PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE TURISMO DE REUNIONES

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1 PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE TURISMO DE REUNIONES

2 Conceptos y Elementos Básicos Turismo de Negocios: Está integrado por individuos que visitan un destino turístico para desarrollar alguna actividad de negocios Turismo de Reuniones: Está integrado por grupos de personas que visitan un destino turístico pre-determinado con un fín común específico. El Turismo de Reuniones lo integran, en forma general: Congresos Convenciones Ferias y Exposiciones Viajes de Incentivo

3 Conceptos y Elementos Básicos Congreso: Toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar la reunión puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación es voluntaria ** Convención: Toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto ó marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada y la participación suele ser por invitación ** ** Glosario de Términos de la Secretaría de Turismo de México

4 Conceptos y Elementos Básicos Ferias y Exposiciones: Reunión de vendedores (expositores) y compradores (visitantes), en donde los primeros ofrecen a los segundos sus productos y/o servicios relativos a un tema en específico y en un lugar y tiempo determinado. Pueden ser de consumo (generales) ó de negocios (p. objetivo) Viajes de Incentivo: Estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo común, al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje es un premio que alcanzan las personas que demuestran un mejor desempeño en su trabajo ** ** Glosario de Términos de la Secretaría de Turismo de México

5 Conceptos y Elementos Básicos MICE Market: Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions Turismo CECI: Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones Principales Mercados en Norteamérica: Corporative Incentive Associations Insurance Government SMERF (Social, Military, Educational, Religious, Fraternal)

6 Conceptos y Elementos Básicos EUROPA MEXICO NORTEAMERICA CONGRESS CONGRESO CONVENTION CONVENTION CONVENCIÓN MEETING SEMINAR SEMINARIO CONFERENCE CONFERENCE CONFERENCIA LECTURE Fuente: Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, Eduardo Yarto, Editorial Trillas

7 Conceptos y Elementos Básicos Professional Congress Organizer (PCO u OPC): Empresa o individuo especializado en la organización de Congresos y que tiene a su cargo la organización y coordinación integral de un evento del tipo. Meeting Planner u Organizador de Eventos: Individuo especializado en la organización de eventos corporativos o de incentivo y que trabaja en forma independiente o para una empresa especializada o desempeña la función para un corporativo. Implant: Meeting Planner de una empresa especializada que trabaja ex-profeso y en sitio para una organización, institución o corporación

8 Conceptos y Elementos Básicos Organizador Profesional es de Exposiciones: Especialista que tiene a su cargo la organización comercialización, coordinación general y montaje de exposiciones Casa de Incentivos: Empresa dedicada a la planeación y organización de viajes de incentivo para empresas y corporativos Destination Management Company (DMC): Empresa operadora de eventos en sitio, con un pleno conocimiento del destino turístico y con capacidad para coordinar a toda la proveeduría local (incluyendo transportación, staff, locaciones y proveedores de servicios complementarios)

9 Contrata Diagramas de eventos de Turismo de Reuniones Contrata Congresos Asociación, Cámara u Organismo Gremial OPC Contrata DMC Contrata Proveeduría en Destino OVC Fuente: Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, Eduardo Yarto, Editorial Trillas

10 Contrata Contrata Diagramas de eventos de Turismo de Reuniones Convenciones Empresas Privadas Meeting Planner Contrata DMC Contrata Proveeduría en Destino In-house ó Implant Contrata OVC Fuente: Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, E. Yarto

11 Compra-venta Diagramas de eventos de Turismo de Reuniones Asociación, Cámara u Organismo Gremial Contrata Contrata Vendedores especializados Recinto Ferial Comp-Vend Exposiciones de Consumo Proveeduría en Destino OPE Público en general Fuente: Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, Eduardo Yarto, Editorial Trillas

12 Compra-venta Contrata Diagramas de eventos de Turismo de Reuniones Exposiciones de Negocios Vendedores especializados Asociación, Cámara u Organismo Gremial OPE Contrata Recinto Ferial Compr- Vend Proveeduría en Destino Compradores mayoristas especializados Fuente: Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, E. Yarto

