MANUAL DE PROTOCOLO UNIVERSITARIO

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1 MANUAL DE PROTOCOLO UNIVERSITARIO

2 MANUAL DE PROTOCOLO UNIVERSITARIO EDGAR ANTONIO SANCHEZ ORTIZ Director HEVER AUGUSTO PAEZ QUINTANA Subdirector Académico JORGE DE JESUS CAÑIZAREZ AREVALO Subdirector Administrativo SIR ALEXCI SUÁREZ CASTRILLON Jefe División de Investigación y Extensión DANIEL ANTONIO HERNANDEZ VILLAMIZAR Jefe de Bienestar Universitario MARIBEL CARDENAS GARCÍA Decana Facultad Ciencias Administrativas y Económicas JOSE JULIAN CADENA MORALES Decano Facultad Educación Artes y Humanidades WILSON ANGARITA CASTILLO Decano Facultad Ciencias Agrarias y del Ambiente EDER NORBERTO FLOREZ SOLANO Decano Facultad de Ingenierías EDWIN EDGARDO ESPINEL BLANCO Secretario General CARMEN LICETH GARCÍA QUINTERO Jefe División de Postgrados LUIS AUGUSTO JÁCOME GÓMEZ Jefe de Planeación ELMAR JOSE CRIADO CASADIEGO Jefe de Relaciones Institucionales e Información M-GC-RIS-003 Rev: A

3 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4 CAPITULO 1 6 De los Actos Universitarios 6 Ceremonias Solemnes 6 Actos Formales 18 Actos no Formales 24 CAPÍTULO 2 25 De la Precedencia 25 Orden de Precedencia en la UFPS Ocaña 25 Ubicación de Directivos e Invitados, según la Precedencia. 26 De la Organización de Actos Institucionales 27 Comité de Protocolo 27 Coordinación y Asesoría de los diferentes actos 27 CAPÍTULO 4 32 De los Símbolos, Distinciones y Obsequios 32 Himnos 32 Escudo 33 Banderas 33 Distinciones universitarias 34 CAPÍTULO 5 36 Del Personal y su Actuación 36

4 INTRODUCCIÓN La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, como Institución de Educación Superior, pone de manifiesto sus señas de identidad protocolaria no sólo en cuanto a ceremonias; sino también en cuanto a relaciones públicas y de imagen, así como un conjunto de acciones y normas que guían las diferentes actividades académicas, administrativas, sociales, deportivas y culturales de orden institucional. El manual de protocolo tiene como finalidad que la comunidad universitaria cuente con un instrumento de orientación, en cuanto a protocolo, sobre los usos, las prácticas, las costumbres y los símbolos que han forjado, con el paso del tiempo, una identidad institucional, como una forma de ser propia de la Universidad; a la vez asigna responsabilidades e informa la manera en la que se deben desarrollar los eventos, con el fin de proteger la imagen de la Institución; Por tal razón se aspira a que éste sea un instrumento dinámico y en proceso de construcción y revisión permanente, a favor de nuestra identidad, tanto interna como externa. La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, presenta a través de este manual conductos estandarizados, roles y normas que deben guiar las diferentes manifestaciones públicas, donde están inmersos una serie de símbolos y actos ceremoniales por medio de los cuales la Institución se manifiesta en los momentos de mayor significación, tales como la entrega de Títulos, que pueden dar fe de su Misión. La Universidad comprometida desde su proyecto Educativo Institucional, con la culminación de estándares de calidad académica, como una forma de actuar, que transcurre en concordancia con el quehacer Universitario, comprometidos con la misión Institucional, se ha propuesto prestar un excelente servicio a la sociedad y a los jóvenes que ingresan al claustro educativo, materializando las funciones inherentes al más alto nivel del proceso de formación. Teniendo en cuenta lo anterior, este manual tiene como objetivo principal servir de guía a toda la comunidad universitaria, en la organización, planeación y desarrollo de los principales actos y eventos universitarios, estableciendo una serie de pautas y formalidades a seguir, para de esta forma poder ocupar con propiedad el rol que corresponda según la naturaleza y los propósitos en los diferentes eventos institucionales. Para concluir éste manual, al ser un resumen práctico, con información precisa y pertinente, recogida en función de las evidencias de los últimos años del quehacer universitario en la UFPS Ocaña, se convierte en una guía que orienta a quienes

5 necesitan tener claro los lineamientos a seguir para la organización de los diferentes eventos que se vayan a desarrollar dentro de la Institución.

6 CAPITULO 1 De los Actos Universitarios El presente capítulo contiene la clasificación de los actos que tienen carácter institucional, con el fin de determinar y de evidenciar los aspectos protocolarios que deben ser desarrollados en cada ocasión. Programación general de los actos La organización y dirección de los diferentes actos estarán bajo la responsabilidad de la Oficina de Relaciones Institucionales, quienes trabajarán en equipo con la dependencia acorde en la elaboración del cronograma de actividades donde se establecen los diferentes actos a desarrollar en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, esta programación será por semestre. Ceremonias Solemnes Actos de gran formalidad, precedidos por el Director, en la Mesa Principal lo acompañan los Sub-directores, Decanos, Secretario General, Personalidades, Invitados y demás funcionarios de acuerdo con el tipo de ceremonia y las necesidades directivas de la misma. En las Ceremonias Solemnes será obligatorio el uso de la bandera de la República de Colombia, la cual, debe ir en lugar destacado y de máximo honor, siempre al lado derecho de la mesa principal y la bandera de la Universidad, al lado izquierdo. Si el evento se realiza en las instalaciones de la Universidad y se tienen invitados de otras universidades, países o entidades gubernamentales, en el centro va la bandera de la UFPS Ocaña y las demás en orden alfabético, iniciando desde la derecha. Celebración Ceremonia de Grados Ceremonia de ingreso de alumnos nuevos Celebración de Aniversario Visitas protocolarias Atención de visitantes ilustres Posesión de Autoridades Académicas y Administrativas Organización de Honras Fúnebres de dignidades Universitarias.

