Manual para la Utilización del Correo Electrónico Quimbaya CONTENIDO

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1 1 Manual para la Utilización del Correo Electrónico Quimbaya CONTENIDO 1. Cómo iniciar la sesión de correo electrónico. 2. Uso de los componentes. 2.1 Cómo reviso mi correo? 2.2 Cómo borro un correo? 2.3 Cómo envío un mensaje nuevo? 2.4 Cómo adjuntar un archivo a un mensaje? 2.5 Cómo cambio mi contraseña? 2.6 Cómo depuro el correo? 2.7 Cómo depuro la papelera? 2.8 Cómo organizar los mensajes por nombre, remitente, tamaño? 2.9 Guía de botones Botón Nuevo Botón Bandejas Botón Filtros Botón Búsqueda Botón Actualizar Botón Directorio Botón Calendario Botón Web Disk Botón Preferencias Botón Salir.

2 2 1. Cómo iniciar la sesión en el correo electrónico: 1. Inicie una sesión de trabajo en Windows. 2. Abra el navegador (Mozilla Firefox o Internet Explorer). 3. Conéctese al portal Aprende en Línea (http://aprendeenlinea.udea.edu.co): 4. Cuando la página se encuentre debidamente abierta pulse un clic sobre la opción correo que se encuentra en la parte superior derecha: 5. Aparecerán entonces unas casillas en las cuales usted debe escribir su login (en este caso jcramirez) y su clave, llénelos y verifique que el servidor sea Quimbaya, luego presione el botón Ingresar :

3 3 6. Cuando se encuentre en la página principal de su correo o bandeja de entrada, va a encontrar una serie de botones y un menú desplegable que por el momento se encuentra ubicado en la bandeja ENTRADA : 2. USO DE LOS COMPONENTES: 2.1 Cómo reviso mi correo? Asegúrese primero de que se encuentra en la bandeja de entrada. El número fraccionario (en este caso 3/68) que aparece al lado de la bandeja de entrada, se refiere a cuantos mensajes del total de la lista NO han sido leídos. A medida que usted reciba correos, la lista se va haciendo más larga, y debido a que solo se puede mostrar un número limitado de los mismos, se van creando varias hojas. El número fraccionario que se encuentra

4 4 resaltado con un elipse indica en que página de cuantas, se encuentra usted en este momento, en este caso se encuentra en la página 1 de 4 en total. La leyenda de la parte superior derecha de la pantalla, al igual que el número que aparece al lado del nombre de la bandeja, descrito anteriormente, indica cuantos mensajes no han sido leídos. Igualmente se describe el peso de estos correos, en este caso 11.7 MB. Posteriormente, para revisar su correo, haga clic sobre el ASUNTO del correo que va a leer. Esta acción lo llevará al contenido del mensaje. Para volver a la bandeja de entrada y continuar leyendo otros correos presione el botón Regresar que se encuentra en la parte superior izquierda. Si da clic sobre el nombre del REMITENTE, automáticamente se le abrirá una ventana para escribirle un correo a esa persona.

5 5 2.2 Cómo borro un correo? Seleccione el correo que desea borrar haciendo clic sobre la casilla que se encuentra a la derecha para activarla. Luego en la parte inferior de la pantalla, en el menú desplegable seleccione la opción Borrar, posteriormente oprima el botón Mover. 2.3 Cómo envío un mensaje nuevo?: Haga clic en el botón NUEVO, utilizado para crear un nuevo correo para enviar a un destinatario.

6 6 La casilla de Remitente aparecerá diligenciada con su nombre y dirección de correo electrónico. El menú desplegable Prioridad permite elegir entre tres alternativas, urgente, normal y no urgente. Úselo para indicar el nivel de urgencia de su mensaje. En el espacio Destinatario usted debe escribir la dirección de correo electrónica a la cual va a enviar el correo nuevo. El botón en forma de libro (Libreta de Direcciones) que aparece al lado derecho de la casilla Destinatario es utilizado para adjuntar directamente la dirección de correo deseada haciendo clic sobre ella. CC (Correo Copia) es utilizado para escribir la dirección de un destinatario que recibirá un correo de copia igual al recibido por el destinatario principal. Este último se enterará de que se ha enviado una copia de ese mensaje. CCO (Correo Copia Oculto) es usado para escribir la dirección de un destinatario que recibirá un correo de copia igual al recibido por el destinatario principal. Este último no verá que ha sido enviada una copia del mensaje ya que esto permanecerá oculto. En la casilla Asunto escriba la palabra o frase que usted desea que aparezca en la bandeja de entrada del destinatario, esta frase describe el propósito o tema del que trata el correo. En la parte inferior usted encontrará un espacio en blanco cuya función es servir como tablero de escritura. Escriba en él la totalidad del

