Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Nº de Frmulari: 9 Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central de la Municipalidad de Sant Dming de Heredia Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: Archiv Municipal de Sant Dming de Heredia (*) Acrónim del Archiv: CR-MUSDOM-AC- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé 1

2 Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Sant Dming (*) Municipi (Distrit): Sant Dming Núcle de Pblación Menr: Calle: Cstad nrte del parque Central de Sant Dming de Heredia Códig Pstal: Sant Dming DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: msdhinf@racsa.g.cr Teléfn(s): 1. (506) (506) (506) (506) Fax: 1. (506) (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Jueves de las 7:00 am hasta las 16:00 hras, Viernes desde las 7:00 a.m. hasta las 15:00 hras Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 44 Marque cn X X Acces Libre Acces restringid 2

3 DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Ramírez / Barquer Nmbre: Dra Emilia Carg: Encargada del Archiv Central Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 21 / 01 / 2001 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial X Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans 3

4 Gestinad pr: Marque cn X Administración Autnómica / territrial Administración Central X Administración Lcal Otras administracines públicas Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: En la segunda administración de dn Jsé María Castr Madriz, el 24 de juli de 1867, en ley N. 20, se trgó el títul de villa a la pblación de Sant Dming. Psterirmente, el 1 de agst de 1902, en el gbiern de dn Ascensión Esquivel Ibarra, se decretó la ley N. 58 que le cnfirió a la villa, la categría de Ciudad, cn l cual se cnstituyó la Municipalidad de Sant Dming de Heredia. Per fue hasta el 10 de febrer de 1877 que se llevó a cab la primera sesión de la Crpración Municipal. Ls primers pass para la cnfrmación del Archiv Central en la Municipalidad de Sant Dming se diern en el mes de marz de 1989 cuand se slicitó pr parte del Municipi una asesría para la rganización de un Archiv Central, per las gestines n fructificarn. El pryect se retmó en 1992, cuand el Cncej Municipal, en sesión del 09 de marz de 1992, acrdó autrizar a la Secretaria Municipal para la creación del Archiv Central, cuys recurss se cntemplarían en el presupuest rdinari. N cnsta en ls expedientes que cnserva el Departament Servicis Archivístics Externs alguna gestión realizada entre el perid La Junta Administrativa del Archiv Nacinal advirtió a las autridades sbre el cumplimient de la Ley Nº 7202 mediante ls ficis JA-246 del 19 de juni del 2000 y el JA del 27 de abril de 2001, en ls que se les señaló la bligación de cntar cuand mens cn un técnic prfesinal en archivística y seguir el prcedimient establecid pr la Cntralría General de la República para la creación de 4

5 plazas. Estas gestines surtiern el efect esperad y en el mes de ener del 2001 se nmbró a la señra Dra Emilia Ramírez, Encargada del Archiv Central. A partir del 26 de ener de 2001 se crea una plaza para el puest de encargad del Archiv Central (fici de 01 de agst de 2001) cn l cual también se asigna un pequeñ espaci físic (9 m 2 ), y se cmenzó a resguardar inicialmente la dcumentación de la Secretaría Municipal, psterirmente se le asignó un espaci más extens (aprximadamente 20 m 2 ), dnde se cmienza a recibir dcuments de tras ficinas. El 31 de juli de 2003 se publicó el Reglament del Archiv Central de la Municipalidad de Sant Dming. En el añ 2005 se adjudica un área más amplia (80 m 2 ), la cual se remdela y acndicina en el añ Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 09 / 03 /_1992 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): 09 / 03 / Sesión del 09 de marz de 1992 del Cncej Municipal. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El Archiv Central se encuentra ubicad en la planta baja del edifici municipal, cuya infraestructura data del añ Dicha planta baja se utilizó durante much tiemp cm cárcel pública y para ficinas de la Delegación Plicial del Ministeri de Seguridad Pública, el lcal fue remdelad y acndicinad para us del Archiv Central en el añ El edifici es cnstruid de cncret, tiene pis de cerámica que está en buen estad. En cuant a las cndicines ambientales, de iluminación, ventilación sn adecuadas y n se aprecian signs de cntaminación bilógica. Aunque las ventanas en la parte frntal que dan a la calle sn prclive a la cntaminación sónica y a ls escapes de gas de ls vehículs. En l que se refiere a medidas de seguridad, sl hay una puerta de acces cn prtón de seguridad, la instalación eléctrica n está expuesta y cn una salida de emergencia, cuenta asimism cn mbiliari y equip adecuad. Tiene delimitada ds áreas, una administrativa, que se usa también cm área de trabaj, y la de depósit que está dividida en 2 seccines y cuenta cn estantería metálica, el espaci dispnible para futuras ampliacines es limitad. 5

