INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 2013

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1 INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 2013 AGOSTO,

2 INDICE PÁG INTRODUCCION 03 A. Matriz Anual de Programación Institucional (MAPI) 03 B. Aspectos Estratégicos Institucionales Institución Base Legal Misión del IFAM Visión de IFAM Programas Presupuestarios Prioridades Institucionales Objetivos estratégicos Institucionales Indicadores de resultado 09 C. Programación Estratégica a Nivel de Programa (PEP) 12 ANEXOS 14 No. 1. Matriz Programación Estratégica a Nivel de Programa (PEP 15 No. 2. Distribución de Unidades por Programa Presupuestario 30 No. 3. Organigrama Institucional 31 No. 4. Acuerdo de aprobación Plan Operativo Institucional 32 No. 5. Formularios para la medición de indicadores 33 2

3 INTRODUCCIÓN El presente documento corresponde a la propuesta del Plan Operativo Institucional, POI 2013 del IFAM, el cual se fundamenta en la estructura y Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación, Seguimiento, cumplimiento de metas del Plan Nacional de Desarrollo y Evaluación Estratégica de Sectores e Instituciones del Sector Público en Costa Rica emitidos por el Ministerio de Hacienda y Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en mayo del 2012, a fin de cumplir con lo dispuesto en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos #8131 y del reglamento respectivo, así como del Decreto Ejecutivo #34406-H, sobre los procedimientos para la aplicación de la Política Presupuestaria y lo dispuesto en el Decreto #34559-H-PLAN. La estructura del POI-2013 está conformada por la Programación Estratégica a nivel de Programa (Matriz PEP) y la propuesta de acciones en el sector de ordenamiento territorial y vivienda, en donde se establecen las acciones estratégicas institucionales de conformidad a la rectoría establecida, que nos ligan al Plan Nacional de Desarrollo , Maria Teresa Obregón Zamora. El Plan Operativo Institucional está sustentado en el proceso de planificación institucional y en los planes estratégicos vigentes, así como en las políticas y prioridades que señale la actual jerarquía superior, no obstante, es importante señalar que dada la situación financiera institucional, así como el impacto de la crisis económica mundial se realizaron una serie de ajustes en dicha programación de acuerdo a las proyecciones de ingresos que percibirá el Instituto para el La estructura programática presupuestaria está compuesta por dos programas, a saber: Programa 2, Desarrollo Municipal, en el cual se reflejan las tres áreas sustantivas que la Ley Constitutiva establece como competencias al IFAM, Asistencia Técnica, Financiamiento y Capacitación; y el Programa 1, denominado Administración General; que se constituye en una área de apoyo operativa, administrativa y financiera importante para las acciones que se desarrollan en las diferentes unidades del Programa 2. En el Programa 1, se desarrollan actividades de carácter medular del Despacho del Ministro de Descentralización y Desarrollo Local y Presidente Ejecutivo del IFAM relacionadas con el proceso de descentralización del Poder Ejecutivo a los Gobiernos Locales. A. MATRIZ ANUAL DE PROGRAMACIÓN INSTITUCIONAL (MAPI) Respecto a las acciones que nos vinculan con el Plan Nacional de Desarrollo, , se tiene que el IFAM participa en el Sector de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, en el cual se definen acciones estratégicas 3

4 relacionadas con los siguientes proyectos: Limón-Ciudad Puerto, Gobierno Digital y Gestión Integral de la Biodiversidad y el Recurso Hídrico, debemos indicar que a solicitud del IFAM, el ente rector MINAET, replanteó la Matriz de Programación Institucional (MAPI), donde no se incluyeron metas especificas para la Institución, por lo tanto no se incorpora dentro de este POI. No obstante se aclara que el IFAM ha venido desarrollando acciones de asesoría y capacitación en las temáticas antes mencionadas y que definitivamente nos vinculan con el Plan Nacional de Desarrollo, mismas que están incorporadas en el Programa 2, Desarrollo Municipal. B. ASPECTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES 1. Institución: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). 1.1 BASE LEGAL La Base legal del IFAM es la Ley de Organización y Funcionamiento del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) #4716 del 09 de febrero del Su naturaleza jurídica es la de una institución descentralizada no empresarial. El artículo cuarto de su ley orgánica establece que el objeto del IFAM es, Fortalecer el Régimen Municipal, estimulando el funcionamiento eficiente del gobierno local y promoviendo el constante mejoramiento de la administración pública municipal. 2. Misión del IFAM Somos una Institución pública autónoma, dedicada a fortalecer y promover el mejoramiento constante del Régimen Municipal mediante la asistencia técnica, la capacitación, financiamiento y el impulso a los procesos de descentralización. 3. Visión de IFAM El Instituto de Fomento y Asesoría Municipal será una institución líder y un actor estratégico en el fortalecimiento de la gestión municipal, brindando de forma oportuna servicios de calidad para la transformación y mejoramiento continuo de los Gobiernos Locales, para que puedan enfrentar sus retos actuales, futuros y el proceso de descentralización del estado. 4

5 4. Programas Presupuestarios. A continuación se presenta el cuadro con las cifras del presupuesto 2013 asignado a los dos programas institucionales. Es importante aclarar que la actividad 1, Desarrollo Municipal, tiene bajo su responsabilidad brindar la asesoría y asistencia técnica para la gestión municipal, excepto las actividades presupuestarias 4 y 5 que corresponden a las acciones sustantivas de asistencia técnica y capacitación en el área legal y de tecnologías de información. NOMBRE DEL PROGRAMA MONTO PRESUPUESTARIO (millones de colones) PARTICIPACIÓN RELATIVA (%) 1. Administración General % 2. Desarrollo Municipal % Actividad 1 Dirección Desarrollo Municipal % Actividad 2 Dirección Financiamiento Municipal Actividad 3 Dirección Desarrollo Institucional % % Actividad 4 Dirección Jurídica % Actividad 5 Sistemas de Información y Desempeño % Actividad 6 Asistencia Técnica % TOTAL PROGRAMA 1 Y , % DETALLE DE RESERVAS DEL PROGRAMA 2: */ Reserva Fondo Territorial Reserva Fondo BID Reserva Fondo ISBI 2% Reserva Fondo Solidario SUMA TOTAL DE RESERVA DE FONDOS 1.979,9 */ Estas reservas están presupuestariamente incluidas en la Actividad 2, DFM, a excepción de la reserva del Fondo Solidario que está incluida en la Actividad 5. Fuente: Sección de Contabilidad y Finanzas. 7 de setiembre,

