El uso obligatorio de los Comprobantes Fiscales Digitales

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2 El uso obligatorio de los Comprobantes Fiscales Digitales» por Internet conocidos por su acrónimo como (CFDI), ha generado un nuevo paradigma respecto a la forma en que se venía facturando la enajenación de bienes o la prestación de servicios en nuestro país. Si bien para el SAT es más fácil administrar su recaudación a través de monitorear y validar el uso de los CFDI, para los contribuyentes se ha complicado de manera sustancial y práctica la forma de hacer valer una deducción. En la actualidad existen diversas situaciones legales y otras subjetivas, que dificultan la deducibilidad de un gasto legítimo. 1. Obligatoriedad del CFDI Conforme al Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF), todos los contribuyentes están obligados a emitir Facturas Electrónicas. Por otra parte, las personas que entreguen, envíen o reciban una factura electrónica en su formato electrónico conocido como XML, (Extensible Markup Language), deberán almacenar los mismos, en medios magnéticos, ópticos o por cualquier otro medio de almacenamiento informático (CD, DVD, USB, o bien un Disco Duro); siempre que la tecnología del medio de almacenamiento esté actualizada. Lo anterior con base en lo estipulado en la Regla Miscelánea Fiscal (RMF) I vigente en Como se desprende de los preceptos legales antes invocados, los procesos de (i) generar (ii) transmitir (iii) recibir y (iv) almacenar un CFDI, se deben realizar de manera electrónica. Es de suma importancia que los contribuyentes comprendan y estén muy conscientes de que sólo podrán realizar las deducciones o acreditamientos correspondientes de los gastos erogados, únicamente cuando cuenten con un archivo digital VÁLIDO que contenga la factura electrónica (XML). La representación impresa de un CDFI a través del formato (PDF) sólo presume la existencia de dicho comprobante fiscal, y en ningún caso servirá como un comprobante fiscal para tomar una deducción. Lo anterior con fundamento en el Artículo 29, fracción V del CFF. 2

3 Ahora bien, es importante destacar que no por el simple hecho de que se reciba una factura por parte de un proveedor de bienes o servicios a través de un formato XML, por ese simple hecho el documento ya lo podemos dar como válido fiscalmente hablando. validez del mismo y la información de quién lo expide. Es aconsejable que se tenga como respaldo físico, una copia impresa del reporte generado por la página del SAT, confirmado la validación de la factura (XML), junto con la copia en PDF, para que en caso de una auditoria, se tenga mayor soporte para defender una deducción y en particular aquellas que amparan gastos por una cuantía importante. Los archivos XML son documentos electrónicos que para su validez necesitan de un proceso de validación conocido como timbrado, que es lo que le da autenticidad, y por lo tanto al ser documentos que están encriptados a través de un sello digital emitido por parte del SAT, es necesario confirmar en el portal del SAT que el sello digital de la factura (XML), esté validado y vigente; y no haya sido revocado, alterado o falsificado. Con la finalidad de tener la certidumbre de que un archivo XML es válido fiscalmente hablando para tomar una deducción; es recomendable que se verifique su contendido; para lo cual se puede ingresar al portal del SAT en la siguiente dirección electrónica iscal/factura_electronica/paginas/ve rificacion_comprobantes.aspx y en dicha sección se puede cargar el archivo XML recibido, a fin de que el sistema del SAT corrobore la 2. Nuevos Retos El hecho de que existan avances tecnológicos y mejores medios de comunicación, tambien implica nuevos retos que tenemos que afrontar como contribuyentes, toda vez que estamos pasando de la era del papel a la era de los Bytes. La posibilidad de acceder a nuestra información contable y fiscal a través del uso de medios electrónicos, conlleva el riesgo de que la información se pueda perder de una manera más fácil, por lo frágil de los medios de almacenamiento existentes o bien por la existencia de virus o errores humanos en el proceso de almacenamiento y depuración de dicha información. Por tal motivo, es conveniente implementar procesos de almacenamiento de la contabilidad en por lo menos dos o tres fuentes de almacenamiento independientes y situadas de preferencia en lugares 3