7 Celebración ceremonia de grados Entrega de títulos de pregrado y posgrado con asistencia de graduandos e invitados. La ceremonia de grado en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, es un acto formal y solemne en los que por tradición se lleva a cabo la graduación colectiva de los estudiantes que cumplen los requisitos requeridos por esta y se reconoce individualmente a cada graduando con el llamado para la entrega de su diploma y acta de grado, en la misma se toma el juramento por parte del Director que los acredita como egresados de la Institución. La Universidad establece una dinámica y guía que orienta la labor del Maestro de Ceremonia, así mismo definirá las intervenciones de las personas en el acto. Personas que intervienen Jefe de Relaciones Institucionales: Dispone con anticipación toda la logística para la celebración de la ceremonia de grados. Maestro de ceremonia: conduce todo el acto. Fotógrafo: Presta el servicio dentro del auditorio previa selección y acreditación por parte de la Oficina de Relaciones Institucionales. Camarógrafos-Periodistas: Hacen el respectivo cubrimiento. Vigilantes: Personas que dan la seguridad al acto Secretaria: Logística entrega de diplomas y condecoraciones Coral Universitaria: Interpreta los himnos Evento cultural: Grupo o solistas que realizan sus presentaciones culturales si es requerido. Elementos que se utilizan Mesa Principal: Mantel Color Rojo (color institucional): Directivos- Académicos Mesa Auxiliar: Mantel Color blanco: Donde se colocan los diplomas y reconocimientos Atril: Donde se encuentra el Maestro de ceremonia, está ubicado delante de las banderas a la derecha de la mesa principal. Bandera de la República de Colombia: Con escudo se encuentra a la derecha de la mesa principal. Bandera de Norte de Santander: Se encuentra a la izquierda de la Bandera de Colombia.

8 Bandera de Ocaña: Se localiza ala izquierda de la de Norte de Santander Bandera de la UFPS Ocaña: Se localiza a la izquierda de la Bandera de Ocaña. Himnos: Se entonan de la siguiente manera Himno Nacional de la República de Colombia. Himno de Norte de Santander. Himno de Ocaña. Himno de la UFPS Ocaña. Las flores se colocan de acuerdo al acto que se vaya a desarrollar. Diplomas y reconocimientos: sobre la mesa auxiliar Libreto para el maestro de ceremonia, previa aprobación contiene la estructura del programa que se desarrollara. Carpeta para los estudiantes con los himnos y el juramento, que debe ser colocada en cada una de las sillas de los graduandos. Agua: Para las personas que se encuentran en la mesa principal y el maestro de ceremonia, el agua debe servirse en vasos, un poco más arriba de la mitad, más no lleno. Telón: Está cerrado al comenzar el acto y se abre 5 minutos antes de dar inicio a la ceremonia, se debe abrir y cerrar según las características del evento. Escenario: Se adecuan los espacios de acuerdo a las condiciones técnicas necesarias para la presentación del grupo coral y cultural. Previo a la celebración Fecha: las establecidas en el calendario académico. Requisitos: Los establecidos en el acuerdo 065 del 26 de agosto de 1996 Estatuto Estudiantil. Inscripción: Los aspirantes a graduarse deben inscribirse en las fechas establecidas en el calendario académico. Tarjeta de graduando e invitaciones: Se entregará una tarjeta para el graduando y un número determinado para sus invitados o acompañantes. Esta se entrega el día anterior de la ceremonia en el ensayo del mismo.

9 Ceremonial Juramento: Se toma por parte del Director, los graduandos se ponen de pie y levantan la mano derecha, para responder el juramento SI JURO. Entrega del Diploma: El maestro de ceremonia da lectura completa a la primera acta de grado y diploma. Al escuchar su nombre el graduando se dirige a la mesa principal, subiendo al escenario por el costado derecho. Después, de recibir el diploma del Señor Director, El graduando inclinara la cabeza para que el Señor Decano de la Facultad de donde recibe el diploma cambie de posición la cinta del birrete,(de izquierda a derecha) seguidamente el Subdirector Académico le coloca el botón institucional que lo acredita como egresado de la Universidad. El maestro de Ceremonias invita a los graduandos de cada facultad que recibieron el diploma a ponerse de pie, para el aplauso del público asistente. Los fotógrafos, periodistas, camarógrafos, se ubicaran en el extremo inferior izquierdo del auditorio. Llegada intervinientes Graduandos: Llegan a la Escuela de Bellas Artes una hora antes del inicio de la ceremonia e ingresan al auditorio 10 minutos antes del inicio de la misma. Invitados: Ingresan al auditorio 30 minutos antes del inicio de la ceremonia. Autoridades Académicas-Administrativas: Una vez ubicados en la mesa principal se da inicio al acto. Maestro de Ceremonia: Esta en el auditorio 20 minutos antes de comenzar la ceremonia. Fotógrafos, periodistas y camarógrafos: Se deben presentar en el auditorio 60 minutos antes de la ceremonia. Recomendaciones generales Graduandos: Llegar con una hora de anticipación para su correcta ubicación y para recibir sus últimas instrucciones. Presentar su tarjeta para tener el ingreso al auditorio Ocupar la silla asignada durante la ceremonia y luego de ser llamado para la entrega del diploma y acta de grado. Planificar su permanencia durante toda la ceremonia sin salir del recinto, como muestra de respeto para con sus compañeros graduandos. No ingresar alimentos y bebidas, ya que la ceremonia es un acto solemne digna de un comportamiento adecuado.