6 De acuerdo a la información suministrada por el Jefe de la Sección de Contabilidad y Finanzas, el Programa Nº 1, Administración General, comprende los siguientes rubros de gastos. DETALLE MONTO (en millones de ) 1 Transferencias a ICODER 743,1 15,7% 2 Transferencias a Municipalidades 834,1 17,7% 3 Transferencia a UNGL 244,6 5,2% 4 Transferencias a CNE 5,0 0,1% 5 Transferencias a Organismos Internacionales PORCENTAJE DE PARTICIPACION 5,0 0,1% 6 Transferencia a UNED 244,6 5,2% 7 Transferencia a RECOMM 61,1 1,3% 8 Transferencia a ANAI 61,1 1,3% 9 Recursos específicos AECID 26,7 0,6% 10 Reserva Fondos Litigiosos 370,7 7,9% 11 Reserva Fondos ICODER 108,7 2,3% 12 Reserva Transferencia a Municipalidades 434,6 9,2% 13 Reserva AECID 5,0 0,1% Sub-Total transferencias y Recursos Específicos 3.144,2 66,6% Sub-Total Gastos Administrativos 1.574,5 33,4% Fuente: Sección de Contabilidad y Finanzas, 7 de setiembre 2012 Asimismo, esa Jefatura brinda las siguientes aclaraciones tanto del Programa Nº 1, Administración General, como del Programa Nº 2: Programa No. 1: Se incorporó la reserva de Licores Nacionales y Extranjeros por la suma de millones de colones del Consejo Nacional de Producción, los cuales se distribuyen en sumas con destino especifico sin asignación presupuestaria, de la siguiente forma: 6

7 - Transferencias a municipalidades por la suma de millones de colones. - Transferencias al ICODER, por millones de colones. - Recursos litigiosos por millones de colones (de conformidad con lo dispuesto por la Junta Directiva en el acuerdo primero, articulo tercero de la sesión extraordinaria 4157 del 22 de agosto del 2012, según oficio SG ). Se incluyen dentro de estos recursos litigiosos la suma de 44.7 millones de colones por la proyección de intereses sobre inversiones De igual forma se incorporo la asignación de gasto del proyecto IFAM-AECID, por la suma de 31.7 millones de colones para ser ejecutados en el período 2013, de conformidad con lo solicitado por la Presidencia Ejecutiva en su oficio PE del 3 de setiembre 2012, de los cuales se asignan en reservas 5 millones de colones y 26.7 millones de colones para la ejecución del gasto y las transferencias. Programa No. 2: En relación a la reserva de los fondos de: Territorial, IFAM-BID e ISBI 2%, se incorporó la reserva de cartera crediticia por la suma de millones de colones, en sumas con destino especifico sin asignación presupuestaria, en cumplimiento a lo dispuesto por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Directriz 13-H y de conformidad con lo solicitado por la Dirección Ejecutiva mediante oficio DE de 3 de setiembre de Asimismo, se incorporo la suma de millones de colones en servicio de desarrollo de sistemas informáticos, para el desarrollo del proyecto Sistema Financiero para el control de Egresos Municipales (SIFIEMU), para lo cual se deja como reserva en sumas con destino especifico sin asignación presupuestaria el monto de millones de colones. 5. Prioridades institucionales Las siguientes prioridades se sustentan en los planes institucionales y acorde a las políticas y directrices definidas por la jerarquía superior. Modernización de la Gestión Municipal Fortalecer la modernización municipal para alcanzar un desarrollo local participativo con adecuados estándares de calidad, costos y cobertura. 7

8 Tecnologías de la Información Promover una cultura informática en los gobiernos locales y fortalecer las capacidades necesarias para el manejo y aplicación de tecnologías de información. Territorio y Ambiente Promover el desarrollo de capacidades necesarias en los gobiernos locales, para la planificación, control y ejecución de acciones y políticas sobre el territorio y el ambiente que aseguren el desarrollo sostenible. Descentralización Dinamizar las estructuras locales con el propósito de que promuevan y asuman con idoneidad el proceso de descentralización, a fin de favorecer la participación ciudadana en la toma de decisiones para el desarrollo local. 6. Objetivos estratégicos Institucionales 1 / 1. Ayudar al mejoramiento de los servicios públicos y a la ejecución de proyectos y obras en beneficio del desarrollo local y regional a través de la Dirección de Desarrollo Municipal operando como una unidad especializada de asistencia técnica, dirigida al fortalecimiento de la gestión financiera, administrativa y operativa de los Gobiernos Locales. 2. Contribuir al mejoramiento de los servicios públicos municipales, por medio de la Dirección de Financiamiento Municipal operando como agente financiero, ágil y eficiente. 3. Estimular el funcionamiento eficiente del Gobierno Local y el mejoramiento de la administración pública municipal, por medio de la Dirección de Desarrollo Institucional operando como instancia especializada en la generación de capacidades humanas, mediante programas permanentes de capacitación y adiestramiento dirigido a las autoridades y personal municipal. De igual manera para orientar el accionar de las unidades administrativas del Programa 1, se establecieron los siguientes objetivos: 1 / Estos objetivos se encuentran en el Plan Estratégico Institucional, y quedaron debidamente formalizados y aprobados por la Junta Directiva del IFAM mediante el acuerdo cuarto, artículo seis de la sesión ordinaria No del día 21 de setiembre del