13 Contrata Diagramas de eventos de Turismo de Reuniones Contrata Viajes de Incentivo Contrata Contrata Empresa Privada Casa de Incentivos DMC Proveeduría en Destino In-house ó Implant OVC Fuente: Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, E. Yarto

14 Planeación Factores a considerar al planear una reunión 1) Analizar y definir objetivos de la reunión junto con el cliente (Incentivo, relanzamiento, integración, presentación, etc.) 2) Identificación de actores de un evento ( stakeholders ). Participantes, patrocinadores, vendedores, prensa, etc. Todo aquel que se beneficia o tiene información crítica para alcanzar los objetivos de la reunión 3) Tomar en consideración las expectativas de los actores y de los asistentes (generar satisfacción real) 4) Determinar aspiraciones relativas al ROI y ROO, lo más realista posible 5) Crear un presupuesto de ingresos y egresos 6) Identificar los mercados a los que pertenecen los stakeholders (La Gaming Generation se está integrando al mercado laboral y los Baby Boomers no parecen querer retirarse, tomar en cuenta los orígenes, etnias y niveles socio-económicos de los participantes)

15 Planeación 7) Determinar con el cliente el plan de mercadeo del evento ( blasts, mailing directo, blog del evento, redes sociales, sitio web, prensa, publicidad y relaciones públicas) 8) Selección de destino acorde a las necesidades y objetivos de la reunión, tomando en cuenta: Historia de la reunión y perspectivas a futuro Requerimientos físicos y Geográficos Presupuesto, intereses y expectativas de los participantes Fechas y temporalidades en el destino Infraestructura hotelera, de servicios complementarios y, en su caso, del recinto ferial o capacidad de salones en los hoteles Conectividad aérea Barreras de lenguaje

16 Planeación SEGURIDAD Complejidad en aduanas y migración Patrocinios locales Asistencia OVC o Burós de Convenciones, así como autoridades locales Programas de Responsabilidad Social Infraestructura tecnológica del destino 9) Contratación de proveedores (Hotel, DMC, Recinto, locaciones, empresas de registro, audiovisual, etc)

17 Planeación Virtual Conference & Trade Show Market Forecast There could be as many as 100,000 annual virtual events by 2011, as digital events and trade shows grow in size and scale around the world.

18 Retos en eventos multiculturales No podemos olvidar que las reuniones internacionales son experiencias multiculturales para la mayoría de los participantes 1) En un evento internacional y multicultural, se espera vivir una experiencia que muestre las costumbres locales, aunque es importante verificar que la misma no ofenda o muestre una percepción equivocada a lo que queremos 2) Se espera que la gastronomía en una reunión sea local y representativa de la región aunque deben existir alternativas en menús de acuerdo a dietas, religiones o costumbres y debe evitarse ser repetitivos. En general, los alimentos deben ser debidamente señalizados en el idioma del grupo y, en aquellos alimentos complicados si es posible, llevar datos sobre sus contenidos 3) Las culturas latinas son de alto a medio contexto y las americanas, germanas, escandinavas y suizas son de bajo contexto por lo que se recomienda poner especial atención en la forma de comunicarse o referirse a ellos al hacer negocios

19 Retos en eventos multiculturales Las culturas latinas van de medio a alto contexto Culturas de Bajo Contexto Culturas de Alto Contexto Lógica y Lineal Control personal sobre el medio ambiente Orientadas al futuro y al presente Preferencia hacia el mensaje verbal que al no verbal Competitivos Cambio sobre tradición Relacional e Intuitiva Amor y armonía con la naturaleza Orientados al pasado Preferencia hacia el mensaje no verbal que al verbal Cooperativos Tradición sobre cambio Fuente: Professional Meeting Management (5th edition) PCMA

