MANUAL DE USUARIO DE RESERVAS ONLINE

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DE RESERVAS ONLINE HOTEL CARMEN San Antón, Granada

2 Reservas Online ofrece una solución absolutamente flexible. Tanto en pequeñas empresas como grandes organizaciones, encuentran en él el sistema Web adecuado para facilitar la realización de reservas a través de Internet. Al tratarse de un sistema que se gestiona totalmente Online, no exige especiales requerimientos en Software ni en Hardware. Es suficiente disponer de un ordenador con conexión a Internet para gestionar el sistema en su totalidad. Para la óptima gestión del Sistema, es imprescindible disponer de una conexión a Internet de tipo ADSL. El Módulo de Reservas Online, está destinado a establecimientos hoteleros que quieran vender sus habitaciones a través de Internet. Desarrollado por profesionales del sector hotelero, el Módulo de Reservas Online ofrece un sistema que permite realizar reservas con confirmación inmediata de forma segura y práctica, tanto para el usuario de Internet como para el Establecimiento Hotelero en la gestión de su disponibilidad. VENTAJAS PARA EL ESTABLECIMIENTO HOTELERO Con el Módulo de Reservas Online, puede disponer de su propio motor de reservas en su página Web, permitiendo que los usuarios de Internet y sus clientes, realicen sus reservas de confirmación inmediata en su Establecimiento Hotelero. Internet ofrece la posibilidad de aumentar el número de reservas. Actualmente es el medio más utilizado en la búsqueda de la oferta turística y para la reserva de estancias y vacaciones. El Módulo de Reservas Online, está desarrollado desde el principio buscando la sencillez en su uso, tanto para el cliente como para el Establecimiento Hotelero. Su potencia es la total compatibilidad con el Software de Gestión Hotelera Horizontel. Así mismo, es 100% compatible con hoteles de cualquier categoría y lugar turístico (hoteles, apartamentos, casas rurales, hostales, tanto de ciudad como de playa, montaña, etc.).

3 Funcionalidades generales para el Establecimiento Hotelero. Servicio de reserva con confirmación inmediata a través de Internet para sus clientes habituales y los de nueva captación. El Módulo de Reservas Online se incluye en su propia página Web. Control sencillo de reservas, cupos, tarifas y ofertas. Emisión de bono de presentación de las reservas confirmadas. Compatibilidad 100% con el Software de Gestión Hotelera Horizontel. Posibilidad de establecer estancia mínima y estancia máxima diaria. Control absoluto sobre el funcionamiento del módulo de reservas. Sistema de pago opcional mediante tarjeta de crédito 4B a través de Internet, habilitado por TPV virtual. Configuración inicial personalizada a medida del Establecimiento Hotelero. Formación para el personal del Establecimiento Hotelero y manuales prácticos de consulta. VENTAJAS PARA EL CLIENTE La principal ventaja para el cliente, es la sencillez en la realización de una reserva, el cliente dispone de un precio de su estancia, pudiendo de forma intuitiva confirmar la reserva. Los usuarios de Internet requieren rapidez, pero a la vez un servicio práctico, se valora mucho más que los complejos. Se premia mejor los entornos Web que de forma rápida les posibilite encontrar lo que están buscando. El Módulo de Reservas Online, evita sistemas de reserva complicados y facilita la realización de una reserva online con confirmación inmediata.

4 ELECCION DEL SISTEMA DE VENTA El Módulo de Reservas Online, dispone de la versatilidad de poder decidir vender sus habitaciones de la forma que más le interese. Permite determinar la configuración de su propio TPV virtual o pasarela de pago, para que los clientes garanticen sus reservas online. Se suele establecer una cantidad económica que sirve como garantía de la reserva (la primera noche o un porcentaje). Este pago se realiza mediante conexión segura a través de la Entidad Financiera 4B, la cual garantiza la seguridad de la operación e ingresa de forma automática el importe en su propia cuenta bancaria. Así mismo, la actualización del sistema de cupo, permite al módulo de reservas establecer de forma diaria el número de habitaciones de cada tipo para la venta a través de Internet. En este caso, atendiendo al criterio de venta estipulado, procederá a garantizar la reserva del cliente mediante el cobro por TPV virtual del importe correspondiente. Una vez realizada la operación, se produce la emisión y envío a través de Internet del Bono de Presentación. En el aspecto de creación de ofertas, el cliente puede beneficiarse de ellas pudiendo realizar reservas con confirmación inmediata a los precios de oferta. REALIZAR RESERVAS Aumentar la posibilidad para que se realicen reservas a través de Internet en su Establecimiento Hotelero, depende directamente de la facilidad de uso del sistema de reservas que ofrezca. El Módulo de Reservas Online, dispone de grandes ventajas en estos aspectos. En cinco pasos, el cliente realiza una reserva de confirmación inmediata con bono de presentación. El cliente, a través de la página Web de su hotel, deberá entrar en el apartado destinado a Reservas Online, para poder realizar reservas a través de Internet. Una vez realizado esto, aparecerá un nuevo apartado donde solamente tendrá que ir siguiendo los pasos indicados.

5 Paso 1. El primer paso será seleccionar la fecha de entrada y salida de la reserva. Con un solo clic del ratón en el calendario que aparece a la derecha de cada apartado, podremos seleccionar las fechas deseadas.