10 Invitados Ingresar al auditorio 30 minutos antes a la hora del inicio de la ceremonia. Presentar la tarjeta al ingreso de la ceremonia. Ocupar los puestos asignados por el personal de logística. Esperar fuera del auditorio a que la ceremonia finalice, en caso de haber llegado tarde y no poder ser ubicado. Permanecer en los asientos durante toda la ceremonia. No ingresar alimentos ni bebidas. Esperar los graduandos en el lobby del auditorio para la respectiva sesión fotográfica. Evitar salir del recinto, excepto en caso de emergencia. Desarrollo del acto Maestro de ceremonia: Hace la siguiente recomendación previa al inicio de la ceremonia y después del saludo. Por respeto a los graduandos, les solicitamos atentamente apagar sus teléfonos celulares o cualquier equipo que pueda interrumpir el buen desarrollo de la ceremonia, así mismo, abstenerse de tomar fotos durante la ceremonia, pues la Universidad dispone de un equipo de fotógrafos y camarógrafos acreditados para el registro de cada graduando en el momento de recibir el título. Autoridades Académicas Administrativas: Ingresan a la mesa principal 10 minutos antes de la ceremonia. Graduandos: Ingreso con los acordes de la marcha triunfal de Aida. Presentador: Señor Director, solicito permiso para dar comienzo al acto Director: Da la señal de aprobación. Presentador: La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, les da la bienvenida a esta ceremonia, donde recibieran su título los nuevos Profesionales (Especialistas) de nuestra Alma Máter.

11 Presentación Mesa Principal: Magíster:, Director UFPS Ocaña, Subdirector Académico, Decana Facultad Ciencias Administrativas y Económicas, Decano Facultad de Educación Artes y Humanidades, Decano Facultad de Ciencias Agrarias y del Ambiente. Palabras del Director: Palabras del Estudiante: Es el acto más importante de la ceremonia es quien cierra las intervenciones, la extensión del discurso es de 2 cuartillas. Este estudiante debe tener el mejor promedio. Acto Cultural: Opcional Toma de Juramento por parte del Director Entrega de Diplomas de pregrado Entrega de Diplomas Post grados Entrega Distinciones Universitarias Clausura del Acto Vestuario Graduandos Toga: azul oscura Birrete: azul oscuro Banda: La banda llevara el color asignado a cada Facultad. Facultad Ciencias Administrativas y Económicas: Color (ROJO VINO TINTO) Facultad Ciencias Agrarias y del Ambiente: Color (VERDE) Facultad de Ingenierías: Color (AZUL REY) Facultad Artes y Humanidades: Color (GRIS CLARO). Orden de entrada de los graduandos Organización por Facultades Facultad Ciencias Administrativas y Económicas Facultad Ciencias Agrarias y del Ambiente Facultad Artes y Humanidades Facultad de Ingenierías

12 Los estudiantes entran en orden alfabético por Facultad y apellido y se ubican en la nave central del Auditorio de la Escuela de Bellas Artes, este acto es ensayado previamente a la ceremonia. Reunión previa de los graduandos En esta reunión se explican y definen los detalles de la ceremonia. Informar claramente sobre la fecha, ubicación y hora de inicio de la ceremonia. Recordarles a los graduandos que, en caso de no presentarse a la hora programada y llegar después de iniciada la ceremonia, no se le permitirá el ingreso, y se graduará posteriormente en la fecha acordada por el señor Director. Invitación de los fotógrafos elegidos previamente, para asignarles a los graduandos. Indicarles la llegada anticipada al recinto para la toma de las fotografías. Definir cuál de los graduandos se encargará del discurso de grado, debe imperar respeto, sentido de pertenencia institucional y el sentir colectivo del grupo, el texto del discurso debe ser evaluado previamente. Informar el número de invitados que pueden llevar al recinto. Sugerirles la adecuada presentación personal. Ensayar con los graduandos la toma de juramento. Los familiares y amigos no deben subirse al escenario a tomar fotos y filmar videos, para eso está el personal encargado de hacer esa función. El Maestro de ceremonia del evento definirá el reglamento que deben tener los fotógrafos, y los sitios donde deben estar. Celebración de aniversarios Aniversario de la Creación de la Universidad, Aniversario de Facultad o Semana Universitaria. Este tipo de actos deben programarse con anticipación, teniendo en cuenta los recursos humanos, físicos, técnicos y financieros para la organización de actividades académicas, culturales, deportivas entre otras que se propongan realizar. Estos actos hacen parte de la identidad de la Institución y requieren de tiempo para la organización de los eventos, en especial aquellos en los que se hace necesario solicitar bienes y servicios. Para la celebración del aniversario de creación de la Universidad el comité se debe empezar a reunir con noventa (90) días de anticipación para acordar la fecha

13 de la celebración y programación a realizar durante los días que se llevara a cabo la conmemoración. La entrega de invitaciones a personajes especiales se debe realizar por lo menos con treinta (30) días calendario de anticipación, este protocolo estará a cargo de la Oficina de Relaciones Institucionales e información. En caso de que se invite a personalidades del gobierno y autoridades de alta jerarquía estas se entregarán con cuarenta y cinco (45) días de anticipación y suscritos por el Director de la Institución. Para la celebración de aniversario de programas académicos o decanaturas el comité se debe reunir por lo menos con treinta (30) días de anticipación para acordar la fecha de la celebración, a esta reunión se debe convocar el decano y/o jefe del programa, que celebrara su aniversario. Protocolo de visita de Pares Las actividades conducentes a garantizar la oferta y permanencia de los programas académicos que ofrece la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, a través de evaluación de las condiciones sobre las cuales se desarrolla la función misional; corresponden a la Subdirección Académica. La descripción que se hace a continuación supone la realización de cada una de las actividades a realizar, una vez el ente certificador (CNA, MEN) haya notificado a la Universidad, la designación de los pares y la fecha de visita. 1. La subdirección académica, dará a conocer a la comunidad académica la agenda programada para la visita, identificando en detalle el rol y función que cada proceso o programa debe desarrollar. 2. La coordinación de autoevaluación, solicitará con 10 días de antelación a cada actor del proceso, el documento con la presentación de acuerdo a la información que debe exponer a los pares. Las presentaciones deben ir en la plantilla aprobada por la Universidad para tal fin y conservar los elementos de estilo y forma establecidos. 3. La subdirección académica programará el simulacro a nivel de programa e institucional con el fin de evaluar el cumplimiento de los parámetros necesarios para la presentación de la información requerida. 4. La subdirección académica, la coordinación de autoevaluación y los directores de programa involucrados estimarán los requerimientos que se le