4 distintos; los cuales deberán estarse actualizando de manera automatizada o periódica, para no perder algún archivo contable y en particular las deducciones fiscales. Por otro lado, dentro de las nuevas obligaciones que tienen los contribuyentes y que fueron incorporadas a partir de enero de 2014, en el CFF y su Reglamento, están las siguientes: 1. Revisar periódicamente el Buzón Tributario; 2. Integrar las pólizas y demás registros contables y sus soportes documentales, tomando como base los Archivos XML, de conformidad con los nuevos lineamientos que ordena el SAT. (Ver RMF); 3. Enviar al SAT en formato XML la Balanza de Comprobación de manera mensual, vía el uso del Buzón Tributario, bajo los lineamientos que ordene el SAT, los cuales podrán variar de tiempo en tiempo sin previo aviso según lo considere conveniente el SAT, lo cual notificará vía su portal de internet o a través de la RMF; 4. Todos los documentos contables y pruebas que se remitan al SAT, deberán estar digitalizados y enviados bajo el formato XML, para ser reconocidos y aceptados por el SAT, como una prueba válida a favor de los contribuyentes; y 5 Revisar con mucho escrutinio la contabilidad de manera mensual, antes de enviarla al SAT vía el Buzón Tributario; ya que será complicado justificarle al SAT ajustes por correcciones derivadas de errores de cálculo o malas interpretaciones de las leyes fiscales, o por darle efectos fiscales a CFDI s que no cumplan con los requisitos necesarios para su deducción. Derivado de que los archivos CFDI, emitidos a través de un formato digital bajo el lenguaje XML, son información intangibles que no se puede palpar o entender si no es con la ayuda de una computadora, un software y un enlace a internet; el reto que tienen los contribuyentes, es implementar un sistema contable que les permita realizar las siguientes acciones: (i) Registrar, (ii) Revisar (iii) Respaldar, y (iv) Rastrear, los archivos (XML) de manera confiable y rápida. Adicionalmente es importante tomar en cuenta que de conformidad con lo establecido por el Art. 33 del Reglamento del CFF, mismo que entró en vigor a partir del día 03 de abril de 2014, el concepto de lo que -debemos entender por contabilidad fue ampliado- y consecuentemente también deberá de estar respaldada de manera 4

5 electrónica la siguiente información entre otra: I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas electrónicas de dichos registros y asientos; II. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente; III. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente; y IV. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones; V. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, 3. Fondo sobre forma para deducir La Ley del Impuesto Sobre la Renta, señala en su Art. 27, como requisito esenciales para tomar una deducción, los siguientes: (i) Ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente y (ii) Estar debidamente registrado en contabilidad. Desde un punto de vista objetivo, debería ser muy sencillo el poder tomar la deducción contable respecto de un CFDI, a fin de reducir la base gravable del impuesto sobre la renta, tomando como referencia los dos requisitos señalados en el párrafo precedente. No obstante lo anterior, la Suprema Corte de Justicia de la Nación el pasado 25 de abril de 2014, publicó en el Semanario Judicial de la Federación la TESIS 1ª. CLV/2014 (10ª.), la cual tiene como rubro: COMPROBANTES FISCALES. INTERPRETACIÓN CONFORME DE LOS ARTÍCULOS 27, 29 Y 29-A DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN QUE LOS REGULAN, CON LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. 5

6 La trascendencia de la tesis antes señalada que aún no es jurisprudencia; es que la Suprema Corte de Justicia de la Nación realizó una nueva interpretación de ciertos artículos del CFF, y desarrolló un nuevo precedente judicial. La relevancia de éste criterio, es que no basta que un comprobante fiscal, (entiéndase un CFDI) cumpla con todos los requisitos de forma establecidos en el CFF para su deducción; ya que también se deberá de cumplir con otros requisitos adicionales de fondo, en relación al acto jurídico a deducir como son: (i) que efectivamente se haya celebrado el acto y (ii) que exista el documento que permita acreditar la existencia de la sustancia económica del acto, que se quiera deducir o acreditar. La consecuencia de dicho criterio, judicial, conlleva implícito darle indirectamente al SAT la facultad discrecional de poder determinar si está demostrada o no la -sustancia económica que justifique tomar una deducción-, aunado a que también con éste nuevo enfoque interpretativo, el SAT podrá cuestionar si el contrato que ampara el acto jurídico a deducir, es suficiente o adecuado para justificar dicha deducción. Hoy en día la sustancia económica de un acto jurídico, tiene más importancia y trascendencia, que los propios requisitos de forma del CFDI; a efecto de tomar una deducción fiscal Otra novedad que fue incorporada dentro del CFF a partir del año 2014, a través de incorporar el Art. 69-B, es que el SAT tendrá la facultad discrecional de -poder presumir la inexistencia de las operaciones que den lugar a la expedición de un CFDI- cuando quien lo emite se encuentre en alguno de los siguientes supuestos: (i) No contar con activos; (ii) No contar con personal; (iii) No contar con infraestructura; (iv) No contar con capacidad material, directa o indirectamente, para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que ampare el CFDI; y (v) Estar como no localizado quien emite el CFDI. El problema práctico y legal que trae aparejado el Art. 69-B, del CFF, es que la carga de la prueba para acreditar que no se está en los supuestos antes citados, es para quien emitió el CFDI, sin embargo el problema de la no deducibilidad del gasto es para el contribuyente que pago el bien o servicio y recibió un CFDI- el cual puede llegar a ser declarado inexistente, 6