7 7 mensaje. Para enviarlo presione el botón Enviar. Esta acción lo llevará de nuevo a la bandeja de entrada de su correo. El botón envía el mensaje a la bandeja Borrador, de esta manera usted podrá tener acceso al mensaje para modificarlo si desea y enviarlo posteriormente. 2.4 Adjuntar un archivo a un mensaje: 1. Siga los mismos pasos usados para enviar un correo nuevo. 2. Al lado de la casilla Archivo adjunto encontrará dos botones: Examinar y Añadir. 3. Presione el botón Examinar para escoger el archivo deseado, elíjalo y oprima el botón Abrir que aparece en la ventana emergente. 4. Luego de realizar esta acción presione el botón Añadir. 5. Escriba el mensaje normalmente y envíelo Cómo cambio mi contraseña? En la página principal de su correo usted encontrará un botón llamado Preferencias : Haga clic sobre él. Esta acción lo llevará a una nueva visualización. En la parte superior izquierda de ella encontrará un botón: Cambiar password.

8 8 Haga clic sobre él y llene los datos solicitados, la contraseña anterior, la nueva contraseña y la confirmación de esta última. Finalmente dé clic en Cambiar contraseña para guardar los cambios. 2.6 Cómo depuro el correo? Para eliminar todos y cada uno de los correos existentes en sus bandejas, existen dos opciones, puede enviarlos como primer paso a la Papelera y posteriormente eliminarlos de ella o puede eliminar definitivamente todos los mensajes de una bandeja mediante la función Borrar. Para poner en práctica la primera opción, usted debe ubicarse en la bandeja que contiene los mensajes que usted desea eliminar. Para esto seleccione la bandeja en la parte superior haciendo clic sobre el menú desplegable de las bandejas que se encuentra en la parte superior izquierda de la pant alla y seleccione la bandeja requerida, en este caso como ejemplo, Enviados.

9 9 Cuando se encuentre el la bandeja, seleccione él o los mensajes que desea eliminar activando la casilla que cada uno de ellos tiene a la izquierda. Si prefiere seleccionar t odos los correos simultáneamente, haga clic sobre la casilla cuadrada que se encuentra en la parte superior derecha de la bandeja, de esta forma se activarán automáticamente las otras casillas. Finalmente haga clic en el botón A papelera en la parte superior derecha de la pantalla. Estos correos se encuentran ahora en la papelera. El próximo paso para eliminarlos definitivamente es depurar la papelera. Para llevar a cabo la segunda opción, debe ubicarse en la bandeja deseada. Luego seleccione los correos de la misma manera, uno a uno o todos a la vez con los pasos descritos anteriormente.

10 10 Posteriormente, en la parte inferior derecha de la pantalla, encontrará un menú desplegable, seleccione BORRAR, luego presione el botón Mover. Finalmente presione aceptar en la ventana emergente. 2.7 Cómo depuro la papelera? Diríjase primero a la bandeja Papelera haciendo clic sobre el menú desplegable de las bandejas que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccione Papelera

11 11 Luego haga clic sobre el botón Vaciar bandeja ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Aparecerá un mensaje al cuál usted debe dar aceptar para terminar la operación y vaciar la bandeja papelera. 2.8 Cómo ordenar los mensajes por nombre, remitente, tamaño. Para ajustar las preferencias de visualización de los correos y organizarlos de una manera personalizada, diríjase al menú Preferencias que se encuentra en la parte superior de su pantalla:

12 12 Busque el título Listado de mensajes y despliegue el menú Ordenar por. Ahora elija entre las alternativas aquella que sea de su preferencia y finalmente guarde los cambios realizados Guía de botones: Botón Nuevo: Usado para escribir un mensaje nuevo a uno o varios destinatarios. Se encuentra descrito anteriormente en 2.2 ( Cómo envío un mensaje nuevo?) Botón Bandejas: Una bandeja es una carpeta existente en los programas de correo electrónico que permite guardar todos los mensajes que han sido