14 deben hacer a las oficinas de relaciones institucionales y gestión de comunicaciones en lo relacionado a la disposición del personal encargado de atender a los pares académicos y todos los asistentes a las diferentes presentaciones, así como necesidades de refrigerios, comidas, bebidas, pausas necesarias entre otros. 5. Los directores de programa designarán los profesionales de apoyo necesarios para acompañar a los pares acerca de los requerimientos de información u otros que estos tengan, centralizarán la información solicitada y coordinarán el traslado de los mismos hacia los lugares definidos según agenda. Ajustados todos los pormenores para recibir a los pares académicos, se espera la llegada de los expertos en el auditorio o sala de juntas dispuesta para las reuniones programadas. Es un gesto cortés que la comisión encargada de recibir la visita, espere a la entrada de la Universidad o bien se designe a una persona para que espere en el hotel. Cabe decir que la persona encargada de acercar al personal a las instalaciones de la Universidad, deberá estar enterada de datos históricos o relevantes sobre la ciudad, puesto que los buenos anfitriones deben convertirse en guía para estos casos y brindar la información adecuada. Desarrollo de la agenda Las presentaciones que se hacen ante los pares pueden variar de acuerdo a los requerimientos que hagan los pares evaluadores; sin embargo, a continuación se plantea un esquema de cómo podría llevarse a cabo estos eventos: en el desarrollo de la primera presentación ante los pares académicos, deberán intervenir: El proceso estratégico (dirección) y los procesos misionales de la Universidad (Academia, Investigación y extensión). También pueden hacer parte de la primera jornada el Sistema Integrado de Gestión y la División de Sistemas. Bienestar Universitario y la Oficina del Egresado también podrán tomar partida en esta primera fase. De acuerdo a este bosquejo, en la segunda jornada el decano de la facultad correspondiente presentará la estructura académica y administrativa para dar paso al director del programa que requiere el registro calificado. Este profesional tendrá la responsabilidad de exponer los siguientes temas: Denominación del Programa Justificación Contenidos Curriculares Organización de las actividades académicas

15 Sistemas de créditos académicos Docencia Igualmente el director de los grupos de investigación que brinden soporte a los programas académicos que están en el proceso de registro calificado, debe hacer exposición de lo que se desarrolla al interior de estos. Es importante que el personal de dependencias como Planeación, Admisiones y Registro, Talento Humano y los coordinadores de Pasantías, tengan en cuenta que su intervención puede ser requerida por los pares evaluadores. Como parte final de la visita se debe contar con un grupo de estudiantes y egresados (en caso de renovación de registro), de empresarios o representantes del sector productivo y de los docentes que hacen parte del departamento o que pueden llegar a serlo (para el caso de que sea un nuevo programa académico); estos grupos de personas se reúnen a puerta cerrada con los evaluadores donde ellos les formulan una serie de preguntas para obtener información precisa y diferente a la que ya ha sido suministrada por la comitiva designada para hacer las presentaciones. La visita de pares académicos concluye con la lectura del acta que hacen los evaluadores frente al personal de la institución para verificar que la información allí consignada sea acorde a todo lo que se realizó. Posteriormente las partes firman el acta y se da por terminada la reunión. Visitas protocolarias Recepción de las visitas. Entrega de información (opcional). Acompañamiento de la visita hasta el despacho correspondiente. Entrega de un presente. Recorrida por el campus universitario (opcional). Se recomienda averiguar previamente las condiciones del visitante (discapacidad, religión, gustos, costumbres, idioma, etc.). No dudar en preguntar si tiene requerimientos especiales. Esperar en la puerta principal y acompañar a las visitas hasta el despacho del Director o la máxima autoridad institucional. Indicar a los visitantes el lugar donde tomarán asiento. Si es un grupo reducido, se puede indicar el sitio verbalmente; de lo contrario, conviene colocar tarjetas de ubicación, teniendo en cuenta el orden de precedencia. Acompañar la visita hasta la puerta de salida y despedirla.

16 La ubicación del invitado más importante será a la derecha de la máxima autoridad. Si el visitante es una personalidad de primer nivel, la autoridad junto al responsable de Ceremonial, lo esperará en la puerta principal. Cuando la Universidad reciba la visita de personalidades de la política, ciencias, artes, etc., se le entregará un presente, el cual deberá ser puesto en manos de la visita por la máxima autoridad. Si fuera necesaria la presencia del intérprete, éste se ubicará entre la máxima autoridad y el visitante más importante, de modo tal que no interfiera entre ambos. Si hay café o bebidas, primero se sirve a las visitas y al final al anfitrión. Al término de la reunión, la visita debe ser conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente. Es conveniente consignar los datos del visitante en una ficha o en el caso de que exista, en el libro de visitas para el archivo y posteridad. Atención de visitantes ilustres Visitas oficiales a la dirección por parte de miembros del Gobierno Nacional (Congresistas, Gobernadores, Alcaldes, Científicos, Artistas, etc.) Desarrollo: Para el desarrollo de esta actividad se deben preparar los siguientes objetos: Resolución de designación, Diploma, Placa Conmemorativa, Telón para destacar la placa, obsequio Institucional. Bienvenida a cargo del DIRECTOR. Recorrido Institucional. Develación de la Placa. Reunión en la sala de juntas o auditorio programado para el evento. Lectura de RESOLUCION EN LA QUE SE CONCEDE LA DISTINCIÓN. Entrega del Diploma por parte del Director. Entrega obsequio Institucional. Registro Fotográfico. Finalización del Acto.