20 Retos en eventos multiculturales 4) Las fechas/horarios y medidas son distintos en EUA y otros países (horario militar vs horario normal, pies vs metros) 5) El humor, los gestos, el contacto visual y el espacio personal/tacto funcionan distinto en Latinoamérica y otros países 6) En las negociaciones con clientes internacionales, las políticas y leyes locales puede ser un factor. Migración y Aduanas son retos frecuentes en nuestros países por lo que tenemos que asesorar y prácticamente educar al cliente en dicha materia 7) El protocolo en los Estados Unidos durante los eventos, a diferencia de nuestras naciones, es mucho más ligero o inexistente, por lo que un especial énfasis en el tema es una pérdida de tiempo 8) Es muy importante que el personal que atiende a un grupo internacional, así como la señalización durante el evento, sean bilingües

21 Tendencias David G Peckinpaugh, VP Sales, Helms Briscoe, Octubre 2010, conferencia en Cancún: Tendencias generales: Estancias más cortas Booking windows más cortas Incremento en los contratos multianuales Ciudades grandes robando participación de mercado a mas pequeñas Destinos agresivos comprando convenciones, incoluyendo Subsidios Crecimiento de 3 rd parties The Big Three = $2 billion+ meeting spend Enverdecimiento de reuniones impactando la decisión de compra Responsabilidad Social Corporativa - impactando la decisión de compra Recursos Tecnologicos y de acceso: Permanencia de tecnología social utilizada en reuniones Acceso a Internet a un bajo o nulo costo Audio y video de alto nivel

22 Tendencias Tendencias en viajes de Incentivos y Corporativos: Cambio a Meeting Management/Procurement estratégico: Maxvantage = Amex + Maritz Experient HelmsBriscoe La industria enfocada en: SMM NBTA, PCMA, MPI Booking windows más cortos Incentivos más pequeños Incremento en incentivos individuales vs grupales El efecto AIG aún vive pero vas desapareciendo Enfoque en ROI/ROO/ROM La seguridad es un gran reto

23 Tendencias Tendencias en Asociaciones: Membresías en declive Asistencia reducida a reuniones Enfoque hacia lo escencial (menos patrocinios y menos expositores) Redisesño de formatos de exposición - Shorter/smaller Shows mas cortos y pequeños - Citas -Model tipo Hosted buyer Incremento en niveles de outsourcing para servicios importantes La seguridad es un reto

24 Acceso más fácil a la información sobre su destino turístico: En el caso de México, el nuevo portal Mexico Meetings Network Portal va a llegar específicamente a meeting planners ofreciendo información exacta sobre cada destino (capacidades, planos, hoteles, etc) y tendrá una herramienta para RFP electrónicas. Hacer nuevos contactos con clientes. Una presentación cara a cara es mejor, seguida de seguimiento a través de o una llamada breve Miembros de PCMA, utilicen su afiliación en su comuenicación electrónica (les dará credibilidad inmediata) Claridad y puntualidad en la comunicación con los clientes. Respuestas a RFP: Velocidad + precisión (la primera impresión es básica), buscar información sobre el cliente, no confiar en las habilidades de negociación y dar lo mejor en el primer envío, el envío por funciona mejor para contratos e información sobre los productos

25 Conexión de red óptima en las propiedades. Es muy recomendable tener conexión inalámbrica y de banda ancha en las propiedades y, de ser posible, sin costo, para diferenciar a sus destinos Confianza en los procedimientos de envío e importación. Es vital que los envíos lleguen completos y en tiempo Crear una propuesta de valor. Entender tus cualidades te hace único frente a otros destinos turísticos. Entender las metas y objetivos del cliente pemitirán hacer trajes a la medida y exceder expectativas Determinar los segmentos de mercado específicos para su destino turístico o producto Trabajo en sociedad. Involucrar a varios elementos al hacer una propuesta (OVC, Hotel, Centro de Convenciones, transportistas, etc) y trabajar en forma coordinada Estar preparados para hacer concesiones