13 13 recibidos. En un correo se encuentran bandejas predeterminadas y bandejas que han sido creadas por el mismo usuario. Al hacer clic en este botón, usted llegará a una página que le mostrará las bandejas existentes, en este caso, solo las predeterminadas (entrada, guardados, enviados, borrador, papelera, spam y virus) Al lado derecho de cada una de estas bandejas usted verá un botón que le permitirá descargar a su PC todo el contenido que se encuentre almacenado en esta carpeta. Bandeja Entrada: En ella se depositan todos los mensajes que han sido recibidos, excepto aquellos que usted mismo ha destinado para que sean llevados a otras bandejas. Luego de leer el mensaje usted puede enviarlo a la papelera seleccionando el correo y oprimiendo posteriormente el botón A papelera : También puede eliminar el mensaje seleccionándolo (activando la casilla ) y posteriormente seleccionando la opción borrar que

14 14 aparece en el menú desplegable que se ilustra a continuación y presionando el botón Mover. Bandeja Guardados: Usted puede enviar un correo a esta bandeja seleccionándolo mediante la activación de la casilla y eligiendo en el menú desplegable mostrado anteriormente la bandeja guardados y haciendo clic sobre el botón Mover. Bandeja Papelera: Los correos pueden ser enviados directamente desde la bandeja de entrada a la papelera seleccionándolos y haciendo clic sobre el botón A papelera. Si desea eliminar el contenido de la bandeja papelera definitivamente, presione el botón vaciar bandeja que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla: Bandejas Spam y Virus: Tienen el propósito de contener correos que puedan ser dañinos o basura. El procedimiento es el mismo. Se activa la casilla, se elige en el menú desplegable la bandeja deseada y se hace clic sobre el botón Mover.

15 15 Botones de Bandejas: Marcar leídos Marcará como leídos todos los correos que se encuentren almacenados en esta carpeta. Verificar índice Verifica la indexación de la bandeja. Re-indexar Reconstruye totalmente la bandeja. Renombrar Opción utilizada para darle nombre nuevo a la bandeja. Eliminar Elimina la bandeja y la totalidad de su contenido. Añadir una bandeja: En la parte superior de la pantalla se encuentra una casilla que usted puede llenar con el nombre que desee para su carpeta nueva. Luego de llenarla oprima el botón y esta bandeja recientemente creada aparecerá posteriormente bajo la casilla original. A su lado derecho se harán visibles los botones Marcar leídos, Verificar índice, Re-indexar y Eliminar. Para enviar los correos a estas bandejas nuevas se debe seguir el mismo procedimiento que ha sido utilizado para enviarlos a otras bandejas.

16 Botón Filtros: Mediante el uso de esta herramienta es posible configurar los filtros de mensajes. El filtrado permite realizar acciones a cierto tipo de mensajes que reúnan algunas características que usted pude configurar, para que de esta manera permanezcan organizados según sus preferencias. En la parte superior puede darse la instrucción que va a regir el filtrado. Usted puede escoger que Acción (mover o copiar) y que Destino ( entradas, guardados, enviados, borrador, papelera, spam, virus, otras bandejas creadas por usted o borrar), se aplicará a un mensaje cuyo Campo (remitente, destinatario, asunto, SMTP Relay, encabezado, contenido, archivos adjuntos) Contenga o No contenga el texto que usted citará en el campo Texto.

17 17 Cuando ya tenga esta información debidamente diligenciada puede proceder a seleccionar la casilla Activar y dar clic en el botón Añadir/Modificar para que los cambios sean debidamente guardados Botón Búsqueda: Utilizado para realizar una búsqueda de un correo mediante una serie de parámetros. Primero se debe seleccionar una de las bandejas. Puede escoger la totalidad de estas haciendo clic en el cuadrado que se encuentra al lado derecho de Seleccione una bandeja,. Si desea puede elegir un rango de fechas concreto o simplemente en el menú desplegable puede seleccionar desde cuando hasta la fecha actual desea realizar su búsqueda. Puede buscar también los correos cuyo asunto, remitente, destinatario, fecha, archivos adjuntos, encabezado, contenido o todo el correo,

18 18 contengan cierto texto, el cual usted deberá escribir en la casilla destinada para este fin. No solo puede buscar los correos que contengan el texto escrito en la casilla. En el menú desplegable Tipo de búsqueda, usted puede elegir entre otra serie de parámetros para relacionar con dicho texto. Estos tres criterios aplican en conjunto. En la parte inferior aparecerán los resultados de la búsqueda con todas sus propiedades Botón Actualizar: Cambia la aplicación por una versión más actual de la misma Botón Directorio: En el directorio se muestran todos los contactos listos para escribirles un mensaje nuevo como destinatario simple, copia o copia oculta, haciendo clic sobre el correo del destinatario, o simplemente en cada uno de los cuadros de selección del lado derecho para seleccionar varios destinatarios.