17 Posesión de autoridades académicas y administrativas M-GC-RIS-003 Rev: A Resolución de designación. Acta de posesiones. Desarrollo. Recibimiento del directivo que se vaya a posesionar (Director, Decano, Docente Administrativo) por parte de un funcionario de la dependencia encargada. Acompañamiento hacia el salón donde se encuentra la autoridad competente. Presentación ante la mesa directiva de quien toma la posesión. Palabras de recibimiento por parte de quien presida el acto de posesión (Presidente del Consejo Superior Universitario, Rector o quien corresponda). Lectura de la resolución de designación. Toma de posesión de su cargo con su respectivo juramento y con la firma en el acta de posesión. Palabras del posesionado. El posesionado saludará por un correo electrónico a la comunidad que le es inherente. Honras fúnebres Homenaje póstumo para el funcionario (Rector, Director, Administrativo, Docente) en ejercicio de su cargo. Rector y Director Banderas de Colombia e Institucional, con cinta negra izadas a media asta por el termino de tres días en el lugar designado. Declaración para guardar un minuto de silencio, en memoria del fallecido en las reuniones del Consejo Superior y Comité Administrativo. Cámara Ardiente en la Universidad antes del funeral. Publicación de un Comunicado de Prensa. Subdirector Banderas de Colombia e Institucional, con cinta negra izadas a media asta por el termino de tres días en el lugar designado.

18 Declaración para guardar un minuto de silencio, en memoria del fallecido en las reuniones del Consejo Superior y Comité Administrativo Cámara Ardiente en la Universidad antes del funeral Publicación de un Comunicado de Prensa Secretario General, Decanos, Directores de Planes de Estudio, Personal Administrativo Banderas de Colombia e Institucional, con cinta negra izadas a media asta por el término de un día. Declaración para guardar un minuto de silencio, en memoria del fallecido en las reuniones del Consejo Superior y Comité Administrativo. Cámara Ardiente en la Universidad antes del funeral. Publicación de un Comunicado de Prensa. Preparación: Visita de un representante de la Universidad a la familia del difunto para expresarle las condolencias de parte de la Institución. Emisión de una resolución con manifestaciones de duelo. Lectura de un comunicado en la ceremonia religiosa. Actos Formales Son ceremonias formales aquellos actos que, sin ser solemnes, involucran a toda la comunidad universitaria y/o a una o más de sus unidades, con instituciones externas, y requieren de ciertas formalidades. Las ceremonias institucionales serán organizadas por la Oficina Relaciones Institucionales y el proceso de Bienestar Universitario, las invitaciones serán suscritas por el director, el que podrá delegar esta responsabilidad en un Subdirector o Decano. En los Actos Formales será potestativo el uso de las banderas de la República de Colombia y de la Universidad. Si se colocan las banderas a la derecha de la mesa de honor, estará la de Colombia y a la Izquierda la de la UFPS Ocaña. En esta clase de actos, no será necesaria la interpretación del Himno Nacional, por lo tanto, se iniciarán con el Himno de la Universidad, a menos que se trate de eventos con participantes internacionales, caso en el cual, se definirá, previamente, si procede o no la entonación de los himnos nacionales respectivos. Si así fuere, se iniciará con el Himno Nacional de la República de Colombia. En las

19 reuniones de los órganos de dirección, no se interpretarán himnos de ninguna índole. Son Actos formales De carácter Académico Se aplica para generalizar diversos tipos de actividades académicas orientadas a la capacitación, educación continuada, actualización profesional o mejora continua de la comunidad Universitaria. Conferencias Organización Consideración del objetivo. Invitación a los conferencistas adecuados. Reservación del salón con capacidad suficiente para el público, de acuerdo con la acogida que pueda tener. Conocimiento de las ayudas que necesitarán los conferencistas. Desarrollo Presentación del disertante al público, con un resumen de su hoja de vida, por parte del presentador. Intervención del conferenciante desde la mesa principal o desde un atril. Acompañamiento (opcional) en la mesa por un representante de la dependencia organizadora. Seminarios Organización Participación de un moderador, asesores (opcionales) y acceso a material de consulta. Separación de un salón principal para la reunión general y otros como lugares de trabajo para los subgrupos. Desarrollo Presencia de todos los participantes en la primera reunión. Anuncio del tema y la forma de trabajo, por parte del organizador. Formación de subgrupos para discutir en pos del tema propuesto, según lo aprobado por el grupo general. Nombramiento de un coordinador, por parte de cada subgrupo, que toma nota de las conclusiones. Reunión de los subgrupos cuando terminen su trabajo, para realizar un resumen que se debate en busca de unas conclusiones generales del seminario.

20 Cursos Organización Fijación de los objetivos. Selección de los especialistas en cada tema. Estructura del curso, de tal manera que tenga un orden lógico para el aprendizaje. Desarrollo Presentación de cada conferencista a los asistentes. Intervención de cada conferencista con su tema hasta agotarlo. Puede tener la modalidad de conferencia y taller. Talleres Organización Fijación de los objetivos. Selección de los especialistas en cada tema Estructuración del curso, de tal manera que tenga un orden lógico para aprendizaje. Preparación de los materiales que proponga el tallerista. Desarrollo Presentación del tallerista al público con un resumen de su hoja de vida. Anuncio del tema y la forma de trabajo. Organización de subgrupos para la práctica. Información de cada subgrupo acerca de los resultados de su trabajo. Anuncio de conclusiones. el Congresos Organización Constitución de un comité académico y otros de trabajo. Definición del tema central, el objetivo, la fecha, los conferencistas, el público al que va dirigido, el presupuesto y demás. Agrupación de los temas según su similitud. Escogencia de la modalidad con la que se presentarán las conferencias: conferencia presencial o virtual, mesa redonda, panel, foro y comunicaciones. Muestra comercial o exposiciones académicas, alusivas al tema. Organización con frecuencia anual, bienal o cuatrienal. Desarrollo