9 4. El IFAM fortalecido mediante procesos administrativos y operativos, ágiles, eficientes y actuales que contribuyan con el fortalecimiento del Régimen Municipal. 5. El IFAM brindando apoyo a los Gobiernos Locales con el propósito de promover el proceso de descentralización territorial. 7. Indicadores de resultado Para efectos de evaluar el cumplimiento de las acciones institucionales se han establecido los distintos tipos de indicadores de gestión o resultados, referidos a productos intermedios y finales de los programas sustantivos institucionales sobre las dimensiones de eficacia, eficiencia, economía y calidad. Para la evaluación de los indicadores se utilizarán cuestionarios que son diseñados por cada titular subordinado responsable de cada área sustantiva de la Institución, lo cual se realiza de forma profesional y seria en sesiones de trabajo con la participación de los funcionarios que deben ejecutar las acciones para el cumplimiento de las metas, posteriormente es aplicado para su verificación y consolidación a una muestra de gobiernos locales y una vez probado y revisado; se aplica en forma aleatoria a los usuarios de los servicios que brinda el IFAM. El formulario se aplica en cada área de trabajo siguiendo una metodología aleatoria tanto para la designación del personal que la va a realizar como los funcionarios y municipalidades a las cuales se les va a solicitar que llenen el instrumento. Se busca que no sea el mismo funcionario que brindó la capacitación o la asesoría que realice la encuesta, para no sesgarlas. El análisis de la información que resulte de la aplicación de los instrumentos, lo realiza un grupo de funcionarios junto con los titulares subordinados de las áreas sujetas a revisión, para posteriormente hacer las valoraciones correspondientes y los resultados sean utilizados como retroalimentación para los ajustes que deben efectuarse para el logro de las metas. En el caso del área sustantiva referente a la capacitación, estas evaluaciones se realizan cada vez que se concluye una acción y en las otras áreas, asesoría y financiamiento, en forma semestral y anual, cuando el tema así lo permita, ya que depende de la fecha de inicio o conclusión de cada una de los procesos. Los indicadores que se aplican en cada una de las áreas sustantivas se detallan a continuación: 9

10 PROGRAMA INDICADOR FÓRMULA Programa 2: Desarrollo Municipal Actividad presupuestaria 1: Desarrollo Municipal (Asesoría y Asistencia Técnica) Programa 2: Desarrollo Municipal Actividad presupuestaria 2: Financiamiento Municipal (Análisis, evaluación y supervisión de proyectos) Personas asesoradas en Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general. Grado de satisfacción de las personas asesoradas en Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros presupuestados para el área de asesoría. Nivel de impacto en la gestión municipal al implementar la asesoría brindada en Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general. Cantidad de Iniciativas de Asistencia Técnica (IAT) ejecutadas en los ámbitos de la protección ambiental, el ordenamiento del territorio, infraestructura urbana y la prestación de servicios. Nivel de impacto al promover las Iniciativas de Asistencia Técnica (IAT). Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros asignados a las Iniciativas de Asistencia Técnica (IAT) Plan Anual de Asistencia Técnica desarrollado bajo un enfoque integral. Plan anual de inversiones desarrollado según prioridades institucionales que fije el IFAM Asesoría técnica y financiera en la gestión de proyectos de inversión. Cantidad de créditos otorgados para la atención de proyectos de inversión municipal en las áreas de infraestructura, maquinaria, obras y servicios. Millones de colones en créditos comprometidos para la atención de proyectos de inversión municipal. Millones de colones en crédito ejecutado. Cantidad de créditos supervisados y fiscalizados con funcionarios de planta y/o profesionales contratados y bajo modalidades de contratación administrativa Número de personas asesoradas en relación al número de personas programadas a ser asesoradas Satisfacción de las personas asesoradas según evaluación realizada con grado de satisfacción mayor o igual al 85% (Presupuesto ejecutado / presupuesto asignado a la actividad) * 100 Informe de resultados sobre la evaluación del impacto respecto a una línea base Número de IAT ejecutadas con relación con las que se programaron Informe de resultados sobre la evaluación del impacto respecto a una línea base (Presupuesto ejecutado / presupuesto asignado a la actividad) * 100 Plan anual de Asistencia Técnica en ejecución. Un plan anual de inversiones elaborado Cantidad de asesorías en temas de financiamiento de proyectos de inversión en relación con las asesorías programadas. Créditos otorgados en relación con los créditos programados Millones en Créditos comprometidos en relación con Millones en créditos programados. Millones en crédito ejecutado en relación con millones en crédito programado. Créditos supervisados en relación con créditos en ejecución financiera. 10

