Unidad de Planeación Minero Energética UPME República de Colombia

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1 MEMORANDO INTERNO FECHA: NO. PARA: DE: DR. JULIAN VILLARRUEL TORO DIRECTOR GENERAL COMITÉ EVALUADOR DANIEL VESGA ALFARO IVAR ROJAS ARBOLEDA LUIS CARLOS ROMERO REF: EVALUACION TECNICA DE LAS PROPUESTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y ACTUALIZACION DEL PORTAL WEB y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA INTRANET DE LA UPME. El 15 de Abril de 2003, mediante memorando No se nombra el Comité Evaluador para el concurso de la referencia, conformado por el Subdirector de Información, Ivar Rojas, Luis Carlos Romero y Daniel Vesga Alfaro Se presentaron las siguientes propuestas: Alejandro Jiménez Garcia Edgar A. Mejia Silva EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EVALUACIÓN JURÍDICA La Secretaria General realizó la revisión jurídica de las propuestas antes indicadas previo a la evaluación técnica, habiendo cumplido todas las exigencias solo un proponente: Alejandro Jiménez Garcia La propuesta presentada por el Señor Edgar A. Mejia Silva No cumplió los requisitos legales debido a la falta de la póliza de seriedad de la oferta, fotocopia de la Cedula de ciudadanía, Hoja de Vida, Formularios y Carta de Presentación, según comunicación 7227 de la Secretaria General. Por lo anterior esta propuesta no puede ser evaluada. EVALUACIÓN TÉCNICA El Comité evaluó el componente técnico de la oferta teniendo en cuenta que la Secretaría General se pronunció en cuanto al cumplimiento de los requisitos jurídicos de las ofertas presentadas.

2 Las ofertas técnicas fueron evaluadas por el Comité, siguiendo la metodología establecida en los términos de referencia: EVALUACION TECNICA DE LAS PROPUESTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y ACTUALIZACION DEL PORTAL WEB DE LA UPME, la cual establece los siguientes criterios: FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE PUNTAJE PARCIAL TOTAL OFERTA TECNICA 800 (1) Experiencia específica del proponente 300 (2) Nivel académico del proponente 300 (3) Propuesta técnica 200 OFERTA ECONOMICA 200 Valor de la propuesta 200 PUNTAJE TOTAL A continuación se presentan los factores utilizados para la evaluación y su correspondiente puntaje: 1. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE (Máximo 300ptos) De acuerdo con la tabla se da un puntaje mínimo de 150 puntos para los profesionales con 3 proyectos certificados y 300 puntos con seis proyectos. # Proyectos específicos Puntos El proponente solo certificó adecuadamente NIVEL ACADÉMICO & EXPERIENCIA (Máximo 300 puntos) El nivel académico combina el titulo obtenido y los años de experiencia después de obtener el titulo, el puntaje se da según la siguiente tabla: Experiencia (Años) Nivel Académico PhD 300 MSc 300 Especialización Profesional Al Proponente solo se le pueden acreditar estudios de profesionales a partir de agosto del 2000, fecha de su grado por lo que obtiene de 2 a 3 años un puntaje de 200.

3 3. METODOLOGIA (300 puntos) Este factor tiene un valor máximo de 300 puntos y se evaluó con el siguiente criterio: METODOLOGÍA PUNTAJE MAXIMO a). Enfoque, actividades, y nivel de conocimiento en informática 100 b). Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma. 100 PUNTAJE MÁXIMO 200 a). Enfoque, actividades y nivel de conocimiento en informática El puntaje se asignó de acuerdo con el planteamiento presentado por el proponente para cumplir con los Objetivos generales y específicos consignados en los presentes términos de referencia y la forma como desarrollará las actividades planteadas en los Alcances del estudio. Dichas actividades deben esbozar claramente que pretenden. El proponente podría de acuerdo con su criterio, adicionar actividades que considere necesarias para un mejor desarrollo del proyecto; si la UPME está de acuerdo con ellas será calificado favorablemente. La valoración del enfoque, actividades y nivel de conocimiento en informática tendrá un puntaje máximo de 100 puntos. Los resultados de la evaluación son los siguientes: obtuvo 95 de 100 puntos b.) Logística, recursos propuestos, El puntaje se asignó de acuerdo con la claridad con que el proponente presente la metodología de desarrollo del trabajo y además con la logística y recursos de apoyo al desarrollo del proyecto. Para tal efecto se tendrá en cuenta: Se evaluó la forma de organizar el trabajo para garantizar una secuencia lógica y coherente. Por logística y recursos propuestos se entiende: - Los Mecanismos utilizados para el desarrollo e implementación de la Intranet y la Administración de la WEB. - El apoyo utilizado en materia tecnológica, de asesoría por parte entidades externas, consulta de información especializada; etc. Se tendrán en cuenta también como servicios adicionales, para la evaluación, la capacitación o transferencia tecnológica al profesional de la UPME y los servicios de respaldo ofrecidos. La valoración de la logística y de los recursos propuestos tendrá un puntaje máximo de 100 puntos. Los resultados de la evaluación al tener en cuenta los aspectos citados arroja un puntaje de 80:

