Tema: CREACIÓN DE CONSULTAS E INFORMES EN UNA BASE DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 2013.

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1 Empremática, Guía12 1 Facultad: Ingeniería Escuela: Computación Asignatura: Empremática Tema: CREACIÓN DE CONSULTAS E INFORMES EN UNA BASE DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS Objetivos: Identificar las ventajas de las consultas en una base de datos Optimizar la consulta de información Diferenciar los tipos de consultas Diseñar diferentes tipos de consultas e informes en una base de datos Introducción. Que es una consulta? La consulta permite seleccionar los registros que cumplen unas determinadas condiciones para hacer modificar, añadir datos, reemplazar datos existentes, eliminar registros, etc. Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Qué tipo de consulta puedo crear? Utilizando el asistente: Consulta de selección sencilla. Consulta de tabla de referencia cruzadas. Consulta de búsqueda de duplicados. Consulta de búsqueda de no-coincidentes. Sin asistentes: Consulta de selección Consulta de parámetros Consulta de tabla referencia cruzada Consulta SQL (unión. Paso a través, definición de datos, subconsultas) Consultas de acción(creación de tabla, eliminación, datos anexados, actualización) Consulta Auto búsqueda Qué pasos se sigue normalmente para crear una consulta? En la creación de una consulta siempre requiere realizar las siguientes acciones: Abrir la consulta Agregar las tablas implicadas Agregar los campos deseados a cada tabla

2 2 Empremática, Guía 12 Establecer criterios o condiciones de los registros Y se presenta la siguiente pantalla que es el Diseñador de Consultas: En la cuadrícula QBE, en la que se incluyen los campos a mostrar y los criterios de ordenación y búsqueda. Los criterios se introducen haciendo uso de operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas. Las filas de la cuadricula QBE que se encuentran por debajo de la fila Campo permiten: Establecer un orden de clasificación La fila total, que permita introducir los cálculos de resumen. La fila que muestre el nombre de la tabla al que pertenecen al campo incluido en la consulta. Será visible si se encuentra activada. Que es un informe? Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos. Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

3 Empremática, Guía12 3 Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Etiquetas la cual nos muestra el asistente para etiquetas para poder crear etiquetas estándar o personalizadas. Materiales y Equipo a utilizar. Guía de Laboratorio Nº 12. Computadora con Windows 7 y Microsoft Access Dispositivo de Almacenamiento (USB). Procedimiento. Iniciar el trabajo con Access. 1. Dar clic al botón de INICIO. 2. Del menú seleccionar la opción TODOS LOS PROGRAMAS. 3. Dar clic en Microsoft Office. 4. Seleccionar con un clic el icono de Microsoft Access. 5. Al lado izquierdo nos aparece la opción de Abrir otros archivos, le damos un clic y buscamos en nuestro escritorio el archivo de la semana pasada llamado MiprimeraBase.accdb 6. Teniendo el archivo en pantalla vamos a comenzar a trabajar con creación de informes. 7. En la pestaña de Crear, grupo Informes le damos un clic al Asistente para Informes 8. Seleccionamos la tabla Contactos, seleccionamos todos los campos y clic en Siguiente.

4 4 Empremática, Guía En la siguiente pantallita darle clic a Siguiente. 10. En esta pantalla vamos a elegir el criterio de ordenación, así que damos clic en la flechita de la opción 1 y elegimos el campo IdContacto y clic en Siguiente. 11. En esta pantallita solo cambiamos la Orientación en Horizontal, la Distribución en Bloque y damos clic en Siguiente 12. En esta pantallita digitamos el título de nuestro informe como nos aparece y clic en Finalizar.

5 Empremática, Guía Y nos aparecerá una Vista de nuestro Informe. Sera que este informe satisface la impresión? Siguiendo con la práctica haremos otro informe tomando en cuenta la Tabla de Llamadas. Datos: Criterio de ordenación: IdTipoContacto Distribución: Justificado Orientación: Vertical Nombre del Informe: Informe de Llamadas Nos quedaría así: Creación de Consultas: 1. Para poder diseñar consultas debemos de dar un clic en la pestaña de Crear y a continuación utilizaremos el Asistente para consultas. 2. En la siguiente pantallita elegimos el Asistente para consultas sencillas y clic en Aceptar. 3. Nos aparece otra pantallita, en donde elegiremos la tabla a consultar y algunos campos como nos aparecen y después clic en Siguiente.

6 6 Empremática, Guía Nos aparece la siguiente pantallita en donde solo le damos clic en Finalizar. 5. Al final nos aparecen únicamente los datos de los campos que fueron elegidos. Así: 6. Cerramos la consulta 7. Ahora realizaremos otra consulta teniendo los siguientes datos: Tabla: TipoContacto Campos: IdLlamada, FechaLlamada, Asunto

7 Empremática, Guía Nos quedaría así: 9. Ahora aprenderemos a utilizar el Diseño de Consultas usando la cuadricula QBE. Para esto le damos un clic a la pestaña de Crear y un clic al botón de Diseño de Consultas 10. Para nuestro primer ejercicio ocuparemos las tablas de Contactos y Llamadas, sin olvidar ocupar el botón de Agregar. 11. Nos debe quedar así:

8 8 Empremática, Guía Ahora debemos de agregar cada campo necesario para nuestra consulta, dándole doble clic sobre el nombre del campo nos debe quedar así: 13. Para poder ver el resultado de la consulta, en el menú principal en la pestaña de Diseño nos aparecerá el botón de Ejecutar, darle un clic y nos aparecerá algo así: 14. Grabar la consulta con el nombre de Consulta de Contactos y cerrarla. 15. Para finalizar crear la siguiente consulta y grabarla con el nombre de Consulta Total.

9 Empremática, Guía Este es el diseño: 17. Hasta aquí llega nuestra práctica de hoy. Si se puede. Investigación y Ejercicios Complementarios. Investigar: Que es el programa de Microsoft Visio y sus características? Para que nos puede ser Microsoft Visio? Que es el programa de Microsoft Project y sus características? Para que nos puede ser Microsoft Project? Bibliografía.

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