuenta con una tarima que administra la Oficina de Servicios Operacionales. Sonido: Contratar o solicitar el sonido necesario para amplificar. Si el espacio es cerrado o abierto deben tener en cuenta las especificaciones de mayor o menor potencia. Hacer pruebas antes de dar inicio al evento.

6 Material POP: Garantizar la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, lapiceros, etc. Si es el caso debe prepararse material de apoyo (cartillas, carpetas, volantes, etc.). Seguridad y equipos de emergencia: La planificación de este tipo de dispositivos ésta directamente vinculada con las dimensiones del acto que tenemos entre manos. Un espacio seguro no solo es el que está protegido, sino aquel en que se han puesto las medidas necesarias para que nada malo suceda. Eventos como una visita del Presidente, Ministro, Embajador y otros, están condicionados al diseño de un dispositivo de seguridad. Transporte: Si se requiere para expositores, invitados o asistentes en general. Se debe coordinar las rutas, nombres del conductor responsable de transportar, placas y marca del vehículo. Hay que tener en cuenta las personas, las edades y condiciones físicas para elegir la clase de transporte. No olvidar que los vehículos cumplan con las normas de seguridad requeridas con el estamento público local.

7 Nombre del evento: Lugar: Lista de chequeo ITEM REQUERIMIENTO 1. Objetivo TENER MUY EN CLARO QUE SE PRETENDE CON LOS EVENTOS, SU FILOSOFÍA, SU FINALIDAD Y SUS OBJETIVOS. 2. Número de invitados 3. Características del sitio 4. Actividades a desarrollar 5. Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia. 6. Hora 7. Fecha 8. Eventos que requieran organización protocolaria.

8 PROTOCOLO El protocolo no sólo se centra en la comunicación ( qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo. Lista de chequeo Nombre del evento: Lugar: ITEM REQUERIMIENTO 1. Objetivo 2. Número de invitados 3. Características del sitio 4. Actividades a desarrollar TENER MUY EN CLARO QUE SE PRETENDE CON EL EVENTO, SU FILOSOFÍA, SU FINALIDAD Y SUS OBJETIVOS. 5. Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia. 6. Hora 7. Fecha 8. El evento requiere protocolo 9. Reserva del lugar 10. Revisar las condiciones locativas del lugar reservado:

9 Luz, aire acondicionado, goteras, sillas, mesas. PROTOCOLO El protocolo no solo se centra en la comunicación ( qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo. 1. Guion 2. Banderas 3. Atril 4. Presentador 5. Himnos 6. Porta nombres 7. Programa 8. Mesa Principal 9. Elaboración de base de datos 10. Texto para tarjeta aprobado 11. Diseño e impresión de tarjeta 1. Envío de invitaciones LOGÍSTICA 2. Confirmación de invitados

10 3. Menaje 4. 5 Catering: Almuerzos, refrigerios, comida. Medios audiovisuales (video beam, televisor, pantallas, grabación, streaming) 6. Medios de comunicación Sonido Decoración integral: Atril Flores Tarima 9. Material POP 10. Seguridad y equipos de emergencia (avanzadas, ambulancia, brigadistas y Defensa Civil) 11. Transporte 12. Aseo del espacio donde se realizará el evento 13. Personal de apoyo: técnico y acomodadores.

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