4 El resumen de la calificación se muestra a continuación EVALUACION TECNICA- RESULTADOS Factores a Evaluar Items Criterios max. Puntos Experiencia específica del proponente Nivel académico del proponente Propuesta técnica Total Puntaje Técnico Puntaje (300) Puntaje (300) Metodología (100) Logística (100) Número de Proyectos Nivel académico Alejandro Jimenez Total Enfoque Actividades Organización de Trabajo Mecanismos utilizados Apoyo Tecnológico Capacitación a funcionarios Observaciones Algunos proyectos no fueron certificados adecuadamente Es Ingeniero de Sistema con fecha de grado agosto 18 del 2000 Los factores citados constituyen el componente técnico de la propuesta, por lo que el máximo puntaje técnico previsto es de 800 puntos. De acuerdo con los términos de referencia, el comité evaluará el componente técnico de las propuestas y aquella(s) que no obtenga(n) un puntaje igual o superior a 560 puntos, no serán consideradas para abrir los sobres que contienen la oferta económica. A partir del análisis de las propuestas presentadas y teniendo en cuenta los criterios de evaluación definidos en los Términos de Referencia, se concluye que la oferta presentada no supera el puntaje mínimo técnico, así que no se procedió con la evaluación económica. En razón a lo anterior, el Comité Evaluador recomienda al Director General, declarar desierto el concurso. Firmado en Bogotá a los ocho (8) días del mes de abril de DANIEL VESGA ALFARO LUIS CARLOS ROMERO Profesional Especializado Grado 20 Profesional especializado Grado 17 IVAR ROJAS ARBOLEDA. Subdirector de Información

5 MEMORANDO INTERNO FECHA: NO. PARA: DE: DR. JULIAN VILLARRUEL TORO DIRECTOR GENERAL COMITÉ EVALUADOR DANIEL VESGA ALFARO IVAR ROJAS ARBOLEDA LUIS CARLOS ROMERO REF: COMPLEMENTO Y ACLARACIONES A LA EVALUACION TECNICA DE LAS PROPUESTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y ACTUALIZACION DEL PORTAL WEB y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA INTRANET DE LA UPME. El 28 de Abril de 2003, mediante memorando No el Director General de la UPME solicita al comité de evaluación de la propuesta de la referencia, se complemente y detalle las evaluaciones técnicas del concurso. En respuesta a su solicitud se complementa y se aclara los siguientes puntos: 1. Cuáles fueron las razones por las cuales se le otorgó al único proponente evaluado 95 puntos en metodología de la propuesta y 80 puntos en la logística. Respuesta. Para la evaluación de la metodología se tuvo en cuenta el enfoque y la claridad conceptual con la cual el proponente presenta el planteamiento y la forma cómo va a desarrollar las actividades tendientes a cumplir con los objetivos y alcances solicitados en los términos de referencia. Así mismo, el desarrollo de las actividades y su secuencia lógica para lograr los objetivos. Al proponente evaluado se le asignó por este criterio 95 puntos sobre 100 debido a que presenta en su propuesta lo siguiente: Metodología El Ing. Jímenez propone el modelo de desarrollo de sistemas basado en prototipos incrementales con el desarrollo de las siguientes fases: 1. Conocimiento del entorno y de la estructura actual del sitio web 2. Actividades o procesos a ejecutar de actualización y administración 3. Levantamiento de información 4. Análisis de requerimientos 5. Análisis de la viabilidad del desarrollo 6. Aprobación de la subdirección de información 7. Diseño del modelo relacional