21 Instalación formal. Exposición de cada tema por el conferencista respectivo por espacio de 45 minutos aproximadamente. Conclusión opcional al final de cada conjunto de temas o del día por medio de un foro. Dialogo, Debate Público Organización Elección de los dialoguistas conocedores del tema, capaces de mantener un diálogo vivo e interesante. Es preferible que ambos posean puntos distintos de enfoque, lo que no quiere decir contradictorios. Acuerdo sobre la estructura del debate, antes de la reunión de diálogo. Desarrollo Formulación del tema que se tratará, presentación de los expertos invitados y explicación de la metodología a seguir, por parte del moderador que cede la palabra a los dialoguistas. Establecimiento de la conversación, teniendo en cuenta que no se trata de una entrevista sino de un diálogo informativo con responsabilidad compartida. Control del tiempo del diálogo máximo de media hora y luego el organizador puede invitar a la audiencia a que haga preguntas. Homenajes académicos Presentación e inauguración de nuevos programas académicos, sedes o extensiones. Aniversario de facultades y de programas. Conferencias de personalidades de reconocimiento nacional o internacional. Visita de pares académicos. Entrega de premios y reconocimientos académicos. Eventos con participantes internacionales calificados académicamente. Lanzamiento de libros, de revistas y de otros proyectos editoriales A cargo de la dependencia, sede o facultad que corresponda. Preparación Mesa directiva. Mantel. Banderas. Libro o revista que se presentará.

22 Precedencia. Sitio para los medios de comunicación. Desarrollo Himno Nacional (si procede). Presentación de la mesa directiva. Saludo de bienvenida por parte del directivo de la dependencia encargada. Presentación del libro, a cargo de un crítico o un especialista en el área. Palabras del autor. Entrega de ejemplares. Fin del acto De carácter Institucional Actos académicos y/o sociales que convocan a toda la comunidad universitaria. La dependencia encargada de la actividad solicitará a la Oficina de Relaciones Institucionales la preparación y organización del evento. Reuniones de los órganos de dirección: Consejo Directivo y Asamblea de Fundadores. Inauguración de obras arquitectónicas o instalaciones académicas. Presentación de proyectos comunicacionales o de producciones audiovisuales de carácter institucional. Presentación e Inauguración de Nuevos programas académicos. Entrega mención de honor, reconocimiento y homenaje. Inauguración de obras de Infraestructura física A cargo de dependencia, sede o facultad que corresponda. Preparación Adecuación del lugar. Banderas. Simbolismo para la inauguración. Orden del día. Mesa principal. Sillas. Atril. Precedencia. Sitio para los medios de comunicación.

23 Desarrollo Himno Nacional (si procede). Presentación de la mesa directiva. Palabras de bienvenida. Explicación del arquitecto (desde lo técnico). Intervención del Director (desde lo institucional). Intervención de la máxima autoridad que haya sido invitada. Inauguración. Descubrimiento de placa (si procede). Recorrido. Celebración de días especiales Aniversarios: Se celebran por la dependencia, sede o Facultad que corresponda. Firma de convenios Preparación Mesa para la firma. Estilógrafos. Sillas. Banderas. Carpetas con los convenios. Precedencia. Sitio para los medios de comunicación. Desarrollo Presentación de la mesa directiva. Lectura del convenio. Firma del convenio. Saludo e intercambio de carpetas por parte de los firmantes. Fotografías. De carácter cultural y social Semanas culturales Inauguración de exposiciones y de obras de arte Celebración de días conmemorativos programados por las facultades o por otras dependencias Encuentros de egresados

24 Otros que se asimilen a esta categoría Actos no Formales Son actos de carácter social o deportivo; Para el desarrollo de estos actos, no se requiere la presencia institucional del cuerpo directivo, ni habrá interpretación de himnos. Son Actos no formales Actos deportivos dentro y fuera de la Institución Lanzamiento de proyectos internos de alguna dependencia académica o administrativa Presentaciones artísticas Fechas conmemorativas de carácter general11 Todos aquellos eventos que organizan las dependencias e involucran a personal administrativo o docente de la Institución Eventos organizados por la oficina de Bienestar Universitario y la Dirección Administrativa Los responsables de la dependencia que organicen el evento podrán hacer una invitación al director para que lo instale o le dé iniciación formal. Si el director asiste, hará uso de la palabra, al inicio o final, si lo estimare y se podrá retirar cuando lo juzgue oportuno, sin que se afecte el desarrollo del evento. En cuanto a los actos deportivos que se organicen por fuera de la Institución, se observarán las normas institucionales, en concordancia con el protocolo de la Universidad o entidad anfitriona, hasta donde las circunstancias lo permitan.

25 CAPÍTULO 2 De la Precedencia La precedencia de las directivas institucionales en UFPS Ocaña La precedencia es el orden que se establece para la ubicación, la mención y el tratamiento de las autoridades académicas, administrativas e invitados especiales, en Ceremonias Solemnes y en Actos Institucionales Formales. Se establece según la jerarquía o la autoridad, de la cual, están investidas las personas de la Institución, como del nivel de autoridad, de jerarquía o de reconocimiento académico, científico o público de los invitados externos y está estrechamente ligada al tratamiento que debe dárseles, protocolariamente. La precedencia determina el orden de saludo, la ubicación y la forma de mencionar, que se debe tener presente por las autoridades universitarias y los responsables de protocolo, en los Actos Universitarios correspondientes. Precedencia universitaria, se puede definir de acuerdo con ciertos criterios, como jerarquía, edad, antigüedad, dignidad, orden alfabético y otros. La precedencia de las directivas institucionales, se determina mediante una combinación del criterio orgánico: órganos de gobierno de la Universidad y el criterio de antigüedad funcional, es decir, de antigüedad de la dependencia o unidad correspondiente. Así, en el caso de la precedencia la tendrá quien ocupe la más antigua en su creación. Lo mismo, se hará con los Departamentos y las Decanaturas. Orden de Precedencia en la UFPS Ocaña Miembros del Consejo Directivo Directivas académicas, administrativas y financieras: Director Secretario General Director de Investigación y Extensión Subdirectores Administrativo y Financiero Jefe Oficina de Planeación Jefe de Relaciones Internacionales Jefe de Bienestar Social Universitario Decanos

