Manual de Calidad Sistema Integrado de Gestión Universidad de Pamplona

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1 Página 1 de 18 CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 Reseña Histórica 1.2 Gestión de la Calidad en la 2. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL 2.1 Misión 2.2 Visión 3. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN CON LA CALIDAD 3.1 Designación del Representante de la Alta Dirección 3.2 Adopción del Sistema de Gestión de la Calidad en la 3.3 Conformación del Comité de Coordinación de Control Interno 3.4 Exclusiones 4. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 5. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 6. POLÍTICA DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

2 Página 2 de MAPAS DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 9.1 Mapa de Proceso bajo la norma NTCGP 1000: Mapa de Proceso bajo la norma NTCISO 9001: CARACTERIZACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 10.1 Gestión Académica Granja Experimental Villa Marina 10.2 Gestión de la Investigación 10.3 Gestión de la Interacción Social Gestión Proyectos Promoción Social Villa Marina Apoyo al Egresado Relaciones Interinstitucionales 10.4 Direccionamiento Estratégico Secretaria General Gestión Administrativa y Financiera Planeación Institucional Comunicación y Prensa 10.5 Evaluación y Control Administración del Control Interno de Gestión Control Interno Disciplinario 10.6 Gestión de Recursos Bibliográficos 10.7 Gestión de Bienestar Universitario 10.8 Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico 10.9 Gestión de Laboratorios Gestión del Talento Humano Gestión Presupuestal y Contable Gestión de Pagaduría y Tesorería Almacén e Inventarios Asesoría Jurídica Gestión Documental

3 Página 3 de Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misión Crítica Específica Diseño y Elaboración de Escenarios, Objetos y Contenidos Multimediales Basados en Red Capacitación y Apoyo Post Venta 11. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 11.1 Procedimientos Documentados 12. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 13. REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 14. HISTORIA DE MODIFICACIONES 15. APROBACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD

4 Página 4 de PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 RESEÑA HISTÓRICA La fue fundada en 1960 como institución privada bajo el liderazgo del Presbítero José Rafael Faría Bermúdez y convertida en Universidad Pública del orden departamental, mediante el decreto Nº 0553 del 5 de Agosto de El 13 de agosto de 1971, el Ministerio de Educación Nacional facultó a la institución para otorgar títulos en calidad de Universidad, según Decreto Nº De acuerdo con la Ley 30 de 1992, la es un ente autónomo que tiene su régimen especial, personería jurídica, autonomía administrativa, académica, financiera, patrimonio independiente, y perteneciente al Ministerio de Educación Nacional. La sede se encuentra en la ciudad de Pamplona, históricamente caracterizada por sus aportes a la educación tanto regional como nacional y binacional Colombo-venezolana. Durante los años sesenta y setenta, la Universidad creció bajo un perfil eminentemente pedagógico, formando licenciados en la mayoría de las áreas que debían ser atendidas en el sistema educativo: Matemáticas, Química, Biología, Ciencias Sociales, Pedagogía, Administración Educativa, Idiomas Extranjeros, Español y Literatura y Educación Física. En los años ochenta la asumió el compromiso de formación profesional en otros campos del saber, etapa que inició a finales de esa década, ofreciendo el programa de Tecnología de Alimentos. Posteriormente, en los años noventa fueron creados los campos de la Ciencias Naturales y Tecnológicas, los programas de Microbiología con énfasis en Alimentos, las Ingenierías de Alimentos y Electrónica y la Tecnología en Saneamiento Ambiental. En el campo de las Ciencias Socioeconómicas, los programas profesionales de Administración de Sistemas. Hoy la Universidad se prepara constantemente para atender nuevas demandas educativas proyectadas desde la región y desde el desarrollo de la ciencia, el arte, la técnica y las humanidades. La Universidad en su discurrir ha ofrecido programas en todos los niveles escolares: pregrado, postgrado y educación continuada en todas las modalidades educativas: presencial, semi-presencial y a distancia, lo cual ha permitido prestar servicios en muchos lugares de Colombia. Esta labor ha sido apoyada por un grupo de profesionales preparados en las mejores Universidades del país y del exterior. En los últimos años la ha construido una sede moderna, con amplios y confortables espacios para la labor académica, dotada con los más modernos sistemas de comunicación y de información y en un ambiente de convivencia con la naturaleza.

