Programa. Informe de Diagnóstico TIC. Empresa: Elite Multigestión S.L.L. Técnico: José Javier Plá Sánchez-Biezma

Transcripción

1 Programa Informe de Diagnóstico TIC Empresa: Elite Multigestión S.L.L. Técnico: José Javier Plá Sánchez-Biezma 8 de enero de 2007

2 A/A D./ Esteban Martín Martín Elite Multigestión S.L.L. c/ Santa Ana, , Álora Málaga Estimado Sr. Martín Me dirijo a Ud. para hacerle llegar el informe de resultados que se ha efectuado en base a la participación de su empresa en el Programa NovaPyme, Apoyo a la incorporación de la Tecnología de la Información y la Comunicación en las PYMES de Andalucía, patrocinado por la Junta de Andalucía a través de la Red de Espacios Tecnológicos de Andalucía (RETA). El Programa pretende mejorar la competitividad y productividad de todas las PYMES andaluzas, haciendo que sus procesos sean más rentables y ágiles mediante el uso de las TIC. Para ello este Programa ha puesto a su disposición, de un modo totalmente gratuito, el asesoramiento de técnicos especializados en estas tecnologías, quienes han realizado un diagnóstico individualizado sobre su empresa. A partir de la entrega de este informe de diagnóstico, y mediante las propuestas de acción y necesidades de apoyo en él recogidas, será aconsejado respecto a la implantación de las mismas, mediante los mecanismos que mejor se adapten a sus características y necesidades. El presente informe será complementado con la participación de un Asesor experto, que le indicará qué soluciones concretas son las más apropiadas para mejorar su productividad y competitividad y le aconsejará en lo que necesite durante la implantación de las acciones previstas. Además, le facilitará el contacto con proveedores de los productos o servicios que desee implantar, así como el acceso a la financiación necesaria para ello (financiación pública o privada). Si está Ud. interesado en recibir más información sobre las próximas fases del Programa de Apoyo a la Incorporación de TIC en PYMES, puede ponerse en contacto con nosotros. Sin otro particular, reciba un cordial saludo. En Málaga, a día 8 de enero de José Javier Plá Sánchez-Biezma Agente del 2/16

3 INDICE 1. RESUMEN EJECUTIVO DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Estructura Orgánica Ficha de Identificación Inventario de Recursos TIC LAS TIC EN LA GENERACIÓN DE VALOR DE LA EMPRESA ANÁLISIS DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS Esquema DAFO PROPUESTAS DE ACTUACIÓN NECESIDADES DE APOYO CONCLUSIONES /16

4 1. RESUMEN EJECUTIVO Como se comentó en la visita efectuada a sus instalaciones el pasado 18 de diciembre, el Programa NovaPyme sirve como apoyo a las PyMEs de Andalucía para su incorporación a las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación. El Programa NovaPyme está patrocinado por la Junta de Andalucía, en el marco de la Red de Espacios Tecnológicos de Andalucía (RETA). El Informe de Diagnóstico que le ofrecemos a continuación es parte esencial del Programa NovaPyme, y en él le recomendamos las mejores actuaciones en materia de Tecnología de la Información y las Comunicaciones que le ayuden a mejorar la competitividad y el rendimiento de su empresa, al mismo tiempo que le advertimos de circunstancias en su proceso de negocio que le perjudican y hacen que su empresa sea menos competitiva. En la actualidad, y cada vez más, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (a partir de ahora TIC) son usadas en nuestra vida cotidiana. En el mundo empresarial sucede lo mismo, cada vez es más necesario en las empresas el uso de las TIC para su proceso de negocio. Las empresas se están digitalizando cada vez más y a más velocidad y esto determina que las TIC van ocupando poco a poco un papel esencial en la construcción de la posición competitiva de la empresa. En su empresa, Élite Multigestión S.L.L., destacamos algunos buenos usos de las herramientas TIC: Uso de Internet en la búsqueda de información del mercado, páginas especializadas, asociaciones, etc. Utilización de comercio electrónico y banca digital. Utilización de certificado digital para realizar gestiones telemáticas con administraciones públicas. Uso de herramientas ofimáticas para labores administrativas (gestión de clientes, facturación y contabilidad). Uso de software profesional para la gestión de todos los servicios que ofrece la asesoría. Existencia de un servidor con un dominio para establecer un sistema de permisos y validación de usuarios en el mismo además de compartir recursos en red. Algunas carencias significativas que hemos detectado y cuya mejora creemos de gran interés para su empresa, serían las siguientes: No hay un servidor que centralice la información de la empresa 4/16