26 Utilizar las herramientas de Marketing. Se recomienda utilizar testimoniales de meeting planners que hayan tenido eventos en sus destinos. Considerar la creación de un Client Advisory Group (Seleccionar un grupo de meeting planners para retroalimentarnos sobre nuestro destino (marketing, ventas, y esfuerzo de ventas) para que nos recomienden Implementar un Ambassador Program para su ciudad (por ejemplo: crear relaciones con universidades respetadas y que estén involucradas con asociaciones): Asegurarse de tener un video promocional verdaderamente representativo de el asepcto de negocios del destino vs el individual Tener programas de responsabilidad social y sostenibilidad. Hay que estar preparados para pedidos por parte del cliente sobre sustentabilidadd, reducción de desperdicios, conservación de energía, compensación de CO2 y programas comunitarios

27 Green Meetings Conceptos y Terminología Básica Concepto de Green Meetings: Eventos que priorizan para su desarrollo la utilización de prácticas sustentales Desarrollo Sustentable: Utilizado por primera vez en el reporte "Nuestro Futuro Común", publicado en 1987 por la Comisión Mundial sobre Medio Ambiente y Desarrollo, identificando los elementos de la interrelación entre ambiente y desarrollo y popularizado a partir de la Conferencia de Naciones Unidas sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo, más conocida como la Cumbre de la Tierra, realizada en Río de Janeiro, Brasil, en Desarrollo Sustentable es aquel que puede lograr satisfacer las necesidades y las aspiraciones del presente, sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras de satisfacer sus propias necesidades y aspiraciones". A su vez, se hace un llamado a todas las naciones del mundo a adoptarlo como el principal objetivo de las políticas nacionales y de la cooperación internacional.

28 Green Meetings

29 Green Meetings Green Meetings a finales de los 80 s principios de los 90 s): Era lo correcto con el ambiente, no era sustentable, factores económicos, mayor motivación Responsabilidad Social: Compromiso u obligación que los miembros de una sociedad, ya sea como individuos o como miembros de subgrupos, tienen con la sociedad en su conjunto; compromiso que implica la consideración del impacto, positivo o negativo, de una decisión. Emisiones de Co2: Emisiones de Dióxido de Carbono Compensación: Generar una reducción del Co2 equiparable a la generada (autos, avión, electricidad, etc) en base a pagos o donaciones a proyectos de reforestación, generación de energías alternativas no contaminantes, etc. Bonos de Carbono: Certificados medidos en toneladas de Co2 que se adquieren ($$$) al compensar Carbono Neutro: Resultado de la ecuación Emisiones-Com0ensación: CN

30 Green Meetings Mitos sobre los eventos VERDES Son muy caros Es muy difícil Participantes no pueden cambiar su entorno (trabajo, comunidades) Es para ambientalistas Si no se logra el 100% para qué hacerlo? Un industria sin chimeneas: Congreso/Convención 5 días 2500pax 62,500 platos 87,500 servilletas 75,000 vasos o tazas 90,000 latas o botellas

31 Green Meetings Reflexiones frecuentes en eventos VERDES: Porqué quiere una organización hacer green meetings? Cuánto está dispuesta a contribuir la organización? Es un esfuerzo puntual, o es parte de las cultura organizacional? Cuáles componentes son más importantes para hacerlos verdes? Establecimiento de parámetros y Requerimientos Mínimos: Selección de Ciudad Sede Hospedaje Centro de Convenciones Transportación Alimentos y Bebidas Audiovisual Exposición Comunicaciones y Marketing Operación en Sitio

32 Green Meetings Hospedaje Aspectos Estructurales Aspectos Operacionales Centro de Convenciones Aspectos Estructurales Aspectos Operacionales

33 Green Meetings CO2 desplazamiento de emisiones Transportación Alimentos y bebidas No sustentables Sustentables

34 Green Meetings Expo Comunicación y Marketing Asociaciones y certificaciones

35 GRACIAS!!!

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