19 19 Un contacto se puede añadir de manera simple escribiendo su nombre, apellido, teléfono e en la parte superior y haciendo clic en el botón añadir. En la parte superior externa se encuentran unos bot ones que cumplen diferentes funciones. El botón Nuevo es utilizado para añadir un nuevo contacto a la lista de direcciones. Al hacer clic sobre él, aparece un formato para diligenciar los datos personales del contacto. Luego de hacerlo y presionar el botón Guardar que se encuentra al final de este formato, el contacto aparecerá en la lista. Nuevo Grupo. Sirve para agregar un grupo nuevo que contenga algunos contactos. Al seleccionar esta opción usted visualizará un primer cuadro donde podrá escribir el nombre del grupo. El segundo cuadro en blanco está diseñado para escribir manualmente las direcciones de correo electrónico de los contactos, sin embargo usted puede presionar el botón de libreta de direcciones que se encuentra a la derecha del título del campo e importarlas seleccionando cada una de ellas en la columna miembro. Al final de este procedimiento presione terminar y los miembros serán añadidos al grupo recién creado. Es posible crear una nota que identifique al grupo. Esta aparecerá en el directorio principal.

20 20 El botón Libretas permite crear varas libretas de direcciones. Al seleccionarlo usted encontrará la opción de añadir una nueva libreta escribiendo un nombre para ella en la casilla en blanco y haciendo clic en el botón Añadir. Inicialmente usted encontrará una sola libreta llamada Importada. Ella es predeterminada y contiene por defecto a todos los contactos y grupos. Mediante los botones Eliminar y Renombrar usted podrá editar las libretas. Importar Importa una libreta de direcciones previamente creada. Exportar Exporta la libreta de direcciones a la computadora local. WebMail devuelve a la bandeja de entrada Botón Calendario: La función Calendario es una completa agenda que cont iene los diferentes días festivos y permite añadir eventos y programar recordatorios.

21 21 Los botones que aparecen en la parte superior tienen como función cambiar a un tipo de visualización por año, mes, semana o día. El calendario anual, botón Año muestra los doce medes del año señalando en negrita las fechas importantes. En la parte superior del calendario se puede pasar de año en año retrocediendo y adelantando entre ellos. Al pulsar el botón Mes, se visualizará un mes en específico, por defecto el mes en el que estamos actualmente. Entre ellos también se puede navegar adelantando o retrocediendo con las flechas que se encuentran a lado y lado del mes. El botón Semana lleva a la semana actual mostrando las siete casillas Botón Web Disk: Botón Preferencias: Al hacer clic en Preferencias inmediatamente se llega a una nueva ventana que muestra una serie de características para cambiar, y en la parte superior se visualizan cinco botones:

22 22 Con el primero de ellos es posible volver a la bandeja de entrada. Por medio de Editar membrete se puede redactar un membrete que estará al principio de todos los correos que se enviarán posteriormente. Con el tercer botón se cambia la contraseña. El botón Historial expone cada uno de los movimientos que han sido realizados con la cuenta con sus respectivas fechas y horas. Info muestra la información general del correo y sus particularidades. Además presenta un conjunto de características propias de la cuenta de correo. Por medio del botón de preferencias es posible variar la configuración cambiando la información contenida en aspectos como: Información Personal Herramienta útil para cambiar la configuración local mediante Idioma, Zona Horaria y DST. Usted puede cambiar la cuenta remitente que será vista por el destinatario, y también agregar una dirección de correo a la cual serán enviados automáticamente los correos entrantes, a partir de las opciones Remitente, Responder a y Reenviar mensajes a.

23 23 Permite activar opciones tales como la respuesta automática con su respectivo texto. Para realizar esta operación haga clic en la casilla que se encuentra a la derecha de la opción Responder Automáticamente. Cuando esta casilla se encuentre activa, puede proceder a cambiar el texto de respuesta predeterminado. Preferencias de Visualización Usted puede cambiar el estilo de la interfaz del correo. En el menú desplegable Estilo usted encontrará diferentes combinaciones de colores y podrá elegir el de su preferencia. La Combinación de imágenes cambia el tipo de letra al mismo tiempo que el idioma de la interfaz de su correo. Al cambiar la Imagen de fondo usted verá que la imagen en marca de agua propia del correo no será la misma. Los botones Tamaño de letra, Formato de fecha y Formato de hora permiten cambiar las dimensiones de la letra, la manera como se visualiza la fecha y el formato de la hora respectivamente. Listado de Mensajes