11 PROGRAMA INDICADOR FÓRMULA Programa 2: Desarrollo Municipal Actividad presupuestaria 3: Desarrollo Institucional (Capacitación) Programa 2: Desarrollo Municipal Grado de satisfacción del usuario en el proceso de crédito. Grado de impacto en inversión municipal en relación a los recursos institucionales disponibles para préstamos. Elaborar e implementar planes de supervisión de proyectos, que garanticen la eficiente aplicación de los recursos de crédito que el IFAM suministra a las municipalidades. Alianzas y negociaciones consolidadas en la gestión de fuentes de recursos financieros externos para el desarrollo de proyectos municipales. Personas capacitadas en desarrollo administrativo-financiero, ordenamiento territorial y ambiente, tecnologías de la información, y en materia jurídica y reglamentación conexa. Una propuesta de rediseño de la estructura orgánica y programática de capacitación desarrollada. Planes y programas de capacitación operando de manera sistematizada y articulada con las otras funciones del IFAM. Alianzas estratégicas suscritas con instituciones públicas y privadas para desarrollar la capacitación. Acciones de capacitación realizadas por medio de la red de conectividad Grado de satisfacción de los participantes en las acciones de capacitación. Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros para capacitación. Porcentaje de deserción de participantes en actividades de capacitación. Impacto de las acciones de capacitación en puesto de trabajo Personas asesoradas en materia jurídica sobre jurisprudencia municipal, información de derecho comparado, legislación y jurisprudencia que pueda sustentar cambios en el Régimen Municipal. Grado de satisfacción en el proceso de crédito según la aplicación de evaluación escrita con una calificación mayor o igual al 75,0%. (recursos otorgados / presupuestos ordinarios municipales) * 100 Plan Anual de Supervisión de Proyectos desarrollado según prioridades que fije el IFAM. Informe cualitativo sobre gestiones realizadas en negociaciones y la consecución de alianzas para el acceso de fuentes de recursos financieros externos. Personas capacitadas en relación a personas programadas a ser capacitadas. Propuesta de rediseño de la estructura orgánica y programática de capacitación desarrollada. Planes y programas de capacitación operando con relación a lo programado. Alianzas estratégicas suscritas con instituciones públicas y privadas en relación a lo programado. Número de acciones de capacitación por la red de conectividad en relación a la programación. Número de acciones de capacitación evaluadas con una ponderación promedio de satisfacción igual o superior al 80% (Presupuesto ejecutado de capacitación / presupuesto asignado a la actividad de capacitación) * 100 (Número de desertores a las actividades de capacitación / total de participantes inscritos en capacitación) * 100 Informe sobre evaluación del impacto de la capacitación Personas asesoradas en relación a las asesorías programadas 11

12 PROGRAMA INDICADOR FÓRMULA Actividad presupuestaria 4: Dirección Jurídica Programa 2: Desarrollo Municipal Actividad presupuestaria 5: Sistemas de Información y Desempeño Grado de satisfacción de las personas asesoradas. Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros asignados al área jurídica. Indicador de impacto de la asesoría jurídica en puesto de trabajo Documentos editados en materia jurídica Una Base de Datos actualizada en materia jurídica Soporte técnico a funcionarios en sistemas instalados en las municipalidades para el cobro de los tributos municipales mediante el uso de la plataforma de Internet. Soporte técnico a funcionarios en sistemas instalados en las municipalidades para el registro del presupuesto y la contabilidad. Porcentaje de avance en el desarrollo del sistema para el Control de los Egresos Municipalidades (SIFIEMU) de acuerdo al cronograma de actividades presentado por la empresa adjudicada. Asesoría en servicios informáticos en general. Un Plan Anual de Asistencia Técnica en TIC's en ejecución. Grado de satisfacción en asesoría informática Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros para el área de informática. Medición del impacto de la asesoría informática en puesto de trabajo Satisfacción de las personas asesoradas según evaluación realizada con grado de satisfacción mayor o igual al 85% (Presupuesto ejecutado / presupuesto asignado a la actividad) * 100 Informe de resultado e impacto de la evaluación de la asesoría jurídica Cantidad de documentos editados en relación con los documentos programados Base de datos depurada y actualizada Personas asesoradas en el uso de la herramienta para el cobro de los tributos municipales en relación a las personas programadas. Personas asesoradas en el uso de la herramienta el registro de presupuesto y contabilidad municipales en relación a personas programadas. Porcentaje de avance en el desarrollo del SIFIEMU en relación a lo programado. Solicitudes atendidas en relación a las solicitudes programadas. Plan implementado en relación al plan programado Grado de satisfacción de las personas asesoradas según evaluación realizada mayor o igual al 85% (Presupuesto ejecutado de informática / presupuesto asignado a la actividad de informática) * 100 Informe de resultado de impacto de la evaluación de la asesoría informática C. PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA A NIVEL DE PROGRAMA (PEP) En el Anexo No. 1, se presenta la matriz del Programa 2: Desarrollo Municipal que se estableció para el año 2013, que es el programa sustantivo, en el cual se agrupan las áreas estratégicas institucionales, a saber: 12

13 Asesoría y asistencia Técnica: Labores que se desarrollan tanto en la Dirección de Desarrollo Municipal, mediante dos secciones, la de Asistencia Técnica y la de Asesoría Regional; así como, en la Dirección Jurídica (actividad presupuestaria 4) y en la Sección de Sistemas de Información y Desempeño ( actividad presupuestaria 5). Financiamiento municipal: Es una labor que se ejecuta en la Dirección de Financiamiento Municipal, la cual está compuesta por dos áreas de trabajo, la Sección de Análisis y Evaluación de Proyectos y la de Supervisión de Proyectos. Capacitación Municipal: Es una labor que se desarrolla tanto en la Dirección de Desarrollo Institucional como en la Dirección Jurídica y en la Sección de Sistemas de Información y Desempeño. 13