6 Una vez seleccionadas las fechas de entrada y salida de la reserva, el siguiente paso será Consultar la disponibilidad de habitaciones en el hotel para dichas fechas, para eso, solo tendremos que hacer un clic en esta casilla, situada en la parte inferior de la pantalla. Paso 2. En este caso, debemos seleccionar el número y tipo de habitaciones deseadas para la fecha elegida. En la siguiente imagen, podemos observar los tipos de habitaciones disponibles para dicha fecha: Seleccionaremos el número de habitaciones, haciendo un clic en la flecha que aparece en la última línea del tipo de habitación deseada; una vez pulsada, aparecerá un menú desplegable donde podrá seleccionar una, dos, tres. habitaciones. A continuación pulsaremos en Calcular Precio para obtener el importe de la reserva.

7 Paso 3. En la siguiente imagen se muestran con mayor detalle los datos la estancia elegida: fecha de entrada y salida, número y tipo de habitaciones y el importe total de la reserva. En cualquier momento puede volver al primer paso y cambiar las fechas manteniendo la configuración que haya seleccionado. El siguiente paso, será rellenar los datos del cliente, pulsando sobre cada una de las casillas. Por último, deberemos aceptar las condiciones de la reserva, solamente con hacer un clic en la casilla situada a la izquierda de esta opción. Si pulsamos encima de condiciones de la reserva, podremos obtener información detallada de la misma: política de cancelación, no show Por último, pulsaremos la pestaña Siguiente para acceder a la confirmación de los datos.

8 Una vez pulsada la pestaña Siguiente, nos aparecerá una nueva pantalla con los datos que debemos confirmar. Revisados estos, solamente tendremos que hacer un clic en la pestaña Aceptar para su confirmación.

9 Paso 4. Este paso procederemos a realizar el pago de la cantidad solicitada a través del banco. Solamente tendremos que pulsar en la pestaña Continuar para acceder a el. La siguiente pantalla, nos muestra la cantidad que deberemos pagar con nuestra tarjeta a través del banco. Más abajo, deberemos introducir los datos referentes la tarjeta: número de tarjeta, fecha de caducidad y código de validez. El cliente introducirá los datos de su tarjeta de crédito en el entorno Web de la Entidad Financiera, que es quién garantiza la seguridad de la operación con todos los criterios necesarios para cumplir la ley de protección de datos. Para proceder a realizar el pago, pulsaremos en la pestaña Pagar, situada en la parte inferior de la pantalla.

10 Si el pago se ha realizado correctamente, aparecerá una nueva pantalla en el que se muestra el resultado de la transacción: el importe, número, fecha y hora en la que se realizó y la aceptación de ésta. Paso 5. Completados los pasos anteriores, aparecerá una nueva pantalla en la que se reflejan los datos referentes a la reserva y al pago realizado. Esta página podrá imprimirla el cliente como comprobante de pago.

11 Además este comprobante, el cliente también recibirá a través de su un justificante de la reserva con los mismos datos que el comprobante de pago anterior, referentes a la reserva y al pago. Este documento será el que deberá presentar el cliente en el hotel como justificante de su reserva.

12 VISUALIZACION DE RESERVAS EN HORIZONTEL. Para el correcto funcionamiento de Reservas Online, deberá permanecer abierto siempre Horizontel en el equipo servidor. La visualización de Reservas Online, se realiza a través de la pestaña reservas de Internet. En la siguiente imagen mostraremos los distintos pasos del proceso de reserva:

13 La primera línea, de color amarillo, refleja la consulta de disponibilidad que hizo el cliente para realizar una reserva con fecha de entrada el 19/09/2007 y fecha de salida el 22/09/2007. La segunda línea, del mismo color, refleja la consulta que realiza el cliente cuando selecciona el tipo de habitación elegida y precio de la misma, para las fechas anteriores. Por último, la tercera línea, de color verde refleja la introducción y confirmación de los datos personales del cliente. Una vez realizado este paso, Horizontel esperará la conformidad del banco para poder validar la reserva. Si transcurrido el tiempo máximo establecido en el temporizador para la validación de la reserva, no se ha recibido la autorización por parte del banco, aparecerá una nueva línea de color rosa indicando el código de error correspondiente, apareciendo en la casilla de error el texto Demasiado tiempo sin autorizar.

14 En el siguiente ejemplo, realizaremos una reserva desde 24/09/2007 hasta 25/09/2007. La primera línea, de color amarillo, refleja la consulta de disponibilidad para una reserva de entrada 24/09/2007 y fecha de salida el 25/09/2007. La segunda línea también amarilla, refleja la consulta que ha realizado el cliente al seleccionar el tipo de habitación para dicha fecha. La tercera línea, de color verde refleja la introducción y confirmación de los datos personales del cliente. La cuarta línea, de color blanco, refleja que el banco establecido ha validado la reserva y todo es correcto, por lo que se confirma la reserva para la fecha indicada.

15 Si hacemos un clic con el botón derecho del ratón encima de la línea de color blanco, podremos visualizar el detalle de la reserva: datos generales del cliente, detalle del cobro, el resultado (si la solicitud es o no correcta) y el localizador de la reserva. En el caso de que la reserva tuviese la modalidad de prepago, también aparecerá en la parte inferior dicho importe.

16 Esta reserva aparecerá automáticamente en el apartado Reservas de Horizontel para la fecha y personas indiciadas en la solicitud.

17 Una vez validada la reserva por el banco y realizada correctamente, recibirá a través de su un justificante con todos los datos referentes a esta: fecha de entrada y salida, datos del cliente y detalle del pago. A la vez, el cliente recibirá otro con los mismos datos que el recibido por el hotel y que servirá como justificante de su reserva. Este impreso es el que presentará a su llegada al hotel.