5 Aunque realiza la recogida y almacenamiento de la información en una herramienta ofimática, la introducción de los datos se hace de forma muy manual y al no estar en el servidor tiene que ser actualizada por cada empleado. Aún cuando posee un sistema de copias de seguridad, éstas se realizan en cada uno de los ordenadores al no estar la información centralizada y en un formato poco fiable (CD). Carece de página Web, y de posicionamiento en buscadores. Después de este resumen quiero describirle las distintas partes de las que se compone este informe. Primero elaboraremos una breve descripción de la empresa con un pequeño inventario de los recursos TIC que posee. Luego le mostraremos cómo las TIC generan valor y una breve descripción de los principales procesos de negocio en la empresa y como los trata su empresa en la actualidad. Posteriormente, elaboraremos un análisis DAFO, de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, mostrándole, para finalizar, las propuestas de actuación recomendables para su empresa y las necesidades de apoyo que necesita. 5/16

6 2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 2.1. Estructura Orgánica Élite Multigestiónn S.L.L. es una empresa compuesta por tres socios, dos diplomados en relaciones laborales y un economista que constituyeron la sociedad en el año 2003 aunque Esteban Martín venía ejerciendo las mismas funciones como autónomo desde el año Disponen además de dos empleados que realizan labores administrativas. Presentan una facturación aproximada al cierre de este año de unos Su previsión para el año 2007 es aumentar la facturación en un 20 % además de incorporar a otra persona en plantilla. Disponen de un local en régimen de alquiler en una zona céntrica del pueblo aunque ya han dado la señal para un nuevo local de unos 140 m2., en un centro de negocios ubicado en el mismo centro de la ciudad. La actividad de la empresa se centra principalmente en los siguientes aspectos: Asesoría Fiscal, laboral Son Agentes financieros Son Agentes de seguros Asesoría Jurídica El objetivo de Élite Multigestión S.L.L. es la satisfacción de sus clientes ya que constituye la mayor garantía de calidad de sus servicios y el valor añadido que diferencia a su empresa respecto a la competencia Ficha de Identificación EMPRESA Élite Multigestión S.L.L. CIF B Dirección C/ Santa Ana,3 Localización Álora (Málaga) Sector de Actividad 74 Personas Esteban Martín Martín Administrador-Gerente entrevistadas y cargos. Fecha y Hora de 29 de diciembre de :00 comienzo de la visita Técnico en José Javier Plá Sánchez-Biezma Diagnóstico 6/16

7 2.3. Inventario de Recursos TIC A continuación, se presenta un inventario de los recursos TIC de que dispone la empresa. 4 Puestos informáticos fijos. 1 portátil. 1 servidor con Windows 2000 server con cinco licencias. Instalación de un dominio en el servidor para controlar los usuarios que se validan en la red de área local y de esa forma poder establecer un sistema de permisos con objeto de acceder sólo a aquellas áreas donde tenga los permisos. Software específico en red al cual se puede acceder desde cualquier ordenador. 1 Fax. 1 fotocopiadora. 2 impresoras láser. 1 Impresoras multifunción. 5 teléfonos móviles. 4 teléfonos fijos controlados por una centralita. Disponen de ADSL. Disponen de centralita. Aplicación del grupo SP con la que mantienen un servicio anual de mantenimiento: Nóminaplus Élite Contaplus Élite Antivirus SP Internet security Aplicación Quantor fiscal para gestionar temas fiscales. Aplicación Indicador para temas laborales. Aplicación Lex Nova para información jurídica. Aplicación office con la que elaboran fichas para el seguimiento de los clientes y gestiones de alta de trabajadores. Disponen de mantenimiento informático con una empresa externa. 7/16