6 Metrs Cuadrads de Depósit: 60 mts 2 (*) Metrs lineales de estantería: 84 mts (*) Númer de puests de sala: 1 Facilidades para discapacitads: Marque cn X X Sí N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 82 mts GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: _N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6

7 7

8 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas Sí X N Servicis de reprduccines digitales Sí X N BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar Sí X N 8

9 Nº de mngrafías: Nº de Títuls de publicacines periódicas: La cmunidad dispne de una Bibliteca Municipal INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: Se llevan instruments descriptivs cm las listas de remisión de frma, tant manual cm en la hja de cálcul Excell. En el instructiv de transferencias de ls archivs de gestión al Archiv Central se les señala la bligación de que se describa la unidad dcumental en la lista de remisión (manual autmatizada) de la frma en que está nrmada, iniciand siempre cn el tip dcumental. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánica Agrupación Superir: Fnd: Municipalidad de Sant Dming de Heredia CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO 9

10 Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 29 / 01 /_2007 Dats del infrmante: Apellids: Ramírez / Barquer Nmbre: Dra Emilia Carg: Encargada del Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal Dirección General del Archiv Nacinal, Departament Servicis Archivístics Externs: Expedientes de asesría, estudis, transferencias e infrmes archivístics. OBSERVACIONES Elabrad pr Laura Espinza Rjas Ener 2008 Revisión: juni 2008 El Archiv Nacinal ha brindad 2 asesrías, 1 en el 2003 (rganización del Archiv Central) y tra en el 2008 (rganización de ls expedientes de prpiedades). (*) Camps Obligatris 10

11 MUNICIPALIDAD DE SANTO DOMINGO ARCHIVO CENTRAL DEPARTAMENTOS PRODUCTORES Cncej, Secretaria Municipal Secretaría Municipal Cncej Municipal Tips dcumentales ACTAS DEL CONCEJO MUNICIPAL ACTAS DE JURAMENTACION JUNTAS DE EDUCACION Y OTROS CARGOS PUBLICOS ACUERDOS AFICHES AUTORIZACIONES CASSETES CON GRABACIONES CERTIFICACIONES CIRCULARES CONVENIOS NACIONALES CONVENIOS INTERNACIONALES EXPEDIENTES DE ACTAS EXPEDIENTES DE BECAS EXTERNAS EXPEDIENTES DE FESTEJOS INFORMES DE ACUERDOS INFORME DE COMISIONES MINUTAS DE ACTAS MOCIONES PLANES REGULADORES 11

12 Alcaldía Alcaldía Alcaldía Alcaldía Auditría Auditría Junta Administrativa Cementeri Junta Administrativa Cementeri. Junta Administrativa Cementeri Junta Administrativa Cementeri Junta Administrativa Cementeri Junta Administrativa Cementeri REGISTRO DE ASISTENCIA REGIDORES REGLAMENTOS INTERNOS REPORTE DE DIETAS CONTRATOS DE PATROCINIO ACTAS DE JURAMENTACION JUNTAS DE EDUCACION Y OTROS CARGOS PUBLICOS AUTORIZACIONES CONVENIOS NACIONALES EXPEDIENTES DE AUDITORIA INFORMES DE AUDITORIA ACTAS DE DEFUNCIONES ACTAS DE EXHUMACION AUTORIZACIONES PARA APERTURA NICHO EXPEDIENTES DE EXHUMACIÒN EXPEDIENTES DE CEMENTERIOS LIBROS ACTAS DEFUNCION ARQUEOS CAJA RECAUDADORA ARQUEOS CAJA CHICA ASIENTOS CONTABLES CHEQUES ORIGINALES COMPROBANTE INGRESO Y RECIBOS MULTIPLES 12