14 ANEXOS 14

15 ANEXO #1 PROGRAMACION ESTRATEGICA A NIVEL DE PROGRAMA PEP

16 PROGRAMACION ESTRATEGICA A NIVEL DE PROGRAMA PEP 2013 INSTITUCIÓN: PROGRAMA O SUBPROGRAMA: MISIÓN: OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Programa 2. Desarrollo Municipal Brindar un servicio de asesoría, asistencia técnica, capacitación y financiamiento oportuno y de calidad dirigido a fortalecer a los gobiernos locales y a las entidades de naturaleza municipal. 1. Ayudar al mejoramiento de los servicios públicos y a la ejecución de proyectos y obras en beneficio del desarrollo local y regional a través de la Dirección de Desarrollo Municipal operando como una unidad especializada de asistencia técnica, dirigida al fortalecimiento de la gestión financiera, administrativa y operativa de los Gobiernos Locales. 2. Contribuir al mejoramiento de los servicios públicos municipales, por medio de la Dirección de Financiamiento Municipal operando como agente financiero, ágil y eficiente. 3. Estimular el funcionamiento eficiente del Gobierno Local y el mejoramiento de la administración pública municipal, por medio de la Dirección de Desarrollo Institucional operando como instancia especializada en la generación de capacidades humanas, mediante programas permanentes de capacitación y adiestramiento dirigido a las autoridades y personal municipal. Productos Objetivos Estratégicos del Programa Indicadores de gestión o resultados Fórmula Desempeño Histórico t-4 t-3 t-2 t-1 Metas del indicador Estimación Recursos Presupuestarios (millones de ) Desempeño proyectado t t Monto FF t+1 t+2 t+3 anual 6.800,6 Fuente de datos del indicador Supuestos, notas técnicas y observacione s ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA 1: DESARROLLO MUNICIPAL (ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA) Producto: Asesoría Técnica Usuarios: Autoridades y servidores municipales. Beneficiarios: Estructuras Municipales y comunidades. Fortalecer, mejorar y modernizar la gestión municipal. En áreas como: Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general. Personas asesoradas en Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general. Grado de satisfacción de las personas asesoradas en Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general Número de personas asesoradas con relación al número de personas programadas a ser asesoradas /1 Satisfacción de las personas asesoradas según evaluación realizada con grado de satisfacción mayor o igual al 85% ,00% 105,90% 90,58% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% Recursos propios y transferencia del Gobierno Central para el proyecto Limón Ciudad-Puerto. Instrumentos de evaluación de la actividad de Asistencia Técnica (Se adjuntan en el anexo No. 5) Estos son aplicados por los funcionarios bajo un sistema aleatorio y se analizan por el Director del área. La asesoría técnica no reembolsable se orienta a la atención de solicitudes específicas y los mandatos del Plan de Fortalecimiento a los Gobiernos Locales, en la ejecución de programas y proyectos, desarrollo de asesorías varias en diversos temas de gestión municipal (servicios públicos, participación en comisiones, 16

17 atención de compromisos, entre otros). Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros presupuestados para el área de asesoría.. /2 Nivel de impacto en la gestión municipal al implementar la asesoría brindada en Gestión territorial, prestación de servicios municipales, proyecto Limón Ciudad-Puerto y asesoría en general. (Presupuesto ejecutado / presupuesto asignado a la actividad) * 100 Informe de resultados sobre la evaluación del impacto respecto a una línea base 90,00% 90,00% 90,00% 90,00% 90,00% 90,00% 90,00% Un informe cualitativo de impacto Producto: Asistencia Técnica Usuarios: Autoridades y servidores municipales. Beneficiarios: Estructuras Municipales y comunidades. Mejorar la administración municipal mediante Iniciativas de Asistencia Técnica (en adelante IAT) en los ámbitos de la protección ambiental, el ordenamiento del territorio, infraestructura urbana y la prestación de servicios. Cantidad de IAT ejecutadas en los ámbitos de la protección ambiental, el ordenamiento del territorio, infraestructura urbana y la prestación de servicios. Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros asignados a las Iniciativas de Asistencia Técnica (IAT) /3 Número de IAT ejecutadas con relacion con las que se programaron (Presupuesto ejecutado / presupuesto asignado a la actividad) * 100 /3 /4 / Recursos propios y de Municipalidade s 90% 90% 90% 90% 90% 90% Informe de resultados de la actividad de Asistencia Técnica Se concentra la oferta de la DDM en el fortalecimiento y modernización de la gestión municipal, mediante la implementación de asistencia técnica reembolsable producto de firma de contratos con los Gobiernos Locales en diferentes áreas y temas. Nivel de impacto al promover las Iniciativas de Asistencia Técnica (IAT). Informe de resultados sobre la evaluación del impacto respecto a una línea base Un informe cualitativo de impacto 17

18 Producto: IFAM cuenta con un Plan Anual de Asistencia Técnica. Usuarios: Funcionarios del IFAM. Beneficiarios: Los gobiernos locales. Contar con una herramienta para la planificación de las acciones de Asistencia Técnica bajo un enfoque sistémico que integra: capacitación, fomento, desarrollo local, financiamiento, supervisiòn de proyectos, jurídico e informático. Plan Anual de Asistencia Técnica desarrollado bajo un enfoque integral. Plan anual de Asistencia Técnica en ejecución. /5 /5 / Recursos propios y de Municipalidade s Expediente de elaboración del Plan e informes de la DDM. Las otras Direcciónes aportan su oferta de Asistencia Técnica. ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA 2: FINANCIAMIENTO MUNICIPAL (ANALISIS, EVALUACION Y SUPERVISIÓN DE PROYECTOS ) Producto: Créditos Usuarios: Gobiernos Locales y entidades de naturaleza municipal. Beneficiarios: Municipalidades y comunidades. Fortalecer la capacidad financiera de las municipalidades mediante el otorgamiento y ejecución de forma oportuna y eficiente de créditos para el desarrollo local. Plan anual de inversiones desarrollado según prioridades institucionales que fije el IFAM Asesoría técnica y financiera en la gestión de proyectos de inversión. Un plan anual de inversiones elaborado Cantidad de asesorías en temas de financiamiento de proyectos de inversión en relación con las asesorías programadas Recursos Propios /6 / Recursos Propios Expediente generales por municipalidad de la DFM Requiere: - Elaborar los Planes Anuales de Inversión. - Conformar expedientes con requisitos del Reglamento de Crédito con la posibilidad de formalizar el crédito. iii.- Analizar y evaluar técnicamente la solicitud de crédito. Luego de realizar un análisis adicional en relación a las acciones que realiza la DFM se considera pertinente, incluir a partir del periodo 2012 esta acción, ya que implica generar una serie de labores y esfuerzos importantes que se desarrollan para lograr la concreción en el otorgamiento del crédito, dada la cantidad de recursos institucionales que se aplican en esta gestión. 18