8 3. LAS TIC EN LA GENERACIÓN DE VALOR DE LA EMPRESA M. Porter define el Valor como la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe menos los costos percibidos por él al adquirir y usar un producto o servicio. La Cadena de Valor es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual se descompone una empresa en actividades individuales diferentes, buscando identificar fuentes de ventajas competitivas en las actividades generadoras de valor, que son aquellas que agregan valor para los clientes. Según el modelo de Porter, la Cadena de Valor está compuesta por dos tipos de actividades: Actividades primarias: aquellas relacionadas con la transformación de los inputs y la relación con el cliente. En este análisis se han considerado: Gestión de proveedores. Logística y aprovisionamiento. Gestión Comercial. Proceso de fabricación de los productos o servicios. Reducción de costes en las distintas actividades y procesos. Satisfacción de los clientes Actividades de Apoyo: relacionadas con la estructura de la empresa para poder desarrollar todo el proceso productivo. Se han considerado: Acceso a información del mercado. Flujo de la información. Eficiencia administrativa y de gestión de la empresa. Gestión de las personas. Gestión financiera. Por otra parte, se define el margen como la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempeñar las actividades generadoras de valor. 8/16

9 A continuación se expone las principales conclusiones obtenidas en el análisis realizado sobre cómo la empresa gestiona las distintas actividades, con el objetivo de identificar posibles áreas de mejora en los mismos mediante al incorporación de TICs. De las actividades mencionadas anteriormente, sólo se describen a continuación aquellas sobre las que se han detectado posibles actuaciones de mejora, considerando el desarrollo del resto de actividades de acuerdo a un uso de las TIC s adecuado y acorde con el tamaño, las características de la empresa y el tiempo de actividad de la empresa. Acceso a información del mercado La información de mercado llega a la empresa a través de suscripciones periódicas a revistas especializadas como: lexnova, Indicador, Deusto, Esine, además de diversos portales como en Internet que le informan por medio e correo electrónicos de todas las novedades del sector. También pertenece a la asociación de empresarios de Pizarra y Álora así como a la asociación española de asesores financieros y tributarios. Otra fuente de información fundamental es la que aportan los socios de la empresa sobre todo en lo que se refiere al contacto de clientes. El proceso de recogida, búsqueda, tratamiento y distribución de la información en la empresa se encuentra en formato electrónico así como en forma de revistas por lo que se puede disponer de la información de una forma ágil y agrupada. 9/16

10 Flujo de la información La comunicación interna se realiza fundamentalmente de forma oral entre la dirección y el personal de la empresa. Se dispone de una red interna que les permite intercambiar información y documentos al estar centralizada mediante un dominio. Al estar toda la información en el disco duro del servidor, el intercambio se realiza por medio de carpetas compartidas y sólo a aquellos usuarios que tengan permisos sobre dicha información. El empleo del correo electrónico es otro medio de intercambio de información. La información disponible en el servidor no es accesible por todo el personal de la empresa, sólo por aquellos empleados que tengan los privilegios necesarios que permitan el acceso a determinada información y hayan sido establecidos previamente por el administrador del sistema, etc. Dado el reducido número de personal, no se convocan reuniones entre personal técnico, sino que las instrucciones, planificación de trabajos y definición de actuaciones, se ejecutan en el momento entre la Dirección y el responsable en cada caso. Gestión comercial La labor comercial es realizada por el administrador-gerente de la empresa aunque debido a su ubicación y la escasa competencia existente en el pueblo, sólo hay tres despachos que se dedican a la misma actividad y sólo uno de ellos oferta los mismos servicios, la búsqueda de posibles clientes no es su misión principal ya que llegan solos por lo que no realizan mailings ni ningún tipo de labor para la captación de clientes. Disponen también de clientes en los pueblos de alrededor y málaga capital. Satisfacción de los clientes Al ser una empresa pequeña de ámbito reducido y clientela perfectamente diferenciada no realizan ningún tipo de análisis de satisfacción de clientes ni tienen ninguna sistemática claramente establecida para el seguimiento, evaluación y tratamiento de la satisfacción de sus clientes directos a parte del trato personal continuo que realizan los socios de la empresa y los mismos empleados de la misma. Gestión financiera Al ser una empresa que ofrece este servicio, el mismo se encuentra perfectamente mecanizado y controlado mediante la herramienta informática adecuada por lo que no se contempla a corto plazo la adquisición de un programa financiero para la realización de este proceso. 10/16