13 Gestión de Cbrs Gestión de Cbrs Gestión de Cbrs Gestión de Cbrs COMPROBANTES DIARIOS DE EGRESOS CONCILIACIONES BANCARIAS ESTADO DE CUENTAS BANCARIAS CONTROLES DE ACTIVOS EXPEDIENTES ARREGLOS DE PAGO ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTARIA LIBROS MAYORES INGRESOS-EGRESOS INFORMES MENSUALES INGRESOS- EGRESOS LIBROS AUXILIARES DE CAJA Y BANCOS LIQUIDACIONES PRESUPUESTARIAS LISTAS DESCARGOS CONTABLES LISTA DE EMISION DE CHEQUES MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS PRESUPUESTOS RECIBOS (ENTEROS) ACTAS DE DECOMISO ACTAS DE REMATE DE PATENTES EXPEDIENTES DE VENTAS AMBULANTES LISTA DE MOROSOS 13

14 Tesrería Tesrería Tesrería Tesrería Tesrería Catastr Catastr Cntrl Urban Cntrl Urban Cntrl Urban Cntrl Urban Cntrl Urban Cntrl Urban Valracines Valracines Valracines Valracines Asesría Legal Asesría Legal Asesría Legal DEPOSITOS DE DINERO LIBROS AUXILIARES TESORERIA LIBROS DE DIARIO REGISTRO DE TRANSACCIONES HISTORICAS ESTADOS DE DIARIOS DE TESORERIA TARJETAS DE SERVICIOS URBANOS PLANOS DE CATASTRO VISADOS DE PLANOS FORMULARIO MOVIMIENTO CENSAL BITÁCORAS FOTOGRAFIAS PERMISOS CONSTRUCCION (EXPEDIENTES) PLANOS DE ALINEAMIENTO PLANOS DE CONSTRUCCIÒN PLANOS DE PROYECTOS AVALUOS DECLARACION DE BIENES DECLARACIONES JURADAS INVENTARIO DE BIENES ESCRITURAS DE PROPIEDADES MUNICIPALES EXPEDIENTES DE JUICIOS NOTIFICACIONES OFERTAS DE SERVICIOS(PASIVOS) 14

15 OFERTA SERVICIOS PROFESIONALES ACCIONES DE PERSONAL BOLETAS INCAPACIDADES I.N.S. CONSTANCIAS DE SALARIO CONTRATO (PERSONAL, DEDICACION EXCLUSIVA ) CONTROLES DE VACACIONES DENUNCIAS DEL I.N.S. ESTUDIOS CLASIFICACION PUESTOS ESTUDIOS PSICOLOGICOS EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS EXPEDIENTES CLINICOS ESTUDIOS TARIFARIOS EXPEDIENTES BECAS INTERNAS EXPEDIENTES DE CASOS EXPEDIENTES CONCURSO INTERNOS Y EXTERNOS CONTROL DE ASISTENCIA INCAPACIDADES DE C.C.S.S. INFORMES DE CASOS INFORMES PSICOLOGICOS INFOMES DE INCAPACIDADES LIBROS DE SALARIOS ORDENES DE ATENCION MEDICA 15

16 PLANILLAS PLANILLAS DE LA C.C.S.S PRONTUARIOS PRUEBAS PSICOMETRICAS REPORTES INCAPACIDADES, MEDICOS PARTICULARES SOLICITUDES DE DEDUCCIONES SOLICITUDES LICENCIAS ESTUDIOS SOLICITUDES DE TRABAJO Y OFERTAS DE SERVICIOS TARJETAS DE MARCA CONTRATOS DIRECTOS CONTRATOS POR REGISTRO CONTRATO POR SERVICIOS CUPONES ADQUISICION GASOLINA EXPEDIENTES COMPRA DIRECTA GARANTIAS DE PARTICIPACION LIQUIDACIONES DE GASTOS DE VIAJES NOMINAS DE PAGO NOTAS DE CREDITO NOTAS DE DEBITO ORDENES DE COMPRA Acueduct Acueduct REQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS VALES CAJA CHICA REGISTRO LECTURAS DE MEDIDORES REGISTRO DE TIMBRES REPORTES CONTROL DE HIDROMETROS 16

17 Acueduct SOLICITUDES DE PAJAS DE AGUA Tips dcumentales cmunes a tds ls departaments CARTAS ENVIADAS CONTROLES CORRESPONDENCIA INFORMES DE LABORES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MEMORANDOS PLANES DE TRABAJO PLANES OPERATIVOS ANUALES 17