6 8. Diseño de Interfaces 9. Desarrollo 10. Pruebas 11. Instalación e implantación 12. Capacitación de los funcionarios en el Proceso 13. Entrega de los módulos acordados. De igual forma, define los módulos que desarrollará en el proyecto para el portal WEB, estos son: Módulos de boletín y publicaciones Módulo de administración de publicaciones Módulo de seguridad para modificaciones Módulo de contratación y seguimiento Para el desarrollo de la Intranet, propone el desarrollo de: módulo de administración de usuarios y permisos, módulo de seguridad para modificaciones, módulo de empresas y clientes y actividad económica, módulo de proyectos y actividades para desarrollar con seguimientos, módulo de trámites internos y seguimiento a las solicitudes de información internas y externas, módulo de carga de archivos magnéticos, módulo de publicaciones internas, módulo de administración de publicaciones internas, módulo de reportes y seguimiento en curso. Faltó desarrollar en su propuesta la actividad tendiente a Conocer el entorno de los procesos de la Unidad y los requerimientos hacia el futuro de la Unidad con respecto a la WEB, esta última que se refleja en los módulos del portal WEB a desarrollar. Logística En la parte de logística, el COMITÉ de evaluación, de acuerdo con los términos de referencia, consideró los criterios de: recursos, mecanismos y apoyo tecnológico que utilizará el proponente para el desarrollo del proyecto. Así mismo la capacitación y transferencia tecnológica que dará a los funcionarios. En este item el proponente obtuvo un puntaje de 80 puntos sobre 100 debido a lo siguiente: El proponente presenta los requerimientos en cuanto a recursos necesarios de software y hardware para desarrollar su actividad. En cuanto a los mecanismos utilizados para la captura, y manejo de la información derivada del proyecto, propone la utilización de actas las cuales serán archivadas para el control de requerimientos y su posterior aprobación. Indica contar con el apoyo de personal profesional y técnico que me brindan asesoría y capacitación en las actividades que desarrollo en mi empresa, la cual me permite estar siempre actualizado y realizar trabajos de muy buena calidad... En este punto el proponente no especifica que tipo apoyo ni cuales serían los profesionales y técnicos que le darían ese apoyo. En cuanto a la capacitación y transferencia tecnológica, en el desarrollo de actividades se compromete con la capacitación de funcionarios involucrados en el proceso de desarrollo de sistemas de información, el portal de la WEB y la Intranet. Con respeto al cronograma, no presenta propuesta argumentando que requiere conocer en mayor detalle el funcionamiento interno y externo de la unidad y los procesos.

7 2. Aclarar si el puntaje asignado a la metodología corresponde a 300 puntos como se indica en el titulo del numeral 3 de la evaluación, o 200 de acuerdo a lo señalado en el recuadro en que se desagrega este factor. Respuesta, por error de trascripción se colocó mal el titulo, la metodología se evalúa sobre 200 puntos tal como está en los términos de referencia y que a continuación transcribimos. Metodología (200 puntos) Este factor tendrá un valor máximo de 200 puntos y se evaluará con el siguiente criterio: METODOLOGÍA PUNTAJE MAXIMO a). Enfoque, actividades, y nivel de conocimiento en informática 100 b). Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma. 100 PUNTAJE MÁXIMO Cuáles fueron los proyectos no certificados por el proponente y que no fueron tenidos en cuenta?. Respuesta, De acuerdo con los términos de referencia en el numeral 3.3, segundo párrafo, se pide: en caso de que la experiencia provenga de vinculación laboral, la certificación deberá acreditar los proyectos en que el profesional haya participado en ejercicio de su cargo. El proponente presentó seis (6) proyectos desarrollados en los últimos 5 años, de los cuales solo fueron válidos tres (3) debido a que los certificados no cumplieron con el requisito anterior. Proyecto Entidad contratante Certificación adecuada Digitalización documental Sistemas Especializados de Si información SEI. S.A. Programa especializado de Miremos.com No cumple según computo términos Ingeniero de Proyecto-Diseño Informese Ltda.. No cumple según de formularios para encuestas y términos análisis de requerimientos Programación página WEB Taller Internet Ltda. SI Analista y programador- Administración y soporte de sistemas de facturación de clientes- Capacitación usuarios GAS NATURAL S.A NO cumple según términos Analista de sistemas y asesor ACU SEGUROS SI

8 Firmado en Bogotá a los 28 días del mes de abril de DANIEL VESGA ALFARO LUIS CARLOS ROMERO Profesional Especializado Grado 20 Profesional especializado Grado 17 IVAR ROJAS ARBOLEDA. Subdirector de Información

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