26 Actos solemnes Preside el Director o su delegado. Precedencia: Secretario general, Subdirectores, decanos y personalidades invitadas. En caso de un condecorado, se situará a la derecha de quien preside. Actos académicos En instalaciones, preside el oferente. A su derecha el invitado de honor o conferencista. Actos sociales Preside el oferente. Depende también de la forma de la mesa. Actos deportivos Preside el oferente. Ubicación de Directivos e Invitados, según la Precedencia. La máxima autoridad se ubica en la mitad (ya sea de la mesa principal o en el caso de una marcha) y se van ubicando hacia la derecha y hacia la izquierda de la máxima autoridad, según el orden jerárquico (en el centro el director, a la derecha de él, el secretario general, a la izquierda el "director de docencia", a la derecha el director de investigaciones, a la izquierda el siguiente en la lista de jerarquía y así sucesivamente)

27 CAPÍTULO 3 De la Organización de Actos Institucionales Para la adecuada planeación, organización y desarrollo de los actos universitarios, primero se debe definir de qué clase de Acto se trata, de acuerdo con la clasificación establecida en el Capítulo 1, en orden a establecer qué aspectos de protocolo se deberán tener en cuenta. Independientemente de su clasificación, en la organización de los Actos Universitarios, es necesario verificar aspectos de relaciones públicas, que contribuyan eficazmente al logro de los objetivos propuestos, a proyectar la mejor imagen institucional y a lograr la satisfacción de los asistentes. Este capítulo contiene pautas en tal sentido. La oficina de Relaciones Institucionales brindará su apoyo en la medida en que sea requerido y resulte pertinente. Comité de Protocolo Para los eventos con un alto contenido protocolario, se podrá crear un comité adhoc, que oriente la planeación y el desarrollo del acto, en procura que alcance los objetivos propuestos. El Comité de protocolo estará conformado por: Bienestar Universitario. Coordinador de la oficina de Relaciones Institucionales. Unidad o dependencia encargada del acto. Subdirección Administrativa. El Director será invitado permanente al Comité y, previa convocatoria por parte de la Oficina de Relaciones Institucionales, definirá la forma y la oportunidad de su participación. Coordinación y Asesoría de los diferentes actos Para el desarrollo de los diferentes actos que se desarrollan en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, se orientan y determinan las siguientes acciones: Lugar del Acto Naturaleza del Acto

28 Número de Invitados A la vez la Oficina de Relaciones Institucionales e Información tendrá en cuenta los siguientes criterios. Planificación del Evento Manejo del Evento de acuerdo a las actividades a realizar por parte de la coordinación del evento, del equipo de trabajo y unidades académicas. Control constante de las diferentes actividades. Los Actos Universitarios se dividen en tres etapas: Pre evento Es la etapa de planeación de directrices y definición de objetivos, recursos humanos, físicos y financieros para la realización de actividades, así mismo se establecen responsabilidades. Evento Es la etapa donde se desarrolla el evento propiamente dicho, en esta se inicia la aplicación del protocolo y la preparación del lugar. Donde deben estar listos los siguientes elementos: Decoración Maestro de Ceremonia Apoyo Logístico Medios de comunicación Recursos Audiovisuales Post evento Es la fase de culminación del evento y posterior evaluación y elaboración de un informe final, el control constituye un factor de retroalimentación que contribuye a reafirmar los aspectos positivos. Otros aspectos indispensables, que se deben tener en cuenta, para el buen desarrollo del evento: Invitaciones Todo evento, se debe programar con antelación, dado que se presentan circunstancias particulares, que requieren de tiempo, en especial, aquellos actos

29 que, para su desarrollo, se deben tramitar o solicitar recursos financieros, recurso humano, entregar invitaciones y adquirir o alquilar elementos adicionales, con los que cuenta la Universidad. Un caso excepcional son las invitaciones, donde se requiere una lista de invitados de honor e invitados generales. Si los invitados vienen de otras partes de la ciudad o del país, se deben considerar las condiciones de movilidad y de desplazamiento, para que, en lo posible, se les facilite su asistencia: lugar del evento, medio de transporte, requerimientos de hospedaje, hábitos alimenticios, acompañamiento y traductor, entre otros aspectos. Dependiendo del evento, se debe manejar el tiempo para hacer llegar las invitaciones que, por regla general, no debe ser inferior a los veinte (20) días hábiles, ni superior a los cuarenta y cinco (45) este protocolo estará a cargo de la Oficina de Relaciones Institucionales. Si por motivos de fuerza mayor, un evento se debe programar con pocos días, es necesario buscar los mecanismos y las estrategias para que todos los invitados se enteren y reciban la invitación, por lo menos virtual, mientras llegan en formato físico. En caso de que se invite a personalidades del Gobierno y autoridades de alta jerarquía estas se entregaran con 30 días de anticipación y suscritos por el Director. Toda invitación tiene un carácter formal, aunque en algunas circunstancias, la ocasión sea informal. El tipo de invitación es uno de los primeros requisitos a tener en cuenta; su importancia radica en el efecto que produce en quien la recibe. Presentación personal: La presentación personal es fundamental, por ello debe ser acorde con el evento y circunstancia. Aseo: El sitio donde se desarrollará el evento debe estar en perfectas condiciones de aseo. Para lo cual se debe hacer una supervisión antes y durante el evento. Personal de servicios: Uno de los primeros aspectos que se debe establecer en cuanto al personal que se requiere para la logística, mantenimiento y adecuación del lugar. Ambientación: La primera impresión es muy importante, por eso todo espacio físico que vaya a ser utilizado debe estar en óptimas condiciones de aseo y dotado de los elementos necesarios para la realización del evento.

