CONSEJOS PRÁCTICOS PARA USUARIOS DE VIDEOCONFERENCIA

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José Ignacio Saavedra Vera
hace 8 años
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1 CONSEJOS PRÁCTICOS PARA USUARIOS DE VIDEOCONFERENCIA INTRODUCCION El uso de las herramientas de Videoconferencia, tiene sentido si el evento requiere la interacción en tiempo real de dos o más sedes de la UN, de la UN con otras ciudades del país u otros países del mundo. Estas herramientas serán realmente aprovechadas sí en el evento participan dos o más sitios geográficamente separados. El Sistema de Videoconferencia es una buena oportunidad para el aprovechamiento de las herramientas y recursos tecnológicos que ofrece la Universidad Nacional de Colombia al beneficio de todas sus sedes, facultades, dependencias, grupos, etc., y está disponible al servicio de docentes, Estudiantes, Directivos y del Personal Administrativo de la Universidad. De esta forma sedes, dependencias, facultades, grupos y estudiantes de la Universidad que deseen organizar un evento (curso, seminario, etc.) usando herramientas de videoconferencia, lo pueden hacer fácilmente, teniendo en cuenta las observaciones e instrucciones detalladas en la guía para el usuario. REQUISITOS Previo a la publicidad, el organizador debe cumplir con los siguientes requisitos: Estar vinculado a la Universidad Nacional. Confirmar la necesidad de usar herramientas de videoconferencia y la disponibilidad de equipos, auditorios, asistentes, expositores, etc. Verificar que cada sitio de transmisión/emisión, sede, ciudad o país fuera de UN (Sede Bogotá), que participará en el evento posea: Líneas RDSI, que garanticen una velocidad mínima de transmisión de 128 Kbps, aunque la velocidad deseable es de 256 Kbps en adelante. Una sala de videoconferencia o una cámara de videoconferencia y los demás equipos necesarios para realizar o recibir la transmisión del evento. Disponibilidad en las fechas y horarios del evento. PREPARACION Un evento de videoconferencia debe ser preparado teniendo en cuenta las siguientes observaciones: Debe programarse con la anticipación suficiente de acuerdo a la complejidad de los temas y la cantidad de puntos de conexión que se espera tener.

El Sistema de Videoconferencia es una buena oportunidad para el aprovechamiento de las herramientas y recursos tecnológicos que ofrece la Universidad Nacional de Colombia al beneficio de todas sus

2 Debe tenerse en cuenta que la realización de las pruebas de evento/conexión son indispensables, si se quiere garantizar el funcionamiento de los equipos y la comunicación durante el evento. Debe ser confirmada y verificada la participación de los ponentes, asistentes y organizadores del evento en cada sitio de transmisión. Se le debe dar al evento la publicidad que éste amerite, de acuerdo a su nivel de importancia para la comunidad universitaria y sus diferentes campos de participación. INFORMACION REQUERIDA Al enviar la solicitud del servicio, se debe anexar la siguiente información: Nombre, fecha, horarios e idioma que manejará el evento. Dependencia, facultad o grupo de la Universidad Nacional que organiza y respalda el evento. Nombre, cargo, y teléfonos del contacto principal en la coordinación del evento. Sitios, ciudades o países que participarán en el evento e idioma que manejan, de ser un idioma distinto al español, se debe definir cómo, dónde y quién realizará la respectiva traducción. Números ISDN de los sitios, ciudades o países que participarán en el evento, con su respectivo indicativo, el tipo de equipo de videoconferencia y las velocidades a las que se pueden conectar. Nombre, y teléfono (con indicativo) de la persona contacto en cada sitio de transmisión, ciudad o país que participará en el evento. SOLICITUD DEL SERVICIO Realizar la solicitud del servicio, especificando la información anterior, a la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones utilizando cualquiera de las siguientes formas: Mediante oficio dirigido al Ingeniero Hector Rendón Osorio (Director Nacional de Informática y Comunicaciones). Edificio Uriel Gutiérrez, oficina 460. Fax: Ext ó Comunicándose con la Ingeniera Fanny Solano al teléfono Ext / 18197

Se le debe dar al evento la publicidad que éste amerite, de acuerdo a su nivel de importancia para la comunidad universitaria y sus diferentes campos de participación.