5 Página 5 de 18 La ha sido de Tradición eminentemente pedagógica, pero, en la medida en que ha ido asumiendo otros compromisos, la región se ha volcado sobre la Universidad generando demandas cuyas respuestas se han expresado en la creación de nuevos campos de formación. Desde este punto de vista, la Universidad cumple su histórica misión de formación e investigación con un marcado énfasis en el servicio social el cual se intenta consolidar en su Proyecto Educativo Institucional (PEI). El proyecto se expresa en la transformación de sus estructuras administrativas, académicas, curriculares e investigativas, a partir de las cuales define sus estrategias de trabajo y sus compromisos con la sociedad. El Proyecto Educativo Institucional se entiende como la carta de navegación de nuestra Universidad, la cual deberá expresarse en estrategias y constituirse en puente generativo de acciones prospectivas de las diferentes unidades académicas de la institución. 1.2 GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA La le vienen apostando a la calidad desde varias perspectivas, dos de éstas son: la Acreditación de la Calidad de los Programas Académicos y desde la Acreditación Institucional bajo los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación CNA; y otra es la adopción de Sistema Integrados de Gestión basados en referentes mínimos internacionales como son los establecidos por la Norma NTCGP1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno. Es indiscutible que asumiendo Sistema de Gestión la Acreditación Institucional ante el CNA se facilita. El 22 de diciembre el Consejo Directivo de ICONTEC, autorizó el otorgamiento de certificación a la bajo la Norma ISO9001:2000 para los Procesos Administrativos y Plataforma Siglo XXI, donde la capacitación del personal fue factor clave de éxito para el logro de tales propósitos. Para ello la Rectoría de la consideró la necesidad de realizar un diploma en Gestión y Auditoria de la Calidad en ISO9000 y en Gestión de Auditoria Ambiental en ISO14000 para personal directivo de la Universidad para al logro de los objetivos de Calidad trazados. El día 26 de noviembre de 2008 el Consejo Directivo de ICONTEC renovó la certificación bajo la Norma ISO9001:2000 a los procesos administrativos y tecnológicos hasta el 21 de diciembre de El día 23 de diciembre de 2010 el Consejo Directivo de ICONTEC otorgó la Certificación a la bajo la Norma NTCGP 1000:2009 para todos los procesos que conforman el SIG y a su vez el Certificado NTCISO 9001:2008 e IQNET validos hasta el 22 de diciembre de 2013.

6 Página 6 de 18 El día 27 de diciembre de 2013 el Consejo Directivo de ICONTEC renovó la Certificación a la bajo la Norma NTCGP 1000:2009 para todos los procesos que conforman el SIG y a su vez el Certificado NTCISO 9001:2008 e IQNET validos hasta el 22 de diciembre de MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL 2.1. MISIÓN La, en su carácter público y autónomo, suscribe y asume la formación integral e innovadora de sus estudiantes, derivada de la investigación como práctica central, articulada a la generación de conocimientos, en los campos de las ciencias, las tecnologías, las artes y las humanidades, con responsabilidad social y ambiental. 2.2 VISIÓN Ser una Universidad de Excelencia, con una cultura de la internacionalización, liderazgo académico, investigativo y tecnológico con impacto binacional, nacional e internacional, mediante una gestión transparente, eficiente y eficaz.

7 Página 7 de COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN CON LA CALIDAD 3.1 Designación del Representante de la Alta Dirección. El Representante de la Alta Dirección del de la, se designó mediante resolución Nº 683 del 17 de septiembre de Adopción del Sistema de Gestión de la Calidad en la La adopción del Sistema de Gestión de la Calidad de la se hace mediante el acuerdo Nº 163, por el cual se adiciona al acuerdo 082 del 20 de Junio de Conformación del Comité de Coordinación de Control Interno La creación del Comité de Coordinación de Control Interno se da mediante Resolución N 685 del 17 de octubre de Exclusiones A la no aplica ninguna exclusión de Requisitos de la Norma.

8 Página 8 de OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4.1 Asegurar la excelencia e innovación en la Académico y en la Gestión 4.2 Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones 4.3 Garantizar la sustentabilidad y crecimiento Institucional 5. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El alcance del aplica a los procesos: Misionales: - Gestión Académica (Granja Experimental Villa Marina) - Gestión de la Investigación - Gestión de la Interacción Social (Gestión Proyectos, Relaciones Interinstitucionales, Promoción Social Villa Marina, Apoyo al Egresado) Direccionamiento Estratégico (Secretaria General, Gestión Administrativa y Financiera, Planeación Institucional, Comunicación y Prensa) Evaluación y Control: - Administración del - Control Interno de Gestión y Control Interno Disciplinario Procesos de Apoyo - Gestión de Recursos Bibliográficos - Gestión de Bienestar Universitario

9 Página 9 de 18 - Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico - Gestión del Talento Humano - Gestión Presupuestal y Contable - Gestión de Pagaduría y Tesorería - Almacén e Inventarios - Gestión de Laboratorios - Asesoría Jurídica - Gestión Documental - Concepción, Elaboración, Construcción y transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misión Crítica Específica - Diseño y Elaboración de Escenarios, Objetos y Contenidos Multimediales Basados en Red. - Capacitación y Apoyo Post Venta. 6. POLÍTICA DE CALIDAD La asume la formación integral e innovadora de sus Estudiantes, con una cultura de la internacionalización, liderazgo académico, investigativo, de interacción social y tecnológico, con responsabilidad social y ambiental, mediante una gestión transparente, eficiente, eficaz y efectiva, con un talento humano comprometido con el mejoramiento continuo de sus servicios para la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, contribuyendo al logro de los fines esenciales del Estado. La Política de Calidad de la fue revisada, actualizada y aprobada mediante Comité de Coordinación de Control Interno mediante FAC-08 Acta de Reunión del 31 de enero de 2013.