30 Iluminación: Lo esencial es disponer que las luces iluminen las áreas más importantes (mesa principal, maestro de ceremonias) sin que genere molestias. En casos especiales se debe coordinar lo necesario como personal técnico, en lo relativo a cámaras, video Beam y otras ayudas audiovisuales. Registro escrito, gráfico y audiovisual: Es importante efectuar registro de cada evento que incluya material fotográfico y audiovisual, según sea el caso, así como pieza o material promocional utilizado. Orden del día: Se denomina, de esta forma la organización de las intervenciones, presentaciones o etapas previstas para el desarrollo de los eventos, en función de los objetivos trazados y del tiempo previsto para su duración. Agua: Se servirá agua para los oradores que se ubiquen en el atril, en el momento de su intervención. Si el evento es de alto protocolo y se tienen invitados de honor, se deberá asignar un mesero para atender la mesa principal. Cuando se utilicen botellas no deberán llevar etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad; sin embargo, se pueden presentar casos especiales, como la visita de altos funcionarios de Estado o diplomáticos, quienes exigen ver qué tipo de agua se le sirve. Preferible evitar usar hielo, por la humedad que genera; siempre en la mesa principal deberá estar una jarra con agua y vasos. Intervenciones: Se sugiere programar máximo tres intervenciones teniendo en cuenta como punto de referencia el anfitrión, organizador, homenajeado o invitado especial, si se requiere de otra intervención se requiere avisar con tiempo a la Oficina de Relaciones Institucionales. Habladores de la mesa principal: Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres, cargos, institución y procedencia de quienes presiden un evento y de los invitados de honor o especiales. Los habladores, se deben utilizar en Ceremonias solemnes y en Actos Institucionales formales, así como en otros que lo ameriten. No se exige su uso en todos los eventos. Se pueden elaborar utilizando papel blanco de gramaje adecuado (mínimo 200 gris), en hoja tamaño carta cortada por la mitad y, a su vez, doblada al centro y con la información por cara y cara, de modo que la puedan leer los miembros de la mesa, en los dos sentidos, evitando desorientación o confusiones. También, se pueden emplear tarjetas ubicadas en cada puesto, al igual que soportes en acrílico.

31 Himnos: La postura correcta para escuchar y cantar los himnos es de pie, con los brazos al lado y lado de todo el cuerpo.

32 CAPÍTULO 4 De los Símbolos, Distinciones y Obsequios Himnos Himno UFPS Ocaña: Fue adoptado mediante acuerdo 031 del 10 de junio de 1986, compuesto por el profesor RAFAEL DARIO SANTAFE PEÑARANDA bajo la Rectoría del Dr. Andrés Entrena Parra. Usos: En la Ceremonia de Grados En actos Institucionales, Deportivos y culturales Himno de la República de Colombia: Usos: En la ceremonia de Grados Acto Institucional, Deportivos y culturales Himno de la UFPS Ocaña: El himno oficial de la Universidad Francisco de Paula Santander fue adoptado como tal a través del Acuerdo 031 del 10 de junio de 1986, que reconociendo la importancia de definir los aspectos simbólicos de la Universidad acogió la composición del profesor Rafael Darío Santafé Peñaranda, presentada el 11 de abril de 1986 en el Club de Comercio de la ciudad de Cúcuta, en el marco de la celebración de los veinticinco años de fundación de la Institución. Según lo cuenta el mismo profesor Santafé Peñaranda, "se acercaba la celebración de los veinticinco años de la Universidad (1986) y el señor Rector de ese momento, el Dr. Cesar Darío Gómez Contreras, me llamó para ver la manera de ensayar el Himno de la Universidad con los estudiantes". Este himno del que habla el profesor Santafé había sido escrito por Ofelia Villamizar Buitrago y musicalizado por el Maestro Pablo Tarazona Prada; considerado por muchos como el Himno de la Universidad, nunca fue oficialmente reconocido como tal, y nunca pudo hacerse pues el Maestro Tarazona no dejo copia de la partitura en ninguna de las dependencias administrativas de la Universidad, por lo cual el profesor Santafé Peñaranda no tuvo más opción que "proponer a las directivas de la Universidad el Canto a la Universidad Francisco de Paula Santander", escrito por el mismo dentro del marco de la celebración de los veinticinco años. Tras la presentación, la composición es bien acogida por parte de las directivas de la Universidad y los

33 demás asistentes al acto de celebración; tanto es el éxito que al poco tiempo se comienza a hablar del Himno de la Universidad estrenado en el Club de Comercio de la capital norte santandereana. Por esta razón el Canto a la Universidad Francisco de Paula Santander es propuesto por el señor rector Dr. Andrés Entrena Parra como Himno Oficial de la Universidad al Consejo Académico en la reunión del 4 de junio de 1986, siendo aprobado por esta y oficialmente reconocido el 10 de junio. Escudo El Escudo de la Universidad está conformado por una parte central, por un cuadrado rojo, en el que aprecian las letras U, F, P, S. En su parte posterior, se lee la frase inferior se lee la frase En el futuro de todos, debajo de la cual aparece la palabra Ocaña. Como imagen de fondo, aparece una flecha curvada. El Escudo, lleva algunos de los colores institucionales rojo, blanco y negro. Banderas Bandera UFPS Ocaña: La bandera de la Universidad está dividida en cuatro cuerpos horizontales: El primero ocupa las cuatro quintas partes de ella y tiene el escudo de la Universidad en el medio, acompañado de la leyenda "EN EL FUTURO DE TODOS"; los tres cuerpos restantes tienen el mismo ancho y sus colores son negro, naranja y verde.

34 Ilustración 1 Bandera UFPS Ocaña Usos: Permanente en el Despacho del Director y en la sala de juntas al lado izquierdo de la silla En todo Acto solemne Institucional y Deportivo En la fachada principal del área administrativa (Dirección) Bandera de la Republica de Colombia Tricolor con escudo y con asta en madera Usos: En la fachada principal área administrativa (Dirección) En la Oficina del Director y en la sala de juntas al lado derecho del director En todo acto solemne Institucional y Deportivo. Otras banderas: Cuando se utilizan otras banderas en actos solemnes y deportivos se colocan, en orden alfabético al lado izquierdo de la bandera de Ocaña. Distinciones universitarias Mediante acuerdo 093 del 6 noviembre de 1996 estatuto docente de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña establecen las siguientes distinciones, el capítulo 4 de los estímulos y distinciones Artículos 54 al 58 establecen las siguientes distinciones académicas para los docentes de carrera que presten o hayan prestado servicios distinguidos a la Universidad.