3 Por correo electrónico a la siguiente dirección: videoconfe_dnic@unal.edu.co AUDITORIOS Es muy importante que el organizador del evento realice la gestión necesaria para adquirir el auditorio para realizar el evento previamente las siguientes verificaciones en cada uno de los auditorios a utilizar: Debe existir dentro de cada auditorio, mínimo: Un punto de datos o líneas RDSI activo. Un punto de voz activo. Una toma eléctrica trifásica activa. Para la duración del evento, mínimo 1 hora antes y ½ hora después de éste y durante cada prueba (mínimo 2 horas), deberá estar disponible: El espacio físico de cada auditorio, para instalación de equipos, acondicionamiento del lugar (sonido, escenografía, etc.) y prueba de conexión previa. La persona encargada del auditorio, la amplificación del sonido, iluminación, escenografía, etc. Los recursos y elementos que el auditorio aporta al organizador en calidad de préstamo (videobeam, VHS, extensiones, multitomas, etc.). PERMISOS En cuanto a las autorizaciones requeridas, se debe tener en cuenta que mínimo con 1 ó 2 días de anterioridad a cada prueba o evento, deben estar disponibles los permisos para: El uso de cada auditorio y los elementos que éste le puede aportar al evento. El ingreso de las personas a la Universidad y a sus diferentes edificios (sobretodo si es un sábado). La salida y el ingreso de todos los elementos que deban ser trasladados (videobeam, televisor, VHS, teléfono, extensiones, etc.) con su descripción y seriales respectivos. También es importante contar con las personas responsables de cada auditorio, razón por la cual debe tenerse en cuenta si se requiere un permiso especial para que el encargado del sonido, luces, y dotación del auditorio en general esté presente durante el tiempo requerido para las pruebas y el evento (sobretodo si se trata de un sábado).

los auditorios a utilizar: Debe existir dentro de cada auditorio, mínimo: Un punto de datos o líneas RDSI activo. Un punto de voz activo. Una toma eléctrica trifásica activa.

4 CONSEJOS PARA APLICAR DURANTE LA VIDEOCONFERENCIA: Nivel oral. Hablar claro e intentar mantener un volumen constante. Utilizar a menudo pausas para hacer alguna reflexión. Permitir interrupciones por parte de los participantes, (esto dependiendo de las políticas de participación que se establezcan). Indicar, claramente, cuándo ha terminado de hablar y se está esperando la réplica. Nivel visual. Evitar excesivos movimientos o movimientos bruscos, puesto que la transmisión de las imágenes sufren un cierto retraso, de forma que los movimientos parecen estar lentos. Mantener los gráficos, imágenes o cualquier otro tipo de material que utilicemos durante un periodo de tiempo más largo de lo habitual. No mover los gráficos, transparencias, etc. una vez posicionados. Evitar el uso de imágenes, gráficos, etc. de baja calidad (no utilizar segundas generaciones de vídeo). Debido al complejo proceso de tratamiento de la información que tiene lugar en los equipos se produce un pequeño retraso, de medio segundo aproximadamente, en la recepción de la imagen y del sonido en el otro extremo (un ejemplo ilustrativo de este retraso se produce cuando alguien cuenta un chiste y se observa que en el otro extremo tardan cerca de medio segundo en reírse). Este pequeño retraso no dificulta el diálogo pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de participar en una discusión. Cómo mantener la atención. Nivel oral. Exponer claramente cada una de las áreas del tema. Hacer constantes resúmenes de cada unidad temática. Propiciar las pausas para que se planteen cuestiones. Formular preguntas a los participantes. Crear debate para romper el hielo entre las diferentes aulas que participan en la Videoconferencia. Intentar involucrar a toda la audiencia. La persona que quiera intervenir, en primer lugar tiene que esperar a que la cámara lo encuadre y enfoque, en segundo lugar tiene que identificarse.

Indicar, claramente, cuándo ha terminado de hablar y se está esperando la réplica. Nivel visual.

5 Nivel visual. Utilizar diferentes medios para atraer la atención (transparencias, diapositivas, vídeo, etc.) Cómo ir vestido Con esto se debe tener mucho cuidado, ya que la mayor parte del tiempo en el auditorio lo va a ver a usted y, en algunos casos, las características de la indumentaria pueden disminuir la resolución de la imagen. Debe procurar vestir con tonos suaves y uniformes, que no presenten zonas brillantes o con aguas (como el terciopelo); es conveniente evitar colores intensos (rojo, blanco o negro brillante), ropa que presente grandes contrastes (rayas blancas y negras) o con excesivo dibujo (chaquetas jaspeadas, con cuadros tipo escocés, etc.). También deben evitarse en lo posible adornos metálicos u otros objetos que puedan producir reflejos. Recomendaciones para diapositivas Las presentaciones de PowerPoint deben seguir unas pautas de diseño para su correcta lectura desde los puntos remotos: El Fondo a utilizar debe permitir un claro contraste entre el texto y éste. Recomendamos utilizar fondo azul, verde (lisos) con letra blanca. Las Fuentes deben ser lo suficientemente grandes como para poder verse desde cualquier punto. Se recomienda utilizar letra del tipo Verdana. El tamaño mínimo de letra debe de ser 24 y no se debe utilizar la letra en negrita. Formato horizontal en proporción 4 x 3. Color de tipografía contrastante al fondo. No encimar textos a imágenes. No exceder 7 palabras por línea y 7 líneas por diapositiva. Interlineado en proporción 1.2 En caso de usar tablas en formato de dos columnas por 3 filas.

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