24 24 Barra de cont rol: La barra de control por defecto se encuentra ubicada al principio de la bandeja de entrada. Si el parámetro Al principio en el menú Posición de la barra de control se cambia a Al final, esta barra se ubicará en la parte inferior de la pantalla. Cambiando las opciones predeterminadas en el cuadro de Listado de mensajes, es posible cambiar el número de mensajes que serán vistos por página, el orden en que se presentarán los campos y elegir el criterio mediante el cual se organizarán (fecha, remitente, tamaño, asunto y estado). Timestamp used for message date es útil para organizar los mensajes según la fecha de recepción del correo o según la fecha de envío del remitente. Al desactivar la casilla Mostrar icono pequeño de la búsqueda no se verá la pequeña lupa que se encuentra al lado del cada uno de los remitentes y asuntos del listado de la bandeja de entrada. Este icono sirve para visualizar solo los correos enviados por determinado remitente o para buscar los correos con el mismo asunto y mostrarlos. Operaciones de Mensajes

25 25 En este menú se configura la manera como serán administrados los mensajes dentro del correo. Cuál será su destino al ser recibidos, si se guardarán o irán automáticamente a la papelera. Permite mover los mensajes leídos a la bandeja guardados al cerrar la sesión en el correo. Aquí se configuran también las reglas de filtrado de los mensajes, las cuales permitirán que ellos pasen a guardados después de tener determinado número de mensajes en la bandeja de entrada. En este menú es posible también configurar el tiempo de espera para este filtrado. Opciones de Lectura de Mensajes Permite configurar la manera como serán vistos los mensajes, los archivos adjuntos y otros aspectos. También aquí es posible cambiar de posición la barra de control, cambiar a vista HTML, desactivar cierta clase de enlaces, y configurar la confirmación de lectura del correo. Opciones de Respuesta de Mensajes

26 26 Usted puede cambiar el formato en que se escribirán los mensajes, texto, HTML, o HTML y texto. Es posible también cambiar el tamaño del área donde será escrito y editado el texto del mensaje. Si se encuentra activada la opción Incluir el mensaje original antes de la respuesta, al momento de recibir el correo, el destinatario verá el mensaje original. Por supuesto la posición del mensaje puede ser cambiada mediante la opción Responder con el mensaje original. CC automático es útil para enviar un correo copia automático a un determinado destinatario. Verificación de Spam La verificación de spam se encarga principalmente de encontrar los correos basura que llegan a su bandeja de entrada y enviarlos a la bandeja spam destinada para ese propósito. En el caso de que usted sea un usuario de programas como Outlook puede mantener activa la opción Mensajes a verificar: Solo mensajes de un servidor POP3 Opciones de Filtrado de Mensajes

27 27 Las Opciones de filtrado de mensajes evitan que los correos con determinadas características no deseadas pasen a la bandeja de entrada. También puede ponerse un límite los mensajes repetidos, esto con el fin de no llenar la bandeja de entrada con mensajes iguales. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), o protocolo simple de transferencia de correo. Opciones de la Libreta de Direcciones Mediante esta opción se configura tanto el modo de visualización de la libreta de direcciones, como la manera mediante la cual se sistematizará de la información en su interior. Opciones de Calendario

28 28 Esta opción permite configurar la manera cómo va a ser visto el calendario. En vista predeterminada se puede cambiar la vista a mensual, semanal, diaria y vista de lista. En la opción definición de feriados, es posible configurar los días festivos según el lugar. También es útil para configurar el día y hora de comienzo y finalización de la semana y el recordatorio de eventos. Opciones del Disco Web Opciones varias Este menú permite activar o desactivar preferencias de visualización como la opción de resaltar selecciones, la función de usar expresiones regulares en búsquedas y filtros. Usted también puede ocultar o mostrar los datos internos de las bandejas.

29 29 Mediante esta opción se pueden configurar aspectos como la notificación sonora ante nuevos mensajes, la duración de la ventana de notificación de nuevos mensajes y de los mensajes enviados. También permite cambiar el diccionario predeterminado, y aumentar o disminuir el tiempo que serán guardados los mensajes eliminados y los mensajes spam. Usted puede también separar por categorías las bandejas y activar o desactivar la opción desde este mismo menú Botón Salir: Este botón permite una salida segura del corro electrónico. Para volver a ingresar después de presionarlo debe volver a diligenciar los datos de usuario.

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