10 Página 10 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

11 Página 11 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

12 Página 12 de MAPAS DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 9.1 Mapa de Procesos bajo la NTCGP 1000:2009

13 Página 13 de Mapa de Procesos ISO 9001:2000

14 Página 14 de CARACTERIZACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Como se observa en el mapa de procesos institucional, la cuenta con el proceso de Direccionamiento Estratégico y la Administración del Sistema de Integrado de Gestión desde los cuales se logra el cumplimiento de los requisitos contemplados en los capítulos 4, 5 y 8 de la Norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, a continuación se describe este proceso. (Ver archivo de caracterizaciones adjunto) Gestión Académica Granja Experimental Villa Marina Gestión de la Investigación Gestión de la Interacción Social Gestión Proyectos Promoción Social Villa Marina Apoyo al Egresado Relaciones Interinstitucionales Direccionamiento Estratégico Secretaria General Gestión Administrativa y Financiera Planeación Comunicación y Prensa Evaluación y Control Administración del Control Interno de Gestión Control Interno Disciplinario Apoyo a la gestión Gestión de Recursos Bibliográficos Gestión de Bienestar Universitario Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico Prestación del Servicio en los Laboratorios Gestión del Talento Humano Gestión Presupuestal y Contable

15 Página 15 de 18 Gestión de Pagaduría y Tesorería Almacén e Inventarios Asesoría Jurídica Gestión Documental Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales. Diseño y Elaboración de Escenarios, Objetos y Contenidos Multimediales Basados en Red Capacitación y Apoyo Post Venta 11. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS PAC-01 Elaboración y Control de Documentos del PAC-02 Control de Registros del PAC-03 Revisión y Analisis de los Procesos para la Mejora Continua PAC-04 Control del Producto o Servicio no Conforme PAC-05 Toma de Acciones Correctivas PAC-06 Toma de Acciones Preventivas PAC-08 Medición de la Satisfacción delcliente PAC-09 Elaboración de Planes de Calidad del PAC-10 Revisión por la Dirección PAC-12 Planificación, Control y Seguimiento al PAC-13 Autoevaluación PAC-14 Sistemas de Información PAC-17 Auditorias Integradas

16 Página 16 de PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La planificación del en la se realiza desde el proceso Administración del. De este proceso hace parte la Alta Dirección, el Representante de la Dirección y el Comité de Coordinación de Control Interno. De acuerdo al ciclo PHVA, una vez verificado el Sistema, a través de las auditorías internas y revisado por la Alta Dirección, el Comité de Coordinación de Control Interno se reúne y mediante Acta determina tanto las mejoras que se deben implementar como la planificación para el nuevo ciclo del consignada en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al SIG. 13. REVISIONES POR LA DIRECCIÓN Una vez terminado el ciclo de auditorias el Representante de la Alta Dirección y la Administración del reúnen los insumos necesarios para que la alta dirección anualmente realice la revisión por la dirección, con el objeto de planificar propuestas de mejora de la eficacia del, de sus procesos, de los requisitos del cliente y de las necesidades de recursos mediante el FAC-10 Informe para la Revisión del por la Dirección Versión 14. HISTORIA DE MODIFICACIONES Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Aprobación del Cambio 00 Actualización Manual de la Calidad 24 Marzo de Mayo de Actualización Manual de la Calidad 17 Octubre de Octubre de Actualización Manual de la Calidad 17 Enero de Enero de Actualización Manual de la Calidad 22 Abril de Abril de Actualización Manual de la Calidad 10 de diciembre de de diciembre de 2008

17 Página 17 de 18 Versión Naturaleza del Cambio Propuesta para la modificación del Manual de la Calidad según lo tratado en el FAC-08 Acta de Reunión N 15 del 17 de agosto de 2010 Actualización de forma del Manual de Calidad según lo definido en el FAC-08 Acta de Reunión Acta N 005 el 11 de febrero de 2011 Actualización de forma del Manual de Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 006 del 9 de julio de 2012 Actualización de forma del Manual de Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 008 del 10 de septiembre de 2012 Actualización Manual de la Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 002 del 4 de febrero de 2013 Actualización Manual de la Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 005 del 5 de abril de 2013 Actualización Manual de la Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 001 del 19 de enero de 2015 Fecha del Cambio Aprobación del Cambio 19 de agosto de de agosto de de febrero de de febrero de de julio de de julio de de septiembre de de septiembre de de febrero de de febrero de de abril de de abril de de enero de de febrero de APROBACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD El presente manual ha sido actualizado por última vez el día 11 de febrero de 2015

18 Página 18 de 18 PARA CONSTANCIA FIRMAN Dr. ELIO DANIEL SERRANO VELASCO Alta Dirección Prof. Rene Vargas Ortegón Representante de la Alta Dirección Ing. María Victoria Bautista Bochagá Administradora del SIG

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