19 Cantidad de créditos otorgados para la atención de proyectos de inversión municipal en las áreas de infraestructura, maquinaria, obras y servicios. Créditos otorgados en relación con los créditos programados Recursos Propios Contratos de crédito formalizados y autorizados, e informes de la actividad de financiamiento municipal. Millones de colones en créditos comprometidos para la atención de proyectos de inversión municipal. Millones de colones en crédito ejecutado. Cantidad de créditos supervisados y fiscalizados con funcionarios de planta y/o profesionales contratados y bajo modalidades de contratación administrativa Grado de satisfacción del usuario en el proceso de crédito. Millones en Créditos comprometidos en relación con Millones en créditos programados. Millones en crédito ejecutado en relación con millones en crédito programado. Créditos supervisados en relación con créditos en ejecución financiera. Grado de satisfacción en el proceso de crédito según la aplicación de evaluación escrita con una calificación mayor o igual al 75,0% , , , , , , , ,0 Recursos Propios 2.480, , , , , , , ,0 Recursos Propios Recursos Propios 80,50% 106,00% 109% 75% 75,00% 75,00% 75,00% 75,00% Externos a IFAM Solicitudes de desembolso tramitadas. Informes de avance y de fiscalización incluidos en expedientes de los proyectos supervisados. Para su medición se aplican los formularios No. 3 y No. 4 que se incluyen en el anexo NO. 5. Este indicador se determina mediante la relación entre los millones de crédito comprometido en relación al monto de créditos programados para el año. Este indicador se determina mediante la relación entre los millones de crédito comprometido en relación al monto de créditos programados para el año. El indicador se determina de conformidad a la cantidad de recursos comprometidos en documentos de crédito en relación al monto de los presupuestos ordinarios de las municipalidades beneficiadas La evaluación se efectúa durante el ultimo trimestre del año, esto con base en los formularios que se diseñaron y desarrollaron para los fines pertinentes, se aplica el cuestionario al grupo de municipalidades que reciben los 19

20 servicios durante el periodo. Grado de impacto en inversión municipal en relación a los recursos institucionales disponibles para préstamos. Elaborar e implementar planes de supervisión de proyectos, que garanticen la eficiente aplicación de los recursos de crédito que el IFAM suministra a las municipalidades. (Recursos otorgados / presupuestos ordinarios municipales) * 100 Plan Anual de Supervisión de Proyectos desarrollado según prioridades que fije el IFAM. 17,10% 12,50% 12,50% 12,50% 12,50% 12,50% Recursos Propios y Presupuestos Municipales /6 /6 /6 /6 1 Recursos Propios El indicador refleja el impacto en el aumento de la capacidad de inversión municipal logrado con el apoyo de los recursos financieros facilitados por el IFAM para el desarrollo de proyectos, la inversión en servicios y la adquisición de maquinaria y equipo municipal, el resultado obtenido año con año resultara muy variable dados los montos de los proyectos a financiar y las municipalidades a las cuales se les financien proyectos. Se ejecutara un estricto seguimiento en la ejecución de los créditos concedidos, mediante la elaboración del estado de los créditos activos y en formulación. Se revisaran y desarrollaran los mecanismos y procedimientos para la ejecución del crédito. 20

21 Producto: Recursos Financieros Externos. Usuarios: Gobiernos Locales y entidades de naturaleza municipal. Beneficiarios: Municipalidades y comunidades Gestionar fuentes de recursos financieros externos para financiar proyectos en el Régimen Municipal, mediante acuerdos y convenios con socios estratégicos Alianzas y negociaciones consolidadas en la gestión de fuentes de recursos financieros externos para el desarrollo de proyectos municipales. Informe cualitativo sobre gestiones realizadas en negociaciones y la consecución de alianzas para el acceso de fuentes de recursos financieros externos Recursos externos Gestiones realizadas, o acuerdos de Junta Directiva con base en las alianzas que se logran formalizar. Desarrollar este tipo de fuentes de recursos tiene como propósito proveer a municipalidades entre otros elementos de: modalidades de financiamiento y de asistencia técnica, nuevas metodologías de trabajo, formas en administración de proyectos, diferentes a las prevalecientes, y que en síntesis permitan mejorar el funcionamiento y gestión de las entidades municipales. Actividades a desarrollar: Actividades a desarrollar: i.- Clasificar socios estratégicos de acuerdo con áreas de atención de proyectos de preinversión e inversión. ii.- Entablar negociaciones que permitan el financiamiento de media y alta demanda de fondos. iii.- Elaborar estudio de factibilidad para la emisión de bonos que permita consecución de recursos para el financiamiento de proyectos de inversión municipal de alta necesidad de recursos. 21