11 Reducción de costes en las distintas actividades y procesos Los principales costes que soportan la empresa son los de personal, suministros (luz, teléfono, Internet), inscripciones en revistas y portales además de papelería. La oficina también es un gasto ya que no es en propiedad. El mantenimiento de las distintas aplicaciones informáticas necesarias para ofrecer los servicios supone también un coste a tener en cuenta. En general, los procesos están bien estructurados y presentan unos costes acordes con la actividad realizada. 11/16

12 4. ANÁLISIS DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS 4.1. Esquema DAFO A partir de las conclusiones obtenidas en el apartado anterior se ha realizado un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) enfocado a la incorporación de TICs en las diferentes áreas de la empresa. Su objetivo es concretar en un gráfico o tabla resumen, la evaluación de los puntos fuertes y débiles de la empresa (competencia o capacidad para generar y sostener sus ventajas competitivas) en el ámbito de las TICs, con las amenazas y oportunidades externas. A continuación se muestra el análisis DAFO que se ha obtenido como resultado del diagnóstico realizado a La empresa Élite Multigestión S.L.L. PUNTOS FUERTES Amplio Conocimiento del mercado. Buena imagen de empresa. Uso del comercio electrónico y banca digital (remesas, transferencias, etc.). PUNTOS DÉBILES No realizan ningún tipo de acción para la captación de clientes. No realizan labores comerciales específicas para la captación de nuevos clientes. Dispone de dominio con lo que se accede al sistema mediante validación de los usuarios quedando toda la información protegida mediante permisos. Se realiza una única copia de seguridad al estar la información centralizada en un solo ordenador AMENAZAS Costes de desplazamientos para hacer gestiones bancarias y oficiales. Las derivadas del posible crecimiento de la actividad de la empresa, en todo lo relacionado con la administración, gestión del conocimiento y optimización de las comunicaciones. No tienen ningún tipo de certificación del sistema de gestión, ni lo tienen implantado. No disponen de página web. OPORTUNIDADES Fidelización y ampliación de la cartera de clientes mediante una adecuada gestión de los mismos a través de aplicaciones software específicas y la anticipación a posibles incidencias en las actividades. El uso de las TICs en la empresa puede suponer un descenso de los costes de elaboración del trabajo, ya que ciertas partes del proceso pueden ser automatizadas con el consiguiente descenso de los costes. Uso de sistemas informatizados de planificación, gestión y seguimiento de proyectos. 12/16

13 5. PROPUESTAS DE ACTUACIÓN Una vez analizada la situación actual de la empresa Élite Multigestión S.L.L. y detectados aquellos aspectos donde la empresa podría desarrollar actuaciones TIC que mejoraría y facilitaría la gestión de la misma, y redundaría en la mejora de su competitividad. En ese sentido, a continuación se detallan algunas actuaciones que debido a las características de la empresa, el sector y su proceso de gestión permitirían mejorar aquellos aspectos considerados más relevantes de su sistemática de trabajo y que en definitiva, harían más eficaz y eficiente la labor desarrollada. Acceso a información del mercado Con el fin de que la empresa permanezca continuamente actualizada e informada de los movimientos y cambios que se producen en su sector, mercado y principalmente sobre la competencia y los clientes, es necesario establecer una sistemática que permita y optimice una eficaz recogida y gestión de la información existente al respecto. En ese sentido, sería necesario disponer de un sistema de vigilancia o alerta tecnológica que permita captar aquella información del mercado relevante para la empresa, y que permita agrupar y tratar la información recogida, por proveedores, actividades, sectores, clientes,...además, sería muy interesante elaborar una sistemática bien estructurada de búsqueda de nuevos clientes en mercados emergentes vía web para completar la buena información existente en este punto y continuar siendo competitivo en este sector. Se sugiere la posibilidad de suscribirse a servicios de información y/o alerta tecnológica existentes en el mercado. Servidor y Flujo de la información Aunque la empresa dispone de varias aplicaciones informáticas para llevar a cabo su trabajo, el hecho de que para dar un determinado servicio tenga que usar una aplicación determinada hace que la compartición de la información no sea posible ya que cada aplicación tiene su propia base de datos. Se recomienda pues, una aplicación intermedia realizada a medida o una solución ya existente como la que proponen empresas como monitor informática, asesoweb profesional S.L o ncs software, que permita centralizar toda la información redundante de forma automática sin necesidad de introducirla de nuevo. De esta forma se reduciría mucho tiempo en el proceso de introducción de la información de los clientes y el correspondiente acceso a la misma, ya que la gran variedad de aplicaciones hacen que se tienda a la confusión. 13/16