7 con las consecuencias fiscales y contables que ello implica. Es importante señalar que el SAT ya tiene definido a través de sus políticas internas de auditoria, los criterios a seguir para determinar si el CFDI que emita un contribuyente es inexistente o no, independientemente que éste cumplan con todos los requisitos de forma para su validez. Revisión de Activos Verificación de existencia física; Que estén revelados en la Declaración Anual; Que se manifiesten en la Balanza de Comprobación; Que estén identificados por tipo de activos; y Demostrar que sean propios, rentados o estén en comodato a través del contrato respectivo. Nota. Tipos de activos (i) Fijos, (ii) Diferidos y (iii) Circulantes Revisión de Personal Verificar que los trabajadores estén inscritos ante el IMSS; Verificar sus pagos y retenciones; Revisar expedientes físicos de los trabajadores; y Revisar si hay operaciones de outsourcing o de insourcing, y que éstas cumplan con lo que señala el Art. 15 de la Ley Federal del Trabajo. Revisión de Infraestructura Que exista físicamente y que sea acorde con el objeto social; Acreditar su legítima propiedad o uso; y Existencia de contratos que acrediten su uso a favor de terceros. Capacidad Material Revisar la posibilidad de hacer, producir y/o prestar el bien o servicio señalado en el CFDI; y Analizar el método empleado para hacerlo y coherencia entre el método, conjunción de personas e infraestructura. Directa o Indirectamente Revisar si quien emite el CFDI es comisionista o mandante; y Revisar si las partes son relacionadas o no, y en su caso si existe estudio de precios de transferencia. Por otro lado, es de suma importancia tomar en cuenta lo que señala el CFF en sus Arts. 109 Fracc. VIII, y 113 Fracc. III, los cuales establecen que se considerará como delito de defraudación fiscal, -darle efectos fiscales a los comprobantes digitales- cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A del CFF; o bien sean simulados o inexistentes. 7

8 4. Recomendaciones Ante la evidente complejidad que existe hoy en día para tomar la deducción de un gasto, los contribuyentes deben ser más cuidadosos en el manejo de sus CFDI y tener un sistema que les permita aplicar la regla de las 4R: (i) Registrar, (ii) Revisar, (iii) Respaldar, y (iv) Rastrear, sus archivos (XML), de manera confiable y rápida. Al ser el criterio interpretativo prevaleciente hoy en día (el del fondo sobre la forma), es necesario justificar objetivamente la necesidad de los gastos, y luego demostrar que los CFDI, cumplan con las formas que ordena el CFF. Es esencial tener debidamente documentados y registrados legalmente los contratos más comunes que pueden dar lugar a la expedición de un CFDI, como pueden ser entre otros los siguientes: (i) Mutuo (ii) Comodato, (iii) Compraventa (iv) Arrendamiento, (v) Dación en Pago, (vi) Donación, (vii) Pago de Regalías; (viii) Pago de Comisiones y (ix) Prestación de Servicios. Es recomendable que los contribuyentes tengan toda la contabilidad a que se refiere el CFF y su Reglamento, de manera ordenada, actualizada y digitalizada, a fin de poder atender en tiempo y forma los posibles requerimientos del SAT que se reciban a través del Buzón Tributario; o bien cuando se les pudiera realizar una pre-liquidación electrónica (exprés) por parte del SAT, con fundamento en el Art. 53-B del CFF. En caso de requerir más información, quedamos a sus órdenes para atenderles. Teléfonos: Clemente Ranero Diego Urias Gerardo Ranero (664) y (664) Norma Peralta 8

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