22 ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA 3: DESARROLLO INSTITUCIONAL (CAPACITACION) Producto: Capacitación a autoridades municipales, miembros de Concejos municipales de distrito y concejales municipales en materias de desarrollo administrativo-financiero, ordenamiento territorial y ambiente, planificación y desarrollo local participativo, TIC's y asuntos jurídicos Usuarios: Autoridades y funcionarios(as) municipales Beneficiarios: Autoridades y funcionarios(as) municipales y concejales. Mejorar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal y autoridades municipales, mediante acciones de capacitación sistematizadas en las siguientes áreas: desarrollo administrativo-financiero, ordenamiento territorial y ambiente, tecnologías de información para una mejor organización y administración del gobierno local (TIC's) y en materia jurídica, sobre leyes y reglamentos conexos a la actividad municipal, así como en otras áreas de diversos temas para cubrir necesidades complementarias y de seguimiento. Rediseñar la estructura orgánica y programática de capacitación del IFAM para lograr la competitividad en el sector municipal. Personas capacitadas en desarrollo administrativo-financiero, ordenamiento territorial y ambiente, tecnologías de la información, y en materia jurídica y reglamentación conexa. Una propuesta de rediseño de la estructura orgánica y programática de capacitación desarrollada. Personas capacitada s en relación a personas programad as a ser capacitada s. Propuesta de rediseño de la estructura orgánica y programáti ca de capacitació n desarrollad a Informes sobre las actividades y acciones de capacitación de la DDI. Incluye las actividades que se coordinan con la Dirección Jurídica y con la Sección de Sistemas de Información. (Sistema Integración Municipal (SIM) y el Sistema Integrado de Presupuesto y Contabildiad. (SIMPC). /6 1 Resultado del proceso de reorganización del IFAM. Estas actividades corresponden a las acciones de capacitación sobre Gestión del Gobierno local dirigida a los funcionarios y a las autoridades municipales (Alcaldes- Intendentes- Miembros de Concejos de distrito- Concejales de distrito y personal administrativo y operativo municipal). Para ello se cuenta con el apoyo de la Dirección Jurídica del Instituto y de la Sección de Sistemas de Información. Las metas se determinan en forma conjunta y para su cumplimiento se cuenta con socios estrategicos, entre ellos el ICT y la CGR. El rediseño de la estructura orgánica y programática del área de capacitación, está sujeta al resultado de la reestructuración planteada en el IFAM, asimismo, ello depende de los recursos que se dispongan, tanto humanos como 22

23 presupuestarios. Coordinar un proceso de capacitación sistematizado y articulado con las otras funciones del IFAM. Establecer alianzas estratégicas con instituciones públicas o privadas que favorezcan el desarrollo de procesos integrados de formación para el RR.HH. municipal. Brindar al Régimen Municipal capacitación en línea utilizando las TI y red de conectividad. Planes y programas de capacitación operando de manera sistematizada y articulada con las otras funciones del IFAM. Alianzas estratégicas suscritas con instituciones públicas y privadas para desarrollar la capacitación. Acciones de capacitación realizadas por medio de la red de conectividad Grado de satisfacción de los participantes en las acciones de capacitación. Planes y programas de capacitació n operando con relación a lo programad o. Alianzas estratégica s suscritas con institucione s públicas y privadas en relación a lo programad o. Número de acciones de capacitació n por la red de conectivida d en relación a la programaci ón. Número de acciones de capacitació n evaluadas con una ponderació n promedio de satisfacció n igual o superior al 80%. / Informes de las acciones y actividades llevadas a cabo junto a las otras areas del IFAM. / Informes de actividad de las acciones de capacitación de la DDI e informes y expedientescon socios estrategicos. / Informes de actividad de las acciones de capacitación de la DDI e informes y expedientes. 119,00% 115,20% 114,25% 80,00% 80,00% 80,00% 80,00% Informe resultado aplicación encuesta Su cumplimiento depende de la coordinación interna y externa que se logre concretar para la elaboración y ejecución del plan anual de capacitación. 23

24 Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros para capacitación. Porcentaje de deserción de participantes en actividades de capacitación Impacto de las acciones de capacitación en puesto de trabajo. (Presupues to ejecutado de capacitació n / presupuest o asignado a la actividad de capacitació n) * 100 (Número de desertores a las actividades de capacitació n / total de participante s inscritos en capacitació n) * 100 Informe sobre evaluación del impacto de la capacitació n. 75,60% 74,60% 116,00% 80,00% 80,00% 80,00% 80,00% Informe ejecucion presupuataria 8,00% 30,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% Informes de actividad de las acciones de capacitación de la DDI e informes y expedientes Informes de actividad de las acciones de capacitación de la DDI e informes y expedientes. El cumplimiento de esta meta esta en función de la disponibilidad de recursos financieros asignados al área de capacitación..se establece un parámetro del 20% como porcentaje de deserción, dado que la participación efectiva según la experiencia obtenida es del 70% a un 80% Corresponde a un indicador cualitativo, referido a la evaluación del impacto de la capacitación que se realizará mediante encuesta para medir el grado de aplicabilidad de los conocimientos adquiridos en el puesto de trabajo ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA 4: DIRECCIÓN JURÍDICA Producto: Asesoría y Asistencia técnica a servidores municipales. Usuarios: Personal y autoridades municipales Beneficiarios: Personal, autoridades municipales y ciudadanía. Brindar asesoría y asistencia técnica en materia jurídica, especializada, ágil y oportuna a servidores y autoridades municipales, de acuerdo a los requerimientos del Régimen Municipal y de las institucionales relacionados con el sector municipal, con el fin de coadyuvar en el cumplimiento de sus funciones. Personas asesoradas en materia jurídica sobre jurisprudencia municipal, información de derecho comparado, legislación y jurisprudencia que pueda sustentar cambios en el Régimen Municipal. Personas asesoradas en relación a las asesorías programad as Recursos propios Informes de resultados de la actividad de Asesoría en materia jurídica. 24

25 Recopilar y sistematizar publicaciones jurídicas, jurisprudencia y legislación en materia municipal y conexa. Brindar al Régimen Municipal información jurídica permanente y actualizada mediante sistemas informáticos, personalizados y documentados. Grado de satisfacción de las personas asesoradas. Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros asignados al área jurídica. Impacto de la asesoría jurídica en puesto de trabajo. Documentos editados en materia jurídica Una Base de Datos actualizada en materia jurídica Satisfacció n de las personas asesoradas según evaluación realizada con grado de satisfacció n mayor o igual al 85% (Presupues to ejecutado en el área jurídica / presupuest o asignado a la actividad jurídica) * 100 Informe de resultado e impacto de la evaluación de la asesoria jurídica. Cantidad de documento s editados en relación con los documento s programad os Base de datos depurada y actualizada 87 98,00% 106,00% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% Resultados de los instrumentos de evaluación que se aplican en los Gobiernos Locales (Anexo No.5)) 76,00% 101,00% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% Informe ejecucion presupuataria Un informe cualitativo de impacto. /6 1 1 Documento editado /5 1 La base de datos actualizada El cumplimiento de esta meta esta en función de la disponibilidad de recursos financieros asignados al área de capacitación. Investigaciones y recopilaciones en jurisprudencia municipal y en derecho comparado, Revisar y proponer legislación y jurisprudencia que pueda sustentar cambios en el Régimen Municipal. Investigación permanente del bloque de legalidad en materia municipal, asi como la depuración de la información para la actualización de jurisprudencia municipal. 25