14 Se recomienda por tanto una aplicación única, estándar o a medida, que agrupe toda la información referente a los clientes consiguiéndose de esta forma tener localizada toda la información, reduciendo el tiempo de acceso y por tanto costes de personal y de mantenimiento de las mismas. Esto permitiría que se posibilite la adecuada gestión de copias de seguridad de la información de la empresa, las automatice y las realice en un formato fiable, económico y seguro (p.e. disco duro externo, cinta magnética, servicio online de copias de seguridad, etc.). También será necesario la implantación de un firewall (Software y/o hardware de filtrado y bloqueo que permita las comunicaciones entre las secciones de redes a la que se conecta sólo cuando se cumplan las reglas definidas en él y que proteja el servidor conectado a Internet. Posicionamiento de la página web En la actualidad, la empresa no tiene presencia en la red, requisito indispensable hoy en día para darse a conocer. También sería interesante, posicionarla adecuadamente en portales del sector. 14/16

15 6. NECESIDADES DE APOYO A la luz del análisis realizado, pueden contemplarse al menos las siguientes áreas de actuación en las que la empresa necesita apoyo externo: Asesoramiento externo en la totalidad de las propuestas antes mencionadas, que puede ser facilitado por el Asesor Tecnológico del. Financiación, para afrontar la adquisición de una aplicación como nexo de unión de toda la información de una forma más apropiada y precisa. Financiación, para afrontar la adquisición e instalación de algunas aplicaciones software específicas para la copia de seguridad de la empresa. Financiación para el desarrollo de una página web y su correspondiente posicionamiento en buscadores y portales de su sector. 7. CONCLUSIONES La empresa Élite Multigestión S.L.L. ubicada en Álora y dedicada a ofrecer servicios de asesoría laboral, fiscal y jurídica se encuentra bien estructurada en cuanto a tratamiento de la información se refiere ya que mediante la creación de una red de área local y su correspondiente servidor permite el acceso a la información a sólo aquellos usuarios que se encuentren validados en el dominio y mediante la creación de privilegios solo pueden acceder a los datos para los que tienen permisos. Se permite también de esta forma acceder a los periféricos de forma centralizada y desde cualquier puesto de la red con el consiguiente ahorro en hardware. Como conclusión sería recomendable que la empresa integrara todas las aplicaciones en una sola, de forma que se unificaran todas las bases de datos obteniendo de este modo un ahorro de tiempo, a la hora de introducir datos y acceder a los mismos, así como importantes ahorros de mantenimiento de las distintas aplicaciones. Se realizaría también una única copia de seguridad Sería recomendable también una página web que informara de los servicios que ofrece la empresa. Dicha presencia en Internet sería un valor añadido ya que supondría un medio más para darse a conocer y por tanto una forma de captar clientes. El uso de correo electrónico que dependiera de ese dominio ayudaría a mejorar la imagen de empresa adecuándola al mismo tiempo al sector de las nuevas tecnologías. 15/16

16 Según la metodología del Programa, una vez haya recibido y evaluado este informe, un Asesor tecnológico especializado se pondrá en contacto con Ud. para ayudarle a la hora de implantar las soluciones propuestas. El asesor dispone de un catálogo de proveedores TIC homologados por RETA, y conoce los productos y servicios TIC del mercado, y en especial el de su provincia. Además, podrá asesorarle en cuanto a medidas de financiación, posibilidades de cooperación, etc. Si Ud. lo desea, puede ponerse directamente en contacto con el asesor de su provincia: Alejandro Romero aromero@reta.es /16