26 Promover su publicación en sitio web del IFAM.. ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA 5: SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DESEMPEÑO Producto: Asesoría en TIC's Usuarios: Autoridades y servidores municipales. Beneficiarios: Municipalidades y comunidades. Dotar al Régimen Municipal de una herramienta para el cobro de los tributos municipales en forma eficiente, mediante el uso de la plataforma de internet. Soporte técnico a funcionarios en sistemas instalados en las municipalidades para el cobro de los tributos municipales mediante el uso de la plataforma de internet. Personas asesoradas en el uso de la herramient a para el cobro de los tributos municipale s en relación a las personas programad as Recursos Propios Informe de labores de la instalación de los sistemas en las municpalidades por parte de la Sección de sistemas de información Para brindar una adecuada asesoría en TIC's se requiere una actualización permanente del personal correspondiente. Esto depende de los contratos con los bancos respectivos y las municipalidades que ingresen a la red de conectividad municipal. La meta del 2013 corresponde a los contratos finiquitados con los entes financieros. La proyección para los siguientes años se plantea como parte de la meta final de completar 60 municipalidades que poseen el sistema integrado de información municipal aportado por IFAM y de aquellas que tengan sistemas de cobro adquiridos a terceros y desen utilizar la red de conectividad municipal para implementar el cobro de tributos e 26

27 impuestos municipales. Dotar al Régimen Municipal de una herramienta para el registro del presupuesto y contabilidad en forma eficiente, mediante el uso del sistema integrado financiero. Soporte técnico a funcionarios en sistemas instalados en las municipalidades para el registro del presupuesto y la contabilidad. Personas asesoradas en el uso de la herramient a el registro de presupuest o y contabilida d municipale s en relación a personas asesoradas programad as Informe de labores por parte de la Sección de sistemas de información Para la meta del 2013 se consideran 50 personas asesoradas en las municipalidades donde se instale el SIMPC. Este involucra personal de contabilidad, tesoreria, presupuesto y proveduria y recursos humanos. La meta proyectada considera la instalación en el resto de municipalidades en forma progresiva dependiendo de los recursos financieros en el rubro de viáticos y transporte al interior. 27

28 Dotar al Régimen Municipal de un sistema para el Control de los Egresos Municipalidades (SIFIEMU) en 39 municipalidades. Brindar soporte técnico (consultas de usuarios finales y mantenimiento). Implementar el Plan Anual de Asistencia Técnica en TIC's Porcentaje de avance en el desarrollo del sistema para el Control de los Egresos Municipalidades (SIFIEMU) de acuerdo al cronograma de actividades presentado por la empresa adjudicada. Asesoría en servicios informáticos en general. Un Plan Anual de Asistencia Técnica en TIC's en ejecución. Grado de Satisfacción en asesoría informática. Porcentaje de avance en el desarrollo del SIFIEMU en relación a lo programad o. Solicitudes atendidas en relación a las solicitudes programad as. Plan implementa do en relación al plan programad o Grado de satisfacció n de las personas asesoradas en materia informática según evaluación realizada 10,00% 50,00% 40,00% Recursos Propios Recursos Propios Productos entregados de acuerdo con los compromisos de entrega conforme al cronograma. Informe de resultados de la actividad de Asistencia Técnica /6 1 Plan implementado ND 91,00% 111,00% 109,00% 85,00% 85,00% 85,00% 85,00% Informe de evaluación Se espera lograr un 50 % de avance en el desarrollo del SIFIEMU. El objetivo estratégico se refiere a la atención externa que se brinda a las distintas dependencias de las municipales y convenios con instituciones afines al Régimen Municipal. Esto incluye diseño, mantenimiento, y soporte técnico de software y hardware utilizando la red de conectividad municipal. Las visitas a sitio dependerán de los recursos financieros destinados en la partidas de viáticos y transporte al interior. 28

29 mayor o igual al 85% Grado de eficiencia en la aplicación de los recursos financieros para el área de informática. Medición del impacto de la asesoría informatica en puesto de trabajo. (Presupues to ejecutado de informática / presupuest o asignado a la actividad de informática ) * 100 Informe de resultados de impacto de la evaluación de la asesoría informática 80,00% 80,00% 80,00% 80,00% Informe ejecución presupuataria /6 1 Informe de impacto /1 La cantidad de personas asesoradas para el año 2013 disminuye con respecto al año 2012, dado que la mayor cantidad de recursos financieros y humanos se van a destinar a atender la asistencia técnica reembolsable. El cumplimiento de esta meta esta en función de la disponibilidad de recursos financieros asignados al área de capacitación. /2 La distribución de presupuesto en esta actividad corresponde al 30% del presupuesto asignado a la Dirección de Desarrollo Municipal (DDM) /3 La distribución de presupuesto en esta actividad corresponde al 70% del presupuesto asignado a la Dirección de Desarrollo Municipal (DDM) /3 A partir del año 2012 es que se incluyen metas por "asistencia técnica reembolsable" por lo que antes de este periodo no se tienen datos históricos. /5 A partir del año 2012, con el Plan Estratégico Institucional se incorpara este producto, que tiene como objetivo el disponer de un Plan Anual sobre la Asistencia Técnica reembolsable. /6 A partir del año 2012, se incluyó esta meta, por lo tanto no se tienen datos históricos. 29

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